Auditrapport instellingen Instelling: Texel Artex Kunstenschool Auditdatum: 12-12-2011 Advies: Positief Naam Instelling/vereniging of collectief Adres (bezoek- en post-) Email Directeur (naam/email/tel. nrs.) Rechtspersoon Toezichthouders (s) (bijv. namen bestuursleden) Factsheet Stichting Artex Kunstenschool Texel Schilderend 39, 1791 BB, Den Burg adm@artex-texel.nl Pauline Folkerts Stichting Personeel totaal Aantal: 29 Verdere bijzonderheden: Bestuur: penningmeester (Jan Bot, directeur Kopwerk/scholenorganisatie), secretaris (Marjon Hoogerheide, notaris), voorzitter (Peter Bakker, gepensioneerd ondernemer) Artex Kunstenschool Texel is een kleine organisatie. De meeste docenten hebben hier relatief kleine aanstellingen en komen van de overkant omdat Texel zelf niet genoeg vakbekwame kunsteducatieve mensen heeft. We doen veel met weinig: momenteel bedienen we op jaarbasis 2000 leerlingen. De organisatie is plat: docenten lopen makkelijk bij directeur of de administratie binnen. Doordat de meeste docenten een gevulde jaartaak hebben, doen de ondersteunende mensen zelf heel veel. In 2009/2010 is onze naam veranderd van Muziek- en Dansschool Texel (MDT) in Stichting Artex Kunstenschool Texel. AANBEVELINGEN TER VERBETERING IN 2007 WAREN 1. Meten van klanttevredenheid: er is een systeem met evaluatieformulieren en een tweejaarlijks KTO. De uitslagen van de KTO worden gebruikt ter: - aanpassen aanbod - verbetering processen - vinger aan de pols individuele docenten - strategisch ingezet richting pers/gemeente/partners 2. Planning: geborgd in koersplan 1
luster 1: De klant centraal entraal in dit cluster staat de vraag of de aanbieder zich voldoende verdiept in de vraag van de klant en daar ook wat mee doet. De klant kan zijn een individuele afnemer, een instelling (bijv. school) of een overheid. In dat laatste geval is er vaak sprake van een maatschappelijke opdracht. Wanneer dit het geval is dient de gehele keten van opdracht tot uitvoering te worden beoordeeld en vindt de toetsing plaats door een extern toetsingsbureau. De toetsingseisen met een * gelden alleen voor instellingen met een maatschappelijke opdracht. Bij de toetsing van cluster 1 wordt nadrukkelijk de mening van de klant betrokken. De toetsingseisen in dit cluster komen overeen met de volgende zekerheden die gegarandeerd worden door de certificering. Heldere afspraken De klant weet wat hij of zij kan verwachten. Een aanbodfolder, een website, een huishoudelijk reglement; alles is mogelijk, als het voor de klant maar duidelijk is wat hij of zij kan verwachten van de lessen, projecten of producten. Ook moet duidelijk zijn welke afspraken er liggen over prijs, leermiddelen, communicatiemomenten, verwachtingen naar de klant, sociale veiligheid e.d. Klantevaluatie Permanente bewustheid van wat de klant verwacht en vindt is onontbeerlijk voor kwaliteitsverbetering. Het is een essentieel onderdeel van de toetsing in die zin dat de mening van de klant betrokken wordt bij de toetsing. Ook toont u aan wat u doet met de evaluaties. Toetsingseisen Toelichting door instelling - Beschrijf op welke wijze u of uw instelling de toetsingseis in de praktijk toepast - Goede punten - Punten ter verbetering Bevindingen van de auditor (in te vullen tijdens de audit) /V 1 Er is sprake van een helder aanbod zodat de klant een goede keuze kan maken. 1. Website (www.artex-texel.nl) 2. Brochures/worden huis aan huis verspreid 3. losse folders/flyers, posters 4. e-mailings, algemene nieuwsbrieven en gesegmenteerd aanbod / twitter 5. Open lesweken 6. Open Dag Tijdens de open dag kunnen klanten rechtstreeks met docenten in gesprek gaan om te horen wat het aanbod is. 7. Ook kunnen mensen informatie krijgen bij onze balie. Wanneer de administratie geen antwoord kan geven wordt de klant doorverwezen naar de desbetreffende docent of inhoudelijk medewerker. 8. Na 3 jaar krijgen muziekleerlingen een brief waarin we duidelijk uitleggen wat voor een vervolgstudie ze kunnen kiezen. 9. Veel wordt gecommuniceerd via de media (mailings, Texelse ourant, website, twitter) Site en drukwerk maken een duidelijke, verzorgde en moderne indruk. Ruime inzet (sociale) media bij activiteiten. Het aanbod wordt duidelijk gecommuniceerd en cursisten krijgen persoonlijke adviezen t.b.v. een keuze uit het aanbod. 2
10. Docenten worden er dikwijls op geattendeerd dat we een examenstructuur hebben waaraan leerlingen mee MOGEN doen. Zodra leerlingen in aanmerking komen voor een diploma, schrijven we ze aan en vragen we aan docenten om dit te bespreken met hun leerlingen. 2 De activiteiten zijn voldoende afgestemd op de mogelijkheden/ambi ties/leerstijlen van de klanten. 11. De leerlijnen voor muziek zijn voor de klant op het eerste gezicht misschien te moeilijk / niet duidelijk en niet relevant. We communiceren het wel, en sturen mensen de goede kant op als ze eenmaal binnen zijn. Mensen willen doorgaans gewoon muziekles is de ervaring. Daarom hebben we op de website een korte beschrijving van de lesstructuur (zie hier). Mensen schrijven zich in voor muziekles. Aan de hand van het aantal jaren les dat ze al hebben gehad, kunnen wij ze in overleg met hen indelen. 11. Het dansaanbod is zo gestructureerd, dat leerlingen in een leerlijn terecht komen. Daar waar men kan kiezen tussen leerlijnen, krijgen leerlingen aan het eind van het jaar een eenvoudig diplomaatje met daarin een advies van de docent. Dit advies wordt meestal aangenomen. 1)Al onze cursussen zijn afgestemd op doelgroepen. Niet alleen qua leeftijd, maar ook wat betreft beginners, gevorderden, mensen met een handicap, scholen, zorginstellingen et cetera. Ons aanbod bevat cursussen voor zowel beginners als gevorderden. Er is voor de meeste cursussen een doorstroommogelijkheid. 2)Voor dans en muziek hebben we duidelijke doorlopende leerlijnen waarbij mensen kunnen kiezen tussen gewoon lekker lessen, talentontwikkeling en voorbereiding vakopleiding. 3) Muziek: Door onze examenstructuur (theorie-examens en praktijkexamens op verschillende niveaus) is omschreven wat leerlingen na ongeveer 3 jaar moeten kunnen op hun instrument. Dit is duidelijk voor de docenten. Alleen leerlingen die zelf willen, leiden we concreet op volgens die structuur. We attenderen leerlingen actief via brieven, mailings en korte cursussenaanbod, dat ze examen kunnen doen en ook muziektheorie kunnen volgen. Maar eerst krijgen ze na drie jaar les een derdejaarsrapportage. Er is een map met muziekleerplannen per instrument aanwezig. Deze wordt door veel docenten als te veel omvattend omschreven: het blijft maatwerk met leerlingen. De examenstructuur op zich geeft echter ook een zeer goede leidraad van waar leerlingen na 3 jaar moeten zijn. 4)We werken erg marktgericht. Waar is vraag naar en op welke trends kunnen we inspelen. In ons marketingplan maken we onderscheid in de doelgroepen en meten we publiekbereik afgezet tegen leeftijdcohortes en demografische ontwikkelingen. Zie voorbeeld marketingplan Evaluaties en KTO s worden over het algemeen gedetailleerd uitgewerkt en geanalyseerd. Terugkoppeling van de resultaten vindt plaats in diverse overleggen, afhankelijk van het aggregatieniveau. Resultaten die Artex als instituut betreffen worden besproken op plenaire vergaderingen, met desbetreffende vak- of instrumentengroepen worden resultaten besproken in vakgroepvergaderingen en resultaten op het niveau van individuele docenten komen aan de orde in functioneringsgesprekken. Door het uitgebreide en gevarieerde aanbod kan een breed publiek bediend worden. Er is aandacht voor de (toekomstige) lokale situatie zoals demografie en inkomensverschillen. 5)Texel is klein: we leggen ons oor te luister, passen cursussen aan zodat ze wel voldoende aftrek krijgen et cetera. Veel informatie halen we uit: 6)Korte cursussen worden vaak geëvalueerd d.m.v. formulieren. 7) Tweejaarlijks voeren we een klanttevredenheidsonderzoek uit onder alle leerlingen 8)tweejaarlijks verspreiden we enquêtes onder alle leerlingen en ouders van de basisscholen die instrumentale lessen bij ons volgen 9) evaluaties van deelprojecten Verbeterpunt: voor beeldend en theater kunnen we (mede door De nijpende huisvestingssituatie is voortvarend aangepakt en een oplossing lijkt in het verschiet. Klanten waarderen het bestaan van de mogelijkheid om examens af te leggen maar evenzeer de mogelijkheid hiervan om af te zien. Hetzelfde geldt voor de vrijheid om al dan niet bij te dragen aan publieke evenementen van Artex. 3
capaciteitsproblemen en bezuinigingen) de doorlopende leerlijnen beter ontwikkelen dan nu het geval is. Ook hebben we meer (fysieke) ruimte nodig. Artex is de afgelopen 3 jaar uit haar jasje gegroeid en is nu bezig met het verkennen van andere ruimtes. Pas als dit rond is en Artex stabiel door de bezuinigingsoperaties heen komt, kunnen we concreet verder bouwen aan beelden en theater. verbeterpunt: De examenstructuur blijft onderwerp van gesprek. Zeker als het gaat om eisen per instrument. De meeste docenten hebben dit nu in kaart gebracht, maar nog niet iedereen. Overigens wordt er nu gewerkt aan het vaststellen van de eisen voor lichte muziek 3 Er zijn voldoende communicatie momenten met de afnemers over de voortgang. 4 Het aanbod/de resultaten worden regelmatig geëvalueerd met de afnemers. De theorie-examens zijn vastomlijnd. 1)Tijdens de lessen stemmen docenten e.e.a. af op de wensen en capaciteiten van de leerlingen 2)Open lesweken dans, muziek voor ouders/verzorgers: men ontvangt een brief hierover/mailings/ 3)Samenspelweken met een voorspeelmoment voor de ouders: men ontvangt een brief hierover, verder verloopt de informatie via de website, e-mailings en krant. 4)Voorspeelavonden/presentaties: na de voorspeelavonden wordt altijd even nagepraat met de docent. Iedere muziekdocent houdt tenminste 1 voorspeelavond per jaar (afhankelijk van het aantal leerlingen). Verder hebben we vele evenementen. Theater start altijd met een open les en eindigt met een presentatie. Een keer in de twee jaar organiseren we ene grote dansshow. Verder houden we open lesweken dans, theater, muziek 5)Evaluatieformulieren en KTO 6)Als iemand zich uitschrijft, vragen we diegene altijd een exit-formulier in te vullen met reden van afzegging. 7. Verder geldt ook hier: dansdiploma (bijlage DD, derdejaarsrapportage PP) Evaluatiemomenten: 1) evaluaties korte cursussen worden gericht en ad hoc ingezet, we merkten dat mensen een beetje enquêtemoe zijn. We zetten de extra enquêtes (naast het KTO) alleen uit als er gerede twijfel bestaat over voortgang, kwaliteit of iets dergelijks 2Tweejaarlijks voeren we een klanttevredenheidsonderzoek uit onder alle leerlingen 3)tweejaarlijks verspreiden we enquêtes onder alle leerlingen en ouders van de basisscholen die instrumentale lessen bij ons volgen 4)evaluaties van deelprojecten 5)schoolaanbod wordt jaarlijks geëvalueerd met de scholen en met onze docenten. 6)bovengenoemde (onder punt 3) contactmomenten zijn belangrijk 7)Als iemand zich uitschrijft, vragen we diegene altijd een exit-formulier in te vullen met reden van afzegging De onderzoeksresultaten worden voorgelegd in de plenaire werkoverleggen. De suggesties worden serieus bekeken, het aanbod wordt waar nodig aangepast. Bijvoorbeeld: er waren mensen die om samenspel voor volwassenen vroegen. We hebben toen mensen samengebracht (nu hebben we een kamermuziekensemble) en korte cursussen samenspel georganiseerd. Kritische noten die op een docent gericht zijn, worden discreet besproken en zonodig meegenomen in de Gezien de schaal van de instelling en de open bedrijfscultuur zijn de lijnen kort en is communicatie relatief eenvoudig. Ouders waarderen deze kleinschaligheid en voelen nauwelijks belemmeringen in het uiten van wensen of kritiekpunten. Eerder is sprake van een gevoel van ownership. Artex organiseert uiteenlopende contactmomenten waarop de voortgang door de ouders geobserveerd en besproken kan worden. Klanten worden actief uitgenodigd om feedback te geven. Het tweejaarlijkse KTO levert bruikbare informatie op verschillende niveaus op. Wel wordt het KTO soms als enigszins lang ervaren. Het gericht inzetten van enquêtes getuigt van sensibiliteit bij de organisatie voor de geconstateerde enquêtemoeheid. Wellicht kan een andere wijze van enquêteren bijv. online en/of beknoptere evaluaties verlichting bieden. Aanbevolen wordt de balans tussen organisatie-brede onderwerpen en individuele, lesgebonden onderwerpen in het tweejaarlijkse KTO nader te bezien. Wellicht kunnen lesgebonden onderwerpen uit het KTO gelicht worden en aan de orde gesteld worden door 4
5 De maatschappelijke opdracht wordt vertaald in een samenhangend aanbod op het gebied van de cultuurparticipatie.* functioneringsgesprekken. Nog een voorbeeld: uit het KTO bleek dat veel mensen dachten dat de popkoorprijzen dusdanig hoog waren, dat wij er fors aan moesten verdienen. Ik heb toen alle popkoorleden aangeschreven met een uitleg over de prijsopbouw en we hebben nooit meer iemand hierover gehoord. Verbeterpunt: Door het KTO zijn de losse evaluatieformulieren minder frequent afgenomen. Dit gaan we weer oppakken. We merkten dat men al die formulieren een beetje zat was. Maar dat betekent niet dat we het weer moeten oppakken. We zetten ze daar in, waar we gericht meer willen weten over evt. vervolgcursussen of dat we vermoeden dat er iets speelt. Uit: BF Hoofdresultaatgebied (HRG) docenten in hun contacten met ouders en cursisten. Hiermee zou het KTO korter kunnen en docenten gestimuleerd worden om ouders en leerlingen actiever te bevragen. Op het gebied van muziek en dans heeft Artex een goed Het realiseren van een breed aanbod van kunst en cultuur dat de inwoners van gestructureerd Texel stimuleert aanbod om zelf met actief dee nemen. doorlopende leerlijnen. Deel Resultaat Gebied (DRG) 1 Vrijetijdsbesteding Het realiseren van een breed aanbod aan vrijetijdsonderwijs in de disciplines muziek, dans, theater en beeldende vorming voor alle inwoners van Texel. -Leerlijnen muziek inclusief Hafaaanbod -Leerlijnen dans -Leerlijnen theater (jeugd, jongeren, volwassenen) Korte cursussen voor alle leeftijden voor alle disciplines Deel Resultaat Gebied (DRG) 2 De samenwerking Deel Resultaat met scholen, Gebied (D Kunstzinnige vorming SWOT en Maatschappelijke aanbod voor speciale dienstve doelgroepen (gehandicapten) regulier onderwijs getuigt van een brede opvatting over de maatschappelijke Het realiseren van kunstzinnige opdracht. Dienstverlening aan instellinge activiteiten in het reguliere onderwijs verenigingen enzovoorts op Te Tevens benadert Artex actief het op Texel rijke verenigingsleven op Texel, hetgeen heeft geresulteerd in uiteenlopende Lespakketten voor basisscholen en samenwerkingsverbanden. Kunst Zorg voortgezet onderwijs - HAFA-aanbod Alle groep 5 leerlingen krijgen een jaar instrumentaal les en een instrument mee naar huis organiseren van veel publ evenementen (met imme zalen) - kinderpartijtjes - optredens verzorgen in verzorgingscentra samenwerking met andere ins als de fanfares, bibliotheek, kunstenaarsvereniging en and relevante instellingen 5
6 De opdracht wordt vertaald in helder vastgelegde afspraken met partners.* 7 Wanneer gesubsidieerd maakt de aanbieder haar onderscheid duidelijk met andere (nietgesubsidieerde) aanbieders in het werkgebied. 8 Het beleid wordt regelmatig geëvalueerd met de partners/opdrachtge ver/subsidiënt* 1. BF overeenkomst, per kwartaal evaluatie/bespreking (incl. verslag) en jaarlijkse eindevaluatie 2. Koersplan strategisch plan voor 4 jaar 3. Marketingplan 2008-2009 (zie vervolg in koersplan en jaarverslagen) 4. Jaarverslag 5. Begroting (zie accountantsverklaring) Verbeterpunt: in 2008/2009 is een uitgebreid marketingplan gemaakt en in 2010 een koersplan. Belangrijke items uit deze plannen komen nu telkens terug in de operationele plannen en jaarverslagen. De bedoeling is dat in 2014 een nieuw koersplan wordt gemaakt met een bijbehorende marketingstrategie. Texel is geografisch afgebakend en kent bijna geen andere aanbieders. Wel zijn er voor muziek privé-docenten voor een paar instrumenten. Wij onderscheiden ons door de samenspelmogelijkheden, voordelen van de organisatie, professionaliteit, evenementen. Wat betreft dans is er concurrentie op het gebied van Zumba. Doordat wij met dansdocentes werken die een dansacademie hebben afgerond, weten mensen dat de kwaliteit bij ons goed is (getuige de volle groepen). We geven aan dat we met gekwalificeerde docenten werken, dat we veel aan samenspel doen, dat we de leerlingen een podium bieden d.m.v. voorspeelavonden, evenementen, concerten, uitvoeringen et cetera. - BF overeenkomst met gemeente, per kwartaal evaluatie en jaarlijkse eindevaluatie - alle plannen worden ingebracht in het BF-overleg (er is volledige transparantie) en gezonden naar het college van B&W - Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar (ook in de statuten vastgelegd) - De accountant legt een accountantsverklaring af. Met de gemeente worden heldere prestatie-afspraken gemaakt over de maatschappelijke opdracht. Afspraken met het verenigingsleven en de scholen blijken helder genoeg om verkeerde verwachtingen te voorkomen. Hier speelt mede het eilandelijke karakter waarbij korte lijnen en veelvuldig persoonlijk overleg heldere communicatie bevorderen. Een lichte vorm van schriftelijke bevestiging is wellicht soms aan te bevelen maar gewaakt moet worden voor onnodige bureaucratie. Naast Artex zijn er, met uitzondering van dans, geen institutionele aanbieders. Op het gebied van muziek zijn enkele privé-docenten actief die zich veelal beperken tot instrumentaal onderwijs. Van deze docenten wordt enige concurrentie ervaren, met name in verder afgelegen gebieden. En in een enkel geval op scholen. Artex hecht belang aan de regelmatige evaluaties op uiteenlopende abstractieniveaus. Algemene bevindingen t.a.v. cluster 1 (in te vullen door de auditor) 6
Mede naar aanleiding van de visitatie in 2007 heeft Artex sterk ingezet op klantenevaluaties. Een sterk punt is dat dit niet alleen heeft geleid tot concrete aanpassingen in het aanbod maar tevens doorwerkt in het personeelsbeleid. Dat Artex de afgelopen jaren geleid wordt door een directeur met een marketing-achtergrond lijkt zich te vertalen in een versterkte positie in de Texelse samenleving. Het bereik onder bevolking van 14%, ver boven het landelijk gemiddelde, getuigt hiervan. Artex komt over als een goed in de samenleving ingebedde instelling, met een transparant en helder communicerend management en met een toegewijd team. Zowel medewerkers als klanten zijn sterk op elkaar betrokken hetgeen leidt tot korte, informele lijnen en snelle en accurate reacties op feedback vanuit de omgeving. Dat Artex de wenselijkheid van georganiseerde klantenfeedback serieus heeft genomen, heeft extra bijgedragen aan de resultaten. Artex ziet zich geconfronteerd met toekomstige bezuinigingen echter vanuit de gemeente is nog geen uitsluitsel geboden over de omvang. Anticiperend heeft Artex een aantal bezuinigingsmaatregelen doorgevoerd waaronder verhoging van de lesgelden. Tot op heden heeft dit niet geleid tot significante vraaguitval; het bereik is de afgelopen jaren sterk gestegen. De instelling werkt actief aan kwaliteitsverbetering op basis van klanten-evaluaties. Hoewel daarbij idealiter nog verder gedetailleerd zou kunnen worden in werkwijze, vraagstelling en vastlegging van de resultaten, dringt zich de vraag op of de daarmee gepaard gaande administratieve lastendruk in verhouding staat tot te verwachten resultaten. Wanneer het gaat om certificering voldoet Artex ruimschoots aan de standaarden. luster 2: Professionaliteit Kern van dit cluster is de professional en zijn of haar handelen. KunstKeur stelt zich op het standpunt dat een professional zichzelf permanent ontwikkelt en zicht heeft op de ontwikkelingen in en buiten het vak. Daarvoor dient er een visie te zijn op het vak en zicht op de resultaten van het handelen (de zog. leeropbrengst). Wanneer samenwerkend binnen een grotere organisatie deelt de professional zijn/haar visie met die van de organisatie of collega s. Dit cluster sluit aan bij de volgende 3 zekerheden: Planmatige aanpak Er wordt planmatig gewerkt vanuit een visie op kunsteducatie. Dit kan met een leerplan, een schoolwerkplan, projectplan of wat dan ook. Omdat er binnen de organisatie of afdeling vaak meerdere mensen werken vanuit dezelfde visie wordt uitgegaan van een beschrijving op papier (of digitaal). Wanneer de organisatie namens KunstKeur diploma s wil uitreiken moeten de procedures en eindtermen uit het raamleerplan worden gehanteerd. Bekwaam personeel 7
De organisatie toont aan dat de uitvoerende medewerkers over voldoende competenties beschikken. Dit kan door diploma s te overleggen of andere bewijzen waaruit blijkt dat degene die met de klant werkt een professional is. Ook kan de organisatie aantonen de professionele kwaliteit wordt bewaakt, bijvoorbeeld door aanvullende scholing, goed personeelsbeleid, e.d. Uitdagende leeromgeving De klant wordt uitgedaagd in zijn of haar ambitie. Dat wil zeggen dat de aanbieder moet weten welke ambities er zijn en hoe, vanuit de eigen professionaliteit, de ander is verder te helpen. Dat betekent ook dat de aanbieder zichzelf permanent moet vernieuwen om bij te blijven. Toetsingseisen 9 De aanbieder beschikt over voldoende professionele competenties Toelichting door instelling - Beschrijf op welke wijze u of uw instelling de toetsingseis in de praktijk toepast - Goede punten - Punten ter verbetering 1)Bijna al onze vaste medewerkers beschikken over een voor hun vak relevant diploma. Een medewerker werkt als invalkracht. Zij is niet bevoegd. Wel heeft ze veel ervaring op dit gebied (djemm, conservatorium 2 jaar, vanaf 16 jaar speelde ze al mee in Van den Ende producties). Na het beoordelen van haar lessen hebben we geoordeeld dat ze in staat is de lessen goed te geven, zeker als het gaat om beginnende leerlingen. 2)Uit ons klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat men onze docenten gemiddeld waardeert met het rapportcijfer van 8,2. Daar waar kritische noten klinken, bespreekt de directeur dit met de desbetreffende docent. 3)Jaarlijks houden we beoordelings- /functioneringsgesprekken volgens een vast stramien, hiervan krijgt iedereen een verslag. Hierin staat ook altijd competentieontwikkeling op het programma. Artex is actief in het sturen van mensen wat betreft opleidingen / bijscholing e.d. 4)Minimaal drie keer per jaar komt al het personeel bijeen om te vergaderen. Plenaire vergaderingen 5)Minimaal een keer per jaar is er een studiedag voor alle docenten. 6)We werken niet alleen pro-actief, maar ook reactief. Komt er een klacht binnen, dan bespreken we dit altijd met de klant en de docent. Verbeterpunt: nog meer inzoomen op lesgeven in groepjes. Bevindingen van de auditor (in te vullen tijdens de audit) Artex getroost zich veel moeite om hooggekwalificeerde medewerkers aan te trekken én te behouden. In concreto beschikt vrijwel het hele onderwijzend team over relevante hbo- diploma's. In het enkele geval wanneer dit niet van toepassing is, heeft de organisatie de geschiktheid nauwlettend in de gaten gehouden. Artex heeft een scholingsbudget dat ingezet wordt om de professionele kwaliteiten van medewerkers te onderhouden en verbreden. Medewerkers geven aan waar zij hun professionaliteit wensen te verbeteren. Een structureel georganiseerde koppeling tussen beleidsdoelen en de inzet van het /V 8
scholingsbudget kon niet geconstateerd worden, hoewel het eindresultaat goed lijkt aan te sluiten bij de toekomstverwachting van de organisatie. 10 Er is sprake van een systeem voor het gezamenlijk bewaken van de artistiek/pedagogische kwaliteit. Algemeen: De docenten hebben minimaal 2 keer per jaar een plenair overleg met iedereen en 2 keer per jaar een plenair overleg met de docenten die op die betreffende dag werken. Op de agenda staan dan steevast onderwerpen m.b.t. studieinhoud, examens, samenspel et cetera. IMV: Wordt jaarlijks geëvalueerd en aangepast. Evaluatie vindt plaats met docentenonderling en met de scholen. Verder wordt de kwaliteit bewaakt door: Wederom onderzoeken als KTO MTO IMV evaluatieformulieren En: Visiteren van lessen door directeur Studiedagen Scholing Bezoeken evenementen/open dagen Naast de georganiseerde overleggen blijkt de lokale situatie van grote invloed. Docenten reizen veelal vanaf de vaste wal naar Texel en spreken elkaar op de boot. Hier komen regelmatig inhoudelijke onderwerpen ter sprake en men wisselt visies, ervaringen en kennis uit. Docenten blijken in staat om de visie van de organisatie in eigen woorden te verwoorden. Ondersteunende mensen hebben wekelijks werkoverleg 11 Het aanbod wordt gestructureerd aangeboden Samenspelweken en examens worden geregeld door de administratie en inhoudelijk bijgestaan door docenten. Dit wordt altijd uitgebreid gecommuniceerd en geëvalueerd tijdens het plenair SS MUZIEK Docenten werken via lesmethodes die erop gericht zijn te voldoen aan onze exameneisen (voor leerlingen die dat willen en kunnen). De exameneisen per instrument zijn gebaseerd op eisen van unisono, epta, ergta et cetera. 2)Docenten muziek bieden hun lessen aan binnen ons systeem (zie website): 1. Maak kennis met muziek - verkennende fase Wat voor instrumenten bestaan er allemaal? Welk instrument past bij jou? Wat is er leuk aan muziek? Wil je een keer een instrument proberen? Dat kan! Voor jong en oud hebben we verkennende (korte) cursussen. - ursussen Maak kennis met muziek voor kinderen - Oriëntatiecursussen op instrumenten voor volwassenen - Probeerlessen muziek per instrument: 2 voor 10,--! 2. Kies een instrument - basisopleiding In de marketing wordt het aanbod via duidelijke, op hoofdlijnen geformuleerde en begrijpbare structuren aangeboden. Leerplannen en methodiekbeschrijvingen zijn overwegend aanwezig maar worden niet gecommuniceerd met klanten. Docenten kunnen kiezen - en kiezen in de praktijk inderdaad - gezien de beperkte schaalgrootte, voor individueel maatwerk. Daarmee dreigt het gevaar van papieren tijgers: 9
De basisopleiding begint meestal als je in groep 6 zit, maar dit kan ook eerder of later zijn. Je krijgt dan wekelijks les en leert het instrument bespelen en beheersen. Meestal krijg je tijdens de basisopleiding groepsles. Hierdoor leer je ook van de andere leerlingen en kunnen we de lessen tegen een lagere prijs aanbieden. Soms is het niet mogelijk om een groepje te vormen, bijvoorbeeld omdat de niveauverschillen te groot zijn. In dat geval krijg je individueel les (tegen een kleine bijbetaling). De basisopleiding duurt 3 of 4 jaar, afhankelijk van het instrument en de ontwikkeling van de leerling. In het 3e of 4e jaar gaan leerlingen zich oriënteren op de vervolgmogelijkheden binnen Artex. Je krijgt dan van de docent een advies in rapportvorm en de docent bespreekt met jou wat voor muzikaal vervolg bij jou past. - Probeerlessen muziek: 2 voor 10,--! - Jaarcursussen/muzieklessen tot 21 jaar - Korte cursussen tot 21 jaar 3. Leer meer op je instrument - instrumentale vervolgopleidingen Als je 3 of 4 jaar les hebt gehad op een instrument of zangles hebt gevolgd, kun je je verder specialiseren. Je kunt naar de popschool, volgt gewoon lessen of je kiest een richting waarin je kunt worden voorbereid op het conservatorium. Na de 3- of 4-jarige basisopleiding kunnen leerlingen kiezen voor de verschillende vervolgopleidingen: Popschool Leerrichting extra intensief, met examens, solfege en muziektheorie Voortgezette basisopleiding leerplannen die op schrift bestaan maar in de praktijk niet worden toegepast. Bovenstaande geldt de disciplines muziek en dans. De discipline theater kan momenteel niet ontwikkeld worden vanwege het ontbreken van een centrale figuur - de docent theater is onlangs met pensioen gegaan - en de discipline audiovisueel leunt nog sterk op de plaatselijke vereniging van kunstenaars (die overigens groot en divers is). DANS De leerlijn is: Leeftijd/groep Dans voor peuters lesvorm van 2 jaar tot 4 jaar Dans voor kleuters Vanaf 4 jaar tot groep 1 Groep 1 en 2 Groep 3-4 en 5-6 Groep 5-6 en 6-7 Groep 3-4-5 en 6-7-8 Vanaf 12 jaar Vanaf 13 jaar ADV = Algemene Dansante Vorming dansmix streetmix klassiek ballet voor kinderen Klassiek ballet voor tieners en volwassenen klassiek spitzen 10
Vanaf 13 jaar tieners en volwassenen volwassenen klassiek spitzen Streetdance, streetzumba (mengvorm streetdance en zumba) en Zumba dansexpressie THEATER Jeugdtheater 1 -- > 6-8 jaar Jeugdtheater 2 8-12 jaar Jongerentheater voortgezet onderwijs Seniorentheater Vertetheater in het verzorgingshuis Onze docent Theater is dit jaar met pensioen gegaan. Vanwege de bezuinigingsopdracht werken we nu met een zzp er die alleen korte cursussen aanbiedt. We hebben nu werkplaatsen op leeftijdsniveau: afhankelijk van het aantal inschrijvingen weten we of e.e.a. doorgaat. 12 Er is sprake zijn van een artistiek/didactisch klimaat. D.w.z. dat de aanbieder de ambitie moet hebben een betekenisvolle leeromgeving te creëren waarin de verschillende facetten van de betreffende kunstdiscipline aan bod komen BEELDEND: Voor beeldend werken we nog erg ad hoc wegens ruimtegebrek. Overigens kent Texel wel veel professionele kunstenaars die zelf ook van alles aanbieden. De prioriteit ligt derhalve niet bij beeldend. De docenten vormen een hecht team. Er is onderling veel contact, dat begint al op de boot. Er is veel en vaak overleg. De vele evenementen, voorspeelavonden en uitvoeringen maken dat Artex veelvuldig op het netvlies komt van de Texelaars. Het gebouw bruist van de activiteiten. Bij muziek werken we ook met samenspelweken en ook in de orkestjes wordt duidelijk dat (samen) muziek maken geweldig is. Alle docenten zijn professionals. We proberen zo veel mogelijk spelplezier te combineren met verdieping. Daar waar nodig werkt men samen. Medewerkers prijzen de werksfeer. De lijnen zijn kort. Verder worden belangrijke plannen als het koersplan, besproken tijdens plenaire vergaderingen. Het management profileert zich als peoplemanager. Daarmee weet het medewerkers te committeren. Dit resulteert in een groot aantal geïnspireerde publieke activiteiten en leidt daarmee tot een leeromgeving die klanten inspireert en stimuleert. Leerlingen en ouders geven blijk geïnspireerd te worden door hetgeen Artex biedt. Leerlingen en ouders zijn in staat onderscheid te maken tussen de meer inspirerende presentatiemogelijkheden die Artex biedt en de ambachtelijke vaardigheden die overgedragen moeten worden om tot goede 11
13 De aanbieders binnen de organisatie delen een gezamenlijke visie op het kunsteducatieve aanbod Men is in grote lijnen op de hoogte van de visie/missie. Hierover voeren we vanzelfsprekend discussies tijdens plenaire overleggen (als er weer een plan op de agenda staat) over de ambachtelijkheid versus leuk liedjes spelen. Ik juich die discussie telkens toe. Verbeterpunt: De missie kan beter worden samengevat in een missiestatement zodat deze makkelijker te onthouden is voor eenieder. presentaties te komen. Alhoewel docenten sterk hechten aan maatwerk per cursist, is er consensus over de visie. Dit houdt in dat consensus bestaat over de drieslag die Artex hanteert, die neerkomt op een globale structuur in het aanbod van: kennismaken kunstproductie voorzieningen voor talent 14 De aanbieders onderhouden voldoende functionele contacten met elkaar en de omgeving. Zie hierboven onder punt 10 / overleg/communicatiestructuur Verbeterpunt: ik wil meer stimuleren dat docenten bij elkaar lessen visiteren en het MTO moet weer worden afgenomen. Door de vele evenementen en uitvoeringen blijven docenten in contact met de omgeving. Wel moet gezegd dat veel docenten kleine aanstellingen hebben en velen reizen behoorlijk wat af om hier les te geven. Dat beperkt ons wel in de mogelijkheden om frequent verbinding te leggen met de omgeving. Waar de organisatie aangeeft een verbeterpunt te zien in het beknopter formuleren van de missie, zien wij een uitdaging om de missie samen te vatten in een slogan. De aanbieders tonen een sterke verbondenheid met de instelling en het eiland. Er is sprake van veelvuldige functionele contacten met elkaar en bestaande klanten. Het leggen en onderhouden van contacten met potentiële klanten komt neer op het management. 15 De maatschappelijke opdracht wordt herkend en gedragen door zowel partners als de organisatie* 16 De aanbieder werkt aantoonbaar aan innovatie en productvernieuwing. Al het ondersteunend personeel deelt alle werkdocumenten op een gemeenschappelijke netwerkschijf. De koersplannen, statuten, BF-overeenkomst worden gezamenlijk goedgekeurd met het bestuur. Bij het vervaardigen van plannen wordt het oor te luister gelegd bij de docenten. belangrijke plannen worden ook voorgelegd tijdens plenaire vergaderingen. In 2009 hebben we een wedstrijd uitgeschreven onder alle Texelaars om een nieuwe naam te verzinnen voor de toenmalige MDT. Dit was een uitstekende mogelijkheid om Artex goed op het netvlies te krijgen en ook goed te communiceren wat we in huis hebben aan disciplines. Dit zie je met name terug in de korte cursussen maar ook in het reguliere dans- en muziekaanbod. We spelen in op de actualiteit. Altijd met het oog op ons afzetgebied, onze doelgroepen. Geconstateerd kan worden dat het onderwijs en een deel van het verenigingsleven de maatschappelijke opdracht ondersteunen. Intern blijkt deze goed geborgd. Korte cursussen dienen meer dan eens als instrument voor marktverkenning: bij 12
succes worden korte cursussen omgezet in structureler aanbod en praktijkervaring leidt tot aanpassingen. 17 De aanbieder heeft een goed zicht op de (leer)resultaten van de opleidingen/producten Muziek : - Examens / diploma s - Schriftjes / huiswerk - voorspeelavonden - open lesweken - concerten - derdejaarsrapportage - keuze vervolgopleiding brief De frequente evaluaties leiden tot continue productvernieuwing. Examenresultaten en diploma's worden geadministreerd. Dans: - Diploma s dans - uitvoeringen - open lesweek - heel goede leerlingen stromen door naar de selectiegroep Theater (nu door bezuinigingen alleen nog in de vorm van korte cursussen) - uitvoeringen - open lessen 18 De aanbieder past het aanbod systematisch aan n.a.v. de evaluaties 19 Wanneer landelijk erkende diploma s worden afgegeven dienen de gediplomeerden te voldoen aan de landelijk vastgestelde eisen. Beeldend: - de eigen maaksels Ja, bijvoorbeeld: n.a.v. de Zumbalessen ontstond de vraag naar Zumba voor mensen die iets minder goed kunnen meekomen. Daar hebben we nu aparte groepen voor en we hebben een groep streetzumba (een mix tussen streetdance en zumba). Samenspelgroep voor volwassenen is opgezet. Ja, hafa: unisono diploma s Zie 16. Algemene bevindingen t.a.v. cluster 2 (in te vullen door de auditor) Aan landelijk vastgestelde diploma-eisen wordt voldaan. De vrijwel zonder uitzondering hbo-gediplomeerde medewerkers tonen tevredenheid over het werkgeverschap en de werkomstandigheden en zetten hun professionaliteit ten volle in. Er is een scholingsbudget en opleidingswensen maken onderdeel uit van de functioneringsgesprekken. Van het scholingsbudget wordt daardoor goed gebruik gemaakt. Innovatie en productvernieuwing wordt veelal gebaseerd op klantencontacten - met zowel particuliere als institutionele klanten - en de resultaten van evaluaties. 13
14
luster 3: Voorwaarden Hoewel niet direct van artistiek-didactische aard dient de aanbieder aan een aantal voorwaarden te voldoen. Deze voorwaarden zijn direct verbonden aan het artistiek-didactische proces. entraal staat de belofte aan de klant. Deze moet worden nagekomen. Toetsingseisen 20 De organisatie beschikt over voldoende middelen en accommodatie om de kunsteducatieve processen adequaat en inspirerend te kunnen vormgeven. De financiële en administratieve processen met de klant zijn voldoende geregeld. 21 Er is zorg voor sociale veiligheid en zorgvuldige omgang tussen en met de deelnemers. Toelichting door instelling - Beschrijf op welke wijze u of uw instelling de toetsingseis in de praktijk toepast - Goede punten - Punten ter verbetering Zie accountantsverklaring. Wel hebben we in 2012 een bezuinigingsopdracht van 10%. Daarnaast zijn we bezig met verkenningen richting een nieuw en groter pand waarin we efficiënter kunnen (samen) werken. Door de leerlingengroei zijn we te krap gehuisvest hetgeen ons beperkt in de mogelijkheden bepaalde cursussen goed verder te ontwikkelen (met name wat betreft beeldend). Administratie cursisten, salarissen en roosters zijn geregeld via online applicaties die verbonden zijn met o.a. de accountant. E.e.a. werkt naar behoren. Jaarlijks geeft de accountant de administratie een compliment voor de uitstekende boekhouding en cursistenadministratie. 1. Transparant gebouw: overal is zicht op de lesruimte 2. Tijdens openingstijden is er altijd minimaal 1 BHV er in het pand 3. Tijdens spitsuren is conciërge aanwezig 4. Er is een AED in het pand 5. Vastomlijnde Klachtenprocedures / lesgeld en leerling-reglement 6. Vertrouwenspersoon 7. Docenten hebben gehoorbescherming aangemeten gekregen en wijzen leerlingen ook op het gevaar van te lang te hard geluid (er hangen ook posters in het gebouw) 8. Docenten krijgen bij hun aanstelling een informatiemap 9. Leerlingenreglement 10. Daar waar de onderlinge omgang niet goed gaat, voert de directeur gesprekken 11. MTO Bevindingen van de auditor (in te vullen tijdens de audit) De huisvesting van Artex vertoont tekenen des tijds en biedt onvoldoende ruimte voor de sterk gegroeide organisatie. Er wordt systematisch in inventaris geïnvesteerd. Klanten geven blijk van inzicht in de voor hen relevante administratieve processen en geven aan dat deze adequaat worden uitgevoerd. Artex beschikt over een vertrouwenspersoon. Indien noodzakelijk kan uitgeweken worden naar de externe, niet op Texel gevestigde, vertrouwenspersoon van de gezamenlijke centra voor de kunsten in Noord-Holland. /V V 22 De bedrijfsprocessen binnen de organisatie zijn adequaat voor het uitvoeren van de verschillende opdrachten.* Verbeterpunt: dit jaar staat op de agenda om van alle docenten een verklaring van goed gedrag te vragen. Van sommigen hebben wij er een, van anderen niet. Voorheen was dit geen beleid. Een platte organisatie vraagt om mensen die hun takenpakket breed kunnen interpreteren. Er zijn wel afgestemde takenpakketten. - Wekelijks is er werkoverleg voor conciërges en ondersteunend personeel waarbij de taken worden verdeeld. Naast veelvuldig informeel overleg - zoals op de boot heeft Artex de bedrijfsprocessen adequaat 15
23 De sturing van de organisatie is adequaat voor het bereiken van de gestelde doelen (ode ultural Governance) en er is een heldere taakverdeling tussen de verschillende bestuurslagen. - plenaire overleggen met z n allen/iedereen 2 a 3 keer per jaar - plenaire overleggen op de werkdagen van docenten 1 a 2 x per jaar - studiedag (in combinatie met plenair vaak) 1 keer per jaar. Bestuur statuten / directiestatuten. Minimaal 4 keer per jaar vergadering Directeur: taakomschrijving oördinatoren: taakomschrijving conform AO Docenten: taakomschrijving conform AO Ondersteunend personeel: taakomschrijving Stagiair coördinator korte cursussen/evenementen: taakomschrijving Administratief medewerker: taakomschrijving Verbeterpunt: directiestatuut moet worden aangepast, staat op de agenda georganiseerd, zodanig dat sprake is van een goede borging. Het directiestatuut loopt af in 2011. Een nieuw statuut is voorzien maar nog niet uitgewerkt. Er worden geen wezenlijke wijzigingen verwacht. Artex hanteert het traditionele stichtingsmodel met verregaande delegatie van bevoegdheden aan het management. De taakverdeling tussen de directie, coördinatoren en ondersteunend personeel is logisch vormgegeven en medewerkers lijken zich bewust van de eigen taak en die van anderen. Algemene bevindingen t.a.v. cluster 3 (in te vullen door de auditor) Artex toont ruime aandacht voor randvoorwaardelijke aspecten. Er bestaat begrip bij medewerkers en deelnemers voor de beperkingen van het gebouw. 16