Vervolgens kunt u de nota's opbouwen, en een incasso-bestand aanmaken en versturen naar het servicebureau / uw bank.

Hoofdstuk 1 Inleiding Het is mogelijk om declaraties door middel van automatische incasso te laten incasseren via een servicebureau (bijvoorbeeld Interpay), of via uw eigen bank. Voor patiënten hoeft u dan geen nota's te versturen en te wachten op het uitstaande bedrag. Instellingen automatische incasso Als u gebruik wilt maken van automatische incasso, moet u op tabblad 3 van de systeemgegeven aangeven dat u automatische incasso wilt gaan gebruiken. Vervolgens moet u bij de betreffende patiënten instellen dat zij via automatische incasso betalen. Declareren Vervolgens kunt u de nota's opbouwen, en een incasso-bestand aanmaken en versturen naar het servicebureau / uw bank. Inzien, herprinten, opnieuw versturen Nadat het incasso-bestand is aangemaakt en verstuurd, heeft u een aantal opties: - de automatische incasso's inzien; - het incasso-bestand herprinten; - een overzicht printen van incasso's; - incasso betaling invoeren. 1

Hoofdstuk 2 Automatische incasso Systeemgegevens tabblad 3. Incasso Dit tabblad is speciaal voor instellingen rond incasso's. U bepaalt de lay-out van nota's en hoe u werkt met incasso's. 1. U heeft het scherm "Systeemgegevens" nog open staan OF open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. 2. Klik op tabblad "3. Incasso". 3. Vul de velden in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Door op de "TAB"-toets te drukken gaat u naar het volgende veld. Met de toetsen "Shift" + "TAB" kunt u naar het vorige veld. Veld Gebruik incasso: Omschrijving Standaard is hier "Nee" ingevuld. U kunt dit wijzigen: kies via de pijlknop achter het veld voor "Ja". Kiest u voor "Ja", dan worden alle volgende velden beschikbaar. Grootboek incasso: In dit veld kiest u een grootboekrekening waarop de acceptgiro's betalingen geboekt moeten worden: 2

Veld Omschrijving Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Grootboekrekening" op de gewenste grootboekrekening en klik op de knop "OK". Door onder in dit scherm het filter "actief (niet geblokkeerd)" aan te vinken, ziet u alleen de beschikbare grootboekrekeningen. U kunt in het scherm "Selecteren Rapport" een bestaand rapport wijzigen: klik één keer op het betreffende rapport, en klik op het icoon. Bankrekening voor incasso: Standaard wordt hier het bankrekeningnummer overgenomen uit de praktijkgegevens; tabblad "1. Praktijk". U kunt een ander bankrekeningnummer invullen. Het eerder ingevulde rekeningnummer wordt bewaard. Klik op de pijlknop achter het veld om het bewaarde rekeningnummer te zien. U kunt het bewaarde rekeningnummer selecteren. BIC voor incasso: Als u heeft geklikt op de knop "Maak IBAN", wordt dit veld automatisch ingevuld. U kunt ook zelf de BIC intypen. Inzenderidentificatie: Typ hier het nummer in wat u gekregen heeft van Interpay of van uw bank. Dit nummer wordt met het incasso bestand meegestuurd. 3

Veld Vaste omschrijivng: Omschrijving Typ hier een eigen omschrijving in. Deze omschrijving wordt bij de klant op het rekeningsafschrift toegevoegd aan de omschrijving bij de incasso. Europese incassoidentificatie: Typ uw Europese incasso identificatie nummer in. Incasso layout: Mislukte incasso layout: Verkoop incasso layout: Verkoop mislukte incasso layout: In deze velden kiest u per soort nota een bepaalde lay-out: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Rapport" op de gewenste nota lay-out en klik op de knop "OK". Het selectiescherm "Selecteren Rapport" wordt steeds gefilterd op lay-out's, die bij het soort nota beschikbaar zijn. U kunt in het scherm "Selecteren Rapport" een bestaand rapport wijzigen: klik één keer op het betreffende rapport, en klik op het icoon. Incasso nota's printen tijdens: Klik op de pijlknop achter het veld; klik op de optie "Declareren" of "Aanmaken incasso bestand". U geeft hier aan op welk moment de nota's afgedrukt moeten worden. De optie "Declareren" betekent: gelijk bij het aanmaken van alle nota's, en de optie "Aanmaken incasso bestand" betekent: bij het aanmaken van het incasso bestand. 4

Veld Omschrijving Bij de eerste optie is nog niet bekend wanneer de nota geïncasseerd zal worden en kan dat dus ook niet op de nota worden afgedrukt. Betalingstekst incasso: Betalingstekst mislukte incasso: Vul hier een tekst in die moet verschijnen op nota's, bijvoorbeeld: "Met ingang van volgende maand wijzigt ons bankrekeningnummer!" of een betalingsinstructie. De tekst die u hier intypt komt pas op de nota als u het veld "Betalingstekst:" toevoegt aan het nota ontwerp. 4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt gesloten. Automatische incasso instellen bij patiënt Als u gebruikt maakt van automatische incasso, moet u in Intramed aangeven welke patiënten een machtiging voor automatische incasso hebben afgegeven. Als u een Incasso-overeenkomst met uw bank heeft afgesloten, kunt u vervolgens machtigingsformulieren naar uw klanten sturen. Heeft u dit formulier ondertekend retour ontvangen, dan mag u elektronisch Incasso-opdrachten inzenden naar uw bank. U mag uw machtigingsformulier ook zelf ontwerpen. Bijvoorbeeld in uw eigen huisstijl. U kunt uw patiënt ook een groene machtigingskaart terug laten sturen. 1. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patienten" wordt geopend. 2. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patient..." wordt geopend. 3. Klik op tabblad "2. Financieel/Mailing". 5

4. Vul de velden in de rubrieken "Financieel" en "Automatische incasso" in. Veld Bankrekening: Omschrijving Typ hier het IBAN van de patiënt in. Voor 01-02-2014 moeten alle rekening nummers in Intramed worden omgezet naar IBAN. Achter het veld "Bankrekening:" is de knop toegevoegd. Hiermee kunt u in Intramed van een bestaand bankrekeningnummer (of girorekeningnummer) het IBAN genereren. a. Klik op de knop "Maak IBAN"; het scherm "Genereer IBAN" wordt geopend. b. Intramed herkent om welke bank het gaat en haalt uit een nieuwe tabel "Banken" de benodigde gegevens op. Daarmee wordt het IBAN gegenereerd. c. Klik op "OK"; het IBAN wordt ingevuld. Ten name van: Typ hier de naam in van de rekeninghouder. BIC: Het veld BIC ziet u alleen, als in het veld "Bankrekening:" een IBAN is ingetypt of via de knop "Maak IBAN" is aangemaakt. Typ hier de BIC van de patiënt in. Als deze BIC nog niet voorkomt, vraagt Intramed of de nieuwe BIC bewaard moet worden. 6

Veld Omschrijving Per 01-02-2014 mogen betalingen alleen nog maar aangeleverd worden in het zogenaamde SEPA bestandsformaat. Een automatische incasso gaat dan niet meer met ClieOp bestanden, maar met bestanden volgens SEPA richtlijnen. Achter het veld "Bankrekening:" is de knop toegevoegd. Hiermee kunt u Intramed bij een IBAN de BIC van de betrokken bank laten ophalen. a. Klik op de knop "Maak IBAN"; het scherm "Genereer IBAN" wordt geopend. b. Klik in het veld achter "BIC:" op de knop en klik op één van de opgeslagen BIC's of typ een nieuwe BIC in. c. Klik op "OK"; de BIC en het IBAN wordt ingevuld. U kunt ook later een BIC opvragen uit de bank-gegevens. Klik dan achter het veld "BIC:" op de knop en klik op één van de opgeslagen BIC's. Nooit via factoring: Vink dit vakje aan, als u de nota's niet naar een servicebureau wilt sturen, ook al is in de medewerkergegevens een servicebureau voor factoring ingevuld. Incasso behandelingen: Vink dit vakje aan als u van deze patiënt een machtiging hebt, om declaraties via automatische incasso te innen. Incasso abonnementen: Vink dit vakje aan als u van deze patiënt een machtiging hebt, om abonnementnota's via automatische incasso te innen. Incasso verkopen: Vink dit vakje aan als u van deze patiënt een machtiging hebt, om verkoopnota's via automatische incasso te innen. 7

Veld Datum incassomachtiging: Omschrijving Dit veld is alleen beschikbaar als u "Incasso behandelingen", "Incasso abonnementen" en/of "Incasso verkopen" heeft aangevinkt. Als u een machtiging heeft voor automatische incasso, kunt u bij dit veld de datum invullen wanneer u de machtiging heeft ontvangen. Automatisch wordt de huidige datum ingevuld. U kunt dit wijzigen; klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Kalender" op de datum waarop u de incassomachtiging heeft ontvangen, en klik op de knop "OK". Machtigingsidentificatie: Dit veld is alleen beschikbaar als u "Incasso behandelingen", "Incasso abonnementen" en/of "Incasso verkopen" heeft aangevinkt. Automatisch wordt een unieke identificatie code voor de machtiging berekend en getoond. Het nummer bestaat uit het patiëntnummer en de datum van de incassomachtiging. Eerste SEPA incasso: Dit veld is alleen beschikbaar als u "Incasso behandelingen", "Incasso abonnementen" en/of "Incasso verkopen" heeft aangevinkt. Hier kunt u instellen of het de eerste keer is dat de patiënt is geïncasseerd volgens de nieuwe Europese standaard. Standaard is de optie "Ja" ingevuld. U kunt dit wijzigen; klik op de pijlknop achter het veld, en klik op de gewenste optie. Als een patiënt wordt geïncasseerd volgens de nieuwe Europese standaard, wordt bij het veld automatisch "Nee" ingevuld. Als de machtigingsdatum of bankrekening van de patiënt wijzigt, vervalt de machtiging, en wordt het veld op "Ja" gezet. 5. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm wordt gesloten. 6. Herhaal deze stappen voor alle patiënten die een machtiging voor automatische incasso hebben afgegeven. 8

Opbouwen nota's automatische incasso Behandelingen, verkopen en abonnementen factureert u via de gebruikelijke manier in Intramed (via menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen nota's...]). Naast de "normale" nota's worden ook de nota's voor automatische incasso afgedrukt. In de kolom "Incasso" kunt u zien welke declaraties automatisch geïncasseerd worden (na het opbouwen van het incasso-bestand). Incasso-bestand aanmaken en versturen Nadat u gedeclareerd heeft, kunt u het incasso-bestand aanmaken en versturen. 1. Vul de velden in. Veld Bestandsformaat: Omschrijving Kies welk bestandsformaat u wilt gebruiken. Als u kiest voor "ClieOp" krijgt u de waarschuwing dat het formaat in 2014 komt te vervallen. 9

Veld Omschrijving Als u kiest voor "SEPA" moeten een aantal gegevens zijn ingevuld op tabblad "3. Incasso" van de systeemgegevens. Als die gegevens niet zijn ingevuld, krijgt u daar een melding van. IncassoNr: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt; u kunt dit niet wijzigen. Alle incasso's als eerst SEPA incasso: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Bestandsformaat:" heeft gekozen voor "SEPA". Het kan voorkomen dat een bank verzoekt om alle incasso's in een bestand als "FRST" aan te leveren. Vink in dat geval het vak aan, door er in te klikken. Aanmaakdatum: Hier wordt standaard de huidige datum (systeemdatum) ingevuld; u kunt dit niet wijzigen. Duplicaatcode: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Bestandsformaat:" heeft gekozen voor "ClieOp". Klik op de pijl "Duplicaat". achter het veld, en kies voor de optie "Unicaat" of - Unicaat: klik op deze optie als dit het originele incasso-bestand is. - Duplicaat: klik op deze optie als u een kopie-bestand wilt maken. Testcode: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Bestandsformaat:" heeft gekozen voor "ClieOp". 10

Veld Omschrijving Als u voor de eerste keer een bestand aanlevert, moet u eerst een testbestand maken. Klik in dat geval op de pijl achter het veld, en klik op de optie "Test". Als het testbestand is goedgekeurd door uw bank, kunt u hier voortaan de optie "Productie" laten staan. Bij sommige banken is het niet nodig om eerst een test-bestand op te sturen en kunt u direct een "Productie" bestand aanmaken. Verwerkingsdatum: Klik op de pijl achter het veld. Klik in het scherm "Kalender" op de gewenste incasso datum, en klik op de knop "OK". De incasso datum is de dag waarop de bedragen worden geïncasseerd bij de patiënten. Deze datum moet minstens één dag later zijn dan de aanmaakdatum van het bestand, en mag maximaal 30 dagen in de toekomst liggen. 2. Klik op de knop "OK"; het scherm "Opslaan als" wordt geopend. 3. Kies een locatie om het incasso-bestand op te slaan. Het scherm "Opslaan als" opent automatisch de locatie die is ingesteld in de programmainstellingen bij het veld "Export naar". U kunt dit nog wijzigen. De bestandsnaam van het ClieOp incasso-bestand moet altijd beginnen met "clieop03", anders wordt het bestand niet geaccepteerd door de bank. 4. Klik op de knop "Opslaan"; het bestand wordt opgeslagen, en het scherm "Informatie" wordt geopend. 5. Klik op de knop "OK"; het scherm "Aanmaken incasso bestand" wordt gesloten. Als u in de systeemgegevens heeft ingesteld dat de nota's van de incasso's worden aangemaakt bij het aanmaken van het incasso-bestand, worden de nota's nu afgedrukt. 6. Stuur vervolgens het "clieop-03"-bestand naar uw bank. 11

Extra informatie Als u het incasso-bestand heeft aangemaakt, kunt u het niet meer wijzigen. Wel kunt u: - een incasso-overzicht printen; - het incasso-bestand herprinten; - eventueel opnieuw declareren; - aangeven dat de betaling verondersteld of betaald is. Automatische incasso's inzien Als u gebruik maakt van automatisch incasso, kunt u alle incasso's terugvinden in het incasso overzicht. 1. Ga naar menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]; het scherm "Inzien incasso's" wordt geopend. Vanuit dit scherm kunt u declaraties markeren als geweigerd en opnieuw aanbieden, statussen veranderen, incasso-bestanden herprinten en een incasso overzicht printen. 2. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Incasso-bestand opnieuw aanmaken U kunt een aangemaakt incasso-bestand van het type "ClieOp" herprinten. 1. Klik op de knop "Opties". 2. Klik op de optie "Aanmaken incasso bestand..."; het scherm "Aanmaken incasso-bestand" wordt geopend. 3. Vul de velden in. 12

Veld Bestandsformaat: Omschrijving Kies welk bestandsformaat u wilt gebruiken. Als u kiest voor "ClieOp" krijgt u de waarschuwing dat het formaat in 2014 komt te vervallen. Als u kiest voor "SEPA" moeten een aantal gegevens zijn ingevuld op tabblad "3. Incasso" van de systeemgegevens. Als die gegevens niet zijn ingevuld, krijgt u daar een melding van. IncassoNr: Dit nummer wordt automatisch aangemaakt; u kunt dit niet wijzigen. Aanmaakdatum: Hier wordt standaard de huidige datum (systeemdatum) ingevuld; u kunt dit niet wijzigen. Duplicaatcode: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Bestandsformaat:" heeft gekozen voor "ClieOp". Klik op de pijl "Duplicaat". achter het veld, en kies voor de optie "Unicaat" of - Unicaat: klik op deze optie als dit het originele incasso-bestand is. - Duplicaat: klik op deze optie als u een kopie-bestand wilt maken. Testcode: Dit veld is alleen beschikbaar als u bij het veld "Bestandsformaat:" heeft gekozen voor "ClieOp". Als u voor de eerste keer een bestand aanlevert, moet u eerst een testbestand maken. Klik in dat geval op de pijl achter het veld, en klik op de optie "Test". Als het testbestand is goedgekeurd door uw bank, kunt u hier voortaan de optie "Productie" laten staan. Bij sommige banken is het niet nodig om eerst een test-bestand op te sturen en kunt u direct een "Productie" bestand aanmaken. Verwerkingsdatum: Klik op de pijl achter het veld. Klik in het scherm "Kalender" op de gewenste incasso datum, en klik op de knop "OK". 13

Veld Omschrijving De incasso datum is de dag waarop de bedragen worden geïncasseerd bij de patiënten. Deze datum moet minstens één dag later zijn dan de aanmaakdatum van het bestand, en mag maximaal 30 dagen in de toekomst liggen. 4. Klik op de knop "OK"; het scherm "Opslaan als" wordt geopend. 5. Kies een locatie om het incasso-bestand op te slaan. Het scherm "Opslaan als" opent automatisch de locatie die is ingesteld in de programmainstellingen bij het veld "Export naar". U kunt dit wijzigen. 6. Klik op de knop "Opslaan"; het bestand wordt opgeslagen, en het scherm "Informatie" wordt geopend. 7. Klik op de knop "OK"; het scherm "Aanmaken incasso bestand" wordt gesloten. Als u in de systeemgegevens heeft ingesteld dat de nota's van de incasso's worden aangemaakt bij het aanmaken van het incasso-bestand, worden de nota's nu afgedrukt. 8. Stuur vervolgens het bestand naar uw bank. Printen incasso overzicht U kunt een overzicht van de incasso('s) printen. 1. Klik op de knop "Printen". 14

2. Klik op de optie "incasso overzicht"; het scherm "Incasso overzicht" wordt geopend. 3. Selecteer zo nodig een al bestaande filter instelling: klik op de knop achter het veld (boven in het scherm) en klik op een bewaarde instelling. 4. Stel zo nodig filters in. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Veld Declaratienr.: Omschrijving Typ hier het declaratienummer in waar u een overzicht van wilt. Als u niets invult worden alle declaraties meegenomen. Debiteur: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de patiënt van wie u een incasso overzicht wilt afdrukken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle patiënten meegenomen. Declaratiedatum: Klik op de knop achter het veld. Klik in het scherm "Kalender" op de gewenste declaratiedatum, en klik op de knop "OK". Alle incasso's met die declaratiedatum worden meegenomen in het rapport. Als u niets invult worden alle declaraties meegenomen. Voorbeeld: als u alle incasso's met een declaratiedatum in 2012 wilt afdrukken, vult u hier "1-1-2012..31-12-2012" in. 15

Veld Omschrijving Incasso datum: Klik op de knop achter het veld en klik in het scherm "Kalender" op de gewenste incasso datum, en klik op de knop "OK". Alle incasso's met die incasso datum worden meegenomen in het rapport. Als u niets invult worden alle incasso's meegenomen. Voorbeeld: als u alle incasso's uit 2012 wilt afdrukken, vult u hier "1-1-2012..31-12-2012" in. Incassonr: Klik op de knop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Automatische incasso" op het incassonummer waar u een overzicht van wilt, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle incasso's meegenomen. Status incasso: Klik op de knop achter het veld, en klik op één van de mogelijkheden "N.v.t.", "Gefactureerd", "Geëxporteerd", "Betaling verondersteld", "Afgewezen", "Terug geboekt" of "Betaald". Alleen de incasso's met de geselecteerde status(sen) worden afgedrukt. Als u niets invult worden alle incasso's meegenomen. 5. Stel zo nodig het soort uitvoer in (zie onderaan deze uitleg). 6. Klik op de knop "OK"; het rapport "Incasso overzicht" wordt geopend. 7. Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het icoon om het rapport als PDF te bewaren. 8. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Status van incasso wijzigen Als de automatische incasso is betaald, kunt u de status van de incasso wijzigen. U kunt de status wijzigen in "Betaling verondersteld" of "Betaald". 16

Status "Betaling verondersteld" De status "Betaling verondersteld" betekent dat er betaald is, maar dat een termijn van 30 dagen nog niet is verstreken. In deze periode kan de betaler het bedrag nog terug laten storten (storneren), en kan de declaratie afgewezen worden. 1. U heeft het scherm "Automatische incasso's" nog open staan, OF open het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]. 2. Klik op de betreffende incasso. 3. Klik op de knop "Opties". 4. Klik op de optie "Betaling verondersteld"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 5. Klik op de knop "Ja"; de status van de incasso is veranderd in "Betaling verondersteld". Status "Betaald" Na de termijn van 30 dagen verandert u de status in "Betaald". Hiermee maakt u de betaling definitief, en zijn correcties niet meer mogelijk. U kunt alleen incasso's met status "Betaling verondersteld" wijzigen in de status "Betaald". Anders krijgt u de volgende foutmelding: 1. U heeft het scherm "Automatische incasso's" nog open staan, OF open het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]. 2. Klik op de betreffende incasso. 3. Klik op de knop "Opties". 17

4. Klik op de optie "Incasso declaraties betaald"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 5. Klik op de knop "Ja"; de status van de incasso is veranderd in "Verwerkt". 18

Hoofdstuk 3 Afgewezen incasso Het servicebureau of uw eigen bank kan u melden dat het niet mogelijk is om het gedeclareerde bedrag van een patiënt te incasseren. Bijvoorbeeld omdat de tenaamstelling onjuist is, of omdat er niet genoeg saldo is. Er zijn nu twee situaties mogelijk: u wilt de gegevens corrigeren en het bedrag alsnog incasseren, of u wilt het bedrag niet meer incasseren. Beide situaties zijn hieronder beschreven. Incasso opnieuw versturen Als u opnieuw wilt declareren, moet u de incasso van de betreffende patiënt markeren als "Afgewezen" en de status van de incasso wijzigen in "Betaling verondersteld". Daarna moet u de gegevens corrigeren. Daarna kunt u de declaratie opnieuw aanbieden via incasso of nota. Incasso crediteren Als u niet opnieuw wilt incasseren, moet u de openstaande declaratie crediteren. Incasso declaraties markeren als afgewezen Als een incasso is afgewezen, bijvoorbeeld omdat er niet genoeg saldo is, moet u in Intramed aangeven dat de incasso afgewezen is. 1. Ga naar menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]; het scherm "Automatische incasso's" wordt geopend. 2. Klik op de betreffende incasso (deze heeft de status "Geëxporteerd"). 3. Klik op de knop "Schermen". 4. Klik op de optie "Incasso declaraties"; het scherm "Declaraties - Automatische incasso..." wordt geopend. 5. Klik aan de linkerkant op de declaratie die afgewezen is. 19

6. Klik op de knop ; de declaratie verschuift naar de rechter lijst "Declaraties met status: Afgewezen". U kunt ook direct alle declaraties markeren als "Afgewezen" door op de knop te klikken. 7. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Status incasso wijzigen Als de automatische incasso afgewezen, is het noodzakelijk dat de status wordt gewijzigd in "Betaling verondersteld". - Status "Betaling verondersteld" De status "Betaling verondersteld" betekent dat er betaald is, maar dat een termijn van 30 dagen nog niet is verstreken. In deze periode kan de betaler het bedrag nog terug laten storten (storneren), en kan de declaratie afgewezen worden. 1. U heeft het scherm "Automatische incasso's" nog open staan, OF open het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]. 2. Klik op de betreffende incasso. 3. Klik op de knop "Opties". 20

4. Klik op de optie "Betaling verondersteld"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 5. Klik op de knop "Ja"; de status van de incasso is veranderd in "Betaling verondersteld". - Status "Betaald" Na de termijn van 30 dagen verandert u de status in "Betaald". Hiermee maakt u de betaling definitief, en zijn correcties niet meer mogelijk. U kunt alleen incasso's met status "Betaling verondersteld" wijzigen in de status "Betaald". Anders krijgt u de volgende foutmelding: 1. U heeft het scherm "Automatische incasso's" nog open staan, OF open het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]. 2. Klik op de betreffende incasso. 3. Klik op de knop "Opties". 4. Klik op de optie "Incasso declaraties betaald"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 21

5. Klik op de knop "Ja"; de status van de incasso is veranderd in "Verwerkt". Status van incasso wijzigen Als de automatische incasso is betaald, kunt u de status van de incasso wijzigen. U kunt de status wijzigen in "Betaling verondersteld" of "Betaald". Status "Betaling verondersteld" De status "Betaling verondersteld" betekent dat er betaald is, maar dat een termijn van 30 dagen nog niet is verstreken. In deze periode kan de betaler het bedrag nog terug laten storten (storneren), en kan de declaratie afgewezen worden. 1. U heeft het scherm "Automatische incasso's" nog open staan, OF open het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]. 2. Klik op de betreffende incasso. 3. Klik op de knop "Opties". 4. Klik op de optie "Betaling verondersteld"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 5. Klik op de knop "Ja"; de status van de incasso is veranderd in "Betaling verondersteld". Status "Betaald" Na de termijn van 30 dagen verandert u de status in "Betaald". Hiermee maakt u de betaling definitief, en zijn correcties niet meer mogelijk. 22

U kunt alleen incasso's met status "Betaling verondersteld" wijzigen in de status "Betaald". Anders krijgt u de volgende foutmelding: 1. U heeft het scherm "Automatische incasso's" nog open staan, OF open het scherm opnieuw via menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]. 2. Klik op de betreffende incasso. 3. Klik op de knop "Opties". 4. Klik op de optie "Incasso declaraties betaald"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 5. Klik op de knop "Ja"; de status van de incasso is veranderd in "Verwerkt". Afgewezen incasso's opnieuw declareren Als u een incasso heeft gemarkeerd als "Afgewezen" en "Betaling verondersteld", kunt u de incasso opnieuw versturen via nota of incasso. 1. U heeft het scherm "Declaraties - Automatische incasso..." nog open staan, OF ga naar menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's], klik op de betreffende incasso, klik op de knop "Schermen", en klik op de optie "Incasso declaraties". 23

2. Klik op de betreffende incasso (met status "Afgewezen"). 3. Klik op de knop "Opties". 4. Klik op de optie "Opnieuw via incasso" of "Opnieuw via nota"; de declaratie verdwijnt uit de lijst. Als u heeft gekozen voor "Opnieuw via incasso", wordt de incasso meegenomen als u de volgende keer een incasso-bestand maakt. Als u heeft gekozen voor "Opnieuw via nota", wordt het scherm "Mislukte Incasso" geopend. Deze nota kunt u nu printen en versturen. Als u ervoor heeft gekozen om nota's per e-mail te versturen, krijgt u die optie als u op "Opnieuw via nota" heeft gekozen. 5. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Nota of verzamelstaat geheel crediteren Bij het declareren kan iets fout zijn gegaan. Voordat u de fout kunt herstellen en opnieuw declareren, moet u de declaratie eerst crediteren. 1. Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties]; het scherm "Declaraties" wordt geopend. 2. Klik op de betreffende declaratie die u volledig wilt crediteren. 3. Klik op de knop "Opties". 4. Klik op de knop "Crediteren declaratie..."; het scherm "Crediteren" wordt geopend. 5. Kies voor de optie "Volledig". 24

6. Klik op de optie "OK"; als u heeft gekozen voor het crediteren van een nota, wordt het scherm "Creditnota" geopend. 7. Stel zo nodig het soort uitvoer in. 8. Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. 9. Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig het rapport alsnog op papier printen, of opslaan als PDF. Klik op het icoon om te printen en op het icoon om te bewaren; in het scherm "Declaraties" wordt een nieuwe regel toegevoegd met de gecrediteerde declaratie, met de verwijzing naar de betreffende declaratie. Het openstaande bedrag van de declaratie wordt verminderd met het bedrag van de gecrediteerde behandelingen. Ook hebben de declaraties die gecrediteerd zijn de status "Ongedeclareerd" gekregen, en verandert het icoon in de agenda naar. Indien van toepassing kunnen gegevens in de behandeling nu aangepast worden. Met een volgende declaratieronde worden de behandelingen weer meegenomen. 10. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Extra informatie Als u een nota crediteert van een patiënt waarbij u heeft aangegeven dat de nota's per e-mail verstuurd worden, is de optie "Creditnota per e-mail" beschikbaar. Als u deze optie aanvinkt en op "OK" klikt, wordt de creditnota direct naar de patiënt gestuurd, per e-mail. 25

De nota wordt als pdf-bijlage verstuurd. De naam van dit bestand is "Nota_nummer_datum". De datum wordt genoteerd als jjjjmmdd. Het onderwerp van de e-mail is "Creditnota" van "praktijknaam" met als tekst: "Aanhef patiënt", Bijgevoegd sturen wij u een creditnota. Met vriendelijke groet, "Volledige naam declarant" "Praktijkomschrijving", "Praktijknaam". 26

Hoofdstuk 4 Gestorneerde incasso Verwerken gestorneerde incasso Het is mogelijk dat u het bedrag van een incassodeclaratie heeft ontvangen, maar dat het bedrag wordt gestorneerd. De patiënt is het bijvoorbeeld achteraf niet eens met het bedrag en trekt via de bank zijn betaling terug. Het is dan nodig dat u de betaling terug boekt. Vervolgens kunt u de incasso opnieuw indienen. De incasso-status moet "Betaling verondersteld" zijn. Zie het onderwerp "Status van incasso wijzigen" om die status in te stellen. Betaling terug boeken 1. Voer een betaling in, bijvoorbeeld via menu [Financieel], [Betalingen...]; het scherm "Invoer betaling" wordt geopend. U kunt ook een betaling invoeren via het dagboek via menu [Financieel], [Boekhouding], [Dagboeken], en dubbelklik op het betreffende dagboek. 2. Vul de velden "Incasso:" én "Declaratienummer:" in. In het veld "Omschrijving:" wordt automatisch ingevuld dat het een terugboeking in. 3. Klik op de knop "OK"; de inhoud van de velden wordt gewist, en de terugboeking is voltooid. 4. Via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties] ziet u in de kolom "Status incasso" dat de incasso is terug geboekt. 5. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 27

Opnieuw aanbieden Nadat u eventueel gegevens heeft gecorrigeerd, kunt u de declaratie opnieuw aanbieden via incasso of nota. 1. Ga naar menu [Financieel], [Automatische incasso], [Inzien incasso's]; het scherm "Automatische incasso's" wordt geopend. 2. Klik op de betreffende incasso, klik op de knop "Schermen", en klik op de optie "Incasso declaraties"; het scherm "Declaraties - Automatische incasso..." wordt geopend. 3. Klik op de betreffende incasso (met status "Terug geboekt").klik op de knop "Opties". 4. Klik op de optie "Opnieuw via incasso" of "Opnieuw via nota"; de declaratie verdwijnt uit de lijst. Als u heeft gekozen voor "Opnieuw via incasso", wordt de incasso meegenomen als u de volgende keer een incasso-bestand maakt. Als u heeft gekozen voor "Opnieuw via nota", wordt het scherm "Mislukte Incasso" geopend. Deze nota kunt u nu printen en versturen. 5. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 28