Handleiding Wat betekent de samenwerking met ABN AMRO Commercial Finance voor u in de praktijk? Oktober 2016
2
3 Inhoudsopgave Handleiding Inleiding 4 4. Hoe heeft u inzicht in uw financiële situatie? 9 1. Wat betekent ABN AMRO Commercial Finance voor u in de praktijk? 5 5. Hoe stellen wij uw beschikbare financieringsruimte vast? 10 2. Start van de financiering 6 6. Welke mogelijkheden zijn er voor het beheer van uw debiteuren? 13 3. Wat verandert er in uw administratie? 7
4 Inleiding Hartelijk welkom bij ABN AMRO Commercial Finance (ACF). Wij stellen het zeer op prijs dat u voor onze dienstverlening heeft gekozen. U kunt ervan uitgaan dat wij er alles aan doen om de overstap naar onze organisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarom geven wij met deze brochure alvast een indruk van de belangrijkste veranderingen waar u de komende tijd mee te maken krijgt. Heeft u na het lezen van deze brochure nog vragen? U kunt altijd terecht bij uw contactpersonen bij ACF. Wij helpen graag. Contactpersonen U krijgt bij ons twee contactpersonen bij wie u altijd terecht kunt: uw Asset Manager is vanaf het begin nauw betrokken met de inrichting van het operationele proces. Uw Relatie Manager wordt uw nieuwe contactpersoon zodra de overstap naar onze organisatie goed is afgerond. Tot die tijd blijft uw New Business Manager uw eerste aanspreekpunt. Bezoekadres ABN AMRO Commercial Finance Hambakenwetering 2 5202 CA s-hertogenbosch Algemeen telefoonnummer: 073-646 77 77 Website: abnamrocomfin.com/nld Klantquote: We zijn onder de indruk van de professionele werkwijze van ACF gedurende het hele proces.
5 1. Wat betekent ABN AMRO Commercial Finance voor u in de praktijk? U beschikt over een flexibele vorm van financieren Openstaande debiteuren en voorraden hebben een belangrijk effect op de kasstroom van uw onderneming. Ze beïnvloeden het werkkapitaal en uw groeimogelijkheden. Met ACF maakt u binnen uw onderneming werkkapitaal vrij door uw debiteuren en/of voorraden voor te laten financieren. Zo beschikt u over een flexibele vorm van financieren, waarmee u snel en doeltreffend kunt inspelen op marktomstandigheden. Wat is uw voordeel? U kunt binnen 24 uur over uw beschikbare financieringsruimte beschikken. Zo kunt u uw crediteuren sneller betalen, waardoor u bijvoorbeeld van inkoopvoordelen kunt profiteren. U heeft een sterkere onderhandelingspositie door een verbeterde cashflow. U beschikt over actuele informatie over debiteuren en voorraden. Dit helpt u bij het nemen van beslissingen. Uw betaalstroom wordt verlegd naar ACF 6. Restantbetaling 3. Voorschot Uw onderneming 4. Betalingen Personeel Crediteuren Etc. ABN AMRO Commercial Finance 2. Verpanding factuur 1. Factuur 5. Betaling factuur Uw debiteur 1. U verstuurt een factuur naar uw debiteur voor uw geleverde diensten/producten. 2. Daarna verstuurt u de factuur digitaal naar ons. Dat gaat eenvoudig via de koppeling tussen uw boekhoudsysteem en ons administratiesysteem. 3. Wij geven u binnen 24 uur een voorschot op uw debiteur. Dit voorschot komt beschikbaar doordat u de factuur aan ons heeft verpand. 4. Met dit voorschot kunt u direct uw personeel, crediteuren en anderen betalen. 5. Uw debiteur betaalt de factuur aan ons, binnen de termijn die vermeld staat op de factuur aan ons. 6. U ontvangt van ons een restantbetaling over het deel van de factuur waarvoor u nog geen voorschot heeft gekregen.
6 2. Start van de financiering Het financieren van uw debiteuren, eventueel in combinatie met voorraadfinanciering, biedt u een flexibele financieringsvorm die meebeweegt met de omzet van uw bedrijf. Om deze financiering mogelijk te maken, moet eerst een aantal stappen worden gezet. Welke dat zijn, leest u hierna. Eerste stap: koppeling tussen uw boekhoudsysteem en het administratiesysteem van ACF Om de financiering te starten is het nodig dat uw boekhoudsysteem wordt gekoppeld aan ons administratiesysteem. Onze automatiseringspartner d-basics neemt hierover contact met u op. De meeste boekhoudpakketten zijn al voorbereid op zo n koppeling. Na de koppeling kunt u gegevens snel en gemakkelijk naar ons versturen. Wat zijn de vervolgstappen? Zodra uw boekhoudsysteem gekoppeld is aan ons administratiesysteem vinden de volgende stappen plaats: 1. Uw Asset Manager stelt de beschikbare financieringsruimte vast op basis van uw debiteurenlijst en als dat van toepassing is uw voorraadlijst. De wijze waarop uw Asset Manager deze financieringsruimte vaststelt, is vastgelegd in de kredietovereenkomst. 2. Wij doen nog een laatste juridische controle op basis van de door u getekende stukken. 3. Maakt u gebruik van een kredietfaciliteit bij een andere financier? Wij vragen uw huidige financier dan om een aflosnota en om de overdracht van eventuele zekerheden die u heeft afgegeven, zoals een pandrecht op debiteuren. Dit gebeurt altijd in overleg met u. 4. Wij kunnen, daar waar mogelijk, de bankrekening(en) waarop uw debiteuren betalen van u overnemen. Het bankrekeningnummer blijft hetzelfde, alleen de tenaamstelling verandert in ABN AMRO Commercial Finance inzake uw bedrijfsnaam. U bepaalt zelf of u deze wijziging al dan niet aan uw klanten bekendmaakt. 5. Voor uw uitgaande betalingsverkeer opent u een nieuwe rekening. Dit kan gewoon bij ABN AMRO Bank of uw huidige huisbankier. Let op Heeft u betaalpassen, creditcards en bijvoorbeeld incasso-overeenkomsten en zijn deze gekoppeld aan uw huidige rekening(en)? Dan is het nodig dat u deze koppelt aan uw nieuwe betaalrekening.
7 3. Wat verandert er in uw administratie? Door onze samenwerking verandert de betaalstroom in uw onderneming. Om dit zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn enkele aanpassingen in uw administratie nodig. Hierna leest u welke aanpassingen dat zijn. Wat zijn de aanpassingen in uw administratie? Door de overname van uw bankrekening(en) is het nodig de grootboekrekeningen in uw administratie aan te passen. Hier zijn verschillende mogelijkheden voor. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de door ons overgenomen bankrekening als tussenrekening te gebruiken. Onderstaande grootboekrekeningen dienen in ieder geval in uw administratie aanwezig te zijn: Rubriek 1. Financiële rekeningen Rubriek 2. Kostenrekeningen Rubriek 8. Verkooprekeningen Debiteuren Interest Verkopen Bank (betaalrekening) Omzetcommissie/factorloon Kortingen Rekening courant ACF Af te dragen btw Bankkosten Overige kosten Te vorderen btw Kruisposten (overgenomen bankrekening) Uw boekhouder of accountant kan u helpen bij het doorvoeren van de wijzigingen. In de schema s op de volgende pagina ziet u hoe de huidige situatie in uw boekhouding is en hoe deze verandert door de samenwerking met onze organisatie. De btw is hierbij buiten beschouwing gelaten.
8 Hoe houdt u inzicht in uw debiteurenrekening? Doordat wij de bankrekening waarop uw debiteuren betalen van u overnemen, is deze niet meer zichtbaar in uw huidige programma voor online bankieren. Om u toch inzicht te laten houden in actuele mutaties op de overgenomen bankrekening(en) ontvangt u van ons inloggegevens voor dit programma. Zo kunt u real time de mutaties op de debiteurenrekening(en) blijven inzien. Huidige situatie Debiteuren Omzet 1. U boekt een factuur in de boekhouding. 2. Uw debiteur betaalt en u boekt de betaling. 2 1 Bank Situatie na start financiering Debiteuren Omzet 1. U boekt een factuur in de boekhouding en stuurt deze door aan ACF. 2. U krijgt financiering over de ingestuurde factuur. 3. Uw debiteur betaalt en u boekt de betaling. 4. ACF boekt de debiteurenbetaling op uw rekening courant. 3 1 5. Het niet gefinancierde deel van de factuur valt vrij. 6. U boekt rente en kosten. Inzakerekening Rekening courant ACF Journaalposten (voorbeelden) Debet Credit 4 850 149 1 1. Debiteuren Aan omzet 2. Bank 850 Aan rekening courant ACF 850 3. Inzakerekening Aan debiteuren 4. Rekening courant ACF 1 Kosten en rente Bank (nieuwe rekening) 850 149 2 5 Aan inzakerekening 5. Bank Aan rekening courant ACF 6. Kosten en rente 149 1 149 Aan rekening courant ACF 1 6
9 4. Hoe heeft u inzicht in uw financiële situatie? Client Portal is onze online applicatie waarmee u inzicht heeft in uw financieringsruimte. Hieronder leggen wij u de belangrijkste mogelijkheden en voordelen uit. Dagelijks rekeninguittreksel beschikbaar: uw nieuwe bankafschrift In Client Portal kunt u dagelijks het rekeninguittreksel uw nieuwe bankafschrift downloaden. In dit overzicht ziet u alle betalingen van uw debiteuren, de geboekte kosten en de financieringsruimte op uw rekening(en). Ook kunt u maandelijks een factuur downloaden met daarop de rente en kosten die in rekening zijn gebracht, inclusief een btw-uitsplitsing. Deze kosten boekt u in uw administratie aan de hand van het rekeninguittreksel en/of de maandfactuur. U kunt ervoor kiezen uw administratie dagelijks aan de hand van het rekeninguittreksel bij te werken of maandelijks via de maandfactuur. Deze gegevens kunt u gebruiken voor de verwerking in uw administratie. Actueel inzicht in uw beschikbare financieringsruimte Op basis van de door u ingestuurde debiteuren- en/of voorraadgegevens stellen wij de beschikbare financieringsruimte vast. De wijze waarop uw financiering vervolgens is opgebouwd en de actuele beschikbaarheid ziet u terug in Client Portal. Eenvoudig financiering aanvragen Als u gebruik wilt maken van uw beschikbare financieringsruimte kunt u in Client Portal een financieringsaanvraag indienen. U heeft daarbij de volgende opties: U heeft de mogelijkheid om een financieringsaanvraag in te voeren en de uitbetaling daarvan te agenderen. Financieringsaanvragen nemen wij tot 16.00 uur real-time in behandeling. Ontvangen wij een aanvraag na 16.00 uur? Dan nemen wij deze mee in de ochtend van de eerstvolgende werkdag. U kunt ook de beschikbare financieringsruimte automatisch naar uw rekening over laten maken. Kredietlimieten aanvragen, wijzigen en informatie aanvragen Als u via ons insolventierisicodekking op uw debiteuren heeft afgesloten, kunt u via Client Portal de kredietlimieten aanvragen, lopende kredietlimieten wijzigen (verhogen, verlagen, annuleren) en informatie opvragen over uw uitstaande kredietlimieten. Tips Een uitgebreide handleiding van Client Portal vindt u in de applicatie zelf. Overzichten van bijvoorbeeld uw kredietlimieten kunt u exporteren naar Excel.
10 5. Hoe stellen wij uw beschikbare financieringsruimte vast? 5.1 Debiteurenfinanciering Graag leggen wij u uit hoe wij uw beschikbare financieringsruimte berekenen op basis van uw debiteuren. Met onderstaand voorbeeld geven wij daarop een toelichting. Financieringspercentage 85% (x EUR ) Beschikbaarheidsberekening debiteurenfinanciering 1. Openstaand saldo 1.000 Inhoudingen 2. Inhoudingen 165 8. Dispuut 3 Subtotaal 835 9. Uitgesloten van financiering 10 3. Rekening courant 100 10. Financieringslimiet inhouding 5 4. Lopende overboekingsaanvragen - 11. Gespecificeerde inhoudingen 18 Beschikbaarheid 735 12. Reservering - Beschikbaar bedrag 735 13. 100% -/- financieringspercentage (85%) 147 14. Te verwerken debiteurenbetalingen -* 5. Financieringsplafond 2.500 15. Garantie - Financieringsbasis 835 6. Aanvaard saldo 982 16. Inhoudingen 165 7. Lopende rekening 900 17. Opgebouwde rente 1 *Dit saldo muteert wanneer een debiteurenbetaling binnenkomt bij ACF. Samen met dit saldo muteert ook het saldo van de rekening courant (3). 1. Openstaand saldo aan ingestuurde debiteurenvorderingen 2. Gelijk aan inhoudingen (16) 3. Reeds opgenomen financiering 4. Ingediende overboekingsaanvragen nog niet verwerkt in rekening courant 5. Gemaximeerde debetstand opgenomen in Commercial Finance Agreement 6. Openstaand saldo minus gespecificeerde inhoudingen (11) 7. Openstaand saldo gecorrigeerd met te verwerken debiteurenbetalingen (14) en reeds opgenomen financiering (2) 8. Openstaande dispuutfacturen 9. Facturen in ouderdom, debiteur-crediteur verhoudingen, debiteuren die indirect betalen, structureel achterstallige debiteuren en overig 10. Debiteuren met een openstaand saldo boven de vastgestelde financieringslimiet 11. Som van inhoudingen 8, 9 en 10 12. Verzameling van handmatige inhoudingen 13. Financieringspercentage afgezet tegen aanvaard saldo (6). Het niet gefinancierde deel betreft de inhouding (13) 14. Nog af te letteren ontvangen debiteurenbetalingen in uw administratie 15. Reservering u.h.v. gestelde garantie(s) 16. Som van inhoudingen 8 t/m 15 17. Opgebouwde rente lopende maand
11 5.2 Voorraadfinanciering als dat van toepassing is Maakt u naast het financieren van uw debiteuren ook gebruik van voorraadfinanciering? Wij leggen u graag uit hoe wij de beschikbare financieringsruimte berekenen op basis van uw voorraden. Beschikbaarheidsberekening voorraadfinanciering Financieringspercentage: 50% Ratio debiteuren- en voorraadfinanciering: 50/50 (x EUR ) 1. Bruto aanvaarde voorraad 1.750 2. Af: handelscrediteuren +/+ positie nog te ontvangen inkoopfacturen 150 Netto aanvaarde voorraad 1.600 3. Financieringswaarde (50%) 800 4. Af: retentiecrediteuren 50 Bruto financiering 750 Af: overschrijding ratio debiteuren- en voorraadfinanciering - 5. Netto financiering 750 Bij de berekening van de beschikbare financieringsruimte op basis van contractvoorwaarden, gaan wij uit van de volgende richtlijnen: 1. De voorraad is vrij toegankelijk, courant en opgeslagen in Nederland. Voor het vaststellen van de waardebepaling gaan wij uit van de inkoopwaarde. 2. Deze waarde (in dit voorbeeld EUR 1.750.000) verminderen we met het bedrag dat aan handelscrediteuren openstaat met behoud van eigendom op de geleverde goederen. 3. Het bedrag dat na deze correcties overblijft, vermenigvuldigen we met het financieringspercentage (in dit voorbeeld 50%). 4. Dit bedrag aan financiering verminderen wij met de zogeheten retentiecrediteuren. Dit zijn crediteuren die grip hebben op voorraden en deze pas vrijgeven nadat zij als crediteur volledig zijn betaald. De belangrijkste retentiecrediteuren zijn verhuur- en transportcrediteuren. 5. Het bedrag dat ten slotte overblijft (EUR 750.000,-) is de netto financiering. Tip U kunt zo vaak als u wilt een debiteurenlijst insturen zodat u altijd kunt beschikken over optimale financiering.
12 Klantquote: Mijn belang is het belang van ACF en vice versa. Zo informeert ACF mij altijd proactief en tijdig als een klant veranderend betaalgedrag laat zien. Door deze signaleringsfunctie vindt er vanuit mijn bedrijf en vanuit ACF een dubbele controle plaats op de kredietlimiet en debiteuren. Dit geeft mij veel meer rust.
13 6. Welke mogelijkheden zijn er voor het beheer van uw debiteuren? Wij bieden u verschillende mogelijkheden voor het beheer van uw debiteuren (creditmanagement). Uw keuze is al in de overeenkomst vastgelegd. Hieronder zetten we de verschillende mogelijkheden van ons debiteurenbeheer nog een keer op een rij: 1. Actief debiteurenbeheer. Als uw debiteuren na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur nog niet betaald hebben, nemen wij contact op met een door u aangegeven contactpersoon en verzorgen we schriftelijke en telefonische aanmaningen. 2. Staart debiteurenbeheer. Het is ook mogelijk dat u tot een bepaald moment zelf uw debiteuren nabelt als zij nog niet betaald hebben. Wij nemen dit daarna vanaf een overeengekomen tijdstip van u over. 3. Schaduw debiteurenbeheer. U blijft zelf volledig verantwoordelijk voor het beheer van uw debiteuren en informeert ons maandelijks over de voortgang hiervan. Wanneer wij u ondersteunen bij uw debiteurenbeheer, kan dat bijvoorbeeld als volgt: Onze medewerkers van de afdeling Collections bellen uw klanten nadat de betaaltermijn van de factuur is overschreden. De relatie met uw klanten is uiteraard voor u van groot belang. Daarom gaan we hier uiterst zorgvuldig mee om en houden wij rekening met uw (commerciële) belangen. Zo kunnen we in overleg met u bijvoorbeeld ook betalingsafspraken met uw klant maken. Wij versturen aanmaningen als klanten binnen een bepaalde termijn nog niet betaald hebben. Met u spreken we af binnen welke termijn na verval van de factuurdatum wij de aanmaningen namens u versturen. Hieronder geven wij deze mogelijkheden schematisch weer: Creditmanagement Rekeningoverzicht 1e aanmaning 2e aanmaning Belactie Belactie Belactie 1. Actief 10-30 dagen 30-60 60-75 Incasso 2. Staart Incasso 3. Schaduw U informeert ACF over de achterstallige facturen en welke acties zijn ondernomen Incasso Brief risicodekking
14 Hoe verloopt het incassotraject? Wanneer u insolventierisicodekking op uw debiteuren bij ons heeft ondergebracht en een debiteur 75 dagen na de vervaldatum nog steeds niet betaald heeft, ontvangt u van ons een insolventierisicodekkingsbrief. In deze brief vragen wij of wij een incassotraject kunnen starten voor de betreffende debiteur. Dit incassotraject verloopt via onze partner Atradius Collections. De uitkering van uw insolventierisicodekking verloopt gewoon via ons. Gaat u niet akkoord met een incassotraject? Dan vervalt de eventuele dekking op de openstaande vorderingen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om het incassotraject uit te besteden aan een eigen partner naar keuze. Ook in deze situatie vervalt de eventuele dekking op de openstaande vorderingen. Heeft u nog vragen? Mocht u nog vragen hebben over de inhoud van deze brochure, neem dan contact op met uw Relatie Manager of Asset Manager. Voor de contactgegevens zie de inleiding van deze brochure.
abnamrocomfin.com/nld