Handleiding voor. Client Portal. ABN AMRO Commercial Finance. Klanten

Transcriptie

1 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Handleiding voor ABN AMRO Commercial Finance Klanten

2 1. Inleiding Inloggen Menustructuur Hoofdmenu - Faciliteiten 06 Groepsbeschikbaarheid. 06 Toelichting. 07 Ouderdomsoverzicht. 08 Afgeletterde facturen. 08 Statistieken Hoofdmenu - Debiteuren 10 Debiteuren informatie Hoofdmenu - Data-uitwisseling 11 Rekening uittreksels. 12 Bestand importeren. 12 Verzendhistorie Hoofdmenu - Limieten 13 Algemeen. 13 Identificatie van uw debiteur. 13 ACF database. 14 Minimale vereisten. 14 Hoogte van de kredietlimiet. 14 Een kredietlimiet aanvragen voor een bestaande debiteur. 14 Een kredietlimiet aanvragen voor een nieuwe debiteur. 15 Onbekende debiteur. 16 Limieten in aanvraag. 17 Limietoverzicht. 18 Specificatie maandelijkse limietkosten Hoofdmenu - Aanvragen 19 Overboeking aanvragen. 19 Automatische betalingen instellen Hoofdmenu - Instellingen Hoofdmenu - Meldingen Hoofdmenu - Ondersteuning Appendix 24

3 3 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal 1. Inleiding ABN AMRO Commercial Finance (hierna afgekort tot ACF) heeft voor haar klanten een webportal ontwikkeld, de Client Portal. Hiermee kunt u uw debiteuren- en, indien van toepassing, voorraadfinanciering op elk gewenst tijdstip volgen. Deze handleiding biedt u een handvat om met dit klantportaal te werken. Komt u er toch nog niet uit? Neem dan contact op met uw Asset Manager voor hulp. 2. Inloggen Wanneer u voor de eerste keer inlogt, met de code en het wachtwoord die u van ACF heeft ontvangen, wijzig dan direct uw wachtwoord. Een nieuw wachtwoord blijft 90 dagen geldig. Een nieuw wachtwoord bestaat uit een combinatie van minimaal 8 tekens uit ten minste drie van de vier onderstaande categorieën: Hoofdletters ( A - Z ) Kleine letters ( a - z ) Cijfers ( 0-9 ) Speciale tekens ( ) $ # ) Bent u uw wachtwoord vergeten? Op de inlogpagina kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen.

4 4 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Rechtsboven in het scherm vindt u de mogelijkheid om de taal in te stellen en af te melden.

5 5 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal 3. Menustructuur De website is als volgt opgebouwd: Client Portal menustructuur Faciliteiten Groepsbeschikbaarheid Ouderdomsoverzicht Afgeletterde facturen Omzetoverzicht Statistieken Debiteuren Dispuutoverzicht Debiteuren zoeken Data-uitwisseling Rekeninguittreksels Bestand importeren Verzendhistorie Limieten Nieuwe limietaanvraag Limieten in aanvraag Limietoverzicht Specifieke maandelijkse limietkosten Aanvragen Overboeking aanvragen Automatische betalingen instellen Instellingen Wachtwoord wijzigen Gebruiker toevoegen Gebruiker wijzigen Instellingen Meldingen Meldingen Suggesties of klachten Ondersteuning Handleiding

6 6 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal 4. Hoofdmenu - Faciliteiten Hier krijgt u inzicht in de omzet- en geldstromen die leiden tot de beschikbare financiering. Groepsbeschikbaarheid Heeft u bij ACF één debiteurenrekening, dan is het viercijferige nummer daarvan uw groepsnummer. Maakt u gebruik van meer rekeningen, bijvoorbeeld bij meer entiteiten of andere valutarekeningen, dan zijn deze rekeningen (klantnummers) aan uw groepsnummer gekoppeld. U ziet dan in het scherm een totaaloverzicht van de financiering per BV en/of per valuta. Als Service Provider staat standaard NL ingesteld. Heeft u een financiering van ACF in Duitsland, Frankrijk of Engeland? U kunt dat land dan in het drop down -menu kiezen (waar nu NL staat) om een overzicht van uw lokale financiering in te zien. Financieringsplafond: dit betreft de maximale kredietfaciliteit tussen u en ACF. Tot dit bedrag kunt u financiering opnemen indien hiervoor voldoende debiteuren/voorraden als onderpand aanwezig zijn.

7 7 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Maximale beschikbaarheid: dit betreft het bedrag dat u vrijelijk, real-time en zonder extra checks kunt opnemen vanuit uw totale kredietfaciliteit indien ACF akkoord op Ja staat. De maximale beschikbaarheid houdt rekening met het volgende: het financieringsplafond minus de opgenomen financiering, eventueel toegestane overstanden en de nog te verwerken betalingsverzoeken. ACF akkoord: hier wordt aangegeven of de beschikbaarheid door uw Asset Manager is geaccordeerd zodat u uw maximale beschikbaarheid vrijelijk, real-time en zonder extra checks kunt opnemen. Zolang hier Nee staat is uw Asset Manager bezig met het bepalen van de nieuwe beschikbaarheid. De beschikbare financiering is zichtbaar in onderstaand schema. Toelichting: Openstaand saldo: Inhoudingen: Rekening courant: Beschikbaarheid: Aanvaard saldo: Lopende rekening: Dispuut: Uitgesloten van financiering: Limietoverschrijding: Handmatige inhoudingen: Netto-financieringspercentage: Overige inhoudingen: het totaal van uw openstaande posten. het totaalbedrag van uw Openstaand saldo dat ACF niet financiert. het bedrag van de door u opgenomen financiering. Als u hierop klikt, ziet u een overzicht van de mutaties in uw rekening courant. het bedrag van de voor u beschikbare financiering. vormt de grondslag voor de berekening van de concentratiefactor binnen uw debiteurenportefeuille en het netto-financieringspercentage. het Openstaand saldo minus de Rekening courant. het saldo van de door uw debiteuren betwiste vorderingen. het totaalbedrag aan vorderingen dat niet in aanmerking komt voor financiering (bijvoorbeeld specifieke debiteuren, Intercompany facturen, facturen die de ouderdomsgrens overschrijden). het totaalbedrag aan vorderingen dat niet gefinancierd wordt vanwege kredietlimiet- of financieringslimietoverschrijding. door ACF ingebrachte reserveringen, voor bijvoorbeeld debiteuren/crediteurenverhoudingen, bonussen, emballage en garanties. als het contractueel vastgelegde financieringspercentage van uw vorderingen bijvoorbeeld 90% bedraagt, gaat het hier om de resterende 10%. de gedurende de maand gereserveerde rente die op de laatste dag van de maand aan u wordt berekend en mogelijke inhoudingen in verband met de toegepaste concentratiefactor binnen uw debiteurenportefeuille.

8 8 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Ouderdomsoverzicht In het ouderdomsoverzicht ziet u openstaande posten ingedeeld naar het aantal dagen dat de posten vervallen zijn. Aan de rechterkant kunt u met het plusteken een overzicht per categorie inzien. Linksonder aan de pagina ziet u een verklaring van de entiteiten van uw debiteuren: een zelfstandige debiteur het totaal van alle debiteuren binnen een hoofdentiteit individuele debiteuren binnen een juridische groep Afgeletterde facturen In afgeletterde facturen vindt u een specificatie van de betalingen van uw debiteuren per dag.

9 9 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Omzetoverzicht Het omzetoverzicht geeft inzage in de aangeleverde omzet op een bepaalde dag.

10 10 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Statistieken In de statistieken vindt u onderstaande kerngegevens over de laatste 12 maanden: Onder de kolomtitel ziet u een grafieksymbool. Als u op dit symbool klikt genereert het systeem een staafgrafiek van de gegevens van de betreffende kolom. Alle kolommen kunt u sorteren op grootte. Klik hiervoor op de kolomtitel. 5. Hoofdmenu - Debiteuren In dit hoofdmenu vindt u al uw belangrijke debiteurengegevens.

11 11 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Debiteuren informatie Binnen het overzicht van uw debiteuren kunt u selecteren op bij voorbeeld nul-saldo s, juridische groepen of debiteuren ter incasso. Binnen dit overzicht kunt u per kolom selecteren en sorteren van hoog naar laag en omgekeerd. Dat doet u door op de gewenste kolomtitel te klikken. 6. Hoofdmenu - Data-uitwisseling In dit hoofdmenu vindt u uw rekeninguittreksels, de mogelijkheid om bestanden aan ACF te sturen en de historie hiervan.

12 12 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Rekeninguittreksels Het rekeninguittreksel, het gecombineerd rekeningoverzicht, advice notes en dergelijke, vindt u in dit eerste submenu. De bijgewerkte gegevens staan dagelijks vanaf 08:30 uur voor u klaar. Bestand importeren In dit tweede submenu kunt u onder bestandstype aangeven welke administratieve gegevens u vanuit uw boekhoudpakket wilt versturen naar ACF.

13 13 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Verzendhistorie In het derde submenu vindt u alle naar ACF verstuurde bestanden. 7. Hoofdmenu - Limieten Maakt u bij ACF gebruik van insolventierisicodekking op uw debiteuren? Dan kunt u via dit scherm uw kredietlimietaanvragen indienen en de voortgang hiervan volgen. Ook vindt u hier een totaaloverzicht van alle actuele kredietlimieten en de bijbehorende kosten voor de aanvraagbehandeling daarvan. Algemeen Heeft u een probleem of vragen met betrekking tot limieten voor uw debiteuren, neemt u dan contact op met onze limietenafdeling, telefoonnummer of per limieten.helpdesk@abnamrocomfin.com Identificatie van uw debiteur Het belangrijkste bij het aanvragen van een kredietlimiet is het correct identificeren van uw debiteur. Houd er rekening mee dat een naam en adres niet altijd voldoende zijn voor identificatie. Probeer steeds het juiste nationale identificatienummer van uw debiteur door te geven.in Nederland is dit gelijk aan het Kamer van Koophandel nummer, in België is dit het btw-nummer. Elk land heeft zijn eigen identificatienummer (zie appendix). NB pas op bij het gebruik van het btw-nummer: het is niet altijd betrouwbaar of makkelijk te gebruiken een btw-nummer kan slechts in een klein aantal landen als identificatienummer worden gebruikt in sommige landen is het btw-register niet publiekelijk beschikbaar het kan voorkomen dat het btw-nummer niet uniek is (verschillende debiteuren kunnen hetzelfde btw-nummer hebben).

14 14 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal ACF database Ons systeem begeleidt u bij de identificatie van uw debiteur. U kunt namelijk in de database van ACF zoeken naar de juridisch juiste gegevens. Hierbij is het belangrijk te weten dat ACF de juridische gegevens die u selecteert, gebruikt om de kredietlimiet vast te stellen. Het is mogelijke dat deze gegevens afwijken van uw eigen gegevens. Minimale vereisten In de limietaanvraag voert u minimaal de volgende gegevens in: debiteurnummer debiteurnaam plaats waar de debiteur gevestigd is land van herkomst van de debiteur de hoogte van de gewenste kredietlimiet Hoogte van de kredietlimiet Bij een stabiele maandelijkse omzet kunt u de hoogte van de kredietlimiet als volgt snel berekenen: de benodigde kredietlimiet = A x (B + 1), waarbij A = jaaromzet gedeeld door 12, en B staat voor de werkelijke betaaltermijn uitgedrukt in maanden Voorbeeld: Jaaromzet = EURO Betalingstermijn = 60 dagen Dit betekent dat een kredietlimiet van EURO x (2 + 1) = EURO volstaat. Een kredietlimiet aanvragen voor een bestaande debiteur

15 15 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Open het formulier voor Nieuwe limietaanvraag. Selecteer het klantnummer voor uw limietaanvraag. De optie Bestaande debiteur is standaard aangevinkt, vul het debiteurnummer in en klik op verifieer. Aan de linkerzijde ziet u de debiteurgegevens uit uw administratie. Klik op ACF bedrijven zoeken om de juridische gegevens van uw debiteur te zoeken. Het volgende scherm toont de juridische gegevens van bedrijven die passen bij uw debiteurgegevens. Selecteer uw debiteur. Nu verschijnen de juridische gegevens van uw debiteur aan de rechterzijde van het scherm. Aan de linkerzijde ziet u nog steeds de gegevens zoals ze in uw administratie voorkomen. Vul vervolgens het gewenste kredietlimietbedrag in (zonder interpunctie) en klik op Opslaan. Op het volgende scherm ziet u een bevestiging dat uw limietaanvraag in behandeling is genomen. U ontvangt per een limietbeslissing en u kunt de uiteindelijke limiet terugzien in de Client Portal. Een kredietlimiet aanvragen voor een nieuwe debiteur Open het formulier voor nieuwe limiet aanvraag. U heeft twee opties om een nieuwe debiteur te zoeken. Door middel van een (inter-)nationaal identificatienummer (zie appendix) of op basis van de NAW-gegevens van de debiteur. Op basis van een (inter)nationaal identificatienummer: 1. selecteer uw klantnummer 2. selecteer de optie nieuwe debiteur 3. selecteer het land van uw debiteur, u ziet dan automatisch welk type identificatie geldig is 4. vul het nummer in en druk op Zoek

16 16 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal De gegevens van uw debiteur verschijnen. 1. vul uw debiteurnummer in 2. de gekozen debiteurgegevens verschijnen zowel aan de linkerzijde (uw debiteur) als aan de rechterzijde (juridische gegevens uit ACF database) 3. vul het gewenste kredietlimietbedrag (zonder interpunctie) in 4. druk op Opslaan Op het volgende scherm ziet u een bevestiging dat uw limietaanvraag in behandeling is genomen. U ontvangt per een limietbeslissing en u kunt de uiteindelijke limiet terugzien in de Client Portal. Op basis van NAW-gegevens: 1. selecteer uw klantnummer 2. selecteer de optie nieuwe debiteur 3. vul het debiteurnummer, de naam en de plaats in NB het weglaten van de straatnaam vergroot de kans dat de debiteur gevonden wordt 4. selecteer het land waar uw debiteur is gevestigd 5. klik op ACF bedrijven zoeken om de juridische gegevens van uw debiteur op te zoeken 6. in het volgende scherm ziet u de juridische gegevens van mogelijke bedrijven die passen bij de door u ingevulde debiteurgegevens. 7. selecteer uw debiteur Nadat u uw debiteur heeft geselecteerd verschijnen de juridische gegevens aan de rechterkant. Aan de linkerzijde ziet u nog steeds de gegevens zoals u ze hebt ingevoerd. Vul het gewenste kredietlimietbedrag in en druk op Opslaan. Op het volgende scherm ziet u een bevestiging dat uw limietaanvraag in behandeling is genomen. U ontvangt per een limietbeslissing en u kunt de uiteindelijke limiet terugzien in de Client Portal. Onbekende debiteur Het kan voorkomen dat uw debiteur niet bekend is in de ACF database. Neem in dat geval contact op met de helpdesk van de limietenafdeling: limieten.helpdesk@abnamrocomfin.com Wij maken de debiteur aan in onze database en boeken uw aanvraag in.

17 17 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Limieten in aanvraag Deze pagina toont u het overzicht van lopende limietaanvragen:

18 18 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Limietoverzicht Een overzicht van alle geldende, afgegeven limieten ziet u in onderstaand scherm.

19 19 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Specificatie maandelijkse limietkosten Een overzicht van de kosten voor limieten per maand ziet u in het volgende scherm. 8. Hoofdmenu - Aanvragen Overboeking aanvragen Op deze pagina kunt u uitbetaling van de beschikbare financiering aanvragen.

20 20 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Bedrag: deze geeft de beschikbaarheid van de geselecteerde klantaccount weer. Indien een negatief bedrag wordt weergegeven en u heeft nog wel een positieve maximale beschikbaarheid dan wordt geadviseerd om deze resterende maximale beschikbaarheid vanuit één van de andere klantaccounts op te vragen. Bankrekening: hier geeft u aan naar welk bankrekeningnummer u het bedrag wilt overboeken. Indien hier nog geen bankrekening is ingevoerd, of indien u een extra bankrekening wenst toe te voegen, is het advies om contact met uw Asset Manager op te nemen. Betaalmethode: hier kunt u kiezen voor een normale of spoedoverboeking. Let op dat een spoedoverboeking extra kosten met zich meebrengt. Uitvoeringsdatum: hier kunt u een betalingsverzoek plannen in de toekomst. U dient er wel rekening mee te houden dat er op de betreffende datum voldoende beschikbaarheid is. Een andere optie is om uw beschikbaarheid na elke nieuw bestand automatisch over te laten maken. Zie hiervoor hoofdstuk Automatische betalingen instellen. Maximale beschikbaarheid: dit betreft het bedrag dat u vrijelijk, real-time en zonder extra checks kunt opnemen vanuit uw totale kredietfaciliteit indien ACF akkoord op Ja staat. Zolang hier Nee staat is uw Asset Manager bezig met het bepalen van de nieuwe beschikbaarheid. De maximale beschikbaarheid houdt rekening met het volgende: het financieringsplafond minus de opgenomen financiering, eventueel toegestane overstanden en de nog te verwerken betalingsverzoeken. Lopende aanvragen: hier staan de aanvragen welke reeds zijn ingediend (behoudens diegene met een toekomstige uitvoeringsdatum) maar nog niet verwerkt door ACF omdat ACF de beschikbaarheid nog niet heeft geaccordeerd of doordat u meer financiering heeft opgevraagd dan de maximale beschikbaarheid. Indien u meer beschikbaarheid in vreemde valuta opneemt dan er beschikbaar is in de betreffende vreemde valuta klantaccount heeft uw overboeking extra fiats nodig waardoor deze langer bij de Lopende aanvragen zal blijven staan. Overzicht overboekingsaanvragen afgelopen maand: hier worden de statussen bijgehouden van uw overboekingen van de afgelopen maand.

21 21 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal Automatische betalingen instellen Wijzig: klik op deze button, zo kunt u bij de betreffende klantaccount uw automatische betaling instellen. Bij elke klantaccount kunt u aangeven in welke Volgorde u automatisch uw beschikbaarheid wilt laten overboeken. Actief: wanneer u deze button heeft aangevinkt wordt de klantaccount meegenomen in het automatische betalingsproces. Tevens dient een klantaccount een positieve beschikbaarheid te hebben om mee te worden genomen in het automatische betalingsproces. Opslaan: wanneer u uw wijzigingen wilt activeren, moet u deze opslaan. Daarna kunt u een andere klantaccount instellen. 9. Hoofdmenu - Instellingen Hiermee beheert u zelf uw ACF Client Portal account. Dat betekent dat u bijvoorbeeld bestaande gebruikers kunt muteren en nieuwe gebruikers kunt toevoegen. Onder Instellingen kunt u aangeven in welk menu de browser rechtstreeks moet openen en kunt u de standaardtaal en de interpunctie van bedragen aangeven.

22 22 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal 10. Hoofdmenu - Meldingen Het eerste scherm gebruikt ACF om algemene informatie aan alle klanten te verstrekken, zoals storingen en beperkte openingstijden tijdens bijvoorbeeld feestdagen. Via het tweede scherm kunt u eenvoudig een vraag, suggestie of klacht versturen naar onze afdeling Business Support. Binnen twee werkdagen ontvangt u van deze afdeling een reactie.

23 23 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal 11. Hoofdmenu - Ondersteuning Hier vindt u de handleiding van deze Client Portal.

24 24 ABN AMRO Commercial Finance Client Portal 12. Appendix (Inter-)nationale identificatienummers Land Naam Code Aantal characters Australië Company number ACN 9 België NO TVA/RNA TVA 10 Brazilië Registered number CNPJ 14 Bulgarije Registered number BULSTAT 9 China Registered number RNCN 10 tot 16 Cyprus Registered number RNCY 5 Denemarken Registered number CVR 6 Duitsland Commercial registry RC 12 Estland Registered number RCEE 8 Finland Commercial registry RC 6 Frankrijk Siren number SIREN 9 Gibraltar Company number CN 8 Griekenland Registered number RN 9 Groot Brittannië Company number CN 8 Hong Kong Registered number RN 4 tot 6 Hongarije Registered number RN 10 Ierland Company number CN 8 IJsland Registered number RN 10 Israël Registered number RN 9 Italië Codice Fiscale CF 11 tot 16 Letland Registered number VATLV 11 Litouwen Registered number RCTL 9 Luxemburg Institut Belgo - lux de change IBLC 8 Marokko Commercial registry RNMA 6 + stad Nederland Kamer van Koophandel nummer KVK 8 Noorwegen Registered number RN 9 Oekraïne Registered number OKPOUA 8 Oostenrijk Firmenbuch Number FN 7 Polen Registered number - TVAPL NIP 10 Portugal Registered number NIPC 9 Roemenië Registered number RCRO 11 Rusland Registered number OKPO 8 Slovakije TVA number ICO 6 tot 8 Spanje Fiscal ID (NIF of CIF) CIF/NIF 8 tot 9 Tsjechië TVA number ICO 6 tot 8 Tunesië Commercial registry RNTN 10 Turkije Tax register number TAXTR 10