INTERUNIVERSITAIR CENTRUM VOOR ORGANISATIE- EN VERANDERKUNDE Leren leiden in samenwerken Uw gemeente werkt samen en verandert in omvang: Leidt u die ontwikkeling en wilt u tot effectievere samenwerking komen? Sioo-alumni van de leergangen voor ambtelijke leiders van gemeenten, ontwikkelden samen met Sioo en partners een nieuwe leergang over samenwerken als gemeenten. De leergang is bedoeld om patronen in de samenwerking beter te leren zien, waar nodig te doorbreken om zo tot een effectievere samenwerking te komen. April 2014
Inhoud 1 Leren leiden in samenwerken 3 Wilt u tot effectievere samenwerking komen? 3 Bent u verantwoordelijk voor samen werken? 3 Wilt u meer de gang van zaken bepalen? 4 Een geschikte opleiding voor u? 4 Werken in de leergang 5 Kerngroep met wisselende gasten 5 2 Het programma 7 Vier themabijeenkomsten 7 Thema 1. Analyseren van het dynamische krachtenveld rond de samenwerking 8 Intermezzo Zomeronderzoek 8 Thema 2. Opnieuw kijken naar de interactie met bestuur en politiek 9 Thema 3. Scherp krijgen en scherp houden van de bedoeling van de samenwerking 10 Thema 4. Evalueren en leren van de samenwerking 10 Vijf consultatiebijeenkomsten 11 Slotdag 12 3 Data, kosten en contact 13 Data en kosten 13 Aanmelden 13 Contact 13 Sioo, Interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde 14 2
1 Leren leiden in samenwerken Wilt u tot effectievere samenwerking komen? Sioo-alumni van de leergangen voor ambtelijke leiders van gemeenten, ontwikkelden samen met Sioo en partners een nieuwe leergang over samenwerken als gemeenten. De leergang is bedoeld om patronen in de samenwerking beter te leren zien, waar nodig te doorbreken om zo tot een effectievere samenwerking te komen. Speciale aandacht gaat uit naar het aangehaakt houden van raad en college bij het ontwerpen van nieuwe samenwerkingsrelaties. Bent u verantwoordelijk voor samen werken? De leergang Leren leiden in samenwerken is bedoeld voor ambtenaren die verantwoordelijk zijn voor samenwerking met andere gemeenten, maatschappelijke en/of commerciële organisaties: De gemeentesecretaris, de adjunct-directeur, de regiosecretaris, het hoofd van een sector, dienst of cluster, of anderszins. U werkt samen op ondersteunende diensten, zoals de shared service centers, of regionale taken, zoals werk, inkomen, zorg, jeugd, of strategische opgaven, zoals vervoer, wonen of onderwijs in de regio. Tijdens de leergang werkt u aan uw samenwerkingsproject Bovendien kan het gaan om een toekomstige fusie van ambtelijke organisaties en eventueel het komen tot een nieuwe gemeente met één bestuur. In de leergang werkt u aan uw samenwerkingsproject. U betrekt daarbij, verspreid over de bijeenkomsten, in totaal ten minste vijf collega s. Dit met het oog op het boeken van goede vooruitgang met de samenwerking, waarvoor u een belangrijke verantwoordelijkheid hebt. 3
Wilt u meer de gang van zaken bepalen? De leergang stelt de interventiemogelijkheden centraal die u hebt als leider in een spel waar psychologie en macht belangrijke onderdelen zijn. U verdiept zich, onder andere, in: Analyseren van het dynamische krachtenveld rond de samenwerking. Opnieuw kijken naar de interactie met bestuur en politiek. Scherp krijgen en scherp houden van de bedoeling van de samenwerking. Evalueren en leren van de samenwerking. De leergang stelt de interventiemogelijkheden centraal Al tijdens de leergang bepaalt u meer en meer de gang van zaken, levert uw inzet meer resultaat op en houdt u beter zicht op de grote lijnen. U bouwt aan uw eigen samenwerkingsvaardigheid en die van uw gemeente. U bouwt aan uw eigen samenwerkingsvaardigheid en die van uw gemeente Een geschikte opleiding voor u? Merkt u als leider in samenwerking dat de gang van zaken meer uw handelen bepaalt dan dat u de gang van zaken bepaalt? er veel meer energie in de samenwerking gaat dan dat er vooruitgang of resultaat uit komt? allerlei kleine en grotere incidenten het zicht op wat er gaande is en hoe het gaat, wegneemt? de goede ambtelijke voorbereiding regelmatig struikelt in de gemeenteraad? er meer tekst wordt geproduceerd dan beoogde effecten en prestaties waar het om was begonnen? Wanneer u één of meer van de bovenstaande vragen met ja beantwoordt, dan heeft de leergang u veel te bieden. 4
Werken in de leergang In de leergang werkt u aan uw samenwerkingsproject. Belangrijk is dat u een project inbrengt waar u nog niet uit bent. De leergang biedt u namelijk tijd, ruimte en mensen om anders naar uw project te leren kijken. U leert kijken naar samenwerken over organisatiegrenzen heen vanuit een systeem dynamische U krijgt tijd, ruimte en mensen om anders naar uw project te leren kijken invalshoek. Kenmerkend aan deze benadering is kijken naar patronen; de acties en reacties tussen mensen die zich herhalen, terwijl interventies om dit patroon te doorbreken, het alleen maar lijken te versterken. Herkent u de volgende uitspraken misschien? Wij doen dit en vaak gebeurt er dan dat. We proberen steeds om dit voor elkaar te krijgen en meestal verzandt het in niets of iets nietszeggends. Uw handelen is onderdeel van deze patronen en in de regel zetten patronen als deze zich voort in andere samenwerkingsrelaties, zoals met maatschappelijke organisaties. Macht en psychologie zijn terugkerende thema s U kijkt niet alleen vanuit een systeem-dynamische invalshoek, ook macht en psychologie zijn terugkerende thema s in de leergang. Immers, de interne samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie heeft invloed op de wijze waarop er met externe partijen, waaronder andere gemeenten, wordt samengewerkt. Met anderen samenwerken als gemeente, is een ander spel, dan als gemeente zelf bepalen wat te doen en op welke wijze. Kerngroep met wisselende gasten Er kunnen veertien tot zestien ambtenaren uit de ambtelijke top van gemeenten en regio s deelnemen aan de kerngroep van de leergang. Daarnaast zijn er vijf momenten waarop kerngroeplid een gast meebrengt die een deel van het programma actief deelneemt; tijdens de vier themabijeenkomsten en de slotdag. Zo brengt u samenwerking in het leerproces van de leergang. Deelname door veertien tot zestien ambtenaren uit de ambtelijke top van gemeenten De leergang biedt een mooie vervolgopleiding voor alumni van Lokaal leiderschap en Leiderschap in de top van de gemeentelijke organisatie. De leergang versterkt uw onderzoekende professionaliteit als lokale leider en leert u kijken naar wat er gaande is achter gebeurtenissen die zich op het eerste gezicht aandienen. 5
U versterkt uw onderzoekende professionaliteit Ook niet-alumni kunnen deelnemen aan de leergang, juist omdat zij worden opgenomen in een groep waarvan de meeste deelnemers weten wat er voor nodig is om van en met elkaar te leren. Door samen een groep te maken, ontstaat een omgeving waarin u elkaar feedback kunt geven en elkaar kunt helpen te reflecteren. 6
Het programma Het programma bestaat uit vier themabijeenkomsten, vijf consultatiebijeenkomsten en een slotdag. De eerste consultatiebijeenkomst heeft het karakter van een intakegesprek. Daarna bepaalt u of u de hele leergang wilt volgen. Vier themabijeenkomsten De themabijeenkomsten vinden steeds plaats van woensdagmiddag (start 14.00 uur) tot donderdagmiddag (einde 14.00 uur). Voor iedere themabijeenkomst nodigt u een andere gast uit om deel te nemen aan het avondprogramma (van 16.00 uur tot 20.00 uur, met buffet). De themabijeenkomsten starten met nagaan waar iedereen op dat moment staat in de samenwerking met andere gemeenten: Welke interventie was succesvol en welke vraag houdt de voortgang momenteel het meeste op? Daarnaast bereidt de kerngroep zich voor op het verwelkomen van de gasten; de doelstelling van het avondprogramma wordt nog eens scherp neergezet. De avondprogramma s zijn niet alleen leerzaam voor u, maar ook voor uw gasten De avondprogramma s met gasten zijn bedoeld om de leden van de kerngroep te helpen bij hun werk als leider in de samenwerkende gemeenten. Aan de gasten wordt gevraagd hun perspectief op de gang van zaken in de samenwerking te geven, hun kennis over die samenwerking te delen en mee te helpen in de verkenning van patronen. Interessante sprekers leiden de avondprogramma s in. De avonden worden afgesloten met belangrijke inzichten die die avond zijn opgedaan. Ieder avondprogramma is een onderdeel op zichzelf en zo niet alleen leerzaam voor de leden van de kerngroep, maar ook voor de gasten. Op donderdagochtend gaat de kerngroep verdiepend in op het programma van de avond ervoor. U voegt een nieuwe dimensie aan de stof toe en doet opdrachten om de lessen van de avond ervoor te verwerken en toe te passen. Bovendien bereidt u de volgende themabijeenkomst voor. Zo kunt u uw nieuwe gasten goed inpraten, zodat zij weten waarvoor zij worden uitgenodigd en wat de bedoeling van de avond is. 7
In de leergang staan de interventiemogelijkheden centraal die u als leider hebt in een spel waar psychologie en macht belangrijke onderdelen zijn. De volgende vier thema s komen aan de orde: Analyseren van het dynamische krachtenveld rond de samenwerking. Opnieuw kijken naar de interactie met bestuur en politiek. Scherp krijgen en scherp houden van de bedoeling van de samenwerking. Evalueren en leren van de samenwerking. Thema 1. Analyseren van het dynamische krachtenveld rond de samenwerking Docenten: drs. ir. Jan den Hollander en Léon Sonnenschein MCM Een analyse van de systeemdynamiek heeft als doel de stroom te leren begrijpen. Jan den Hollander gebruikt hiervoor de metafoor van wildwater kanovaren. In plaats van met de stroom het gevecht aan te gaan, kunt u proberen de stroom waarop u vaart, te leren begrijpen. Dan gaat het kanovaren heel anders. De eerste vraag bij het analyseren van het systeem dynamische krachtenveld is: Wie zijn het vraagstuk en wat is de dynamiek tussen deze mensen? Twee belangrijke vervolgvragen zijn: Wat gebeurt er als ik X doe? Wat gebeurt er als ik niets doe? Hoe erg is dit resultaat? U kunt de stroom waarop u vaart leren begrijpen Voor het avondprogramma nodigt u een directeur uit van een maatschappelijke organisatie die regionaal opereert. Intermezzo Zomeronderzoek Met de kennis van de eerste consultatie- en themabijeenkomst, kunt u de relatief rustige zomermaanden benutten om nader onderzoek naar de samenwerking te verrichten. Als lid van de kerngroep krijgt u een observatie- en interviewlijst mee ter ondersteuning van uw onderzoek. Op deze lijst staan vragen als Wat is de bedoeling en de scope van de samenwerking? In hoeverre is er een gedeelde ambitie en agenda en waar lopen ambities uiteen? 8
Wat zijn de persoonlijke beweegredenen en drijfveren van de bestuurders en topambtenaren om te willen samenwerken? Hoe praat u over tijd? Hoe benoemt u het huidige stadium van samenwerken en in hoeverre gaat u ervan uit dat het groeien van die samenwerking tien tot vijftien jaar duurt? Wie voelen zich allemaal eigenaar van de samenwerking en het succes ervan? Bron: Roelof van Netten, De 18 aandachtspunten van samenwerkende gemeenten Thema 2. Opnieuw kijken naar de interactie met bestuur en politiek Docenten: drs. Harry ter Braak CMC en Ad Baijens Samenwerken tussen gemeenten betekent goed kijken naar de samenwerking tussen raad, bestuur en ambtelijke organisatie per gemeente en de interactie tussen deze actoren. Een bekend patroon is: Wij als ambtenaren weten het al heel goed en vertellen dan de raad over het wat en het hoe. Die neemt dat echter niet over en het plan struikelt zo in de raad. Wat is ervoor nodig om dit anders te doen en waar begint u mee? U leert goed kijken naar de samenwerking tussen raad, bestuur en ambtelijke organisatie per gemeente en de interactie daartussen Een ander bekend patroon in de relatie tussen ambtenaren en raad is: De raad opereert onhandig, maar ambtenaren faciliteren dit gewoon. Deze ambtenaren beklagen zich vervolgens achteraf over het onhandige handelen van de raad. U kunt een patroon als dit voorkomen door goed te kijken naar de mentale programmering: Wat kunnen we als ambtenaren beter doen, dan gewoon te doen wat wordt gevraagd? Voor het avondprogramma nodigt u uw burgemeester uit. 9
Thema 3. Scherp krijgen en scherp houden van de bedoeling van de samenwerking Docenten: drs. Maarten Königs, Roelof van Netten en dr. Sandra Kensen Zonder gedeelde ambitie is er geen samenwerking, wel veel gedoe. Alom bestaat de neiging om het over oplossingen te hebben om zo snel orde en zekerheid te creëren. Het tegenovergestelde is het resultaat; eindeloze discussies en verhoudingen die verharden. Daarom is het van het grootste belang dat u als leider in een samenwerkende gemeente weet hoe u het goede gesprek kunt voeren over beelden, taal, waarden, ambities, agenda s, de waartoe-vraag en scenario s. Dit om zicht te krijgen en te houden op de missie, visie, het finale doel, de onderliggende motivatie en de waardenpropositie. Deze aspecten van organiseren aansprekend kunnen verwoorden, helpt samen werken enorm. Als leider weet u hoe u het goede gesprek kunt voeren over beelden, taal, waarden, ambities, agenda s, de waartoe-vraag en scenario s Voor het avondprogramma nodigt u een inwoner uit uw regio uit die bij u bekend staat als een lokaal leider met visie en verhaal. Thema 4. Evalueren en leren van de samenwerking Docenten: prof. dr. Ard-Pieter de Man, dr. Jaring Hiemstra en dr. ir. Rens Meijkamp In de laatste themabijeenkomst staat het evalueren van de samenwerking centraal. Hiervoor maakt u gebruik van de beschikbare kennis uit de bedrijfskunde over besturingsmodellen en het evalueren van allianties. Met de kennis van de voorgaande themabijeenkomsten kan deze kennis ook aan gemeentelijke organisaties houvast bieden. Dat geldt in het bijzonder in situaties zoals Als we dit doen, dan gebeurt er vaak iets dat we niet willen; we kunnen hier gek genoeg niet uitstappen of: Wij proberen van alles om het werk goed te krijgen, maar de ander doet steeds iets dat dit ondermijnt. Een goed ontwerp is onontbeerlijk om koers te houden, de voortgang te waarborgen en tegengestelde belangen te verzoenen 10
Een goed ontwerp voor de structuur en besturing van de samenwerking is onontbeerlijk om koers te houden, de voortgang te waarborgen en tegengestelde belangen te verzoenen. Een ontwerp is uiteen te leggen in control- en trustelementen. De risico s waar een specifieke samenwerking mee te maken krijgt, bepalen de juiste balans tussen die twee elementen. In deze themabijeenkomst bespreekt u de verschillende afspraken, besluitvormingsmechanismen, normen/ waarden en structuren die u voor een samenwerking kunt gebruiken. U besteedt vooral aandacht aan de vraag hoe u een structuur zo kunt inrichten, dat die kan omgaan met veranderingen in de omgeving. Voor het avondprogramma nodigt u uw collega-ambtenaren uit, werkzaam bij uw (beoogde) samenwerkingspartners. Met deze partners gaat u het gesprek aan in hoeverre het besturingsmodel goed is ingericht voor de samenwerking: Is er te veel control of te veel trust; zijn er geen afspraken vergeten; is de structuur wel goed? Vijf consultatiebijeenkomsten: Consultatiedocenten: drs. ir. Jan den Hollander, Ad Baijens, drs. Harry ter Braak CMC, drs. Maarten Königs, dr. Jaring Hiemstra en dr. Sandra Kensen De vijf consultatiebijeenkomsten, met zeven of acht leden van de kerngroep, duren steeds vijf uur en vinden plaats op een dag dat het de deelnemers en de consultatiedocent schikt. De consultatiedocenten wisselen; iedere consultatiedocent bespreekt dicht op de huid van de deelnemers hun cases vanuit een andere theoretische invalshoek op samenwerkende gemeenten. De vaste drie ingrediënten zijn: Het onthullen van patronen in de samenwerking, met bijzondere aandacht voor macht en psychologie. De interventies die mogelijk zijn om de patronen te doorbreken of te accepteren. De betekenis van deze interventies voor het doen en laten van u als deelnemer. Na de eerste consultatiebijeenkomst kunt u een weloverwogen besluit nemen om wel of niet mee te doen De eerste consultatiebijeenkomst is tegelijk het intakegesprek. U voert het gesprek met de programmaleiding en Jan den Hollander. Na afloop van deze eerste bijeenkomst staat het u vrij om alsnog af te zien van deelname aan de 11
leergang. Door intakegesprek en eerste consultatiebijeenkomst te combineren krijgt u direct een goede indruk van de gang van zaken in de leergang en kunt u een weloverwogen besluit nemen om wel of niet mee te doen. Tijdens het intakegesprek/de eerste consultatiebijeenkomst analyseert u gezamenlijk met programmaleiding en Jan den Hollander een samenwerkingsproject dat is ingebracht door één van de deelnemers. U maakt daarbij gebruik van de dynamische krachtenveldmethode. Zodoende kunt u nagaan of deze manier van analyseren en werken u bevalt. Wanneer u besluit mee te doen aan de leergang, kunt u met behulp van het voorbeeld een begin maken met de analyse van uw eigen samenwerkingsproject. Hiervoor ontvangt u een behulpzame vragenlijst en literatuur. Slotdag Vanaf het eerste consultatiegesprek tot aan de slotdag werken de leden van de kerngroep en de docenten aan een publicatie over het geleerde in de leergang. De programmaleider neemt hierin de leiding en zorgt dat de publicatie op de slotdag kan worden gepresenteerd aan alle gasten van eerdere avondprogramma s en andere genodigden. De kerngroep geeft het programma voor de slotdag nader vorm. Doel is het manifesteren van het geleerde aan een breed, relevant publiek. U werkt tijdens de leergang aan een publicatie over het geleerde 12
3 Data, kosten en contact Data en kosten Het intakegesprek, tevens het eerste consultatiegesprek, wordt gepland als zich vijf kandidaten hebben gemeld. De eerste themabijeenkomst vindt plaats nadat de nieuwe coalities zijn gevormd en de collegeprogramma s zijn geschreven. Het is belangrijk te starten voorafgaande aan de rustige zomerperiode, zodat deelnemers van de kerngroep in die periode een klein onderzoek kunnen verrichten naar de samenwerking met andere gemeenten waar zij een leidende rol in hebben. De data van de leergang staan vermeld op de website: www.sioo.nl/lis. Daar vindt u tevens informatie over deelname- en verblijfskosten. Aanmelden U kunt zich voor de eerste consultatiebijeenkomst, tevens intakegesprek, aanmelden met behulp van het aanmeldingsformulier op de website: www.sioo.nl/lis. Na deze bijeenkomst bepaalt u of u de hele leergang wilt volgen of van deelname afziet. Contact Voor nadere informatie kunt u zich wenden tot dr. Sandra Kensen, kensen@sioo.nl; 06 53766051 13
www.sioo.nl/lis Sioo Interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde Succesvol bijdragen aan de ontwikkeling van organisaties. Werken aan eigen ontwikkeling als organisatieprofessional. Wie zulke ambities koestert, wil meer dan kant-en-klare, begrensde programma s. Professionals zoeken de ruimte. Die willen het denken openbreken, vóórdat het vastroest. En dat is precies wat u bij Sioo vindt. Een intellectuele ruimte voor professionals met uiteenlopende talenten en achtergronden, die willen leren van en met elkaar. Een kennisgemeenschap waarin mensen vanuit verschillende invalshoeken ervaringen en theorieën uitwisselen en reflecteren op het eigen handelen. Onze programma s zijn ook allesbehalve standaard. We ontwikkelen ze rondom deelnemende professionals en hun organisaties. Dat levert, weten we uit ervaring, de grootste meerwaarde. Sioo draagt bij aan uw ontwikkeling en die van uw organisatie via: Grensverleggende professionaliseringsprogramma s Workshops; praktijkgericht, kort en actueel Programma s gericht op sectoren en bedrijven Bedrijfsgerichte maatwerkprogramma s Sioo Newtonlaan 209 3584 BH Utrecht www.sioo.nl sioo@sioo.nl 030-291 30 00 14