Make strategy work! Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen. Breukelen, December Huidige situatie, drempels en vervolgstappen

Breukelen, December 2013 Make strategy work! Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen Huidige situatie, drempels en vervolgstappen IG&H Consulting & Interim

Agenda 1 Onderzoek en bevindingen 2 Drempels voor doorontwikkeling 3 Vervolgstappen 4 Afsluiting en voorbereiding IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 2

Onderzoek: naar status van verbeterinitiatieven binnen de Nederlandse ziekenhuizen Toelichting Directe aanleiding is Zorgvisie-congres oktober 2012 met Kaplan/Silversin en het is een vervolg op IG&H onderzoek 2009 Doelstellingen zijn het in kaart brengen van de status van de initiatieven op gebied van Lean of gerelateerde verbetermethoden, inzicht verkrijgen welke drempels ervaren worden en welke vervolgstappen nodig zijn om de initiatieven naar een volgende fase te brengen Het is een kwalitatief onderzoek waaraan 28 ziekenhuizen hebben deelgenomen; bij deze ziekenhuizen zijn interviews gehouden op directieniveau en programmamanagement/operationeel niveau ondersteund door een enquête IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 3

Bevindingen I: sterke stijging gebruik verbetermethoden maar nog onvoldoende resultaten Doelstelling Aanpak Resultaten Kwaliteitsverbetering (48%) bij start voornaamste doel Doel verschuift naar combinatie verbeteren kwaliteit en kosten (42%), niet meer kwaliteitsverbetering alleen (32%) LSS programma meest gebruikte aanpak (54%) Trend zichtbaar naar meer combinatie aanpak tussen olievlek, topdown Opex, bottom up lean en LSS programma Resultaten blijven achter; ruim de helft geeft aan dat <40% van de resultaten zijn behaald Resultaten worden vooral op lokaal niveau behaald maar zijn nog onvoldoende substantieel Betrokkenheid Verspreiding Borging Verspreiding binnen ziekenhuizen relatief beperkt; ca. 75% van ziekenhuizen geeft aan dat <40% medew. betrokken is Managementlagen betrokken maar artsen nog te weinig Sterke stijging van toepassing Lean of andere verbetermethoden in NL ziekenhuizen Ìn 2009 11 ziekenhuizen en in 2013 80% van de ziekenhuizen actief met verbetermethode In grote mate is verankering afhankelijk van sleutelfiguren Bij wegvallen sleutelfiguren wordt terugval verwacht IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 4

Resultaat Bevindingen II: doorgroei naar volwassenheidsniveau 3 en 4 lukt nog niet en is nodig voor echte resultaten 4 0% Excelleren 3 0% Integreren 67% 1 33% Kennismaken 2 Verbreden Inspanning % Percentage van de deelnemende ziekenhuizen op dat niveau Toelichting De eerste twee niveaus worden gekenmerkt door veel inspanning en relatief beperkte, lokale resultaten; 33% van de ziekenhuizen zit in niveau 1 en 67% in niveau 2 Vanaf het niveau Integreren is er sprake van een wezenlijke transformatie met structurele resultaten op financieel en kwaliteitsgebied; in het niveau Excelleren worden de True North idealen benaderd (zero defects, one-piece flow, JIT etc.) Geen van de deelnemende ziekenhuizen heeft niveau 3 of 4 bereikt VMMC heeft de stap gemaakt naar niveau 3 door Lean als integraal systeem toe te passen; deze stap is gemaakt door krachtige ondersteuning vanuit de top IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 5

Drempels I: op weg naar niveau zijn 3 drempels zichtbaar; urgentie, kracht van leiderschap en investering Bevindingen uit interviews en enquête Gebrek aan commitment en krachtig leiderschap wordt als belangrijkste drempel ervaren, met name door het niveau programmamanagement. Specifiek worden genoemd commitment en voorbeeldgedrag van hoger management en commitment van artsen Urgentie vanuit financiële situatie wordt in toenemende mate gevoeld, maar er is grote terughoudendheid om deze urgentie te gebruiken om medewerkers te mobiliseren voor een Lean programma Bij veel van de organisaties is verbeteren iets dat naast het werk moet gebeuren. Gebrek aan investering in tijd en ondersteuning voor werken aan verbetering wordt als belangrijke drempel gezien Door een aantal deelnemers wordt het langzame tempo van de ontwikkeling van het verbeterinitiatief als een fact of life gezien, iets dat hoort bij een dergelijke verandering Drempels voor verdere ontwikkeling van het verbeterinitiatief 27% 9% 18% 46% urgentie leiderschap investering overig Bron: Interviews en enquête IG&H onderzoek Urgentie Leiderschap Investering Drempels IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 7

Drempels II: op weg naar niveau zijn 3 drempels zichtbaar; urgentie, kracht van leiderschap en investering Drempels Urgentie Leiderschap Investering Als niet duidelijk is waarom een nieuw initiatief nodig is, veranderen werkwijze en gedrag niet We change or we die was de simpele, maar krachtige boodschap bij het VMMC eind jaren 90 In NL wordt deze urgentie nog onvoldoende gevoeld. O.a. recente omzet afvlakking en scherper IGZ beleid, brengen hier wel verandering in. In NL is Lean-programma veelal bulletpoint in het beleidsplan Om een Lean-transformatie te laten slagen, is krachtig leiderschap met lef nodig om een échte keuze te Gary Kaplan heeft met MT vanaf zijn eerste jaar krachtig en vasthoudend uitgedragen dat Lean dé manier was In de complexe Nederlandse situatie is het moeilijker om lef en kracht te tonen en ligt polderen voor de hand Door gemis echte keuze voor Lean blijft benodigde investering uit Amerikaanse voorbeelden laten grotere investering zien; Theda Care maakt 3 procent van zijn medewerkers vrij voor ondersteuning Investering in ondersteunende functie geeft kwaliteitsimpuls aan uitvoering en zorgt voor tempo in het bereiken van resultaten; geïntegreerd met MD programma geeft borging in de lijn. Het ontbreekt soms aan urgentie en energie waardoor de vaart er niet meer in zit RvB s zijn niet machtig, kunnen geen snelheid forceren We willen graag meer ondersteuning bieden, maar ons budget staat continu onder druk Urgentie neemt snel toe Integrale aanpak komt nog te weinig van de grond Wij hebben de financiele ruimte niet om dezelfde ondersteuning te geven als VMMC IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 8

Eigen situatie: Welk niveau zit jouw organisatie, welke kansen zie je en wat ervaar je als drempels? Toelichting proces Bepaal per persoon op welk niveau jouw organisatie zit en schrijf dit op een geeltje Eigen situatie Naam Niveau Kansen Drempels Schrijf vervolgens welke kansen je ziet en welke drempels je daarbij ervaart en/of verwacht en schrijf deze op een geeltje Plak de geeltjes vervolgens op de flipover Daarna plenair bespreken van enkele uitwerkingen IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 9

Visie: maak échte keuze, met heldere ambities, omarmd door sleutelfiguren en goede ondersteuning Leidende coalitie Samen met een bevlogen leidende coalitie de organisatie inspireren en mobiliseren door aansprekende communicatie en voorbeeldgedrag Integraal systeem Volledige integratie van lean in organisatie zorgt ervoor dat het geen losstaand initiatief blijft en is cruciaal om uiteindelijk echte duurzame verandering te bewerkstelligen Échte keuze Urgentie en lonkend perspectief Urgentiebesef met daarnaast een duidelijk lonkend toekomstperspectief geeft richting aan het verbeterinitiatief en brengt de werkvloer in beweging Investeren in ondersteuning Investeren in ondersteuning en het vrijmaken van de juiste medewerkers leidt tot snellere en beter geborgde resultaten IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 11

Krachtige werking van Lean: met de juiste keuzes op weg naar worldclass ziekenhuiszorg Sterfte door medicatiefouten gedaald tot vrijwel nihil Telegraaf, 01 mei 2019 Worldclass Middle-ofthe-road Zorgkosten in 2018 wederom fors gestegen Telegraaf, 23 februari 2019 Amerikaanse delegatie zoekt inspiratie bij Nederlandse ziekenhuizen Zorgvisie, 15 januari 2016 The Dutch miracle: top class care at incredible low costs New York Times, 02 december 2018 Lean in de zorg blijkt hype te zijn geweest Skipr, 02 september 2020 IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 12

Afsluiting: welk probleem/drempel wil je morgen bij het actieplan oppakken? Eigen situatie Naam Niveau Kansen Drempels Actieplan Praktijkvoorbeelden Learn center IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 14

Indeling groepen en koppels; koppels van dezelfde organisatie pakken 1 probleem op GGzE RKZ E. van den Dungen J. van Roon 1 probleem 1 probleem M. van Heerebeek H. Cense M. Haagoort GGzE PJ. van Geldrop P. Janssen T. de Ruijter GGzE //// E. Jacobs T. van Riel A. Stokkink 1 probleem 1 probleem VGZ/Volckaert B. van de Vosse P. Geenen 2 problemen MCA UMCG/ZSM A. van Dongen G. Gommans 1 probleem J. Hiddes B. Vlaskamp 2 problemen IG&H Consulting & Interim, Utrecht 2013 Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen 15

Breukelen, December 2013 Make strategy work! Verbeterinitiatieven binnen Nederlandse ziekenhuizen Huidige situatie, drempels en vervolgstappen IG&H Consulting & Interim