gemeente Hardinxveld-Giessendam BIJLAGE 1 Concept-besluitenlijst van de op woensdag 12 oktober gehouden openbare vergadering van de Klankbordgroep Koersplan HG. Aanvang 19.30 uur; Einde 21.00 uur. Aanwezig zijn: De heer J. Nederveen De heren A. Meerkerk, K. Nederveen, M. van Rossum. N. Verkaik (vanaf 20.00 uur) en W. de Ruiter (vanaf 20.05 uur) Drs. R. Augusteijn De heer M. van den Heuvel Mevrouw A. van Vliet- van der Ploeg voorzitter leden burgemeester projectleider toetreding DS griffier Afwezig met kennisgeving: De heer R. t Hoen gemeentesecretaris Belangstellenden: De heer R. Philippo De heer J. de Vos 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld met de wijziging dat niet de besluitenlijst van 11 april 2016 maar van 15 juni 2016 wordt vastgesteld bij agendapunt 3. 3. Vaststellen concept-besluitenlijst van de openbare vergadering van 15 juni 2016 De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld.
4. Bespreekpunten vanuit de deelnemers Op dit moment zijn er geen extra bespreekpunten. De heer Meerkerk vraagt of de stukken die worden behandeld door Drechtsteden zijn opgesteld of dat er sprake is van een coproductie. De heer Van den Heuvel antwoordt dat de stukken samen worden opgesteld voor zover het betrekking heeft op zowel Drechtsteden als onze gemeente. Stukken die alleen over onze gemeente handelen (bijvoorbeeld uittreden Avres) worden door onze gemeente gemaakt. 5. De nieuwe organisatie Burgemeester Augusteijn geeft een toelichting op de stand van zaken. Hij gaat hierbij in op de gesprekken van het college met de medewerkers en de ondernemingsraad. De heer Van den Heuvel vult aan en besteedt aandacht aan de totstandkoming van het sociaal plan en blikt kort terug op de boottocht met het personeel langs de gemeenten in de Drechtsteden. Verder staat hij stil bij de stappen die gezet zijn op het terrein van de ICT. Zo is de overgang Groupwise naar Outlook voorzien voor eind november. 6. Invlechting in de Drechtsteden De heer Van den Heuvel geeft een toelichting op het plan van aanpak invlechting Drechtsteden en de bijlagen waarin de details zijn opgenomen. In het advies van de OR wordt verzocht om meer aandacht voor de ontvlechtingsaanpak van onze gemeente. Op de taakvelden Informatisering & Automatisering, Financiën, Wet maatschappelijke ondersteuning en de taken die Avres uitvoert zal een deelplan worden opgesteld. Voor de overige taakvelden is het plan van aanpak invlechting Drechtsteden afdoende voor de ontvlechting en invlechting. De heren Verkaik en De Ruiter betreden de vergadering (respectievelijk 20.00 uur en 20.05 uur). De leden van de klankbordgroep stellen diverse vragen die door de heer Van den Heuvel worden beantwoord. Belangrijke punten/constateringen zijn: 1. De heer K. Nederveen vraagt een toelichting op het verschil van 400.000 in een vergelijking van pagina 21 plan van aanpak met de bijlage incidentele kosten. (noot griffie: antwoord in besluitenlijst) In de bijlage bij dit verslag is verder inzicht geboden en de aansluiting gemaakt. Het verschil komt uit de post algemeen die wel in het overzicht op pagina 21 is opgenomen en niet in de bijlage incidente kosten is vermeld. 2. De heer Van den Heuvel zegt toe te streven in de volgende klankbordgroepvergadering een actuele kostenraming te presenteren. 3. Geconstateerd wordt dat op pagina 24 van het plan van aanpak als randvoorwaarde mist het kader van 2,9 miljoen uit het raadsbesluit. 4. Een samenvatting van het plan van aanpak is in de Drechtraad vastgesteld maar niet door de gemeenteraad van Hardinxveld-Giessendam. De klankbordgroep wenst de hoofdlijnen van - 2 -
het plan van aanpak aan te bieden aan de gemeenteraad op het moment dat de actuele kostenraming wordt aangeboden. 5. In het plan van aanpak staat dat de gemeente aansluit bij het aanbestedingsbeleid van Drechtsteden. De vraag is wat dit betekent in relatie tot het staande aanbestedingsbeleid dat is vastgesteld door de gemeenteraad. Hierop wordt nog teruggekomen. 7. Uittreding bestaande regelingen Burgemeester Augusteijn blikt vooruit op de presentatie van de heren Van der Borg en Does over het grenzeloos samenwerken in De Ontmoeting van 13 oktober 2016. Hij gaat in op de stand van zaken rond de uittreding uit de gemeenschappelijke regelingen Alblasserwaard & Vijfheerenlanden en Avres. De afspraken rond de eerste regeling zijn bijna gereed. De uittreding uit de tweede regeling wordt ambtelijk voorbereid en gaat vergezeld van bestuurlijke contacten. Verder wordt een start gemaakt met een vergelijking van het uitvoeringsbeleid en de uitvoeringsregelingen tussen Avres en de Sociale Dienst Drechtsteden. Op basis van deze vergelijking wordt inzichtelijk of en welke verschillen er zijn voor de inwoners. 8. Financiën De heer Van den Heuvel meldt dat hij streeft naar een actuele raming van de kosten voor de volgende vergadering van de klankbordgroep. Er is een subsidieaanvraag opgesteld die in oktober wordt ingediend bij de provincie en waarin het maximale subsidiebedrag van 100.000 wordt aangevraagd. De heer Verkaik vraagt of al rekening is gehouden met de kosten die deelname aan de Economic Board met zich meebrengen. Burgemeester Augusteijn antwoordt dat hiervoor nog een krediet gevoteerd moet worden. 9. Planning toetreding tot Drechtsteden De heer Van den Heuvel zegt dat het voortgangsbericht is opgesteld naar aanleiding van een verzoek tijdens de vorige vergadering van de heer K. Nederveen. Dit overzicht wordt per kwartaal gemaakt en zal zodra dit verschijnt ook worden geagendeerd in de klankbordgroepvergadering. 10. Communicatie De heer Verkaik vraagt aandacht voor het op de hoogte houden van de voortgang rond toetreding Drechtsteden van de inwoners. Vanzelfsprekend worden de cliënten van Avres over de finesses van de veranderende werkwijze actief en persoonlijk geïnformeerd als de overgang nabij is. De oproep richt zich vooral op de algemene informatie die nu al kan worden verstrekt via bijvoorbeeld de gemeentepagina. Hierbij valt ook te denken aan het recente raadsbesluit van september jl. De heer J. Nederveen zegt dat hem ook vragen bereiken over wat de gevolgen zijn voor het zittende personeel. - 3 -
Burgemeester Augusteijn antwoordt dat de vraag van de heer Verkaik wordt meegenomen en dat de vraag van de heer Nederveen binnenkort helder wordt en daarna gedeeld wordt via de klankbordgroep. 11. Rondvraag De heer Verkaik vraagt hoe het Sociaal Team een plaats krijgt in de nieuwe organisatie. Hij zegt dat binnen Drechtsteden een apart team voor jeugd is terwijl dat bij ons is geïntegreerd in het Sociaal Team. Burgemeester Augusteijn antwoordt dat dit onder de aandacht is van wethouder Baggerman. 12. Sluiting De voorzitter constateert dat de volgende vergadering in elk geval informatie beschikbaar zal zijn over de personele gevolgen, de communicatie met de inwoners en de financiën. Niets meer aan de orde aan de orde zijnde sluit hij de vergadering om 21.00 uur en dankt de aanwezigen voor hun inbreng. Bijlage: detaillering kostenopstelling pagina 21 plan van aanpak - 4 -
Omschrijving Totaal Totaal 2.047.867 Algemeen 316.000 Projectleider Secretaris Werkzaamheden vanuit SCD aan de dochters bovenop BDS 60.000 Bestuursondersteuning en financiën 60.000 Regiogriffie 15.000 Materiele kosten 15.000 CIO office 427.700 Business consultant 50.000 KZA 97.700 Datamigratie 280.000 SCD 869.167 ICT 398.830 Interne medewerkers 188.105 Inzet medewerkers externe inhuur 73.625 Inzet medewerkers klantorganisatie 7.100 Reguliere exploitatiekosten 130.000 FZ 36.880 Overleg invlechting en instemming HG 16.880 Toegangscontrolesysteem 20.000 DIV 17.920 Overleg invlechting en instemming HG 6.720 Inventarisatie en inrichting 11.200 Communicatie 62.174 Communicatieplan & informeren 39.750 Communicatiemiddelen 15.000 Overleg invlechting en instemming HG 7.424 JKC 50.768 Coördinatie invlechting 45.798 Overleg invlechting en instemming HG 4.970 F&I 121.765 Externe medewerkers 81.085 Interne medewerkers 28.370 onderzoeken financieel 12.310 P&O 155.230 Interne medewerkers 97.130 Materiele kosten 25.000 Publiekrechtelijke taakoverheveling 33.100 C&B 25.600 Projectcontrol 25.600 OCD SDD 360.000 Interne medewerkers 160.000 Inzet medewerkers externe inhuur 200.000 IBD 0 DEAL! IPM - 5 -