module Phoenix. OTYS Recruiting Technology. Versie 1.0

E-mail module Phoenix OTYS Recruiting Technology Versie 1.0

OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: academy@otys.nl Datum 24-12-2015 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 3905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00-17.00 uur. T: +31 (0) 318-584 900 T: +31 (0) 900-666 666 9 (Customer Support) F: +31 (0) 318-508 938 E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 52, Boulevard de Sébastopol 75003, Paris France T : +33(0) 1 73 02 82 95 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 534 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +32 (0) 9 324 11 60 F: +32 (0) 9 324 11 61

Versiemanagement Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving 1.0 24-12-2015 Vincent Hendrikx Eerste versie van handleiding opgesteld met drie hoofdstukken ( Over deze instructie, Introductie en Gebruik E-mail module.

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie... 6 1.1 Doel... 6 1.2 Indeling... 6 1.3 Basiskennis... 6 Hoofdstuk 2: Introductie... 7 2.1 Waarom de e-mail functionaliteit?... 7 2.2 Vernieuwde indeling... 7 Hoofdstuk 3: Gebruik E-mail module... 8 3.1 Overzicht E-mail module... 8 3.2 Afzender categorisering... 10 3.3 E-mail opstellen... 11 3.3.1 Nieuw bericht opstellen... 11 3.3.2 Adresboek suggesties... 12 3.3.3 Automatische aanhef... 12 3.3.4 Automatische handtekening gebruiken... 14 3.3.5 Standaardbericht gebruiken... 15 3.3.6 Links... 15 3.3.7 Bijlage invoegen... 17 3.3.8 Afbeelding toevoegen... 18 3.3.9 Invoegen van gekoppelde documenten... 21 3.4 E-mail verzendopties... 22 3.4.1 E-mail meteen verzenden... 22 3.4.2 E-mail uitgesteld verzenden... 23 3.4.3 Groepselectie voor verzending... 24 3.4.4 Verzendprofielen... 25 3.4.5 E-mail als privé verzenden... 26 3.5 Zoeken van e-mail... 27 3.5.1 Zoekfilter... 27 3.5.2 Filterweergave opslaan... 28 3.6 E-mail portlets dashboard... 31 3.6.1 Inbox portlet... 32 3.6.2 Laatste e-mails portlet... 33 3.7 Beheren van e-mail en folders... 34 3.7.1 E-mail beantwoorden of doorsturen... 34

3.7.2 Verwijderen van een e-mail bericht... 34 3.7.3 Mappen aanmaken en bewerken... 35 3.7.4 E-mail(s) naar map verplaatsen... 37 3.7.5 E-mail markeren... 37 3.7.6 Batch acties... 39 3.7.7 Overige opties... 39 3.8 Spam... 41 3.8.1 White list... 41 3.8.2 Black list... 41 3.8.3 In batch verplaatsen... 42

Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze handleiding is geschreven voor iedereen die de E-mail module in Phoenix gebruikt of wil gaan gebruiken. Met de handleiding kan u snel en gemakkelijk met de module werken en deze naar eigen behoeftes en voorkeuren instellen. 1.2 Indeling Deze handleiding begint in het introductiehoofdstuk met een uitleg van de meerwaarde van de E-mail module in Phoenix. Ook wordt toegelicht wat er op het vlak van indeling is veranderd ten opzichte van de eerste versie van deze module. Daarna wordt de functionaliteit van de module uitgebreid besproken. Het hoofdstuk Gebruik E-mail module is de kern van dit document. Voor het gebruik van de module is een aantal basistaken vastgesteld. Bij deze basistaken worden duidelijke instructies gegeven, toegelicht met screenshots. Dit betreft handelingen zoals het opstellen en verzenden van een e-mail, filters en het zoeken van e-mail, de dashboard portlets en algemeen beheer van e-mail. In het laatste hoofdstuk wordt besproken welke mogelijkheden de E-mail module heeft om met spam om te gaan. 1.3 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Het gaat hierbij met name om de volgende taken: Gebruik van Windows; basisgebruik OTYS; taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. Voor de basiskennis en het gebruik van OTYS Phoenix adviseren we om gebruik te maken van de user training en/of key-user training van OTYS Phoenix. Ook verwijzen we naar de basishandleiding OTYS Phoenix, de OTYS Advices en de OTYS Academy. Commentaar en reacties op deze handleiding en OTYS zijn welkom. Deze kunt u per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl.

Hoofdstuk 2: Introductie Voor we aan de slag gaan met de E-mail module in Phoenix, vinden we het belangrijk dat u een goed beeld heeft van wat er exact mogelijk is met deze functionaliteit. 2.1 Waarom de e-mail functionaliteit? E-mail is een basismodule van OTYS Phoenix. Hier is voor gekozen omdat onder andere in deze module het basisproces plaatsvindt. In de E-mail module kunt u e-mailberichten verzenden, ontvangen en beheren. Het kan uw huidige e-mailprogramma (bijvoorbeeld Microsoft Outlook) vervangen. Het grote voordeel van de E-mail module is dat e-mails van collega s, relaties, en kandidaten automatisch in het bijbehorende dossier worden opgeslagen. U kunt uw e-mail gemakkelijk terugvinden en hoeft niet met verschillende folders te werken. Let op: De E-mail module is niet bedoeld om nieuwsbrieven te verzenden. Dit kunt u best doen met de Nieuwsmanager. 2.2 Vernieuwde indeling Sinds december 2015 is er een vernieuwde versie van de E-mail module beschikbaar. Zo is onder meer het overzicht van uw e-mail sterk verbeterd en zij er veel functionaliteiten bijgekomen, waaronder batch acties, geavanceerd zoeken en verzendprofielen. Deze handleiding bespreekt ook de vernieuwde indeling en functionaliteit die met deze nieuwe versie werd uitgebracht. Indien u voorheen heeft gewerkt met de E-mail module van Phoenix kan het zijn dat de oude versie van de E-mail module nog wordt getoond. Indien dit het geval is kan u proberen om de cache van uw browser te wissen waarna u de E-mail module nogmaals opstart.

Hoofdstuk 3: Gebruik E-mail module In dit hoofdstuk wordt uiteengezet welke mogelijkheden u heeft bij het gebruik van de module. Zo gaat het hoofdstuk dieper in op het openen van de module en de manier waarop de verschillende typen afzenders worden weergegeven. Ook wordt uitgebreid besproken hoe een e-mail kan worden opgesteld en verzonden. De laatste onderdelen van het hoofdstuk gaan dan weer verder in detail over verzendgroepen, verzendprofielen, uitgebreid zoeken via het zoekfilter. Tot slot worden ook de e-mail portlets op het Phoenix dashboard besproken. 3.1 Overzicht E-mail module U kunt de module vinden in het menu aan de linkerzijde: Afbeelding 3.1.1: Dashboard overzicht Door te klikken op het icoon in de linker menubalk (envelop) wordt de E-mail module geopend. Een alternatieve manier om deze module te openen is via een van de twee e-mail portlets op het dashboard. Zie hiervoor:

3.6 E-mail portlets dashboard. Na het openen ziet u het overzicht van uw E-mail module. Het e-mail venster is verdeeld in verschillende onderdelen: Links ziet u een lijst met al uw beschikbare folders. Een aantal folders staan standaard ingesteld voor iedere gebruiker. Dit zijn Inbox, Verzonden items, Verwijderde items, Concepten, Spam, Uitgesteld en Undelivered. Ook staan hier de door u zelf toegevoegde folders; In het bovenste venster ziet u een lijst met het overzicht van de e-mails die in de geselecteerde folder zitten. Aan de onderzijde staat links het totale aantal e-mails voor de geselecteerde folder. Indien er meer e-mails in deze folder zitten dan er in het overzicht weergegeven kunnen worden, kunt u aan de onderzijde van dit venster aan de rechterkant wisselen tussen pagina s door op het nummer te klikken; Rechts bovenaan ziet u een blauw filter icoon. Door hierop te klikken wordt het zoekfilter geopend en worden de andere vensters iets naar links opgeschoven. Voor meer informatie omtrent het zoekfilter verwijzen we naar 3.7 Zoekfilter. Het venster onderaan de pagina geeft een voorbeeld weer van het geselecteerde emailbericht in de lijst. Bij het openen van een map zal dit het bovenste bericht zijn. U kan zelf de verhoudingen wijzigen van de onderdelen van de e-mail module. Hiervoor gaat u met uw muis boven de tussenranden van de onderdelen staan. Wanneer uw cursor verandert weet u dat u de verhouding kan wijzigen. Sleep de vensters naar de gewenste plek. Herhaal dit proces indien u ook voor andere onderdelen de verhoudingen wil wijzigen. De E- mail module onthoudt automatisch de wijzigingen die u heeft aangebracht. Afbeelding 3.1.2: E-mail module overzicht

Afbeelding 3.1.3: Verhoudingen wijzigen 3.2 Afzender categorisering U kunt zien of de afzender van een bericht reeds in het systeem staat, en dus bekend is. Bekende afzenders worden rechts van het tijdstip waarop de e-mail werd ontvangen weergegeven door een icoon gemarkeerd in een kleur. Onbekende afzenders hebben geen iconen. Afbeelding 3.2.1: Categorieën afzender De groene iconen geven zakelijke contacten aan die bekend zijn in het CRM. Bij collega s worden rode iconen weergegeven. Indien het om e-mail verkeer van of naar een kandidaat gaat, wordt een oranje icoon getoond. Voor kandidaten en zakelijke contacten waarvan het mailadres bekend is, wordt de e-mail automatisch opgeslagen in het bijbehorende dossier. E-mail van afzenders die niet in het systeem staan, wordt niet in het dossier opgeslagen, tenzij u dit zelf handmatig doet. Hiervoor verwijzen we naar 3.3.9 Koppelen van documenten. E-mails naar collega s worden niet opgeslagen in een dossier. Wanneer een afzender wel in het systeem staat, maar er geen poppetjes in de kolom staan, is waarschijnlijk een alternatief e-mailadres gebruikt. Wanneer de kandidaat van een bericht niet bekend is, kunt u deze vanuit de E-mail module als nieuwe kandidaat aanmaken. Hiervoor klikt u op de knop Nieuwe kandidaat in het menu van het onderste venster.

Privé e-mail Een ander type markering is Privé. Wanneer u een ontvangen bericht als privé markeert, bent u de enige die dit bericht kan zien. Ook wanneer het bericht in het dossier opgeslagen is kunnen uw collega s het niet zien. Hoe u een bericht als privé kunt markeren, staat beschreven in 3.3. U herkent een privé e-mail aan het icoontje met het oogje: Afbeelding 3.2.2: Privé e-mail 3.3 E-mail opstellen In dit hoofdstuk wordt besproken welke mogelijkheden u heeft voor het opstellen van e-mail. Zo gaan we dieper in op de handeling van het aanmaken van een nieuw e-mailbericht. Dit houdt in dat in dit onderdeel ook wordt uitgelegd op welke wijze ontvangers kunnen worden toegevoegd, hoe de aanhef en handtekening kan worden ingericht, hoe bijlagen kunnen worden toegevoegd en hoe documenten kunnen worden gekoppeld aan een e-mailbericht. 3.3.1 Nieuw bericht opstellen Om een nieuw bericht op te stellen opent u de E-mail module. Op de overzichtspagina staat bovenaan het scherm het groene + -icoon. Door hierop te klikken wordt een nieuw venster geopend waarin de e-mail kan worden opgesteld. Afhankelijk van de gebruikersinstelling wordt dit venster geopend in het huidige of in een nieuw tabblad. Wanneer u een e-mail opstelt zijn drie zaken met name van belang. Dit zijn de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail. Deze zaken zijn niet enkel relevant voor het correct versturen van de e-mail, maar ook voor de correcte opslag in het dossier. Afbeelding 3.3.1.1: Nieuwe e-mail

Afbeelding 3.3.1.2: E-mail opstellen 3.3.2 Adresboek suggesties Maak een nieuw bericht aan; Klik op het veld Ontvangers ; Vul (een gedeelte van) de naam van de geadresseerde in het veld in; Wanneer de ingevulde naam of een deel ervan door het systeem herkend wordt als contactpersoon dan worden suggesties op basis hiervan weergegeven. U dient hiervoor minimaal drie karakters in te geven. Klik op de juiste suggestie om deze te accepteren. Dit proces kan worden herhaald als u meer dan één ontvanger wil toevoegen. Op de meeste plekken in Phoenix zijn e-mail adressen aanklikbaar. Hierdoor kan u een nieuwe e-mail aan te maken met dat e-mailadres als geadresseerde. Afbeelding 3.3.2: Ontvanger E-mail Module 3.3.3 Automatische aanhef Let op: U kunt alleen de automatische aanhef gebruiken wanneer de volledige naam van de geadresseerde goed in het systeem staat.

Klik bij het aanmaken van een nieuwe e-mail op de knop Meer onder de onderwerp regel; Het verzendmenu wordt door deze handeling uitgeklapt en geeft meerdere opties weer. Hier komen we bij andere functionaliteiten verderop in deze handleiding besproken ook op terug; Klik in de categorie Aanhef op Formeel of Informeel ; Klik op Minder om het verzendmenu weer dicht te klappen Controleer of de gegenereerde aanhef klopt. Wanneer de aanhef niet klopt past u deze handmatig aan of klikt u op Geen. U kunt dan handmatig een aanhef toevoegen. U kunt ook zelf een nieuwe automatische aanhef in stellen. Hiervoor gaat u naar het overzicht in de E-mail module. Vervolgens klikt u bovenaan het venster op het Instellingen icoon. In het tabblad Aanhef kan u de aanhef wijzigen of een nieuwe custom aanhef aanmaken en opslaan. Wanneer u deze aanhef heeft opgeslagen is deze voortaan beschikbaar bij het opstellen van nieuwe e-mail berichten. Afbeelding 3.3.3.1: Meer Afbeelding 3.3.3.2: Uitgebreid verzendmenu

Afbeelding 3.3.3.3: E-mail instellingen icoon Afbeelding 3.3.3.4: Auto aanhef instellen. 3.3.4 Automatische handtekening gebruiken Wanneer er een automatische handtekening voor u ingesteld is, verschijnt deze automatisch wanneer u een e-mail opstelt. Als dat niet zo is, kunt u zelf een handtekening instellen. Open de e-mail module; Klik op het Instellingen icoon bovenaan het overzicht. Er wordt een nieuw venster geopend Ga naar het tabblad Basis. Hier vindt u de instellingen voor uw handtekening terug. Selecteer de gewenste handtekening in de lijst Handtekening Onderaan wordt het voorbeeld van uw handtekening weergegeven. Desgewenst past u de handtekening aan. Tevens kunt u na de aanpassing deze handtekening opslaan. Als u de bestaande standaardhandtekening niet wil wijzigen maar een nieuwe handtekening aan wil maken, kan u een naam ingeven in het veld naast Maak nieuwe handtekening en vervolgens klikken op het + icoon. Vergeet hierbij niet op Bewaren te klikken rechtsboven wanneer u klaar bent met bewerken.

Afbeelding 3.3.4.1: Instellingen Afbeelding 3.3.4.2: Handtekening aanpassen 3.3.5 Standaardbericht gebruiken Maak een nieuw bericht aan; Klik vervolgens op de knop Meer onder de onderwerp regel Klik op het menu rechts van Standaardbericht en kies een standaardbericht uit de lijst; Klik op Minder Controleer het bericht. Indien dit niet het juiste bericht is kan u een andere uit de lijst selecteren. Pas het standaardbericht indien nodig aan. Deze wordt dan enkel in de opgestelde e-mail gewijzigd. Afbeelding 3.3.5: Standaardbericht selecteren 3.3.6 Links Het is mogelijk om links toe te voegen aan uw e-mailbericht. Hiervoor dient u de volgende stappen te volgen: Maak een nieuwe e-mail aan door te klikken op het + icoon bovenaan in de E-mail Module;

Stel de e-mail op; Indien u een link wil toevoegen aan een woord of zin, selecteert u deze. Indien u een link apart wil invoegen, slaat u deze stap over; Ga naar het bewerkingsveld van uw e-mailbericht Klik vervolgens op het Link invoegen/ wijzigen icoon in het bewerkingsmenu Vervolgens wordt een nieuw venster geopend In het tabblad linkomschrijving kunt u de volgende type links dat u wil selecteren aangeven: er is hierbij heeft u verschillende keuzes. Met een URL kan u verwijzen naar een externe website of protocol (zie ook hieronder). Door het invoegen van een interne link in pagina kan u lezers van de e-mail snel laten navigeren binnen de e-mail. Een verwijzing naar een E-mail zorgt ervoor dat mensen snel een e-mail kunnen opstellen met de ingevoegde link als ontvanger. Indien u een URL wil invoegen kan u het protocol kiezen dat u nodig heeft. Hier heeft u de keuze tussen: http:// : Hypertext Transfer Protocol https:// : http over een beveiligde verbinding ftp:// : File Transfer Protocol news:// : News protocol <ander> Vergeet uiteraard ook niet de URL zelf in te vullen. Ook is dit de enige type link waarbij het tabblad Doelvenster verschijnt. Op dat tabblad kan u aangeven hoe het openen van zo n link weergegeven dient te worden. U kan hierbij uit de volgende doelvensters kiezen: <iframe>, <popupvenster>, Nieuw venster (_blank), Hele venster (_top), Zelfde venster (_self) of Originele venster (_parent). Na de gemaakte keuzes selecteert u OK om de URL in te voegen. Als u een bestand wil verzenden vanuit een externe bron kan u als protocol ftp:// gebruiken. Indien u een bestand wil meesturen in de e-mail zelf, dan kan dit via Bijlage. Zie hiervoor: 3.3.7. Als u een interne link in pagina wil toevoegen krijgt u een overzicht van de interne links die aanwezig zijn in het e-mailbericht. U kiest de gewenste link uit de lijst en klikt vervolgens op OK. Als u als linktype E-mail kiest dan dient u het gewenste (doel) e-mailadres en optioneel ook het onderwerp en inhoud in te geven. Klik vervolgens OK om de link in te voegen. Het tabblad geavanceerd is een tabblad dat bij elk linktype getoond wordt. Hier kunt u indien u dat wenst het volgende aanpassen die vervolgens van toepassing zijn op het gekozen linktype: Id, Schrijfrichting, Toegangstoets, Tab volgorde, Adviserende titel, Aanbevolen content-type, Stylesheet-klassen, Karakterset van gelinkte bron, Relatie, Stijl. Vergeet ook na de aangebrachte wijzigingen niet op OK te klikken.

Let op: Vergeet niet na het aanbrengen van wijzigingen om bovenaan de pagina op het Bewaren icoon te drukken om de pagina te bewaren als u ervoor kiest om de e-mail nog niet te verzenden maar als concept op te slaan. Afbeelding 3.3.6.1: Bewerkingsveld in e-mail Afbeelding 3.3.6.2: Link invoegen e-mail 3.3.6.3.2: Menu externe link 3.3.7 Bijlage invoegen Maak Nieuw bericht ; Klik op Meer ; Het menu wordt hierdoor uitgeklapt Klik op het + icoon rechts van het veld Bijlage Hierdoor wordt de bestandenmap getoond;

Selecteer het gewenste bestand; Klik op Openen ; Nu wordt het bestand getoond in de lijst bij Onderwerp. In de bestandenlijst wordt naast de naam ook het type bestand en de grootte weergegeven. Indien u het bestand weer wil verwijderen, drukt u op het icoontje met het vuilnisbakje (zie ook de hiervoor getoonde afbeelding). Herhaal bovenstaand proces als u meer bestanden wil toevoegen. Let op: De naam van het bestand dat u invoegt mag niet langer zijn dan 64 karakters, inclusief de extensie (bijvoorbeeld.doc). Afbeelding 3.3.7.1: Bijlage toevoegen Afbeelding 3.3.7.2: Bestand kiezen voor bijlage 3.3.8 Afbeelding toevoegen Afbeeldingen zijn op twee manieren toe te voegen: als een bestand in de bijlage en door het invoegen van een link die verwijst naar de afbeelding. Afbeelding toevoegen als bijlage De instructies voor het toevoegen van een afbeelding als bijlage zijn hetzelfde als de instructies voor de overige bijlagen. Daarom verwijzen we ook naar 3.3.7: Bijlage toevoegen

Maak Nieuw bericht aan en klik op Meer. Vervolgens wordt het menu uitgeklapt Klik op het + icoon rechts van het veld Bijlage (zie afbeelding 3.3.8.1). Hierdoor wordt de bestandenmap getoond Selecteer de gewenste Afbeelding; Klik op Openen Nu wordt de afbeelding getoond in de lijst bij Onderwerp. Afbeelding 3.3.8.1: Afbeelding toevoegen Afbeelding 3.3.8.2: Afbeelding kiezen voor bijlage Afbeelding toevoegen via een URL Het is mogelijk om bij het opstellen van uw e-mail een afbeelding via een URL toe te voegen. Om een afbeelding via een URL in te voegen kunt u, wanneer u de e-mail aan het bewerken bent, klikken op het Afbeeldingen icoon in de bewerkingsbalk. Er wordt een nieuw scherm getoond. Het standaard geopende tabblad is Informatie afbeelding. In dit tabblad kunt u niet alleen een URL verwijzend naar de afbeelding invoeren maar krijgt u tevens een voorbeeld te zien als de correcte URL wordt ingevoerd. Het is mogelijk om een alternatieve tekst weer te geven en volgende opties te wijzigen: Breedte en hoogte. Deze wordt na het aanpassen meteen visueel zichtbaar; De dikte van de rand;

De horizontale en verticale ruimte die vrijgehouden moet worden; De uitlijning (niet ingevuld, links of rechts). Het tweede tabblad Link geeft u de mogelijkheid om een URL toe te voegen welke wordt geopend bij het klikken op de afbeelding. Ook kan u hier aangeven of deze moet worden geopend in hetzelfde venster, Nieuw venster (_blank), Hele venster (_top), Zelfde venster (_self) of Originele venster (_parent). Op het tabblad geavanceerd kan u de volgende aanpassingen toepassen: Id, Schrijfrichting, Taalcode, Lange URL omschrijving, Adviserende titel, Stylesheet-klassen en Stijl. Vergeet ook hier na de aangebrachte wijzigingen niet op OK te klikken. Afbeelding 3.3.8.1: Afbeelding invoegen extern Afbeelding 3.3.8.2: Afbeelding toevoegen extern menu

3.3.9 Invoegen van gekoppelde documenten Een van de voordelen van de koppeling van de E-mail module met de overige modules in OTYS is dat documenten terug te vinden zijn in het dossier van de gekoppelde kandidaten en relaties. Zo kan het handig zijn om een e-mail op te stellen waarin het CV van een kandidaat wordt meegestuurd, rechtstreeks afkomstig uit het dossier van die kandidaat. Om gekoppelde bestanden in te voegen volgt u de volgende stappen: Klik bij het aanmaken van een nieuw e-mail op Meer ; Vervolgens wordt het menu wordt uitgeklapt: Klik op het Link bestanden icoon (rechts naast het + icoon) in het veld Bijlage (zie afbeelding 3.3.9.1); Nu wordt een pop up scherm getoond waarin een bestand ingevoegd kan worden uit andere dossiers. In het getoonde venster bij 3.3.9.2 kunt u zoeken op gebruikers, kandidaten, relaties, contactpersonen, agenda item, vacature, taak en document. U heeft de mogelijkheid om documenten van meerdere van de hiervoor genoemde contacten in te voegen. Deze kan u vervolgens koppelen aan deze e-mail. Afbeelding 3.3.9.1: gekoppelde bestanden toevoegen

Afbeelding 3.3.9.2: gekoppelde bestanden van relaties en kandidaten. 3.4 E-mail verzendopties Dit onderdeel gaat dieper in op de verzendopties die de E-mail module van Phoenix biedt. Zo bespreekt het niet alleen de rechtstreekse manier om een e-mail te versturen maar ook hoe u een e-mail uitgesteld kan verzenden. Tot slot geeft het hoofdstuk ook weer hoe u groepen kan selecteren en hoe u verzendprofielen instelt. 3.4.1 E-mail meteen verzenden Wanneer u een e-mail heeft aangemaakt en heeft opgesteld volgens de hiervoor besproken mogelijkheden, wil u de e-mail allicht verzenden. Na het opstellen van de e-mail en het ingeven van de ontvanger kunt u klikken op het Verzenden icoon bovenaan het scherm waarna de e-mail wordt verzonden.

Afbeelding 3.4: E-mail verzenden 3.4.2 E-mail uitgesteld verzenden U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te verzenden op een specifieke datum en/of tijdstip. Na het opstellen van de e-mail en het ingeven van de ontvanger kunt u klikken op het Uitgesteld verzenden icoon bovenaan het scherm. Door op dit icoon te klikken opent een pop-up scherm. Geef aan op welke datum en tijdstip de e-mail verzonden dient te worden. Let hierbij wel op. De e-mail wordt meteen in de Uitgesteld verzenden map geplaatst nadat u op Verzenden heeft geklikt. Afbeelding 3.4.2.1: Uitgesteld verzenden Afbeelding 3.4.2.2: Uitgesteld verzenden menu

3.4.3 Groepselectie voor verzending Mogelijk wil u e-mails aan een bepaalde groep gebruikers. Uiteraard kan u zoals eerder besproken gebruikers steeds handmatig toevoegen. Echter, indien u regelmatig e-mail aan een groep of categorie ontvangers tegelijk wil verstuurd, is het handiger om deze ontvangers aan een groep toe te wijzen. Dit is mogelijk in de E-mail module van Phoenix. Zo kan u onder andere per organisatieonderdeel een groep toevoegen waardoor u in één handeling alle mensen uit dit organisatieonderdeel een e-mail kan sturen. Volg hiervoor de volgende stappen: Open de E-mail module en maak een nieuwe e-mail aan door te klikken op het groene plus icoon bovenaan de pagina; Nu wordt de pagina voor de opmaak van een nieuwe e-mail geopend; Maak de e-mail op; Kijk bovenaan, geheel rechts van de balk Aan ; Klik op de knop zoals getoond in de afbeelding hiervoor om groepen toe te voegen aan de ontvangers. Vervolgens wordt een pop-up scherm getoond; Selecteer in de lijst de gewenste groep van ontvangers. Deze komen vervolgens rechts te staan. Dit kunnen ook meerdere groepen tegelijk zijn. Indien u een selectie wil verwijderen klikt u hierop waardoor deze weer naar de linker lijst verdwijnt. Indien u de correcte selectie heeft samengesteld, klikt u op Voeg toe waarna de selectie bij de ontvangers wordt geplaatst. U kan de groepenlijst bewerken en samenstellen via de Nieuwsbrieven Module. Afbeelding 3.5.1: Groepen toevoegen aan ontvangers

Afbeelding 3.5.2: Groepen selecteren 3.4.4 Verzendprofielen Het is mogelijk om meerdere profielen in te stellen voor het verzenden van e-mails. Zo kan u heel snel uw details aanpassen per afzender aan wie u de e-mail verstuurt. Verzendprofielen kan u aanpassen in de instellingen van de E-mail module in Phoenix. Klik op het Instellingen icoon in het module overzicht; Ga naar het tabblad Verzendprofielen ; Bewerk een bestaand profiel of maak een nieuwe aan door op het + icoon rechts te klikken; Bewerk de profielnaam, E-mailadres afzender, welk template (website) en welke handtekening hierbij wordt gebruikt. Voortaan, bij het aanmaken van een nieuwe e-mail, kan dit aangemaakte verzendprofiel worden geselecteerd wanneer, tijdens het opstellen van een e-mail, bovenaan op het instellingen icoon wordt geklikt waarna een drop-down menu wordt getoond. Hierin kan een van de aangemaakte profielen worden geselecteerd.

Afbeelding 3.4.4.1: Verzendprofiel aanmaken Afbeelding 3.4.4.2: Verzendprofiel kiezen 3.4.5 E-mail als privé verzenden Alle e-mail van afzenders die in het systeem staan, worden opgeslagen in het dossier. In sommige gevallen kan het wenselijk zijn dat niet iedereen een bepaald bericht kan bekijken. U kunt berichten op privé zetten zodat u de enige bent die ze kan zien en waardoor ze niet in het algemene dossier bewaard worden. Een ingekomen e-mail als privé verzenden is relatief eenvoudig. Maak een nieuwe e-mail aan en stel deze op; Klik op de knop Meer onder de onderwerp regel; Het verzendmenu wordt door deze handeling uitgeklapt en geeft meerdere opties weer, waaronder de regel Privé. Klik daar op Ja.

Klik weer op Minder om het menu in te klappen Controleer inhoud, opmaak en ontvanger(s). Klik op verzenden. De e-mail is nu privé verzonden Afbeelding 3.4.5.1: E-mail privé verzenden 3.5 Zoeken van e-mail 3.5.1 Zoekfilter Met het filter kan u zoeken op trefwoord en kan u aangeven of u wil zoeken met specifieke zoekcriteria (deze map, alle mappen, specifieke map(pen), gelezen/ongelezen, vlag). De e- mail module geeft de filtermodule na openen altijd op de laatst gebruikte stand weer. Een standaard zoekopdracht wordt opgevat als een OR zoekopdracht. Dit wil zeggen dat als u zoekt op OTYS Academy u zoekt op alle e-mails waarin het woord OTYS en/of het woord Academy zitten. De achterliggende reden hiervoor is dat u met een OR zoekopdracht bijvoorbeeld ook kan zoeken op maatw om alle e-mails te zoeken waarin het woord maatwerk zit. Indien u toch wil zoeken met een AND zoekopdracht, dat wil zeggen een zoekopdracht waarin de combinatie van twee of meer termen moet zitten, kan u dit doen door middel van het ingeven van AND tussen de termen waarop u wil zoeken. Zo kan u bijvoorbeeld zoeken op OTYS AND Academy om alle e-mails te zoeken die de combinatie van beide termen bevat. Het zoekfilter in de E-mail module kan ook worden uitgebreid om te zoeken op specifieke trefwoorden. Open het zoekfilter door te klikken op het blauwe filtericoon in de rechterbovenhoek; Klik op het blauwe icoon naast Trefwoord om deze uitgebreide opties weer te geven. Vul de gewenste variabelen in waarop u uitgebreid wil zoeken: o Van, o Aan, o Onderwerp, o Bevat de woorden en o Bevat niet. Klik vervolgens op zoeken om de geselecteerde folders op basis van uw zoekcriteria te doorzoeken. Om de zoekfilter weer te verwijderen klikt u onderaan op het rode x icoon.

Afbeelding 3.5.1: Uitgebreid zoekfilter 3.5.2 Filterweergave opslaan Indien u bepaalde filters wil bewaren voor toekomstige zoekacties, dan kunt u een filterweergave toevoegen: Open het zoekfilter door te klikken op het blauwe filtericoon in de rechterbovenhoek; Klik op het blauwe icoon naast Trefwoord om deze uitgebreide opties weer te geven. Vul eventueel gewenste variabelen in waarop u uitgebreid wil zoeken; Klik op het + icoon in de rechterbovenhoek van de filter om een nieuwe filterweergave op te slaan Vul de naam in van de nieuwe filterweergave; Klik op + Toevoegen Nu is de zoekfilter opgeslagen. U kunt deze terugvinden in de linker kolom in de map Filterweergaven (onder uw persoonlijke mappen). Ook ziet u voortaan deze filterweergave terug in de e-mail portlet op het dashboard van Phoenix als u deze heeft geactiveerd. Meer hierover vindt u terug in onderdeel 3.6. Als u vervolgens de zoekfilter wil bewerken of verwijderen klikt u deze aan in de linker kolom. Wanneer u dit doet, ziet u in de rechterkolom de ingestelde waardes alsook enkele nieuwe menu-opties: toevoegen, bewaren en verwijderen. Indien u de zoekfilter wil wijzigen

kunt u de waarden aanpassen en vervolgens op het bewaren icoon klikken. Als u het zoekfilter wil verwijderen dan klikt u op het verwijderen icoon. Afbeelding 3.5.2.1: Nieuwe filter toevoegen Afbeelding 3.5.2.2: Nieuwe filterweergave toevoegen

Afbeelding 3.5.2.3: Bewerken zoekfilterweergave

3.6 E-mail portlets dashboard Met de komst van Phoenix is ook het dashboard geïntroduceerd. Het dashboard biedt de mogelijkheid om via portlets snel de meest relevante info snel te tonen bij het inloggen in Phoenix. Via de Portlet knop in de bovenbalk van het Phoenix overzicht kan u eenvoudig portlet knoppen toevoegen, waaronder het Inbox portlet en het Laatste e-mails portlet. Afbeelding 3.6.1: Portlet menu op het Phoenix dashboard.

3.6.1 Inbox portlet Het inbox portlet laat een overzicht zien van alle e-mail mappen die aanwezig zijn in de E- mail module. Aan de rechterzijde van het portlet wordt het aantal nieuwe berichten getoond. Bij het klikken op één van de weergegeven mappen wordt de E-mail module geopend en wordt de aangeklikte map getoond. Afbeelding 3.6.2: inbox portlet

3.6.2 Laatste e-mails portlet Het Laatste e-mails portlet geeft een overzicht weer van de meest recentelijk ontvangen e- mails. Aan de rechterzijde van het portlet wordt het aantal nieuwe berichten getoond. Door te klikken op het + icoon kan u meteen een nieuwe e-mail opstellen. Door te klikken op Laatste E-Mails gaat u rechtstreeks naar de inbox van de E-mail module. Bij het klikken op één van de getoonde e-mails wordt de E-mail module geopend en wordt de aangeklikte e- mail weergegeven. Ook kan u in deze portlet een zoekfilter selecteren indien u dat heeft ingesteld in de E-mail module. Zie hiervoor ook 3.5. Afbeelding 3.6.3: Laatste e-mails portlet

3.7 Beheren van e-mail en folders Dit onderdeel gaat dieper in op het beheer van de ontvangen e-mails en de nog te ontvangen e-mails. Zo wordt uitgelegd hoe u e-mails kan verwijderen, verplaatsen en markeren. Ook wordt uitgelegd hoe u folders kan bewerken. 3.7.1 E-mail beantwoorden of doorsturen Wanneer u een e-mail heeft ontvangen kunt u deze eenvoudig beantwoorden door deze te selecteren. Vervolgens klikt u in het voorbeeldvenster op Beantwoorden. U krijgt vervolgens een nieuw venster met daarin de afzender van de e-mail als geadresseerde. Vervolgens maakt u de e-mail op en verstuurt u deze zoals eerder omschreven in 3.3. Indien u een e-mail aan alle geadresseerden wil beantwoorden klikt u in het voorbeeldvenster eerst op Meer waarna u vervolgens Allen beantwoorden selecteert. Als u een ontvangen e-mail wil doorsturen kunt u dat doen door deze te selecteren. Vervolgens klikt u in het voorbeeldvenster op Meer. In het drop down menu klikt u vervolgens op Doorsturen. U krijgt vervolgens een nieuw venster met daarin de inhoud van de ontvangen e-mail. Vervolgens voegt u de persoon of personen toe aan wie u de e-mail wil doorsturen en verstuurt u deze zoals eerder omschreven in 3.3. Afbeelding 3.7.1: E-mail beantwoorden of doorsturen 3.7.2 Verwijderen van een e-mail bericht Om een specifieke e-mail te verwijderen klikt u deze aan in de lijst. Hierdoor verschijnt het voorbeeld in het venster beneden. Bovenaan het voorbeeld heeft u enkele keuze-opties waaronder Verwijderen. Door hierop te klikken wordt de e-mail verplaatst naar de prullenbak. Ook is het mogelijk om meerdere reeds ontvangen en toekomstige e-mails te verwijderen van een specifieke afzender. Hiervoor kan u de daarvoor bestemde batch actie gebruiken. Zie hiervoor 3.7.6 Batch acties.

Afbeelding 3.7.2: E-mail verwijderen 3.7.3 Mappen aanmaken en bewerken Uw eigen mappen staan in de linker kolom onder Persoonlijke mappen weergegeven. Naast de standaardmappen inbox, verzonden, prullenbak, concepten, spam, uitgesteld en niet afgeleverd, heeft u ook de mogelijkheid om zelf mappen toe te voegen. Ga naar het overzicht van de E-mail module Klik links op het instellingen icoon naast Persoonlijke mappen Bewerk mappen door te klikken op het bewerkingsicoon. Verwijder bestaande mappen door te klikken op het rode prullenbak icoon. Voeg een nieuwe map toe door te klikken op het + icoon. Vergeet na deze bewerking niet om onderaan op Voltooid te klikken om de wijzigingen op te slaan.

Afbeelding 3.7.3.1: Persoonlijke map toevoegen of bewerken Afbeelding 3.7.3.2: Mappen beheren

3.7.4 E-mail(s) naar map verplaatsen Het verplaatsen van e-mail kan op twee manieren. Allereerst is er de mogelijkheid om mails rechtstreeks in de gewenste map te plaatsen. Dit doet u simpelweg door de gewenste mail vanuit het overzicht te slepen naar de gewenste (persoonlijke) map in de linkerkolom. Dit kan u ook met meer dan één e-mail tegelijk doen door de gewenste e-mails aan te vinken waarna u een van de geselecteerde e-mails naar de gewenste map sleept. Vervolgens zijn alle geselecteerde e-mails naar deze map verplaatst. Hiernaast heeft u de mogelijkheid om alle reeds ontvangen (en nog te ontvangen) e-mails van een bepaalde afzender te verplaatsen naar een gewenste map. Dit doet u middels een batch actie. Hiervoor verwijzen we naar het daarvoor bestemde onderdeel: 3.7.5 Batch Acties. 3.7.5 E-mail markeren Een eerste manier om uw e-mails te markeren is als gelezen/ongelezen. Dit doet u door in het overzicht met uw rechtermuisknop te klikken op de betreffende e-mail. Vervolgens selecteert u in dit snelmenu de optie Markeren als gelezen of Markeren als ongelezen. E-mail kunt u markeren met gekleurde vlaggen om ze op die wijze handiger in te delen op basis van prioriteit. Dit kan u op twee manieren doen. Een eerste manier is via het overzicht. Nadat u een map heeft geselecteerd (bijvoorbeeld: Inbox ) ziet u in het overzicht alle e-mails die in deze map zitten. In het bovenste veld ziet u grijze vlag iconen achter het onderwerpveld. Door hierop te klikken krijgt u een menu te zien waaruit u de gewenste prioriteit met bijbehorende vlag in kleur kan selecteren. Vervolgens is de e-mail gemarkeerd. Een tweede manier om een e-mail te markeren is in het voorbeeldvenster van de geselecteerde e-mail die u wenst te markeren. Wanneer u in de menubalk van het voorbeeldvenster klikt op Vlag krijgt u het menu te zien waarin u een selectie kan maken. Ook kan u ontvangen e-mail als privé markeren. Hierop zijn dezelfde regels van toepassing als bij E-mail als privé verzenden in onderdeel 3.4.5. Om dit te doen selecteert u de betreffende e-mail. Wanneer u in de menubalk van het voorbeeldvenster klikt op Meer en vervolgens op Markeren als prive dan is de e-mail enkel voor u zichtbaar.

Afbeelding 3.7.5.1: Markeren van e-mail als gelezen /ongelezen Afbeelding 3.7.5.2: Markeren van e-mail in overzicht Afbeelding 3.7.5.3: Menu geopend e-mailbericht

3.7.6 Batch acties Eén van de grootste vernieuwingen in de E-mail module in Phoenix zijn de zogenoemde batch acties. Hiermee wordt het mogelijk om enkele van de meest gebruikte handelingen zoals nog sneller uit te voeren. Batch acties op e-mails en e-mail mappen oproepen: Ga naar de map waarop u een batch actie wil uitvoeren; Vink de box van de relevante e-mail of e-mails aan; Klik op de rechtermuisknop. Het batch actie menu wordt geopend De standaard handelingen zijn het markeren als gelezen of ongelezen, toevoegen van e-mail aan adresboek, verzendlijst, zwarte of witte lijst. Ook het verplaatsen of verwijderen van e- mail(s) voor bepaalde afzenders behoort tot de mogelijkheden. 3.7.7 Overige opties Er zijn in de e-mail module nog enkele opties toegevoegd die het beheren van ingekomen e- mail nog makkelijker moeten maken. Dit zijn bijvoorbeeld het rechtstreeks toevoegen van contacten of kandidaten in het systeem vanuit de e-mail. Ook kan u ingekomen e-mails relateren aan andere gebruikers, kandidaten, relaties,, contactpersonen vacatures, agenda items, taken of documenten om deze zo in het dossier zichtbaar te maken. De contactgegevens van de afzender kan u vanuit het e-mailoverzicht eenvoudig toevoegen aan het adresboek. Dit doet u eenvoudig door in het overzicht met de rechtermuisknop te klikken op de relevante e-mail waarna u vervolgens klikt op Toevoegen aan adresboek. In het pop up menu dient u vervolgens nogmaals te bevestigen waarna het contact is toegevoegd. Een andere optie is om via de ingekomen e-mail een kandidaat toe te voegen in het systeem. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u een open sollicitatie via e-mail ontvangt. U kan dit doen door de e-mail te selecteren en vervolgens in het menu van het voorbeeldvenster te klikken op Nieuwe kandidaat. In het pop up menu wat dan verschijnt controleert u de gegevens en vult deze aan waar nodig. Wanneer u vervolgens klikt op Kandidaat toevoegen is de contactpersoon als kandidaat toegevoegd. U kunt e-mails relateren aan contacten en kandidaten wanneer u wil dat deze zichtbaar worden in het dossier. Dit doet u door de e-mail te selecteren en vervolgens in het menu van het voorbeeldvenster te klikken op Meer. In het drop down menu kiest vervolgens de optie Relateren aan. Vervolgens zoekt u op de gebruikers, kandidaten, relaties,, contactpersonen vacatures, agenda items, taken of documenten om deze te koppelen in het dossier zichtbaar te maken.

Afbeelding 3.7.7.1: Overige opties Afbeelding 3.7.7.2: Koppelen van e-mail aan gerelateerde items

3.8 Spam De E-mail module heeft een ingebouwd spamfilter. E-mail van spammers wordt automatisch herkend en naar de spamfolder verplaatst. Soms komt ook e-mail van gewenste verzenders in deze folder terecht, omdat het aan bepaalde kenmerken van spam voldoet. Om het spamfilter optimaal te laten werken heeft de E-mail manager twee lijsten voor adressen en domeinen. Aan de Blacklist kunt u verzenders van ongewenste e-mail toevoegen. E-mail afkomstig van adressen en domeinen in deze lijst komt altijd in de spamfolder terecht. Verzenders van gewenste e-mail kunt u toevoegen aan de Whitelist. E-mail afkomstig van domeinen en adressen in deze lijst, komt nooit in de spamfolder terecht. Let op: De e-mail in de spamfolder wordt op regelmatige basis automatisch verwijderd. Het is daarom belangrijk om wekelijks de spamfolder te controleren op e-mail die onterecht als spam aangemerkt is. Omdat e-mail in de spamfolder automatisch verwijderd wordt, hoeft u deze niet zelf te verwijderen. Wanneer u dit wel doet, belandt de spam in de folder Verwijderde items, waar het nog drie maanden bewaard blijft en onnodig schijfruimte inneemt. 3.8.1 White list Soms is het wenselijk om te voorkomen dat e-mails van een bepaalde afzender naar de spambox worden verplaatst. Hiervoor dient u volgende stappen te nemen: Ga naar de e-mail van de afzender welke niet in de spambox geplaatst mag worden; Klik met de rechtermuisknop op de e-mail in de lijst in het bovenste venster; Klik op Toevoegen aan witte lijst 3.8.2 Black list Soms is het wenselijk om e-mails van een bepaalde afzender naar de spambox te verplaatsen. Hiervoor dient u volgende stappen te nemen: Ga naar de folder waarin een e-mail staat van de afzender welke in de spambox geplaatst dient te worden; Klik met de rechtermuisknop op de e-mail in de lijst in het bovenste venster; Klik op Toevoegen aan zwarte lijst

3.8.3 In batch verplaatsen Indien alle e-mails van een afzender meteen dienen te worden verplaatst naar de spam of een andere folder volgt u de volgende stappen: Ga naar de folder waarin een e-mail staat van de afzender welke in de spambox geplaatst dient te worden; Klik met de rechtermuisknop op de e-mail in de lijst in het bovenste venster; Klik op Verplaats alle e-mails van Selecteer of het gaat om alle reeds ontvangen e-mails of ook om alle ontvangen én toekomstige berichten van deze afzender; Klik op het drop down-menu en selecteer de map waarnaar al de e-mails dienen te worden verplaatst (Bijvoorbeeld: Spam). Hier kan u kiezen of alles verplaatst dient te worden naar de spam folder. Maar u kan er uiteraard ook voor kiezen om voor een bepaalde afzender een andere map te gebruiken. Afbeelding 3.8.3.1: Rechtermuisknop menu batch acties