EXCEL GEGEVENSBEHEER WWW.I-LEARNING.BE -
7 WHAT IF - WAT ALS ANALYSE MET EEN GEGEVENSTABEL Met een gegevenstabel kunnen we twee variabelen in een tabel uitzetten. De overige variabelen staan in de brontabel. We kopen een product in aan aankooprijs, we verkopen dat product met een bepaalde winst, en we voorspellen dat we van dat product x-aantal stuks zullen verkopen. Hoeveel winst gaat dat opleveren? Neem volgende gegevens over. De formule die je in B5 moet plaatsen (met celadressen): =(verkoopprijs inkoopprijs)*stuks verkoop =(B7-B5)*B3 Je kan als je deze formule hebt ingebracht de variabelen voor de inkoopprijs, verkoopprijs en vooruitzicht stuks verkoop aanpassen in de tabel zelf. Je kan dan in B5 aflezen hoeveel winst je zal maken Maar het zou handig zijn moest je deze gegevens in een grote tabel kunnen uitzetten, om zo te vergelijken vanaf welke variabelen de verkoop de moeite wordt. 71
7.1 De tabel maken Voorwaarde is dat je een formule of functie hebt (in de schermafdruk rood omkaderd) in de eerste cel linksboven van de te maken tabel. Onder en rechts van deze formule (de formule is dus de eerste cel), moet je de variabelen uitzetten zoals in onderstaand voorbeeld. In de rij staat de verkooprijs, in de kolom het aantal stuks. Selecteer de volledige tabel (die je net gemaakt hebt, dus niet de variabelen in A1:B3). Kies data / data tools / what if analysis / data table ( gegevens / hulpmiddelen voor gegevens / wat als analyse / gegevenstabel ). 72
Volgend venster verschijnt: 7.1.1 Row input rij-invoercel Welke gegevens staan er in de tabel in een rij uitgezet? Dat zijn de verkoopsprijzen. Klik in het tekstvak van het venstertje en dan in de cel van de brongegevens waar de verkoopsprijs staat. 7.1.2 Column input kolominvoercel Welke gegevens staan er in de tabel in een kolom uitgezet? Dat zijn de "aantal stuks"- gegevens. Klik in het tekstvak van het venstertje en dan in de cel van de brongegevens waar het aantal stuks in staat. Dit is het resultaat: Het handige aan deze manier van werken is dat je de variabelen (eerste rij en eerste kolom) in deze tabel ook kan veranderen. Je kan de resultaten in de tabel NIET veranderen. Als je klikt in een cel, let dan op de formule in de formulebalk: =TABLE(B2;B3) Taak: Maak de berekende gegevens op met voorwaardelijke opmaak. 73
8 DATA VALIDATION - GEGEVENSVALIDATIE Vaak is het nodig om de invoer van gegevens in een werkblad te beperken. Bijvoorbeeld: de gebruiker mag enkel waarden invullen die binnen een bepaalde min/max grens liggen. Of de gebruiker mag enkel gegevens invullen die in een lijst ergens in de werkmap beschikbaar zijn. Maak een nieuw werkblad of open een nieuwe werkmap, Selecteer de cel(len) waarvoor je de invoer wil beperken, kies data / data tools / data validation ( gegevens / hulpmiddelen voor gegevens / gegevensvalidatie ). 8.1 Whole number geheel getal De invoer beperken tot gehele getallen 8.1.1 Settings - instellingen Kies allow/whole number ( toestaan / geheel getal ). Kies data/between ( gegeven / tussen ), en typ in de tekstvakken de maximumminimum waarden. 74
8.1.2 Input message - invoerbericht Is een boodschap die de gebruiker te zien krijgt als hij een cel met gegevensvalidatie selecteert. 75
Als je later de min/max waarden aanpast, zal deze tekst niet mee aangepast worden, dat moet je dus zelf doen! 8.1.3 Show input message when cell is selected - invoerbericht weergeven als de cel is geselecteerd Je kan deze optie via de check box in/uitschakelen. 8.1.4 Title - titel De tekst die in de blauwe titelbalk van het venster verschijnt. 8.1.5 Message - invoerbericht De eigenlijke boodschap. 8.1.6 Error alert - foutmelding Verschijnt na invoer van gegevens die niet beantwoorden aan de validatie criteria op TAB instellingen. Je kan de optie uitschakelen via de check box. 76
8.1.7 Style stijl Stoppen aanvaardt geen andere invoer dan deze toegelaten door de selectiecriteria. Waarschuwing / info doen dit wel. Indien er al data aanwezig zijn dan blijven die staan, de restrictie geldt dus enkel voor nieuw ingevoerde gegevens. Als je de min/max waarden voor de selectiecriteria vervangt door absolute celadressen, maak je het werkblad flexibeler in gebruik, je moet dan immers niet meer naar de vensters voor validatie, je kan dan de waarden op het werkblad zelf aanpassen. 8.2 Validatie naar andere cellen KOPIËREN Om validatie regels van de ene cel naar een andere (groep) cellen te kopiëren zonder daarvoor telkens de regels opnieuw te moeten instellen. Geef een rechtermuisklik in een cel waarvan je de validatieregel(s) wil overbrengen naar andere cellen. Kies copy ( kopiëren ). Selecteer de andere cel(len), geef er een rechtermuisklik in. Kies paste special/paste special ( plakken speciaal/plakken speciaal ). 77
Kies validation ( validatie ). 78
8.3 Cellen met validatie vinden Vaak is het nodig om te weten te komen in welke andere cel(len) er validatie aanwezig is. Maak een nieuw werkblad, selecteer A1:A10 en geef een validatie: enkel getallen accepteren die niet 70 zijn. Klik in een cel uit dit bereik en kopieer ze. Selecteer D1:D10 en kies uit het snelmenu paste special / paste special / validation ( plakken speciaal / plakken speciaal / validatie ). We hebben nu 2 bereiken waarin dezelfde validatie staat. Selecteer A5 (of een andere cel uit het 1 ste bereik), Kies "home / editing / find and select / go to / special" ( start / bewerken / zoeken en selecteren / ga naar / speciaal ) of vorm [F5] en kies special ( speciaal ). In gegevensvalidatie kan je nu kiezen om alle cellen met om het even welke gegevensvalidatie te selecteren, of enkel die cellen met dezelfde validatie als de geselecteerde cel. 8.3.1 Aanpassen van de validatie regels Als je reeds bestaande validatie regels gaat overschrijven met nieuwe validatie regels, zullen data die in strijd zijn met de nieuwe regels niet overschreven worden. De nieuwe regels zijn enkel van toepassing op nieuwe data. 79
8.4 Validatie op basis van een list lijst De invoer in cellen beperken met gegevens uit een lijst. Deze lijst kan om het even waar in je werkmap staan. Typ op een nieuw werkblad dat je producten noemt volgend lijstje: Ga naar het werkblad (dat mag ook hetzelfde werkblad zijn) waarop je de datavalidatie wil toepassen en selecteer de cellen die de validatie moeten krijgen. Kies data / data tools / data validation ( gegevens / hulpmiddelen voor gegevens / gegevensvalidatie ). En vul aan: Selecteer enkel de gegevens uit de lijst, niet de eventuele kop (veldnaam). Als je de lijst een kop geeft, en dan van de lijst een tabel maakt, en de tabel (of enkel de gegevens) een naam geeft, dan kan je deze naam gebruiken als verwijzing in source ( bron ). Je moet de naam wel laten vooraf gaan door een = - teken. 8.4.1 In-cell dropdown - vervolgkeuzelijst in cel De cellen met validatie krijgen een vervolgkeuzelijst waaruit je de waarden kan uit de lijst kan kiezen. Als je deze optie afvinkt, moet je zelf een item uit de toegelaten lijst typen, dit wil dan ook zeggen dat je moet weten welke items er in de lijst aanwezig zijn! 80
8.4.2 Lege cellen negeren Als de lijst gebaseerd is op een celbereik met een gedefinieerde naam en in die lijst er een lege cel voorkomt, kan elke waarde in de gevalideerde cel worden getypt wanneer Lege cellen negeren wordt ingeschakeld. 8.4.3 Kleine lijsten Voor een kleine lijst kan je de items in source ( bron ) zelf typen gescheiden door een puntkomma. 81
8.5 Circle invalid data - ongeldige gegevens omcirkelen Gebruik deze opties in het Lint om gegevens die niet beantwoorden aan de restricties te omcirkelen. Dit kan gebeuren bij het aanpassen van de validatie regels, u weet immers dat waarden die niet beantwoorden aan de nieuwe regels, toch blijven staan! 82
83