Amsterdam bèta samenwerking huisvesting (ABS) Bespreking op CvB UvA 14 februari 2017

Onderwerp Amsterdam bèta samenwerking huisvesting (ABS) Bespreking op CvB UvA 14 februari 2017 Opsteller Cees van der Wolf Afstemming: directeuren Financiën / concern controllers, decanen en directeuren bedrijfsvoering. 1. Inleiding De Bètafaculteiten van UvA en VU werken samen ter versterking en verbetering van hun onderwijs en onderzoek clusters informatica, natuur- en sterrenkunde, en ecology, environment & earth. Onderdeel van deze samenwerking. Onderdeel van deze samenwerking is de gezamenlijke huisvesting van een aantal disciplines, op Amsterdam Science Park (ASP) dan wel op de Campus Zuidas (CA). Onderdeel van de samenwerking is ook een voorgenomen samenwerking met SRON (Stichting Ruimte Onderzoek Nederland). Deze samenwerking is niet alleen wetenschappelijk van aard maar heeft ook betrekking op de concentratie van technologisch hoogstaande faciliteiten (werkplaatsen, clean rooms) in een HighTIF gebouw. Voor de huisvesting van is een plan opgesteld. In eerste instantie is daarbij door huisvesting gekeken naar de ruimtelijke inpasbaarheid. Daarna zijn financiële doorrekeningen gemaakt. In hoofdstuk 2 wordt een toelichting gegeven op de inhoudelijke samenwerking, de match tussen de vraag en het aanbod, en de impact op studentenaantallen en fte s per campus. In hoofdstuk 3 wordt de financiële verrekening tussen VU en UvA beschreven, en in hoofdstuk 4 worden de vervolgstappen beschreven. 2. Inhoudelijke samenwerking bètafaculteiten UvA en VU De faculteiten FEW en FALW van de VU en de FNWI van de UvA kennen vier richtinggevende inhoudelijk-thematische domeinen, waarbij Fundamentals of Science en Science for Sustainability op Amsterdam Science Park (ASP) worden geconcentreerd en Information Science en Human Life Science op de Campus VU (CA). Voor drie grote onderwijs- en onderzoeksclusters binnen ABS gezamenlijke huisvesting wordt nagestreefd: Informatica Natuur- en Sterrenkunde Ecology, Environment & Earth. 1

Op Amsterdam Science Park worden de clusters Science for Sustainability en Fundamentals of Science gevormd, op de VU- Campus Human Life Sciences en Information Sciences. Amterdam Science Park VU Campus Figuur 1 Thematische clusters De samenwerking zal zich de komende jaren verder ontwikkelen. Door krachten te bundelen kunnen kennis, specialistische faciliteiten en infrastructuur gedeeld worden. Zo ontstaat een inhoudelijk sterk bètacluster dat talentvolle studenten en wetenschappers naar Amsterdam trekt, de kans op succes om onderzoeksmiddelen te werven en te participeren in internationale onderzoek consortia/programma's vergroot, en beschouwd wordt als een vooraanstaand wetenschapscentrum in Europa. VU en UvA hebben afspraken gemaakt over het huisvestingsprogramma dat nodig is om de gewenste samenwerking te faciliteren. Het uitgangspunt voor de toekomstige huisvesting is de clustering van activiteiten en voorzieningen. Deze clustering is voorwaardelijk voor een omvangrijk bouw- en investeringsprogramma, waarbij ook andere partijen, zoals de gemeente Amsterdam, NWO, OC&W en VUmc, zijn betrokken. Programma huisvesting Amsterdamse Bèta Samenwerking Het huisvestingsprogramma voor de bètafaculteiten van UvA en VU omvat de bouw- en verhuisactiviteiten die in de toekomst gepland moeten worden om, uitgaande van de vier inhoudelijke domeinen, passende huisvesting te realiseren voor FNWI-UvA en FEW/FALW- VU. Ook de autonome groei in staf en studenten die moet worden meegenomen in de plannen, evenals de aanpassingen die nodig zijn wanneer er verschuivingen zijn in de locatie van onderwijs. In het programma wordt nagegaan of de op inhoudelijke gronden gemotiveerde huisvesting haalbaar en betaalbaar is. Haalbaar betreft de vraag of het mogelijk is de benodigde m 2 en voorzieningen voor een samenwerkingsinstituut op één locatie te realiseren. Bij de betaalbaarheid gaat het om de vraag of die m 2 en voorzieningen binnen de financiële kaders van de meerjaren huisvestingplannen van UvA en VU gerealiseerd kunnen worden. Dit heeft geresulteerd in de volgende inzichten: Fase 1 (2016-2019): Beperkte verhuisbewegingen waarbij SILS groepen gehuisvest wordt in O 2 op VU 2

Campus en Theoretische Chemie/VU op ASP904. Informatica clusteren op VU-campus (NU) Natuur- en sterrenkunde vervolgens clusteren op ASP904 Fase 2 (2019-2021) Huisvesting SRON op ASP Aardwetenschappen/VU naar ASP. Ruimtelijke vertaling (match vraag aanbod) In 2016 is de koers huisvesting geactualiseerd. Dit was nodig omdat de faculteiten zijn gegroeid, nieuwe opleidingen zijn gestart, nieuwe onderzoekslijnen zijn ontwikkeld. De gegevens ten aanzien van medewerkers (FTE) en studentenaantallen zijn geüpdatet. Tevens is naar het beschikbare aanbod van ruimten gekeken op de Campus en op Science Park. Ook is gekeken naar de tijdlijn van geplande nieuwbouw-ontwikkeling. Daarbij is het thema Onderwijs qua huisvesting verder uitgewerkt en is preciezer gekeken naar de aantallen studenten en soorten ruimten die het onderwijs nodig heeft (practicum, werkgroepzalen, studievoorzieningen etc.). Er is nadrukkelijk ook rekening gehouden met ruimte voor studieverenigingen, studieplekken, ondersteunende staf en studentenbalies. Er is vastgehouden aan het uitgangspunt dat onderzoek en onderwijs zoveel mogelijk op dezelfde locatie plaatsvinden. De locatie van het onderzoek is gebaseerd op de keuze die de faculteiten hebben gemaakt voor profielen per locatie (zie boven). Er is nader in beeld gebracht wat de wensen zijn met betrekking tot onderzoek infrastructuur per cluster en ook met de belangrijke voorzieningen als werkplaatsen, kassen en klimaatkamers. Met al deze gegevens is getracht te komen tot een optimale match tussen vraag en aanbod en in de tijd, zodanig dat alle groepen en opleidingen een goede plek op de beschikbare locaties hebben en de te vormen instituten worden ondersteund. Voor de actualisatie van de koers is er een match gemaakt tussen de vraag (inclusief de geüpdatete brongegevens en de inhoudelijke ontwikkelingen) en het aanbod op ASP en de VU Campus. De match tussen vraag en aanbod geeft onderstaande resultaat aan verhuisbewegingen, die per stap in de tijd zijn opgenomen: 3

Stap nr Jaar KW Van Naar Beweging Gebouw Ol2 groepen VU verhuizen: scheikunde, MCB, IvM C&B, 2016 Q1 Campus Campus bioinformatica (deels) O 2 1 a 2016 Q2 ASP Campus SILS verhuizen Ol2 Groep Slootweg (organische chemie VU) gaat over naar UvA 2 a 2016 Q4 Campus ASP HIMS (volgt scenario Koes) ASP 904 b 2016 Q4 Campus ASP Theoretische chemie VU verhuizen ASP 904 3 a 2018 Q1 ASP Campus Informatica UvA (ivi)verhuizen incl. computerlabs NU b 2018 Q1 ASP ASP Tutoren / docenten COS intern verhuizen ASP c 2018 Q1 Campus Campus Informatica VU verhuizen NU d 2018 Q1 Campus Campus Wiskunde VU verhuizen NU 4 a 2018 Q3 ASP ASP Computermuseum verhuizen. Van ASP B0 naar n.t.b. ntb b 2018 Q3 ASP ASP deel labs IBED intern verhuizen: van D4 naar B0 ASP 904 ASP 904 5 a 2018 Q3 ASP ASP b 2018 Q3 Campus ASP aanvullende ruimte in bouwdeel D vrij maken. Een deel van SILS van D2 en D3 naar A2 en A3 ASP 904 ASP 904 deel natuurkunde fundamentals VU verhuizen: labs naar bouwdeel D, kantoren naar C3 ASP 904 6 2019 Q3 ASP ASP Technologie centrum FNWI verhuizen Hightif 2019 Q3 Campus ASP werkplaats VU (deels) naar ASP > er ontstaat een Hightif 2019 Q3 ASP ASP Faculteits Bureau FNWI, IIS en IXA verhuizen n.t.b. 2019 Q3 ASP ASP restant labs IBED intern verhuizen: van D4 naar B0 ASP 904 2019 Q3 Campus ASP restant natuurkunde fundamentals VU verhuizen: labs naar ASP 904 Aardwetenschappen VU verhuizen: kantoren (C2) en labs (B0) naar ASP 904 ASP 904 2019 Q3 Campus ASP 2019 Q3 Campus ASP Aardwetenschappen VU verhuizen: cleanroom naar Hightif Hightif 2019 Q3 SRON verhuizen: kantoren (C3) en algemene ruimtes ASP 904 2019 Q3 SRON verhuizen: niet te sharen (vergader)ruimtes naar ASP ASP 904 2019 Q3 SRON verhuizen: cleanroom, werkplaats, labs, kantoren en Hightif (de NTB bewegingen zijn rekenkundig opgenomen om een sluitend gebruik van ASP904 te houden. Feitelijke invulling van deze bewegingen wordt op een later moment door FNWI vastgesteld) Figuur 2 Stappenplan variant A 4

Effecten op aantallen fte s op de campussen De actualisatie van de koers laat in het eindbeeld een beperkte verschuiving in totaal aantal fte per campus binnen de bèta-samenwerking zien (93 fte t/m 2020). 2016 2017 2018 2019 2020 FTE VU op VU campus 971 941 806 718 718 FTE VU op ASP - 30 253 253 253 FTE UvA op ASP 1.196 1.152 998 998 998 FTE UvA op VU Campus - 44 198 198 198 Totaal FTE 2.167 2.167 2.167 2.167 2.167 Totaal FTE op VU Campus 971 985 1.004 916 916 Totaal FTE op ASP 1.196 1.182 1.163 1.251 1.251 Totaal FTE 2.167 2.167 2.167 2.167 2.167 delta in fte op VU Campus - 14 32-55 -55 delta in fte op ASP - -14-32 55 55 Figuur 3 Effecten op aantal fte's op de campussen Effect op onderwijs Voor onderwijs is door FB/DT van de samenwerkende faculteiten beschreven op welke campus de opleidingen zich bevinden. Uitgangspunt is dat onderzoek en onderwijs zoveel mogelijk op dezelfde locatie plaatsvinden. De locatiekeuze van opleidingen resulteert in een verschuiving van het totale aantal studenten binnen de bèta-samenwerking per campus van 891 studenten t/m 2021. Figuur 4 Effecten Onderwijs (cijfers EXCLUSIEF BA Scheikunde en Natuur/sterrenkunde zijn, die zijn al gehuisvest op ASP) Er is rekening gehouden met goede positionering onderwijs op zowel de Campus als ASP. In de uitwerking is op ASP rekening gehouden met het leegkomen van circa 460 m2 NO onderwijs als gevolg van het verhuizen van de informaticaopleidingen, die ingezet kan worden als kantoor- of labruimte. 5

3. Financiële vertaling Binnen de instelling gelden de vigerende afspraken tussen instelling en faculteit(en). Voor UvA is dit het huur-verhuur model, waarvoor de faculteit wordt bekostigd en binnen de VU is dit het zogenaamde KDM/TDH-model. Hierin verandert dus niets voor de faculteiten als gevolg van de bètasamenwerking. Daarnaast kiezen VU en UvA voor een robuust en duurzaam model dat samenwerking maximaal ondersteunt. Qua investeringen wordt in totaal voorzien voor de UvA: Investeringen t/m stap 6 UvA Totale investering ASP904 13.104.510 w.v rekening SRON - 969.760 Subtotaal aanpassing ASP voor UvA rekening 12.134.750 uit herinvesteringen - 1.698.865 Investeringen in ASP904 10.435.885 NTB UvA 10.039.999 Totale investering Bèta huisvesting 20.475.884 Berekeningen zijn gebaseerd op model 170131 Huurstromen Variant triple A. Hierin is het totaal aantal aan te passen oppervlakte doorgerekend naar verbouw- resp. nieuwbouwkosten. Door de VU zal 9,8 mln. aanvullend worden geïnvesteerd op de VU Campus. Financiële afspraken bèta-huisvesting De afspraken t.a.v. de verrekening van het ruimtegebruik voor zowel onderwijs als onderzoek tussen UvA en VU zijn gebaseerd op de huisvestingsvariant 1A en betreffen de stappen uit de schuiftabel 170118 huurstromen variant triple A t/m stap 6. 6

Verrekening ruimtegebruik: Als gevolg van de verhuisbewegingen in de eindsituatie (2019) ontstaat het volgende gebruik over en weer: Figuur 5 verhuisbewegingen in m 2 VVO naar campus De delta in het ruimtegebruik onderzoek wordt als volgt verrekend: a) voor kantoorgebruik en voorzieningen met het vaste tarief van 341 /m 2 VVO inclusief inrichting en facilities (200 +25+116) b) voor labgebruik het vaste tarief van 601 /m 2 VVO inclusief inrichting en facilities (450+35+116) c) Indexatie 2% per jaar m.i.v. 2018 (basisjaar 2017) d) Termijn: de gebruiksduur per verhuizende groep is 20 jaar e) Verrekenafspraak: jaarlijks in oktober wordt het saldo ruimtegebruik voor het nieuwe begrotingsjaar afgestemd en gezamenlijk vastgesteld f) Feitelijke verrekening maandelijks te factureren door de per saldo ontvangende partij. Verrekening onderwijs: Als gevolg van de verhuizing van de onderzoeksgroepen is, conform het uitgangspunt dat onderzoek en onderwijs zoveel mogelijk op dezelfde locatie plaatsvinden, het effect op onderwijs al weergegeven in figuur 4. De delta in het ruimtegebruik onderwijs wordt als volgt verrekend: a) voor practicum onderwijs met het tarief van 1.400 per student b) De Joint Degrees (BA natuurkunde, BA scheikunde) hebben reeds in 2016 als locatie ASP en worden elders verrekend. Deze zijn geen onderdeel van de delta c) voor regulier onderwijs met het tarief van 900 per student d) Indexatie 2% per jaar per jaar m.i.v. 2018 (basisjaar 2017) e) Termijn: de gebruiksduur per verhuizende groep is 20 jaar. Afspraak t.a.v. SRON: Als bijdrage aan het faciliteren van SRON door de UvA in ASP betaalt de VU jaarlijks een additioneel bedrag aan de UvA ter grootte van 100K (prijs 2017, geïndexeerd met 2%) gedurende de looptijd van de het huurcontract dat UvA met SRON sluit t.a.v. de huur van ruimte in ASP. Het contract gaat naar verwachting in per 2019 en heeft een looptijd van 20 jaar. Financieel effect van de verrekeningen: In onderstaand overzicht is de verrekening van de delta in ruimtegebruik per jaar in beeld gebracht, uitgaande van bovenstaande overzichten. 7

NB: -/- = positief VU en negatief UvA, +/+ vice versa Per pand worden de afspraken vastgelegd in een gebruikersovereenkomst. Indien zich hierin gewijzigde (fiscale) inzichten voordoen, zullen partijen hierover met elkaar in overleg treden en is er sprake van mogelijk gewijzigde situatie, waarna de daartoe geëigende afspraken uit het vigerende convenant zullen worden gevolgd. Overige afspraken: leegstand: dit moet zoveel mogelijk worden beperkt. Daarbij wordt de volgende uitwerking voorgesteld: o de ruimten in voorbereiding/verbouwing worden niet aangemerkt als leegstand; o verhuisbewegingen worden zoveel mogelijk aangesloten op de oplevering na verof nieuwbouw. o Na vastlegging beoogde oplevering, wordt er ook ingehuisd en is dat de ijkdatum voor start verrekening via het saldo van bovenstaande verrekenprijzen delta voor de exploitatie tussen de instellingen. 4. Vervolg Per verhuizende groep wordt een huisvestingsplan gemaakt in het betreffende gebouw, onder regie van de locatiehouder (VU/ of UvA/huisvesting), in nauwe afstemming met de faculteit en de te verhuizen onderzoeksgroep en opleidingen (medewerkers en studenten). Afspraken worden vastgelegd in gebruiksovereenkomsten. Voor het gebruik van UvA SILS in O 2 is een huurovereenkomst gesloten tussen VU en UvA. Nadat het voorgenomen besluit is genomen door de CvB s, zal de vigerende overeenkomst conform het nieuwe principe worden omgezet in een gebruikersovereenkomst. 5. Medezeggenschap Op 30 januari jl. heeft het CvB instemmingsrecht op centraal niveau verleend aan de GV voor de financiële consequenties van de bèta-huisvesting, inclusief SRON. De Bèta samenwerking wordt in zijn uitwerking ten aanzien van onderzoek en onderwijs, inclusief de voorgenomen besluiten over standplaatswijzigingen, de vorming van 8

samenwerkingsinstituten en veranderingen in opleidingen, voor advies voorgelegd aan de (facultaire) medezeggenschapsorganen. 6. Communicatie De betrokken instellingen zullen allen hun voorgenomen besluit formuleren waarna dit kan worden gepresenteerd. 7. Risico s UvA en VU hebben een gezamenlijke risicoanalyse gemaakt voor de bèta-samenwerking. De belangrijkste risico s zijn benoemd en beheersmaatregelen zijn geïnventariseerd. 1) De onderliggende ruimtebehoefte zal steeds aan verandering onderhevig zijn, wijziging in wensen hebben impact op investeringen in ASP en voorzieningengebruik. Beheersmaatregel: verkrijgen van zekerheid dat de puzzel aansluit op de wensen van de eindgebruiker en door de gebruiker ook in de toekomst zullen worden gebruikt. 2) Vertraging heeft effect op de betaalbaarheid: 1 jaar vertraging op de komst van VU groepen leidt in de beschouwingsperiode tot hogere kosten van leegstand/lagere inkomsten van VU. Beheersmaatregel: afspraken maken over het tempo, ingangsdatum periode 20 jaar aanpassen. 3) De toets ten aanzien van beleid ten aanzien van ruimtegebruik heeft alleen op hoofdlijnen plaatsgevonden (stoplichtenkader). Het kan zijn dat als gevolg hiervan er uiteindelijk meer m 2 voor groepen moeten worden geregeld, hetgeen een financiële impact heeft. 4) Met de voorgestelde schuifbewegingen in ASP 904 en de inhuizing van VU-groepen worden de mogelijkheden op verdere efficiency naar de toekomst toe beperkt; verdere groei van de FNWI zal minder makkelijk in het gebouw kunnen worden opgevangen. Dit leidt tot het risico dat vanuit het HvP eerder extra investeringen in uitbreiding van m2 zullen moeten worden gedaan 5) Verhuisbewegingen in onderwijs leiden tot een groter gebruik van practicumlokalen in het ASP. Hier is sprake van een investeringsrisico om de voorzieningen in het ASP aan te laten sluiten op de vraag. De casus beperkt zich tot het gebouw ASP 904, als gevolg van de schuif onderwijs zijn mogelijk ook aanpassingen nodig in de andere gebouwen. Beheersmaatregel: feitelijke ontwikkeling in beeld brengen en investeringen en planning ramen, teneinde te kunnen vaststellen wat evt effect en risico is op het reguliere proces (FA of HvP). 6) De beoordeling verschuiving onderwijs is gebaseerd op huidige aantallen studenten. Effecten van groei komende jaren kunnen leiden tot andere ruimtevraag op beide campussen. Bij punt 4 reeds genoemd dat voor ASP risico bestaat dat als gevolg van de gezamenlijke huisvesting met partners eerder sprake is van nieuwe investeringen in uitbreiding van m2. 7) Er zijn diverse mogelijkheden geopperd om de investering in de NTB nader te optimaliseren. Een besparing van 10% leidt tot een verlaging van de jaarlijkse kosten met K 90. Dit wordt in het vervolgproces, in overleg met FNWI, nader onderzocht. 8) Op basis van een ruling van de belastingdienst is in de casus aangenomen dat de dienstverlening onlosmakelijk verbonden is aan het ruimtegebruik en vrijgesteld is van BTW. Evt. aanpassing in regelgeving heeft gevolgen voor de verrekening tussen de instellingen. 9) De afspraken zijn in totaal neutraal, maar de schuifbewegingen kunnen effect hebben op de interne doorbelastingen tussen FNWI, UB, FS en de vastgoedadministratie. Daardoor kunnen kosten en opbrengsten via het doorbelastingmodel op de verkeerde plaats terecht 9

komen. Dit wordt bij uitwerking van kaderbrief en begroting gemonitord en waar nodig worden nadere afspraken gemaakt. 10