1 Dienstbeschrijving Lancom Workspace 365
2 Inleiding Lancom biedt haar klanten reeds sinds 2007 de mogelijkheid om te gaan werken van uit een Cloud model waarbij de servers in een datacenter van Lancom draaien. Dit kan zijn in Amsterdam of in Utrecht waar Lancom rackspace tot haar beschikking heeft. Om onze klanten beter van dienst te zijn en meer mogelijkheden te bieden om te gaan werken vanuit de Cloud zijn wij steeds aan het kijken naar nieuwe ontwikkelingen in de markt. Deze testen wij dan uitvoerig en wanneer wij deze geschikt achten en toegevoegde waarde biedt voor u als klant zullen wij deze in gebruik gaan nemen. Zo hebben wij ook al enige tijd gekeken naar een oplossing welke financieel zeer aantrekkelijk is en daarnaast zeer makkelijk in het gebruik. We hebben het dan over Lancom Workspace 365. De Lancom Workspace 365 is een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Hiermee biedt het organisaties een volledige werkplek in de Cloud. U gaat hierbij werken vanuit een online bureaublad gedachte, waarin u de beschikking heeft over de welbekende tegeltjes welke uw applicaties naar de gebruiker beschikbaar stelt. Dit kan zowel op tablets, als op desktops en laptops, op vrijwel ieder Operating System.
3 Wat is Lancom Workspace 365? Workspace 365 is een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Hiermee biedt het organisaties een volledige werkplek in de Cloud. Door de intuïtieve interface creëert Workspace 365 meer structuur en eenvoud dan Office 365 en verhoogt het daarmee de productiviteit voor alle medewerkers. De portal is aan te passen naar hoe u deze zelf, als gebruiker het prettigst vind werken en ook is uw bedrijfslogo in de portal toe te voegen, waarbij deze verder kan worden gepersonaliseerd. De belangrijkste kenmerken aan Lancom Workspace 365 zijn als volgt: 1. Hogere productiviteit door meer structuur en eenvoud te creëren 2. De ingewikkelde zaken van de Office 365 zijn eruit gehaald voor de gebruikers, waardoor het werken met Lancom Workspace 365 kinderspel is geworden 3. Beheer van documenten en e-mail is eenvoudig 4. Ondersteund bedrijfsprocessen door extra applicaties toe te voegen 5. Werkt altijd en overal op elk apparaat met een browser, zowel tablet als desktop of laptop 6. Wij kunnen ook eenvoudig online CRM/ERP/intranet oplossingen integreren in uw Workspace 7. Heeft u Legacy applicaties die alleen met Terminal/Citrix werken? Geen probleem, ook die kunnen wij hosten en integreren middels onze Private Cloud koppeling met Veiligkantoor.com 8. Wij maken een volledige backup van uw omgeving, bestanden, databases en e-mail naar een 2e datacenter (dus ook van Office 365) 9. Functionaliteiten per type gebruiker in te stellen 10. Alles op vertrouwde Microsoft manier ingericht 11. Wij branden uw workspace volledig met logo en kleuren 12. Uiteraard is de oplossing weer pay-per-use, wat u niet (meer) gebruikt betaald u ook niet 13. Fixed price voor onbeperkt ondersteuning en beheer
3.1 Twee type gebruikers van Lancom Workspace 365 Net als bij de Veiligkantoor oplossing van Lancom maken we ook binnen dit model onderscheidt tussen meerdere type gebruikers. In dit geval onderscheiden we in totaal twee type gebruikers binnen Lancom Workspace 365. Het is namelijk zo dat niet alle gebruikers binnen uw organisatie de zelfde functionaliteit behoeven als bijvoorbeeld u. Om daarom efficiënter te werk te kunnen gaan en de gebruiker alleen datgene te laten wat hij/zij nodig heeft, hebben we de volgende type gebruikers gespecificeerd: 1. Lancom Workspace365 Standaard user 2. Lancom Workspace365 Premium user 3.1.1 Lancom Workspace365 Standaard user De Standaard medewerker zit op kantoor en maakt veel gebruik van e-mail, agenda, Microsoft Office en vaak daarnaast een CRM of Projectmanagement systeem. Veel van deze producten zijn al via de cloud beschikbaar. Office 365 is hier een voorbeeld van. De medewerker kan hiermee e-mailen, agenda beheren, documenten beheren en online vergaderingen houden. Daarnaast wordt er vaak gebruikt gemaakt van verschillende losse applicaties om relaties te beheren, projecten te managen, urenregistraties te doen en nog veel meer. Ook deze worden beschikbaar gesteld binnen het profiel van de Standaard medewerker. Wat we merken is dat een Standaard medewerker meer structuur en eenvoud zoekt in zijn of haar werk. Deze gebruiker is toch veelal op kantoor en heeft over het algemeen met alle applicaties te maken binnen de organisatie. Deze medewerker is op zoek naar meer structuur en eenvoud in zijn applicatielandshap. Informatie moet het liefst op één centrale plek zijn opgeslagen en de applicaties moeten snel en overal ter wereld binnen handbereik zijn. Deze informatie wil hij op elk willekeurig apparaat met internet kunnen inzien. In zijn huidige situatie is dit vaak niet het geval. Informatie staat op verschillende plekken opgeslagen binnen verschillende applicaties. Als deze medewerker al Office 365 gebruikt, dan is het gebruik van Lancom Workspace 365 een enorme aanwinst. Lancom Workspace 365 biedt de Standaard Medewerker een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Het beheren en creëren van documenten en e-mail in de browser is nu via elk apparaat mogelijk. Dankzij de gebruikersvriendelijke interface creëert we structuur en verhoogt het de productiviteit voor de medewerker. Voor de standaard medewerker is het mogelijk om via Single Sign-On te koppelen naar bestaande cloud applicaties van derden of naar andere applicaties op de server(s). Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om e-mail en documenten direct te linken aan een relatie of een project. Doordat alles aan elkaar gelinkt en toegankelijk is vanuit één online werkplek zal deze medewerker, de oplossing zien als een totaal oplossing.
3.1.2 Lancom Workspace365 Premium user Deze medewerker voert dezelfde werkzaamheden uit als de Standaard medewerker. Aanvullend heeft hij vaak ook specifieke, lokaal draaiende applicaties nodig. Deze applicaties zijn vaak in de huidige situatie via een (hosted) dekstop toegankelijk. Deze medewerker zal Lancom Workspace 365 zien als een deel oplossing van het totale applicatielandschap. Hij zal het net zo gebruiken als de Standaard Medewerker. Hij heeft alleen nog steeds een (hosted) desktop nodig om zijn lokaal draaiende applicaties over al altijd te kunnen benaderen. Het is mogelijk om de lokale applicaties oe t voegen aan het dashboard. Wanneer er in de toekomst een cloud versie beschikbaar wordt van de desbetreffende applicaties, kan er via Single Sign-On een koppeling gemaakt worden. Het kan dan zijn dat deze Premium Medewerker, Lancom Workspace 365, in de toekomst, ook als totaal oplossing gaat zien. 3.2 Bestaande applicaties toevoegen Om optimaal gebruik te kunnen maken van de Lancom Workspace 365 is het natuurlijk ook zaak dat er bestaande applicaties zoals uw financiële pakket, uw CRM of andere applicatie kan worden opgenomen in het geheel. De moet benaderbaar zijn vanuit het dashboard welke aan de gebruiker beschikbaar wordt gesteld. Het is mogelijk extra bestaande applicaties toe te voegen aan het dashboard. Hierdoor zijn veelgebruikte bedrijfsapplicaties zoals CRM, kilometer- en urenregistratie, offertes- en facturatie en project managementtools snel te benaderen voor de gebruiker.
Ook is het mogelijk om de Lancom Workspace 365 APPs, net als andere apps welke worden gebruikt voor bijvoorbeeld Smartphones en Tablets, toe te voegen. Op deze manier kunnen eenvoudig extra applicaties worden bijbesteld welke volledig zijn geïntegreerd in uw account. Denk aan relatiebeheer of projecten.
3.3 E-mail in Lancom Workspace 365 Door de intuïtieve interface van de oplossing wordt het gebruik van e-mail een stuk eenvoudiger. Desalniettemin maakt u wel gebruik van de functionaliteiten die u tot uw beschikking krijgt vanuit de e- mail oplossing: Postvak van 50 GB Outlook en Outlook Web Access Premium antivirus/anti-spam (Forefront) Gedeelde agenda's, contactpersonen en taken Mobiele e-mail voor de meeste mobiele apparaten, waaronder Windows Phone (o.a. Nokia, HTC, Samsung), iphone en Android toestellen Functionaliteit voor e-mailarchivering en naleving Hoogwaardige voorbeeldweergave van Office-documentbijlagen met Outlook Web App en Office Web Apps integratie
3.4 Sharepoint in Lancom Workspace 365 Lancom Workspace 365 vereenvoudigt SharePoint door een structuur te hanteren die vele malen gebruiksvriendelijker is dan de representatie zoals u deze wellicht kent in Office 365. Hierdoor wordt het beheren van documenten eenvoudiger. De volgende functionaliteiten worden beschikbaar gesteld: Collega's, partners en klanten de beschikking geven over gesynchroniseerde en actuele versies van documenten, waarbij naadloos offline of online gewerkt kan worden. Centrale online opslag en beheer van inhoud: sneller en gemakkelijker toegang tot inhoud, eenvoudiger bestanden delen en koppelen met klanten Versturen, bekijken, delen en bewerken van belangrijke documenten, ideeën en status met collega's vanaf praktisch iedere locatie en elk device (pc, laptop, tablet en smartphone) Documenten in enkele eenvoudige stappen uploaden Belangrijke documenten gemakkelijk vinden Op de hoogte blijven van bedrijfsinformatie en nieuws Toegang verlenen tot documenten op basis van rechten Tot 100.000 gebruikers toegang 10 GB per tenant + 500 MB per gebruiker Persoonlijke opslagruimte van 25 GB in OneDrive for Business
3.5 De WebApps van Office Natuurlijk is het binnen de Lancom Workspace 365 omgeving ook mogelijk om gebruik te gaan maken van Office. Hiervoor maken we dan gebruik van de WebApps van Office. Hierbij kan er met één druk op de knop gebruik gemaakt gaan worden van onder andere Word, Excel en Powerpoint binnen de omgeving. Verder zijn er natuurlijk onderstaande functionaliteiten: Naadloos verbonden en geleverd met cloudservices, voor de beste productiviteitservaring via pc, Mac, telefoon en browser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). De wereldwijd meest gebruikte serie kantoorsoftware, nu naadloos verbonden en geleverd met cloudservices Flexibel service aanbod met pay-as-you-go, licenties per gebruiker De complete, vertrouwde Office-ervaring met integratie van services in Office 365 Altijd de nieuwste versie van de Office-apps, inclusief Office Web Apps ODF-ondersteuning: ODF-documenten weergeven en bewerken in Office Web Apps Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Workspace, OneNote, Publisher, Access en Infopath voor max. 5 devices (pc, MA, Windows-tablet en andere apparaten) per gebruiker 4 Pay per Use Net als in de andere modellen van Lancom hanteren we ook voor Lancom Workspace 365 een pay-peruse model waarbij u alleen betaald voor het geen u gebruikt. Dit biedt u als klant meer continuïteit en flexibiliteit voor nu en naar de toekomst.