Beleidsplan OSS Den Dungen - Datum 19 juni 2014 Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.
Inhoudsopgave Voorwoord 1. Huidige situatie 2. SWOT-analyse 3. Beleids- en actieplannen Veiligheidsbeleid Kwalificatiebeleid Uit te werken beleid 4. Prioritering/fasering Bij wie dient draagvlak te worden verkregen? Welke acties kunnen van leden/vrijwilligers worden verwacht? 5. Begroting 6. Monitoren en evalueren 7. Opdracht aan het bestuur om het beleid volgens de door de ledenvergadering vastgestelde kaders uit te voeren? 2/10
Voorwoord Vorige ledenvergadering... Om de toekomst te kunnen waarborgen stellen wij een beleidsplan op voor de komende jaren. Dit beleidsplan geeft inzicht in de organisatiestructuur en ambities van OSS Den Dungen en is de basis voor de uitvoering van alle werkzaamheden De vereniging OSS bestaat uit een technisch kader (leiding) en een bestuurlijk kader (bestuur). Het technisch kader is enthousiast, kwalitatief, pedagogisch, methodisch en didactisch opgeleid (en/of bijgeschoold). OSS biedt het technisch kader voldoende mogelijkheden om zich (bij) te scholen, te ontwikkelen en te ondersteunen. Het bestuurlijk kader bestaat uit vrijwilligers, maar genieten geen vrijblijvendheid. Bestuursleden zijn betrokken en bereid de handen uit de mouwen te steken en in het belang van de hele vereniging te denken. Het bestuur wil zich bezig houden met het voeren van beleid. Alledaagse activiteiten en problematieken worden ondergebracht bij de leiding en/of eventuele commissies. Het bestuur wil graag naar ideeën en problemen van haar leden en het technisch kader luisteren en hierop inspelen. Het bestuur moet toegankelijk en goed bereikbaar zijn voor zowel leiding, leden en/of hun ouders en vrijwilligers. Probeert proactief te besturen en leden en/of de ouders van jeugdleden daarbij te betrekken. Om bovenstaande te concretiseren en te realiseren wordt dit beleidsplan ingevoerd. Het beleidsplan vormt de basis voor de uitvoering van alle werkzaamheden in de periode 2014-2016. De invoering van het beleidsplan gebeurt pas na goedkeuring op de algemene ledenvergadering 2014. Het bestuur zal zich daarop inspannen om de opgenomen acties uit te (laten) voeren en zal inspringen op kansen en ontwikkelingen die zich in de loop van de tijd voordoen Het bestuur van OSS Den Dungen Peter van de Ven, voorzitter 3/10
1. Huidige situatie OSS is een gymnastiek- en turnvereniging die gymmen, turnen en dansen voor jong en oud in Den Dungen aanbiedt sinds 1927. Wij richten ons op recreatieve sport en willen het bewegen voor jong en oud op lokaal niveau bevorderen. Voor OSS staat het plezier in verantwoord bewegen centraal. Daarnaast wil OSS nevenactiviteiten aanbieden om echt te verenigen, zodat leden zich thuis voelen. De vereniging telt nu circa 85 leden. 1.1 Lesrooster en sportaanbod Maandag 16.15 tot 17.00 Kindergym A De wegwijzer 17.00 tot 17.45 Kindergym B De wegwijzer 17.45 tot 18.30 Kindergym C De wegwijzer 18.30 tot 19.30 Kindergym D De wegwijzer Dinsdag 15.45 tot 17.15 Turnen De Misse 16.45 tot 18.15 Turnen De Misse 18.30 tot 19.30 Dansen Jeugd De wegwijzer Zaterdag 09.00 tot 10.30 Turnen De Misse 10.30 tot 11.30 Kinderdans De Litserborg 1.2 Leiding en bijbehorende licenties/diploma s Gymnastiek / Turnen Naam hoofdleiding Licentie/Diploma Overige Karin Willems - Stijn van de Ven - Fontis hogeschool Gymnastiek / Turnen Naam hulpleiding Licentie/Diploma Overige Elles Raaijmakers - PABO 1e jaars Merel Kock - Marissa van der Doelen - Michelle van Breugel - Dans Naam leiding Licentie/Diploma Overige Elles Raaijmakers - PABO 1e jaars Ilona van Schijndel - MBO-sport en bewegen 1.3 Activiteiten Sinterklaasfeest Show Uitje jeugdleden alle leden leiding, ondersteunende leden en bestuur 4/10
Met name voor leuke en afwisselende activiteiten naast het gewone sportaanbod is een goede activiteitencommissie noodzakelijk. De commissie bestaat uit een mix personen uit leden, leiding en bestuur. Het streven is dat er elk jaar voor minimaal één grote activiteit voor elke leeftijdsgroep wordt verzorgt. Er is geen standaard budget voor activiteiten beschikbaar. Voorafgaand aan een (nieuwe) activiteit wordt toestemming gevraagd aan het bestuur. Er wordt van tevoren per activiteit een begroting opgesteld. 1.4 Overzicht ledenaantal en ontwikkeling 5/10
2. SWOT-analyse (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) De SWOT-analyse is samen met de huidige situatie en de toekomstige visie, de basis voor het beleid van OSS. Hieronder zijn de sterkte en zwakte van OSS en de kansen en bedreigingen voor OSS opgenomen: Waar is OSS sterk in: Laagdrempelig sporten Betrokkenheid van leiding en bestuur bij de vereniging Jarenlange ervaring in gymnastiek en turnen Vergoedingen van bijscholingen/opleidingen Lage contributie Accommodatie bij Turnen creeert band bij ouders Waar is OSS minder sterk in: Werven van nieuwe leden Afspraken schriftelijk vastleggen Op tijd nakomen van afspraken Veel taken worden Ad-hoc uitgevoerd Behoud van (hulp)leiding Stimuleren van leiding om opleiding/cursus te volgen om op het gewenste niveau te komen/blijven Behoud van 12+ leden gym/turnen/dans Interne communicatie over Onderhouden van de website Plannen van vergaderingen met leiding Uitdragen waar OSS goed in is Inzicht in financiën en ledenadministratie Betrokkenheid bij nevenactiviteiten Leiding is kwetsbaar, als leiding wegvalt, verdwijnt de dragende kracht Weinig betrokkenheid/inbreng van ouders (vooral in vergelijking met teamsporten) Kansen voor OSS: Opstellen van beleidsplan; Taakverdeling, verantwoordelijkheden, aanspreekpunten, afspraken, regels, doelstellingen etc. vastleggen Kloof tussen gym, dans en turnafdeling verder verkleinen Opleiden van eigen leden tot (hulp)leiding Vrijwilligers: Ouders meer betrekken bij de vereniging Betrokkenheid tussen bestuur en leden/ouders vergroten 12+ leden bij de vereniging houden, gym/jongens 18+ leden bij de vereniging krijgen door gespecialiseerd aanbod voor volwassenen en senioren Meer demonstraties/wedstrijden organiseren voor de leden PR: Regionale uitstraling vergroten Maatschappelijke uitstraling verbeteren 6/10
Samenwerken met en ondersteuning door gemeente/partis (projecten, sportstimulering, accommodaties) Uitstralen dat OSS een vereniging is met een verleden maar een bruisende toekomst tegemoet gaat Onderzoeken en open staan voor nieuwe ontwikkelingen Bedreigingen OSS: Concurrentie van andere sporten binnen de gemeente Het wisselen van leiding, lesdag, lestijd 7/10
3. Beleids- en actieplannen De taken, bevoegdheden, portefeuilles, communicatielijnen, etc. moeten bij alle leden, ouders van jeugdleden, vrijwilligers, leiding en bestuursleden duidelijk zijn. Daarom stellen wij het beleid van onze vereniging op. Het beleid moet vóór en dóór leden zijn. Ieder onderwerp wordt door een commissie (een mix van personen uit leden, leiding en bestuur) uitgewerkt en daarna toegevoegd aan dit beleidsplan. Regelmatig evalueren we dit plan om het, daar waar nodig, bij te stellen en aan te passen aan de gewijzigde situatie. Er zijn veel actiepunten aangegeven, deze moeten nog in volgorde van urgentie worden gezet. Veiligheid en kwalificatie zijn twee onderwerpen die al (gedeeltelijk) opgepakt zijn en onderdeel vormen van het beleidsplan. 3.1 Veiligheidsbeleid Tijdens de laatse Algemene ledenvergadering is dit onderwerp naar voren gebracht. Na overleg met leiding, ouders van leden (met name van het turnen) en bestuur zijn de volgende afspraken gemaakt: maximale groepsgrootte is 16 leden - bij gym is naast de leiding minimaal één hulpleiding aanwezig - bij turnen is het aantal hulpleiding afhankelijk van het aantal stellingen. Per stelling is minimaal één (hulp)leiding aanwezig - per groep is een achtervang bereikbaar 3.2 Kwalificatiebeleid Al in de jaren negentig is begonnen met de invoering van een licentiesysteem, met als oogmerk de kwaliteit van het technisch kader te waarborgen en zo mogelijk te verbeteren. De grote verantwoordelijkheid die verenigingen, en daarbinnen de leiding, dragen voor de bij hen aangesloten leden, is en blijft daarbij een belangrijk uitgangspunt. Waarborgen van kwaliteit en veiligheid voor de leden van de verenigingen staan centraal. De KNGU biedt competentie gerichte opleidingen aan, een samenhangend geheel van kennis, vaardigheden en attitude aan de hand van beroepsprofielen op 5 niveaus. Binnen de kwalificatiestructuur zijn vijf niveaus: Niveau 1 Assistent Niveau 2 Assistent Leider Niveau 3 Leider Niveau 4 Trainer Niveau 5 Coach OSS wil dat leiding functioneert op Niveau 3, Leider en hulpleiding op Niveau 1, Assistent. De volgende kosten worden hiervoor vergoed ten laste van de spaarrekening (bij min. 2 jaar les blijven geven na volgen van de opleiding): - licentieaanvraag - opleiding om het niveau te behalen - reiskosten i.v.m. opleiding ( 0,19 per km of 2 e klas openbaar vervoer) 3.3 Uit te werken beleid Bestuurlijk beleid 1. Vergroten van betrokkenheid tussen bestuur, leiding, leden,ouders en vrijwilligers 2. Aanpassen van statuten en opstellen huishoudelijk reglement van de vereniging 8/10
3. Actieve werving van jeugdleden en volwassenen. - Voorafgaand aan een bestuursvergadering kunnen leiding en ouders/leden punten inbrengen, dit aangeven via de website. - Aanwezig zijn bij activiteiten - Duidelijk herkenbaarheid van bestuursleden - Foto op de site bij naam en functie met vermelding van hun aandachtsgebied - Flyeren en voorlichting geven op kinderdagverblijven,basisscholen, naschoolse opvang, bibliotheek en Vivent. - Actief deelnemen aan dorpsfestiviteiten zoals braderie, kerstmarkt en opendagen - Opendagen/ vriendjes en vriendinnetjeslessen organiseren met gratis proeflessen - Publicaties in regionale en plaatselijke bladeren. Beleid tav leiding 1. Opstellen taakverdeling/functieomschrijving van leiding en assistenten 2. Aantrekken van coaching (Partis) 3. Streven naar minimaal 75% gediplomeerde leiding (minimaal nivo 3) 4. Verbeteren samenwerking tussen de verschillende disciplines (kindergym, dans en turnen) - Concept maken, bespreken, vastleggen en structurele gesprekken stimuleren om cursussen volgen en iemand uitnodigen vanuit de KNGU om te informeren over de cursus. - Leidingavond organiseren rondom een centraal thema bijv. actieve werving van nieuwe leden - Aanwezig zijn bij verschillende activiteiten - Aantal keren per jaar een overleg plannen met de verschillende disciplines. Commissie t.a.v. leiding Op dit moment bestaat er binnen OSS nog geen commissie die zich bezig houdt met de inhoudelijke aspecten m.b.t. de leidinggevenden. Met dit beleidsplan wordt een eerste stap gezet om te kijken of er taken en verantwoordelijkheden zijn voor een dergelijke commissie. Communicatiebeleid 1. Verbeteren Interne communicatie 2. Verbeteren externe communicatie - In beeld brengen waar je moet zijn voor welke zaken (structuur aanbrengen). - Foto op de site bij naam en functie en aandachtsgebied. - Activiteiten organiseren door de activiteitencommissie samengesteld uit alle groepen - Jaarplanning maken. - Afspraken maken over mailverkeer en reactietijd. - Inbreng van ouders aan de vereniging vergroten d.m.v. inbreng in bestuursvergaderingen Materiaal beleid Verenigingskleding en materiaalbeheer, aanschaf, huur e.d. inventariseren en vastleggen. Jaarlijkse controlemomenten vaststellen. Wie doet wat en is daar verantwoordelijk voor. 9/10
Financieel beleid Opstellen jaarlijkse begroting en financieel/inhoudelijk jaarverslag en voorleggen aan de ALV -Controle op de contributie. - Ledenadministratie ondersteunen en begeleiden. Clubcultuur 1. Uitdragen van de visie van de club 2. Instellen activiteitencommissie om saamhorigheid en het verenigen te bevorderen - Betrokkenheid bij de vereniging vergroten. - Leden binden en verbinden. - Aandacht, waardering, contact voor/met elkaar. - Iedereen elkaar durven aanspreken. Beleid t.a.v. nevenactiviteiten 1. Onderzoek naar nevenactiviteiten - Onderzoek d.m.v. enquête. - Activiteiten vormgeven. - Draaiboeken. -Activiteitenkalender/jaarplanning opzetten 4. Prioritering/fasering Te bespreken en besluiten tijdens de Algemene Leden Vergadering. 5. Begroting Inkomsten 2013 2014 Uitgaven 2013 2014 Contributie Gym e 4.160 4.680 Declaraties Leiding 6.975 6.975 Contributie Turnen 2.268 3.130 Huur accommodatie 4.496 4.496 Subsidie 5.320 4.690 Contributie KNGU 2.258 2.258 Overige kosten 1.113 1.113 Totaal Inkomsten 11.748 12.500 Totaal Uitgaven 14.842 14.842 Tekort 3.094 2.342 10/10