FUNCTIONEEL ONTWERP ABECON ZORG TRAJECT HULPMIDDEL DRAAIUREN/METERSTANDEN PROCES S090-081 Abecon Informatiesystemen B.V. Maarten Tromp Toren Ringwade 43 3439 LM Nieuwegein Tel: +31 88 0580 200 Product manager: Jacco Hoorweg jhoorweg@abecon.nl Auteur: Document: Martin Alonso-Mardones Hermes Senior Consultant malonso@abecon.nl Traject Hulpmiddel Draaiuren/Meterstanden proces 2003-2016 door Abecon Groep B.V. Niets uit dit document mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Abecon Groep B.V. worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt.
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1. Inleiding... 3 1.1 Kenmerken... 3 1.2 Uitgangspunten... 3 1.3 Uitzonderingen en aandachtspunten... 3 2. Functionele beschrijving... 4 2.1 Meterstanden registreren... 4 2.2 Crediteren en factureren... 4 2.3 Boeken en declareren... 4 3. Nieuwe functionaliteit... 5 3.1 Particuliere klantkaart... 5 3.2 Sneltab Draaiuren/Meterstanden... 5 3.3 Draaiuren inrichting... 5 3.3.1 Draaiuren Ordertype Creditnota s... 5 3.3.2 Draaiuur Standaard artikel Creditnota s... 5 3.3.3 Draaiuren Ordertype Facturen... 6 3.3.4 Draaiuur Standaard artikel Facturen... 6 3.3.5 Verzekeringsmaatschappij kaart... 6 3.4 Meterstanden registratie... 7 3.4.1.1 Meterstanden raadplegen en verkeerde meterstand verwijderen... 8 3.4.1.2 Vergoedingen opvragen... 8 3.5 Batch Draaiuren vergoeding... 9 3.6 Boeken en declareren... 10 Pagina 2 van 10
1. Inleiding De hulpmiddelenleverancier registreert specifieke informatie omtrent draaiuren c.q. meterstanden van diverse apparatuur, welke ingezet wordt ten behoeve van verschillende therapieën ter bevordering en/of verlichting voor cliënten met chronische en tijdelijke luchtwegaandoeningen, longziektes en slaapstoornissen, zoals COPD, astma en OSAS. Het doel van deze registratie betreft het kunnen verwerken van een juiste credit richting particuliere klanten voor een compensatie van het elektraverbruik van bovengenoemde apparatuur. Tegelijkertijd dient er een debet in de vorm van een declaratie ten hoogte van het creditbedrag richting de verzekeringsmaatschappij van de particuliere klant in kwestie uitgevoerd te worden. 1.1 Kenmerken Op particuliere klant niveau vindt een registratie plaats van: o Opname data o Meterstanden o Vast aantal draaiuren per dag OF Gemiddelde draaiuren per dag o Betreffende hulpmiddel (voorziening) Creditnota s betreffende de compensatie van elektraverbruik richting de particuliere klant aanmaken en snel toegankelijk opvraagbaar. Facturen ten behoeve declaratie richting de verzekeringsmaatschappij aanmaken en en snel toegankelijk opvraagbaar. Prijsberekening kent de volgende twee mogelijkheden: o Vast aantal draaiuren per dag (er worden geen meterstanden gebruikt voor bepalen draaiuren kortom wel optie om te registreren, maar daar verder niets mee doen). o Gemiddelde draaiuren per dag, welke berekend wordt aan de hand van daadwerkelijke meterstanden en het aantal dagen waardoor het totaal van deze meterstanden gedeeld wordt. o Vaste prijs per dag. 1.2 Uitgangspunten De registratie en verwerking van meterstanden c.q. draaiuren zal een handmatige actie vereisen van een NAV eindgebruiker, welke daartoe de juiste bevoegdheden en rechten heeft. 1.3 Uitzonderingen en aandachtspunten Verwerking van gemaakte creditnota s en facturen zal middels de reeds beschikbare functies uitgevoerd worden (Factuurvoorstel). Declaratieberichten richting de verzekeringsmaatschappijen zullen vervolgens op basis van de hieruit voortkomende geboekte facturen opgebouwd kunnen worden via de reeds bestaande functionaliteit van Abecon Zorg. Bij het gebruik en de inrichting van specifieke ordertypes en/of artikelen ten behoeve van deze functionaliteit, dient goed rekening gehouden te worden met de te hanteren BTW instellingen. Hierbij dient voorkomen te worden dat er een eventueel verschil tussen de creditnota richting de particuliere klant en de declaratie richting de bijbehorende verzekeringsmaatschappij. Het is van belang dat bij toevoegingen qua functionaliteit, de reeds bestaande opties en mogelijkheden op het gebied van voorzieningen en hulpmiddelprijzen, in tact blijven. Pagina 3 van 10
2. Functionele beschrijving Het registreren van de meterstanden van de apparatuur welke bij particulieren is uitgezet blijft een handmatig uit te voeren handeling. Echter zal de berekening van het aantal draaiuren per dag (of opgegeven vast aantal draaiuren per dag) en de daarbij horende kosten per draaiuur tezamen met het aanmaken van een losse credit en een losse factuur veel belasting leggen op de financiële afdeling van de hulpmiddelenleverancier. Om deze reden is er besloten om voor bovenstaande zaken een geautomatiseerde oplossing te realiseren. 2.1 Meterstanden registreren De eindgebruiker krijgt op enig moment de beschikking over meterstanden van een apparaat welke bij een particuliere klant staat. Met behulp van een nieuwe functie wordt de mogelijkheid geboden om nieuwe meterstanden toe te voegen. Daarnaast zal er een raadpleegfunctie komen om meterstanden te kunnen controleren en/of aan te passen. 2.2 Crediteren en factureren Met een nieuwe batch worden meterstandgegevens, klantgegevens en verzekeringsmaatschappijgegevens opgehaald, bijgewerkt en verwerkt tot creditnota s en facturen. 2.3 Boeken en declareren Via standaard functionaliteit binnen Abecon Zorg kan men de creditnota s en facturen met behulp van de batch Factuurvoorstel in een keer verwerken tot geboekte documenten. Een volgende standaard functionaliteit Aanmaken declaratiebericht, biedt vervolgens de mogelijkheid om declaratiebestanden voor te bereiden en/of direct te exporteren middels de juiste Vektis-standaard voor verdere verwerking via het Vecozo portaal. Pagina 4 van 10
3. Nieuwe functionaliteit 3.1 Particuliere klantkaart Op de particuliere klantkaart is het sneltabblad Draaiuren/Meterstanden functionaliteit ondergebracht waarmee meterstanden/draaiuren vastgelegd kunnen worden. Bij de inrichting van Rollen en Machtigingensets kan worden bepaald welke gebruikers de nieuwe functies mogen gebruiken, enkel inzien, of helemaal niet terugzien zodra zij een particuliere klantkaart openen. 3.2 Sneltab Draaiuren/Meterstanden Dit betreffen informatievelden en kunnen niet direct ingevuld worden door de gebruiker, maar tonen enkel informatie vanuit een achterliggende tabel (Meterstand) welke via een functie (Draaiuren registreren) gevuld kan worden. Enkel het veld Voorziening dient handmatig ingevuld te worden, hiermee zal vervolgens een registratie bijgehouden worden in de tabel Draaiuren Vergoeding. 3.3 Draaiuren inrichting In het menu Afdelingen > Beheer > Medische Hulpmiddelen > Algemeen > Beheerinstellingen, is een nieuw tabblad Draaiuren toegevoegd: 3.3.1 Draaiuren Ordertype Creditnota s Om ervoor te zorgen dat de creditnotas m.b.t. draaiuur vergoedingen richting de particuliere klanten zonder problemen aangemaakt kunnen worden, dient er een standaard ordertype ingericht te kunnen worden (evt. via een look-up naar de Ordertypes en vanuit hier het juiste Ordertype selecteren). 3.3.2 Draaiuur Standaard artikel Creditnota s Hierin dient een standaard artikel (calculatieartikel) ingericht te kunnen worden, waarmee de batch (Draaiuren vergoeding) creditnota s kan voorzien van een artikelregel zodra er niet teruggevallen kan worden op een specifieke inrichting bij de desbetreffende verzekeringsmaatschappij. Pagina 5 van 10
3.3.3 Draaiuren Ordertype Facturen Om ervoor te zorgen dat de facturen t.b.v. draaiuur declaraties richting de verzekeringsmaatschappijen zonder problemen aangemaakt kunnen worden, dient er een standaard ordertype ingericht te kunnen worden (evt. via een look-up naar de Ordertypes en vanuit hier het juiste Ordertype selecteren). 3.3.4 Draaiuur Standaard artikel Facturen Hierin dient een standaard artikel (calculatieartikel) ingericht te kunnen worden, waarmee de batch (Draaiuren vergoeding) facturen kan voorzien van een artikelregel zodra er niet teruggevallen kan worden op een specifieke inrichting bij de desbetreffende verzekeringsmaatschappij. 3.3.5 Verzekeringsmaatschappij kaart Op nieuwe sectie Draaiuren het sneltabblad Verzekering : Artikelnummer Creditnota s o Hierin dient een specifiek artikel voor de verzekeringsmaatschappij in kwestie (calculatieartikel) ingericht te kunnen worden, waarmee de batch (Draaiuren vergoeding) creditnota s kan voorzien van een artikelregel. Hiermee wordt afgeweken van het standaard in te richten calculatieartikel in de beheerinstellingen. Artikelnummer Facturen o Hierin dient een specifiek artikel voor de verzekeringsmaatschappij in kwestie (calculatieartikel) ingericht te kunnen worden, waarmee de batch (Draaiuren vergoeding) facturen kan voorzien van een artikelregel. Hiermee wordt afgeweken van het standaard in te richten calculatieartikel in de beheerinstellingen. Checkbox Vaste prijs per dag o Zodra deze checkbox wordt aangevinkt, dan zal de batch (Draaiuren vergoeding) bij de aanmaak van creditnota s en facturen ervoor zorgen dat er op basis van een vaste prijs (eenheidsprijs artikel) gecalculeerd wordt i.p.v. op basis van het gemiddeld aantal draaiuren per dag. Pagina 6 van 10
3.4 Meterstanden registratie Op de klantkaart dient in het lint een functieknop Draaiuren registreren toegevoegd te worden in het tabblad Acties, onder de groep Functies. Hiermee kan de gebruiker in NAV een invoervenster openen, waarin de volgende zaken opgegeven kunnen worden: - Nieuw apparaat Standaard is de waarde Nee tenzij het de eerste invoer betreft. - Vast aantal draaiuren per dag, Indien van toepassing de waarde van de vaste draaiuren per dag. - Afleesdatum - Meterstand Er wordt hierbij gecontroleerd op de invoer, het mag namelijk niet mogelijk zijn om een nieuwe afleesdatum in te voeren welke voor de huidige ligt. Voor de meterstand geldt een ander verhaal, het kan namelijk zo zijn dat een apparaat omgeruild wordt voor een nieuw/ander apparaat. Zodra u een meterstand opgeeft die kleiner is dan de huidige meterstand EN Nieuw apparaat? =Nee EN op OK klikt dan wordt u gewaarschuwd: LET OP! Er wordt een meterstand ingevoerd die kleiner is dan de huidige meterstand. Dit wordt niet toegestaan, voer een juiste meterstand in. [OK] Pagina 7 van 10
3.4.1.1 Meterstanden raadplegen en verkeerde meterstand verwijderen Hiervoor dient op de klantkaart in het lint onder het tabblad Navigeren via een nieuwe sectie Draaiuren met per apparaat een functieknop voor het opvragen van meterstanden. Met de functie Verwijderen meterstand kan de geselecteerde meterstand worden verwijderd. 3.4.1.2 Vergoedingen opvragen Hiervoor dient op de klantkaart in het lint onder het tabblad Navigeren via een nieuwe sectie Draaiuren met de functie Vergoeding. Hierin kunnen de vergoedingen op basis van de facturen (declaraties) aan zorgverzekeraars en de creditnota s aan de betreffende particuliere klant worden opgevraagd. Pagina 8 van 10
3.5 Batch Draaiuren vergoeding Via het menu Verkoop & Marketing > Orderverwerking > Periodieke activiteiten > Taken, is een nieuwe optie toegevoegd te worden, waarmee een nieuwe batch uitgevoerd kan worden met het label Draaiuren vergoeding: Het is verplicht om minimaal een van beide checkboxen aan te vinken, beiden mag ook. Vervolgens zal deze batch ervoor zorgen dat onderstaande zaken uitgevoerd worden: Facturen: Creditnota s: Aanmaken (verzamel)factuur richting de verzekeringsmaatschappij. Aanmaken losse creditnota richting de particuliere klant. LET OP! Op de part.klantkaart kan bij draaiuren/meterstanden aangegeven zijn (middels checkbox Stopzetten stroomkosten + opgegeven einddatum) dat er voor deze specifieke klant geen credit + factuur aangemaakt moet worden. o Uitzondering: er dient wel rekening gehouden te worden met bovengenoemde einddatum van stopzetting. Indien deze valt binnen de nog te crediteren/factureren periode, dan dient dit wel meegenomen te worden (kortom: tot dan nog wel crediteren en factureren!). Pagina 9 van 10
3.6 Boeken en declareren De aangemaakte creditnota s voor de particuliere klanten en de (verzamel)facturen voor de verzekeringsmaatschappijen dienen verder verwerkt te kunnen worden met het factuurvoorstel (Menu Verkoop & Marketing > Orderverwerking > Periodieke activiteiten > Factuurvoorstel). Dit zal resulteren in geboekte creditnota s en geboekte facturen. Met behulp van de geboekte facturen kan men vervolgens via de batch Aanmaken declaratieberichten, declaratieberichten aanmaken en eventueel ook direct exporteren naar de verzekeringsmaatschappijen via het Vektis protocol. Pagina 10 van 10