Credit management services

Credit management services White paper Versie: 2.4 Jaar: 2013 Auteur: Buckaroo Online Payment Services

Overzicht wijzigingen Versie Datum Wijziging 1.0 12-04-2008 Oplevering versie 1.0 van document ter review. 1.1 21-04-2008 Aantal minor wijzigingen in tekst. 2.0 23-09-2008 Vernieuwde oplevering white paper. Lay-out en tekstueel vernieuwd. 2.1 06-05-2009 Tekstueel vernieuwd + toevoeging nieuwe figuren. 2.2 28-12-2009 Content update 2.3 21-12-2011 Content update 2.4 10-05-2013 Nieuwe layout Buckaroo BV, Nederland 2013. Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd en/of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van Buckaroo BV. Credit management services white paper 2 van 13

Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 2. Credit management bij Buckaroo... 6 3. Werking credit management module... 8 3.1. Herinneringsschema s... 8 3.2. Aangeboden transacties en facturen...10 3.3. Batchfunctie e-herinneringen verzenden...10 3.4. Koppeling met incassobureaus...11 4. Online management nog niet betaalde transacties... 12 5. Voordelen credit management... 12 6. Implementatie credit management... 12 7. Kosten credit management... 13 8. Vragen... 13 Credit management services white paper 3 van 13

1. Inleiding Deze white paper credit management services beschrijft de mogelijkheden voor bedrijven die de kansen van automatische factureren en het aanmanen van laat- en niet betalers willen verkennen. Het beschrijft het credit management proces en de Buckaroo credit management services. Deze inleiding geeft de definitie van credit management, het beschrijft waarom credit management services geboden worden, de werkwijze en de flexibele services die Buckaroo biedt. Credit management is een onderdeel van een financiële administratie en is in veel gevallen bekend als de afdeling debiteurenadministratie van een bedrijf of (semi)overheidsinstelling. De term credit management is overgewaaid uit de Verenigde Staten van Amerika waar credit management al jaren als een belangrijk onderdeel van een bedrijf wordt gezien. De belangrijkste facetten van credit management zijn het tijdig innen van uitstaande facturen, het beoordelen van debiteurenrisico's, bepalen van kredietwaardigheid en het onderhouden van klantcontacten (financieel). Bron: Wikipedia Bij online betalen zijn eenmalige machtigingen en overboekingen laagdrempelige en flexibele betaalwijzen. Het voordeel van deze betaalwijzen is de keuzevrijheid voor de consument waarmee u meer omzet kunt realiseren. Het nadeel van eenmalige machtigingen is de kans op een mislukte betaling. Want saldo tekort is één van de meest voorkomende problemen waardoor te incasseren gelden niet binnenkomen. Bij overboekingen bent u aangewezen op het betaalmoment van de consument. Het verschil tussen levering en betaling kan hiermee uit de pas lopen waardoor bij u liquiditeitsproblemen kunnen ontstaan. Om deze risico s te reduceren en de nadelen van eenmalige machtigen en overboekingen weg te nemen is er de credit management service. De credit management service zorgt voor automatische e-herinneringen/ laatste sommatie en eventueel automatische overdracht naar een van de aangesloten incasso partijen ingeval een factuur nog niet is voldaan. De service verzorgt de automatische verzending van een e-mail herinnering bij openstaande bedragen. De e-mail herinnering is voorzien van een betaalknop waarmee het openstaande bedrag direct betaald kan worden. Indien de e-mail herinneringen geen resultaat opleveren kan gebruik worden gemaakt van de incassoservice. Met de incassoservice worden de openstaande facturen automatisch overgedragen naar een incassobureau die op gepaste wijze achter uw geld aangaat. Met credit management bespaart u tijd en geld omdat aandacht voor onbetaalde rekeningen van transactie, communicatie en factuurbeheer - tot het verleden zal behoren. Credit management services bieden u de zekerheid voor ontvangst van uitstaande facturen waarmee u liquiditeiten positie kunt optimaliseren. Credit management services white paper 4 van 13

De credit management services zijn niet alleen geschikt voor wie ervaring heeft met de nadelen van eenmalige machtigen en overboekingen. De services zijn uitermate geschikt voor wie in grote hoeveelheden factureert en/of frequente periodieke facturen verstuurd. In combinatie met e-invoicing (elektronisch factureren) met betaalknop kan het online credit management u enorme besparingen opleveren. Software as a service. Met de credit management services van Buckaroo beschikt u over een flexibele webomgeving. Er zijn instellingen voor herinneringen, herhalingstermijnen, incassoschema s en koppelingen met incassobureaus. U kunt zelf naar hartenlust teksten vormgeving personaliseren die passen bij uw communicatiewijze en huisstijlkenmerken. Het uploaden van logo en huisstijl behoort standaard tot de mogelijkheden en u kunt zelf de teksten schrijven voor de e-mail herinneringen. Ook behoren de opties voor doorberekening van meerkosten en opslagen tot de mogelijkheden, dit enkel wanneer u geen koppeling heeft met een van de incassobureaus. Credit management services white paper 5 van 13

2. Credit management bij Buckaroo Het credit management proces bestaat momenteel uit drie disciplines die zowel op zichzelf als in één full service pakket kunnen worden ingezet. De specialisatie van Buckaroo richt zicht op de eerste twee disciplines: het facturatie en geautomatiseerde herinneringsproces. Voor de derde discipline bestaan standaard koppelingen met incassobureaus. Als u gebruik wilt maken van de koppeling met een incassobureau, gaat u gebruik maken van de credit management Basis module. Hiervoor zal dan een maandelijkse fee in rekening gebracht worden, en een bedrag per e-herinnering. Bij credit management Lite betaald u enkel kosten per e-herinnering. Figuur 1: Drie disciplines credit management proces Facturatie CM Lite CM Basis Het credit management proces start met een (openstaande) factuur. Dit kan een eenmalige machtiging zijn die om uiteenlopende redenen niet verwerkt of gestorneerd is. Het kan een online bestelling zijn die vooruit betaald dient te worden, het kan een online bestelling zijn die op rekening betaalt te worden of het kan een offline factuur zijn die bij Buckaroo door middel van het uploaden van een (openstaande) facturenbestand binnen is gekomen. Wanneer de betaling achterwege blijft kan er een e-herinnering gestuurd worden met daarin een unieke betaalknop. Via de knop kan de koper het verschuldigde bedrag direct online overmaken. Er kunnen meerdere e-herinneringen verstuurd worden en tot slot een laatste sommatie. Credit management services white paper 6 van 13

Wanneer er dan nog niet betaald is, kunt u er als merchant voor kiezen dat de openstaande vordering automatisch overgedragen wordt aan een aangesloten incassobureau (CM Basis). Figuur 2: Credit management traject Momenteel kunnen er, door u als merchant, twee herinneringsschema s worden ingericht. Een voor niet betaalde facturen/ bestellingen en een voor eenmalige machtigingen die niet geïncasseerd konden worden of die werden gestorneerd. In een later stadium zal het aantal herinneringsschema s uitgebreid worden zodat er nog meer op maat aangemaand kan worden. Credit management services white paper 7 van 13

3. Werking credit management module De credit management module bestaat uit een aantal onderdelen: 1. De herinneringsschema s. 2. De aangeboden facturen/ transacties. 3. De batchfunctie die de e-herinneringen maakt en verstuurt. 4. De koppeling met incassobureaus (CM Basis). Hieronder worden de diverse onderdelen nader toegelicht. 3.1. Herinneringsschema s In de Buckaroo Payment Plaza treft u onder het tabblad Configuratie, de credit management module aan. Hier kunt u uw herinneringsschema s inrichten. Wanneer u gebruik maakt van de koppeling met een incassobureau (CM Basis), zullen een aantal zaken vast staan conform de afspraken met het betreffende incassobureau. Waaronder de termijnen in de herinneringschema s en de administratie kosten. Figuur 3: Tabblad Configuratie in Buckaroo Payment Plaza Er zijn twee herinneringsschema s. De eerste is voor niet betaalde facturen en de tweede geldt in het geval een eenmalige machtiging niet geïncasseerd kon worden of wanneer de eenmalige machtiging gestorneerd is. U kunt hier zelf aangeven of u extra administratiekosten bovenop de factuur in rekening wilt brengen. Ook kunt u aangeven hoeveel dagen na de vervaldatum een specifieke herinnering verstuurd dient te worden. Credit management services white paper 8 van 13

Bij elke herinnering dient er een e-mail template geupload te worden. Dit gebeurt door op de betreffende Templates knop te klikken. Hier kunt u een nieuwe herinneringmail uploaden, bestaande herinneringsschema s bekijken of wijzigen en voorbeeldherinneringen downloaden. E-herinneringen kunnen in uw eigen huisstijl gemaakt worden en voorzien worden van uw bedrijfslogo. Voor het maken van de herinneringsmails kunt u een aantal standaard voorbeelden downloaden en die naar eigen wens aanpassen. Hier is een aparte hulpfunctie voor aanwezig die u online op hetzelfde scherm kunt oproepen. De hulpfunctie geeft aan welke variabelen u als merchant in een e-herinnering kunt opnemen. De door u geuploade e-herinneringen zullen door het Buckaroo systeem gecontroleerd worden op een aantal zaken waaronder het gebruik van scripts. Deze zijn namelijk niet toegestaan in een e-herinnering. Figuur 4: Geuplode bestanden/ templates Reeds geuploade templates kunt u uiteraard ook weer wijzigen. Dit kan in bovenstaand scherm. Er kunnen voor een e-herinnering per taal verschillende templates worden gebruikt. Een voorbeeld van een volledige e-herinnering treft u aan in figuur 5. Credit management services white paper 9 van 13

Op deze wijze kunt u eenvoudig zelf e-herinneringen samenstellen die het beste bij u passen en waarmee u het grootste inningresultaat verwacht. Figuur 5: Voorbeeld e-herinnering 3.2. Aangeboden transacties en facturen Transacties en facturen kunnen worden aangeboden via de gebruikelijke paymentgateways voor PayperEmail, eenmalige machtigingen en/ of overboekingen. Tevens kunnen facturen aangeboden worden door het uploaden van een compleet facturenbestand. Wanneer een transactie of factuur mee moet gaan in een herinneringsschema dienen gegevens als NAW, e-mailadres(sen) en telefoonnummer(s) mee verzonden te worden. Dit is een uitbreiding ten opzichte van de huidige gateways. Ook kunt u aangeven wanneer een transactie niet moet worden meegenomen in een herinneringsschema. 3.3. Batchfunctie e-herinneringen verzenden Eens per dag draait deze zogenaamde batchfunctie. De functie selecteert alle openstaande transacties waarvoor een aanmaning verzonden moet worden. Vervolgens stelt het programma de betreffende aanmaningen samen op basis van de informatie uit de transactie/ factuur en de betreffende e-herinnering template. Het programma zet vervolgens een unieke betaalknop bij de e-herinnering en verzend deze naar het opgegeven e-mailadres. Credit management services white paper 10 van 13

3.4. Koppeling met incassobureaus De merchant kan ervoor kiezen om niet betaalde transacties/ facturen automatisch over te dragen aan een incassobureau. In dat geval gelden de incassoprocedures en incassovoorwaarden die met het betreffende incassobureau zijn overeengekomen. De koppeling bestaat uit 3 fasen: 1. Aanmelding van de merchant Zodra u heeft aangegeven van de koppeling met een incassobureau gebruik te willen maken, verwerkt Buckaroo dat in haar bestand. Vervolgens wordt dit automatisch gemeld aan het incassobureau die als bevestiging vervolgens het aansluitnummer, dat u bij het incassobureau krijgt, terugmeld aan Buckaroo. 2. Aanmelding van een dossier Volgens de incassoprocedure van u als merchant en die van het incassobureau, worden na x-maal verstuurde e-maningen nog niet betaalde transacties/ facturen automatisch aangemeld bij het incassobureau. Het incassobureau stuurt als bevestiging vervolgens een dossiernummer terug. Hiermee is de aanmelding van de transactie/ factuur bij het incassobureau een feit. 3. Statusveranderingen in dossiers Statusveranderingen op de overgedragen facturen worden door het incassobureau elke dag automatisch aan Buckaroo gemeld. Met de rapportagefunctie kunt u deze statusveranderingen volgen. Tevens kunt u per factuur zien in welk stadium deze zich bevindt. Zo ziet u altijd op de Buckaroo Payment Plaza wat de status is per factuur en welke actie hier door het incassobureau aan gekoppeld is. Zodra de vordering betaald is aan het incassobureau wordt de transactie op akkoord ( ) gezet. De terugkoppeling vindt plaats richting de Buckaroo Payment Plaza maar ook naar uw eigen orderadministratie/ CRM. Dit wordt ook direct aan uw webwinkel gemeld en de transacties worden meegenomen in de uitbetalingen. De incassoprocedure die overeengekomen is met het betreffende incassobureau is opgenomen in de Aansluit- en gebruiksovereenkomst CM Basis. Deze overeenkomst is los meegestuurd in de e-mail waarin ook de standaard Buckaroo overeenkomst te vinden is. Wanneer u gebruik wenst te maken van CM Basis dan dient u dit aan te vinken op de Buckaroo overeenkomst en vervolgens dient u alle bladen van de CM Basis overeenkomst te tekenen. Credit management services white paper 11 van 13

4. Online management nog niet betaalde transacties De niet betaalde transacties en de e-herinneringen zullen net als de andere (betaal)transacties direct opgenomen worden in het transactieoverzicht in de Buckaroo Payment Plaza. Zo heeft u 24 uur per dag, 7 dagen per week een actueel overzicht over de aan u betaalde bedragen en de nog openstaande vorderingen. 5. Voordelen credit management Voor u heeft het automatisch aanmanen en overdragen aan een incassobureau veel voordelen: Er wordt gegarandeerd achter openstaande rekeningen aangegaan. Online op rekening laten betalen wordt hierdoor minder risicovol. Een enorme arbeidstijdbesparing bij overboekingen en eenmalige machtigingen. Voor offline bedrijven zorgt het voor een enorme besparing op de kosten van factureren en aanmanen. Alles in één overzicht op de Buckaroo Payment Plaza, inclusief de koppeling naar de financiële systemen. 6. Implementatie credit management Wanneer u reeds klant bent van Buckaroo kunt u snel live met de credit management module. U dient de koppeling met onze payment-gateway(s) uit te breiden met onder andere NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Dit staat duidelijk beschreven in de handleiding die u kunt downloaden in onze Payment Plaza onder het tabblad Support. Daarnaast dient u onder het tabblad Configuratie de door u gewenste herinneringsschema s in te richten en de templates van e-herinneringen toe te voegen. Mocht u nog geen klant zijn bij Buckaroo, dan geldt dat wij een duidelijke implementatiehandleiding verstrekken. De ervaring leert dat de standaardkoppeling met Buckaroo binnen een paar uur gerealiseerd kan zijn. Onze Support Desk staat uiteraard klaar om u waar nodig te helpen bij de implementatie van de credit management module. U kunt hen bereiken per e-mail via support@buckaroo.nl of telefonisch op 030 711 5000. Credit management services white paper 12 van 13

7. Kosten credit management Er zijn geen maandelijkse abonnementskosten verbonden aan de Lite versie van het credit management. Enkel wanneer u gebruik maakt van de koppeling met een incassobureau (CM Basis) wordt er 10,- per maand gerekend. Voor het verzenden van e-herinneringen met een betaalknop wordt een laag transactiebedrag in rekening gebracht die minder wordt naarmate er meer e-herinneringen verstuurd worden. Wanneer er via de betaalknop betaald wordt gelden de gebruikelijke tarieven voor de betreffende betaalmethode. Voor actuele informatie over de tarieven verwijzen wij u naar onze website www.buckaroo.nl. 8. Vragen Wanneer u over het voorgaande vragen nog heeft, kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Dit kan per email via info@buckaroo.nl of telefonisch op 030 711 5000. Credit management services white paper 13 van 13