Scarabee Vorming Brochure mei 2011
Inleiding Scarabee Vorming is het werkmiddel bij uitstek voor een vlotte cursusadministratie. Het pakket voorziet in zowat alle aspecten waarmee u dagelijks geconfronteerd wordt: cursisten inschrijven, docenten contacteren, lokalen en didactisch materiaal reserveren, bevestigingen en herinneringen sturen,... Scarabee Vorming is bedoeld voor socioculturele vormingsinstellingen, opleidingscentra, ateliers, sportverenigingen, personeelsdiensten, enz. Kortom elke organisatie - of deel ervan - die activiteiten of cursussen met deelnemers heeft. In deze brochure vindt u alle functies waarin Scarabee Vorming voorziet gedetailleerd beschreven. 2 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
10 goede redenen om Scarabee te gebruiken ZO KLAAR ALS EEN KLONTJE U hoeft geen computerexpert te zijn om met SCARABEE te werken. Het programma is bewust sober van lay-out, overzichtelijk opgebouwd en het is bovendien robuust en betrouwbaar. De modules hebben duidelijke namen en het gebruik wijst zichzelf uit. ALLES IN ÉÉN SCARABEE vereenvoudigt de organisatie van verenigingen en ondernemingen die activiteiten of cursussen aanbieden. Een heel groot voordeel is dat u al uw gegevens maar één keer ingeeft. Dat lijkt logisch, maar toch zijn er nog heel wat organisaties die inschrijvingsformulieren overtikken, manueel facturen opmaken en aparte lijstjes bijhouden. SCARABEE daarentegen slaat alle gegevens overzichtelijk op in één centrale database, waarin de modules met elkaar kunnen communiceren. MINDER FOUTEN Wie SCARABEE gebruikt, maakt minder fouten. Het systeem controleert bij de input of de gegevens correct en relevant zijn. Denk maar aan de talrijke tikfouten bij het ingeven van datums, postcodes, bankrekeningnummers, enzovoort. Door de uitgebreide filters en zoekmogelijkheden wordt het onwaarschijnlijk dat u dezelfde cursist tweemaal ingeeft. Dat alles verhoogt de kwaliteit van de gegevens waarop u uw aanbod baseert. MEER VEILIGHEID U hoeft voor SCARABEE geen nieuwe hardware te kopen: uw gegevens worden bewaard in een beveiligd datacenter. Elke nacht wordt er automatisch een back-up gemaakt. INFORM installeert de nieuwe versies op de server, en ogenblikkelijk beschikt u daarover. Dat is toch heel wat anders dan met een installatie-cd alle computers te moeten langslopen. ALTI JD EN OVERAL BESCHIKBAAR SCARABEE is een webapplicatie. Zodra u toegangsrechten hebt, kan u via elke computer met internetverbinding inloggen. Altijd en overal: op het werk, thuis, op verplaatsing, overdag en s nachts. Zonder dat u iets moet installeren op de computer in kwestie en zonder te raken aan de performantie. Bovendien is SCARABEE platform- en browseronafhankelijk: het draait op Windows, Apple, Linux en in Internet Explorer, Netscape en Firefox. AANGEPAST AAN ELKE GEBRUIKER U kan het aantal gebruikers van het pakket zelf bepalen: van één tot zoveel u er nodig heeft. Op elk niveau kan u in SCARABEE instellen wie welke gegevens mag invoeren, wijzigen of raadplegen. Wat een bepaalde gebruiker niet nodig heeft, verschijnt niet op zijn scherm. Zo krijgt iedere gebruiker alléén die gegevens te zien die voor hem van belang zijn. GEBOUWD MET MODERNE TECHNOLOGIE SCARABEE is gebouwd met zogenaamde 'open source'-technologie. Dat biedt bijzondere voordelen: u moet geen extra licenties betalen voor de software waarmee het pakket gebouwd is. Opensourcetechnologie is in volle opmars en wordt ondersteund door ontwikkelaars wereldwijd. Het systeem is ontwikkeld op Linux met MySQL, PHP en Javascript. 3 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
SCARABEE GROEIT MEE In de verdere evolutie van SCARABEE spelen de gebruikers een cruciale rol. Door continue feedback sturen zij de ontwikkeling van nieuwe functionaliteit. MEER TIJD VOOR KWALITEIT Door de administratieve processen te stroomlijnen, komt er tijd vrij voor de dingen die er écht toe doen: een goed en evenwichtig aanbod programmeren en promoten. In de uitgebreide en op maat uitbreidbare rapportenmodule vindt u statistieken die u kunnen helpen om het beleid van uw organisatie zo nodig bij te sturen. SOFTWARE OP MAAT Naargelang de behoeften en de grootte van uw vereniging, organisatie of onderneming, opteert u voor minder of meer modules. Heb u speciale behoeften, dan kan INFORM altijd maatwerk voor u leveren: nieuwe functionaliteit op uw maat - zoals een rapport - geïntegreerd in SCARABEE. 4 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
Modules BASISMODULES IN SCARABEE VORMING Personen en Organisaties Publicaties Fastmail Cursusinfo De module Personen en Organisaties omvat alle mogelijke contacten: medewerkers, leden, cursisten, klanten, persverantwoordelijken, vrijwilligers, enzovoort, en alle informatie die aan deze personen of organisaties gelinkt is. In de module Publicaties vind je het overzicht van de papieren of electronische publicaties, en de personen of organisaties die een al dan niet gratis abonnement hebben daarop. Fastmail laat toe om massmails te verzenden. Naar medewerkers, vrijwilligers, ter promotie, enzovoort. Je kan er uiteraard ook nieuwsbrieven mee verzenden. Fastmail is volledig geïntegreerd met de andere gegevens in Scarabee (o.a. Personen en Organisaties en Publicaties). Fastmail wordt ook gebruikt voor het verzenden van automatische bevestigingen en rappels. De module Cursusinfo is een uitgebreide module die allerlei informatie over het cursusaanbod en de opvolging daarvan omvat: thema s subthema s cursusprofielen cursussen, sessies allerlei rapporten: deelnemerslijst, presentielijst, betalingslijst, enzovoort inschrijvingen en betalingen online inschrijvingen (via de website) contracten met organisaties (voor het geven van opleidingen) Medewerkers In de module Medewerkers beheer je informatie over interne en/of externe medewerkers: alle mogelijke info die je van interne medewerkers nodig hebt: contactinfo, rijkregister, diploma s en ervaring, burgerlijke staat, contractgegevens (statuut, proefperiode, enz.) verlof uurregistratie (de registratie van de prestaties door de medewerkers zelf) onkostennota s (door de medewerkers zelf) contracten met docenten Materiaal Locaties In de module Materiaal beheer je de didactische en andere materialen die binnen je bedrijf of organisatie gebruikt worden. Met een reservatiesysteem voor intern gebruik, of voor de verhuur ervan. Voorbeelden van materialen: auto s, beamers, computers, enz. In de module Locaties beheer je de interne of externe lokalen of locaties. Met een reservatiesysteem voor intern gebruik, bijvoorbeeld voor cursussen. Of voor de verhuur ervan. 5 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
Reservaties en verhuur Rapporten De module Reservaties en verhuur is direct gelinkt aan de modules Materiaal en Lokaties, en zorgt ervoor dat je eenvoudig materialen of lokalen kan reserveren. Met een reservatieplanner om op een snelle manier terugkerende reservaties te kunnen ingeven. De Rapportenmodule van het pakket Cursusinfo omvat allerlei PDF-rapporten met betrekking tot cursussen, medewerkers, statistieken, en een aantal exports in CSVformaat (dit je met Excel kan openen): Algemeen overzicht cursussen Draaitabellen locaties Cursusplanning Overzicht externe cursussen Chronologisch overzicht inschrijvingen Overzicht inkomsten, uitgaven en betaalde inschrijvingsgelden per cursus Overzicht openstaande inschrijvingen Blanco Presentielijst Jaarverslag Tijdsbesteding medewerkers Prestatieoverzicht per medewerker Percentages inschrijvingen per gemeente, leeftijdscategorie, opleidingsniveau, geslacht, tarief Export Brochure Export onkostennota's Export cursussen per tarief Export profielen per tarief Export profielen portfolio Facturatie Parameters Administratie De module Facturatie laat toe om automatisch facturen op te maken voor inschrijvingen en voor gesloten opleidingen bij klanten. In de Parametersmodule beheer je allerlei basisgegevens: categorieën van personen en organisaties, aansprekingen, postcodes, enzovoort. In de Administratiemodule beheer je de gebruikers en hun rechten binnen Scarabee. Zo kan je nagenoeg elk knopje in Scarabee voor elke gebruiker in- of uitschakelen. 6 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
OPTIONELE MODULES Documenten (ScaraWord / ScaraRich) Met de Documentenmodule kan u gegevens uit Scarabee samenvoegen met ontwerpdocumenten in Word of Rich Text Format. De ontwerpdocumenten (templates) worden geupload naar de webserver en zijn dus altijd beschikbaar, ook als de gebruiker thuis werkt of op verplaatsing. Voorbeelden van documenten: attesten contracten met medewerkers of docenten contracten met organisaties uitnodigingen, aankondigingen,... Automatische e-mailbevestiging Rappels Export naar Uit In Vlaanderen Agenda Prestaties Projecten Aanbod van derden Webservices De automatische e-mailbevestiging zorgt ervoor dat deelnemers, die zich online inschreven voor één of meerdere cursussen, automatisch een gepersonaliseerde bevestigingsmail ontvangen. Dit bericht bevat alle mogelijke praktische informatie voor de deelnemer (o.a. de gestructureerde mededeling die de cursist gebruikt bij zijn betaling), en is op maat aanpasbaar. Berichten vertrekken standaard om 23u op de dag van de inschrijving (maar dit is aanpasbaar). De Rappelmodule gaat automatisch 's nachts op zoek naar cursisten die hun inschrijving nog niet betaald hebben, en maakt een eerste, een tweede, een derde herinnering aan. De rappel wordt dan per e-mail of per brief verzonden. Met uitgebreide configuratie. Met deze module kan u uw activiteiten eenvoudig in één keer doorsturen naar Uit In Vlaanderen, voor publicatie op hun website. Deze module laat u toe om persoonlijke en gedeelde agenda's te creëren, en zorgt voor een doorgedreven integratie van uw agenda met de gegevens uit Scarabee. Zo kan u cursussessies en reservaties automatisch in uw agenda laten verschijnen. U kan vergaderingen, uitstappen en allerlei evenementen plannen, daar per e-mail uitnodigingen voor verzenden, en de genodigden om een bevestiging van hun deelname vragen. De module Prestaties geeft medewerkers de mogelijkheid om een uitgebreide registratie van prestaties te voeren, gekoppeld aan projecten en activiteitsoorten. Met een CSV-export waardoor in Excel makkelijk draaitabellen en grafieken kunnen geproduceerd worden. Met deze module kan u gegevens betreffende uw projecten registreren, en deze op de website laten verschijnen. Deze module is bedoeld voor organisaties die het opleidings- of activiteitenaanbod van andere organisaties op hun website willen tonen. De modules voor Webservices maken het mogelijk om vanuit een extern systeem (bv. een website in Drupal, Wordpress, enz.) online inschrijvingen en andere informatie door te sturen naar Scarabee, en informatie op te vragen (bv. hoeveel deelnemers zich nog kunnen inschrijven voor een opgegeven cursus). 7 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
Referenties Scarabee Vorming Archeduc Cirkel 2 VZW Cego VZW Dansandiamo VZW Elcker-Ik Centrum VZW Impuls VZW IVCA VZW Stichting Lodewijk de Raet Vormingplus Antwerpen Vormingplus Brugge Vormingplus Gent-Eeklo Vormingplus Kortrijk Vormingplus Limburg Vormingplus Mechelen Vormingplus Oostbrabant Vormingplus Oostende-Westhoek Vormingplus Vlaamse Ardennen Dender Vormingplus Waas-en-Dender Wisper VZW 8 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
Het onderhoudscontract voor SCARABEE voorziet in: Onderhoud gratis installatie antwoord op uw vragen via de helpdesk & support bij eventuele problemen automatische updates toegang tot de databank via Plesk en ODBC dagelijkse back-up van software en data 9 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA
Contact Contacteer ons vrijblijvend voor bijkomende vragen, een afspraak, een demonstratie: Inform bvba Boniverlei 148 bus 2 2650 Edegem T +32 (0)3 288 42 52 F +32 (0)3 288 46 07 info@inform.be www.inform.be 10 Brochure Scarabee Vorming Inform BVBA