Winkind - De standaard software voor het kinderdagverblijf

Transcriptie

1 1/17 Winkind - De standaard software voor het kinderdagverblijf Inleiding Marius Software Ontwikkeling bvba is gespecialiseerd in software voor kinderopvang. Het programma Winkind is ontwikkeld in samenwerking met een aantal kinderdagverblijven. Het is specifiek bedoeld voor kinderdagverblijven die volgens de Kind & Gezin rapportering werken. Het wordt hiertoe permanent geëvalueerd en up-to-date gehouden. Winkind heeft een groeiend aantal gebruikers en wordt ondertussen door meer dan 300 Kinderdagverblijven in Vlaanderen gebruikt. Bij het ontwerpen van het programma zijn de volgende zaken op het voorplan geplaatst. De gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Mits een korte opleiding kan je je helemaal toeleggen op het administratieve werk, waarbij Winkind complexe taken automatiseert. De volledigheid van het pakket. Winkind is een standaardpakket dat de gebruiker toelaat alle administratie eigen aan het kinderdagverblijf te doen. Winkind gebruikt een betrouwbare en krachtige MS SQL Server database, en ondersteunt meerdere gelijktijdige gebruikers (indien je beschikt over de multi-user versie).

2 2/17 Winkind bevat o.a. volgende functionaliteiten. Basisgegevens van ouders Basisgegevens van kinderen. Dit omvat bv. de kindcode met dagbijdrage, de groep, en weekschema s. Maandgegevens. Hier voer je aanwezigheden in, de afwezigheden (gewettigd en ongewettigd) en druk je de statistieken af Planning. Je kan de bezetting van het dagverblijf bekijken bv. op basis van reservaties. Facturatie. Je maakt facturen aan voor aanwezigheden, afwezigheden en ingestelde extra s; je voert correcties in. Deze gegevens kan je exporteren naar een boekhoudpakket. Rapportering aan K&G. Alle rapporteringen kunnen afgeprint worden, evenals de fiscale attesten. Talrijke nuttige lijstafdrukken voor intern gebruik, met uitgebreide filter-mogelijkheden. ing, voor facturatie en voor communicatie. Winkind werkt in de courante pc-omgevingen, zijnde: Een Windows systeem met gemiddelde prestaties, geheugenruimte, schermresolutie en printer. Bemerk: elke nieuwe computer voldoet hieraan, en de meeste oudere ook. Winkind kan op een enkele pc of in een netwerk gebruikt worden. Vereisten: Windows 2000 Service Pack 4; Windows XP Service Pack 2; Windows Vista; Windows 7 en 8 (ook 8.1) ; Windows Server 2003; Windows Server 2008; Computer met Intel of compatibele Pentium III 500 MHz of snellere processor (1 GHz of sneller is aanbevolen) Minimum 192 MB RAM (512 MB of meer is aanbevolen) 600 MB ruimte op de harde schijf Schermresolutie: 1024x768 of hoger inktjet- of laserprinter

3 3/17 Hierna volgt een korte voorstelling van de mogelijkheden van het programma. Beheer dossier ouders en kinderen De werking lijkt op een klassieke fichebak, maar de computer biedt ons hier veel meer gebruiksgemak. Je kan op een eenvoudige manier fiches invoeren, wijzigen, wissen en raadplegen. Je kan een filter plaatsen op de gegevens (dit is een selectie van gegevens die aan één of meerdere voorwaarden voldoen). Je kan allerlei lijsten en fiches afdrukken. Bij de ouders hoef je enkel de totale inkomsten ofwel de loonfiche in te geven. De dagprijzen met de verminderingen worden dan automatisch berekend. Er wordt een volledige historiek bijgehouden van de financiële gegevens van de ouders. Er volgen hier een paar schermafdrukken die je een beeld geven van de mogelijkheden. De fiche van een gezin, met het tabblad van de basisgegevens in beeld.

4 4/17 Er kan een brief afgedrukt worden met de berekening van deze financiële bijdrage. Deze brief kan ook per naar de ouders verstuurd worden. Diverse hulptabellen maken het invullen van gegevens eenvoudiger. Deze hulptabellen kan je volledig zelf opbouwen, bv. de groepen of de aansprekingen die je wil gebruiken.

5 5/17 De fiche van een kind met het eerste tabblad in beeld. Je kan de kindcode ingeven met de bijhorende dagprijs en geldigheidsduur. Je kan opgeven in welke groep een kindje geplaatst is en in welke groepen het kindje nadien zal terechtkomen. Hierdoor kan Winkind je een correct beeld geven van de bezetting op een later tijdstip. Er kan een schema opgegeven worden (tot 5 verschillende weken).

6 6/17 Overzicht kalender met de geplande aanwezigheden van een kind. Tabblad met bijkomende gegevens. Je kan hierop de respijtdagen invoeren. Deze worden berekend door Winkind.

7 7/17 Op dit tabblad kan je alle gegevens invoeren voor de inlichtingenfiche Tabblad Daginfo

8 8/17 Op dit tabblad kan je bij het kind informatie per dag invoeren, wijzigen en raadplegen. Standaard wordt de daginfo voor de huidige maand en uit alle categorieën getoond. Je kan zelf een onbeperkt aantal categorieën aanmaken en beheren. Dit alles kan afgedrukt worden op diverse rapporten. Ouders en kinderen kunnen op non-actief geplaatst worden. Alle gegevens blijven steeds gearchiveerd.

9 9/17 Maandelijkse afrekening Je kan dagelijks of na meerdere dagen of op het einde van de maand, de aanwezigheden van een kindje ingeven. De kinderen verschijnen alfabetisch, ofwel per geboortedatum, ofwel per afdeling. Ook hier is gestreefd naar veiligheid en gemak bij het intikken van de gegevens. Deze manier van werken is zeker de snelste. Je kan achteraf wijzigingen aanbrengen in de huidige of in voorgaande maandrekeningen. Regularisaties van facturen zijn steeds mogelijk. Extra's zoals luiers, e.a. kunnen meegerekend worden. Eens de dagen ingetikt, is het werk voor je gedaan. De computer berekent alles razendsnel en drukt alle lijsten en facturen voor je af. Het scherm voor het invullen van de dagen. Tot de mogelijkheden behoren: Statistieken van de bezetting. Facturen voor de ouders met aangehechte overschrijving. De overschrijving wordt dus volledig ingevuld met vermelding van eventuele referentienummers.

10 10/17 Facturen voor de ouders met een domiciliëring via de bank. E-facturen verzenden: de facturen worden per verstuurd naar de ouders die hiervoor een toestemming verleend hebben. Lijsten voor de banken, ontvanger, boekhouding, Een overzichtelijke maandstaat, met daarop alle ouders, kinderen, de geplaatste dagen en de aangerekende bedragen. Het aanmaken van een bestand voor de domiciliëring dat via banksoftware of lijst aan de bank kan doorgegeven worden...

11 11/17 Import aanwezigheden Er is een optionele module Import aanwezigheden beschikbaar. Hierdoor kunnen de uren die de kinderen aanwezig waren (en die geregistreerd zijn door een veiligheidsysteem - toegangscontrole) geïmporteerd worden. Je moet dan de gegevens op het scherm van de dagen niet meer zelf invullen. Deze uren worden dan automatisch omgezet naar volle, halve of derde dagen. Export facturen Via de module export facturen kunnen de klant- en factuurgegevens geëxporteerd worden naar de boekhouding. Er zijn inmiddels meer dan 30 verschillende exports voorzien (naar de meest gebruikte boekhoudpakketten).

12 12/17 Kwartaalstaten en Jaarlijkse attesten en lijsten Vanaf nu vormen de kwartaalstaten het meest prettige onderdeel van je werk, want je hoeft er niets meer aan te doen. Op basis van de gegevens die je ingetikt hebt om de maandrekeningen te kunnen maken, drukt de computer voor je alle staten af, die je zo kunt opsturen naar Kind & Gezin. Winkind is volledig aangepast aan de reglementering van Kind & Gezin en wordt steeds aangepast aan elke nieuwe reglementering. Het overzicht van alle kwartaalstaten: Deze rapportering wordt kortelings helemaal aangepast naar het nieuwe decreet van Kind en Gezin.

13 13/17 Het overzicht van alle jaarverslagen: Op het einde van het jaar kan je de fiscale attesten voor de ouders afdrukken. De computer berekent alles voor je. Je hebt hier geen extra werk meer aan. Deze rapportering zal eveneens kortelings helemaal aangepast worden voor het nieuwe decreet van Kind en Gezin.

14 14/17 Planning In dit rooster verschijnen de kinderen waarvoor je een plaats voorzien hebt in je kinderdagverblijf. Standaard staat de volgorde volgens Datum in (de kolomtitel staat vetjes). Indien je klikt op een andere kolomtitel dan komt die titel vetjes te staan en verandert ook de volgorde van het rooster.

15 15/17 Hier is een voorbeeld van een planning met namen en aantallen. Je kan hier gemakkelijk de bezetting bekijken op gelijk welk moment in de toekomst. Je ziet onmiddellijk welke kinderen er gepland zijn op een bepaalde dag. Dit kan per groep of in totaal. Door het gebruik van kleurcodes kan je direct over- of onderbezetting nagaan.

16 16/17 Planning met aantallen: Dit is een voorbeeld van de planning met namen.

17 17/17 Veiligheidskopie In Winkind is een systeem ingebouwd om met een druk op een knop een veiligheidskopie te nemen van alle gegevens (data). Je kan die veiligheidskopie indien nodig ook terugzetten. Systeembeheer Je kan Winkind volledig naar je eigen wensen instellen. Hieronder zie je het eerste tabblad van dit scherm. Ondersteuning Door het onderhoudscontract kan je steeds bellen voor ondersteuning naar Marius Software Ontwikkeling bvba. We proberen je steeds zo snel mogelijk te helpen. Het onderhoudscontract zorgt ervoor dat je steeds up-to-date blijft. Komen er wijzigingen in de reglementering van Kind en Gezin, dan krijg je zo snel mogelijk een nieuwe versie. Bovendien worden er regelmatig nieuwe versies uitgebracht met nieuwe functionaliteit (dit zijn dikwijls suggesties of vragen van gebruikers die in een nieuwe versie verwerkt worden).