Openbaar Onderwerp Organisatiewijziging van de hoofdstructuur a.g.v. de inrichting van een ondersteunende organisatie-eenheid tbv. het college en de DR Programma / Programmanummer Bestuur en Middelen/1042 Portefeuillehouder H. Kunst Samenvatting In het kader van MeeAnder en in opdracht van het bestuursteam aan de directieraad is een voorstel geformuleerd met betrekking tot de inrichting van een ondersteunende organisatie-eenheid (afdeling) ten behoeve van het college en de directieraad.de organisatiewijziging betreft de afdelingen Strategie & Programmeren (S&P). Kabinet & Bestuursondersteuning (K&B) en Onderzoek & Statistiek (O&S). Op hoofdlijnen wordt voorgesteld vanuit de afdeling S&P de taken in het kader van externe betrekkingen en strategische oriëntatie over te hevelen naar de nieuwe afdeling. Vanuit de afdeling K&B worden de ondersteunende taken ten behoeve van de besluitvormingsprocessen van het college overgeheveld naar de nieuwe afdeling.de taken in het kader van evenementenbeleid, citymarketing en externe geldstromen worden toegevoegd aan de afdeling Economische Zaken (EZ). Ter besluitvorming door het college Onder voorbehoud van een positief advies van de Ondernemingsraad, tot de volgende principebesluiten te besluiten: - de organisatorische hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie aan te passen; - een nieuwe afdeling op te richten ten behoeve van de ondersteuning op strategisch en tactisch-operationeel niveau van het college en de directieraad met ingang van 1 januari 2013; - de afdelingen Strategie & Programmeren en Kabinet & Bestuursondersteuning met ingang van 1 januari 2013 op te heffen en deels onder te brengen in de nieuwe afdeling; - de afdeling Onderzoek en & Statistiek met ingang van 1 januari 2013 op te heffen als een afdeling binnen de hoofdstructuur en per die datum als geheel onder te brengen als een onderdeel van de nieuwe afdeling. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. PO23, Nini Cox, 2132 Datum ambtelijk voorstel 16 oktober 2012 Registratienummer 12.0019222 Concern B & V Leidinggevende Programmamanager H. Boon van Ostade Programmadirecteur B. v.d. Ploeg/P. Steijn Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 30 oktober 2012 nummer: 3.10 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder collegevoorstel.docx
1 Probleemstelling In het kader van MeeAnder heeft het hiervoor verantwoordelijke bestuursteam aan de directieraad opdracht gegeven tot een verkenning naar een mogelijke inrichting van een op strategisch niveau ondersteunende organisatie-eenheid ten behoeve van het college en de directieraad, met inachtneming van de kernwaarden van MeeAnder (samenwerking, professionaliteit en kostenbesparing). We streven bij de inrichting van deze ondersteunende organisatie-eenheid er naar om de operationele- en strategische ondersteuning van college en directieraad verder te professionaliseren en de onderlinge samenwerking verder te versterken. Daarnaast is het kostenbesparend om de kleinere afdelingen op te heffen en een deel van hun verschillende taakstellingen te hergroeperen in één nieuwe afdeling en de overige taakstellingen onder te brengen bij bestaande afdelingen. Op deze wijze verwachten wij meer synergie en kwaliteit. Gelet op de doelstelling van de nieuw in te richten organisatie-eenheid worden hierin vanuit de afdeling Strategie & Programmeren de taken in het kader van strategische oriëntatie en externe betrekkingen ondergebracht. Verder worden vanuit de afdeling Kabinet & Bestuursondersteuning de werkzaamheden van het Bureau Bestuursagenda (BBA) en het college- en directiesecretariaat eveneens ondergebracht. In de verkenning naar de inrichting van de op strategisch en operationeel niveau ondersteunende organisatie-eenheid ten behoeve van het college en de directieraad wordt de afdeling Onderzoek & Statistiek meegenomen. Al eerder hebben er verkenningen plaatsgevonden naar de vraag welke van de huidige taken van de afdeling Strategie & Programmeren beter passen bij de afdeling Economische Zaken. Hieruit is de conclusie getrokken dat de coördinatie op het evenementenbeleid en citymarketing functioneel goed aansluit bij de werkzaamheden van de afdeling Economie. Derhalve wordt er voor gekozen deze taken onder te brengen bij de afdeling Economische Zaken. Verder is ten aanzien van de huidige taken van Strategie &Programmeren met betrekking tot de externe geldstromen (EU subsidies en externe fondsenwerving), er voor gekozen om deze taken en expertise van de huidige afdelingen Strategie & Programmeren en Economische Zaken te clusteren en deze eveneens onder te brengen bij de afdeling Economische Zaken. Hiermee wordt de mogelijkheid gecreëerd tot het inrichten van een voor de organisatie herkenbaar expertisecentrum ten behoeve van externe fondsenverwerving De ondersteuning en advisering van de medezeggenschap wordt ondergebracht bij de afdeling Juridische Zaken vanwege de veelal juridische context en de wens de advisering aan de medezeggenschap op een onafhankelijke plek te positioneren. 2 Juridische aspecten Het betreft hier een wijziging van de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie. Het betreft hier drie afdelingen die kunnen worden opgeheven als gevolg van de inrichting van één nieuwe afdeling ten behoeve van de strategische en tactisch-operationele ondersteuning van het college en de directieraad. Een aantal minder logisch aansluitende taken van deze drie afdelingen worden ondergebracht bij bestaande afdelingen waarmee een meer functionele relatie aanwezig is.
2 De besluitvorming over een organisatiewijziging van deze aard is, met toepassing van de huidige organisatieregeling, aan het college. Verder is bij de voorgestelde organisatiewijziging(en) het Sociaal Statuut bij interne organisatieveranderingen van toepassing. De Ondernemingsraad heeft adviesrecht op de voorgestelde organisatiewijzigingen. Bij de uitwerking in detail heeft de Ondernemingsraad instemmingsrecht met betrekking tot de inrichting in detail: de functieopbouw en het van toepassing zijnde personeelsplan. 3 Doelstelling In de beoogde nieuwe organisatiestructuur wordt voorzien in een op strategisch en tactischoperationeel niveau ondersteunende organisatie-eenheid ten behoeve van het college en de directieraad. Er wordt een stevige basis gevormd voor deze organisatie-eenheid door een clustering van taken en werkzaamheden die nu onder zijn gebracht in een drietal afdelingen, te weten Kabinet & Bestuursondersteuning, Strategie & Programmeren en Onderzoek & Statistiek. Bij de inrichting van de beoogde nieuwe afdelingstructuur zijn de kernwaarden van MeeAnder als volgt in acht genomen. - Professionaliteit Het meer functioneel en logistiek bundelen van de professionaliteit met betrekking tot de verschillende taken die in de huidige structuur zijn ondergebracht bij de drie betrokken afdelingen ten behoeve van een geoptimaliseerde dienstverlening aan de verschillende klanten. - Samenwerking: Door de taken van de verschillende taken ook organisatorisch meer te bundelen worden deze, ook binnen een netwerkorganisatie, meer herkenbaar gepositioneerd voor de opdrachtgevers, de klanten en de samenwerkingspartners. - Kostenbesparing: Door het terug brengen van drie afdelingen naar één afdeling binnen de hoofdstructuur, wordt op termijn bespaard op de gemeentelijke managementstructuur. Daarnaast wordt een meer slagvaardige organisatie gecreëerd door het reduceren van het aantal (kleinere) afdelingen. Hierbij moet wel de kanttekening worden geplaatst dat in de voorgestelde organisatiewijziging taakstellingen, diensten en producten zijn betrokken die momenteel nog onvoldoende belegd zijn in de huidige organisatiestructuur en waarvoor geen formatieve en financiële dekking aanwezig is, zoals bv. evenementenbeleid en de Carrousel. Daarnaast betreft het hier taakstellingen, diensten en producten die op bestuurlijk en op organisatorisch niveau nog steeds noodzakelijk worden geacht. Zie ook paragraaf 8: Risico. Voor de realisatie van de voorgestelde organisatiewijziging(en) zal het college een richtinggevend besluit moeten nemen ten aanzien van: - Het inrichten van een op strategisch niveau en tactisch-operationeel niveau ondersteunende organisatie-eenheid/afdeling ten behoeve van college en de directieraad met ingang van 1 januari 2013. - Het opheffen van de afdelingen Strategie & Programmeren en Kabinet & Bestuursondersteuning met ingang van 1 januari 2013 en deels onder te brengen in de nieuwe afdeling. - Het opheffen van de huidige afdeling Onderzoek & Statistiek en als geheel onder te brengen als onderdeel van de nieuwe afdeling.
3 Indien het college positief besluit zal bij de uitwerking in detail worden gefocust op de volgende verschuivingen en/of hergroeperingen van taakstellingen vanuit de drie afdelingen Strategie & Programmeren, Kabinet & Ondersteuning en Onderzoek &Statistiek. Bij de inrichting van de nieuwe organisatie-eenheid worden de verschuivingen en clustering van de volgende onderdelen van de bovengenoemde drie afdelingen nader uitgewerkt: De nieuwe organisatie-eenheid - Het overhevelen van de (lijnoverstijgende) taken met betrekking tot strategische oriëntatie en externe betrekkingen vanuit de afdeling Strategie &Programmeren naar de nieuwe afdeling (zoals de lobby op verschillende overheidsniveaus, public relations, public affairs, de regionale en internationale samenwerking, stedenbanden etc.). - Het onderbrengen van de huidige afdeling Onderzoek & Statistiek bij de nieuwe afdeling. - Het overhevelen van de ondersteunende taken ten behoeve van de besluitvormingsprocessen van het college vanuit de afdeling Kabinet & Bestuursondersteuning naar de nieuwe afdeling - Het onderbrengen van het college- en directiesecretariaat vanuit de afdeling Kabinet & Bestuursondersteuning ten behoeve van de secretariële ondersteuning van het college en directieraad. De overige onderdelen van de huidige afdelingen Strategie & Programmeren en Kabinet & Bestuursondersteuning worden in de nadere uitwerking ondergebracht bij de bestaande afdelingen Economische Zaken en Juridische Zaken. De afdeling Economische Zaken - Het overhevelen van de taken in het kader van de coördinatie op evenementenbeleid, citymarketing en externe geldstromen vanuit de afdeling Strategie & Programmeren naar de afdeling Economische Zaken De afdeling Juridische Zaken - Het overhevelen van Bureau Ondersteuning Medezeggenschap vanuit de afdeling Kabinet & Bestuursondersteuning naar de afdeling Juridische Zaken. 4 Argumenten De nieuwe organisatie-eenheid - Door de taakvelden strategische oriëntatie en externe betrekkingen een plek te geven binnen de nieuwe afdeling wordt ruimte gecreëerd voor versterking van deze functie. - Door Onderzoek & Statistiek onder te brengen bij de nieuwe afdeling zal de strategische advisering geflankeerd worden door de kennishuishouding van Onderzoek & Statistiek. De afdeling Onderzoek & Statistiek onderhoudt een strategische kennishuishouding, die gefocust is op de kernindicatoren van de gemeentelijke beleidsprogramma s. Samenspel met de strategische adviseurs zal hierdoor de strategische advisering versterken. Voor een ontvlechting van de taken van de huidige afdeling Onderzoek & Ondersteuning wordt vanuit de verkenningen tot nu toe geen aanleiding gezien. - Vanuit de nieuwe afdeling zal ook de operationele ondersteuning ten behoeve van de collegevergaderingen plaatsvinden door de overheveling van het takenpakket van BBA naar de nieuwe afdeling. Daarnaast worden met deze organisatiewijziging de meer strategische taken van BBA dichter bij het taakveld strategische oriëntatie gebracht. - Het college- en directiesecretariaat wordt eveneens ondergebracht bij de nieuwe afdeling. Hiermee wordt de operationele ondersteuning van het college en directieraad gebundeld in de nieuwe afdeling. Wel moet worden geborgd dat het college- en directiesecretariaat aangesloten blijft bij de ontwikkelingen en professionalisering van de secretariële functie binnen de organisatie en de inrichting van een gemeentelijke secretaressepool.
4 Het is niet uitgesloten dat op termijn het college- en directiesecretariaat ondergebracht gaat worden binnen de gemeentelijke secretaressepool die in 2013 wordt ingericht. De afdeling Economische Zaken Het onderbrengen van de volgende onderdelen bij de afdeling Economische Zaken wordt vanuit de inhoud benaderd en vanuit de toegevoegde waarde voor de stad. - Met het onderbrengen van citymarketing bij de afdeling Economische Zaken, wordt de professionaliteit en kwaliteit van de inzet op dit taakgebied vergroot en meer synergie verwacht met de taak toerisme. Zowel op het niveau van programmatische doelstellingen als op het niveau van concrete activiteiten zijn er verbindingen en synergiemogelijkheden. Daarnaast kunnen op strategisch niveau netwerken effectiever ingezet worden. Dat leidt tot de conclusie dat onderbrenging van Citymarketing binnen de afdeling Economische Zaken een positieve stap is. - Deze netwerken, op alle schaalniveaus, zijn ook van groot belang voor de werving van subsidies. Een sterke positie is nodig om in aanmerking te komen voor fondsen en middelen van Europa, rijk en provincie. Dit pleit er voor om ook EU-subsidies en externe fondsenverwerving onder te brengen bij de afdeling Economische Zaken. Daarnaast wordt door de bundeling van expertise op het gebied van EU-subsidieadvies en externe fondsenverwerving de gelegenheid gecreëerd om subsidie- en fondsenverwerving in te richten als een herkenbaar en laagdrempelig expertisecentrum en de dienstverlening ter beschikking te stellen voor de gehele organisatie. - Bestuurlijk is ten aanzien van evenementenbeleid nadrukkelijk gevraagd om een versterking van de regie hierop. Daarnaast dient de wijze van kosten- en opbrengstentoerekening op orde worden gebracht na het vaststellen van de Nota Evenementenbeleid. Door het evenementenbeleid onder te brengen bij de afdeling Economische Zaken, waar het programma Economie & Toerisme is belegd, wordt de professionaliteit ten aanzien van het product evenementen gebundeld en in directe relatie gebracht met het taakveld toerisme. De afdeling Juridische Zaken - De ondersteuning van en advisering aan de medezeggenschap heeft veelal een juridische context (de wet op de Ondernemingsraden is van toepassing). Daarnaast dient deze taak organisatorisch onafhankelijk gepositioneerd te worden. Vanwege de juridische context van de werkzaamheden, wordt voorgesteld de ondersteuning en advisering aan de medezeggenschap onder te brengen bij de afdeling Juridische Zaken. 5 Financiën Het streven is om deze organisatiewijziging zo veel als mogelijk budgettair neutraal te realiseren. Met deze organisatiewijziging wordt formatief een inkrimping en dus een bezuiniging op de managementstructuur bewerkstelligd door een drietal afdelingen terug te brengen tot één afdeling. Daarnaast wordt een synergie op taken gerealiseerd. De toegestane formatie van de drie betrokken afdelingen is momenteel: - Strategie & Programmeren: 8,95 fte - Onderzoek & Statistiek: 11,67 fte - Kabinet & Bestuursondersteuning: 22,28 fte (incl. 1,78 fte tijdelijk tbv. het collegesecretariaat) Zoals al eerder aangegeven, worden in de voorgestelde organisatiewijziging ook (op bestuurlijk en organisatorisch niveau) taken meegenomen, waarvoor in de huidige organisatie onvoldoende financiële dekking aanwezig is. De dekking hiervoor zal in eerste instantie moeten worden gevonden door de inzet van vrijkomende middelen. In de uitwerking in detail zal het kostenaspect en de financiering van de nieuwe afdeling nader worden uitgewerkt.
5 6 Communicatie Er is een transparante communicatie met de betrokken medewerkers. Zij zijn door de afdelingshoofden S&P, K&B, EZ en O&S geïnformeerd over de voorgenomen organisatiewijzigingen en zullen over de verder te zetten stappen eveneens tijdig worden geïnformeerd. De Ondernemingsraad is van de voorgenomen wijzigingen inmiddels op de hoogte gesteld door de gemeentesecretaris. De adviesaanvraag voor de Ondernemingsraad met betrekking tot de voorgenomen organisatiewijzigingen zal voor advies worden aangeboden aan de Ondernemingsraad in de eerstvolgende overlegvergadering van 19 november. 7 Uitvoering en evaluatie Het streven is dat -na de uitwerking in detail- met ingang van 1 januari 2013 de nieuwe afdeling operationeel is, onder voorbehoud van positieve bestuurlijke besluitvorming en positieve advisering van de Ondernemingsraad op de voorgestelde organisatiewijziging. Een van de aandachtspunten bij de nadere uitwerking is de positionering van de functie van kabinetschef van de burgemeester. De voorgestelde organisatiewijziging heeft een wijziging van de organisatorische inbedding van het programma Citymarketing en Externe Betrekkingen tot gevolg. In de huidige organisatiestructuur is de verantwoordelijkheid en uitvoering van de producten ondergebracht bij de afdeling Strategie & Programmeren. Het hoofd van de afdeling Strategie en Programmeren is nu programmamanager. In de verdere uitwerking zal ook dit als aandachtspunt meegenomen worden. 8 Risico Zoals al eerder is aangegeven, zullen financiële middelen vrij komen met de inrichting van deze nieuwe afdeling door een inkrimping van de managementstructuur van de hoofdstructuur. Anderzijds worden er taken belegd bij de nieuwe afdeling en bij de afdeling Economische Zaken, waarvoor binnen de huidige organisatie onvoldoende financiële dekking aanwezig is. Of door de inkrimping op de managementstructuur voldoende financiële dekking vrij komt voor deze taken en hiermee de inrichting van de nieuwe afdeling budgettair neutraal kan worden gerealiseerd is in deze fase nog niet volledig duidelijk. Een nadere specificatie van de huidige formatie en de financiële dekking van de drie betrokken afdelingen en de formatieverdeling en de financiële dekking na de organisatiewijziging wordt in de uitwerking in detail als specifiek aandachtspunt meegenomen.