HANDLEIDING WINPOS KASSA DATUM: VERSIE: AUTEUR: REVIEW: 13-08-2007 First draft Joshua Willems Marc Hermans 29-08-2007 Final version Freek Sengers Marc Hermans
INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 1 De kassa opstarten en afsluiten... 3 1.1 De Processor opstarten... 3 1.2 De SOAPDMC opstarten (alleen voor KlantenSpaarSysteem!!)... 3 1.3 De Kassa opstarten... 3 1.4 Inhoud geldlade registreren... 3 1.5 Aanmelden op de kassa... 5 1.6 De kassa op Slot zetten... 6 1.7 De kassa afsluiten... 6 Hoofdstuk 2 Het aanslaan van artikelen... 7 2.2 Het aanslaan van artikelen zonder sticker of barcodekaartje... 7 2.2 Het aanslaan van artikelen met sticker of barcodekaartje... 8 Hoofdstuk 3 Een klantenkaart selecteren... 9 Hoofdstuk 4 Betaalwijzen... 10 4.1 Kontante betaling... 10 4.2 Betaling met PIN, Creditcard en Cadeaubon... 10 4.3 Gesplitste betaling:... 11 Hoofdstuk 5 Correcties... 12 Hoofdstuk 6 Kortingen... 13 6.1 Nieuwe prijs invoeren... 13 6.2 Een percentage aan korting geven... 14 6.3 Een bepaald bedrag aan korting... 14 6.4 Het corrigeren van de korting... 15 6.5 Korting over bontotaal... 16 6.6 Korting geven per artikel... 17 Hoofdstuk 7 Retouren... 18 Hoofdstuk 8 Lade openen... 19 Hoofdstuk 9 Wachtrij... 20 Hoofdstuk 10 Bon opnieuw printen... 21 R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 2
Handleiding WinPOS Kassa Hoofdstuk 1 De kassa opstarten en afsluiten Om de kassa te gebruiken moeten de volgende programma s opgestart worden: - Processor - SoapDMC (alleen voor KlantenSpaarSysteem!) - Kassa 1.1 De Processor opstarten - Ga naar het Bureaublad. - Dubbelklik op de Processor. - Controleer of rechtsonder in de hoek van het scherm het volgende icoontje verschijnt. De Processor staat nu aan. Note: Stel u bent na een halve dag werken vergeten om de processor aan te zetten, dit is geen ramp. De processor kan alsnog aangezet worden en alle transacties zullen verwerkt worden. Echte,r leer u en uw collega s aan om de Processor consequent iedere dag op te starten. 1.2 De SOAPDMC opstarten (alleen voor KlantenSpaarSysteem!!) De SOAPDMC moet alleen opgestart worden indien u gebruik maakt van het KlantenSpaarSysteem. Hiermee worden de spaarpunten real-time verwerkt. - Ga naar het Bureaublad. - Dubbelklik op de SOAPDMC. - Wacht tot het bolletje groen is gekleurd. - Klik op het kruisje rechtsboven. (rechts van Soap Client Module) - Controleer of rechtsonder in de hoek van het scherm het volgende icoontje verschijnt. De SOAPDMC staat nu aan. 1.3 De Kassa opstarten - Ga naar het Bureaublad - Dubbelklik op de Kassa. De Kassa wordt nu opgestart. 1.4 Inhoud geldlade registreren Nadat de kassa is opgestart, gaan we de inhoud van de geldlade registreren. - Ga naar het Bureaublad. - Dubbelklik op de Filiaal manager. - Log in met uw persoonlijke code. - Ga naar Speciaal Geldladebeheer R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 3
- Selecteer bij Kies Geldlade voor Geldlade 1. - In het tweede scherm Kies Dienst kunt u zien wanneer de kassa is opgestart en deze weer is afgesloten. Controleer dit elke dag zodat u er zeker van bent dat u in de juiste administratie werkt. - Ga nu naar het tabblad Wisselgeld. - Klik op Wissel-set inlezen. - Voer de inhoud van de geldlade in bij Start Aant.. - Klik op OK als alles is ingevuld. - Klik op het rode kruis om de Filiaal manager af te sluiten. De kassa is nu klaar voor gebruik. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 4
1.5 Aanmelden op de kassa - Open de Kassa (zie paragraaf 1.3). De kassa wordt nu geopend. Het bovenstaande scherm komt in beeld. Volg altijd de instructies in de het zwarte display van de kassa. De kassa vraagt zoals we kunnen lezen op het scherm om de code. - Voer de persoonlijke code in. - Druk op Enter. Wanneer we de code hebben ingevoerd komen we in onderstaand scherm. - Voer het nummer van de geldlade in (standaard is dit 1). - Druk op Enter. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 5
1.6 De kassa op Slot zetten - Druk op Slot. Hiermee zet u de kassa op slot. Na iedere transactie wordt de kassa automatisch op slot gezet. Echter bij de 1e keer aanmelden niet. U zult zich nu handmatig moeten afmelden omdat het nog een tijdje kan duren voordat er een klant daadwerkelijk iets komt afrekenen. Wanneer u de kassa weer wilt gaan gebruiken voert u uw code weer in en kunt u gaan afrekenen. 1.7 De kassa afsluiten Aan het einde van de dag kan de kassa als volgt worden afgesloten. - Druk op Slot (indien de kassa nog aangemeld is). - Druk op Stop. Vervolgens sluiten we de processor af: - Klik op het icoon van de Processor (zie de Windows Taakbalk). - Klik op Afsluiten. Indien u gebruik maakt van het Spaarsysteem, dan dient de SOAPDMC ook afgesloten te worden. - Klik op het icoon van de SOAPDMC (zie de Windows Taakbalk). - Klik op Close. - Klik op Yes. De kassa is nu volledig afgesloten. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 6
Hoofdstuk 2 Het aanslaan van artikelen 2.2 Het aanslaan van artikelen zonder sticker of barcodekaartje - Meldt u aan op de kassa (zie paragraaf 1.5) Wanneer de kassa net in gebruik is genomen zullen veel artikelen nog niet voorzien zijn van stickers of barcodekaartjes. Hiervoor kunnen wij artikelgroepen aanmaken, deze artikelgroepen vindt u onder de knop Menu. - Klik op Menu. U krijgt nu het onderstaande scherm te zien. Deze knoppen zijn als voorbeeld aangemaakt en verschillen dus ook per winkel. In overleg met onze consultant kunt u zelf uw voorkeur aangeven. - Druk nu op een artikel groep. We nemen als voorbeeld DAMESMODE. - Voer in 99,95 (de prijs van het artikel) - Druk op Enter. - Zijn alle artikelen aangeslagen? - Druk op BETALEN. (Zie Hoofdstuk 4) R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 7
2.2 Het aanslaan van artikelen met sticker of barcodekaartje - Meldt u aan op de Kassa (zie paragraaf 1.5) U komt weer terecht in het onderstaande scherm. Volg de instructies in het display. - Pak de scanner en richt met de rode laserstraal op de barcode van het product. - Klik met uw vinger op de Scan knop. - Het artikel wordt gelezen door de scanner. - U hoort een piep en het artikel zal op uw display verschijnen. U kunt nu verder gaan met het scannen van artikelen of gaat direct naar betalen. - Druk op BETALEN. (Zie Hoofdstuk 4). R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 8
Hoofdstuk 3 Een klantenkaart selecteren Volg de onderstaande instructie om alle aankopen te registreren op de klantenkaart van een klant. - Druk op KLANT. - Voer het KAARTNUMMER in. Dit kan door het scannen van de barcode op de klantenpas (indien u hiermee werkt) of door het invoeren van bijvoorbeeld Postcode+Huisnummer. - Druk op Enter. De gegevens van de klant verschijnen nu rechtsonder in de kassa. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 9
Hoofdstuk 4 4.1 Kontante betaling Betaalwijzen Het display geeft nu precies aan wat u moet doen: Geef bedrag en kies betaalwijze - Geef het te betalen bedrag in (99,95) - Druk op Kontant. Staat er Wisselgeld EUR 0,00? - Druk op TOTAAL. - De kassabon zal nu geprint worden. - De kassa springt weer op slot. 4.2 Betaling met PIN, Creditcard en Cadeaubon Indien een klant wil betalen met de PIN, volg dan de onderstaande instructies. - Druk direct op PINPAS Is de transactie akkoord? - Druk op TOTAAL. - De kassabon zal nu geprint worden. - De kassa springt weer op slot. Deze handeling is identiek voor creditcards van Visa, Eurocard/ Mastercard en cadeaubonnen. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 10
4.3 Gesplitste betaling: Wat vaak gebeurd is dat klanten bijv 50,- contant willen betalen en het resterende bedrag 49,95 willen pinnen. Volg hiervoor de onderstaande instructies: - Voer in: 50. - Druk op Kontant. Nu staat er nog 49,95 open. - Druk op PINPAS, Is de transactie akkoord? - Druk op TOTAAL. - De kassabon zal nu geprint worden. - De kassa springt weer op slot. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 11
Hoofdstuk 5 Correcties Als u tijdens het afrekenen een fout maakt kunnen we dit heel eenvoudig corrigeren. We hebben voor dit voorbeeld een 2e artikel afgerekend. Zie het onderstaande voorbeeld. Stel de klant geeft nu aan dat hij of zij het artikel DIVERSEN voor 129,95 toch niet wilt kopen. Dan kunt u het artikel op de volgende manier verwijderen: - Druk op de regel van het te verwijderen artikel, deze wordt nu blauw gearceerd. - Klik nu op de knop C. De regel is nu verwijderd en u kunt verder naar BETALEN of een nieuw artikel aanslaan. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 12
Hoofdstuk 6 Kortingen We kunnen binnen WinPOS op 3 verschillende manieren korting geven. 1. Nieuwe prijs invoeren bijv: Van 40,-, Voor 20,- 2. Een percentage aan korting geven bijv: 40 % korting 3. Een bepaald bedrag aan korting bijv. 20,- korting 6.1 Nieuwe prijs invoeren - Sla een artikel aan van 99,95 (zie Hoofdstuk 2) - Druk op KORTING. In het display zien we nu de tekst NIEUWE PRIJS? De kassa begint automatisch met de 1e kortingsoptie. Als voorbeeld zullen we een artikel met brutoprijs 99,95 afprijzen naar 70,-. - Voer de nieuwe prijs in ( 70,-) - Druk op Enter.. Hieronder ziet u hoe de korting op de kassa wordt weergegeven. - Druk op BETALEN. - Handel de transactie verder af (zie Hoofdstuk 3). R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 13
6.2 Een percentage aan korting geven - Sla een artikel aan van 99,95 (zie Hoofdstuk 2) - Druk op KORTING. Zodra we op KORTING klikken krijgen we de 1e manier. - Druk op Enter. U ziet nu KORTING % in de display. - Voer nu het percentage in dat u aan korting wilt geven. - Klik op Enter. - Druk op BETALEN. - Handel de transactie verder af (zie Hoofdstuk 3). 6.3 Een bepaald bedrag aan korting - Sla een artikel aan van 99,95 (zie Hoofdstuk 2) - Druk op KORTING. Zodra we op KORTING klikken krijgen we de 1e manier. - Druk tweemaal op Enter. U ziet nu BEDRAG KORTING in de display. - Voer nu het bedrag in dat u aan korting wilt geven. (bijv. 30,-) - Druk op Enter. - Druk op BETALEN. - Handel de transactie verder af (zie Hoofdstuk 3). R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 14
6.4 Het corrigeren van de korting U heeft in de paragraaf hiervoor een bedrag aan korting gegeven. Stel, dat dit toch niet juist is, dan kunt u dat als volgt corrigeren. - Selecteer de regel KORTING. - Druk wederom KORTING. - Selecteer de correctie kortingsoptie. (bijv. 40% korting i.pv. 30,- korting) - Druk op Enter. De kassa geeft nu de gecorrigeerde korting weer (zie onderstaand figuur). - Druk op BETALEN. - Handel de transactie verder af (zie Hoofdstuk 3). R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 15
6.5 Korting over bontotaal We hebben in bovenstaande voorbeelden maar telkens één artikel in het afrekenmenu gehad. We kunnen korting geven per artikel of over het bontotaal. We hebben in onderstaand voorbeeld een drietal artikelen ingevoerd. Stel u wilt over al deze artikelen hetzelfde kortingspercentage hanteren. Bijvoorbeeld 30%. Volg dan onderstaande stappen: - Druk op START. - Selecteer TE BETALEN. - Druk op KORTING. - Druk op Enter totdat KORTING % in het display staat. - Voer nu het percentage in (30%). De kassa geeft nu de korting weer over het bontotaal. - Druk op BETALEN. - Handel de transactie verder af (zie Hoofdstuk 3). R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 16
6.6 Korting geven per artikel Het is ook mogelijk om per artikel een verschillende korting te geven. Dit is heel eenvoudig. - Druk op het artikel waarover u korting wilt gaan geven. - Druk op KORTING. - Druk op Enter tot de juiste kortingsoptie in de display verschijnt. - Voer de gewenste korting in. - Druk op Enter. - Druk op BETALEN. - Handel de transactie verder af (zie Hoofdstuk 3). R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 17
Hoofdstuk 7 Retouren Wanneer een klant een artikel komt ruilen, dan kunt u dat op de volgende manier in de kassa verwerken: - Klik op het. - Scan het te retourneren artikel. (Zie Hoofdstuk 2) - Selecteer de gewenste Retourcode in (wanneer de kassa hier om vraagt). De kassa geeft het te retourneren artikel weer in rode letters (zie onderstaande afbeelding). - Druk op BETALEN. - Voer het te retourneren bedrag in. - Druk op de gewenste betaalwijze. o Druk op Kontant, indien de klant geld retour krijgt. o Druk op TEGOEDBON UIT, indien de klant een tegoedbon ontvangt. - Druk op TOTAAL. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 18
Hoofdstuk 8 Lade openen De geldlade kan geopend worden door: - Druk op START. - Druk op BETALEN. - Druk op LADE. - Druk op TOTAAL. De lade zal opengaan en de kassa springt weer op slot. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 19
Hoofdstuk 9 Wachtrij Stel een klant staat bij de kassa, u hebt al een aantal artikelen aangeslagen en de klant geeft aan dat deze toch nog even verder wilt winkelen. U hoeft nu niet alle artikelen te verwijderen. - Druk op START. - Druk op WACHTRIJ. (De knop begint nu te knipperen) U kunt nu verder gaan met andere klanten. Zodra deze klant weer terugkomt: - Druk weer op WACHTRIJ. - Druk op de betreffende bon. - Druk op OPHALEN. Note: U kunt meerdere bonnen in de wachtrij plaatsen. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 20
Hoofdstuk 10 Bon opnieuw printen Het is mogelijk om een kopie van de (laatste) kassabon te printen. Nadat u op TOTAAL hebt gedrukt kunt u als volgt de bon nogmaals printen. - Druk op EXTRA. - Druk op OPOS (rechtsonder). - Druk op Opnieuw printen. De bon wordt nu opnieuw geprint. - Druk op START. R2 Retail Solutions b.v. Handleiding WinPOS Kassa 21