NIS Notarieel Informatie Systeem

NIS UPDATE RELEASE 2014-Q4 NIS Notarieel Informatie Systeem Sportlaan 2h, 818 BE Heerde T (0578) 693646, F (0578) 693376 www.vanbrug.nl, info@vanbrug.nl

2014 Van Brug Software B.V. Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronica of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Brug Software B.V. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software BV enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software B.V. Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde Tel.: (0578) 69 36 46 Fax: (0578) 69 33 76 E-mail: info@vanbrug.nl Web: www.vanbrug.nl 2

Inhoudsopgave 1 Algemeen 4 2 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit 5 2.1 KantoorCockpit 5 2.1.1 CDR 5 2.1.2 Taken 6 2.1.3 KvK 6 2.1.4 Financieel 6 2.1.5 Connector 6 2.1.6 OntdubbelTool 6 2.1.7 Conviso ID-Scan 6 2.2 ZakenCockpit/PartijenCockpit 7 2.2.1 ECH 7 2.2.2 Expeditie 7 3 KIK-R/KIK-I 8 3.1 KIK-R 8 3.2 KIK-I 8 4 Financieel 9 4.1 VanBrugAutojournaal 9 5 Zakenadministratie 10 5.1 Hoofdmenu 10 5.2 NP/NNP kaart 10 5.3 Aflijnen 10 5.4 PTP 10 5.5 Archief 10 5.6 Getalconversie 10 5.7 Extendis 11 5.8 Opslaan in NIS 11 Versie: 2014-Q4

Algemeen 1 ALGEMEEN Dit document beschrijft de functionele uitbreidingen en verbeteringen in het Notarieel Informatie Systeem. Deze beschrijving is behalve voor de applicatiebeheerder van het kantoor, ook bestemd voor de gebruikers van het systeem om kennis nemen van de verbeteringen en de nieuwe mogelijkheden. Medewerkers van Van Brug Software B.V. zijn continue actief met het verbeteren van de kwaliteit en functionaliteit van de software. Dat deze activiteiten tevens worden beïnvloed door externe factoren, zoals veranderde procedures bij het Kadaster, wetswijzigingen en de ontwikkelingen bij Microsoft op gebied van databases en besturingssystemen, is evident. 4 Versie: 2014-Q4

KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit 2 KANTOORCOCKPIT/ZAKENCOCKPIT/PARTIJENCOCKPIT 2.1 KantoorCockpit 2.1.1 CDR Indien een akteregel in het Netrepertorium wordt geselecteerd, wordt deze regel tegelijkertijd gecontroleerd in het CDR op de aanwezigheid van het CDR nummer, OVB kenmerk en/of inschrijvingsdatum. Ontbreekt een van deze velden in de aktekaart, waardoor deze onterecht onder [CDR/AWR] blijft staan, wordt hiervan melding gemaakt en de vraag gesteld of deze akte kaart aangevuld (gerepareerd) dient te worden (6441 en 6917). Bij het overzicht [Alle akten] is de mogelijkheid toegevoegd om een vinkje te plaatsen bij [Toon alle notarissen], zodat ook kan worden gezocht op alle andere notarissen, die in de notaristabel voorkomen. Bij de verrichtingen [Levering onroerende zaak/beperkt recht] en [Verdeling] (verrichtingscodes 126, 244, 245 en 246) staat [melden OVB] default op [ja] met de mogelijkheid dit eventueel nog aan te passen naar [nee] (6715). Indien een notaris een andere startdatum voor het CDR heeft dan de startdatum van het kantoor (bijvoorbeeld na samenvoeging van protocollen), dan kan deze afwijkende startdatum per notaris in de basisgegevens onder [Basisgegevens], [Notarissen] en bij het veld [Start CDR] worden opgegeven (6857). Er is een aanpassing doorgevoerd, waardoor er een controle plaatsvindt op de aanwezigheid van een digitale handtekening op de akte (7012). In het Netrepertorium is de ingevoerde tekst onder [Toelichting] nu volledig te lezen in een tekstblok. Aan het overzicht [Overzicht OVB binnen] is een datumfilter toegevoegd. Daarnaast is, omdat dit een informatief overzicht is, de knop [Open aktekaart] hier niet meer aanwezig (7289). Na het koppelen van een akte wordt deze niet meer, na het opslaan, heel erg ingezoomd weergegeven. De akte wordt nu altijd standaard als fit to width (aangepast aan de breedte van het venster) weergegeven. Om de akte eventueel beter te bekijken kunt u het previewscherm vergroten door deze te slepen (1407 5899/7141). Indien gekozen wordt voor de verrichting [Wijziging voogdijbenoeming (291)] kan er geen akte worden gekoppeld (7050). Om alle regels te selecteren voor verzending naar CDR is een knop [Alles selecteren] toegevoegd. Nadat voor deze knop gekozen is, kan vervolgens voor [Alles deselecteren] gekozen worden. Ook kunnen middels dubbelklikken in de filterregel alle regels worden ge(de)selecteerd (3873). Diakritische tekens in namen bij NNP s en diens bestuurders kunnen op de juiste manier doorgevoerd worden, zodat de gegevens in de akte, welke opgestuurd wordt naar het CDR, overeenkomen met de gegevens op de aan het Netrepertorium gekoppelde partijkaart. Deze tekens kunnen onder het tabblad [Partijen] in de aktekaart toegevoegd worden op het moment, dat deze partij nog niet gekoppeld is aan het Netrepertorium. Wanneer met de rechtermuisknop op de betreffende partij geklikt wordt, verschijnt de optie [wijzig naam *]. Hier kunt u de naam aanpassen met de gewenste diakritische tekens. Indien de partij reeds gekoppeld is aan het Netrepertorium, dient u deze partij middels de bekende pijltjes eerst van links naar rechts te verplaatsen alvorens u de wijziging kunt aanbrengen. Na wijziging van de naam verplaatst u de betreffende partij weer naar links, waardoor deze weer aan het Netrepertorium gekoppeld wordt. Let wel: indien u de aktekaart reeds verzonden heeft aan het CDR, wordt deze laatste actie (ontkoppelen en opnieuw koppelen partij) gezien als een Versie: 2014-Q4 5

NIS update release 2014-Q4 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit correctie en dient u de betreffende akteregel nog als correctie te verzenden onder [CDR/AWR] in de KantoorCockpit (6783). Indien gewerkt wordt met Archiefmappen en er dient, nadat het dossier naar het archief is verplaatst, alsnog een aktekaart aangemaakt te worden (bijvoorbeeld voor de registratie van een testament) dan wordt bij het selecteren van het document in de aktekaart ([Selecteer akte]) de betreffende archieflocatie geopend (6522). Indien geen akte gekoppeld is aan een akteregel en deze is wel geselecteerd voor verzending van de akte naar het CDR, dan volgt hierover een melding (7064). Foutmeldingen die optreden binnen CDR worden gelogd in het log van de KantoorCockpit (7027). Indien een akteregel wordt doorgehaald bij het CDR, zal deze akteregel vanaf deze update ook verwijderd worden onder de betreffende zaakkaart en de betrokken cliëntenkaarten. Mochten er reeds akten zijn doorgehaald bij het CDR door uw kantoor, dan kunt u contact opnemen met onze afdeling Support (support@vanbrug.nl) voor het opvragen van het script wat er voor zorgt dat met terugwerkende kracht ook de reeds doorgehaalde akteregels van de betreffende zaakkaarten en cliëntenkaarten verwijderd zullen worden (6835). 2.1.2 Taken Indien er in PMS onder het tabblad [Functie], [Aanmelden] [Team bij de betreffende medewerker] geen afdeling/team is geselecteerd dan zullen in de KantoorCockpit onder het tabblad [Taken] alleen de taken van de medewerker worden getoond (4091). 2.1.3 KvK Bij het aanmaken dan wel wijzigen van een niet natuurlijke persoon met een huisnummer waarin een scheidingsstreep staat (bijv. 15-1) wordt dit nu goed opgeslagen (7296). In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij een buitenlands adres of een lang Nederlands adres (bijv. Strawinskylaan 123 WTC, Tw r B 7th Fl., 1077XX Amsterdam) kan het voorkomen, dat bepaalde velden zoals die worden aangeleverd vanuit de KvK niet automatisch kunnen worden opgeslagen. In dit soort gevallen geeft het systeem hiervan een melding en wordt aangeraden de kaart te openen en de adresgegevens handmatig aan te vullen en/of te corrigeren (7303). 2.1.4 Financieel Zowel onder het [Notaoverzicht], het [OHW Overzicht] en het [Af-/Opboeking overzicht] is een kolom repertoriumnummers toegevoegd (7120). Indien gebruik gemaakt wordt van archiefnummers kunnen deze nummers middels het aanvinken van de optie [archiefnummer] in de Applicatie Manager onder het tabblad [Financieel], [OHW] Overzichten tevens in de KantoorCockpit onder het [OHW overzicht] en [Af-/Opboeking overzicht] getoond worden (7120). 2.1.5 Connector Indien er geen gebruik wordt gemaakt van de [Connector] dan wordt deze optie ook niet getoond (7111). 2.1.6 OntdubbelTool Er is een aanpassing doorgevoerd waardoor het oproepen van dubbele NNP kaarten sneller verloopt (4004). 2.1.7 Conviso ID-Scan 6 Versie: 2014-Q4

KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit Bij het verwerken van een scan van een identiteitsbewijs wordt na het klikken op de knop [afronden] het programma automatisch opnieuw gestart, zodat er weer een identiteitsbewijs gescand kan worden. Het afsluiten van het programma is niet meer nodig. Indien een scan niet goed gelukt is, kunt u met de knop [nieuwe scan] gelijk opnieuw scannen (7471). 2.2 ZakenCockpit/PartijenCockpit 2.2.1 ECH De stichting ECH heeft op 30 september een aantal landen toegevoegd, deze zijn nu ook toegevoegd. Indien de update nog niet is geplaatst dan kunnen de betreffende landen ook vanuit de Applicatie manager opgehaald worden. Voor informatie hierover kunt u contact opnemen met onze afdeling support (7490). Op het tabblad [Royementsgegevens] kunnen bedragen achter de komma worden ingevuld. Echter het totaal van deze verschillende bedragen moet voor de stichting ECH afgerond zijn op..,00 (6521). In de passeeropdrachten staat bij het onderpand nu naast de postcode en de woonplaats ook de straat en het huisnummer van het onderpand (7197). Verschillende WSE839 foutmeldingen zijn tekstueel verduidelijkt, zodat nu voor de gebruiker duidelijk is wat de foutmelding veroorzaakt (6918). Op diverse plaatsen extra controles ingebouwd en er worden duidelijke (fout)meldingen gegeven, bijv.: naam van de partij is te lang voor ECH, straatnaam is langer dan het aantal toegestane tekens, melding als een postcode niet is ingevuld bij een partij, geen omschrijving ingevuld bij de soort afloszaak, geen straatnaam ingevuld bij een partij (7063). 2.2.2 Expeditie Binnen de Expeditie tool is er bij de lijst van bestanden een scrollbar toegevoegd (7246). Bij versturen naar Dataplaza is de optie [bijlagen meesturen] standaard uitgeschakeld. Het is mogelijk om deze optie aan te zetten in de Applicatie Manager (7259). Indien contactpersonen gekoppeld/toegevoegd zijn aan de NNP kaart kunnen er aan deze contactpersonen ook stukken via Dataplaza en/of mail verstuurd worden (6817). Versie: 2014-Q4 7

KIK-R/KIK-I 3 KIK-R/KIK-I 3.1 KIK-R Als wordt gezocht middels verschillende zoekopties, bijv. eerst op [Postcode/Huisnummer] en daarna op [Partijen], blijven alle gevonden percelen bewaard. Na het zoeken kan vervolgens een selectie worden gemaakt van de te rechercheren percelen (6437). Kadastrale gemeente Wildervank DE aangepast naar Wildervank D,E (6999). Kadastrale gemeente Sint-Oedenrode is gewijzigd in Sint Oedenrode ivm problemen met inzagen (7154). 3.2 KIK-I De kadastrale omschrijving is nu volledig vet bij een particuliere KIK hypotheek met appartement (7065). Regelomhaal aangepast in KIK hypotheek Florius achter het volgende tekstblok: Tot zekerheid voor de terugbetaling van de hoofdsom en de betaling van het verder verschuldigde, waaronder mede begrepen al hetgeen de schuldenaar op grond van het hierboven sub b bepaalde verschuldigd mocht zijn, zal ten behoeve van Florius recht van hypotheek casu quo pand worden gevestigd zoals hierna wordt omschreven. In de Basisgegevens kan bij een notaris ook een [Titel na] worden ingevoerd (6708). In de KIK akte van levering wordt het aantal afgekochte jaren bij erfpacht voluit geschreven en niet alleen in cijfers (7260). Diakritische tekens in namen bij NNP s en diens bestuurders kunnen op de juiste manier doorgevoerd worden, zodat de gegevens ook juist in de KIK-akte verschijnen. Onder het partijen tabblad in de KIK-I makro kan middels het klikken met de rechtermuisknop op de betreffende partij, de naam van deze partij gewijzigd worden (6783). Overbodige spatie weggehaald bij de kadastrale omschrijving, indien in de Applicatiemanager het vinkje 'het recht van eigendom met betrekking tot' is uitgevinkt (7074). Een vertegenwoordiger die aan de kaart van de NNP hangt, komt naar voren in het KIK gedeelte als je de betreffende regel van de NNP selecteert (6810). 8 Versie: 2014-Q4

Financieel 4 FINANCIEEL 4.1 VanBrugAutojournaal In de update 2014.2.8 van Afas Profit (zowel Afas Online als de lokale installaties), is door Afas een aanpassing gedaan met betrekking tot het veld Betalingskenmerk. Dit veld mag vanaf deze versie alleen nog maar getallen bevatten (maximaal 16). Hiervoor is een aanpassing gedaan aan het VanBrugAutojournaal, onderdeel Betaalvoorstel. Met deze aanpassing is dit veld geheel uitgeschakeld. Versie: 2014-Q4 9

Zakenadministratie 5 ZAKENADMINISTRATIE 5.1 Hoofdmenu Middels de volgende settingen in de kaartenbak.ini onder [Algemeen] kunnen diverse onderdelen in het hoofdmenu van de kaartenbak, waar geen gebruik meer van gemaakt wordt, uitgezet worden. Standaard worden deze onderdelen nog wel getoond: - OptieHerenNarechercheTonen=false voor het niet meer tonen van de knop [Her- en Narecherches] - OptieRapportenTonen=false voor het niet meer tonen van de knop [Rapporten] - OptieBerekeningenTonen=false voor het niet meer tonen van de knop [Berekeningen] - OptieAgendaTonen=false voor het niet meer tonen van de knop [Agenda] - OptieRepertoriumTonen=false voor het niet meer tonen van de knop [Repertorium] (6788). 5.2 NP/NNP kaart Middels de setting notarisinoverzicht=false zal onder het tabblad [Onderhanden zaken] op de cliëntkaart de aan de zaak gekoppelde behandelaar getoond worden. Middels de setting notarisinoverzicht=true wordt onder dit zelfde tabblad de aan de zaak gekoppelde notaris getoond in plaats van de aan de zaak gekoppelde behandelaar (6868). 5.3 Aflijnen Indien gewerkt wordt met de setting rechtsuitlijnen=1 dan gaat het aflijnen met de koptekst van de akte nu ook goed indien deze ook rechts uitgelijnd staat (7397). 5.4 PTP Voor Netwerk notarissen is een aanpassing gedaan, zodat ook met de Netwerk PTP modellen met sjablonen gewerkt kan worden (7521). 5.5 Archief Als er voor een zaak een archiefnummer wordt aangemaakt, dan wordt deze meteen in de taak getoond onder [Archiefnr.]. 5.6 Getalconversie Het is nu mogelijk om voor iedere getalsoort voorkeuren vast te leggen. Deze instellingen worden vastgelegd in een bestand (getalconversie.ini). Standaard wordt dit bestand opgeslagen in de map [Mijn documenten]. Het is ook mogelijk door middel van de setting LocatieGetalconversieVoorkeurInstellingen= pad de instellingen centraal voor het gehele kantoor vast te leggen. Deze setting dient u te plaatsen in de ModellenPad.ini (staat default op L:\kvbdot). Indien dit is ingesteld zal bij iedere wijziging moeten worden bevestigd, dat bekend is dat de wijziging voor het gehele kantoor telt. U kunt de instellingen ook invoeren en het ini bestand op alleen lezen zetten, zodat deze niet meer kan worden aangepast. Ook kunt u een beveiligd pad (bijvoorbeeld de Modellenmap waar alleen de modelbeheerder toegang toe heeft) opgeven (6595). Het getal achter de komma voor bijv. percentages is uitgebreid tot 9 cijfers (7225). Als wordt gewerkt met documenten naast elkaar in beeld dan blijft dit na gebruik van de getalconversie zoals het is. Het actieve document wordt derhalve niet meer scherm vullend gemaakt (6459). 10 Versie: 2014-Q4

Zakenadministratie Een bedrag onder de één euro met 3 cijfers achter de komma wordt nu correct weergegeven (6595). Qua spelling is een en ander aangepast (6595). 5.7 Extendis Voor de koppeling met Xtendis is voor aanroep van de koppeling vanuit de kaartenbak een aanpassing gedaan zodat gebruik kan worden gemaakt van een webkoppeling. De instellingen voor in de kaartenbak.ini zijn: [Xtendis] Archief=True ArchiefSite=http://KASP-KHS-AP001:85/ ArchiefZaak=Zaakdossiers NB: de :85 mag worden weg gelaten indien de website op een standaard poort staat (7178). 5.8 Opslaan in NIS De volgorde van de datum bij het zoeken van [Overzicht gevonden zaken] staat weer van nieuw naar oud (6877). Versie: 2014-Q4 11