Inschrijvingsregister voor het basisonderwijs

Inschrijvingsregister voor het basisonderwijs 20 maart 2014 WISA helpdesk

Inhoudsopgave 1 Inschrijvingsregister voor het basisonderwijs 2 1.1 Inleiding...................................... 2 1.2 Voorbereidend werk............................... 2 1.2.1 Voorrangsperiodes............................ 3 1.2.2 Capaciteiten............................... 3 1.3 Inschrijven van leerlingen............................ 6 1.3.1 Live-inschrijving............................. 6 1.3.2 Later en in groep inschrijven...................... 7 1.3.3 Details van een leerling in het inschrijvingsregister.......... 8 1.4 Verwerken einde voorrangsperiode....................... 8 1.5 Registers bekijken................................ 9 1.6 Leerlingen in registers.............................. 10 1.7 Wijzigingen in het register............................ 11 1.8 Bijwerken registers................................ 11 1

1 Inschrijvingsregister voor het basisonderwijs 1.1 Inleiding Vanaf versie 4.9.0 is er bij de module leerlingen het onderdeel Inschrijvingsregister bijgekomen. Hierdoor wordt het mogelijk dat voor schooljaar 2014-2015 het inschrijvingsregister digitaal aangemaakt wordt. Deze versie is volledig vrijblijvend aangezien het departement nog steeds de keuze bij de scholen legt of ze dit digitaal of door middel van een papieren versie invullen. Voor meer informatie rond het inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures kan je terecht op: http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/database/document/document.asp? docid=14368. Informatie betreffende het inschrijvingsregister kan je steeds raadplegen op http://www. ond.vlaanderen.be/edulex/database/document/document.asp?docid=14468. 1.2 Voorbereidend werk Voor je de eerste leerlingen kan inschrijven moeten er nog enkele voorbereidende stappen ondernomen worden. Voor het basisonderwijs maken we gebruik van de schermen Voorrangsperiodes en Capaciteiten om het inschrijvingsregister op te zetten. Voor je hieraan begint vul je de schoolstructuur voor het volgende schooljaar reeds in. (Schoolstructuur - Hulpschermen - Overdracht klassen/klasgroepen) Figuur 1.1: Locatie Voorbereidende werk 2

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 3 1.2.1 Voorrangsperiodes Voorrangsperiodes instellen doe je per instelling en per schooljaar. Tijdens het inschrijvingsproces moet rekening worden gehouden met groepen die voorrang krijgen. In volgorde van inschrijving: Kinderen van dezelfde leefeenheid (broers en zussen) Kinderen van personeel Kinderen van ouders die het Nederlands voldoende machtig zijn Kinderen die schoollopen op eenzelfde campus Indicator- en niet -indicatorleerlingen Als de vastgelegde voorrangsperiodes afgelopen zijn gaat het programma er automatisch vanuit dat hierna de vrije inschrijvingsperiode begint. Figuur 1.2: Voorrangsperiodes 1.2.2 Capaciteiten Hou er bij de ingave rekening mee dat er geen controles gedaan worden in dit scherm. We gaan er vanuit dat je zelf weet hoe lang elke voorrangsperiode kan en mag duren en welke je wel of niet mag organiseren. Na het instellen van de voorrangsperiodes breng je de capaciteiten in. Hou rekening met de veplicht in te stellen capaciteiten, deze zijn voor het basisonderwijs op niveau van de school, vestigingsplaats en de hoofdstructuur. Deze niveaus zijn onderliggend aan mekaar, vandaar ook de weergave in een boomstructuur in het scherm.

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 4 Figuur 1.3: Invoegen capaciteit op niveau van de vestigingsplaats Via de knop Invoegen kan je een capaciteit instellen. In dit voorbeeld wordt er een capaciteit ingesteld op de vestigingsplaats. Let er goed op dat je alle verplichte velden invult. Figuur 1.4: Contingentering op het laagste niveau Contingentering is enkel verplicht voor scholen in een LOP-gebied, voor andere scholen is dit optioneel. De contingentering kan enkel gebeuren op het laagste niveau dus de velden in verband met het aantal indicatorleerlingen mag je niet invullen op bovenliggende niveaus. // Bij het toevoegen van een capaciteit die hoort bij een bovenliggende capaciteit selecteer je eerst deze bovenliggende capaciteit en klik je daarna op Invoegen. In onderstaand voorbeeld zie je hoe de structuur er kan uitzien.

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 5 Figuur 1.5: Mogelijke structuur van de capaciteiten Nadat je al je capaciteiten hebt ingegeven kan je met de knop nakijken nagaan of er zich nog fouten voordoen. Wanneer je bijvoorbeeld contingenten hebt ingesteld op een te hoog niveau of fouten hebt gemaakt in de structuur zal je in dit scherm een waarschuwing krijgen. Figuur 1.6: Mogelijke fouten bij het nakijken van de capaciteiten Van zodra een voorrangsperiode gestart is, is het niet meer mogelijk om vrij de capaciteiten te verhogen en verlagen. Enkel verhogen is nog toegelaten en elke aanpassing zal automatisch worden bijgehouden. Het verhogen van de capaciteit doe je door gebruik te maken van de knop Verhogen. Je kan ook het aantal zittende leerlingen verhogen, dit doe je in het scherm Registers. (zie 1.5) Figuur 1.7: Verhogen van de capaciteit

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 6 1.3 Inschrijven van leerlingen Wanneer je gebruik wil maken van het inschrijvingsregister heb je twee manieren om leerlingen in te schrijven. Ofwel schrijf je de leerlingen live in, dit wil zeggen op het zelfde moment dan dat ze zich komen inschrijven op school. Ofwel doe je de inschrijving in Wisa op een later moment dan wanneer de ouders hun kind kwamen inschrijven in de school. Wanneer je het op deze tweede manier doet, moet je steeds goed genoteerd hebben op welk tijdstip (dag, uur, minuut én seconde) de ouders hun kind kwamen inschrijven aangezien je dit achteraf zelf zal moeten ingeven. Bij een live-inschrijving zal het tijdstip automatisch worden ingevuld. De keuze tussen het live en niet-live inschrijven van leerlingen is een vrije keuze die je kan instellen in het scherm Schoolstructuur - Instellingen - Fiche onder het tabblad Ministerie / Edison. Wanneer je je inschrijvingen op een later tijdstip wil doen duid je hier Inschrijvingen worden later en in groep ingebracht aan. 1.3.1 Live-inschrijving Wanneer je een leerling inschrijft zal je tijdens het doorlopen van de inschrijvingswizard merken dat er een nieuw scherm bijgekomen is. In dit scherm krijg je een overzicht van het aantal vrije plaatsen voor elke relevante capaciteit zodat je kan nakijken of de inschrijving nog gerealiseerd kan worden. Zoals je zal opmerken worden datum en tijdstip automatisch ingevuld en zal ook het te selecteren type voorrang afhankelijk zijn van de voorrangsperiodes die op het moment van inschrijving in werking zijn. Figuur 1.8: Live-inschrijving van een leerling in het tweede leerjaar In uitzonderlijke gevallen kan de school, indien de capaciteit bereikt werd, toch beslissen om een leerling in te schrijven maar dan in overcapaciteit. Ook de reden wanneer de school beslist een leerling niet in te schrijven, kan je aanduiden in dit scherm. Na het afronden van de inschrijving krijg je de melding of de leerling al dan niet gerealiseerd werd en kan je rechtstreeks navigeren naar de details van zijn inschrijving in het inschrijvingsregister.

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 7 Figuur 1.9: De inschrijving werd gerealiseerd 1.3.2 Later en in groep inschrijven Wanneer je een vinkje hebt gezet bij het later en in groep inschrijven van leerlingen kan je zelf de datum en het tijdstip ingeven. De informatie over het aantal vrije plaatsen is hier niet relevant. Figuur 1.10: Inschrijving van een leerling in het derde leerjaar Na het afronden van de inschrijving zal de leerling geen status (gerealiseerd, niet-gerealiseerd of uitgesteld) krijgen, maar zal deze pas toegekend worden na het gebruik van de knop hermaak registers. (zie 1.5) Het grote voordeel van het live-inschrijven is dat het systeem tijdens het inschrijven van een leerling bijhoudt hoeveel vrije plaatsen er nog zijn. De meerwaarde van het systeem wordt kleiner wanneer je niet live zou inschrijven. Een leerling met een gerealiseerde inschrijving zal ook een inuit en een loopbaan record krijgen. Voor een leerling met uitgestelde of niet-gerealiseerde inschrijving zal er geen inuit of loopbaan record aangemaakt worden.

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 8 1.3.3 Details van een leerling in het inschrijvingsregister Figuur 1.11: Detailweergave van de inschrijving in het inschrijvingsregister In dit scherm kan je per leerling raadplegen in welke registers hij/zij werd ingeschreven, of de inschrijving gerealiseerd werd, wat de reden is waardoor de inschrijving eventueel niet-gerealiseerd werd,... Behalve al deze informatie te bekijken kan je hier ook kiezen om leerlingen met een uitgestelde of niet-gerealiseerde inschrijving dan toch in te schrijven. De datum waarop dit gebeurt is van belang want er wordt een historiek van de status bijgehouden. Onderaan krijg je hiervan een vermelding met het tijdstip van de realisatie. In dit scherm heb je ook de kans om de inschrijving in het register te verwijderen na een administratieve vergissing. 1.4 Verwerken einde voorrangsperiode Dit scherm wordt uitsluitend gebruikt wanneer men met contingentering werkt. Indien hier niet mee gewerkt wordt, ga dan verder naar punt 1.5. Het scherm toon de uitgesteld ingeschreven leerlingen die in aanmerking komen om in het andere contingent ingeschreven te worden. Na consultatie van de ouders, schrijf je ze alsnog uit indien ze niet meer geïnteresseerd zijn of je realiseert ze alsnog met een druk op de knop.

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 9 1.5 Registers bekijken Figuur 1.12: Bekijken van de registers In het scherm Registers kan je bekijken welke registers je hebt en welke leerlingen er in het geselecteerde register staan. Figuur 1.13: De inhoud van het register van het 3e leerjaar. Door op de knop Ophalen te klikken kan je de leerlingen bekijken die in het geselecteerde register een inschrijving hebben. Ook de meest recente status van hun inschrijving staat hier vermeld. Onder de knop Ophalen vind je ook de knop (her)maak registers terug. Met deze knop plaats je alle leerlingen die je niet-live hebt ingeschreven in het juiste register en worden de statussen van de leerlingen correct gezet. Zo krijgen onder andere de leerlingen met een uitgestelde inschrijving een (niet-)gerealiseerde inschrijving wanneer hun voorrangsperiode gepasseerd is. Eenmaal de voorrangsperiodes begonnen zijn is het niet meer mogelijk om het aantal zittende leerlingen vrij te verhogen of te verlagen. Elke

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 10 aanpassing aan de zittende leerlingen moet geregistreerd worden. Na het selecteren van een register kan je, nadat je op de knop Wijzig aantal zittende LL klikt, het aantal wijzigen. Figuur 1.14: Het aantal zittende leerlingen te verhogen of te verlagen Figuur 1.15: Het aantal zittende leerlingen te verhogen of te verlagen 1.6 Leerlingen in registers Het scherm Leerlingen in registers toont, zoals de naam reeds verduidelijkt, alle leerlingen die opgenomen zijn in een register. Je kan dit bekijken met een selectie op school en schooljaar. Figuur 1.16: Alle leerlingen die in een register voorkomen van de geselecteerde school

HOOFDSTUK 1. INSCHRIJVINGSREGISTER VOOR HET BASISONDERWIJS 11 1.7 Wijzigingen in het register Na het inschrijven van een leerling, nog voor de start van het schooljaar, bestaat de kans dat de ouders toch beslissen om deze leerling niet in te schrijven in de school. Wanneer dit gebeurt, zijn er enkele stappen die ondernomen moeten worden. Naast de administratieve uitschrijving van de leerling, moet deze ook uitgeschreven worden uit het register. Het administratieve uitschrijven doe je door naar de in- en uitschrijvingen van deze leerlingen te gaan en onderaan, op het tabblad uitschrijving, te kiezen voor Verwijderen: Annuleren voor inschrijvingsdatum. Na het gebruik van deze knop zullen het inuit record en het loopbaan record verwijderd zijn. Ook in het inschrijvingsregister moet deze leerling worden uitgeschreven. Het uitschrijven uit het inschrijvingsregister doe je door gebruik te maken van de knop uitschrijven in het detailscherm. (Leerling - Inschrijvingsregister - Leerlingen in registers - Leerling details). Nadat je een manuele wijziging hebt gedaan in het inschrijvingsregister moet je het register hermaken, dit doe je met behulp van de knop (her)maak registers. (Leerling - Inschrijvingsregister - Registers - Hermaak registers). Doordat een leerling werd uitgeschreven komt er een nieuwe plaats vrij in het register. Indien er nog een leerling met uitgestelde of niet gerealiseerde inschrijving was wordt deze na het hermaken van de registers wel gerealiseerd. Opgelet: een leerling die op deze manier gerealiseerd werd heeft nog geen inuit en loopbaan record. Deze records moet je aanmaken door naar de details van zijn inschrijving in het inschrijvingsregister te gaan en van hieruit de inschrijvingswizard te openen. 1.8 Bijwerken registers Wanneer er wijzigingen zijn gebeurd in een register kan je via het scherm bijwerken registers onder andere nagaan welke gerealiseerde leerlingen nog geen inuit record hebben, welke niet gerealiseerde leerlingen nog gerealiseerd zouden kunnen worden,... Door de gewenste taak aan te duiden en na het klikken op de knop ophalen krijg je geen of meerdere leerlingen te zien. Afhankelijk van de geselecteerde taak zal je de weergegeven leerlingen moeten realiseren, een inuit record toevoegen, een inuitrecord verwijderen,... De verschillende taken zijn: Capaciteiten nakijken en vrije plaatsen tellen Capaciteiten met vrije plaatsen nakijken op niet-gerealiseerde leerlingen Gerealiseerde leerlingen die geen inuit record hebben Niet gerealiseerde leerlingen of uitgeschreven leerlingen die een inuit record hebben