Gebruikershandleiding
Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 Snel aan de slag 3 Per Enquete 3 Een enquête + vragen toevoegen 6 Layout aanpassen 7 Een uitnodiging versturen 8 Resultaten bekijken 8 Tips en trucs 13 Contact 2
Inleiding 1 Welkom bij Per Enquête! Per Enquête is een online tool om snel en gemakkelijk een enquête uit te voeren. Met een speciale toegangscode logt u in op uw persoonlijke Per Enquête-pagina. Hier stelt u uw enquête op. Conform uw huisstijl en zo uitgebreid als u zelf wilt. Het is zelfs mogelijk meerdere enquêtes tegelijk op te stellen. Via een geïntegreerd e-mailprogramma verzendt u de enquête naar uw doelgroep. De klant ontvangt de e-mail gewoon namens u. Na afloop van de enquête komt de klant op de website van uw bedrijf terecht. De resultaten van uw enquête presenteert u overzichtelijk in excel. Stap 1 U logt in op http://per-enquete.nl/ uw na a m met de u toegestuurde persoonlijke logingnaam en wachtwoord. Klik op Enquête en kies voor Enquête toevoegen. Stap 2 Geef de enquête een duidelijke naam en omschrijving mee, zodat u later (wanneer u meerdere enquêtes hebt uitstaan) precies weet waar deze enquête voor is bedoeld. Stap 3 Vul bij 'Welkomsttekst' uw eigen tekst in. Deze tekst krijgt de lezer te zien voordat hij of zij de enquête invult. Stap 4 Vul bij het bedankbericht uw eigen tekst in. Deze tekst krijgt de lezer te zien op het moment dat hij of zij de enquête heeft ingevuld. Stap 5 Kies voor Ik wil de inhoud wijzigen". U kunt nu pagina s met vragen toevoegen. Stap 6 Chapter 1 Inleiding 1
Snel aan de slag 2 Kies Groep toevoegen. Geef de groep een naam, bijvoorbeeld contactgegevens of persoonlijke gegevens. Stap 7 U kunt nu vragen toevoegen. Klik op de aangemaakte groep, klik op vraag toevoegen en formuleer de vraag. U kunt aan deze groep zoveel vragen toevoegen als u wilt. U kunt hier aangeven welk type vraag u stelt, waarbij u de voorgeprogrammeerde opties kunt gebruiken of een eigen keuzelijst kunt maken. Stap 8 U kunt nu zoveel groepen met vragen aanmaken als u zelf wilt. Zo kunt u bijvoorbeeld groepen aanmaken als: bereikbaarheid, werkwijze, manier van communiceren, website, enzovoort. Stap 9 Nadat u alle vragen hebt opgesteld, gaat u terug naar het menu Enquête en kunt u ervoor kiezen om de lay-out van uw enquête aan te passen. Stap 10 Nadat u alle vragen hebt aangemaakt en de lay-out hebt aangepast, kunt u de enquête te testen. Klik daarvoor op Ik wil De enquête testen Stap 11 Wanneer u de enquête hebt getest, kunt u de uitnodiging versturen. Klik daarvoor op Uitnodiging versturen. U kunt adressen los invoeren of deze vanuit Outlook of Excel importeren. Via de knop Template kunt u een eigen mailtemplate opstellen. Deze kunt u bewaren zodat u hetzelfde template steeds kunt gebruiken wanneer u de enquête verstuurt. Stap 12 Nadat uw respondenten de enquête hebben ingevuld, kunt u de resultaten bekijken via het menu Resultaten bekijken 2 Chapter 2 Snel aan de slag
Snel aan de slag 2 U kunt de resultaten exporteren naar Excel via de knop onderin het scherm. Een enquête + vragen toevoegen U logt in op http://per-enquete.nl/ uw na a m met de u toegestuurde persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op Enquetes en kies voor Enquete toevoegen. Geef de enquête een duidelijke naam en omschrijving mee, zodat u later (wanneer u meerdere enquêtes hebt uitstaan) precies weet waar deze enquête voor is bedoeld. Vul bij 'Welkomsttekst' uw eigen tekst in. Deze tekst krijgt de lezer te zien voordat hij of zij de enquête invult. Vul bij het bedankbericht uw eigen tekst in. Deze tekst krijgt de lezer te zien nadat hij of zij de enquête heeft ingevuld. Kies voor 'Opslaan'. Chapter 2 Snel aan de slag 3
Per Enquete 3 Klik op de aangemaakte enquête, kies voor Ik wil de inhoud wijzigen en klik onderaan op Geef de groep een naam en kies 'Opslaan'. 4 Chapter 3 Per Enquete
Per Enquete 3 Klik onderaan op de groep en kies Typ uw vraag, voeg eventueel een bijschrift toe, selecteer uw vraagtype en kies 'Voeg toe'. Als u voor vraagtype kiest 'Eigen keuzelijst', kunt u in het vervolgscherm antwoordmogelijkheden toevoegen. Chapter 3 Per Enquete 5
Per Enquete 3 Om meer vragen toe te voegen klikt u weer op de groep en kiest u vervolgens voor 'Vraag toevoegen'. Layout aanpassen Om de layout aan te passen kiest u in het hoofdmenu Hier kunt u de achtergrondkleur aanpassen. Ook kunt u een afbeelding invoegen die bovenaan de enquete komt te staan. U krijgt dan bijvoorbeeld: 6 Chapter 3 Per Enquete
Per Enquete 3 Een uitnodiging versturen Om een uitnodiging naar respondenten te sturen klikt u op U kunt adressen los invoeren: Of deze vanuit Outlook of Excel importeren: Via de knop kunt u een eigen mailtemplate opstellen. Deze kunt u bewaren zodat u hetzelfde template steeds kunt gebruiken wanneer u de enquête verstuurt. Hieronder ziet u een voorbeeld van een template, met daaronder de e-mail zoals deze samengesteld wordt. Op deze manier kunt u gepersonaliseerde e-mails versturen. De volgende e-mail wordt aan de hand van dit template verzonden: Chapter 3 Per Enquete 7
Per Enquete Resultaten bekijken Om de resultaten van uw enquête te bekijken kiest u voor: U kunt de resultaten ook in een Excel-bestand downloaden. Hiervoor kiest u: U krijgt dan per persoon het resultaat per vraag te zien. Bijvoorbeeld: Tips en trucs Per Enquête 8 Chapter 3 Per Enquete 3
Tips en trucs 4 Hoe stel ik een goede onderzoeksvraag op? Hoe zorg ik ervoor dat ik betrouwbare resultaten uit mijn enquête krijg? Met de tips en trucs van Per Enquête stelt u zelf snel en gemakkelijk uw eigen onderzoek samen! Handige tips voor het opstellen van een goed onderzoek met de juiste vragen: Bedenk vooraf goed wat u wilt weten: wat is het doel van mijn onderzoek? Dat helpt om uw onderzoek af te bakenen en de juiste vragen te stellen. Bedenk vooraf of het zinvol is om uw onderzoek anoniem te doen. In sommige gevallen helpt een anoniem onderzoek om eerlijke antwoorden te krijgen. Maar wilt u ook echt iets kunnen doen aan een probleem (en bijvoorbeeld een ontevreden klant benaderen) dan is het wellicht zinvol om tóch naar de naam van de bezoeker te vragen. U kunt er ook voor kiezen om als laatste naar de naam van de bezoeker te vragen en de bezoeker zelf laten beslissen deze vraag al dan niet te beantwoorden. Begin uw enquête met de belangrijkste vragen. Dan is de bezoeker nog fris en hebt u de kleinste kans dat hij of zij afhaakt. Stel dus nooit onbeduidende vragen als Wat is uw leeftijd als eerste, tenzij dit erg relevant is voor het onderzoek! Deel uw onderzoek overzichtelijk in en geef van te voren duidelijk aan hoelang het invullen van de vragenlijst duurt. Wanneer u verschillende onderdelen in het onderzoek hebt, geef dat dan ook van te voren duidelijk aan. Zo geeft u de bezoeker houvast. Geef duidelijk aan waarom u het onderzoek uitvoert, wat het belang is om mee te werken en of u de resultaten wel of niet terugkoppelt. Als u met de uitkomsten van het onderzoek uw dienstverlening wilt verbeteren, is dat zeer relevant voor de bezoeker en dus zeker het vermelden waard! Stel geen suggestieve vragen maar let erop dat uw vragen objectief zijn. Dus niet: V indt u da t de nieuw sbrief (te) va a k uitkom t? Maar: W a t vindt u va n de frequentie w a a rop de nieuw sbrief uitkom t? Dit is belangrijk voor betrouwbare resultaten! Suggestieve vragen (met bijvoorbeeld het woordje vaak ) sturen uw bezoeker in een bepaalde richting en daarmee beïnvloedt u ongewild de uitkomsten van de enquête. Formuleer zoveel mogelijk antwoordcategorieën. Dit geeft een zo zuiver mogelijk beeld van de mening van de geënquêteerden. Wanneer u alleen eens of oneens als mogelijkheid geeft, weet u niet of iemand het volledig oneens met u is of slechts een klein beetje. Hij of zij Chapter 4 Tips en trucs 9
Tips en trucs 4 zal kiezen voor oneens. Het is dus belangrijk om zoveel mogelijk opties aan te bieden, zodat uw resultaten zo zuiver mogelijk zijn. Stel niet te veel vragen en vraag uzelf voortdurend af: wat wil ik weten en is deze vraag daarvoor zinvol? Teveel vragen zijn niet alleen lastig voor uzelf, maar ook voor degene die de vragenlijst invult. Enkele voorbeeldvragen; hoe het wél en hoe het níet moet: Om een zo betrouwbaar mogelijk resultaat van uw onderzoek te verkrijgen, is het belangrijk dat u zorgvuldig nadenkt over de formulering van de vragen in uw enquête. Het is belangrijk dat de vragen zo objectief mogelijk gesteld worden en de respondent niet in een bepaalde richting sturen. Om u hierbij te helpen, treft u onderstaande enkele voorbeeldvragen aan waarbij we duidelijk laten zien hoe het wel en hoe het niet moet. V oorbeeld 1 U wilt graag weten wat uw klanten vinden van de manier waarop zij te woord worden gestaan door uw telefoniste. U gaat dus vragen naar hun mening over dit specifieke onderwerp. Het is belangrijk dat u uw respondent niet in een bepaalde richting stuurt maar zélf een antwoord laat kiezen. Verkeerde vraagstelling: Vraag: Vindt u dat u netjes te woord wordt gestaan door onze telefoniste? Antwoordmogelijkheden: Ja Nee Goede vraagstelling 10 Chapter 4 Tips en trucs
Tips en trucs 4 Vraag: Wat vindt u van de manier waarop u door onze telefoniste te woord wordt gestaan? Antwoordmogelijkheden: Heel goed Goed Neutraal Slecht Heel erg slecht Toelichting: Door het gebruik van het woord netjes in de eerste vraag, stuurt u de respondent al een bepaalde kant op. Bovendien kan men hier maar twee antwoorden op geven: ja of nee. Er is geen tussenweg. Eigenlijk weet u dan nog niet zoveel. Bij de tweede vraag geeft u de respondent de mogelijkheid om een antwoord te kiezen dat het beste past bij zijn gevoel over dit onderwerp. Met de uitkomsten kunt u zelf ook veel meer: als 50% het antwoord neutraal geeft, weet u dat uw telefoniste geen slecht werk levert maar wél dat dit beter kan! U kunt dan dus iets met deze antwoorden! Deze manier van vragen stellen, kunt u natuurlijk op talloze onderwerpen toepassen. Denk aan: klantvriendelijkheid van uw buitendienstmedewerkers, uw correspondentie, uw service, etc. V oorbeeld 2 U wilt graag weten wat uw klanten vinden van uw website. Een website is een complex communicatiemiddel. Met simpelweg de vraag: Wat vindt u van onze website weet u eigenlijk niet zoveel. In een dergelijk geval is het verstandig de vraag op te delen in meerdere subvragen en voor uzelf helder te maken wát u precies wilt weten. Verkeerde vraagstelling: Vraag: Wat vindt u van onze website? Chapter 4 Tips en trucs 11
Tips en trucs 4 Antwoordmogelijkheden: Heel goed Goed Neutraal Slecht Heel erg slecht Goede vraagstelling: Bovenstaande vraag is op zich niet verkeerd. U vraagt immers wat men van uw website vindt en stuurt de respondent niet in een bepaalde richting! Maar om een duidelijk beeld te krijgen wat mensen bedoelen als ze de website goed vinden, kunt enkele toelichtende vragen stellen. Dit kunt u het beste doen in de vorm van stellingen. Stellingen: De website is overzichtelijk ingedeeld De website biedt voldoende informatie Ik kan op de website snel vinden wat ik zoek De website heeft een aantrekkelijke uitstraling Antwoordmogelijkheden: Helemaal mee eens Beetje mee eens Eens Beetje mee oneens Helemaal mee oneens 12 Chapter 4 Tips en trucs
Tips en trucs 4 Door uw vragen op bovenstaande manier vorm te geven, krijgt u een veel duidelijker beeld van wat de respondenten van uw website vinden dan wanneer u alleen maar een algemene vraag stelt. Deze manier van vragen stellen, kunt u ook weer op talloze onderwerpen toepassen. Met name wanneer een onderwerp complex is en niet met een simpel goed of heel goed kan worden beantwoord. Houd hierbij voor uzelf scherp in de gaten wát u precies wilt weten. Voor vragen en opmerkingen kunt u via onderstaande gegevens contact met ons opnemen: Per Enquête Kattestaart15 3355 PP Papendrecht Tel: 078 750 1661 info@per-enquete.nl Chapter 4 Tips en trucs 13