Handleiding SEOshop - Acumulus www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van SEOshop naar Acumulus. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in SEOshop automatisch een factuur gegenereerd wordt in Acumulus. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in november 2014 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. Aanmelden en afmelden loopt via de SEOshop app-store. Betalingen zijn maandelijks. De eerste 30 dagen is het gebruik van deze koppeling gratis. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe leg je de koppeling?.................................. 3 2.1 Migratie bestaande bestellingen............................... 4 3 FAQ............................................. 6 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van SEOshop naar Acumulus zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en wachten op verzenden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Acumulus. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Een bestelling komt in SEOshop op betaald te staan als de webwinkelier deze status bij de bestelling instelt of als de bestelling online - met bijvoorbeeld ideal of PayPal - betaald wordt. In beide gevallen wordt een factuur in Acumulus aangemaakt. SEOshop heeft ook een eigen factuur-systeem. De webwinkelier kan dit systeem uitschakelen indien gewenst. De koppeling zal blijven werken. Voordeel van het uitschakelen van de koppeling is dat er 1 plek is waar facturen staan. Op dit moment staat het automatische verzenden van de factuur naar de klant in Acumulus uit. Voor het sturen van de factuur is dus een extra handeling nodig van de webwinkel-eigenaar. Dat kan een nadeel zijn, maar we willen voorkomen dat in een foutsituatie facturen onterecht naar klanten worden gestuurd. De facturen in Acumulus worden op betaald gezet, met als betaaldatum de datum van versturen. Bij een migratie van bestellingen wordt de betaaldatum op de besteldatum gezet. Bestellingen van bekende klanten worden in Acumulus onder hetzelfde klantnummer geboekt. Binnen Acumulus worden klanten met hetzelfde emailadres als dezelfde klant beschouwd. Versie 1.1 14 november 2014 2
2 Hoe leg je de koppeling? De koppeling tussen SEOshop en Acumulus kan gelegd worden vanuit het AppCenter van SEOshop. Klik op de icoon, dan krijg je het volgende scherm te zien: Fig. 1: Startscherm installatie SEOshop - Acumulus koppeling Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord van de webwinkel in. De webwinkelier wordt er op geattendeerd dat de koppeling toegang krijgt tot de gegevens van de SEOshop webwinkel. Deze toegang moet expliciet gegeven worden. De SEOshop - Acumulus koppeling zal alleen gegevens uit de webwinkel lezen. De koppeling zal deze gegevens niet wijzigen. Fig. 2: Leesrechten SEOshop - Acumulus koppeling Versie 1.1 14 november 2014 3
Fig. 3: Aanvragen gebruikersnaam in Acumulus voor webservice koppeling Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikernaam en wachtwoord van Acumulus nodig. Je kunt een aparte gebruikersnaam voor aanmaken binnen Acumulus. Deze gebruiker moet je beheerrechten geven. Acumulus is bezig met een wijziging zodat je minder rechten hoeft toe te kennen aan de gebruiker voor deze webwinkelkoppeling. In het scherm voor de koppeling vul je de gebruikersnaam, contractcode en het wachtwoord in. Fig. 4: Aanvragen gebruikersnaam in Acumulus voor webservice koppeling Als deze gegevens goed worden ingevuld dan worden de rekeningnummers van je Acumulus account ingelezen. Je kunt vervolgens selecteren op welk rekeningnummer je webwinkelverkopen wilt boeken. Als de koppeling succesvol is gelegd worden de facturen direct aangemaakt. Controleer dat de eerste 5 facturen goed gaan en dat er geen problemen zijn met de ingevulde gegevens. Je kunt de koppeling stopzetten vanuit je SEOshop webwinkel. 2.1 Migratie bestaande bestellingen Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Acumulus worden aangemaakt van bestellingen die al in SEOshop aanwezig zijn. Neem contact met ons op via info@sponiza.nl voor meer informatie. Versie 1.1 14 november 2014 4
Fig. 5: Invullen gegevens voor de SEOshop - Acumulus koppeling Fig. 6: Selecteren rekeningnummer voor je webwinkelverkopen Versie 1.1 14 november 2014 5
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we een gebruikersnaam en wachtwoord op van de Acumulus account. Wij willen liever niet dat je daar de gebruikersnaam en het wachtwoord invult waarmee je inlogt. Je kunt binnen Acumulus een aparte gebruikersnaam en wachtwoord speciaal voor deze koppeling aanmaken. Op dit moment moet je deze gebruikersnaam beheerrechten geven, maar Acumulus is bezig met een oplossing zodat een gebruikersnaam minder rechten heeft. Hoe gaat de koppeling om met bestellingen naar het buitenland? Voor bestellingen naar het buitenland gelden andere BTW tarieven dan voor bestellingen in Nederland. Welk tarief er geldt hangt af of de klant een consument of bedrijf is, binnen of buiten de EU woont en - vanaf 2015 - of de klant een product of dienst aanschaft. De koppeling gaat er van uit dat je producten verkoopt. De koppeling kan afleiden uit de informatie van SEOshop of het om een zakelijke klant gaat of om een product en ook of de klant binnen of buiten de EU woont. Afhankelijk van de klant worden de BTW percentage en BTW klasse doorgegeven aan Acumulus. Wat doe ik bestaande bestellingen in de SEOshop webwinkel? Bestaande bestellingen kun je handmatig op niet betaald - betaald zetten. De factuur wordt dan in Acumulus aangemaakt. Vind je dat teveel werk dan kun je gebruik maken van onze migratie-dienst. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie 1.1 14 november 2014 6