Koppelingprogramma Untis ical 2.0

Inhoudsopgave 1 Inleiding... 1 2 Installatie... 1 3 Werkzaamheden in Untis... 1 3.1 Landinstelling... 1 3.2 Overzichtelijke menukeuze... 1 3.3 De export vanuit Untis... 2 Exportmap... 2 Tijdbereik... 3 Afdeling... 4 Per klas één regel... 4 Alias voor elementen gebruiken... 4 4 Untis- ical koppelling... 6 4.1 Untis roosterbestanden... 6 Timetable.txt... 6 Coursechoice.txt... 6 Lesson.txt... 7 4.2 ical-bestanden aanmaken... 7 Voor Klassen, Docenten en Leerlingen.... 7 Datumselectie... 7 Instellingen... 7 Omschrijving (uit lesson) meenemen naar agenda bij Klassen, Docenten en Leerlingen... 9 4.3 ical-bestanden opslaan... 12 In de map... 12 Op FTP-server... 13 4.4 Instellingen opslaan... 14

Koppelen met ical 1 1 Inleiding Het koppeling Untis-iCal verzorgt de omzetting van docenten-, klassen- en leerlingroosters naar het ical-formaat. Deze ical-bestanden kunnen worden Groupwise. 2 Installatie U kunt het programma UNTISiCalSetup20.msi downloaden van de website www.untis.nl onder Downloads. Na het downloaden dubbelklikt u op het bestand UntisiCalSetup20.msi. Het programma installeert zich in de door u opgegeven map. 3 Werkzaamheden in Untis 3.1 Landinstelling Selecteer via de menukeuze Instellingen Instellingsgegevens als land. afbeelding 1 Klik op <OK> om dit venster te sluiten en de instellingen op te slaan. 3.2 Overzichtelijke menukeuze Voor een overzichtelijke menukeuze opent n- Instellingen Diversen) en activeert u het tabblad Vormgeving. Kies in het blok Import/Export menu voor Menukeuze per land.

Koppelen met ical 2 3.3 De export vanuit Untis afbeelding 2 In Untis selecteert u Bestand Import/Export Algemeen. afbeelding 3 Exportmap De exportmap hoeft niet vooraf aangemaakt te zijn. In deze map komen vier bestanden te staan: Timetable.txt Timetablebasic.txt Coursechoise.txt Lesson.txt met dagroostergegevens met basisroostergegevens met lesgroepsamenstellingen/vakkenkeuzes van leerlingen met lesgegevens

Koppelen met ical 3 afbeelding 4 De gegevens uit de bestanden Timetable.txt, Coursechoice.txt en Lesson.txt vormen de basis voor het Untis-iCal koppelingsprogramma. Tijdbereik Als tweede mogelijkheid wordt aangeboden een tijdbereik te kiezen. afbeelding 5 Dit tijdbereik heeft uitwerkingen op Coursechoice.txt (lesgroepsamenstellingen) en Timetable.txt (dagroostergegevens). Het tijdbereik moet minstens één week beslaan! De actieve periode wordt geëxporteerd. Indien u werkt met perioden dan kunnen daar de volgende situaties aan de hand zijn.

Koppelen met ical 4 1. Courschoice.txt (lesgroepsamenstellingen/vakkenkeuzes van leerlingen) In een periode kan een leerling van vakkenpakket veranderd zijn. Een vak kan vervallen zijn, een verandering van parallelgroep, een extra vak kan toegevoegd zijn. U maakt een nieuwe periode aan vanaf welke begindatum deze pakketmutatie moet ingaan. Door die periodedata in te geven in het exportscherm, wordt de nieuwe vakkenkeuze doorgegeven in de exportbestanden. U moet in Untis dan wel die periode als actieve periode hebben. 2. Timetable.txt (dagroostergegevens) Het Dagrooster wordt geëxporteerd voor alle dagen in het opgegeven tijdbereik. Later kunt u in het programma Untis-iCal dit tijdbereik ook nog beperken tot de gewenste dag of dagen. Afdeling Indien u in Untis gebruik maakt van de optie Afdelingsrooster en Afdelingen toegekend hebt aan klassen, docenten en/of lokalen, dan kunt u de export per Afdeling laten plaatsvinden. Per klas één regel Deze optie heeft geen effect op de export. Afhankelijk van uw schooladministratiepakket kunt u hier het vinkje al dan niet geplaatst hebben staan. afbeelding 6 Alias voor elementen gebruiken In Untis kan er bij de Basisgegevens voor Klassen, Docenten en Vakken een Alias worden gedefinieerd.

Koppelen met ical 5 Door een vinkje te plaatsen bij deze optie wordt dus bijvoorbeeld voor het vak wa_6 het alias wa6 doorgegeven, indien dit opgegeven is in Basisgegevens Aliassen.

Koppelen met ical 6 4 Untis- ical koppelling Na installatie opent u het programma UNTIS. Het onderstaande scherm wordt geopend. 4.1 Untis roosterbestanden afbeelding 7 Timetable.txt Hier geeft u aan waar het bestand timetable.txt gevonden kan worden. Timetable.txt bevat dagroostergegevens. Ook al hebt u geen dagroosterwijzigingen of u maakt geen gebruik van de optie Dagroosterbeheer in Untis, dan wordt dit bestand toch gevuld met basisroostergegevens. Het bestand timetable.txt bevat het complete rooster van de bij de export uit Untis opgegeven tijdspanne. Coursechoice.txt Hier geeft u op waar het bestand Coursechoice.txt zich bevindt. Indien u in Untis niet met leerlingen werkt, zal het bestand Coursechoice.txt wel aangemaakt worden, maar het zal leeg zijn. U plaatst dan geen vinkje en u duidt dan ook geen pad aan.

Koppelen met ical 7 afbeelding 8 Lesson.txt Hier geeft u op waar het bestand Lesson.txt gevonden kan worden. In Lesson.txt zijn alle lessen opgenomen. 4.2 ical-bestanden aanmaken Voor Klassen, Docenten en Leerlingen. U plaatst een vinkje bij het soort ical-bestanden dat u wenst aan te maken. Datumselectie Indien u een vinkje plaatst bij Datumselectie kunt u een tijdbereik opgeven van welke datum tot en met welke datum u de ical-bestanden wenst te exporteren. Dit datumbereik dient te liggen binnen het tijdbereik dat u bij de export Algemeen via het bestand timetable.txt hebt opgegeven. afbeelding 9 Instellingen Onder de knop <Instellingen> kunt u aangeven of de tekstregel moet worden overgenomen voor klassen, docenten en/of leerlingen. Tevens kunt u aanvinken of in het onderwerp de tekstregel en/of alleen de eerstgenoemde klas moet worden getoond.

Koppelen met ical 8 Voorbeeld De docent Gre geeft le afbeelding 10 lokalen A330 ena340. afbeelding 11 In Untis ziet dit er in het rooster als volgt uit: afbeelding 12 Zoals de les is afgebeeld in het rooster zou je de les ook in het agendaprogramma moeten voorkomen.

Koppelen met ical 9 Omschrijving (uit lesson) meenemen naar agenda bij Klassen, Docenten en Leerlingen Met Omschrijving wordt de inhoud van het veld Tekst bij de les bedoeld. Indien geen vinkjes geplaatst zijn, krijgt u voor de docent het volgende agendapunt te zien: afbeelding 13 In de agenda ziet u bij het onderwerp het vak genoemd staan en indien er meer dan vier klassen bij deze afspraak betrokken zijn ook de aanduiding: meerdere klassen. In het tekstveld wordt dan aangegeven om welke klassen het gaat. De klassen zijn door een gescheiden. Indien wel vinkjes geplaatst zijn bij Omschrijving (uit lesson) meenemen naar agenda nde:

Koppelen met ical 10 afbeelding 14 u het volgende:

Koppelen met ical 11 afbeelding 15 U kunt ook een vinkje plaatsen bij: Toon alleen eerstgenoemde klas in het onderwerp. U ziet het resultaat: afbeelding 16 Het bovenstaande krijgt u als u uitgaat van de ical-bestanden van de docent. Het zelfde resultaat krijgt u bij de ical-bestanden voor de klassen en de leerlingen.

Koppelen met ical 12 4.3 ical-bestanden opslaan afbeelding 17 In de map U geeft hier de plaats aan in welke map de ical-bestanden moeten worden opgeslagen. De bestanden voor docenten, klassen en leerlingen worden in gelijknamige submappen weggeschreven. afbeelding 18

Koppelen met ical 13 Op FTP-server afbeelding 19 Hier kunt u de gegevens van uw ftp-server invullen.

Koppelen met ical 14 4.4 Instellingen opslaan Indien u op deze knop klikt worden alle gemaakte instellingen opgeslagen, behalve de instellingen gemaakt bij Datumselectie. Deze dient elke keer opnieuw in te geven. afbeelding 20