Ronde en Evenementenplatform Dinsdag 15 november 2016 De Observant, Stadhuisplein in Amersfoort Een jaar na de vaststelling van de nota Evenementenbeleid 2015 worden alle raadsleden, stakeholders, betrokkenen en belangstellenden uitgenodigd voor de Ronde over de (oprichting van de) Serviceorganisatie Evenementen. Tijdens deze Ronde informeert kwartiermaker Tom Engbers de aanwezigen over het proces en de voortgang en gaat hij in op de verschillende dossiers. Daarna is er gelegenheid om vragen te stellen en kan iedereen meepraten over de vraag of het met de oprichting van de Serviceorganisatie Evenementen de goede kant op gaat. Dit verslag geeft een beeld van het verloop van de avond. Stad met een hart
Agenda 18.45 uur Inloop 19.00 uur Welkom door technisch voorzitter raadslid Dirk-Joost van Hamersveld 19.05 uur Marlies Leupen interviewt wethouder Houwing (Cultuur) 19.10 uur Terugblik op het proces, presentatie door Tom Engbers (kwartiermaker) 19.15 uur Stand van zaken per dossier/werkgroep 19.40 uur 20.10 uur Doorkijk naar de toekomst 20.25 uur Afronding door technisch voorzitter raadslid Dirk-Joost van Hamersveld Marlies inventariseert wie er in de zaal zitten: raadsleden, evenementenorganisaties, vertegenwoordigers horeca, overige ondernemers, bewoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, vertegenwoordigers van culturele organisaties,... Interview met wethouder Cultuur Bertien Houwing Marlies interviewt daarna wethouder Houwing: Wat is de aanleiding voor deze bijeenkomst? Wethouder Houwing: Op 29 september 2015 heeft de raad de Nota Evenementenbeleid 2015 vastgesteld met daarbij amendement 2015-193A Vinger aan de Pols. Met dit amendement is besloten de werkwijze van de Serviceorganisatie na een jaar te evalueren. De Serviceorganisatie is nog niet opgericht, het proces daartoe is in volle gang. Vanavond worden we geïnformeerd over het proces en de stand van zaken en is er gelegenheid om met elkaar in gesprek te gaan. De bijeenkomst heeft een bijzondere vorm: een rondetafelgesprek waarbij alle stakeholders zijn uitgenodigd. Wethouder spreekt de hoop uit dat we na de toelichting vanavond kunnen bespreken of we op de goede weg zijn. Terugblik op het proces, presentatie door Tom Engbers Tom is op 1 april 2016 aangesteld en vertelt hoe hij de afgelopen maanden heeft ingevuld, wie hij heeft gesproken en hoe hij tot de zes benoemde dossiers/werkgroepen is gekomen. De integrale presentatie vindt u hier bijgevoegd. Ronde _ SE 15112016.pdf
Stand van zaken per dossier/werkgroep door Tom Engbers Dossier - Werkgroepen Duurzame Stroomvoorziening Veiligheid & vergunningen Samenwerking Horeca/Pleinprotocol Gezamenlijke Inkoop Samenwerking Citymarketing Positionering Serviceorganisatie Evenementen (inclusief Evenementenplatform) Per werkgroep bespreekt Tom (zie presentatie in de bijlage): Ik heb de volgende partijen als volgt betrokken:... Dit is de voortgang die wij met elkaar hebben kunnen boeken:... Dit is mijn advies over de richting die we nu op moeten:... (Naar aanleiding van dit advies wordt straks aan de zaal gevraagd of we ja of nee op de goede weg zijn.) Vragen uit de zaal Wat is de status van vanavond? Tom brengt op basis van zijn eerdere inventarisatie en de input van vanavond vóór eind november advies uit aan de initiatiefgroep over de oprichting van de Serviceorganisatie en over de te nemen stappen op de verschillende dossiers. Ontbreekt de nuance niet als er straks alleen maar JA/NEE kan worden gestemd? In de bespreking haalt Marlies Leupen aanvullingen op. Inhoudelijke input kan de komende dagen nog aan Tom Engbers worden meegegeven. Vragen over het proces kunnen aan de wethouder en/of de raadsleden worden gesteld. Duidelijkheid over de regelgeving: er ontstaat even een misverstand over het flexibel toepassen van regels, maar kwartiermaker Tom Engbers geeft aan dat hij constateert dat de regels nog wel eens situationeel cq in eigen belang worden uitgelegd, zowel door organisatoren als door horecaondernemers. Daarom is Amersfoort nog niet toe aan pleinprotocollen: eerst een goede vertegenwoordiging per plein en werken aan constructieve samenwerking. Alexander Beets en Alfred Konijnenbelt geven aan dat er al flinke stappen in de samenwerking zijn gezet met het grote aantal gespreken dat het afgelopen half jaar is gevoerd., interactieve bespreking o.l.v. Marlies Leupen Tom herhaalt de adviezen waarmee hij eerder elk onderwerp afsloot. Marlies vraagt de zaal om aan te geven: Zijn we voor dit betreffende onderwerp JA of NEE op de goede weg? Per onderwerp zijn er vijf minuten voor een interactieve bespreking n.a.v. de gekozen JA/NEE posities. De interactieve bespreking maakt duidelijk of er al draagvlak is voor de adviezen die Tom per onderwerp presenteert, of dat de adviezen op onderdelen nog aangescherpt moeten worden. Marlies onderstreept Tom s eerdere opmerking dat deze bijeenkomst de laatste gelegenheid is om met concrete voorstellen te komen voor eventuele aanscherping van de adviezen.
Stroomvoorziening Meerderheid reageert: ja, eens! Geen dieselaggregaten meer in de binnenstad! Wat betekent dit voor de stroomprijzen? Als de prijzen stijgen gaan organisatoren straks toch weer (goedkopere) aggregaten bijplaatsen. Veiligheid en Vergunningen Krappe meerderheid reageert: ja, eens! NB. Veel raadsleden kiezen een positie tussen ja en nee. Belangrijk dossier: vaart maken, vooruitgang boeken! Moet gaan over: hoe kan je veiligheid op maat maken, vergunningsbeleid vereenvoudigen. Sessie houden is prima, maar snel een uitgewerkt plan!! Veiligheid heeft de afgelopen jaren grote ontwikkelingen doorgemaakt. Voorwerk nodig om lokaal weer op vlieghoogte te komen om tot een goede gezamenlijke uitwerking te komen. Dit proces heeft een regisseur nodig, doorlopend met elkaar in gesprek zijn. Elkaar kennen. Niet individueel organiseren, structureel dialoog opstarten. Op dit onderdeel meer vooruitgang verwacht, graag snelle vorderingen. Concrete maatregelen en voornemens formuleren. Vaart maken! Vergunningverlening moet makkelijker! Politie geeft aan dat we alle informatie over innovatie in vergunningenland naar Amersfoort moeten halen, landelijke kennis en ontwikkelingen benutten. Handboek voor evenementen en veiligheid (Willem Westerman) concreet naar Amersfoort vertalen in de sessie. Digitaal aanvragen: aanvraagprocedure vergemakkelijken. Eén loket. Snellere en duidelijke reactie op aanvraag. In samenhang en samen met evenementenveld en VTH ontwikkelen! NB. Wethouder Houwing wil vóór het festival seizoen 2017 concrete afspraken maken.
Horeca/Pleinprotocol Meerderheid reageert: ja, eens! NB. Aantal raadsleden kiest een positie tussen ja en nee. Raadsleden zeggen 'niet veel opgeschoten op dit onderwerp'. Tom: dit is wat ik ben tegengekomen, weerbarstig dossier. Amersfoort is nog niet klaar voor protocol. Belangrijk dat ondernemers zich per plein verenigen -> vertegenwoordiging per plein. Dit geldt ook voor bewoners. Als je een serieuze gesprekspartner wilt zijn dan moet je je verenigen. Het is geen optie om met individuele personen/ondernemers te praten. Ook voor bewoners geldt: wil je serieuze gesprekspartner zijn dan moet je lid zijn van belangenvereniging/behartiging binnenstad. Alfred Konijnenbelt geeft aan: er is wel degelijk veel gebeurd, nog nooit zo veel gesprekken gevoerd! Veel vooruitgang geboekt in de samenwerking! Wat is de rol van de evenementenregisseur - onder SE, herpositionering EP? Samenwerking? Wat moet er gebeuren om stakeholders om tafel te krijgen (gemeente niet gelukt, kwartiermaker niet gelukt, wat is nodig: dwang?!) Reactie uit de zaal: Geen dwang! Dat werkt niet! Maar mogelijk in de toekomst BIZ-structuur toepassen, waarbij iedereen in een bepaald gebied mee betaalt, en de meerderheid beslist. Alexander Beets geeft aan dat deze rapportage in dat opzicht een bevestiging is van dat wat we al wisten, maar er is veel geïnvesteerd en we gaan zeker de goede kant op!! Er wordt wel degelijk veel en goed samen gewerkt. Reactie horeca: Fethi Killi wil het advies graag omarmen, maar wil ook gekend worden in zijn mening. Wie is uitnodigende partij voor dit overlegproces, wanneer start open proces? Wie zijn aan zet? Te kleine groep betrokkenen? Fethi Killi vraagt de wethouder om een reactie. Wethouder Houwing: deze Ronde tafelsessie is bedoeld om raadsleden op de hoogte te brengen en laatste inbreng voor het advies te verzamelen. Wethouder wacht het definitieve advies af. Gezamenlijke inkoop Meerderheid reageert: ja, eens! Oog voor álle evenementen in Amersfoort, ook aandacht voor evenementen buiten de binnenstad. NB Dit is een basisuitgangspunt voor het gehele advies!
City Marketing Organisatoren op ja, eens, aantal raadsleden midden Geen Positionering SE Overgrote deel op ja, eens! Geen Doorkijk naar de toekomst, door Tom Engbers Tom vertelt wat de plannen zijn voor de korte termijn (komend jaar) en de langere termijn. Vóór eind november wordt het advies afgerond en aan de initiatiefgroep aangeboden. De initiatiefgroep zal het advies tot zich nemen en voorzien van brief over voornemens/vervolg/uitvoering aan de wethouder aanbieden. Ook wordt de stichting Evenementen033 opgericht: de initiatiefgroep wordt in eerste instantie tot bestuur benoemd. In het eerste jaar zal vervolgens een nieuw bestuur worden samengesteld. Het bestuur draagt zorg voor de aansturing van de evenementenregisseur en de uitvoering van de adviezen op de verschillende dossiers. Vraag uit de zaal: maakt het bestuur ook het profiel voor de regisseur? Ja! Afronding door technisch voorzitter Dirk Joost van Hamersveld Voorzitter vraagt de raadsleden: Heeft u voldoende beeld over de voortgang van het proces? Nog vragen of opmerkingen? Gaat de oprichting van de Serviceorganisatie Evenementen de goede kant op? Conclusie: voor nu voldoende besproken. Ja, proces is op de goede weg. Voorzitter vraagt de wethouder wanneer de raad het definitieve advies over de Serviceorganisatie Evenementen kan verwachten. Wethouder Houwing geeft aan dat de initiatiefgroep haar als afgesproken het advies van kwartiermaker Tom Engbers zal aanbieden. Tom zal het advies de komende weken afronden. Zij zal vervolgens het advies ook aan de raad voorleggen. De raad kan dan zelf beslissen of zij het advies voor bespreking willen agenderen. 20.25 uur Einde
Aanwezigen Evenementen Alfred Konijnenbelt - Spoffin Ruth Gorissen - Spoffin Alexander Beets Amersfoort Jazz Floor Visser Gay Pride, Afrt Jazz, Marathon Thea van Beers - Dorpsfeesten Hoogland Timo Braeken Proef Amersfoort, Koningsdag Hans van Rossum Bach Dag Ton Wijers Proef Amersfoort Horeca Jorit Bons Annemieke Zwagerman Paula Bouwer Fethi Killi Laura Bommezijn Berry Buunk Hulpdiensten Clemont Struik Politie Eemland Miquel Wijna Politie Eemland Raadsleden Ben Stoelinga Amersfoort 2014 Langendam - BPA Hiske Land Groen Links Bart Huydts D66 Maarten Flikkema - VVD Maria Ballast - CDA Marijke Jongemans - SP Hans van Wegen - BPA Simone Kennedy - CU Bas Aghina - CDA Louis de la Combé PvdA Roel Mulder - Actief Gemeente Amersfoort Mano Chandoe Markt & Haven Alex de Ligt Woon Werkklimaat Anne Arendsen Cultuur Bertien Houwing wethouder Cultuur Uitgave: november 2016 Gemeente Amersfoort Cultuur Postadres Postbus 4000 3800 EA Amersfoort Bezoekadres Stadhuisplein 1 3811 LM Amersfoort t 14033 e info-gemeente@amersfoort.nl i www.amersfoort.nl