Handleiding opgaveformulier aantal examenkandidaten Beveiligde site Auteur: DUO/Afdeling Examendiensten Datum: September 2013 Versie: 1.0 Pagina 1 van 13
Inhoudsopgave VOORWOORD... 3 INLEIDING... 4 INZENDDATUM... 4 DOWNLOADEN (OPHALEN) BESTAND VAN DE BEVEILIGDE SITE... 5 INVULLEN BESTAND... 7 UPLOADEN BESTAND (VERSTUREN) NAAR DE BEVEILIGDE SITE... 10 OVERIGE... 12 XLS-bestand opslaan en wijzigingen doorgeven... 12 Bericht na verwerking van het CSV-bestand... 12 Uiterste data tot wanneer u wijzigingen via het formulier kunt doorgeven... 12 Bestand niet terug te vinden... 12 Geen examenkandidaten of examens... 12 Formulier opvragen voor schoolsoort... 12 SPECIFIEKE ATTENTIEPUNTEN VOOR DE OPGAVE AANTAL KANDIDATEN 2014. 13 CONTACT... 13 Pagina 2 van 13
Voorwoord Vanaf het examenjaar 2013-2014 is het mogelijk om de aantallen examenkandidaten door te geven via de beveiligde site van DUO. Hiermee vervalt het papieren formulier Opgave aantal examenkandidaten. In dit document wordt ervan uitgegaan dat de lezer op de hoogte is van het gebruik van de beveiligde site bij de DUO. De handleiding is te vinden op http://www.duo.nl/zakelijk/inloggen_zakelijk.asp Pagina 3 van 13
Inleiding Deze handleiding beschrijft het gebruik van het digitale document: Opgaveformulier Aantal examenkandidaten. Dit Excelbestand vervangt het papieren formulier waarmee u het aantal examenkandidaten opgeeft bij DUO. Dit formulier ontving u jaarlijks per post in september. U ontvangt per BRIN-nummer INCLUSIEF vestigingsvolgnummer per schoolsoort een Excelbestand om de gegevens in te vullen. Als er bestanden voor u klaar staan ontvangt u, de beheerder en de examensecretaris VO hierover een e-mail. Inzenddatum Uiterste datum voor het versturen (uploaden) van de formulieren via de Beveiligde site van DUO: 15 oktober Pagina 4 van 13
Downloaden (Ophalen) bestand van de beveiligde site Log in op de beveiligde site https://zakelijk.duo.nl/zp Als er bestanden klaar staan kunt u als gebruiker (rol examensecretaris VO) een scherm als hieronder aantreffen. Ophalen bestand Nadat de Excelbestanden opgehaald zijn van de beveiligde site moet u deze bestanden EERST op de computer opslaan. N.B.: De naam van het bestand mag niet worden veranderd! Per combinatie schoolsoort en vestiging is er één bestand: 1. VMBO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)VM(EXAMENJAAR) 2. HAVO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)HA(EXAMENJAAR) 3. VWO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)VW(EXAMENJAAR) De schoolsoorten zijn VM(VMBO), HA(HAVO) en VW(VWO). Indien een bestand reeds is opgehaald maar nog niet opgeslagen op uw harde schijf, dan kunt u het bestand alleen terugvinden door Reeds opgehaald aan te vinken en vervolgens op zoeken te klikken. U ziet dan: Pagina 5 van 13
Pagina 6 van 13
Invullen bestand Open per schoolsoort het opgehaalde bestand en accepteer het gebruik van macro s door op de knop Macro s inschakelen te drukken. Wanneer u het bestand opent met Excel 2010 moet u eerst bovenin het scherm op de knop Bewerken inschakelen drukken en hierna op de knop Inhoud inschakelen. Controleren en wijzigingen van de schoolgegevens Controleer eerst het BRINnummer (+volgnummer) i.c.m. naam+adresgegevens van de vestiging. Indien de voorgedrukte adressering onjuist is dan kunt u dat in dit eerste invulblok (zie voorbeeld) aanpassen. Via de knop JA bevestigt u de wijzigingen. Via WIS wijziging maakt u de wijzigingen ongedaan. IN TE VULLEN (e-mailgegevens) In dit 2 e invulblok kunt u naamgegevens en e-mailadressen invullen van de contactpersonen. Namen en e-mailadressen van de examensecretaris, systeembeheerder en directeur zijn verplicht. Door met de muis op het kleine rode driehoekje te gaan staan, verschijnt er informatie over de soort communicatie. N.B. De namen en e-mailadressen van de contactpersonen per vestiging opgeven, gelieve NIET per schoolsoort! Kandidaten (vakgegevens) In dit 3 e invul blok vult u het aantal kandidaten per vak in, hieronder de aandachtspunten: - In de kolommen aantal, vult u het aantal kandidaten in; - In de kolommen aantal Daisy audio CD en aantal CD met PDF voor spraaksynthese vult u het benodigde aantal in. N.B Als uw school het bestand van de CD kopieert en plaatst op een andere geheugendrager of het beveiligde netwerk van uw school, kan worden volstaan met het bestellen van twee exemplaren per schoolsoort per vak i.p.v. het kandidaat-aantal; - Alleen in de witte vlakken kunt u aantallen invullen; - Totalen hoeft u niet in te vullen, die berekent het formulier voor u; - In het formulier voor VMBO staat u automatisch aangemeld voor het flexibele en digitale examen. Als u het examen op papier wilt dan kunt u voor deze optie kiezen door op het bruine vakje nee te klikken. Bij de vakcodes verandert de letter c in een letter a daar waar deze optie mogelijk is. Pagina 7 van 13
N.B. U dient in dat geval vooraf toestemming van het College van Examens te hebben ontvangen! Opslaan in: Indien alles juist is ingevoerd controleert u het pad (helemaal onderaan het bestand) waar u de uitvoer wilt opslaan. Er zijn een aantal voorwaarden waaraan het pad moet voldoen: - Het pad moet in ieder geval een bestaand pad zijn; - U moet rechten hebben om in dat pad te kunnen schrijven; - Het pad moet eindigen met een \, dus bijvoorbeeld C:\VMBO\ Raadpleeg uw beheerder als u niet weet wat u moet invullen. Foutmeldingen Indien het pad dat u opgeeft niet bestaat of u hebt niet de rechten om naar de betreffende map te gaan en u drukt hierna op de knop Invoer Verwerken dan volgt een scherm met Fout 1004 tijdens uitvoering. Hier kunt u dan op de knop Beëindigen drukken en u kunt de extra map die nu geopend is sluiten met het kruisje rechtsboven (niet het bovenste kruisje!). Vervolgens krijgt u de vraag of u de wijzigingen wilt opslaan met de knop Nee beantwoorden. Ga hierna terug naar tabblad invoer, dan bent u weer terug op het formulier. Indien het pad niet eindigt met een \ en u drukt hierna op de knop Invoer Verwerken dan krijgt u de volgende melding: De ingevoerde padnaam heeft een foutieve opmaak; is het laatste karakter een \?. Druk op de knop OK en voeg \ toe. NB: Het kan zijn dat bij uw school de inrichting van de computer zo is gemaakt, dat het pad op de server dat u wilt gebruiken niet als correct wordt gezien en dat u ook geen schrijfrechten heeft op bijvoorbeeld de c:schijf. Wat u dan nog als oplossing kan hanteren is dat u het opslaan probeert op een usb-stick. Indien het pad juist is en u drukt op de knop Invoer Verwerken dan wordt er een zogenaamd CSV-bestand gemaakt en deze wordt in het door u gekozen pad opgeslagen. Nu ziet u een datum en tijdstempel rechts naast de knop ontstaan. Pagina 8 van 13
Dit opgeslagen CSV-bestand moet u versturen (uploaden) naar DUO via de beveiligde site. Dit CSV-bestand is als volgt opgebouwd: Documentcode/brinnummer/brinvolgnummer/schoolsoort/jaartal. Het ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit EOSKLFV_00XX17HA2014. Pagina 9 van 13
Uploaden bestand (Versturen) naar de beveiligde site Log in op de beveiligde site https://zakelijk.duo.nl/zp - U klikt vervolgens op Uitwisselen bestanden in het linker menu - U klikt op Versturen bestanden - U kiest het soort bestand aan door op het pijltje rechts te klikken bij Soort Bestand - U kiest dan voor Opgave aantal examenkandidaten. N.B uw scherm kan afwijken van de hieronder getoonde afbeeldingen Vervolgens: - klik op Bladeren en selecteer het bestand dat u wilt versturen - klik op het.csv-bestand - Klik op Verstuur NB De schoolsoorten zijn VM(VMBO), HA(HAVO) en VW(VWO). Heeft u examenkandidaten voor meerdere schoolsoorten, dan verstuurt u per schoolsoort een CSV-bestand. Pagina 10 van 13
Na het verzenden krijgt u een melding van de status van uw verzending. Binnen twee werkdagen wordt een e-mail met de bevestiging verzonden naar het op het formulier vermelde e-mailadres van de examensecretaris. Let op! Indien u een wijziging doorgeeft die betrekking heeft op het BRINnummer, ontvangt u een nieuw formulier. Dit formulier wordt voor u klaargezet op de beveiligde site van DUO of wordt aan u verzonden per e-mail. U hoeft de door u opgegeven aantallen niet nogmaals door te geven maar u kunt met het nieuwe formulier (eventuele) wijzigingen doorgeven. Pagina 11 van 13
Overige XLS-bestand opslaan en wijzigingen doorgeven Vergeet niet het gedownloade en ingevulde XLS-bestand op te slaan! N.B.: De naam van het bestand mag niet worden veranderd! - onder dezelfde naam kunt u het XLS-bestand gebruiken voor een aanvulling of wijziging. Zodra u namelijk voor invoeren verwerken kiest wordt het bestand omgezet naar een CSV-bestand. Een XLS-bestand met wijzigingen slaat u vervolgens weer op als CSVbestand. Deze overschrijft het eerdere CSV-bestand mits het pad ongewijzigd blijft. - Indien u een eerder opgegeven aantal wilt verwijderen, omdat u geen examenopgaven voor dit vak nodig heeft, vult u de waarde 0 (nul) in. Let op: Als u het aantal in een veld in de oorspronkelijke opgave wist blijft het oorspronkelijke aantal geregistreerd staan! Bericht na verwerking van het CSV-bestand Het door u geuploade formulier wordt door DUO verwerkt. Van de uitslag van de verwerking krijgt de examensecretaris een e-mailbericht. Als er iets niet goed is gegaan dan wordt daar in het bericht melding van gemaakt. U kunt dan het door u opgeslagen XLS-bestand (formulier) aanpassen en door op de knop Invoer verwerken te drukken wordt er een nieuw CSV-bestand gegenereerd. Deze moet u vervolgens weer uploaden. Uiterste data tot wanneer u wijzigingen via het formulier kunt doorgeven Voor 15 oktober: adresgegevens school en/of e-mailadressen; Tot 3 werkdagen voor aanvang van de examens (cpe-vwo, cpe-vmbo, cspe, 1 e tv, 2 e tv) kunt u wijzigingen in aantallen per vak via de beveiligde site doorgeven; Na deze data verzoeken wij u dit per e-mail aan examens@duo.nl door te geven, met vermelding van adresgegevens, BRIN-nummer +vestigingsnummer (bijvoorbeeld 00XX17), schoolsoort, vakcode, vakomschrijving. Bestand niet terug te vinden Indien u het XLS-bestand kwijt bent kunt u bellen of mailen met DUO/Examendiensten of er een bestand kan worden klaargezet op de beveiligde site en hierna kunt u deze opnieuw downloaden van de beveiligde site. Geen examenkandidaten of examens Als uw school in 2014 géén examenkandidaten heeft of als er geen examens worden afgenomen op het vermelde adres wordt u verzocht het niet ingevulde formulier via een e- mailbericht aan examens@duo.nl te versturen. Doet u dit o.v.v. geen examenkandidaten voor dit jaar of schoolsoort op dit adres verwijderen uit uw bestand. Formulier opvragen voor schoolsoort Indien er voor uw schoolvestiging geen formulier voor één of meerdere schoolsoort(en) op de beveiligde site beschikbaar zijn gesteld (bijv. omdat hier vorig jaar geen kandidaten voor opgegeven waren). Kunt u ons per e-mail (examens@duo.nl) verzoeken dit formulier alsnog klaar te zetten. Pagina 12 van 13
Specifieke attentiepunten voor de opgave aantal kandidaten 2014 Bestellen rekentoets VO Aantal kandidaten examenjaar + (indien van toepassing) het aantal kandidaten van het voorlaatste examenjaar (afhankelijk van organisatie per school) vermelden. Bestellen Daisy audio CD en CD met PDF voor spraaksynthese Als uw school het bestand van de CD kopieert en plaatst op een andere geheugendrager of het beveiligde netwerk van uw school, kan worden volstaan met het bestellen van twee exemplaren per schoolsoort per vak i.p.v. het kandidaat-aantal. Zie voor meer informatie in de Septembermededeling. Voor vmbo BB en KB geeft u de keuze tussen de flexibele CBT-examens in ExamenTester of papieren centraal examens door. Ongeacht uw keuze dient u het aantal kandidaten per vak altijd volledig in te vullen. Dit geldt ook voor de aanvraag van de Daisy- en spraaksynthese-cd s. Als uw school aan de digitale centraal examens meedoet, zijn deze gegevens nodig bij terugval naar papieren CSE s. Bijzondere examenopgaven Voor informatie met betrekking tot bijzondere examen opgaven voor blinde of zeer slechtziende kandidaten, auditief beperkte kandidaten en voor informatie over dyslectische kandidaten wordt verwezen naar de Septembermededeling /hoofdstuk Aangepaste examens voor kandidaten met een beperking Speciaal formulier bestellen aangepaste examens visuele beperking Versies voor aangepaste afname ten behoeve van kandidaten met een visuele beperking bestelt u via het speciale formulier dat bij examens@duo.nl kan worden aangevraagd. Dit geldt voor digitale en voor papieren examens. Speciaal formulier bestellen aangepaste examens auditieve beperking Versies voor aangepaste afname ten behoeve van kandidaten met een auditieve beperking bestelt u via het speciale formulier dat bij examens@duo.nl kan worden aangevraagd. Dit geldt NIET voor papieren examens maar wel voor digitale examens (algemene vakken BB en KB en kunst algemeen havo en vwo) Computerexamens In de Septembermededeling vindt u uitgebreide informatie over o.a. de rekentoets VO en de flexibele en digitale centraal examens vmbo BB en KB Pilotexamens vakvernieuwing havo/vwo Alleen de scholen die op grond van een ministeriële beschikking zijn aangewezen, kunnen deelnemen aan de pilotexamens vakvernieuwing havo en vwo. De betreffende scholen worden verzocht het aantal kandidaten alleen te vermelden onder de kop Pilotexamens vakvernieuwing. Deze scholen ontvangen ook de examenopgaven van de reguliere vakken. Kunst Voor informatie over het vak kunst (a/b/d/d/m) havo en vwo verwijzen wij u naar de informatiebrochure De nieuwe kunstvakken in de vernieuwde tweede fase op Examenblad.nl en de Septembermededeling/mededelingen per vak. Let op: bij de opgave van het aantal examenkandidaten dit vak niet verwarren met opgave voor de ''oude'' kunstvakken muziek, handvaardigheid, tekenen en textiele werkvormen. Contact DUO Examendiensten Telefoon: 050-5998933 e-mailadres: examens@duo.nl Pagina 13 van 13