Handleiding. Opgaveformulier Aantal Examenkandidaten beveiligde site 2016

Transcriptie

1 Handleiding Opgaveformulier Aantal Examenkandidaten beveiligde site 2016 Auteur: DUO/Afdeling Examendiensten Datum: september 2015 Versie: 3.0 Pagina 1 van 19

2 Inhoudsopgave VOORWOORD... 3 INLEIDING... 4 DOWNLOADEN (OPHALEN) BESTAND VAN DE BEVEILIGDE SITE... 5 INLOGGEN OP DE BEVEILIGDE SITE... 5 OPHALEN EN OPSLAAN XLSM-BESTAND... 5 OPENEN EN INVULLEN BESTAND... 7 OPENEN BESTAND... 7 INVULLEN BESTAND (EN AUTOMATISCH OPSLAAN ALS CSV-BESTAND)... 8 AUTOMATISCH BEREKENDE TOTALEN REKENTOETSEN WEL OF NIET DEELNEMEN AAN FLEXIBELE EN DIGITALE EXAMENS BB EN/OF KB AANGEVEN DEELNAME PILOT EXTERNE CORRECTIE BB- EN KB-FLEX TERUGVALLEN VAN DIGITALE EXAMENS BB EN/OF KB NAAR PAPIEREN OPGAVEN UPLOADEN (VERSTUREN) BESTAND VIA DE BEVEILIGDE SITE EN TERUGMELDING UPLOADEN TERUGMELDING OPGAVE AANTAL EXAMENKANDIDATEN VEEL GESTELDE VRAGEN HOE GEEF IK WIJZIGINGEN DOOR? HOE WIJZIG IK EEN UITERSTE DEELPERIODE VOOR DE PILOT EXTERNE CORRECTIE BB- EN KB-FLEX TOT WANNEER KAN IK WIJZIGINGEN DOORGEVEN? KRIJG IK OOK EEN TERUGKOPPELING VAN DE BESTELLING? WAT MOET IK DOEN ALS IK (DIT JAAR) GEEN EXAMENKANDIDATEN HEB? WAAROM ZIE IK GEEN BESTANDEN OP DE BEVEILIGDE SITE STAAN? HOE KOM IK ALSNOG AAN EEN ONTBREKEND FORMULIER? HOE KAN IK EEN ADRESWIJZIGING VAN ONZE VESTIGING DOORGEVEN? WAAROM LUKT HET UPLOADEN VAN HET FORMULIER NIET? KAN IK EEN NIEUW OVERZICHT VAN MIJN BESTELLING ONTVANGEN? HOE VRAAG IK EEN EXAMEN AAN VOOR KANDIDATEN MET EEN BEPERKING? AANVRAAGFORMULIEREN VOOR KANDIDATEN MET EEN BEPERKING DEELNAME AAN EEN PILOT CONTACT AFRONDINGSTABEL AANTAL EXAMENKANDIDATEN PER VAK, EERSTE TIJDVAK 19 Pagina 2 van 19

3 Voorwoord Ook dit examenjaar geeft u de aantallen examenkandidaten door via de beveiligde site. Het Opgaveformulier aantal examenkandidaten wordt in september op de beveiligde site beschikbaar gesteld. In dit document wordt ervan uitgegaan dat de lezer op de hoogte is van het gebruik van de beveiligde site van DUO. Is dit niet het geval, dan verwijzen wij u naar de handleiding beveiligde site. De handleiding vindt u hier: onder het kopje Handleidingen en instructies inloggen. Pagina 3 van 19

4 Inleiding Deze handleiding beschrijft het gebruik van het digitale Opgaveformulier Aantal Examenkandidaten. Met dit formulier geeft u het aantal examenkandidaten op. LET OP: OM ZEKER TE ZIJN DAT DE MACRO S IN HET FORMULIER WERKEN MOET U EXCEL VOLLEDIG (PROGRAMMA ÉN DOCUMENTEN) AFSLUITEN, VOORDAT U HET FORMULIER OPENT EN VERWERKT. U ontvangt voor een brinnummer per vestigingsnummer een apart bestand voor de schoolsoorten vwo, havo en vmbo. Zodra de bestanden op de beveiligde site beschikbaar zijn ontvangt de beheerder en de examensecretaris vo een bericht hierover. Het formulier wordt in een xlsm-bestand (excel) beschikbaar gesteld. Dit xlsm-bestand downloaden en opslaan. Vervolgens invullen en als de invoer is verwerkt ontstaat er automatisch een csv-bestand. Het csv-bestand kunt u dan uploaden via de beveiligde site en de gegevens worden automatisch opgenomen in ons administratiesysteem. In deze handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd wat u moet doen. Uiterste datum voor het versturen (uploaden) van de formulieren via de beveiligde site: 15 oktober 2015 In de voorbeelden (afbeeldingen) zijn de jaartallen soms verouderd. Lees hier het huidige examenjaar. Bovendien staan in voorbeelden extensie xls i.p.v. xlsm. Pagina 4 van 19

5 Downloaden (Ophalen) bestand van de beveiligde site Inloggen op de beveiligde site Hier kunt u inloggen: Iedere gebruiker met de rol examensecretaris vo kan de bestanden downloaden. U treft een scherm als hieronder aan. Ophalen en opslaan xlsm-bestand Zie voorbeelden per schoolsoort: VMBO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)VM(EXAMENJAAR) HAVO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)HA(EXAMENJAAR) VWO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)VW(EXAMENJAAR) Let op! Hebt u meerdere schoolsoorten per vestiging? U gebruikt dan per vestiging, per schoolsoort een apart bestand! Nadat u de Excel bestanden heeft opgehaald (gedownload) van de beveiligde site slaat u dit xlsm-bestand op, zonder de bestandsnaam te wijzigen, in een map waar u lees- en schrijfrechten heeft. De naam van de map mag geen spaties bevatten. Raadpleeg zo nodig uw netwerkbeheerder of systeembeheerder in het geval u het bestand niet kunt opslaan. Pagina 5 van 19

6 Als een bestand eenmaal is opgehaald dan kunt u datzelfde bestand terugvinden op de beveiligde site door Reeds opgehaald aan te vinken en vervolgens op zoeken te klikken. Voorbeeld: Pagina 6 van 19

7 Openen en invullen bestand Openen bestand Open het xlsm-bestand vanuit de map waar u deze heeft opgeslagen. Hierna verschijnt het Opgaveformulier Aantal examenkandidaten. Het formulier is een geprogrammeerd formulier en bevat macro s. Het kan zijn dat uit veiligheidsoverwegingen de macro s in uw Excel programma standaard uitgeschakeld zijn. In dat geval heeft u de optie om handmatig de macro s in te schakelen (via het vertrouwenscentrum). Soms werken de macro s pas wanneer u het Excel programma, na het inschakelen van de macro s, opnieuw start. LET OP: OM ZEKER TE ZIJN DAT DE MACRO S IN HET FORMULIER WERKEN MOET U EXCEL VOLLEDIG (PROGRAMMA ÉN DOCUMENTEN) AFSLUITEN, VOORDAT U HET FORMULIER OPENT EN VERWERKT. Pagina 7 van 19

8 Invullen bestand (en automatisch opslaan als csv-bestand) Controleer eerst de voorgedrukte gegevens van de school. Als deze gegevens niet juist zijn dan kunt u deze aanpassen. Let op! De formulieren worden klaargezet op de beveiligde site per brinnummer (bijvoorbeeld 00AH). Gebruik de juiste formulieren voor uw vestiging (bijvoorbeeld 00AH01). Indien u niet 100% zeker bent, neem dan via (examens@duo.nl) contact met ons op. Indien u de adressering wilt aanpassen dient u rekening te houden met het aantal karakters van de twee naamvelden. Gebruik geen leestekens en onlogische benamingen en afkortingen. Voorbeeld foutieve benaming: N.B. Per naamveld maximaal 25 posities (karakters) invoeren! Het brinnummer (inclusief vestigingsnummer) kan niet gewijzigd worden tijdens de bestelprocedure. Hebt u meerdere schoolsoorten per vestiging? Dan vult u op alle formulieren (vmbo, havo, vwo) van deze vestiging hetzelfde adres in. Dit wordt opgenomen in ons administratiesysteem als het adres van deze vestiging. Wilt u voor een bepaalde schoolsoort toch een ander of een toekomstig adres opgeven dan kunt u dit afwijkende adres via (examens@duo.nl) aan ons doorgeven. U kunt een naam van de vestiging en/of een postbusnummer verwijderen door in deze (gelijknamige) velden het woord geen in te vullen. (Als u de gegevens alleen verwijderd en niets invult in de betreffende velden wordt dit door ons administratiesysteem niet als een wijziging herkend en blijven de oude gegevens staan.) Wilt u een correspondentieadres niet in de vorm van een postbus opgeven, dan kunt u dit en aan examens@duo.nl. Vul tenminste één adres in. Na het uploaden via de beveiligde site ontvangt u op dit adres bericht over de status van de verwerking van dit formulier. Als het formulier goed is verwerkt ziet u in datzelfde bericht een overzicht van uw bestelling. U kunt een tweede optioneel adres opgeven als u wilt dat er nog iemand geïnformeerd wordt. Als u niet het adres van de examensecretaris (die staat geregistreerd op Het Examenblad), heeft ingevuld, verzoeken wij u deze wel te informeren naar welk adres de terugmelding wordt verzonden. In het volgende deel van het formulier Kandidaten vult u het aantal kandidaten in. De Daisy audio CD met ingesproken tekst en de CD met PDF voor spraaksynthese kunnen in leerlingenaantallen worden geleverd conform de bestelling door de school. Pagina 8 van 19

9 Voor de scholen die het bestand van de CD kopiëren en plaatsen op een andere geheugendrager of het beveiligde netwerk kan worden volstaan met het bestellen van twee exemplaren per schoolsoort per vak in plaats van in kandidaatsaantallen. Let op! Als alle gegevens zijn ingevuld klikt u (onderaan het formulier) op de button Invoer Verwerken Er wordt automatisch een csv-bestand gemaakt en deze wordt opgeslagen in dezelfde map waar u het xlsm-bestand heeft opgeslagen. In de groene balk leest u waar het bestand is opgeslagen en wanneer. Zie als voorbeeld: Dit csv-bestand (zie voorbeeld hieronder) verstuurt u naar DUO (uploaden via de beveiligde site). De bestandsnaam is als volgt opgebouwd: documentcode(7)_brinnummer(4)/vestigingsnummer(2)/schoolsoort(2)/jaartal(4) Pagina 9 van 19

10 Automatisch berekende totalen Voor de schoolsoorten vmbo (cspe-gl en beeldende vakken gl/tl) en voor vwo (cse tehatex) geldt: Alleen in de witte vlakken kunt u aantallen invullen. Totalen worden automatisch berekend Voorbeeld beeldende vakken gl/tl: Rekentoetsen Bij de rekentoetsen vermeldt u het totaal aantal kandidaten (voorexamenjaar en examenjaar) dat meedoet. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de Septembermededelingen/hoofdstuk I.1.1 Rekentoets VO en hoofdstuk I.6 Computer en examens. Wel of niet deelnemen aan flexibele en digitale examens BB en/of KB aangeven Voor de schoolsoort vmbo (BB en KB) geldt: Op het formulier geeft u aan of u meedoet aan de flexibele en digitale centrale examens door op de button ja of nee te klikken. Voor: Na: Pagina 10 van 19

11 Deelname pilot externe correctie BB- en KB-flex U geeft door middel van de button JA aan dat uw kandidaten deelnemen aan de digitale examens BB en/of KB en u vermeldt het Totaal aantal kandidaten per vak. Door een uiterste deelperiode aan te geven maakt u kenbaar met welk(e) vak(ken) u wilt deelnemen. Voorbeeld BB (Voor KB geldt dezelfde procedure): Door op de pijl naast het invulvak te klikken kunt u kiezen voor de uiterste deelperiode A, B. C, D of E. Let op! Voor deelname aan de pilot moet u zowel het aantal kandidaten als een deelperiode invullen! Wijzigen uiterste deelperiode. Indien u na het versturen van het formulier constateert dat u een verkeerde deelperiode heeft opgegeven kunt u dit herstellen door nogmaals het formulier met de juiste deelperiode te verzenden. Volg hiervoor onderstaande procedure: Opgeslagen xlsm-bestand openen Juiste deelperiode aankiezen Formulier opslaan Reguliere procedure volgen (nieuw csv-bestand verzenden) Terugmelding checken of vak met juiste deelperiode staat vermeld Voor meer (inhoudelijke) informatie over de pilot wordt u verwezen naar de De Brochure Kaders flexibele en digitale centrale examens BB en KB 2016 (Zie hoofdstuk I.6 Computer en examens van de Septembermededeling). Pagina 11 van 19

12 Terugvallen van digitale examens BB en/of KB naar papieren opgaven Indien u wilt terugvallen op papier moet u Het opgeslagen xlsm-bestand openen Bij alle vakken in de kolom totaal aantal kandidaten een 0 (= nul) invullen (zie onderstaand voorbeeld voor KB) Formulier opslaan Reguliere procedure volgen (nieuw csv-bestand verzenden) Terugmelding checken of de digitale opgave aantal kandidaten is verwijderd Vervolgens moet u Het opgeslagen xlsm-bestand (weer) openen Door middel van de button NEE geeft u aan dat uw kandidaten niet deelnemen aan de digitale examens, maar terugvallen op papier Het aantal kandidaten per vak invullen in de kolom totaal aantal kandidaten Formulier opslaan Reguliere procedure volgen (nieuw csv-bestand verzenden) Terugmelding checken of de opgave aantal kandidaten voor de papieren opgaven is verwerkt Pagina 12 van 19

13 Pagina 13 van 19

14 Uploaden (versturen) bestand via de beveiligde site en terugmelding Uploaden Log in op de beveiligde site U klikt op Uitwisselen bestanden in het linker menu Vervolgens klikt u op Versturen bestanden U kiest het soort bestand aan door op het pijltje rechts te klikken bij Soort bestand Selecteer dan Opgave aantal examenkandidaten N.B. Uw scherm kan iets afwijken van de hierna getoonde afbeeldingen. Klik op bladeren en selecteer het csv-bestand Vervolgens klik op Verstuur De bestandsnaam die u selecteert heet bijvoorbeeld: EOSKLFV_00XX17HA2014. U herkent een csv-bestand in de naam doordat er op de zevende positie een V staat. (Bij het xlsm-bestand is dit een O.) Pagina 14 van 19

15 Terugmelding Opgave aantal Examenkandidaten Na het versturen krijgt u een melding van de status van uw verzending: uw bestand is succesvol verstuurd. Dit betekent nog niet dat uw gegevens ook succesvol zijn ontvangen en verwerkt! BELANGRIJK! Binnen twee werkdagen wordt er een bericht verstuurd naar het adres dat u hebt ingevuld op het formulier en als u twee adressen heeft ingevuld, naar beide adressen. Het cc adres kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor een andere belangrijke contactpersoon of een algemeen adres van een administratie. In dit bericht staat de status van de verwerking en als de overdracht goed is verlopen in de bijlage een overzicht van uw bestelling. Het is belangrijk dat u het overzicht van de bestelling goed controleert zodat u uiteindelijk de vakken en aantallen ontvangt die u daadwerkelijk nodig heeft. Op basis van uw bestelling gaan wij ook de pooling inzetten voor de tweede correctie. In het bericht wordt standaard de aanhef Geachte Examensecretaris gebruikt. Hier is voor gekozen omdat deze persoon eindverantwoordelijk is. Zie het volgende voorbeeld: Let op! Mocht u binnen twee werkdagen geen bericht hebben ontvangen? Neemt u dan contact met ons op via examens@duo.nl. U ontvangt een afgerond aantal examenopgaven. U ontvangt altijd meer exemplaren dan dat u bestelt. Hoeveel u ontvangt, hangt af van de door u bestelde aantallen. Zie hiervoor de `Bijlage afrondingstabel 1 e tijdvak, laatste pagina van dit document. Van de daisycd s en spraaksynthesecd s ontvangt u het daadwerkelijk bestelde aantal. Pagina 15 van 19

16 Veel gestelde vragen Hoe geef ik wijzigingen door? Voor wijzigingen kunt u hetzelfde opgeslagen (ingevulde) xlsm-bestand gebruiken. Nadat u de wijzigingen/aanvullingen heeft ingevuld volgt u dezelfde procedure. Alle gewijzigde aantallen worden overschreven in ons administratiesysteem. Als u een aantal wilt verwijderen (het annuleren van een examenvak) dan vult u daar de waarde 0 (nul) in. De gegevens in onze administratie worden dan ook overschreven. (Alleen het aantal verwijderen is onvoldoende. Dit wordt gezien als geen wijziging.) N.B. Verhoging (+1 of +2) en/of verlaging (-1 of -2) van het aantal kandidaten hoeft u na 15 januari niet meer door te geven. U ontvangt immers genoeg opgaven (zie Afrondingstabel in deze handleiding) en 1 of 2 meer of minder heeft nagenoeg geen effect op de koppelingen 2 e correctie. Hoe wijzig ik een uiterste deelperiode voor de pilot externe correctie BB- en KB-flex Zie: Wijzigen uiterste deelperiode pagina 12 van deze handleiding. Tot wanneer kan ik wijzigingen doorgeven? Als controle uitwijst dat er toch nog wijzigingen zijn in het aantal kandidaten dan kunt u dit doorgeven tot 1 april op de gebruikelijke wijze. Wijzigingen die na 1 april aan het licht komen in de opgave aantal kandidaten moeten per aan examens@duo.nl worden doorgegeven onder vermelding van: NABESTELLING Naam van de school Volledige adres Brin- en vestigingsnummer Schoolsoort Vakcode Vakomschrijving Krijg ik ook een terugkoppeling van de bestelling? Nadat u het csv-bestand heeft geüpload ontvangt u een bericht op de adressen die u zelf heeft opgegeven in het formulier. Hierin staat of de verwerking van het csv-bestand wel of niet is gelukt. Als er iets niet goed is gegaan dan wordt daar in het bericht melding van gemaakt. U moet de gegevens dan opnieuw uploaden. Wat moet ik doen als ik (dit jaar) geen examenkandidaten heb? Als uw school voor het komende examenjaar géén examenkandidaten heeft of als er voor een bepaalde schoolsoort geen examens meer worden afgenomen aan de betreffende vestiging wordt u verzocht een bericht aan examens@duo.nl te versturen. Hierin vermeldt u om welk brinnummer, vestigingsnummer en schoolsoort het gaat. Ook graag vermelden of u alleen voor dit jaar geen kandidaten heeft of dat de schoolsoort (in de toekomst) niet meer aan deze vestiging wordt gegeven en onder deze vestiging kan worden verwijderd. Waarom zie ik geen bestanden op de beveiligde site staan? Het kan zijn dat uw collega het formulier al heeft opgehaald. In dat geval kunt u reeds opgehaald aanvinken en wordt het formulier wel zichtbaar. Formulier nog niet zichtbaar? Het kan zijn dat u niet de rol van examensecretaris vo heeft. Dit kunt u navragen bij uw systeembeheerder. Pagina 16 van 19

17 Hoe kom ik alsnog aan een ontbrekend formulier? Indien er voor uw schoolvestiging een formulier voor één of meerdere schoolsoort(en) op de beveiligde site ontbreekt (bijvoorbeeld omdat hier vorig jaar geen kandidaten voor opgegeven zijn), kunt u ons per (examens@duo.nl) verzoeken dit formulier alsnog klaar te zetten. Onder vermelding van: brin- en vestigingsnummer (bijvoorbeeld 00XX17) ontbrekende schoolsoort (havo, vwo, vmbo) Hoe kan ik een adreswijziging van onze vestiging doorgeven? Via het formulier kunt u schoolgegevens wijzigen. Zie ook het hoofdstuk invullen formulier in dit document. Waarom lukt het uploaden van het formulier niet? Het document wat geüpload moet worden is geen csv-bestand of u hebt een eerder geüploade csvbestand handmatig aangepast en geüpload. Kan ik een nieuw overzicht van mijn bestelling ontvangen? U kunt het laatst ingevulde xlsm-bestand gebruiken en een nieuw csv-bestand genereren door op de knop invoer verwerken te klikken. Dit nieuwe csv-bestand uploaden en er wordt opnieuw een overzicht verstuurd naar het opgegeven adres. Hoe vraag ik een examen aan voor kandidaten met een beperking? Voor informatie met betrekking tot aangepaste examenopgaven voor blinde of zeer slechtziende kandidaten, auditief beperkte kandidaten en voor informatie over dyslectische kandidaten verwijzen wij u naar de Septembermededeling (hoofdstuk I.5 Aangepaste examens voor kandidaten met een beperking ). Er bestaan aparte aanvraagformulieren voor kandidaten met een visuele of auditieve beperking, zie de volgende pagina. Pagina 17 van 19

18 Aanvraagformulieren voor kandidaten met een beperking Speciaal formulier bestellen aangepaste examens visuele beperking Versies voor aangepaste examens ten behoeve van kandidaten met een visuele beperking bestelt u via een speciaal formulier dat bij examens@duo.nl kan worden aangevraagd. Dit geldt voor digitale en voor papieren examens. Speciaal formulier bestellen aangepaste examens auditieve beperking Versies voor aangepaste examens ten behoeve van kandidaten met een auditieve beperking bestelt u via een speciaal formulier dat bij examens@duo.nl kan worden aangevraagd. Dit geldt NIET voor papieren examens maar wel voor digitale examens (algemene vakken BB en KB en kunst algemeen havo en vwo). Deelname aan een Pilot Pilotexamens vakvernieuwing havo/vwo Alleen de scholen die op grond van een ministeriële beschikking zijn aangewezen, kunnen deelnemen aan de pilot examens vakvernieuwing havo en vwo. De betreffende scholen worden verzocht het aantal kandidaten alleen te vermelden onder de kop Pilot examens vakvernieuwing. Deze scholen ontvangen ook de examenopgaven van de reguliere vakken. Pilot profielen beroepsgerichte vakken vmbo Alleen scholen die door het College voor Toetsing en Examens (CvTE) zijn aangewezen, kunnen deelnemen aan deze pilot. Pilot Externe correctie BB- en KB-flex U wordt verwezen naar betreffende informatie in de Septembermededelingen. Contact DUO Examendiensten Telefoon: adres: examens@duo.nl Pagina 18 van 19

19 Afrondingstabel aantal examenkandidaten per vak, eerste tijdvak Tot en met besteld Te ontvangen Pagina 19 van 19