Hoe efficiënt automatiseren? Waarom automatiseren? De belangrijkste reden om te automatiseren is het verhogen van de efficiëntie en alzo betere resultaten te behalen. Efficiëntie verhogen moet zich vooral uiten in: Snellere administratieve afhandeling Betere controle over de geadministreerde gegevens Snel toegankelijke en overzichtelijk gepresenteerde informatie Integratie van verscheidene manuele taken door één manipulatie Verbeterde wisselwerking tussen verschillende personen Hoe automatiseren? Hardware, computers, printers, netwerken, drivers, al deze dingen vormen geen synoniem voor automatisatie. Verbaasd? Een computer is geen wondermiddel, maar een hulpmiddel. Als u overtuigd bent dat dit reken apparaat uw bedrijf zal automatiseren, hebt u het verkeerd voor. Waarom mislukken vele automatiseringsprojecten? Vele automatiseringsprojecten mislukken door onvoldoende projectmanagement, vaak in combinatie met verkeerd gekozen uitgangspunten. Er wordt dikwijls teveel vanuit een technische invalshoek gewerkt. Het is essentieel voor het rendement van de automatisering dat u bij de invoering van een informatiesysteem uw organisatie in vraag durft te stellen. Het automatiseren van fouten, lost immers de fouten niet op, integendeel het maakt ze sneller en algemener. Situatieschets De administratie groeit steeds met uw bedrijf mee. Stijgende verkoopscijfers, meer productbehandeling, meer personeel, veranderende wetgeving voortdurend leeft uw organisatie. Vanzelfsprekend wijzigt ook uw interne communicatie en uw administratie. Deze wordt steeds aangepast aan de wijzigende informatiebehoefte. Zo komt het dat een administratie soms log wordt en logische samenhang verliest. Dit ondermijnt de groei en de rendabiliteit van uw bedrijf. Pagina 1
Door het feit dat u dagdagelijks in uw bedrijf bent, groeit uw persoonlijke werkmethode systematisch met de wijzigende administratieve structuur. Dat maakt dat u zelf niet ziet dat uw administratie rendabeler kan worden georganiseerd. INFORMATIE VERZAMELEN Een externe analyst biedt hier de oplossing. CONSULTEREN VAN BEDRIJFSANALYST VOORBEREIDING OP ANALYSE IMPLEMENTATIE PLANNING INVOEREN VAN DE OPLOSSING BEPALEN VAN BEDRIJFSDOELEN Groeiproces Door van het primaire bedrijfsproces te vertrekken, in relatie tot de ondersteunende processen en volledige besturing, beheerst u reeds in de startfase de risico s van het project. Volgende fasen worden onderkent: Automatiseren is een groeiproces dat in verschillende fasen plaatsvindt. Verzamelen van informatie Voorbereiding op analyse Consulteren van bedrijfsanalyst Opstellen van een analyse Implementatieplanning Invoeren van de oplossing Pagina 2
Verzamelen van informatie Het is belangrijk dat u een basiskennis vergaart met betrekking tot het aanbod van hard- en software voor uw specifiek probleem. Een bezoek aan een beurs levert soms goede contacten op. Collega s en vakverenigingen kunnen u hierbij objectieve informatie verschaffen. Let wel: Zorg dat u zeer kritisch luistert naar voor- én nadelen van de verschillende oplossingen. Tenslotte kan uw collega een totaal andere werkmethode hebben dan uzelf. Voorbereiding op analyse Bekijk hoe uw bedrijf momenteel functioneert. Noteer hierbij werkwijzen en hulpmiddelen. Bepaal de doelen en de functies die het systeem zal moeten vervullen. Besteed hierbij speciaal aandacht aan de taken die bijzonder arbeidsintensief zijn. Probeer de verwachte kostenbesparing en de opbrengstverhoging in te schatten. Maak een lijst in volgorde van belangrijkheid van de vooropgestelde doelen en gebruik dat als leidraad bij de consultatie van de bedrijfsanalyst. Consulteren van bedrijfsanalyst Als voorbereidingsfase zal er een intensief overleg plaats vinden tussen u als projectleider en de bedrijfsanalyst. Door systematisch het bedrijf, de gang van zaken en al uw persoonlijke wensen na te gaan, creëert men een solide basis. Enkel een goede probleemstelling kan een succesvol begin voor een verdere uitbouw van het automatisatie-proces garanderen. De extra aandacht die hieraan gegeven wordt, betaalt zich later dubbel en dik terug. Pagina 3
De bedrijfsanalyse Een goede bedrijfsanalyst zal in deze fase een doorlichting doen van uw volledige administratie. Er moet rekening gehouden worden met: De vastgestelde doelen De huidige werkmethode Instelling en mogelijkheden van het personeel Aan de hand van deze doorlichting, wordt er een bedrijfsgerichte analyse opgebouwd. Deze is uniek. Ieder bedrijf heeft immers een eigen doelstelling, zijn eigen werkwijze, problematiek en organisatie. In deze analyse zal een aangepaste structuur van de firma voorgesteld worden. Op basis van deze structuur, het bedrijfsmodel, kan er nagegaan worden hoe de nieuwe werkwijzen invloed hebben op de werkmethode van de betrokken personen. Vanuit deze bedrijfsanalyse wordt een oplossing gedistilleerd en voorgesteld. Nu zal de benodigde software en hardware uitgewerkt worden. De software bepaalt wat de computer doet. Er is software verkrijgbaar in alle maten en gewichten. Een database voor het voorraadbeheer, een boekhoudpakket om de belastinginspecteur te plezieren, een facturatieprogramma en een tekstverwerker voor de briefwisseling. Hier schuilt echter wel een gevaar. Geen van deze pakketten communiceert onderling. Geïntegreerde software daarentegen koppelt verschillende programma s tezamen en heeft dus het voordeel informatie onderling te kunnen uitwisselen. Gecentraliseerde databestanden is een must voor het welslagen van een automatisering. Enkel via deze weg kunnen uw bestanden up-to-date gehouden worden. De hardware, nodig om de automatisatie tot uitvoering te kunnen brengen, moet goed overwogen worden. Het aantal computers, terminals en de geheugencapaciteit in het netwerk spelen een belangrijke rol wat betreft de performantie. Hier wordt een hardware-schema samengesteld op basis van de behoeften van uw bedrijf. Pagina 4
Implementatieplanning Er moet een implementatieplanning opgesteld worden, zodat geleidelijk het systeem ingevoerd kan worden. Een plotse omwenteling in uw bedrijf zou rampzalige gevolgen kunnen hebben. Een bedrijf is namelijk een geheel van personen, die met hun respectievelijke werkmethodes een gemeenschappelijk doel voor ogen hebben. Wanneer het werk van één of meerdere personen verstoord of geremd wordt, gaat het ganse bedrijfsproces daaronder lijden. Er moet aandacht besteed worden aan: Inwerkperiode en opleiding van het personeel Extra werk door een tijdelijke verdubbeling administratie Spreiding van de investeringen Invoeren van de oplossing Er moet aandacht besteed worden aan: inwerkperiode en opleiding van het personeel extra werk door een tijdelijk dubbele administratie spreiding van de investering prijs/kwaliteitsverhouding knowhow opleidingen garanties onderhoudscontracten eigen technische dienst solvabiliteit opvolging van het project Luister voldoende naar de gebruikers van het systeem. Als zij het afwijzen, kan u nooit tot degelijke resultaten komen. Vergeet niet na de automatisering alle gebruikers voortdurend te motiveren. Pagina 5
Wie is IRISOFT? De ervaring leert ons dat automatisering veel meer betekent dan enkel de aanschaf van een computer. Opdat de computer hier de juiste oplossing zou brengen, maakt Irisoft eerst een degelijke bedrijfsgerichte analyse. Op basis hiervan werken wij een persoonlijke en aangepaste oplossing uit met als hoofddoel de efficiëntie en het rendement van het bedrijf te verhogen. Om dit alles te kunnen garanderen is werken met kwalitatief materiaal een conditie sine qua non. Vandaar dat wij alle producten zorgvuldig testen alvorens in ons gamma op te nemen. Bij deze selectie wordt niet alleen rekening gehouden met de technische specificaties van het product, ook de support en de stock-situatie van onze leveranciers zijn zeer belangrijk. De beoogde relatie tussen Irisoft en de klant is dus in eerste instantie een vertrouwensrelatie. Wij bieden de klant zekerheid door hem objectief te informeren en een toekomstgerichte oplossing aan te bieden. Het aanbod van Irisoft omvat dan ook een totaalpakket van functionele analyse, installatie, implementatie tot opleiding van het personeel zodat de klant onmiddellijk en rendabel kan starten. Irisoft is gespecialiseerd in de installatie van netwerkconfiguraties met PC s. Op basis van de analyse stellen wij specifieke software voor. Indien nodig kunnen er aanpassingen gebeuren in de standaard softwarepakketten of gaan we over tot volledige maatwerk realisatie. Wie zegt dat bij de installatie de kous af is, heeft het volgens ons verkeerd voor. Na installatie is een degelijke implementatiebegeleiding van cruciaal belang. Zonder deze implementatie is het volledige project gedoemd tot mislukken. De dienst-na-verkoop is een belangrijke factor in het automatiseringsproces. Dankzij een eigen technische dienst kunnen snelle interventies uitgevoerd worden. Onze service wordt onder verschillende formules aangeboden: EHBO-dossier Hotline support Service Contract Onderhoudscontract Onze belangrijkste troeven blijven knowhow en ervaring op zowel administratief, software als technisch vlak. Pagina 6
Irisoft Solutions helpt KMO-bedrijven groeien naar een optimale organisatie. Samen ontwikkelen wij gepersonaliseerde werkmethodes en aangepaste informatica oplossingen. Venice facturatie en boekhouding bevat functionaliteiten die de belangrijkste behoeftes van de meeste gebruikers kan invullen. Vanuit onze ervaring en expertise hebben we aanvullende modules uitgewerkt die van toepassing kunnen zijn in elke bedrijfstak. Opleidingen Demo s Venice Clinics Venice User Group Op regelmatige basis organiseert Irisoft Solutions opleidingen rond: Venice Facturatie Venice Boekhouding Venice Voorraadbeheer Raadpleeg onze agenda : www.irisoftsolutions.com/event_kalender Wilt u meer weten over Venice Boekhouding, Facturatie en Voorraadbeheer, kom dan vrijblijvend een gratis demo bijwonen. Demodagen : www.irisoftsolutions.com/event_kalender Venice Clinics zijn informatiesessies rond actuele thema s en nieuwigheden. Enkele topics: digitaal factureren vereenvoudigde wetgeving en hoe opstarten coda dagafschriften kort toegelicht haal meer uit Venice Add-it-4-Venice nieuwe functionaliteiten in Venice laatste release Venice Clinics : www.irisoftsolutions.com Venice User Group : een interactieve website waar u na registratie gratis toegang heeft tot alle nieuwsbrieven, white papers, actief forum, http://www.veniceusergroup.be/ Pagina 7