HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy Handleiding Vastlegprogramma EI

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy Handleiding Vastlegprogramma EI

HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy Introductie Vastlegprogramma EI De oplossing voor het aanmaken van Externe Integratie bestanden voor de Vektis standaard LH307 (Leveranciers van hulpmiddelen) Met het Vastlegprogramma EI kan op laagdrempelige wijze een declaratiebestand worden aangemaakt voor de zorgverzekeraars die het Vastlegprogramma EI ondersteunen. Om optimaal gebruik te maken van het Vastlegprogramma EI, gaat Promeetec uit van de minimale eisen zoals die staan beschreven in het ECDL, het Europees Computer Rijbewijs. Indien er vragen zijn over het gebruik van het Vastlegprogramma kunnen deze per e-mail worden gesteld via: helpdesk@promeetec.nl Indien er vragen zijn over het declareren: zoals bijv: de te gebruiken codes etc., dan dient u zich te wenden tot Vektis of de zorgverzekeraar. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden gereproduceerd op welke wijze dan ook (grafisch, electronisch of mechanisch, inclusief maar niet beperkt tot fotokopieren, opnemen, of het opslaan met informatie/data opslag systemen) zonder de schriftelijke toestemming van de uitgever. De producten waarnaar in dit document wordt verwezen kunnen auteursrechten/handelsrechten van de desbetreffende eigenaren bevatten. De uitgever en de auteur maken op geen enkele wijze aanspraak op deze rechten. De inhoud van dit document is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Wanneer er desondanks onjuistheden in mochten voorkomen, aanvaardt Promeetec daarvoor geen enkele aansprakelijkheid, noch voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie en software. Geprint: augustus 2007, Veldhoven

Inhoud I Inhoudsopgave 0 Deel I Downloaden 1 Deel II Installatie 4 Deel III Starten 8 Deel IV Configuratie 9 Deel V Verwijderen 14 Deel VI Proces 16 Deel VII Verwerken van declaraties 17 1 2... 17 Aanmaken administratie 19 Invoeren... van declaraties Stap 1: Zoeken van... klanten binnen een administratie 19 Stap 2: Vastleggen... van verzekerden gegevens 19 Stap 3: Vastleggen... van prestaties 22 Stap 4: Vastleggen... van detailinfo 26 3 4... 28 Exporteren van gegevens... 31 Verzenden naar Vecozo / zorgverzekeraar Deel VIII Lokatie van bestanden 35 Deel IX Standaard instellingen 36 Deel X Raadplegen van geexporteerde administraties 38 Deel XI Heraktiveren van geexporteerde administraties 40 Deel XII Afsluiten van het "Vastlegprogramma EI" 42 Deel XIII Declareren per jaar 43 Deel XIV Hoe komt u in een ander invulveld 43 Deel XV Uitleg velden 44 Deel XVI Informatie scherm 49 Deel XVII Bijlage 1: Benodigde bestanden 50 Index 52 I

1 1 Vastlegprogramma EI Downloaden Het downloaden van het setup bestand "SetupEI(LH307).exe" kan alleen via de website van Promeetec Software & Declaratieservice: http://www.promeetec.nl/downloads/setupei(lh307).exe 1. Klik op de link hierboven of type de link in de adresbalk (Figuur 1) van de webbrowser (Internet Explorer). Figuur 1 2. Er kunnen 2 acties worden uitgevoerd A) Voer de setup direct uit, klik op "Uitvoeren" (Figuur 2). Als u voor deze optie kiest dan wordt de setup direct uitgevoerd nadat deze is gedownload. Wij raden u aan om voor deze optie te kiezen. De rest van dit hoofdstuk kan worden overgeslagen. De setup zal nu vragen om de taalkeuze van de setup 4 (zie hoofdstuk 2). B) Klik op "Opslaan" (Figuur 2) om het setup bestand op te slaan ergens op uw systeem. Selecteer voor deze optie als u de setup nu niet wilt uitvoeren maar op een later tijdstip. Figuur 2 3. Navigeer naar de map waar u het setup bestand wilt opslaan en klik op "Opslaan" (Figuur 3). Figuur 3

Downloaden 4. Het setup bestand zal worden gedownload en opgeslagen (Figuur 4). Figuur 4 5. Nadat de download is voltooid heeft u wederom de keuze om de installatie uit te voeren (zie stap 2) Klik op "Uitvoeren" (Figuur 5). Figuur 5 2

3 Vastlegprogramma EI 6. Er volgt nog een beveilgingswaarschuwing, klik op "Uitvoeren" (Figuur 6) om de installatie te starten 4. Figuur 6

Downloaden 2 Installatie BESTAANDE GEBRUIKERS De oude versie van het Vastlegprogramma EI (2.21 voor LH37) hoeft niet te worden verwijderd maar kan naast deze versie worden gebruikt zo lang het niet in dezelfde map wordt geinstalleerd. Als de standaard instellingen worden aangehouden tijdens de installatie dan kunnen beide versies naast elkaar worden gebruikt. 1. STARTEN INSTALLATIE De installatie wordt gestart door dubbel te klikken op SetupEI(LH307).exe. Het bestand kan op verschillende plaatsen staan; indien het setup bestand is gedownload van de website van Promeetec dan moet u naar de map navigeren waar de download is opgeslagen. Zie hoofdstuk "Downloaden 1 " voor meer informatie. 2. TAALKEUZE INSTALLATIE Nu wordt de vraag gesteld in welke taal de installatie moet worden uitgevoerd. Klik vervolgens op OK (Figuur 7) om de installatie van het Vastlegprogramma te starten. Figuur 7 3. BEVESTIGING INSTALLATIE Het eerste setup scherm verschijnt. Er wordt gevraagd of verder moet worden gegaan met de installatie. klik op Volgende (Figuur 8) om door te gaan. Figuur 8 4

5 Vastlegprogramma EI 4. LICENTIE OVEREENKOMST Vervolgens dient de licentie overeenkomst te worden geaccepteerd. Indien deze wordt geaccepteerd, selecteer dan de optie Ik accepteer de licentie overeenkomst. Klik vervolgens op Volgende (Figuur 9). Figuur 9 5. INSTALLATIE MAP Het setup programma geeft nu een standaard map aan waarin het programma wordt geïnstalleerd: C:\Program Files\Promeetec\Vastlegprogramma EI (Figuur 10). Wanneer het programma in een andere map moet worden geinstalleerd dan kan dat hier worden aangegeven. Als de standaard map voldoet, klik dan op Volgende.

Installatie Figuur 10 6. SNELKOPPELING Vervolgens vraagt het installatieprogramma waar de snelkoppeling moet komen te staan om het programma te starten. De snelkoppeling wordt standaard in de volgende map gezet: Promeetec\Vastlegprogramma EI. Indien de snelkoppeling ergens anders moet worden geplaatst dan kan dat hier worden aangegeven. Als de standaard snelkoppeling voldoet, klik dan op Volgende (Figuur 11). Figuur 11 7. BEVESTIGING INSTELLINGEN Tot slot wordt er nog een bevestiging gevraagd voor de uiteindelijke installatie. Indien de installatie moet worden uitgevoerd, klik dan op Installeren (Figuur 12). 6

7 Vastlegprogramma EI Figuur 12 8. INSTALLATIE VOLTOOID Het programma is geïnstalleerd. Klik op Voltooien (Figuur 7) om de installatie af te sluiten. Er zal automatisch een snelkoppeling worden aangemaakt op het buroblad waarmee het Vastlegprogramma EI kan worden opgestart 8. Figuur 12 Wanneer het Vastlegprogramma nu voor de eerste keer wordt gestart (zoals beschreven staat in " Starten van Vastlegprogramma EI 8 "), dan dient de procedure te worden gevolgd zoals die is beschreven in "Configuratie 9 ".

Installatie 3 Starten Het starten van het programma kan op verschillende manieren, deze zijn: 1. Via de `Start` knop op de taakbalk: Ø Klik op Start. Ø Klik op Alle programma s. Ø Klik op "Promeetec". Ø Klik op Vastlegprogramma EI. Ø Klik op Vastlegprogramma EI. Het programma wordt nu gestart. 2. Via de snelkoppeling op het buroblad: Ø Dubbel-klik op de snelkoppeling Vastlegprogramma EI. Het programma wordt nu gestart. 3. Via de verkenner: Ø Open de Windows Verkenner en ga naar de map C:\Program Files\Promeetec\Vastlegprogramma EI (of een andere map als u bij de installatie een andere lokatie heeft geselecteerd). Ø Dubbel-klik op het bestand Vastlegprogramma EI.exe. Het programma wordt nu gestart. 8

9 4 Vastlegprogramma EI Configuratie Als dit de eerste keer is dat het Vastlegprogramma EI wordt opgestart dan dient eerst de configuratie te worden uitgevoerd. 1. CONFIGURATIE Dit is het eenmalig inrichten van het programma met o.a uw eigen bedrijfsgegevens. Eerst verschijnt de melding dat het bestand config.pro nog niet aanwezig is. Dit bestand is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van het Vastlegprogramma. Indien dit bestand moet worden aangemaakt, klik dan op Ja (Figuur 13). Figuur 13 2. NAAM DECLARANT Type in het veld Naam declarant (Figuur 14) de eigen bedrijfsnaam in (deze komt op het begeleidend schrijven te staan). Figuur 14 3. ZORGVERLENERSCODE DECLARANT

Configuratie 10 Type vervolgens in het veld Zorgverlenerscode declarant (Figuur 14) de eigen AGB code in. Deze AGB code staat in het contract welke u van de zorgverzekeraar hebt ontvangen. Indien deze er niet op staat kan het beste contact worden opgenomen met de desbetreffende zorgverzekeraar om deze code op te vragen. De code begint altijd met 76 voor hulpmiddelen leveranciers, dan volgt er een nul en dan komen de u bekende 5 cijfers. Indien uw AGB minder cijfers heeft, volgen er meer nullen na de 76 Het AGB nummer voor leveranciers hulpmiddelen begint ALTIJD met 76 en is 8 cijfers lang. De AGB code kan worden opgezocht op de AGB webzoeker van Vektis: http://agb.vektis.nl of via www.agbcode.nl 4. BTW NUMMER Het BTW-identificatienummer (Figuur 14) van een Nederlandse ondernemer bestaat uit 3 blokken met een totaal van veertien posities: Landcode (NL) + 9 cijfers + toevoeging (B01 t/m 99) Het begint met de landcode "NL", gevolgd door negen cijfers, waarin uw omzetbelastingnummer is opgenomen plus een toevoeging van drie posities: B01 t/m B99. Het omzetbelastingnummer heeft vaak minder dan negen cijfers. In dat geval wordt het omzetbelastingnummer aangevuld met voorloopnullen. Dus als uw omzetbelastingnummer "123456" is dan is het middelste blok van 9 cijfers: 000123456 Er kunnen geen punten, komma's, spaties of andere vreemde tekens voorkomen in het nummer. BTW nummers kunnen ook worden opgezocht op de website van BTW-nummer.com Klik na het vullen van de velden op de knop Bijwerken (Figuur 14). 5. SLEUTELBESTAND Nu vraagt het systeem om het sleutelbestand. Het sleutelbestand bevat de zorgverzekeraars die het Vastlegprogramma EI ondersteunen en waarvoor declaratieberichten kunnen worden aangemaakt. Klik hier voor meer informatie over het sleutelbestand of ga naar: http://www.promeetec.nl/downloadei.htm Bij de installatie wordt de laatste versie van het sleutelbestand altijd meegeleverd. Klik op de knop Selecteren (Figuur 15). Figuur 15

11 Vastlegprogramma EI Klik in het scherm (Figuur 16) op SleutelEI300.dat en vervolgens op Openen. Figuur 16 U komt nu weer terug in het scherm van Figuur 15. Klik nu op Bijwerken. Als u het Sleutelbestand niet kunt vinden of niet meer aanwezig is op uw systeem, klik dan op " Annuleren" (Figuur 16) om terug te gaan naar het hoofdscherm (Figuur 15). De laatste versie kan dan worden gedownload met de knop "Download laatste versie..." (Figuur 15). U krijgt dan een voortgang scherm te zien (Figuur 17). Figuur 17 Als het sleutelbestand is gedownload volgt een bevestiging (Figuur 18).

Configuratie Figuur 18 Klik op "OK" om terug te keren naar het configuratiescherm (Figuur 18). De lokatie van het sleutelbestand dat zojuist is gedownload is ingevuld in het tekstvak onder "Sleutelbestand". Figuur 18 Klik nu op Bijwerken. De configuratie is nu compleet. Het systeem geeft nu de melding Het configuratiebestand is met succes bijgewerkt (Figuur 19). Figuur 19 Klik op OK. Na het bijwerken van het sleutelbestand is het overzicht van de zorgverzekeraars die het Vastlegprogramma EI ondersteunen weer actueel. 6. AANVULLENDE MAPPEN Tenslotte worden er automatisch nog drie mappen aangemaakt in de map waar Vastlegprogramma EI is geinstalleerd. 12

13 Vastlegprogramma EI Er wordt een melding getoond als dit succesvol is verlopen. Klik op "OK". 7. OPSTARTEN Het programma is nu opgestart en de installatie is volledig afgerond. Klik op een onderdeel in het plaatje hieronder (Figuur 20) voor meer informatie over dat onderdeel. Figuur 20

Configuratie 5 Verwijderen Het programma kan op de volgende manieren worden verwijderd van uw computer. 1. Start de verkenner op en ga naar de map waarin het programma is geïnstalleerd (Figuur 21). Figuur 21 De standaard map is C:\Program Files\Promeetec\Vastlegprogramma EI. 2. In deze map ziet u het bestand unins000.exe (Figuur 21) staan. Door te dubbel-klikken op dit bestand wordt de installatie ongedaan gemaakt. 3. U krijgt de vraag Weet u zeker dat u Vastlegprogramma EI en alle bijbehorende componenten wilt verwijderen? Figuur 22 Klik vervolgens op Ja indien u het programma wilt verwijderen. 4. U kunt nu een vraag krijgen of gedeelde bestanden verwijderd mogen worden. Om er zeker van te zijn dat er niks fout gaat met uw systeem kunt u het beste kiezen voor de optie Nee op alles. 5. U krijgt nu een bevestiging dat het programma verwijderd is (Figuur 23). Figuur 23 14

15 Vastlegprogramma EI Klik op OK ; 6. Op dit moment is nog niet alles verwijderd (de historiebestanden zijn nog aanwezig). Om de overige bestanden te verwijderen gaat u weer naar de verkenner. 7. Selecteer de map C:\Program Files\Promeetec\Vastlegprogramma EI en verwijder deze inclusief de onderliggende mappen.

Proces 6 Proces Klik op een onderdeel van het proces voor meer informatie! 16

17 7 Vastlegprogramma EI Verwerken van declaraties Start het programma zoals beschreven staat in hoofdstuk 3 ("Starten 8 ") van deze beschrijving. Het programma kan alleen maar gebruikt worden voor het verwerken van declaraties in Euro s. Dit is onderin het scherm ook te zien d.m.v. de code EUR. Figuur 25 7.1 Aanmaken administratie In het programma kan voor de zorgverzekeraars die het Vastlegprogramma EI ondersteunen een administratie worden bijgehouden. Wanneer u declaraties voor b.v.. Zorgverzekeraar VGZ wilt gaan verwerken moet u het volgende doen om een administratie aan te maken: Klik op Administratie linksboven in het scherm; Figuur 26 Klik nu b.v.. op VGZ ; Figuur 27 Indien u al eerder declaraties voor VGZ heeft ingebracht maar deze nog niet heeft geëxporteerd dan wordt de administratie meteen geopend. Wanneer er nog geen administratie voor VGZ aanwezig is wordt deze aangemaakt. Dit moet u bevestigen door op Ja te klikken; 28 Figuur 28

Verwerken van declaraties Tot slot meldt het programma dat de administratie correct is aangemaakt. U moet dit bevestigen door op OK te klikken. Figuur 29 Aan de bestandsnaam onder in het scherm kunt u zien dat u voor VGZ declaraties aan het verwerken bent. De bestandsnaam is namelijk C:\Promeetec_EI_data\Data\Vgz.pro. 18

19 7.2 Vastlegprogramma EI Invoeren van declaraties Het invoeren van declaraties bestaat uit de volgende stappen: 1. Zoeken van klanten binnen een administratie 2. Vastleggen van verzekerden gegevens 19 19 3. Vastleggen van prestaties die geleverd zijn voor / aan de verzekerden 4. Vastleggen van detailinfo 22 26 De hierboven vermelde stappen worden hierna per veld beschreven. 7.2.1 Stap 1: Zoeken van klanten binnen een administratie Figuur 30 Het zoeken van reeds eerder ingevoerde klanten, in deze geselecteerde administratie, kan met behulp van het zoekblok aan de linkerkant van het scherm. Er kan worden gezocht op Achternaam, Verzekerdennummer of Patientidentificatie. Selecteer de gewenste optie in het selectievak onder "Zoek client" (in het voorbeeld hierboven is geselecteerd op Verzekerdennummer) en geef een letter of cijfer in in het tekstvak onder het selectievak (in het voorbeeld hierboven "456"). Terwijl u typt zal de lijst van beschikbare klanten automatisch worden ingekort. 7.2.2 Stap 2: Vastleggen van verzekerden gegevens Wanneer de administratie geopend is, staat de cursor in het eerste invulveld (BSN). Hieronder staat een korte beschrijving met welke gegevens de velden gevuld moeten / kunnen worden. Indien een veld verplicht gevuld moet worden staat er een M achter de veldnaam. Indien een veld niet verplicht gevuld hoeft te worden maar wel onder bepaalde voorwaarden, staat er een C. Figuur 31

Verwerken van declaraties BSN (M): Vul hier het BSN nummer in. Dit is een 9 cijferig nummer. Indien het niet bekend is dan "999999999" invullen. Dit veld is pas verplicht wanneer dit landelijk zo is bepaald! Patiëntnr. (C): Hier kunt u uw eigen administratienummer ingeven van de verzekerde /cliënt (b.v.. PETER1). Verzekerdennr. (M): Vul hier het verzekerdennummer in (b.v.. 123456789). Achternaam (M): Vul hier het significant gedeelte van de achternaam in met een maximum van 25 posities (b.v.. RIXEL). Voorletters (C): Verplicht in te vullen indien bekend met een maximum van 6 posities zonder punten, spaties of komma's (b.v.. PMN). Voorvoegsel (C): Verplicht in te vullen indien bekend met een maximum van 10 posities zonder punten, spaties of komma's (b.v.. VAN). Geboortedatum (M): Vul hier de geboortedatum van de verzekerde in, de vulling is als volgt: dd-mm-eejj (b.v.. 05-05-1968). Code geslacht (M): Selecteer hier het geslacht van de verzekerde. Postcode (M): Vul hier de postcode van de verzekerde in (b.v.. 1234AB). Indien een Nederlandse postcode is ingegeven zal het land automatisch op Nederland worden gezet. Er kan ook een buitenlandse postcode worden ingevoerd. Als een 4-cijferige postcode wordt ingegeven dan zal het land standaard op België worden gezet. Als een 5-cijferige postcode wordt ingegeven dan zal het land standaard op Duitsland worden gezet. De standaard ingestelde landen kunnen handmatig worden aangepast met de knop achter het tekstvak voor het land. Het volgende scherm wordt dan getoond. Selecteer het gewenste land en klik op "Selecteer" en vervolgens op "Afsluiten" (Figuur 32). Figuur 32 20

21 Vastlegprogramma EI Huisnummer (M): Vul hier het huisnummer in van de verzekerde (zonder toevoeging) (b.v.. 56). Huisnummer toevoeging (M): Verplicht in te vullen indien bekend (b.v.. a). Wanneer u bovenstaande gegevens correct ingevuld heeft, moet u op de knop Opslaan klikken. Op het moment dat u dit doet ziet u dat de zojuist ingevoerde klant in het overzicht aan de linkerkant verschijnt. Figuur 33 U kunt nu doorgaan naar stap 3, het vastleggen van prestaties die zijn geleverd aan / voor de verzekerde. 22 Overige opties: Toevoegen van verzekerden aan de administratie: Wanneer u nog een verzekerde wilt toevoegen aan de administratie klikt u op Nieuw (Figuur 31). De cursor komt weer in het eerste invulveld te staan. U kunt de velden weer vullen zoals hiervoor beschreven is. Wijzigen van verzekerdengegevens: U kunt op de volgende manier verzekerden gegevens wijzigen. Klik de gewenste klant aan in de kolom aan de linkerkant waarvan u de gegevens wilt wijzigen. De gegevens worden nu weergegeven. U kunt nu de gegevens aanpassen. Wanneer u de gegevens hebt gewijzigd klikt u op de knop Opslaan. Verwijderen van verzekerden uit een administratie: Klik de gewenste klant aan in de kolom aan de linkerkant waarvan u de gegevens wilt wijzigen. U ziet nu de gegevens van de verzekerde in het scherm verschijnen met de bijbehorende prestaties. Wanneer u nu op de knop Verwijderen links onder in het scherm klikt worden alle gegevens van deze verzekerde direct verwijderd (inclusief alle onderliggende prestaties).

Verwerken van declaraties 7.2.3 22 Stap 3: Vastleggen van prestaties Nadat u de verzekerden gegevens hebt vastgelegd kunt u de betreffende prestaties vast gaan leggen. Hieronder staat een korte beschrijving met welke gegevens de velden gevuld moeten / kunnen worden in volgorde van doorlopen middels de Tab toets. Indien een veld verplicht gevuld moet worden staat er een M achter de veldnaam. Indien een veld niet verplicht gevuld hoeft te worden staat er een C. Figuur 34 AGB behandelaar (M): Verplicht in vullen. Standaard wordt hier de AGB code ingevuld van de declarant zoals die de eerste keer bij de installatie is ingegeven. De AGB code kan zo nodig handmatig worden aangepast. Om de AGB code van de declarant te bekijken / wijzigen, klik op het Hoofdmenu >> Help >> Info Machtigingsnummer (C): Alleen verplicht indien bekend bij de zorgaanbieder. Datum voorgaand hulpmiddel (C): Vul hier de datum in waarop het voorgaande hulpmiddel is geleverd. Deze datum moet gevuld worden indien hier afspraken over gemaakt zijn met de zorgverzekeraar. Datum aflevering (M): Vul hier de datum van aflevering in (dd-mm-eejj) of de begindatum van declaratie voor een hulpmiddel in bruikleen of huur. Einddatum bruikleen/huur (M): Vul hier de einddatum van de hulpmiddelen die in bruikleen of huur zijn verstrekt. Indien dit niet wordt gevuld dan zal bij het exporteren 28 automatisch dezelfde datum worden gebruikt als in het veld "Datum aflevering". (De begin en einddatum vallen dan op dezelfde dag) Indicatie medisch voorschrift (M):

23 Vastlegprogramma EI Selecteer of er sprake is van een indicatie van een medisch voorschrift. Indien "Ja" wordt geselecteerd dan dient ook de "Datum afgifte medisch voorschrift" te worden ingevuld! Datum afgifte medisch voorschrift (C): Verplicht in te vullen indien voor de "Indicatie medisch voorschrift" "Ja" is geselecteerd. Soort kosten hulpmiddel (M): Hier moet één van de codes vermeldt in SKH(COD076).pdf gevuld worden. Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> Aanduiding prestatiecodelijst (C): Hier moet één van de codes vermeldt in AanduidingPrestatiecodelijst(COD367).pdf gevuld worden. Hier moet de code 001 ingevuld worden wanneer er een hulpmiddel is geleverd met een ZI nummer. Invullen verplicht voor middelen in de G-Standaard en voor hoortoestelartikelen. 001 = ZI-nummer (G-Standaard) voor incontinentiemateriaal, diabetes, stoma's, enz. 023 = NVAB artikelcodering Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> De G-Standaard is een databank met gegevens over geneesmiddelen (medicijnen), hulpmiddelen en gezondheidsproducten en bevat informatie over prijzen, vergoedingen, farmacotherapie en logistiek. De G-Standaard wordt gebruikt door voorschrijvers, afleveraars, zorgverzekeraars, fabrikanten, importeurs en overheden. voor meer informatie over Z-index / G-standaard, ga naar http://www.z-index.nl/frameset.htm. Om de NVAB artikelen lijst te downloaden, ga naar http://www.acousoft.nl/default.aspx?tabid=77 Artikelcode hulpmiddel (C): Hier moet het ZI nummer gevuld worden wanneer dit van toepassing is. Verplicht in te vullen indien voor de "Aanduiding prestatiecodelijst" een andere code dan "0" is ingevuld. Positie hulpmiddel. (C): Selecteer de positie voor het hulpmiddel. Indien dit niet van toepassing is dan de standaardwaarde "N.V.T." selecteren. Afleveringseenheid (M): Vul hier de eenheid in waarin het hulpmiddel is afgeleverd, b.v.. ST = stuk. Hier moet één van de codes vermeldt in Afleveringseenheid(COD072).pdf gevuld worden. Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> Aantal per eenheid (M): Vul hier het aantal geleverde hulpmiddelen in van de vermelde afleveringseenheid. (b.v.. wanneer er in het vorige veld PR staat en in dit veld is een aantal van 1 gevuld dan betekent dit dat er 1 paar is geleverd). Aantal in stuks (C): Vul hier het aantal geleverde hulpmiddelen in stuks (b.v.. wanneer er één paar schoenen is geleverd dan moet hier een aantal van 2 ingevuld worden). Referentienr. prestatie (M): Hier vult u een unieke code in welke behoort bij deze prestatie. Dus ieder prestatie tabblad wat u vanaf heden aanmaakt bevat een unieke code. Ref.nr. gerelateerde prestatie (C): Wanneer er een credit prestatie wordt aangeleverd welke betrekking heeft op een ooit gedeclareerde debet prestatie dan wordt in dit veld het referentienummer ingevuld van die debet prestatie. GPH (M): Vul hier de Generieke Produktcode Hulpmiddelen in van het verstrekte hulpmiddel, zoals genoemd in het code boek van Vektis. Een actuele versie van dit boek kunt u in uw bezit krijgen door het te downloaden van de website van

Verwerken van declaraties Vektis. (zie hoofdstuk "Benodigde bestanden 50 " voor meer info) A-GPH-1 (C): Vul hier (indien van toepassing) de aanvullende GPH in. In de invulinstructie van Vektis (ook te downloaden op de site van Vektis www.vektis.nl ) vindt u voorbeelden waar deze code verplicht gevuld moet worden. In A-GPH-1(COD456).pdf vindt u een lijst met coderingen die hier gevuld kunnen worden. Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> A-GPH-2 (C): Vul hier (indien van toepassing) de aanvullende GPH in. In de invulinstructie van Vektis (ook te downloaden op de site van Vektis www.vektis.nl ) vindt u voorbeelden waar deze code verplicht gevuld moet worden. In A-GPH-1(COD456).pdf vindt u een lijst met coderingen die hier gevuld kunnen worden. Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> BTW percentage declaratiebedrag (C): Verplicht in te vullen indien voor de prestatie BTW wordt geheven. Declaratie basisverzekering (M): Hier vult u het bedrag in wat u denkt dat de zorgverzekeraar moet betalen t.l.v. de basisverzekering. Aanvullende verzekering (C): Mocht de verzekerde een aanvullende verzekering hebben dan moet u hier het bedrag invullen dat moet worden betaald t.l.v. de aanvullende verzekering. Totaal declaratiebedrag (M): Dit wordt automatisch berekend. (dit is de optelsom van de 2 voorgaande velden Declaratie basisverzekering en Aanvullende verzekering ). Ontvangen eigen bijdrage (C): Vul hier het bedrag in dat de verzekerde zelf moet betalen. Totaal bedrag (M): Dit wordt standaard berekend als de optelling van het Declaratiebedrag basisverzekering + Aanvullende verzekering + Ontvangen eigen bijdrage. Dit kan echter worden aangepast als er andere bijdragen zijn voor de prestatie zoals b.v.. een bijdrage van een werknemer. Wanneer u bovenstaande gegevens correct ingevuld heeft moet u op de knop Opslaan klikken. De prestatie is nu opgeslagen bij de verzekerde. Overige opties: Toevoegen van een prestatie aan de aktieve (geselecteerde) verzekerde: Wanneer u een prestatie wilt toevoegen dan klikt u op Toevoegen (Figuur 34). U ziet nu dat er een prestatie tabblad (Figuur 35) wordt toegevoegd. Figuur 35 De cursor komt weer in het eerste invulveld te staan op het zojuist toegevoegde tabblad en u kunt de velden weer vullen zoals hiervoor beschreven. Wanneer u de gegevens hebt gewijzigd klikt u op de knop Opslaan. Toevoegen van een prestatie aan een verzekerde die u eerder heeft ingevoerd: Selecteer eerst een verzekerde in de zoekkolom aan de linkerkant 19 (Figuur 30). De gegevens van de verzekerde 19 worden nu weergegeven boven in het scherm onder "Client 24

25 Vastlegprogramma EI (Verzekerde)" (Figuur 31). Wanneer u een prestatie wilt toevoegen dan klikt u op Toevoegen (Figuur 34). U ziet nu dat er een prestatie tabblad (Figuur 35) wordt toegevoegd. De cursor komt weer in het eerste invulveld te staan op het zojuist toegevoegde tabblad en u kunt de velden weer vullen zoals hiervoor beschreven. Wanneer u de gegevens hebt gewijzigd klikt u op de knop Opslaan. Wijzigen van een prestatie: Selecteer eerst een verzekerde in de zoekkolom aan de linkerkant 19 (Figuur 30). De gegevens van de verzekerde 19 worden nu weergegeven boven in het scherm onder "Client (Verzekerde)" (Figuur 31). Selecteer nu de prestatie welke u wilt wijzigen door op het desbetreffende tabblad voor de prestatie te klikken (Figuur 35). U kunt nu de gegevens aanpassen. Wanneer u de gegevens hebt gewijzigd klikt u op de knop Opslaan. Verwijderen van een prestatie: Selecteer eerst een verzekerde in de zoekkolom aan de linkerkant 19 (Figuur 30). De gegevens van de verzekerde 19 worden nu weergegeven boven in het scherm onder "Client (Verzekerde)" (Figuur 31). Selecteer nu de prestatie welke u wilt verwijderen door op het desbetreffende tabblad voor de prestatie te klikken (Figuur 35). Wanneer u nu op de knop Verwijderen (Figuur 34) klikt dan wordt de prestatie verwijderd (inclusief de onderliggende detailinfo).

Verwerken van declaraties 7.2.4 26 Stap 4: Vastleggen van detailinfo DIT HOOFDSTUK IS ALLEEN VAN BELANG VOOR ZORGVERLENERS DIE PRODUCTEN OF DIENSTEN MOETEN DECLAREREN WAARBIJ SPRAKE IS VAN DETAILINFORMATIE!! Op dit moment moet er alleen maar detailinformatie worden vastgelegd bij het declareren van: Hoortoestellen (detailinformatie voor de software en de hardware) Reparaties van hoortoestellen (detailinformatie voor de reparatie en de dienstverlening) In de invulinstructie van Vektis vindt u voorbeelden hoe de detailinformatie gevuld moet worden. Om deze informatie te vullen moet u op de knop Detailinformatie 22 (Figuur 34, 36) klikken. Figuur 36 Voor een beschrijving van de velden verwijzen we naar de beschrijving zoals die in het vorige hoofdstuk (Vastleggen van prestaties 22 ) is gegeven. Figuur 37 Wanneer u bovenstaande gegevens ingevuld heeft kunt u op de knop Opslaan rechts in het scherm klikken. De detailinfo is nu opgeslagen bij de betreffende prestatie. Overige opties:

27 Vastlegprogramma EI Toevoegen van detailinfo: Wanneer u detailinfo wilt toevoegen dan klikt u op de knop Toevoegen. U ziet nu dat er een nieuw tabblad wordt toegevoegd (Figuur 38). Figuur 38 De cursor komt weer in het eerste invulveld te staan en u kunt de velden weer vullen zoals hiervoor beschreven. Wanneer u de gegevens hebt toegevoegd klikt u op de knop Opslaan. U kunt ook detailinfo toevoegen aan een prestatie die u al eerder heeft ingevoerd. Wijzigen van detailinfo: Selecteer de detailinfo die gewijzigd moet worden door op het desbetreffende tabblad voor de detailinformatie te klikken (Figuur 38). U kunt nu de gegevens aanpassen. Wanneer u de gegevens hebt gewijzigd klikt u op de knop Opslaan. Verwijderen van een detailinfo: Selecteer de detailinfo die gewijzigd moet worden door op het desbetreffende tabblad voor de detailinformatie te klikken (Figuur 38). Wanneer u nu op de knop Verwijderen rechts in het scherm klikt wordt de detailinfo verwijderd. Beëindigen van het scherm detailinfo: Door op de knop Einde te klikken in het scherm Detailinfo wordt het scherm afgesloten en gaat u terug naar het hoofdscherm (Figuur 34). Het aantal detail prestaties wordt getoond in de knop (Figuur 34) "Detailinformatie..." op het hoofdscherm.

Verwerken van declaraties 7.3 28 Exporteren van gegevens Wanneer u alle declaraties hebt ingebracht kunt u de administratie klaarzetten om te exporteren voor de desbetreffende zorgverzekeraar. LET OP!! Bij deze stap wordt een bestand aangemaakt dat u naderhand zelf HANDMATIG moet indienen bij VECOZO. Het geëxporteerde bestand wordt NIET automatisch ingediend bij VECOZO. De geëxporteerde bestanden worden opgeslagen in de map "Post" van de map waar de bestanden worden opgeslagen. Standaard is dit: C:\Promeetec_EI_data\Post Klik hier 35 om de lokatie van deze map te controleren / wijzigen. De volgende stappen dienen uitgevoerd te worden om de declaraties te exporteren: De administratie die u wilt gaan exporteren moet open staan. Klik op Administratie (Figuur 39) linksboven in het scherm Figuur 39 Klik op Administratie exporteren (Figuur 40). Figuur 40 U krijgt nu het exportscherm (Figuur 41) wat hieronder staat afgebeeld te zien. Figuur 41

29 Vastlegprogramma EI Het programma vult automatisch de declaratieperiode in met als: Begindatum; de afleveringsdatum van de prestatie die verste in het verleden ligt Einddatum; de afleveringsdatum van de meest recente prestatie. Deze data kunt u zelf desgewenst wijzigen. Het factuurnummer is uw eigen nummer (letters en/of cijfers) (het is een verplicht veld). Tot slot wordt de dagtekening gevuld. Het programma pakt automatisch de systeemdatum, ook deze kunt u wijzigen. Klik nu op de knop Exporteren. U krijgt nu de volgende melding Het exporteren van de administratie is goed verlopen (Figuur 42). Figuur 42 Klik op "OK". De actieve administratie voor de geëxporteerde zorgverzekeraar wordt afgesloten en een kopie wordt opgeslagen in de map "Oud 35 " om naderhand de historie gegevens 38 nog eens te kunnen raadplegen of weer aktief te maken 40. U krijgt nu een voorbeeld (Figuur 43) te zien van de gegevens die op het rapport / begeleidend schrijven /borderel worden afgedrukt. Wanneer u nu op Afdrukken klikt dan wordt het rapport afgedrukt. Figuur 43

Verwerken van declaraties 30

31 7.4 Vastlegprogramma EI Verzenden naar Vecozo / zorgverzekeraar De volgende procedure kan worden gevolgd om de geexporteerde bestanden op te sturen naar de zorgverzekeraar via VECOZO. 1. Open de webbrowser (Internet Explorer). Ga naar: http://www.vecozo.nl (Figuur 44) Figuur 44 2. klik op de knop "Inloggen" (Figuur 45) aan de rechterkant van het scherm. Figuur 45 3. Selecteer hoe u wilt inloggen (normaliter is dit de eerste optie "Inloggen met PTA certificaat") en klik op "Inloggen" (Figuur 46). Figuur 46 4. U krijgt nu het loginscherm te zien (Figuur 47), selecteer uw "User Name" en geef het "Password" in. Deze gegevens heeft u van Vecozo ontvangen. Klik vervolgens op "Next". Figuur 47

Verwerken van declaraties 32 5. U krijgt nu een bevestiging te zien (Figuur 48). Als de gegevens juist zijn, klik dan op "Login". Figuur 48 6. U bent nu ingelogd. Klik op het menu aan de linkerkant op "Toepassingen", vervolgens op "Declareren" en tenslotte op " Indienen" (Figuur 49). Figuur 49

33 Vastlegprogramma EI 7. Geef nu de gegevens van de in te dienen declaratie in (Figuur 50). 7.1.Selecteer het bestand Bladeren..." 35 dat u heeft geexporteerd 28 (zie vorige hoofdstuk) met de knop " 7.2.Controleer het ingevulde E-mail adres of geef een ander geldig E-mail adres in. 7.3.Geeft een referentie in. Dit kan elke referentie zijn die u wilt. Het is aan te raden om een referentie in te geven zodat u later eenvoudig de ingediende declaratie weer terug kunt vinden. 7.4.Als u automatisch een melding via E-mail wilt ontvangen als de declaratie is afgehandeld dan dient u het selectievakje aan te vinken. 7.5.Klik op de knop "Declaratie indienen". Figuur 50 8. Het bestand wordt ingediend (dit kan even duren afhankelijk van de grootte van het bestand) en het overzicht van ingediende declaraties wordt getoond (Figuur 51). Voordat het ingediende bestand definitief wordt ingediend moet het eerst worden geaccordeerd (bevestigd). Dit doet u door het selectievakje aan de linkerkant ("Vink dit aan") aan te vinken en vervolgens op de knop "Accordeer geselecteerde declaraties" te klikken. Figuur 51

Verwerken van declaraties 9. Nadat de accordering is voltooid wordt het overzicht van geaccordeerde declaraties getoond (Figuur 52). Als de accordering goed is verlopen zal de status (en het icoontje) zijn gewijzigd in "Indienen voltooid, wordt verzonden naar de zorgverzekeraar". Klik op "Terug" om terug te keren naar het indien scherm (stap 7). Figuur 52 34

35 8 Vastlegprogramma EI Lokatie van bestanden De lokatie van de bestanden kan worden gecontroleerd via het Hoofdmenu >> Configuratie >> Lokatie bestanden... Het volgende scherm (Figuur 53) wordt dan getoond: Figuur 53 Met de Windows Verkenner kan worden bekeken welke declaratiebestanden zijn geexporteerd. Ga met de verkenner naar de map (Figuur 54) van de Declaratiebestanden (C:\Promeetec_EI_data\Post) Figuur 54 U ziet nu bestanden staan die u hebt aangemaakt. De eerste posities van de bestandsnaam bevatten de administratienaam. (in het voorbeeld hierboven "Vgz"). De overige posities bevatten de waarde die u hebt het ingevuld in het veld Factuurnummer declarant: tijdens het exporteren 28. (in het voorbeeld hierboven "VGZfaktuur00").

Lokatie van bestanden 9 36 Standaard instellingen Om te voorkomen dat bij elke prestatie dezelfde gegevens telkens weer moeten worden ingevuld kunnen ook standaard instellingen worden opgeslagen. Deze waarden worden dan elke keer bij het toevoegen van een nieuwe prestatie automatisch ingevuld in de desbetreffende velden. Open een prestatie die gegevens bevat met waarden die als standaard waarden moeten worden ingesteld (Figuur 55). Figuur 55 Klik op het Hoofdmenu >> Configuratie >> Standaard instellingen... (Figuur 56) Figuur 56 Het configuratie scherm (Figuur 57) wordt dan getoond. De gegevens aan de rechterkant zijn de waarden die zijn overgenomen uit de huidige geselecteerde prestatie (zie hierboven) De gegevens die er voor tussen haakjes staan zijn de waarden voor de velden zoals die al eerder waren opgeslagen. Als u bepaalde waarden wilt opslaan als standaard waarden dan dient het keuzevakje aan de linkerkant te worden aangevinkt. Klik vervolgens op "Opslaan" om de instellingen op te slaan. (Het kan zijn dat Vastlegprogramma EI eerst 1 maal dient te worden afgesloten en opnieuw te worden opgestart voordat de instellingen aktief zijn)

37 Vastlegprogramma EI Bij het openen van een nieuwe prestatie zullen deze waarden dan standaard al zijn ingevuld in de desbetreffende velden! Figuur 57

Standaard instellingen 10 Raadplegen van geexporteerde administraties U kunt met het programma administraties bekijken welke eerder geexporteerd zijn. Het bekijken van deze administraties gaat op de volgende manier: Klik op Hoofdmenu >> Administratie >> Administratie historie (Figuur 58) linksboven in het scherm in het hoofdmenu. Figuur 58 Het scherm voor de selectie van het historie bestand wordt getoond (Figuur 59). De opbouw van de bestandsnamen is als volgt: * De eerste posities bevatten de afkorting van de zorgverzekeraar, * Daarna volgt de datum + tijd waarop de administratie is aangemaakt (de datum wordt als volgt weergegeven: eejjmmdd_hhmmss). Figuur 59 Selecteer de administratie die u wilt bekijken en klik op Openen. In de geopende administratie kunt u nu de verschillende declaraties bekijken. LET OP! U KUNT MET DEZE OPTIE DE GEËXPORTEERDE ADMINISTRATIE ALLEEN BEKIJKEN, MAAR NIET WIJZIGEN!! 38

39 Vastlegprogramma EI Als u een export heeft gemaakt van een bestand dat gegevens bevat die u weer opnieuw wilt gebruiken (b.v.. omdat u elke maand voor dezelfde clienten moet declareren) dan kunt u een administratie weer HERACTIVEREN 40. Dit kan via het Hoofdmenu >> Administratie >> Historiebestand terugzetten (Figuur 58) linksboven in het scherm in het hoofdmenu.

Raadplegen van geexporteerde administraties 11 Heraktiveren van geexporteerde administraties U kunt met het programma administraties welke eerder geexporteerd zijn weer aktief maken. De administratie kan dan (met eventuele mutaties) weer worden geexporteerd als een nieuwe declaratie. De administratie die eerder was geexporteerd zal blijven bestaan en NIET worden overschreven; het zijn dus verschillende declaratiebestanden. Het heractiveren van deze administraties gaat op de volgende manier: Klik op het Hoofdmenu >> Administratie >> Historiebestand terugzetten (Figuur 60) linksboven in het scherm in het hoofdmenu. Figuur 60 Het scherm voor de selectie van het historie bestand wordt getoond (Figuur 59). De opbouw van de bestandsnamen is als volgt: * De eerste posities bevatten de afkorting van de zorgverzekeraar, * Daarna volgt de datum + tijd waarop de administratie is aangemaakt (de datum wordt als volgt weergegeven: eejjmmdd_hhmmss). Figuur 59 Selecteer de administratie die u wilt heractiveren en klik op Openen. In de geopende administratie kunt u nu de verschillende declaraties inclusief alle clienten en prestaties weer bekijken, wijzigen of verwijderen en eventueel nieuwe clienten en/of prestaties toevoegen. 40

41 Vastlegprogramma EI LET OP! HET HERACTIVEREN VAN EEN HISTORIEBESTAND KAN ALLEEN INDIEN ER NOG GEEN ACTIEVE ADMINISTRATIE VOOR DE DESBETREFFENDE ZORGVERZEKERAAR AANWEZIG IS! Als u al een administratie heeft aangemaakt voor een zorgverzekeraar dan zult u deze eerst moeten exporteren 28. Nadat de administratie is geexporteerd 28 zal deze worden verplaatst naar de map "Oud 35 " waar de historiebestanden worden opgeslagen.

Heraktiveren van geexporteerde administraties 12 Afsluiten van het "Vastlegprogramma EI" U kunt het programma op 2 manieren afsluiten: 1 Via de knop Einde (Figuur 61) rechtsonder in het scherm. Figuur 61 Het programma vraagt nog om een bevestiging (Figuur 62), indien u op Ja klikt wordt het programma afgesloten. Figuur 62 2 Via het kruisje rechts boven in het scherm (Figuur 63). Figuur 63 Het programma vraagt nog om een bevestiging, indien u op Ja klikt wordt het programma afgesloten. 42

43 13 Vastlegprogramma EI Declareren per jaar LET OP! De begindatum en einddatum van een declaratie moeten altijd in hetzelfde jaar liggen! Om afkeuringen van zorgverzekeraars te voorkomen adviseren wij om in 1 bestand alleen declaraties op te nemen die in hetzelfde jaar liggen; m.a.w. geen declaraties uit b.v.. 2006 en 2007 in 1 bestand op te nemen. 14 Hoe komt u in een ander invulveld U kunt op 2 manieren van veld wisselen, deze zijn: 1. D.m.v. de Tab toets. Wanneer u één keer op de Tab toets klikt dan gaat u één veld verder. Wanneer u de Shift toets en de Tab toets samen indrukt gaat u één veld terug. 2. D.m.v. de muis aanwijzer. Wanneer u met de muis aanwijzer op een veld gaat staan (waar u heen wilt) en u klikt één keer met de linker muistoets dan zit u in het betreffende invulveld.

Hoe komt u in een ander invulveld 15 Uitleg velden Dit is een samenvatting uit het vektis rapport EI declaratie hulpmiddelen. Om dit rapport te downloaden: zie Bijlage 1; Benodigde bestanden 50. Verzekerdengegevens: Burgerservicenummer (BSN) Een door de overheid toegekend identificerend nummer in het kader van het vereenvoudigen van het contact tussen overheid en burgers en het verminderen van de administratieve lasten. Voorlopige bedrijfsregel: het BSN verplicht vullen als een persoon een BSN heeft en het gebruik is geregeld. Als de zorgaanbieder constateert dat de verzekerde geen BSN (of RNI) heeft, dan vullen met een dummy waarde van negens (9x9). Verzekerdennummer Nummer waaronder een verzekerde bij de zorgverzekeraar is ingeschreven. Verplicht vullen, zolang BSN nog niet in productie is; na in productiename BSN alleen verplicht vullen indien BSN (nog) niet bekend is. Patientidentificatienummer Unieke identificerende aanduiding van een persoon per orgaan van gezondheidszorg, alwaar een behandeling plaatsvindt. Geboortedatum Altijd volledig invullen met de werkelijke datum. Geslacht Unieke aanduiding van de sexe van een persoon. Achternaam (significant gedeelte) De achternaam van een persoon, indien nodig verkort weergegeven. Hier de achternaam van de verzekerde vullen. Voorvoegsel Verzameling van 1 of meer voorzetsels/lidwoorden, die aan het significante deel van de achternaam vooraf gaat en daar een onderdeel van is. Conditie: als de naam een voorvoegsel bevat dan vullen verplicht. Voorletters 44

45 Vastlegprogramma EI De voorletters van de desbetreffende persoon. De verzameling van letters die wordt gevormd door de eerste letter van alle in volgorde voorkomende voornamen. Voorletters van de verzekerde invullen die behoren bij de geboortenaam of eventueel bij de tenaamstelling. Postcode De officiële codering van TPG Post voor een Nederlands postadres, bestaande uit een numeriek deel en een alfabetisch deel of een buitenlandse postcode. Huisnummer De numerieke aanduiding zoals de gemeente die aan het object heeft toegekend. Huisnummer toevoeging De alfanumerieke aanduiding achter het huisnummer, zoals de gemeente die heeft toegekend. Conditie: verplicht invullen als er sprake is van een huisnummer toevoeging. Land Identificatie van een (historisch/actueel) land of gebiedsdeel. Conditie: verplicht invullen als er sprake is van een in het buitenland wonende verzekerde. Prestatiegegevens: Machtigingsnummer Identificatie van een afgegeven machtiging/toestemming, verplicht vullen als een machtiging bekend is bij de zorgaanbieder. Begindatum Algemeen datumveld, waaraan diverse wijzen van coderen zijn verbonden. Einddatum Algemeen datumveld, waaraan diverse wijzen van coderen zijn verbonden. GPH code De Generieke Productcode Hulpmiddelen (GPH) is een van de CLIQ-hulpmiddelen classificatie afgeleide classificatie voor de informatie-uitwisseling tussen hulpmiddelen leveranciers, zorgverzekeraars en andere partijen. Als er geen hulpmiddel geleverd is, dan de GPH vermelden van het hulpmiddel dat geleverd zou zijn (b.v.. algemene code voor hoortoestellen bij negatieve proefaanmeting ). A-GPH-1

Uitleg velden De A-GPH betreft een aanvulling op de "generieke productcode hulpmiddelen (GPH)". Het betreft onderwerpen/activiteiten die niet aansluiten bij de uitgangspunten van de internationale classificatie van technische hulpmiddelen voor gehandicapten (ISO 9999) A-GPH-2 De A-GPH betreft een aanvulling op de "generieke productcode hulpmiddelen (GPH)". Het betreft onderwerpen/activiteiten die niet aansluiten bij de uitgangspunten van de internationale classificatie van technische hulpmiddelen voor gehandicapten (ISO 9999) Aanduiding prestatiecodelijst Code die aangeeft welke prestatiecodelijst gebruikt is, met aanduiding van de oorsprong van de codes en/of de beheerder ervan. Invullen verplicht voor middelen in de G-Standaard en voor hoortoestelartikelen. 001 = ZI-nummer (G-Standaard) voor incontinentie materiaal, diabetes, stoma s, enz. 023 = NVAB-artikelcodering voor hoortoestellen. Artikelcode hulpmiddel Unieke aanduiding van een artikel. Als in het voorgaand gegevenselement een soort artikelcode is aangegeven, dan wordt in dit gegevenselement de artikelcode van het specifieke hulpmiddel ingevuld. Datum aflevering voorgaand hulpmiddel Algemeen datumveld, waaraan diverse wijzen van coderen zijn verbonden. Kan relevant zijn m.b.t. b.v.. hoortoestellen. Indicatie medisch voorschrift Indicatie die aangeeft of er sprake is van een voorschrift/verwijzing door een zorgverlener. Datum afgifte medisch voorschrift Algemeen datumveld, dient verplicht te worden ingevuld indien er sprake is van een indicatie medisch voorschrift. AGB code behandelaar Identificerende code van de zorgverlener (natuurlijk persoon). Conditie: Als alleen het hulpmiddelenbedrijf een AGB-code heeft wordt deze in dit veld ingevuld. Positie hulpmiddel Aanduiding over de plaats in het lichaam waarop een hulpmiddel betrekking heeft. Afleveringseenheid 46

47 Vastlegprogramma EI Aanduiding van de eenheid waarin een hoeveelheid van het middel wordt afgeleverd. Voorbeelden: ST = stuk (1 exemplaar) PR = paar (schoenen, kousen; indien als paar geleverd). Twee linker schoenen is geen paar! Hoeveelheid afgeleverd in afleveringseenheid Hoeveelheid van een middel dat is afgeleverd in de afleveringseenheid die in een ander gegeven is aangegeven, Hoeveelheid afgeleverd in stuks Aantal hulpmiddelen dat is afgeleverd (in stuks). Soort kosten hulpmiddel (SKH) Aanduiding van de soort kosten die gemaakt worden m.b.t. de verkrijging door een verzekerde. Berekend bedrag Het berekend bedrag is het bedrag dat de zorgverlener wil ontvangen, ongeacht wie het betaalt (verzekeraar, verzekerde,...) Normaliter is dit het bedrag basisverzekering + aanvullende verzekering + eigen bijdrage + eventueel aanvullende bedragen (b.v.. een toelage van de werkgever). Afgesproken kortingen worden afgetrokken. De ontvangen eigen bijdrage niet aftrekken. BTW tarief BTW-percentage dat van toepassing is. Conditie: verplicht invullen als over de desbetreffende prestatie BTW geheven wordt. Eigen bijdrage Invullen verplicht als er sprake is van een eigen bijdrage. Declaratiebedrag basisverzekering Invullen verplicht als deze prestatie deels of geheel ten laste van de basisverzekering komt. Declaratiebedrag aanvullende verzekering Invullen als er sprake is van een aanvullende verzekering en de invulling van dit bedrag contractueel afgesproken is. Als initiatiefruimte en/of coulance mogen worden gedeclareerd, dan zijn deze eveneens hierin opgenomen. Totale declaratiebedrag Het declaratiebedrag is het deel van het berekende bedrag dat de zorgverlener daadwerkelijk in rekening brengt van de zorgverzekeraar.

Uitleg velden Referentienummer prestatie Uniek referentienummer die de zorgverlener heeft toegekend aan deze declaratie voor (een deel van) de prestatie. Zie verder het invulinstructiedocument. Referentienummer voorgaande prestatie Uniek referentienummer die de zorgverlener heeft toegekend aan een voorgaande prestatie, die gerelateerd is aan deze prestatie. Conditie: invullen verplicht als er sprake is van een creditpost. Hier wordt dan het nummer van de voorgaande debetpost ingevuld. 48

49 16 Vastlegprogramma EI Informatie scherm Dit scherm geeft de belangrijkste declaranten informatie zoals naam, AGB nummer, applicatie versie een versie van het sleutelbestand weer. Met de link "Klik hier om de AGB code te wijzigen 9 " wordt het declaranten scherm (Figuur 14 getoond waar de naam, AGB code en BTW nummer kunnen worden gewijzigd. 9 ) Vanuit dit informatiescherm kan ook het sleutelbestand worden bijgewerkt met de link "Klik hier om het sleutelbestand te wijzigen 10 ". Het configuratiescherm (Figuur 15 10 ) wordt dan getoond. Het sleutelbestand 10 bevat de zorgverzekeraars die het Vastlegprogramma EI ondersteunen en waarvoor declaratieberichten kunnen worden aangemaakt. Klik hier voor meer informatie over het sleutelbestand of ga naar: http://www.promeetec.nl/downloadei.htm

Informatie scherm 17 50 Bijlage 1: Benodigde bestanden Hieronder staan alle bestanden die u nodig kunt hebben voor installatie/gebruik van het programma: De codelijsten die hieronder vermeld staan, worden tijdens de installatie ook gekopieerd op uw systeem en kunnen worden bekeken via het startmenu: Klik op Start. Klik op Alle programma s. Klik op "Promeetec". Klik op Vastlegprogramma EI. Klik op Codelijsten. Klik op de gewenste codelijst om deze te bekijken. EI300.exe Dit is het installatieprogramma voor het Vastlegprogramma EI. Klik hier om de laatste versie te downloaden van de website van Promeetec Software & Declaratieservice >> Handleiding Vastlegprogramma300.pdf Deze handleiding. Klik hier om de laatste versie van deze handleiding te downloaden van de website van

51 Vastlegprogramma EI Promeetec Software & Declaratieservice >> psa30se_a708_dlm_nl_nl.exe Dit is een installatieprogramma voor Acrobat Reader versie 7.0.8. Met dit programma kunt u documenten lezen die de extensie pdf hebben. Klik hier om de laatste versie (Nederlands) te downloaden >> LH307v5.doc Dit is het officiële rapport van Vektis Externe integratie Declaraties Hulpmiddelen, versie 05, 1ste druk, d.d. 01-07-2006. Klik hier om de laatste versie van dit rapport te downloaden van de website van Promeetec >> LH308v5.doc Dit is het officiële rapport van Vektis Retourinformatie Declaraties Hulpmiddelen, versie 05, 1ste druk, d.d. 01-07-2006. Klik hier om de laatste versie van dit rapport te downloaden van de website van Promeetec >> LH307-Invulinstructie.doc Dit is de invulinstructie van Vektis Invulinstructies EI Declaraties Hulpmiddelen (LH307/308), 1ste druk, d.d. 01-07-2006. Klik hier om de laatste versie van de invulinstructie te downloaden van de website van Promeetec >> GPH-Tabel versie 009 Dit is het codeboek van Vektis "Generieke Productcode Hulpmiddelen (GPH)", versie 006, d.d. 01-04-2003 Klik hier om de laatste versie van de GPH tabel te downloaden van de website van Vektis >> AanduidingPrestatiecodelijst(COD367).pdf Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> Afleveringseenheid(COD072).pdf Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> A-GPH-1(COD456).pdf Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> SKH(COD076).pdf Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >> Zorgverlenersspecificatie(COD016).pdf Klik hier om de laatste versie van deze lijst te downloaden van de website van Promeetec >>