GRIFFIEPLAN 2016 Concept Versie 4, d.d. 15 februari 2016 1
INHOUDSOPGAVE bladzijde INLEIDING INRICHTING GRIFFIEFUNCTIE HUIDIGE BEZETTING EN CONTEXT FUNCTIONEREN GRIFFIE ONTWIKKELINGEN VAN INVLOED OP DE GRIFFIEFUNCTIE 1. Ontwikkeling van de griffiersfunctie 2. Ontwikkeling in de wettelijke taken van de raad 3. Ontwikkeling taken raad bij burger- en overheidsparticipatie 4. Greep op de gemeenschappelijke regelingen 5. Ontwikkelingen op het gebied van (digitale) communicatie 6. Ambtelijke bijstand VISIE OP DE ONDERSTEUNING DOOR DE GRIFFIE a. De basis b. Veranderende samenleving c. Digitale ontwikkelingen d. Samenvattend BASIS RAMING FORMATIEVE CAPACITEIT EN INZET GRIFFIE 2016 1. Feitelijke gegevens en aannames voor berekening capaciteitsinzet 2. Varianten voor de capaciteitsinzet van de griffie in 2016 BUDGETTEN VAN DE RAAD JAARVERSLAG EN ACTUALISATIE 3 4 5 6 6 6 7 8 9 10 11 11 11 11 12 13 13 14 16 16 BIJLAGEN: 1. Bestaande capaciteitsverdeling taken en activiteiten griffie 2015 2. Ambtsinstructie griffier 2002 3. Functieprofiel griffier HR21, december 2013 4. Beheers begroting team griffie 2016 2
INLEIDING Voor u ligt het eerste plan voor de griffie van de gemeente Tiel voor het jaar 2016, hierna te noemen het griffieplan. In het griffieplan is opgenomen een beschrijving van verschillende visies op de ondersteuning van de raad, de taken van de griffie en de inzet van beschikbare uren van de medewerkers van de griffie. Voor het eerst sinds de invoering van het duale stelsel in 2002 is een integraal plan opgesteld. Dit plan kan in de toekomst verder worden verfijnd en uitgebouwd. Het biedt de raad en de griffie houvast bij de ondersteuning van het raadswerk. Welke ondersteuning kan worden verwacht, gevraagd en geleverd. Bij het opstellen van het griffieplan is met een schuin oog gekeken naar de werkwijzer voor de teamplannen voor de organisatie van de gemeente Tiel. Gelet op de directe relatie raad griffie en de beperkte omvang van het team is deze werkwijzer beperkt gebruikt. Een papieren plan is tegelijkertijd een papieren werkelijkheid. De praktijk van alle dag laat zich niet altijd in plannen vatten. In voorkomende gevallen zullen maatwerkoplossingen worden gezocht en afgesproken. Wel wordt uitgegaan van een 'gemiddeld' politiek jaar waarin geen bijzondere activiteiten zoals gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. Het griffieplan is nu redelijk uitgebreid. Indien de raad het vaststelt, is het de bedoeling om daarna te gaan werken met een jaarverslag waarin verantwoording over de afgelopen periode wordt gegeven en de actualisatie voor het komende jaar wordt beschreven, met daaraan gekoppeld de in te zetten capaciteit en beschikbare middelen. Met de raad wordt in dit griffieplan bedoeld: de raad in al zijn geledingen. De raad, het presidium, de raadscommissies, de raadsleden, de commissieleden, de onderscheiden voorzitters en voor zover van toepassing de raadswerkgroepen. Op basis van het griffieplan kan de discussie over de inzet van de capaciteit van de griffie voor (nieuwe) taken of een herverdeling van de inzet van capaciteit éénvoudiger worden gevoerd. Voor de werkgeverscommissie is een instrument geformuleerd dat behulpzaam kan zijn bij functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. De griffier heeft vervolgens een hulpmiddel bij functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers van de griffie. In dit griffieplan worden geen personele aangelegenheden beschreven, omdat hiervoor een werkgeverscommissie uit het midden van de raad is benoemd. Rapportage vindt in principe alleen aan deze commissie plaats. 3
INRICHTING GRIFFIEFUNCTIE In maart 2002 is de Gemeentewet bij de invoering van het duale stelsel grondig gewijzigd. Met het duale stelsel zijn taken, rollen en verantwoordelijkheden van raad en college uit elkaar getrokken. In directe samenhang hiermee is de functie griffier ingevoerd. De griffier staat de raad ter zijde en de secretaris ondersteunt het college. Artikel 107a Gemeentewet bepaalt dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies ter zijde staat bij de uitoefening van hun taken. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en bevoegdheden van de griffier. De raad heeft voor de griffier in Tiel op 22 mei 2002 een ambtsinstructie vastgesteld die de wettelijke ondersteuning van de raad en de commissies uitbreidt met de ondersteuning van de leden van de raad en de voorzitters van de raad en de commissies (zie bijlage 2). Ook wordt in deze instructie door de raad bepaald dat de griffier leiding geeft aan de organisatie van de griffie en de eenheid in taakuitoefening bewaakt. Van de mogelijkheid als bedoeld in artikel 107e Gemeentewet om regels te stellen over de organisatie van de griffie heeft de raad tot nu toe geen gebruik gemaakt. Bij de start van de griffie is bepaald dat voor de medewerkers de rechtspositionele regelingen van de gemeente Tiel worden gevolgd. Op de gebieden communicatie, financiën, personeel en ICT zijn consulenten binnen de ambtelijke organisatie aangewezen waarop de griffie een beroep kan doen voor advies en ondersteuning. De griffie maakt gebruik van de facilitaire voorzieningen van de gemeente (verplichte winkelnering). 4
HUIDIGE BEZETTING EN CONTEXT FUNCTIONEREN GRIFFIE De huidige bezetting van de griffie treft u aan in onderstaand overzicht. Functiebenamingen Uren per week Functieniveau Namen 64 7 Marina Rietberg en Ottolien van der Velden van Ooijen Medewerker administratief en secretarieel II Raadsadviseur/Loco-griffier 32 11 Hanneke Pullen Griffier 36 13 Wim Westerholt In oktober 2012 is de overstap gemaakt van werken met papier naar digitale informatievoorziening. De ipad voor de raads- en commissieleden is ingevoerd. De werkprocessen binnen de griffie zijn daardoor aanzienlijk veranderd. Het beheer van het raadsinformatiesysteem dat hangt onder de website van de gemeente is zeer arbeidsintensief en de documentenstroom is op dit moment deels gedigitaliseerd. In deze periode heeft de griffie te maken gehad met langdurige ziekte en daarmee samenhangend vervroegde pensionering van een medewerker met als gevolg dat naast andere maatregelen als urenuitbreiding van een medewerker, ook de 0,2 fte voor ondersteuning van de rekenkamer moest worden ingezet voor de digitale informatievoorziening. Het presidium heeft in 2013 ingestemd met de invulling van de vacature. Interne werving heeft er toe geleid dat een medewerker uit de ambtelijke organisatie, is geplaatst. De capaciteit 0,2 fte. is nu weer beschikbaar voor de rekenkamerfunctie. Een tweede ontwikkeling is dat per 1 mei a.s. laatstgenoemde administratieve medewerker de pensioengerechtigde leeftijd bereikt. Beleidslijn binnen de organisatie tot en met 2017 is dat de formatie van pensioengangers (in het geval van de griffie 28 uur) niet meer wordt opgevuld. Deze lijn is alleen dan vol te houden als de digitalisering van de besluitvormingsprocessen op orde wordt gebracht. De nieuwe techniek is inmiddels daar voor in huis. Pas dan kunnen slagen worden gemaakt op het punt van documentbeheer en documentuitwisseling. Dit is ook nodig omdat anders de piekbelastingen (zie volgende alinea) bij de griffie niet meer op te vangen zijn. Los hiervan blijft, gegeven de functieopbouw binnen de griffie, de behoefte aan administratieve/secretariële ondersteuning groot. Een andere en snellere oplossing is een aantal/taken werkzaamheden niet meer uit te voeren of te temporiseren danwel de inzet te verminderen. Een derde verandering heeft plaatsgevonden in 2013. Het presidium is voorafgaand aan de commissies gaan vergaderen om zo ook de concept- agenda's van de commissies te kunnen bespreken. De commissies zijn vervolgens gaan vergaderen in dezelfde week. Daarmee is het behandel-proces van stukken bij de raad met een week bekort. Voor het capaciteitsbeslag van de griffie heeft dit tot gevolg gehad dat de piekmomenten in het werk zijn toegenomen. In één week moeten de agenda s en stukken van de raadscommissies, presidium en raad worden klaargezet voor publicatie op het raadsinformatiesysteem (RIS). Ook vinden in één week alle commissievergaderingen plaats (inclusief de verslaglegging). Een vierde ontwikkeling is het instellen van een werkgeverscommissie voor de griffie in december 2013. Deze commissie is, behoudens benoeming en ontslag van de griffier, belast met rechtspositionele aangelegenheden van de medewerkers van de griffie. De sturing van de raad op de inzet van de eigen ambtelijke ondersteuning is daarmee versterkt. Ook in de toekomst blijft de griffie gehuisvest in het Ambtmanshuis. De griffie doet daarom niet mee aan het concept voor flexibel werken. 5
ONTWIKKELINGEN VAN INVLOED OP DE GRIFFIEFUNCTIE 1. Ontwikkeling van de griffiersfunctie Zijn hier voor enkele organisatorische ontwikkelingen geschetst; er zijn ook ontwikkelingen ten aanzien van de rol van de griffie te vermelden. De griffie is in de pioniersfase van 2002 gestart vanuit de gedachte dat de griffie ondersteuning biedt bij de uitvoering van de wettelijke taken van de raad. Zo is er een griffier geworven die coördineert en faciliteert bij de vaststelling van de agenda's, zorg draagt voor een tijdige verslaglegging van vergaderingen, ondersteuning verleent bij de totstandkoming en uitvoering van besluitvorming en bestuurlijke processen van de raad en adviseert over de uitvoering van de Gemeentewet. Ook ondersteunt hij de raadsleden bij de gebruikmaking van hun rechten (zoals moties en amendementen). De bovenbeschreven start past in de landelijke ontwikkeling van griffies. Basistaak van elke griffie is dat de dagelijkse vergaderpraktijk wordt verzorgd. Dit houdt in het tijdig verzorgen van de vergaderstukken, het organiseren van vergaderingen en het zorgen voor de verslaglegging. In deze situatie is sprake van een secretariële griffie met een zwaar accent op administratieve en uitvoerende werkzaamheden. De volgende fase in de ontwikkeling is de proceduregriffier die tot taak heeft om de procedures van de raad te bewaken. Daarenboven heeft hij hierbij een initiërende taak die overigens sterk samenhangt met de formele bevoegdheden van de raad. De daarop volgende fase is de procesgriffier die, naast de eerder genoemde werkzaamheden, optreedt als procesbewaker en de leden van de raad voorziet van (on)gevraagd advies over zaken die met de werkzaamheden van de raad te maken hebben. De formele bevoegdheden van de raad vormen hierbij geen begrenzing. De ontwikkeling van de Tielse griffie omvat alle drie fasen en is (nog) niet uitgekristalliseerd. Eén en ander hangt nauw samen met de opvattingen van de raad over de eigen bestuurlijke organisatie en taken (wat voor raad wil hij zijn?). 2. Ontwikkelingen in de wettelijke taken van de raad (representatieve democratie) De wettelijke taken van de raad komen het sterkst tot gelding bij de kaderstellende en controlerende rollen van de raad. Bij de volksvertegenwoordigende rol wordt het beeld diffuus, omdat hier ook politieke partijen en fracties een rol van betekenis hebben. De rol van de griffie is navenant geringer en terughoudender. Een gedragen rolopvatting van de raad als volksvertegenwoordiger is wenselijk mede in het licht van burgerparticipatie. Het rolbewustzijn van de raad behoeft onderhoud. De neiging is aanwezig om een meebesturende rol te pakken waardoor niet meer duidelijk is waar kaderstelling begint en controle eindigt. Dit vraagt de komende periode extra aandacht en ondersteuning van de griffie op het gebruik van de rechten en de middelen die de raad heeft. Hierbij valt te denken aan voorlichting, advisering en coaching op het gebied van het stellen van vragen, het indienen van moties en amendementen en de interpellatie. Ook de vraag hoe om te gaan met inspraak hoort in dit rijtje thuis. In dit verband kan ook worden genoemd het instellen van de raadswerkgroep verbonden partijen die de raad zal adviseren over de rol van de raad en de sturingsmogelijkheden bij gemeenschappelijke regelingen. De griffie zal de procesondersteuning verzorgen. Bij de rol die de raad (in enge zin) wil pakken hoort ook de vraag om startnotities en bespreeknota's aan de raad rechtstreeks te agenderen terwijl deze niet direct tot besluiten 6
leiden. Dit vraagt om een sterkere procesondersteuning vanuit de griffie omdat de focus niet ligt op een concreet te nemen besluit maar op het formuleren van conclusies van besprekingen. Ook de uitgesproken wens voor meer vrij debat past in deze ontwikkeling. Daarbij mag van de griffie worden gevraagd om de informatiebehoefte in kaart te brengen en de verzamelde informatie op een logische en objectieve wijze beschikbaar te stellen. Voor dit jaar staat ook op de rol de voorbereiding van de discussie over het Tielse vergadermodel. O.a. zullen werkbezoeken aan andere gemeenten worden georganiseerd. Bezien zal worden hoe de beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming beter kan worden georganiseerd. Ook de inzet van de beschikbare capaciteit van de griffie speelt hierbij een rol. Recente ervaring heeft geleerd dat de raad intensiever de rol van opdrachtgever van de accountant moet oppakken en oppakt! Inmiddels is van accountant gewisseld en is een audit raadswerkgroep ingesteld. Ook op dit punt zal de ondersteuning vanuit de griffie verder geïntensiveerd worden. Gewerkt wordt momenteel aan een initiatiefvoorstel tot instelling van een eigen onafhankelijke rekenkamercommissie als opvolger van het directeursmodel rekenkamer. Het budget hiervoor is beschikbaar en de urgentie is met alle veranderingen in het sociaal domein en de rol van de gemeente daarin, verder toegenomen. De beoogde opzet zal naast de administratieve ondersteuning van 0,2 fte. naar verwachting meer inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de griffie gaan vragen. De komende tijd kunnen meer initiatiefvoorstellen worden verwacht, zeker als de raadsinstrumenten sterker onder de aandacht worden gebracht. 3. Ontwikkeling taken raad bij burger- en overheidsparticipatie, van volksvertegenwoordiger naar volksverbinder (participatie democratie) De oude twee eenheid van de vertegenwoordigende (door politieke partijen gedragen) democratie en de klassieke verzorgingsstaat is door modernisering van de samenleving en de emancipatie van de burger minder vanzelfsprekend geworden. Burgers zijn mondiger geworden en willen meer invloed dan eens in de vier jaar stemmen. Ze nemen meer eigen initiatief en laten hun stem vaker horen ook in het publieke domein. Andere groepen daarentegen nemen niet (meer) deel aan het democratische proces. In toenemende mate is er sprake van een netwerksamenleving waarbij scheidslijnen tussen overheid, markt en samenleving steeds minder scherp te trekken zijn. Steeds vaker zijn verschillende sectoren nodig bij de aanpak van maatschappelijke vraagstukken. Deze ontwikkeling is samen te vatten in: individualisering, informalisering, informatisering, internationalisering en intensivering. Nieuwe verhoudingen tussen overheid en samenleving ontstaan en roepen de vraag op of de huidige organisatie- en besluitvormingsprocessen nog volstaan. De drie decentralisaties passen in deze trend van veranderende verhoudingen (maatwerk, zelfredzaamheid, betrokkenheid van burgers, meer doen met minder middelen). Het onderlinge samenspel tussen raad en college zal of zo u wil moet gaan veranderen. Nieuwe verhoudingen vragen van de overheid een actief vertrouwen bij maatschappelijke initiatieven in het publieke domein, minder sturen, loslaten en het overdragen van zeggenschap. De publieke zaak is niet meer het monopolie van de overheid, maar van de samenleving zelf. Niet langer ligt de nadruk op het beheersen van financiële en beleidsmatige risico s. Maar hoe zit het met de legitimiteit, representativiteit en gelijkheid? Ook in Tiel is de bovengeschetste ontwikkeling in gang gezet. In het coalitieakkoord is afgesproken dat een stadsvisie wordt ontwikkeld samen met de inwoners. In 2016 wordt een zogeheten T1000-bijeenkomst georganiseerd. De raad is daarbij de (mede) uitnodigende partij 7
van inwoners en maatschappelijke partners. De raad vormt zich een mening over de uitkomst van de T1000 bijeenkomst en omarmt deze. In de volgende fase bepaalt de raad van welke agenda onderdelen de gemeente mede eigenaar wordt. Het proces om te komen tot een stadsvisie is belangrijker dan de uitkomsten. De ondersteuning van dit proces berust bij de ambtelijke organisatie. Op 8 januari 2015 heeft de commissie bestuur de Nota met elkaar aan de slag, programmaplan burgerparticipatie besproken en met de inhoud ingestemd De raadswerkgroep Jaarthema 2015 wijken en buurten is ook een voorbeeld waarbij de raad nadrukkelijk heeft gezocht naar een andere rol waarbij de nadruk lag op stimuleren en faciliteren van maatschappelijke initiatieven in de Tielse samenleving. Deze raadswerkgroep is vrijwel geheel ondersteund vanuit de ambtelijke organisatie en zal eind dit jaar de werkzaamheden afronden. Inmiddels is duidelijk dat deze raadswerkgroep zal blijven fungeren als klankbordgroep voor het college op het gebied van burgerparticipatie. De raad heeft op 28 oktober 2015 Jongeren als het nieuwe jaarthema gekozen. Het presidium heeft daarop op 17 november 2015 een nieuwe raadswerkgroep ingesteld met als doel: In samenspraak met jongeren uitwerken van de doelen die de raad in de motie heeft geformuleerd, te weten: 1. Jongeren meer te betrekken bij het gemeentelijk beleid en gemeentelijke besluiten die hen raken; 2. Jongeren meer te betrekken bij initiatieven in hun leefomgeving en daarmee tegelijkertijd initiatieven ook voor de toekomst te waarborgen; 3. Jongeren activeren om nieuwe initiatieven en activiteiten in hun leefomgeving te ontplooien. Als taken heeft presidium geformuleerd: Een plan van aanpak opstellen waarbij jongeren uit de gemeente Tiel worden betrokken en dit plan begin 2016 voor te leggen aan de gemeenteraad; Verkennen en beschrijven van de beleidsterreinen en bestaand beleid waarop het thema betrekking kan hebben (te denken valt aan lopende initiatieven b.v. in het kader van het jaarthema 2015); Onderzoeken en benaderen van relevante (maatschappelijke) partners bij het thema; Het formeren van een representatieve groep jongeren die als gesprekspartner kan fungeren voor initiatieven en activiteiten in de leefomgeving gedurende het themajaar, maar ook voor de periode daarna; Stimuleren en activeren dat jongeren aan bestaande initiatieven in hun leefomgeving worden gekoppeld; Stimuleren en activeren van initiatieven en activiteiten door jongeren in hun leefomgeving; Organiseren van een slotbijeenkomst waarin de resultaten van het jaarthema worden gepresenteerd. De griffie verleent procesmatige en secretariële ondersteuning. Voor inhoudelijke expertise zal een beroep worden gedaan op de ambtelijke organisatie. 4. Greep op gemeenschappelijke regelingen Tijdens de raadsvergadering d.d. 28 oktober 2015 is naar aanleiding van de discussie over de nieuwe bestuurssamenstelling van de gemeenschappelijke regeling AVRI het instellen van een raadswerkgroep verbonden partijen voorgesteld. Tijdens de vergadering van de commissie bestuur d.d. 5 november 2015 is een vraag over de invloed van de raad op een taakwijziging dan wel een andere wijze van taakuitvoering bij de AVRI door verwezen naar de nieuw in te stellen raadswerkgroep verbonden partijen. Ook staat sinds juni 2014 de p&c cyclus van gemeenschappelijke regelingen i.v.m. de controlefunctie van de raad op de afsprakenlijst van de commissie bestuur. 8
Meer in het algemeen geldt dat de invloed van de raad op gemeenschappelijke regelingen regelmatig onderwerp van gesprek is in de raad waarbij zorgen hierover worden uitgesproken. Het presidium heeft op 17 november 2015 een raadswerkgroep ingesteld met de volgende doelstelling: aan de raad een compleet beeld te schetsen van de gemeenschappelijke regelingen waaraan Tiel deelneemt, de sturings- en beïnvloedingsmogelijkheden van de raad te beschrijven en te adviseren over een effectieve rol van de raad. Als taakstelling heeft het presidium geformuleerd: Inventariseren van de gemeenschappelijke regelingen waaraan Tiel deelneemt op het punt van bestuurssamenstelling, taken, overgedragen bevoegdheden, bijzondere bepalingen over informatieverstrekkingen en verantwoording en het aanleveren van stukken in het kader van de P&C cyclus; Inventariseren van de uitwerking van de gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen op de regelingen waaraan Tiel deelneemt; Beschrijven wanneer, in welke vorm door wie aan de raad en/of de commissie wordt gerapporteerd over ontwikkelingen bij gemeenschappelijke regelingen; Prioriteiten formuleren voor de politiek bestuurlijke aandacht voor gemeenschappelijke regelingen waaraan Tiel deelneemt; Een relatie leggen met de bestuurlijke jaarkalender die in de maak is; Een relatie leggen met de Tielse leden van de regionale agendacommissie van de regio Rivierenland. Van de griffie wordt verwacht dat aan deze werkgroep inhoudelijk, procesmatige, secretariële en administratieve ondersteuning wordt verleend. 5. Ontwikkelingen op het gebied van (digitale) communicatie Op dit moment treedt de gemeenteraad structureel alleen naar buiten via de informatieve besluitenlijst van de raadsvergaderingen. Daarnaast verzorgt StadsTV het programma Graadmeter en interviews met raadsleden via het programma Koetshuis. Ook verschijnt er een wekelijkse column van een raadslid in de Stad Tiel. Het verdient aanbeveling een visie te ontwikkelen op het gebied van voorlichting en communicatie. Te denken valt aan de inzet van twitter, facebook, (digitale) nieuwsbrief van de raad, gast van de raad en open raadsinformatie. Dit zal van de griffie inzet vragen op het gebied van verzorgen van de informatie en het beheer en onderhoud van de communicatiemiddelen. Bij deze ontwikkeling kan ook worden betrokken de wijze van verslaglegging van vergaderingen van de raad en de commissies. Voor de raad wordt een beroep gedaan op een notulistenbureau. De kosten hiervoor bedragen jaarlijks ca 20.000. Hiervoor worden woordelijke verslagen van de raadsvergaderingen opgesteld. Daarnaast verzorgt de griffie de beknopte samenvattende verslagen van de raadscommissies en het presidium. De urenraming voor deze verslaglegging vindt u terug in het overzicht van de inzet van de formatieve capaciteit van de griffie (bruto 293 uur op jaarbasis). Door invoering van audio-visuele verslaglegging kunnen aanzienlijke kosten worden bespaard en kan de capaciteit van de griffie anders (netto 210 uur minder verslaglegging) en beter worden ingezet. Ook wordt zo bijgedragen aan een moderner openbaar bestuur in Tiel (beeldtaal i.p.v. spreektaal en het geschreven woord). Audiovisuele verslaglegging moet worden ondersteund door besluitenlijsten die nu reeds deels worden gemaakt. Afhankelijk van het te kiezen systeem zal ook hiervoor capaciteit van de griffie moeten worden ingezet. 9
Bij de verbouwing van de raadszaal is rekening gehouden met de technische mogelijkheden van audiovisuele verslaglegging. De griffie zal een uitgewerkt voorstel aan het presidium voorleggen. 6. Ambtelijke bijstand In de verordening ambtelijke bijstand van 21 mei 2003 is de ondersteuning door de griffie en de ambtelijke organisatie geregeld. Naast de verzoeken om informatie wordt de bijstand door ambtenaren geregeld. De griffier of de secretaris verzoekt een ambtenaar tot het verlenen van bijstand. Deze bijstand wordt verleend tenzij de secretaris beoordeelt dat de bijstand moet worden geweigerd. In de praktijk worden verzoeken om bijstand (in de regel via de griffier) uitsluitend gevraagd aan de secretaris. Steeds vaker worden deze verzoeken niet gehonoreerd. Met verzoeken om bijstand is in principe geen rekening gehouden bij het bepalen van de ambtelijke capaciteit. De beschikbare ambtelijke capaciteit is/wordt met de organisatie ontwikkeling Expeditie Tiel veel scherper in kaart gebracht. Daarnaast komen verzoeken om bijstand voor zaken die de raad zelf entameert steeds scherper onder druk te staan als gevolg van de bezuinigingen op de ambtelijke organisatie. Op dit moment worden de daardoor ontstane knelpunten in de organisatie in kaart gebracht om op enig moment te worden gedeeld met het presidium. Deze ontwikkeling vraagt daarom van de raad om gevraagde werkzaamheden scherper te prioriteren dan wel te temporiseren. 10
VISIE OP DE ONDERSTEUNING DOOR DE GRIFFIE a. De basis Artikel 107a Gemeentewet stelt dat de griffier de raad ter zijde staat. Dit is een open normstelling. Hiermee wordt niet aangegeven waarbij en hoe de raad ter zijde wordt gestaan. De wetgever laat dit over aan de raad zelf. De wettelijke kerntaak van de raad in een vertegenwoordigende democratische rechtstaat is het nemen van besluiten. De raadsleden zijn gekozen om hun visies op de samenleving om te zetten in besluiten (openbaar, controleerbaar en volgens beginselen van behoorlijk bestuur). Functionarissen die daarbij ter zijde staan moeten het nemen van besluiten dus mogelijk maken. De kern van de visie op de functie griffier en de griffie ligt dus in het waarborgen van waarden die de democratische rechtstaat ondersteunen. De eerste loyaliteit ligt bij het mogelijk maken, ondersteunen en verbeteren van (zuivere) democratische besluitvorming volgens de regels van onze rechtstaat. In de dagelijkse praktijk betekent dit loyaliteit van de griffier en de griffie aan de raad. De griffie hanteert hierbij een aantal procedurele kernwaarden. Deze zijn: - neutraliteit - rechtmatigheid - transparantie - dienstbaarheid en loyaliteit Neutraliteit waarborgt dat de griffie geen inhoudelijke partij is in de besluitvormingsprocessen. De uitkomst van de besluitvorming wordt niet gestuurd in een bepaalde inhoudelijke richting. De griffie gedraagt zich onbevooroordeeld in de richting van alle partijen. Met rechtmatigheid wordt bedoeld dat de griffie zich houdt aan de regels en de wettelijke kaders. Bij rechtmatigheid speelt ook de redelijkheid en de billijkheid een rol. Transparantie staat voor het zich open opstellen, openheid geven en verantwoording kunnen afleggen voor het handelen. Dit vloeit voort uit het gegeven dat medewerkers van de griffie zijn benoemd door of namens de gekozen volksvertegenwoordiging (de raad). Dienstbaarheid en loyaliteit aan de raad duidt op de rol van de griffie. Deze rol lijkt evident, maar is minder eenvoudig te vervullen bij de diverse belangen die in de gemeente kunnen spelen. b. Veranderende samenleving Maar er is meer. Eerder is de maatschappelijke ontwikkeling van burger- en overheidsparticipatie in dit plan beschreven. Deze ontwikkeling vraagt deels om een andere vorm van ondersteuning waarbij advisering over en begeleiding van processen en veranderende rollen meer nadruk zullen krijgen. Dit laat onverlet dat de hierboven beschreven kernwaarden voor de rol van de griffie nog steeds gelden. Maar ook voor de griffie betekent de ontwikkeling dat de oriëntatie minder komt te liggen op de klassieke overheidstaak en meer op de maatschappelijke ontwikkelingen. De set competenties van de griffiemedewerkers zal naar verwachting hierop moeten worden aangepast. Te denken valt aan innovatie en ondernemerschap. c. Digitale ontwikkelingen Digitalisering is onderdeel van de veranderende samenleving. Digitalisering heeft op een aantal onderdelen in dit plan daarom ook een plek gekregen. Digitalisering van de besluitvorming betekent dat de stukkenstroom efficiënter wordt. Audiovisuele verslaglegging draagt bij aan de beeldcultuur en samen met de digitale communicatie ontstaan meer mogelijkheden om inwoners te informeren, te betrekken bij en te laten participeren in het besturen van de gemeente. 11
d. Samenvattend: Met inachtneming van de kernwaarden streeft de griffie naar moderne, effectieve en efficiënte ondersteuning van de raad in een veranderende samenleving. Hieronder is een matrix opgenomen waarin schematisch (mogelijke) rollen van de griffie zijn weergegeven. Het kan u helpen om te bepalen: 1. welke ondersteuning u nu ervaart 2. aan welke ondersteuning u nu en in de toekomst behoefte heeft. De griffie heeft bij wijze van vingeroefening in de matrix aangegeven welke ondersteuning momenteel wordt geboden (zwarte punten en lijnen). 1 2 expert inhoud vraagbaak adviseur reactief ondersteuner / facilitator inhoudelijk /procesadviseur beleidscontroller inhoudelijke coach/trainer probleemoplosser (integriteits)coach conflictoplosser mediator persoonlijke coach/trainer aanspreken op raadsrollen visionair onderzoeker waarschuwer (project)trekker procesontwerper socialmediamoderator informeel leider netwerker activator initiatievenbank werkvormspecialist onderhandelaar proactief ondernemer initiatiefnemer mens- en relatiegericht verbinder 3 4 12
BASIS RAMING FORMATIEVE CAPACITEIT EN INZET GRIFFIE 2016 1. Feitelijke gegevens en aannames voor berekening capaciteitsinzet Het functieprofiel van de griffier volgens de methode HR 21 is het meest recente (december 2013) document dat namens de raad is vastgesteld en waaruit taken van de griffie en organisatie-aspecten van de griffie kunnen worden afgeleid. Het functieprofiel is bijgevoegd in bijlage 3. Ten behoeve van de beschrijving van de ongewijzigde formatieve capaciteit en inzet van uren over taken en activiteiten in 2016 is een nieuwe taakbeschrijving gemaakt waaraan concrete activiteiten zijn gekoppeld. Om een raming van de formatie capaciteit over de onderscheiden taken te kunnen maken moet eerst het aantal productieve uren worden berekend. Functiebenamingen Formatie uren per week Aantal formatie uren op jaarbasis Beschikbare productieve uren op jaarbasis Medewerker administratief en 36 1.872 1.380 secretarieel II Medewerker administratief en 28 1.456 1.073 secretarieel II Raadsadviseur/Loco-griffier 32 1.664 1.227 Griffier 36 1.872 1.380 Totalen 132 6.864 5.060 Voor de berekening van de beschikbare productieve uren is de berekening gehanteerd die geldt voor de organisatie van de gemeente Tiel. Hierbij worden van de beschikbare formatie uren afgetrokken de uren voor verlof, ADV, ziekteverzuim, doktersbezoek e.d. Het betreffen hier de improductieve uren. Ook de indirect productieve uren voor studie en overleg worden in mindering gebracht. Tot slot worden de uren voor coördinatie zoals het voeren van werkoverleg, voortgangsgesprekken en de individuele HRM-gesprekken in mindering gebracht op het aantal productieve uren. In bijlage 1 is opgenomen het schema met de uitsplitsing van taken en activiteiten en de benodigde en beschikbare capacitiet met als basis 2015. De aan de activiteiten gekoppelde uren zijn gebaseerd op ervaringscijfers van de griffie en calculaties van benodigde uren voor deze activiteiten. Ook is een onderscheid gemaakt in basistaken (wettelijke taken van de raad) en plustaken (taken die verband houden met de taken van de raad). In het schema wordt uitgegaan van: 33 commissievergaderingen (bestuur, ruimte, samenleving en beleidscyclus) met een gemiddelde vergaderduur van 3 uren (19.30 uur 22.30 uur) 10 reguliere raadsvergaderingen met een gemiddelde vergaderduur van 3,5 uren (19.30 uur 23.00 uur) begrotingsraad en perspectievennota / jaarrekening (8+4 = 12 uur) 10 beeldvormingsavonden met een gemiddelde duur van 2,5 uur per avond. 13
2. Varianten voor de capaciteitsinzet van de griffie in 2016 In de voorgaande hoofdstukken zijn de ontwikkelingen geschetst die van invloed zijn op de capaciteitsinzet van de griffie (kwaliteit en kwantiteit). De raad kan hieraan sturing geven op basis van de ondersteuningsbehoefte. Om sturing te kunnen geven worden hierna een drietal varianten (op hoofdlijnen) uitgewerkt. Deze varianten hebben betrekking op het jaar 2016, maar hebben hun weerslag op volgende jaren. Dat geldt uiteraard ook voor de keuzes die gemaakt worden. a. Variant 1: doorgaan op de ingeslagen weg en inboeken bezuiniging op personeelsbuget b. Variant 2: investeren in de representatieve democratie c. Variant 3 investeren in de participatie democratie Variant 1: doorgaan op de ingeslagen weg en inboeken bezuiniging op personeelsbuget In deze variant wordt, conform de bestaande afspraken binnen de ambtelijke organisatie, de formatie pensioenganger in mindering gebracht op totale beschikbare formatie. Dit betekent dat de hoeveelheid beschikbare produktieve uren afneemt van 5060 naar 3987 (21%). Omdat deze situatie zich per 1 mei 2016 voordoet betekent dit in 2016 een afname van het aantal beschikbare produktieve uren met 626 uur. Vanaf deze datum is sprake van een vrijvallend personeelsbudget van 26.000,- in 2016. Het effectueren van deze bezuiniging betekent een herprioritering van de werkzaamheden (uitvoeren van administratieve werkzaamheden op een hoger dan administratief niveau), het schrappen van taken en werkzaamheden en het temporiseren van werkzaamheden. Uitgangspunt daarbij is dat het primaire proces van de stukkenstroom richting commissies, presidium en raad in tact blijft. Hierbij wordt geen rekening gehouden met een aantal (deels autonome) effecten op de capaciteitsinzet in 2016. Hierbij valt te denken aan: a. Het na besluitvorming doorvoeren van een ander vergadermodel waardoor de piekbelastingen op de griffie mogelijk kunnen afvlakken en de hoeveelheid vergaderingen verminderen (levert naar schatting maximaal 630 uur op). b. De besluitvorming intern wordt gedigitaliseerd en planmatiger verloopt (levert naar schatting 300 uur op). c. Het invoeren audio-visuele verslaglegging (levert naar schatting 260 uur per jaar op). Als gekozen wordt voor deze variant zal een nader voorstel worden uitgewerkt om de werkzaamheden te herprioriteren, te verminderen of geheel af te bouwen. Het ligt in de lijn om de plustaken zoals beschreven in bijlage 1 onder de loep te nemen. Voor 2017 zal bij deze variant een aanvullende herprioritering van 450 uren moeten worden doorgevoerd. Variant 2: investeren in de representatieve democratie In de voorgaande hoofdstukken zijn ontwikkelingen geschetst die te maken hebben met het versterken van en investeren in de representatieve democratie in Tiel. Het gaat hierbij ook om ontwikkelingen waar reeds (deels) besluitvorming over heeft plaatsgevonden. Concreet kan hierbij worden gedacht aan: Raadswerkgroep verbonden partijen, p&c cyclus gemeenschappelijke regelingen Onderzoek en besluitvoorbereiding over een (ander) vergadermodel Ondersteunen bij het onderhoud van het rolbewustzijn van de raad (voorlichting, advisering coaching over instrumenten) Herstel van de rekenkamerfunctie 14
Mede opstellen of toetsen van startnotities voor het vrij debat in de raad en bespreeknota s rechtstreeks in de raad Inzet social media in de communicatie van de raad Versterken inzet digitale middelen zoals audio-visuele verslaglegging In de capaciteitsberekening in bijlage 1 is voor ondersteuning bij de genoemde activiteiten rekening gehouden (m.u.v. de inzet van social media en de inzet van digitale middelen zoals audio-visuele verslaglegging). Onder ondersteuning wordt verstaan: inhoudelijke en proces advisering, het voeren van regie, het plannen van vergaderingen, verslaglegging en uitvoering van genomen besluiten. Om in 2016 de beschreven ondersteuning te kunnen blijven bieden en enkele ontwikkelingen te versnellen zijn aanvullende maatregelen nodig, te weten: - Inhuur van tijdelijke administratieve kracht om de huidige piekbelasting op de griffie te kunnen opvangen totdat een ander vergadermodel is ingevoerd en de effecten daarvan op de ondersteuningsbehoefte kunnen worden vertaald - Tijdelijke inhuur van extra deskundigheid op minimaal HBO-niveau om b.v. besluitvorming over het vergadermodel en over audio-visuele verslaglegging versneld voor te bereiden en af te ronden in 2016. Te denken valt aan een stageplaats of een trainy-functie. Het vrijvallend personeelsbudget ad 26.000 zou hiervoor in 2016 kunnen worden ingezet. Variant 3: investeren in de participatie democratie Burgerparticipatie is in gang gezet. Het programmaplan burgerparticipatie is besproken in de commissie bestuur. In het kader van de stadsvisie is aan de raad een rol toegekend. Bij het jaarthema 2015 heeft de raad burgerinitiateven gestimuleerd en gefaciliteerd. Een fundamentele discussie over de rol en betekenis van de participatie democratie voor het functioneren van de raad is echter nauwelijks gevoerd. Moet het functioneren van de raad veranderen en zo ja wat dan en hoe dan? Binnen de griffie is onvoldoende capaciteit (kwantiteit en kwaliteit) beschikbaar om een dergelijke discussie goed voor te bereiden, te begeleiden en de uitkomsten te borgen. Het vrijvallend personeelsbudget ad 26.000 zou voor de inhuur van externe deskundigheid in 2016 kunnen worden ingezet. Begeleiding van een externe kan plaatsvinden uit het midden van de raad daarin bijgestaan door de griffie. Op dit moment zijn de uitkomsten van een dergelijke discussie niet te overzien en te vertalen naar de capaciteitsinzet van de griffie. Evenals bij variant 1 zal voor 2016 een nader voorstel worden uitgewerkt om de werkzaamheden te herprioriteren, te verminderen of geheel af te bouwen om de capaciteitsvermindering op te vangen. Het ligt in de lijn om de plustaken zoals beschreven in bijlage 1 onder de loep te nemen. 15
BUDGETTEN VAN DE RAAD Voor de volledigheid is de beheersbegroting 2016 van het team griffie als bijlage 4 opgenomen. In deze begroting zijn de budgetten van de raad, de griffie en de rekenkamer opgenomen. De griffier is aangewezen als beheerder van daarin opgenomen budgetten. Twee posten vragen hier een korte toelichting, te weten: ECL Omschrijving ECL Beheersbegroting 2016 Toelichting 34200 Overige materiële kosten 7.000 Beeldvormingsavonden 34195 Kosten projecten 2.750 Vrij besteedbaar voor b.v. het opstarten van nieuwe raadswerkgroepen Budget Jaarthema 2016 Jongeren 15.000 Nog niet in begroting verwerkt De overige posten zijn niet of niet op korte termijn te beïnvloeden. JAARVERSLAG EN ACTUALISATIE Met dit griffieplan is de basis gelegd voor een jaarlijkse evaluatie van de taken en ureninzet. In een jaarlijks uit te brengen verslag zullen de resultaten worden vermeld en verantwoording worden afgelegd. De actualisatie en bijstelling van de taken en de ureninzet zal worden opgenomen in het griffieplan voor het volgende jaar. Beide documenten worden op voorstel van het presidium aan de raad in oktober ter vaststelling voorgelegd (invulling geven aan artikel 107e van de Gemeentewet). de griffie 16