Handleiding gebruik Citymail Versie : 4.0.1 Jaar : 2014 Auteur : Citymail BV / Charly Traarbach Citymail BV Copyright 1
Citymail BV, Nederland 2014 Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd en/of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van Citymail BV Citymail BV Copyright 2
1 Introductie Citymail Citymail is een online verzend applicatie waarmee u eenvoudig gebruik kan maken van verschillende distributeurs. Zendingen voormelden, adreslabels printen, zendingen volgen etc. kan allemaal vanuit één applicatie. Met de Citymail webservice kunnen externe systemen worden gekoppeld aan Citymail. U kunt Citymail koppelen aan uw webwinkel, maar ook aan ERP, WMS of andere bedrijfsapplicaties. In deze handleiding wordt beschreven hoe u met Citymail kunt werken. Hoofdstuk 2 gaat over een aantal zaken die van toepassing zijn voordat u gaat starten. Hoofdstuk 3 beschrijft hoe u zendingen (handmatig) kan aanmaken of via een Excel bestand kunt importeren. In hoofdstuk 4 wordt de verwerking en beheer van de zendingen uitgelegd, zoals bijvoorbeeld het voormelden en printen. Ook aan bod komen het beheren en volgen van uw zendingen. Hoofdstuk 5 helpt u bij het instellen van uw Citymail account. U kunt hier lezen hoe adressen te wijzigen, voorkeurinstellingen aan te brengen, de email notificatie te configureren en uw verzendopties te beheren. U vindt altijd een digitaal exemplaar van de laatste versie handleiding via HELP /Downloads in uw Citymail klantaccount. Ook stuurt Citymail frequent Release Notes met nieuws en uitleg over de laatste wijzigingen en aanpassingen. Mochten er toch nog vragen zijn, raadpleeg dan support@citymail.nl. Citymail BV Copyright 3
2 Voordat u kunt starten 2.1 Installeer een web browser Om Citymail te gebruiken dient u een up-2-date browser te gebruiken, een aantal voorbeelden zijn: Google Chrome (35.0.1916.114 m) Deze browser is gratis te downloaden via de volgende link: https://www.google.com/intl/nl/chrome/browser/ Firefox (29.0.1) Deze browser is gratis te downloaden via de volgende link: http://www.mozilla.org/en-us/firefox/fx/#desktop Internet Explorer (11.0.9600. 17107) Deze browser is gratis te downloaden via de volgende link: http://windows.microsoft.com/nl-nl/internet-explorer/products/ie/home Voor het verzenden van data maakt Citymail gebruik van versleuteling via SSL encryptie. Op deze wijze kunt u er zeker van kan zijn dat alle gegevens veilig worden verzonden. Meer informatie over Citymail en het SSL certificaat vindt u door op het slotje in uw web browser te klikken. Wij adviseren ons systeem enkel te gebruiken in Google Chrome. Citymail BV Copyright 4
2.2 Aanmelden via de Citymail website Rechts bovenin vind u de knop login : U kunt hierna een gebruikers account aanmaken, het scherm ziet er als volgt uit: Hier dient u uw contactgegevens in te vullen, na het aanmelden ontvangt u een e-mail met een activatie link. U dient hierop te klikken om uw account bij Citymail te activeren. Citymail BV Copyright 5
U zal daarna door worden verwezen naar de pagina account details waarbij extra informatie ingevuld dient te worden, het scherm ziet er als volgt uit: Dit dient volledig ingevuld te worden. Als dit allemaal is ingevuld zult u doorverwezen worden naar het dashboard van Citymail. Let op! De account details kunnen niet meer worden aangepast nadat deze zijn opgeslagen. Dit kan enkel via de klantenservice. Citymail BV Copyright 6
2.3 Naar Mijn account U kunt via de knop rechts bovenin login inloggen met uw account gegevens: Wanneer u het wachtwoord bent vergeten kunt u via Wachtwoord vergeten? het wachtwoord laten resetten. U ontvangt dan een e- mail met verdere instructies. U kunt het wachtwoord ook ten aller tijden veranderen in uw dashboard omgeving via de tab Verander login gegevens : Citymail BV Copyright 7
2.4 Verzendprofiel instellen Om een zo goed mogelijk voorstel en contract voor u uit te werken dient het zogenaamde Verzendprofiel ingevuld te worden door u. Pas als deze volledig is ingevuld kan Citymail u aansluiten waardoor u toegang krijgt tot de verzendsoftware, het verzendprofiel kunt u vinden aan de linkerzijde in het menu van het dashboard in uw Mijn account omgeving: Na het opslaan van uw verzendprofiel kan het 5 tot 7 werkdagen duren voordat u wordt aangesloten en de verzendsoftware kan gebruiken. Wij nemen binnen de gestelde tijd persoonlijk contact met u op om het contract in orde te maken. Let op! Het verzendprofiel kan niet meer worden aangepast nadat deze is opgeslagen. Citymail BV Copyright 8
2.3 Naar uw Mijn account U kunt via de knop rechts bovenin login inloggen met uw account gegevens: Na het inloggen komt u terecht in de overzichtspagina ( dashboard ) van uw account. Als uw registratie / contract nog niet is ondertekend en geactiveerd ziet uw dashboard er als volgt uit: Citymail BV Copyright 9
3 Zendingen aanmaken Als u contract is geactiveerd dan kunt u gemakkelijk via het dashboard nieuwe zendingen aanmaken: Let op! De zendingen opties zijn pas beschikbaar nadat het contract is getekend met Citymail. Er zijn 3 manieren om een verzendopdracht aan te maken: 1. Handmatig invoeren via Maak een zending aan 2. Excel bestand importeren via Maak een zending aan -> bulk zendingen aanmaken 3. Via een Citymail webservice (koppeling met uw eigen webwinkel bv.) Voor het koppelen via de webservice verwijzen we u naar de handleiding van Citymail Web Integration Manuel. Citymail BV Copyright 10
3.1 Handmatig een zending aanmaken Als u op de knop Maak een zending aan klikt, gaat u standaard naar een handmatige zending aanmaken. Citymail BV Copyright 11
3.2 Handmatig een zending aanmaken in stappen Als u op de knop Maak een zending aan klikt gaat u standaard naar een handmatige zending aanmaken, het scherm ziet er als volgt uit: U moet nu een stappenplan doorlopen om de verzending definitief te maken. Stap 1. land & distributeur Hier selecteert u het land waar u naar toe wilt verzenden en welke distributeur u daarvoor gaat gebruiken: U kunt nu verder naar stap twee door op de knop Volgende te drukken. Citymail BV Copyright 12
Stap 2. adressen Hier selecteert u het verzend-, retour- en afzend adres, hier kunt u ook direct nieuwe adressen toevoegen aan uw adressenboek, om adressen te wijzigen of importeren in het adresboek zie punt 3.2.1: U kunt nu verder naar stap drie door op de knop Volgende te drukken. Citymail BV Copyright 13
Stap 3. pakket informatie Hier vult u de pakket informatie in en selecteert u de bezorg matrices, daarnaast kunt u hier opgeven of het een colli verzending betreft (meerdere pakketjes) of een losstaande verzending: U kunt nu verder naar stap vier door op de knop Volgende te drukken. Stap 4. verzend opties Hier selecteert u de verzend optie, eventuele verzekerde bedrag (afhankelijk van distributeur) en het gewicht van het pakket: U kunt nu verder naar stap vijf door op de knop Maak een voorlopige zending aan te drukken. Citymail BV Copyright 14
Stap 5. zending overzicht Hier heeft u een totaal overzicht van uw zending. Dit dient u goed te controleren voordat u de zending definitief aanmaakt: U kunt nu verder naar stap zes door op de knop Maak de zending aan te drukken. U krijgt dan een pop-up ter bevestiging, klik op ok Let op! Zorg dat uw browser pop-ups accepteert (vaak krijgt u een melding bovenin de browser balk) Citymail BV Copyright 15
Stap 6. print uw verzendlabel(s) Uw verzending is nu definitief aangemaakt, u dient nu alleen nog de label(s) te printen, u kunt een selectie maken tussen een Laser of Zebra printer: Als u eenmaal op Print label(s) heeft gedrukt krijgt u een pop-up met de verzendlabel(s) in PDF format. 3.2 Adresboek wijzigen, adressen importeren U heeft de mogelijkheid om adressen die u veel gebruikt toe te voegen aan het adresboek, ook kunt u via een Excel import uw adressen gemakkelijk importeren in uw Mijn account omgeving. U kunt op twee manieren een adres toevoegen aan uw adresboek, als u een zending aanmaakt of in uw dashboard. 3.2.1 Adres toevoegen tijdens het aanmaken van een zending Bij stap 2 bij het aanmaken van een nieuwe zending kunt u een nieuw verzendadres gemakkelijk toevoegen aan uw adresboek door de optie Voeg toe aan adresboek aan te vinken: Citymail BV Copyright 16
U kunt ook een adres importeren via een *.xls bestand, klikt u dan op Adres importeren bij stap 2. U krijgt daarna een popup waar u het *.xls bestand kunt uploaden: Na het importeren krijgt u een melding of de adressen succesvol zijn toegevoegd. Citymail BV Copyright 17
4 Administratie Op het Dashboard van uw account kunt u onder administratie alle overzichten van de orders, facturen en reclamaties bekijken. 4.1 Orders Alle orders kunt u vinden onder mijn account (uw dashboard). Hier bevindt zich onder het kopje administratie de optie Orders. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een overzicht van alle orders inclusief Oder ID, Datum, Verzendstatus en Totaal. 4.1.1 Orders zoeken U kunt ook specifiek een order zoeken door op Zoeken te klikken. U dient de bovenstaande vlakken in te vullen, waarna u op zoeken klikt zal de order verschijnen. U kunt het veld leeg maken om het opnieuw te gebruiken door op Reset te klikken. Citymail BV Copyright 18
4.1.2 Orders bekijken Als u de order wilt bekijken dient u op het Order ID nummer te klikken. Wanneer u dat heeft gedaan krijgt u een overzicht te zien van de desbetreffende order. Dit ziet er als volgt uit. 4.2 Facturen De facturen kunt u bekijken door op uw dashboard onder administratie op Facturen te klikken. Vervolgens verschijnt er een overzicht van alle facturen inclusief de volgende informatie: Factuur nummer, Uitgebreid, Datum, Verzendstatus en Totaal bedrag. 4.2.1 Factuur bekijken als PDF. U kunt net als bij Orders zoeken naar een specifieke factuur. Dit doet u door op Zoeken te klikken. Wanneer u het desbetreffende order heeft gevonden en u wilt de factuur bekijken, dient u op Open te klikken. Vervolgens verschijnt er een PDF. in uw web-browser met het factuur. Door te klikken op het factuurnummer opent u een standaard voorblad administratie factuur. Wilt u een uitgebreide factuur met een overzicht van alle zendingen dan dient u te klikken op Open onder de kolom Uitgebreid. 4.2.2 Factuur downloaden als PDF. Wanneer u de factuur wilt downloaden als PDF. dient u op het Factuur nummer te klikken. De factuur zal dan automatisch worden gedownload in PDF en worden opgeslagen op uw computer. Citymail BV Copyright 19
4.3 Reclamaties De facturen kunt u bekijken door op uw dashboard onder administratie op Reclamaties te klikken. Vervolgens verschijnt er een overzicht van alle reclamaties inclusief ID, Onderwerp, Product, Label ID, Datum en Verzendstatus. 4.3.1 Onderwerp Wanneer u meer informatie wilt zien over het Onderwerp dient u op het onderwerp te klikken. In dit geval is dat dus Test. Wanneer u op het onderwerp heeft geklikt verschijnt er een overzicht zoals hier boven. Hier vind u alle informatie over het onderwerp zoals ID, Label ID, Verzendstatus, Product, Onderwerp en Beschrijving. Citymail BV Copyright 20
4.3.2 Label ID / Track & trace Als u onder Reclamalties (zie 4.3) op Label ID klikt krijgt u een overzicht te zien met Status datum, Verzendstatus, Postcode en Land. Track & trace Wanneer u op klik hier onderin de pagina klikt, komt u op de website van DHL. Hier kunt u alles zien over het desbetreffende pakket. Zoals bijvoorbeeld de zendingstatus van het pakket, de zending historie, de vestiging waar het pakket zich bevindt en door wie het pakket bij aanname getekend is. 4.3.3 Voeg een reclamatie toe Een reclamatie kunt u toevoegen door te klikken op Voeg een reclamatie toe. Vervolgens komt u op de volgende pagina. Op deze pagina kunt u, nadat u alles heeft ingevuld, een reclamatie toevoegen. Citymail BV Copyright 21
Alle drie de vlakken dienen te worden ingevuld. Dus Label ID, Onderwerp en Beschrijving. Dan kunt u de reclamatie pas verzenden. Citymail BV Copyright 22
5 Belangrijke berichten Regelmatig voeren wij in ons platformaanpassingen door of zijn er belangrijke mededelingen vanuit DHL. Vanaf Deze berichten kunt u terug lezen in uw eigen account. Zo bent u altijd direct op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Deze berichten zijn te zien op uw dashboard of via het menu. Citymail BV Copyright 23
6 Adresboek 6.1 Voeg adres toe In uw adresboek heeft u een overzicht van al uw adressen inclusief naam van het bedrijf, naam van de persoon in kwestie, het adres en de e-mail. U kunt een nieuw adres toevoegen, of de huidige adressen bewerken of verwijderen. Wanneer u een nieuw adres wilt toevoegen dient u te klikken op Voeg een nieuw adres toe. Vervolgens krijgt u pop-up met een veld dat u moet invullen. Wanneer u dit heeft gedaan, klikt u op Opslaan om het desbetreffende adres op te slaan in uw adresboek. 6.2 Adres importeren U kunt ook een adres importeren door te klikken op Adres importeren. Wanneer u dit heeft gedaan kunt u hier een bestand kiezen en importeren naar uw adresboek. Citymail BV Copyright 24
7 Help Citymail beschikt ook over een help pagina. Via deze pagina kunt u een overzicht bekijken van alle bestaande verzendopties die vanuit DHL worden aangeboden. Citymail BV Copyright 25
8 Systeem instellingen Onder Systeem instellingen kunt u de volgende opties kiezen. 1. Verzend matrix 2. Colli 3. Profiel instellingen 8.1 Verzend matrix Wanneer u zich bevind op de Verzend matrix pagina kunt u een land selecteren. Als u een land heeft geselecteerd kunt u aan de hand van de volgende gegevens gaan instellen. Onderin de pagina kunt u vervolgens op Opslaan klikken. Citymail BV Copyright 26
8.2 Colli Als u zich bevind op de Colli pagina kunt u een land selecteren. Wanneer u dit gedaan heeft verschijnt er een overzicht van de Colli Shipping Options. Hieronder zie u een klein fragment van deze pagina. 7.3 Printer type Onder Printer type kunt u de printer selecteren die u gebruikt. Hierna klikt u op Opslaan. Citymail BV Copyright 27
9 Klantenservice Via deze pagina kunt u alle gegevens terug vinden om contact op te nemen met Citymail. Als u op Klantenservice heeft geklikt komt u op de volgende pagina. Doordeweeks is de klantenservice beschikbaar van maandag tot en met vrijdag tussen 09:00 en 18:00. U kunt ook altijd contact opnemen via de mail naar care@citymail.nl. Citymail BV Copyright 28
Ook kunt u contact met ons opnemen via een contact formulier. Deze optie vind u links in het menu onder Contact. Wanneer u het contact formulier heeft ingevuld dient u op Verzend bericht te klikken. Citymail BV Copyright 29