Team: Operating Office Entiteit: Toerisme Vlaanderen Niveau: A1 Graad: Adjunct van de Directeur Standplaats: Grasmarkt 61, 1000 Brussel Vacaturenummer: 25382 Toerisme Vlaanderen werft aan: BUSINESS PARTNER FINANCIËN FUNCTIEBESCHRIJVING In bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum, 24 januari 2016, voldoe je aan onderstaande voorwaarden: JE DIPLOMA Je hebt een Master diploma. JE WERKERVARING Je hebt minstens 2 jaar aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij inschrijving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. ONS AANBOD Je wordt voltijds tewerkgesteld met een contract van onbepaalde duur. Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. 1
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van Adjunct van de directeur (rang A111) met de bijbehorende salarisschaal, in een contract onbepaalde duur. Om exact te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: www.werkenvoorvlaanderen.be Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 12 maanden vormen een inwerkperiode. Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Preselectie Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van het sollicitatieformulier: motivatie, werkervaring, functiespecifieke kennis, pc-kennis en talenkennis, Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats eind januari 2016. De 20 hoogst gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende fase (case). Case: Selectietest in de vorm van een case waarbij gepeild worden naar de functiespecifieke kennis. De 6 hoogst scorende geschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde. Je ontvangt deze case begin februari 2016. Eindgesprek: Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: technische competenties, gedragscompetenties, inpasbaarheid binnen de organisatie, motivatie en werkervaring. De geslaagden worden gerangschikt op basis van het behaalde resultaat. Deze rangschikking wordt bij de aanwerving in acht genomen. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de eerste helft van maart 2016 (vooropgesteld). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. 2
Werfreserve: Er wordt een werfreserve aangelegd van twee jaar met mogelijkheid tot verlenging. Bij weigering van opname van de functie door de eerste in de rangschikking, wordt de functie aangeboden aan de eerstvolgende kandidaat in de rangschikking. TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. HOE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 24 januari 2016. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier via mail naar l.craessaerts@searchselection.com. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer 25382. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 24 januari 2016 naar ons stuurt (de datum van verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op www.werkenvoorvlaanderen.be Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Maarten Stieperaere Tel. : 02/504 03 10 e-mail: maarten.stieperaere@toerismevlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Search & Selection Tel. : 02/759.22.10 E-mail : l.craessaerts@searchselection.com Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be 3
Functiebeschrijving: Business Partner Financiën Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: Adjunct van de Directeur Niveau: A1 Standplaats: Brussel 4
DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: Toerisme Vlaanderen - Team: Operating Office 1.2. FUNCTIECONTEXT 1.2.1. Entiteit: Toerisme Vlaanderen Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen-Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. 1.2.2. Team: Operating Office Alle collega's van Toerisme Vlaanderen, zowel in het binnenland als in het buitenland, moeten zich voluit kunnen focussen op toerisme. Ze kunnen werken in een aangename en dynamische werkcultuur en - omgeving, weten welke resultaten van hen worden verwacht en beschikken over de middelen die ze nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren. De operating office zorgt voor een dienstverlening op maat van de collega's door zelf diensten te verlenen en de liaisonrol te vervullen naar externe dienstverleners. 1.3. FUNCTIEFAMILIE Organisatie ondersteunende functie 5
DEEL 2: DOEL VAN DE FUNCTIE EN RESULTAATSGEBIEDEN 2.1. DOEL VAN DE FUNCTIE De COO van de entiteit ondersteunen in het ontwikkelen en uitvoeren van een financieel beleid voor de entiteit om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt worden. Concreet, de Business Partner Financiën: Heeft inzicht in de processen, opdrachten en doelstellingen van de entiteit en geeft het directieteam van de entiteit advies over het financieel beleid dat daar het beste bij aansluit. Oefent een signaalfunctie uit naar het directieteam betreffende financiële materies door deze proactief aan te kaarten. Legt de verbinding tussen begroting en boekhouding en is een sleutelfiguur in het ontwikkelen van het financieel beleid van de entiteit en de uitvoering ervan. Identificeert de nodige veranderingen in de entiteit en de nood aan veranderingsbeleid. Coacht leidinggevenden met het oog op hun maturiteit op het vlak van financiële planning en beheer. Is een verbindende factor met actoren binnen de Vlaamse overheid die werken op financiën en begroting: o Werkt mee aan het VO-brede financiële beleid door input te geven binnen relevante netwerken of aan relevante stakeholders en in co-creatie met hen het financiële beleid van de Vlaamse overheid mee vorm te geven. Geeft praktijkgerichte feedback over de ontwikkelde instrumenten en methodieken zodat de centrale dienstverleners hun dienstverlening nog beter zouden kunnen afstemmen op de noden van de klant. o Vertaalt de VO-brede krijtlijnen door naar het financiële beleid van de eigen entiteit. Wordt ondersteund door specialisten en administratieve medewerkers in de uitvoering van het beleid. 2.2. RESULTAATSGEBIEDEN 2.2.1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Analyseren, monitoren en verbinden van financiële en andere organisatiedata om op basis hiervan concrete acties te formuleren of financieel beleid bij te sturen - Continue interactie met de COO, leden van het directieteam en andere klanten om behoeften op vlak van begroting en boekhouding op te pikken, bij te sturen en te vertalen in acties - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen binnen de entiteit, het beleidsdomein, de Vlaamse overheid en de maatschappij op het vlak van financiën. Op basis van deze informatie anticiperen op risico s en opportuniteiten binnen de entiteit op het gebied van financiën - Verzamelen van klantenbehoeften - Voorbereiden van interne klantenbevragingen om de dienstverlening nog verder te kunnen verbeteren - Analyseren van ad hoc vragen 6
2.2.2. Dienstverlening uitbouwen en optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, uitbouwen en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein om de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - De richtlijnen op het vlak van begroting en boekhouding doorvertalen naar het beleid en de interne dienstverlening van Toerisme Vlaanderen en dit vervolgens via projecten en processen toepassen en verder uitbouwen - Het financiële beleid en -dienstverlening van Toerisme Vlaanderen en de Vlaamse overheid kenbaar maken zodat de interne klant de dienstverlening en de context waarbinnen deze past kent en hier maximaal gebruik van kan maken - Uitbouwen van netwerk van centrale en externe dienstverleners, bijvoorbeeld via raamcontracten of meerjarencontracten voor boekingen, correcties, BTW-aangifte, - Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort (overheidsopdrachten, budgetreservaties, ) 2.2.3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant om door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. - Ontwikkelen van innovatieve ideeën - Uitbouwen van gedegen business intelligence op het vlak van financiën met financiële kengetallen, bijvoorbeeld KPI s, forecasting, benchmarking, - (Mee) uitwerken van (onderbouwde) business cases, in co-creatie met de (interne) klanten en akkoord verkrijgen voor deze business cases 2.2.4. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Coacht leidinggevenden met het oog op hun maturiteit op het vlak van financiële planning en beheer - Adviseren van COO en directie, in het bijzonder over concrete vragen over begroting en boekhouding - Antwoorden op vragen van collega s - Proactief knelpunten signaleren en oplossingen voorstellen - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Rapporteren aan COO en directieteam over voortgang begroting en financiële kengetallen 2.2.5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. 7
- Bewaken van correcte toepassing van reglementering zoals periodieke rapportering, BTWaangifte, correctheid van boekingen, adviseringen bij het opstellen van begrotingen, kredietherschikkingen, en contacten aanwenden om specifieke aspecten rond reglementering na te (laten) kijken en opvolgen - Evalueren van de geleverde diensten door centrale en externe dienstverleners en leveranciers - Opvolgen van het budget - Uitvoeren van kwaliteitscontrole op aangeleverde rapportering - Uitvoeren van kwaliteitscontrole op boekhouding - Uitvoeren van kwaliteitscontrole op budgetten zoals bewaken dat ESR-begroting correct blijft, verzekeren dat kredietherschikkingen volgens de regels verlopen, - Bijhouden en/of ontsluiten van financiële kengetallen zoals doorlooptijd van betalingen, mate waarop de verantwoording van uitgaven tijdig gebeurt, - Voorzien en onderhouden van sjablonen (vorderingen, vrijgave van encours, ) - Begeleiden van bedrijfsrevisor en aanleveren van gevraagde informatie - Begeleiden van audits van het Rekenhof en aanleveren van gevraagde informatie 2.2.6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening om de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Dienstdoen als eerste aanspreekpunt zijn vanuit de entiteit m.b.t. begroting en boekhouding en de brug vormen met andere business partners van andere entiteiten en met de centrale dienstverleners - Dienstdoen als liaison met de centrale of externe dienstverleners zoals het Boekhoudkantoor - Dienstdoen als programmamanager voor corporate cards - Geven van demo s over technieken, tools, inzichten, - Leggen van (interne) contacten en hen feedback vragen om noden te kunnen inschatten en het effect van de genomen maatregelen te kunnen beoordelen - Voorbereiden van de personeelsvergadering met betrekking tot het luik financiën 2.2.7. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Leiden en/of deelnemen van projecten of acties met een impact op het financieel beleid of instrumentarium met het oog op maximale afstemming en integratie - Deelnemen aan multidisciplinaire projecten binnen de entiteit en over entiteiten heen. - Als rolmodel en adviseur optreden in financieel veranderingsmanagement - Coachen, challengen en ondersteunen van de leidinggevenden in het maken van de juiste financiële keuzes en in hun rol van sponsor/ambassadeur van projecten - Aangeven van implicaties van strategische en veranderingsprojecten op de begroting en/of boekhouding 8
2.2.8. Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein om ervoor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Mogelijks vanuit de eigen ervaring het beleid zelf vormgeven en ook doen aansluiten op het algemene beleid van de organisatie. - Ondersteunen en adviseren van de COO en het directieteam bij het vormgeven van de strategische toekomst van de entiteit (Bijvoorbeeld: bij missie/visie oefeningen, kerntakenplan, voorbereiding beleidsnota) - Uitbouwen van een geïntegreerd strategisch financieel beleid voor de entiteit - Samen met de specialisten en administratieve ondersteuners praktijkgerichte feedback over de ontwikkelde instrumenten en methodieken formuleren zodat de centrale dienstverlener de dienstverlening beter kan afstemmen op de noden van de klant - Voorbereiden van financieelbeleid - Voorbereiden van de begroting o Met de directie en relevante interne actoren budgetbesprekingen met het kabinet voorbereiden en uitvoeren o Opstellen van besluiten voor het kabinet o Verstrekken van overzichten en begrotingsfiches - Voorbereiden van aanpassingen aan inrichting van OraFin (boekhoudpakket) - Uitvoeren van risicoanalyses met (interne) klanten - Bijsturen van financieel beleid, middelen, technieken, om de effectiviteit en efficiëntie verder te verbeteren en de risico s beter te beheersen, in overleg met (interne) klanten en dienstverleners 2.2.9. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Coachen van specialisten en administratieve ondersteuners in het vergaren en uitbouwen van de vereiste kennis en expertise om hun opdracht te kunnen uitvoeren - Coördineren en uitwerken van begrotingsvoorstellen in overleg met directie, afdelingen, steunpunt en offices (inc. opvolgen voortgang van begrotingsdocumenten, inclusief adviezen van Inspectie van Financiën) - Opvolgen van centrale en externe dienstverleners en verzekeren dat de gemaakte afspraken en geldende regelgeving wordt nageleefd, bijvoorbeeld voor afsluitende verrichtingen en reconciliaties van de boekhouding 2.2.10. Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen EN bouwt de kennis verder uit en stelt methodes voor kennisdeling ter beschikking om de kennis te verspreiden. - Initiatieven opzetten zodat de beschikbare financiële kennis zowel binnen de entiteit (met inbegrip van de buitenlandkantoren) als daarbuiten gedeeld wordt - Opbouwen, onderhouden en/of deelnemen aan netwerken - Inzichten uit netwerken van de Vlaamse overheid terugkoppelen naar de specialisten, administratieve ondersteuners en projectmedewerkers 9
- Deelnemen aan vormingsactiviteiten 2.2.11. Beschikbare middelen Staat in voor de (adviesverlening rond) opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, om het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. - Identificeren van financiële noden en deze verwerken in een concrete aanpak zodat tegemoet gekomen wordt aan de besparingscijfers - Herbekijken en optimaliseren van huidige budgetten - Monitoren van en prognoses maken 10
DEEL 3: COMPETENTIES 3.1. GEDRAGSCOMPETENTIES 3.1.1. Verantwoordelijkheid nemen II. Handelt in het belang van de organisatie 3.1.2. Visie 3.1.3. Innoveren - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie - Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie - Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties - Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen - Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader - Schat de ruime consequenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in - Denkt disciplineoverschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit - Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie II. Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen - Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren - Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten, - Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die - Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst 3.1.4. Klantgerichtheid II. Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) - Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden - Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) 11
3.1.5. Samenwerken II. Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen 3.1.6. Analyseren - Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af - Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken - Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft III. Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken - Herformuleert complexe vraagstukken naar hanteerbare vragen - Plaatst het vraagstuk of probleem in een breder kader - Houdt bij de analyse rekening met verschillende aanknopingspunten - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten - Betrekt en integreert tegengestelde oordelen in zijn analyse 3.1.7. Oordeelsvorming II. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse - Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie - Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in - Motiveert en beargumenteert zijn standpunt 3.2. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Diploma: Ervaring: Je hebt een Masterdiploma. Je hebt minstens 2 jaar aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie. Functiespecifieke kennis: Goede kennis van de begroting en/of boekhouding. Kennis van OraFin vormt een meerwaarde. Een goede kennis van de werking van de Vlaamse overheid, en kennis van de entiteit waarvoor verantwoordelijk is een pluspunt. Een diepgaand inzicht van het netwerkmodel van de Vlaamse overheid, de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren, en de interacties met andere actoren in dit model is een pluspunt 12