screenpost emailnieuwsbrief handleiding Dit softwarepakket staat op het internet en kan digitale nieuwsbrieven versturen. De vormgeving De opmaak van de pagina bestaat uit twee kolommen. Elk artikel kan bestaan uit een kop, platte tekst, foto en een leesverder link naar uw website, of een online document. Het aantal nieuwsartikelen kan per editie verschillen. De foto s die u plaatst worden tijdens het uploaden door ScreenPost2.0 naar het juiste formaat verkleind. Het versturen Zodra een nieuwsbrief is opgemaakt kan de editie gekoppeld worden aan een (doel) groep ontvangers. Het is ook mogelijk om meerdere (doel)groepen aan te maken en die te koppelen aan een editie. Blijkt een ontvanger op meerdere lijsten te staan, zal deze toch maar 1x de nieuwsbrief ontvangen. Dit geldt ook voor een editie die op een later moment nogmaals wordt verstuurd. Een ontvanger kan dus slechts 1x een bepaalde editie ontvangen. Ter controle kunt u een proefversie naar uzelf te versturen. U kunt zelf in het programma Excel een adreslijst maken. Dit bestand kunt u naar ScreenPost2.0 uploaden. De techniek De nieuwsbrief wordt vanaf het internet verstuurd als een webpagina (html). Zodra de ontvanger de nieuwsbrief in de mailbox krijgt en het opent, worden de afbeeldingen opgehaald vanaf het internet en binnen een paar seconden getoond. Het kan zijn dat uw e-mailprogramma eerst om toestemming vraagt om de afbeeldingen te tonen. De afzender Uw ScreenPost licentie draait op het domein www.nieuws.mediarotterdam.nl Uw organisatie krijgt een van ons een e-mailadres toegewezen waarmee voorkomen wordt dat de nieuwsbrieven door spamfilters worden tegengehouden. De filter ziet dan dat het verstuurd is vanuit de zelfde domeinnaam en zal het hierdoor vertrouwen. Ook kunt u aan uw netwerkbeheerder vragen om het domein van waaruit de nieuwsbrief wordt verstuurd, www.nieuws.mediarotterdam.nl, op de White list te zetten. Zodra de domeinnaam geautoriseerd is als vertrouwd zal de nieuwsbrief niet afgevangen worden. Spammen Ergernis nummer één op het internet is het ontvangen van spam. Het is bij wet niet toegestaan om ongevraagd mensen nieuwsbrieven te versturen. We wensen u veel plezier met het gebruik van ScreenPost2.0 PiRoMedia Rotterdam
Opmaken van een editie Fig.1 Fig.2 Inloggen in het systeem U heeft van ons inloggegevens ontvangen waarmee u het systeem binnen kunt gaan. Alle handelingen vinden plaats op het internet, dus u hoeft niets te installeren op uw computer. Vanuit elke computer met een internetverbinding kunt u ermee aan de slag. Om in te loggen surft u naar www.nieuws.mediarotterdam.nl en ziet u deze webpagina (Fig 1 en 2). Bij de invulvelden naam en wachtwoord vult u de gegevens in en druk vervolgens op de knop OK. Tip: De inlogtijd is niet onbeperkt. Na een bepaalde tijd is het niet meer mogelijk om te navigeren tussen de formulieren. U moet in dat geval opnieuw inloggen.
Fig.3 Werkblad Overzicht nieuwsbrieven Dit (Fig.3) is de startpagina van het programma ScreenPost2.0 en biedt een overzicht van de aangemaakte edities. Nu ziet het er nog leeg uit, maar op den duur is de hele lijst van nieuwsbrieven hier te zien. Achter elke editie staat een aantal iconen. Met het potlood-icoon kunt u de editie bewerken, daarnaast ziet u of de editie al een keer verzonden is en wie de editie heeft aangemaakt. De datum en auteur spreken voor zich. Het vuilnisbak-icoon is om een hele editie uit het systeem te verwijderen. De navigatie tussen de webformulieren/webpagina s is eenvoudig en verloopt altijd via de rode tekstlinks bovenaan de pagina. We gaan ze stap voor stap behandelen. Een nieuwe editie toevoegen Klik op de tekstlink nieuwe editie toevoegen. Nu komen we op het werkblad Nieuwe editie aanmaken uit (Fig.4). Fig.4 Een nieuwe editie kan aangemaakt worden door een titel in het tekstveld te typen. Wij geven de nieuwe editie de naam Nieuwsbrief-test en bevestigen dit met de knop Opslaan. Nu de nieuwe editie is opgeslagen komt u automatisch uit op de pagina Nieuwsbrief bewerken (Fig.5). Tip: Wilt u niets doen? Klikt dan op de link Terug naar overzicht nieuwsbrieven.
Fig.5 Nieuwsbrief bewerken Dit (Fig.5) is het werkblad om deze editie te bewerken, te testen en te versturen. Let op: het werkblad heeft een roodgekleurd vlak met daarin een Compleet verzenden knop. Zodra daar op geklikt wordt is de editie verzonden naar de mensen op de verzendlijst. Als eerst valt de zwarte balk op met daarin: - de naam van de editie die u gaat bewerken. - verstuur proefversie naar 1 emailadres - een bril-icoon U heeft de mogelijkheid om een proefversie van de nieuwsbrief te versturen. Dit doet u via de knop Proef verzenden. Het bril-icoon is de voorvertoningknop om tijdens de opmaak van de nieuwsbrief te kunnen controleren hoe de editie eruit gaat zien. Onder de zwarte balk komen de titels van de aangemaakte artikelen te staan. Artikel toevoegen Om in deze editie een artikel aan te maken klikken we op de bovenstaande rode tekstlink Artikel toevoegen.
Fig.6 Tip: Er is geen limiet voor het aantal leestekens per artikel, maar lange teksten worden minder vaak gelezen. Tip: Plaats nooit foto s die breder zijn dan de kolom zelf! Het downloaden duurt langer en de nieuwsbrief kan hierdoor misvormd worden. Tip: De bestandsoorten.gif.jpg.png kunnen gebruikt worden. Ander soort bestanden die gebruikt worden voor drukwerk zoals.tiff. psd of raw kunnen niet gebruikt worden. Tip: Wanneer u een grootformaat foto door ScreenPost laat verkleinen, kan het even duren voordat het vanuit uw computer verstuurd is. De snelheid van uw internetverbinding bepaalt hoelang dat duurt. Een foto uit een compactcamera duurt bijvoorbeeld ongeveer 45 seconden. Nu komen we uit op het werkblad Artikel toevoegen / wijzigen (Fig.6). Hierop staan een aantal invulvelden. De opmaak van de onderdelen verloopt automatisch. Zo krijgt het invulveld Titel van het bericht een grotere letter dan het invulveld inhoud. Bij het tekstveld Externe link / lees verder link kan een internetadres worden ingevuld naar uw webpagina of een online document. U kunt dus de nieuwsbrief gebruiken om de artikelen op uw website te promoten. Bij Huidige afbeelding ziet u een link. Wanneer u op deze link klikt wordt de foto zichtbaar die u heeft geupload. In dit geval staat er nog geen foto in het systeem. U kunt altijd achteraf een foto wisselen. De optie Positie afbeelding t.o.v. de tekst bepaalt de tekstomloop. De optie Afbeelding automatisch verkleinen staat standaard altijd aan. Uw foto s worden door ScreenPost op maat gemaakt. De afmeting 250 pixels breed is een goed formaat voor de nieuwsbrief, maar u kunt deze ook zelf nog iets aanpassen. De optie Selecteer afbeelding kan via de knop Bladeren op uw eigen computer gezocht worden naar een afbeelding. Ga naar het mapje waar de foto s in staan, klik op de juiste foto en klik dan op de bevestigingsknop. In het tekstveld in ScreenPost2.0 ziet u nu aan de linkerkant van de knop Bladeren teksten staan. Hier hoeft u niets te doen, het verplaatsen van de foto vanaf uw computer naar het internet verloopt geheel automatisch. De optie achtergrondkleur kan een artikel een kleuraccent geven. Op de achtergrond komt dan een grijs vlak te staan en zal het t.o.v. de andere artikelen meer in het oog springen. Sla de gegevens op met de knop Opslaan. Tip: Wanneer u een grootformaat foto door ScreenPost laat verkleinen, kan
Fig.7 Fig.8 Fig.9
Nu we het eerste artikel hebben opgeslagen komen we weer terug op het werkblad Nieuwsbrief bewerken. Onder het groene kopje Lijst van artikelen in deze nieuwsbrief kunnen we nu ons zojuist aangemaakte artikel zien (Fig.7) We gaan op de zelfde wijze drie artikelen toevoegen. De koppen van de artikelen komen onder elkaar te staan. Met het potlood-icoon kan het artikel weer bewerkt worden, bijvoorbeeld een andere foto, tekst of internetadres aanpassing. De volgorde van de artikelen kan eenvoudig worden aangepast d.m.v. de groene pijltjes. We gaan nu via de knop bekijk de nieuwsbrief controleren hoe de opmaak is geworden. De nieuwsbrief opent zich in een nieuw browserscherm (tabblad). Als we naar beneden scrollen zien we de volgorde en opmaak van de vier artikelen terug (Fig.8/9). Het eerste en tweede artikel staan nu in de linker kolom, de andere twee staan in de rechter kolom. Stel, we willen het tweede artikel bovenaan hebben staan, dan kunnen we dat met de groene pijltjes op het werkblad Nieuwsbrief bewerken aanpassen. Wanneer we achter het tweede artikel op het pijltje dat naar boven wijst (icoontje) klikken, verplaatst dit artikel zich naar boven (Fig.10a/b)). We zien nu (Fig.11) dat de twee bovenste artikelen van plaats verwisseld zijn. U kunt hier rustig mee spelen en tussendoor even controleren via de knop bekijk de nieuwsbrief of de opmaak van de nieuwsbrief optimaal is. Fig.10a/b Mocht een artikel helemaal komen te vervallen kunt u achter het artikel op het werkblad op het afvalemmertje klikken. Nu is het moment aangebroken om een proefversie naar u zelf te mailen, dit doet u via de zwarte balk op het werkblad. Fig.11 Tip: Een artikel dat is verwijderd is niet meer terug te zetten. Het is aan te bevelen alle teksten eerst op uw computer te produceren
Verzendlijsten ScreenPost2.0 kan meerdere doelgroepen van ontvangers beheren. Aan een (doel)groep wordt een verzendlijst gekoppeld. Elke editie kan gekoppeld worden aan één of meerdere (doel)groepen. Het koppelen van verzendlijst(en) gebeurt vanuit een editie. Tip: Een verzendlijst wordt als een CSV-bestand geïmporteerd We klikken nu op de rode tekstlink Ontvangers(s) toevoegen op het werkblad Nieuwsbrief bewerken (Fig.12) en komen op de pagina Selecteer ontvangers uit (Fig 13). Fig.12 Fig.13 We zien dat er nog geen groepen zijn aangemaakt, dat gaan we nu eerst doen. Als eerste klikken we op de tekstlink Adressenboek. Het werkblad Adressenboek groepen (Fig.14) verschijnt, hier kunnen groepen ontvangers worden toegevoegd en adreslijsten worden geupload. Omdat er nog geen groepen zijn aangemaakt gaan we dat eerst doen. We klikken op de rode tekstlink Groep toevoegen en komen op het werkblad uit (Fig.15). Hier voeren we nu een makkelijk herkenbare groepsnaam in en klikken op de knop Opslaan. Tip: Geef duidelijke groepsnamen en voorkom zo dat de verkeerde doelgroepen de nieuwsbrief ontvangen. Fig.14 Fig.15
Fig.16 Op het werkblad Adressenboek groepen (Fig.16) vinden we de groep die we zojuist hebben aangemaakt terug. Wat direct opvalt is dat bij Aantal de teller nog op nul staat. Aan die doelgroep is dus nog geen verzendlijst gekoppeld. Een verzendlijst wordt als een CSV-bestand geïmporteerd. Een CSV-bestand wordt gemaakt in Excel. We starten nu het programma Excel op onze computer en typen of plakken daar de gegevens in. Het bestand moet uit 2 rijen bestaan; in de eerste rij alle namen en in de tweede rij de e-mailadressen. Er mogen geen witregels of andere teksten tussen de regels staan (Fig.17). Fig.17 Tip: Als er alleen een lijst van e-mailadressen voor handen is, kunt u twee identieke rijen met e-mailadressen invoeren.
Fig.18 Wanneer de rijen met namen en e-mailadressen klaar zijn slaat u het op als CSV-bestand op uw computer. De extensie is CSV (MS-DOS)(*.csv). Waarschijnlijk geeft Excel bij het opslaan van het CSV-bestand aan dat de opmaak verloren gaat, hier hoeft u zich niet druk over te maken, als het bestand maar opgeslagen wordt op uw computer. (Fig.18) Nu sluiten we Excel en gaan terug naar ScreenPost. Fig.19 Fig.20 We gaan nu het CSV-bestand koppelen aan de doelgroep testgroep voor helpdesk. Via de rode tekstlink CSV-bestand importeren komen we uit op dit werkblad (Fig.20). Bij de optie Selecteer groep kiest u de doelgroep waar het CSV-bestand gekoppeld moet worden, in dit geval is dat testgroep voor helpdesk. Daarna kunt u via de knop Bladeren op uw computer zoeken naar het het CSV-bestand. Zodra u het bestand gevonden en aangeklikt heeft ziet u links van de knop Bladeren de mappenstructuur van uw computer staan. Klik nu op de knop Opslaan om het CSV-bestand te koppelen aan de doelgroep.
Fig.21 (Fig.21) We zien nu dat testgroep voor helpdesk zes adressen heeft gekregen. Via de rode tekstlink E-mailadres toevoegen kunt u een persoon toevoegen, met het potlood-icoon een contactpersoon bewerken of met het afval-emmertje verwijderen. Nu we een adressenlijst hebben gekoppeld aan een doelgroep gaan we weer terug door op Terug naar adressenboek te klikken. Fig.22 Fig.23 Nu verschijnt het werkblad Adressen groepen (Fig.22). Met de iconen kunnen de gegevens van de verzendlijsten bewerkt of verwijderd worden. Nu moeten we om onze eerste nieuwsbrief te kunnen versturen deze koppelen aan een (doel)groep. We klikken op Terug naar overzicht nieuwsbrieven en komen op het werkblad Overzicht nieuwsbrieven uit (Fig.23).
Fig.24 Fig.25 Fig.26 Het koppelen van een doelgroep aan een editie is een onderdeel van werkblad Nieuwsbrief bewerken. We klikken op het potlood-icoon van onze editie Nieuwsbrief-test (Fig.24). We zijn weer terug op het werkblad Nieuwsbrief bewerken. Om een (doel)groep te koppelen aan deze editie klikken we op de rode tekstlink Ontvanger(s) toevoegen (Fig.25). Nu zien we op de pagina Selecteer ontvangers(s) (Fig.26) de (doel)groep staan die we hebben daarnet hebben aangemaakt en we koppelen die aan deze editie. Dat doen we door het aan te vinken. Wanneer er binnen het systeem meerdere (doel)groepen zijn aangemaakt, zijn die allemaal op deze pagina terug te vinden en kunnen aan- of uitgevinkt worden. Als een doelgroep is aangevinkt en vervolgens op de knop Groep ontvangers toevoegen wordt geklikt, komt u terug in de editie waarin u aan het werk bent. Wanneer u binnen dat rode vlak op de knop Compleet verzenden klikt, wordt de nieuwsbrief verstuurd naar de 6 ontvangers op de lijst.