Handleiding Premienota online in het AZL werkgeversportaal

Handleiding Premienota online in het AZL werkgeversportaal

Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 1 Inleiding...3 2 Inloggen...3 3 Keuze werkgever...5 4 Zoeken juiste factuur...6 5 Facturen, factuurregels, notaregels: opbouw systeem...7 6 Raadplegen facturen...8 7 Raadplegen factuurregels...10 8 Raadplegen notaregels...11 9 Raadplegen voorschotregels...13 10 Raadplegen gecomprimeerde premieregel...14 11 Download factuur, CSV-formaat...15 12 Download factuur, alleen notaregels...16 13 Download factuur, PDF...16 AZL Pagina 2 van 16

1 Inleiding Via het AZL werkgeversportaal, Premienota online kan de premienota met de per werknemer verschuldigde pensioenpremie(s) worden geraadpleegd. 2 Inloggen Het werkgeversportaal (WGP) van AZL N.V. bestaat uit Mutatie traject en Premienota online. WGP is te benaderen via www.azlonline.nl. In onderstaand scherm dient het gebruikersnummer en bijhorend wachtwoord te worden ingegeven. Indien het inloggen niet lukt kan geklikt worden op de tekst Kunt u niet inloggen?. Vervolgens wordt een scherm getoond waar een keuze gemaakt kan worden om het probleem op te lossen. AZL Pagina 3 van 16

Indien autorisatie is verleend voor zowel Mutatie traject als Premienota online wordt een scherm getoond waar een keuze voor een van deze applicaties gemaakt moet worden. Indien slechts autorisatie voor één van beide is verleend zal direct het voor die applicatie geldende beginscherm worden getoond. In het scherm Mijn Gegevens kunt u uw gegevens raadplegen en onderstaande gegevens wijzigen: - wachtwoord; - e-mailadres; - telefoonnummer; - overige contactinfo. AZL Pagina 4 van 16

3 Keuze werkgever Indien autorisatie voor meer dan één onderneming (werkgever) is verleend verschijnt het volgende keuzescherm. Dit scherm verschijnt niet als uw autorisatie beperkt is tot één onderneming. Nadat een keuze is gemaakt, of slechts autorisatie voor één werkgever is verleend, wordt de beginpagina van premienota online (Raadplegen facturen) getoond. Dit keuzescherm kan altijd opnieuw worden benaderd door in de detailschermen de optie Selecteer werkgever te kiezen. AZL Pagina 5 van 16

4 Zoeken juiste factuur In onderstaand scherm kunnen selectiecriteria worden opgegeven en na de opdracht zoeken worden de facturen die aan deze selectie voldoen getoond. Indien geen selectie wordt aangegeven dan worden (na klikken op Zoeken ) alle facturen getoond. Bedrag is het bedrag van de nota. Factuurbedrag is het bedrag dat nog moet worden betaald, cq ontvangen wordt (rekening houdend met reeds in rekening gehouden voorschotnota s). Negatieve bedragen worden terug ontvangen. AZL Pagina 6 van 16

5 Facturen, factuurregels, notaregels: opbouw systeem Factuur On-line ziet u alle facturen (zie paragraaf 6: Raadplegen facturen). Een factuur kan betrekking hebben op een voorschot of op een afrekening. Factuurregel Elke factuur bestaat uit een aantal factuurregels, die opgeteld het totaalbedrag van de factuur weergeven. Een factuurregel bevat de verschuldigde premie per regeling, gesplitst in werkgevers- en werknemersdeel (zie paragraaf 7: Raadplegen factuurregels) Notaregel Ook kunt u de factuur raadplegen naar notaregels. Hierin is de informatie uit de factuurregel verder uitgesplitst naar werknemer (zie paragraaf 8: Raadplegen notaregels). Voorschotregel Bij een voorschotnota kan de gedetailleerde informatie worden bekeken met behulp van de functie Bekijken voorschotregels (Paragraaf 9: Bekijken voorschotregels). Premieregel Bij een afrekening kan de gedetailleerde informatie worden bekeken met behulp van de functie Raadplegen gecomprimeerde premieregels (Paragraaf 10: Bekijken gecomprimeerde premieregel). Algemeen Bedragen worden positief weergegeven als het een verschuldigd bedrag betreft. Te verrekenen of terug te ontvangen bedragen worden negatief weergegeven. AZL Pagina 7 van 16

6 Raadplegen facturen Per factuur zijn er een aantal mogelijkheden: Factuurregel Door te klikken op de blauwe F bij een factuur worden de bijhorende factuurregels getoond (zie paragraaf 7: Raadplegen factuurregels). Notaregel Door te klikken op de blauwe N bij een factuur worden direct de bijbehorende notaregels getoond. (zie paragraaf 8: Raadplegen notaregels) Download hele factuur Door te klikken op D bij een factuur wordt de complete factuur inclusief detaillering gedownload naar een csv-bestand, dat desgewenst kan worden opgeslagen. (zie paragraaf 11: Download factuur, CSV-formaat) AZL Pagina 8 van 16

Download notaregel Door te klikken op de groene N bij een factuur wordt van de factuur een overzicht gedownload naar een csv-bestand waarin per persoon de diverse in rekening gebrachte premies naast elkaar vermeld staan. (zie paragraaf 12: Download factuur, alleen notaregels) Download PDF Door te klikken op Download in pdf-formaat wordt van de factuur een print-overzicht aangemaakt. (zie paragraaf 13: Download factuur, PDFalleen notaregels) AZL Pagina 9 van 16

7 Raadplegen factuurregels Hier wordt de factuur opgesplitst per regeling per premiesoort. Een factuurregel geeft het bedrag en factuurbedrag weer dat van toepassing is voor de betreffende regeling en de betreffende nota. Bij een factuurregel kunnen de volgende gegevens worden geraadpleegd: De naam van de regeling, het te betalen bedrag en te betalen factuurbedrag per regeling. De factuurregel is de som van de notaregels. Deze kunnen vanuit de factuurregels worden geselecteerd. Het is echter handiger om dit vanuit het scherm raadplegen factuur te doen. AZL Pagina 10 van 16

Titel: Datum: 8 Premienota online juni 2010 Raadplegen notaregels Een notaregel geeft het bedrag weer dat per persoon per regeling per premiesoort per nota van toepassing is. Bij een notaregel kunnen de volgende gegevens worden geraadpleegd: De persoon die het betreft (administratienummers, naam, geboortedatum en BSN-nummer); het bedrag dat per persoon betaald dient te worden voor de betreffende premie en betreffende regeling. De notaregel is de som van de voorschotregels (bij een voorschotnota) óf de som van de premieregels (bij een afrekennota). Bij een nota kunnen: - indien het een voorschotnota is: voorschotregels worden geraadpleegd (zie paragraaf 9: Bekijken voorschotregels); - indien het een afrekennota betreft: gecomprimeerde premieregels worden geraadpleegd (zie paragraaf 10: Bekijken gecomprimeerde premieregels). Het afgebeelde scherm betreft een voorbeeld van een voorschotnota. AZL Pagina 11 van 16

Ervaren gebruikers kunnen hier ook de premies zoeken van één persoon, behorende bij meerdere nota s (door te zoeken op deelnemer). Dit is handig bij het controleren van verrekeningen over eerdere periodes. Let hier echter bij op! Wanneer notaregels van meer facturen worden geraadpleegd om te controleren op welke nota iets in rekening is gebracht, dan dienen alleen de notaregels van een afrekennota geselecteerd te worden. De notaregels die het resultaat zijn van een voorschotnota zijn namelijk alleen aangemaakt om het totale voorschot per debiteur te kunnen bepalen. Op individueel niveau worden afrekeningen niet verrekend met voorschotten; dat gebeurt alleen op totaalniveau. Op individueel niveau zijn daarom alleen de notaregels van de afrekennota van belang indien van meer nota s tegelijkertijd gezocht wordt. AZL Pagina 12 van 16

9 Raadplegen voorschotregels Voorschotregels zijn een verdere detaillering van de notaregels: in de meeste gevallen is dit hetzelfde; e.e.a. kan afwijken indien voor een bepaalde periode méér mutaties van toepassing zijn die reeds verwerkt zijn op de voorschotnota. AZL Pagina 13 van 16

10 Raadplegen gecomprimeerde premieregel Hier worden alle mutaties getoond met het gevolg voor de nota voor de betreffende persoon. Bij een premieregel kunnen tenslotte aanvullende gegevens geraadpleegd worden (door te klikken op A ). Aanvullende gegevens zijn de basisgegevens behorende bij die betreffende mutatie voor die persoon, op grond waarvan de premies berekend zijn. AZL Pagina 14 van 16

11 Download factuur, CSV-formaat Door te klikken op D bij een factuur wordt de complete factuur inclusief detaillering gedownload naar een csv-bestand, dat desgewenst kan worden opgeslagen. Daarin zijn alle facturen, factuurregels, notaregels, premieregels en voorschotregels opgenomen. Door te filteren op kolom A kan detailinformatie op de diverse niveau s worden geraadpleegd. Zo kunt u van een factuur precies dié informatie raadplegen die voor u interessant is. Factuur Indien u in kolom A de regel Factuur selecteert, kunt u de volgende gegevens bekijken. Regel 2, kolom I (bedrag), is het bedrag van de betreffende nota, zonder rekening te houden met reeds in rekening gebrachte voorschotten. Wanneer over de betreffende periode al eens een afrekennota is aangemaakt, worden op deze nota alleen de wijzigingen t.o.v. de vorige keer getoond. De kolom ernaast (kolom J, faktuurbedrag) is het bedrag dat nog moet worden betaald, cq ontvangen wordt (waarbij rekening is gehouden met reeds in rekening gebrachte voorschotten). De factuur is de som van de factuurregels. Factuurregel Indien u in kolom A de regel factuurregel selecteert, kunt u de volgende gegevens bekijken. In kolom W staan de namen vermeld van de diverse regelingen. In kolom Y zijn de namen van de betreffende premies opgenomen. In kolom Z staat het totaalbedrag per pensioenregeling, waarbij rekening is gehouden met reeds in rekening gebrachte voorschotten. De factuurregel is de som van de notaregels. Notaregel Indien u in kolom A de regel notaregel selecteert, kunt u de volgende gegevens bekijken. In de kolommen AB en AC staan vervolgens de administratienummers en de namen van de deelnemers. Kolom AF bevat per deelnemer de premie voor de betreffende regeling. De regeling staat vermeld in kolom V. De notaregel is de som van de premieregels. Premieregel Indien u in kolom A de regel premieregel selecteert, kunt u de volgende gegevens bekijken. Vanaf de kolommen AG wordt per deelnemer en per mutatie gedetailleerd weergegeven hoe het bedrag van de premie is opgebouwd. Dan volgen nog een aantal kolommen met variabele gegevens zoals parttimepercentage. De regeling staat vermeld in kolom V. In kolom X staan de soorten premies. Indien u in kolom A de regel verrekend selecteert, kunt u de volgende gegevens bekijken. Op regel 3, kolom Q (bedrag), treft u het totaalbedrag van de reeds gefactureerde voorschotten aan. AZL Pagina 15 van 16

12 Download factuur, alleen notaregels Door te klikken op de groene N bij een factuur wordt van de factuur een overzicht gedownload naar een csv-bestand waarin per persoon de diverse in rekening gebrachte premies naast elkaar vermeld staan. 13 Download factuur, PDF Door te klikken op de knop wordt van de factuur een print-overzicht aangemaakt, dat kan worden geraadpleegd of opgeslagen. Dit overzicht stelt u in staat om zowel globale als gedetailleerde informatie m.b.t. de factuur te raadplegen. Dit overzicht is bijzonder geschikt voor kleine ondernemingen, waarbij in één oogopslag kan worden bekeken wat per persoon betaald moet worden. Het overzicht is niet geschikt voor grote ondernemingen in verband met de grote omvang van de output. AZL Pagina 16 van 16