RAADPLEGEN VAN HET FINANCIEEL OVERZICHT

Transcriptie

1 premie- en inningssystematiek RAADPLEGEN VAN HET FINANCIEEL OVERZICHT HANDLEIDING 6 U ontvangt deze handleiding namens bpfbouw en de bedrijfstakeigen regelingen in uw sector.

2 INLOGGEN OVER DEZE OP HANDLEIDING SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) Een nieuw systeem Vanaf 06 gebruiken wij een nieuw systeem voor de aanlevering van uw loon- en premiegegevens. Onderdeel van dit nieuwe systeem is de Selfservice Werkgevers Portal (SWP) op pensioenaangifte.apg.nl. Naast inzicht in uw gegevenslevering biedt SWP ook een financieel overzicht. De persoon die staat geregistreerd als contactpersoon voor de financiële administratie heeft toegang tot het tabblad Financieel overzicht en kan hier de status van betaalde en openstaande facturen bekijken. U leest in deze handleiding welke gegevens u in het financieel overzicht kunt raadplegen en wat deze betekenen. De handleiding leidt u stapsgewijs door het financieel overzicht met behulp van screenshots en korte toelichtingen. Voor wie is deze handleiding bedoeld? Het financieel overzicht is alleen inzichtelijk voor degene die in de Selfservice Werkgevers Portal geregistreerd staat als contactpersoon voor de financiële administratie. Voor hulp bij het controleren of wijzigen van uw contactpersoon verwijzen wij u door naar handleiding : Controleren en wijzigen van uw gegevens. Print deze handleiding uit! We raden u aan deze handleiding uit te printen, zodat u deze eenvoudig kunt naslaan tijdens het raadplegen van uw financieel overzicht via SWP.

3 . INLOGGEN OP OP SELFSERVICE HET FINANCIEEL WERKGEVERS OVERZICHT PORTAL (SWP) H. Dit hoofdstuk beschrijft hoe u inlogt op het Financieel overzicht. Volg de stappen hieronder.. INLOGGEN OP SWP Om het Financieel overzicht te openen, logt u eerst in op SWP. U gaat hiervoor naar en logt in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Beide inloggegevens hebt u per post ontvangen. Klik daarna op Inloggen. U komt vervolgens op het welkomscherm. Klik in de bovenste balk op Financieel overzicht. Let op: als u op de knop met daarop het logo van uw fonds klikt, dan komt u op de pagina met handleidingen. U kunt daar verschillende handleidingen downloaden over de werking van SWP, hoe u gegevens aanlevert, hoe u wijzigingen doorvoert etc.

4 . INLOGGEN OP OP SELFSERVICE HET FINANCIEEL WERKGEVERS OVERZICHT PORTAL (SWP) H.. HET FINANCIEEL OVERZICHT Zodra u in het welkomscherm op Financieel overzicht hebt geklikt, verschijnt er een nieuw scherm. U ziet hier een overzicht van de bedrijven waarvan u de fi nanciële administratie verzorgt. Dit kunnen er één of meer zijn. Selecteer het bedrijf waarvan u de gegevens wilt inzien door op de bijbehorende rekening te klikken. U herkent deze aan het debiteurennummer en de naam van het bedrijf. U komt nu op het startscherm van het Financieel overzicht. Bovenaan de pagina ziet u zes verschillende werkbladen. Bij het starten van het fi nancieel overzicht komt u altijd automatisch op het werkblad Open posten weergeven. U kunt een ander werkblad openen door erop te klikken. Ieder werkblad bevat een aantal gegevens die u kunt raadplegen. U krijgt in de volgende hoofdstukken uitleg over de gegevens die u per werkblad kunt raadplegen en wat deze betekenen. Hoofdstuk : Hoofdstuk : Hoofdstuk : Hoofdstuk : Hoofdstuk 6: Hoofdstuk 7: Open posten weergeven Open facturen Creditnota s Betaalde facturen Betalingen Dossiers Let op: hier ziet u de rekening van het bedrijf dat u tijdens de vorige stap hebt geselecteerd. Wilt u het financieel overzicht van een ander bedrijf openen? Klik dan in blauwe balk op Naar andere rekening. Deze optie is alleen zichtbaar als u voor meerdere bedrijven de financiële administratie verzorgt. Klikt u op Afmelden, dan sluit u het Financieel overzicht af en keert u terug naar het welkomscherm.

5 INLOGGEN. OPEN POSTEN OP SELFSERVICE WEERGEVEN WERKGEVERS PORTAL (SWP) H.. HET RAADPLEGEN VAN OPEN POSTEN Het werkblad Open posten weergeven toont een totaaloverzicht van alle posten die nog in behandeling zijn. In de linkerkolom ziet u alle betalingen en creditfacturen die nog verwerkt moeten worden. In de rechterkolom staan alle openstaande facturen. Van beide posten wordt het totaalbedrag weergegeven achter Totaal. Achter Saldo staat het verschil van beide totalen. Dit is met andere woorden het bedrag dat u per saldo nog moet betalen. Hieronder vindt u een toelichting op de gegevens die u op dit werkblad kunt raadplegen en wat deze betekenen Referentiedatum Hier vindt u de referentiedatum van de betaling, creditfactuur of factuur: Bij betalingen (linkerkolom) is dit de valutadatum, de datum waarop de betaling is bijgeschreven op onze bankrekening. Bij creditfacturen (linkerkolom) is dit de factuurdatum, de datum waarop de creditfactuur verzonden is. Bij facturen (rechterkolom) is dit de factuurdatum, de datum waarop de factuur verzonden is. Documentnummer Hier ziet u het documentnummer van de betaling, creditfactuur of factuur. Achter het documentnummer wordt aangegeven om wat voor type post het gaat. Dossier Als onder Dossier een nummer is ingevuld, dan heeft één van onze externe incassopartners de incasso van het openstaande bedrag overgenomen. Ook creditfacturen dragen wij over aan een externe incassopartner indien de onderliggende debetfactuur nog niet is betaald. Op deze manier kan de incassopartner bepalen welk bedrag er per saldo nog openstaat (zie hoofdstuk 7 voor meer informatie over dossiers). Documentnummer deelbetaling Als onder Documentnummer deelbetaling een nummer is ingevuld, dan is de bijbehorende betaling of creditfactuur al gekoppeld aan een factuur. In dit geval kunt u het nummer terugvinden in de rechterkolom onder Documentnummer. Zo kunt u zien aan welke specifi eke factuur of facturen uw betaling is gekoppeld. Staat er geen nummer vermeld, dan is de betaling of creditfactuur nog in behandeling en moet deze nog aan een factuur worden toegekend. Bedrag Hier staat het oorspronkelijke bedrag van de betaling, creditfactuur of factuur vermeld. Referentie Het icoontje betekent in de rechterkolom dat de vervaldatum van de betreffende factuur inmiddels is verstreken. In de linkerkolom betekent het icoontje dat de betaling of creditfactuur aan een factuur is gekoppeld die nog niet volledig is voldaan en waarvan de vervaldatum inmiddels is verstreken. Soms wordt achter het icoontje nog een extra nummer ter referentie vermeld, maar deze kunt u verder negeren. Let op: betalingen en creditfacturen verdwijnen pas uit het scherm Open posten weergeven als de factuur waaraan deze gekoppeld zijn volledig is voldaan.

6 INLOGGEN. OPEN POSTEN OP SELFSERVICE WEERGEVEN WERKGEVERS PORTAL (SWP) H.. DETAILVIEW Wilt u een gedetailleerder overzicht van de posten die nog openstaan? Klik dan onderaan het scherm op Detailview. U krijgt vervolgens een nieuw scherm te zien, waarop u per openstaande post een aantal extra gegevens kunt raadplegen. Hieronder ziet u wat alle gegevens betekenen. Operatie Bij Operatie ziet u een uitgebreide omschrijving van iedere post. Hier wordt onder meer het documentnummer van de betreffende post vermeld, om wat voor type post het gaat (factuur, betaling of creditfactuur) en de factuur- of valutadatum. Vervaldatum Hier staat de vervaldatum van de getoonde facturen. In het geval van een betaling staat hier de datum waarop de betaling is ontvangen. Bij creditfacturen staat hier de datum waarop de creditfactuur is verzonden. Referentie Sommige openstaande posten krijgen een extra nummer mee ter referentie, maar deze kunt u verder negeren. Referentiedatum Hier vindt u de referentiedatum van de betaling, creditfactuur of factuur. Deze komt overeen met de referentiedatum die vermeld staat op het hoofdscherm Open posten weergeven. Bedrag Hier staat het bedrag van de betaling, creditfactuur of factuur. Deze komt overeen met het bedrag dat vermeld staat op het hoofdscherm Open posten weergeven. Het saldo van alle bedragen wordt onderaan het scherm achter Saldo weergegeven. Dit is met andere woorden het bedrag dat u per saldo nog moet betalen. Wilt u het detailoverzicht downloaden? Klik dan onderaan het scherm op Microsoft Excel of CSV om het overzicht in één van beide formaten op te slaan. Of klik op Afdrukken als u het overzicht liever uitprint. Wilt u na het raadplegen van het detailoverzicht weer terugkeren naar het werkblad Open posten weergeven? Klik dan onderaan het scherm op Terug. 6

7 INLOGGEN. OPEN FACTUREN OP SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H.. HET RAADPLEGEN VAN OPENSTAANDE FACTUREN Het werkblad Open facturen toont een overzicht van alle facturen die nog niet (volledig) betaald zijn. Hieronder vindt u een toelichting op de gegevens die u op dit werkblad kunt raadplegen en wat deze betekenen. Factuuromschrijving Hier ziet u de omschrijving van de factuur staan. Deze is opgebouwd uit een factuurnummer, gevolgd door de factuurdatum. Het icoontje betekent dat de vervaldatum van de betreffende factuur inmiddels is verstreken. Vervaldatum Hier vindt u de vervaldatum van de openstaande facturen. Het is belangrijk dat u facturen altijd voor deze datum betaalt. Te laat betalen leidt namelijk tot aanmaningen en uiteindelijk tot een overdracht van de factuur aan één van onze externe incassopartners. Wij brengen in dit geval rente en kosten bij u in rekening. Factuurbedrag Hier staat het totaalbedrag van de betreffende factuur. Open Bij Open staat het deel van het totale factuurbedrag dat nog betaald moet worden. Het totaal van alle openstaande bedragen vindt u onderin het scherm achter Totaalbedrag. Let op: als het openstaande bedrag lager is dan het factuurbedrag, dan heeft er dus al een deelbetaling op deze factuur plaatsgevonden. U kunt dit terugvinden in het werkblad Betalingen (zie hoofdstuk 6 voor meer informatie). Actie Als u in de kolom Actie op het pdf-icoontje klikt, dan wordt de bijbehorende factuur in PDF geopend. Vanaf hier kunt u uw factuur eventueel ook opslaan. U kunt de factuur ook openen door op de onderstreepte factuuromschrijving te klikken.. HET DOWNLOADEN VAN OPENSTAANDE FACTUREN Wilt u een openstaande factuur downloaden? Klik dan achter de betreffende factuur op het pdf-icoontje. Of vink de factuur aan en klikt onderaan het scherm op Download gemarkeerde. Let op: u kunt alleen facturen op deze manier downloaden. Gaat het om een aanmaning, dan hangt hier geen aparte factuur achter en ziet u in dit geval dus geen pdf-icoontje staan. 7

8 INLOGGEN. CREDITNOTA S OP SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H.. HET RAADPLEGEN VAN CREDITFACTUREN Het werkblad Creditnota s toont een overzicht van alle creditfacturen die nog niet (volledig) verwerkt zijn. Een creditfactuur is een factuur die u in mindering kunt brengen op een (debet)factuur. Hieronder vindt u een toelichting op de gegevens die u op dit werkblad kunt raadplegen en wat deze betekenen. Creditnotaomschrijving Hier ziet u de omschrijving van de creditfactuur staan. Deze is opgebouwd uit een factuurnummer, gevolgd door de factuurdatum. Factuurdatum Hier staat de datum waarop de creditfactuur verzonden is. Bedrag creditnota Hier staat het totaalbedrag van de creditfactuur. Dit is met andere woorden het bedrag dat u in mindering mag brengen op het totaal van uw openstaande facturen. Hoe u dit precies doet, leest u onderaan de pagina in het rode informatieblok. Beschikbaar Bij beschikbaar staat het deel van het totale creditfactuurbedrag dat u nog in mindering kunt brengen op uw openstaande facturen. Echter, omdat creditfacturen altijd volledig worden toegewezen, is het beschikbare bedrag in kolom altijd gelijk aan het totale creditfactuurbedrag in kolom. Let op: zijn er meerdere openstaande creditfacturen, dan vindt u het totaal van de beschikbare bedragen onderin het scherm achter Totaalbedrag. Actie Als u in de kolom Actie op het pdf-icoontje klikt, dan wordt de bijbehorende creditfactuur in PDF geopend. Vanaf hier kunt u uw factuur eventueel ook opslaan. U kunt de creditfactuur ook openen door op de onderstreepte factuuromschrijving te klikken.. ZOEKEN VAN SPECIFIEKE CREDITFACTUREN Zoekt u een specifieke creditfactuur? Klik dan op Creditnota s zoeken. Stel vervolgens de gewenste zoekcriteria in en klik op Zoeken. In het overzicht verschijnen de facturen die aan uw zoekcriteria voldoen. Let op: op dit werkblad ziet u alleen de creditfacturen die nog niet verwerkt zijn. De creditfacturen die al wel zijn verwerkt, vindt u op het werkblad Betaalde facturen. Extra informatie over het in mindering brengen van creditfacturen Wilt u een creditfactuur in mindering brengen op een debetfactuur? Noteer dan in de betaalomschrijving van uw bankoverschrijving zowel het factuurnummer van de debetfactuur als het factuurnummer van de creditfactuur. Wij verwerken uw betaling en creditfactuur dan zoals u aangeeft. 8

9 INLOGGEN. BETAALDE OP FACTUREN SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H.. HET RAADPLEGEN VAN BETAALDE FACTUREN Het werkblad Betaalde facturen toont een overzicht van alle facturen en creditfacturen die volledig voldaan zijn. Hieronder vindt u een toelichting op de gegevens die u op dit werkblad kunt raadplegen en wat deze betekenen Factuuromschrijving Hier ziet u de omschrijving van de (credit)factuur staan. Deze is opgebouwd uit een factuurnummer, gevolgd door de factuurdatum. Vervaldatum Hier ziet u de vervaldatum van de getoonde facturen. In het geval van een creditfactuur staat hier de datum waarop de creditfactuur verzonden is. Factuurbedrag Hier vindt u het totaalbedrag van de betreffende factuur. Is het factuurbedrag positief, dan gaat het om een reguliere factuur. Is het bedrag negatief, dan betreft het een creditfactuur. Al betaald Bij Al betaald staat het deel van het totale factuurbedrag dat inmiddels is voldaan. Gaat het om een reguliere factuur, dan is dit het bedrag dat u al betaald hebt. Bij creditfacturen is dit het bedrag dat u al in mindering hebt gebracht op uw andere facturen. Status Hier staat de status van uw betaling. Deze staat standaard op Afgehandeld. Betalingswijze Hier staat de wijze waarop de betaling heeft plaatsgevonden. Deze staat standaard op Overige betalingen/afrekeningen. Actie Als u in de kolom Actie op het pdf-icoontje klikt, dan wordt de bijbehorende factuur in PDF geopend. Vanaf hier kunt u uw factuur eventueel ook opslaan. U kunt de factuur ook openen door op de onderstreepte factuuromschrijving te klikken.. ZOEKEN VAN SPECIFIEKE FACTUREN Zoekt u een specifi eke factuur? Maak dan gebruik van de zoekfunctie. Deze vindt u boven het facturenoverzicht. U kunt zoeken op Status en Tijdvak. Stel de gewenste zoekcriteria in en klik op Zoeken. In het overzicht verschijnen vervolgens de facturen die aan uw zoekcriteria voldoen. Wilt u nog specifieker zoeken? Klik dan op Zoekopdracht uitbreiden om het uitgebreide zoekscherm te openen. Met dit scherm kunt u meerdere zoekcriteria tegelijkertijd opgeven. Wilt u een factuur downloaden? Klik dan achter de betreffende factuur op het pdf-icoontje. Of klik onderaan het scherm op Download. 9

10 INLOGGEN. BETAALDE OP FACTUREN SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H.. BETALINGEN PER FACTUUR BEKIJKEN U kunt ook de betalingen per factuur bekijken. Klik in dit geval op het blauw onderstreepte bedrag onder Al betaald. U krijgt vervolgens een nieuw scherm te zien. Deze toont alle betalingsinformatie voor één specifi eke factuur. Hieronder ziet u wat alle gegevens betekenen: Factuuromschrijving Hier staat de omschrijving van de factuur waarop de betalingsinformatie betrekking heeft, gevolgd door de vervaldatum, het factuurbedrag en het deel van het totale factuurbedrag dat al betaald is. Betalingsomschrijving Hier ziet u een overzicht van de betalingen waarmee de factuur is voldaan. U kunt per betaalregel zien wanneer de betaling is ontvangen, hoe hoog het bedrag was en welk deel van deze betaling is gebruikt om de betreffende factuur mee te voldoen. Creditnotaomschrijving Hier ziet u de creditfacturen die in mindering zijn gebracht op de factuur. U kunt per factuurregel zien wat de valutadatum van de creditfactuur is, hoe hoog het bedrag was en welk deel hiervan is gebruikt om de betreffende factuur mee te voldoen. Wilt u na het raadplegen van de betalingsinformatie weer terugkeren naar het werkblad Betaalde facturen? Klik dan onderaan het scherm op Terug naar factuurlijst. 0

11 INLOGGEN 6. BETALINGEN OP SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H. 6. HET RAADPLEGEN VAN BETALINGEN Het werkblad Betalingen toont een overzicht van alle betalingen die wij van u hebben ontvangen. Hieronder vindt u een toelichting op de gegevens die u op dit werkblad kunt raadplegen en wat deze betekenen. Betalingsomschrijving Hier ziet u de omschrijving van uw betaling staan. Deze is opgebouwd uit een documentnummer, gevolgd door de datum waarop de betaling heeft plaatsgevonden. Valutadatum Hier ziet u de datum waarop de betaling is bijgeschreven op onze bankrekening. Bedrag betaling Hier ziet u het bedrag dat u hebt betaald. Betalingswijze Hier staat de wijze waarop de betaling heeft plaatsgevonden. Deze staat standaard op Overige betalingen/afrekeningen. CSV-download Klik hierop om het betaaloverzicht in CSV-formaat te downloaden. 6. ZOEKEN VAN SPECIFIEKE BETALINGEN Zoekt u een specifi eke betaling? Maak dan gebruik van de zoekfunctie. Deze vindt u boven het betalingsoverzicht. U kunt zoeken op Status en Tijdvak. Stel de gewenste zoekcriteria in en klik op Zoeken. In het overzicht verschijnen vervolgens de betalingen die aan uw zoekcriteria voldoen. Wilt u nog specifieker zoeken? Klik dan op Zoekopdracht uitbreiden om het uitgebreide zoekscherm te openen. Met dit scherm kunt u meerdere zoekcriteria tegelijkertijd opgeven.

12 INLOGGEN 6. BETALINGEN OP SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H. 6. LIJST VAN FACTUREN DIE MET UW BETALINGEN ZIJN VOLDAAN Wilt u zien welke facturen u met een betaling hebt voldaan? Klik dan op het blauw onderstreepte bedrag onder Bedrag betaling. U krijgt vervolgens een nieuw scherm te zien. Deze toont alle factuurinformatie voor één specifi eke betaling Hieronder ziet u wat alle gegevens betekenen: Betalingsomschrijving Hier staat de omschrijving van de betaling waarop de factuurinformatie betrekking heeft, gevolgd door de datum waarop de betaling is ontvangen en het bedrag van de betaling. Factuuromschrijving Hier ziet u een overzicht van de facturen die met deze betaling zijn voldaan. U kunt per factuurregel zien wat de vervaldatum van de factuur was, hoe hoog het totale factuurbedrag was en welk deel van het factuurbedrag met deze betaling is voldaan. Klik onderaan het scherm op Terug om terug te keren naar het werkblad Betalingen.

13 INLOGGEN 7. DOSSIERSOP SELFSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H. 7. HET RAADPLEGEN VAN DOSSIERS Als u een factuur te laat betaalt, dan leidt dit tot aanmaningen en uiteindelijk tot een overdracht van deze factuur aan één van onze externe incassopartners. Er wordt in dit geval een dossier aangemaakt, die u terugvindt op het werkblad Dossiers. Hieronder vindt u een toelichting op de gegevens die u op dit werkblad kunt raadplegen en wat deze betekenen: 6 6 Dossier Hier staat het dossiernummer vermeld. Dit is het nummer waaronder het dossier bekend staat binnen onze administratie. Facturen Als u op het plusje klikt, verschijnt er een lijst met facturen. Dit zijn alle facturen die zijn overgedragen aan een externe incassopartner en onderdeel uitmaken van het hetzelfde incassodossier. Hieronder vallen ook eventuele creditfacturen die nog in mindering gebracht mogen worden op het openstaande factuurbedrag. Op deze manier kan de incassopartner bepalen welk bedrag er per saldo nog moet worden ingevorderd. Te verifiëren bedrag Hier vindt u het bedrag dat door de incassopartner zal worden ingevorderd. Dit bedrag staat gelijk aan het totaal van alle openstaande facturen die onderdeel uitmaken van het betreffende incassodossier, verminderd met het totaal van alle eventuele creditfacturen. Dossiernummer incasso partners Hier ziet u het nummer waaronder het dossier bekend staat bij onze incassopartner. Deze is meestal gelijk aan het dossiernummer dat vermeld staat bij Dossier. In dit geval is het vak onder Dossiernummer incasso partners leeg. Is het vak echter wel ingevuld, dan hanteert de incassopartner dus een eigen, afwijkend dossiernummer. Status Hier staat de status van het incassodossier. Gecreëerd op Hier vindt u het tijdstip waarop het incassodossier is aangemaakt en overgedragen aan een externe incassopartner.

14 INLOGGEN CONTACTGEGEVENS OP SELFSERVICE KLANTENSERVICE WERKGEVERS PORTAL (SWP) H. Hebt u nog vragen? U kunt ons op werkdagen tussen 8.00 uur en 7.0 uur bereiken op telefoonnummer Onze medewerkers beantwoorden graag uw vragen. U kunt ook een sturen naar info@administratienet.nl. Disclaimer Deze handleiding is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Deze handleiding is bedoeld om werkgevers en leveranciers te ondersteunen bij het raadplegen van het Financieel overzicht. Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Bouwnijverheid mede namens de bedrijfstakeigen regelingen in uw sector streeft ernaar om deze handleiding voortdurend te onderhouden en te actualiseren, maar kan er niet voor instaan dat de inhoud van (onderdelen van) deze handleiding na verloop van tijd of op het moment dat deze handleiding geraadpleegd wordt nog steeds juist, volledig of actueel is.