Handleiding Gebruik Veilig Mailen Portal voor Externe partijen Inhoud Een beveiligde mail? Ik zie alleen een PDF in de bijlage...... 1 Hoe kan ik de mail lezen? Hoe weet ik het wachtwoord van de PDF?... 1 Hoe open ik de verzonden bijlagen (zoals bijvoorbeeld een medisch dossier)... 3 Na de 1e keer een beveiligde mail ontvangen... 4
Een beveiligde mail? Ik zie alleen een PDF in de bijlage... Als er vanuit GC A een mail wordt verstuurd met gevoelige informatie, sturen wij de informatie over een beveiligde verbinding. Wanneer de ontvanger niet is aangesloten op deze beveiligde verbinding, wordt de inhoud van de mail omgezet in een PDF en wordt deze PDF vervolgens beveiligd zodat deze alleen met een wachtwoord geopend kan worden. Er wordt een mail gestuurd aan de ontvanger met in de bijlage de PDF. In de mail zelf leest u de instructies hoe u de PDF kunt openen. Let op: De link in de mail is alleen te openen op een Windows computer of Apple Mac; op dit moment helaas nog niet met smartphones of tablet/ipad. Er is een PDF-reader nodig om de PDF te kunnen openen (bijvoorbeeld Adobe). Hoe kan ik de mail lezen? Hoe weet ik het wachtwoord van de PDF? Om het makkelijk uit te leggen, beginnen we bij het einde: u heeft een wachtwoord nodig om de PDF te kunnen openen: 1. Waar haalt u dit wachtwoord voor de PDF vandaan? Dit wachtwoord kunt u genereren in uw account in de portal van Ciphermail. 2. U moet dus eerst inloggen in uw account, hoe doet u dat? Klik op de link in de mail. U komt dan in onderstaand scherm. De eerste keer moet u zelf een wachtwoord verzinnen (linker afbeelding). Bij iedere volgende keer dat u op de link uit een veilige mail van GC A klikt, moet u het zelfverzonnen wachtwoord invullen (rechter afbeelding). >Let op: het kan zijn dat u niet zelf eerder hier bent geweest, maar dat een collega die ook toegang heeft tot dit mailadres wel al een wachtwoord heeft aangemaakt n.a.v. een eerdere mail van GC A. Zorg er dus voor dat u als collega s onderling het wachtwoord met elkaar deelt.
3. U bent nu ingelogd in uw account. Nu kunt u een wachtwoord creëren om de PDF mee te openen Na het invoeren van een wachtwoord wordt men direct doorgestuurd naar de PDFwachtwoordgenerator (zie afbeelding hieronder) A B A. Vul het password ID in; wanneer men inlogt vanuit de link in de mail, is de ID van het gecodeerde bestand al meegegeven waardoor deze niet met de hand hoeft worden ingegeven. Mocht dit veld leeg zijn dan kunt U dit password ID terug vinden onderaan in de mail waarvan u de encrypted PDF wilt openen. (het referentienummer van de e-mail is het password ID) B. Klik op Genereer wachtwoord Er wordt nu een wachtwoord aangemaakt welke op de plaats van de sterretjes wordt getoond. Tevens wordt er een pop-up weergegeven waarin dit wachtwoord wordt aangeboden om te kunnen kopiëren; kopieer dit wachtwoord, met rechtermuisklik of met de toets combinatie Ctrl+C
4. Nu heeft u het wachtwoord; rest alleen nog het feitelijk openen van de PDF A. Ga terug naar de mail en open de PDF uit de bijlage. B. Er verschijnt een pop-up met de vraag om het benodigde wachtwoord in te voeren. Het wachtwoord dat u zojuist heeft gekopieerd kunt u hierin plakken (CTRL + V of via rechtermuisknop). Hoe open ik de verzonden bijlagen (zoals bijvoorbeeld een medisch dossier) Het PDF bestand opent nu en u ziet het aan u verzonden bericht. Het is niet altijd duidelijk zichtbaar dat er een bijlage (bijvoorbeeld een medisch dossier) is toegevoegd aan het bericht. In het programma Adobe ziet u in de linker kolom een paperclip aanwezig. Wanneer u deze aanklikt, ziet u de eventuele bijlagen. Deze bijlagen kunnen gewoon worden geopend door er op te dubbel klikken. In onderstaand voorbeeld is dat ook een PDF bestand, maar dit kan ieder willekeurig type bestand zijn.
Na de 1e keer een beveiligde mail ontvangen Nadat u de eerste keer een gecodeerd bericht van GC A hebt ontvangen wordt er niet meer gevraagd om een paswoord aan te maken. Door op de link te klikken in de e-mail wordt u door gestuurd naar de Ciphermail Portal waar u het password dient in te geven (als deze niet door de Browser is bewaard). Na inlog kunt u nu middels de knop Genereer wachtwoord een juiste PDF wachtwoord genereren voor de gecodeerde PDF. Deze wordt opnieuw in een Pop-up aangeboden om met de toets combinatie Ctrl+C te kopiëren naar het klembord. Deze kan worden geplakt in het venster dat opent wanneer de gebruiker de gecodeerde PDF opent.