versleuteld versturen met Sophos SPX Encryption

Transcriptie

1 versleuteld versturen met Sophos SPX Encryption Inleiding Met Sophos SPX is het vanaf heden mogelijk om met een GGD Zeeland account versleuteld te versturen. Met deze in Outlook geïntegreerde functionaliteit kan je op een veilige manier vertrouwelijke gegevens per reguliere versturen. Je (vertrouwelijke) tekst wordt na verzenden in een PDF bijlage geplaatst. Het PDF bestand is alleen te openen met een door jouw verstrekt wachtwoord. Het wachtwoord wordt automatisch voor je gegenereerd, de ontvanger hoeft zodoende niet zelf een wachtwoord te creëren. De PDF bijlage blijft versleuteld met 128bit AES encryptie en is zowat onmogelijk te kraken. De ontvanger houdt hetzelfde wachtwoord voor toekomstege versleutelde berichten. Inhoud Inleiding... 1 Hoe verstuur ik een versleuteld bericht (voor de verzender)... 2 Hoe open ik een beveiligd bericht (voor de ontvanger)... 4 Ondersteuning... 5 Auteur: Arnoud Koning IPM - bedrijfsbureau - GGD Zeeland 1

2 Hoe verstuur ik een versleuteld bericht (voor de verzender) 1. Open Outlook en stel een nieuw bericht op zoals je dat normaal ook doet. 2. Klik op de ronde Office knop linksboven. 3. Klik op eigenschappen 4. Selecteer in het drop-down menu van Gevoeligheid: Vertrouwelijk 5. Druk op OK 6. Verzend het bericht. Auteur: Arnoud Koning IPM - bedrijfsbureau - GGD Zeeland 2

3 7. Je ontvangt nu direct zelf een bericht met daarin het wachtwoord wat je door moet geven aan de ontvanger. Dit wachtwoord dien je door te geven (per sms, post, telefonisch etc.) aan de ontvanger. Ontvang je dit bericht niet? Dan heb je mogelijk al eerder een versleuteld bericht aan deze persoon gestuurd. Een wachtwoord bericht wordt maar 1 keer verzonden en blijft geldig voor alle toekomstige berichten voor dezelfde ontvanger. De Servicedesk kan geen wachtwoorden herstellen, wel kunnen we een nieuw wachtwoord voor toekomstege berichten genereren. Echter kunnen oude berichten hier niet mee geopend worden. -einde instructie voor verzender- Auteur: Arnoud Koning IPM - bedrijfsbureau - GGD Zeeland 3

4 Hoe open ik een beveiligd bericht (voor de ontvanger) 1. U heeft zojuist een versleuteld bericht vanuit de GGD Zeeland ontvangen. De daadwerkelijke inhoud van het bericht zit in de PDF bijlage welke met 128 bits Encryptie is beveiligd. U kunt het PDF bestand openen met een PDF reader die hier mee om kan gaan (zoals Adobe Reader 7 of hoger). 2. Open de PDF bijlage. Sla deze eventueel eerst op indien wenselijk. 3. U wordt om een wachtwoord gevraagd. Deze heeft u als het goed is separaat van de verzender ontvangen. Deze heeft u nu nodig om het PDF bestand te openen. De PDF blijft hierna versleuteld, dus als u de inhoud later nogmaals wilt inzien dient u opnieuw dit zelfde wachtwoord te gebruiken. Bewaar dit wacht woord daarom zorgvuldig. 4. Vul het wachtwoord in en klik op OK. Auteur: Arnoud Koning IPM - bedrijfsbureau - GGD Zeeland 4

5 5. Het originele bericht zoals de verzender dit heeft verstuurd wordt getoond. Plaatjes en bijlagen zijn als bijlage in het PDF bestand toegevoegd en worden (bij gebruik van Adobe Reader) in de linker zij-balk getoond. Klik er op om ze te openen. -einde instructie voor ontvanger- Ondersteuning Voor vragen kan je altijd contact opnemen met de ICT Servicedesk via het portaal (interne link). Is de ontvanger zijn wachtwoord kwijt en heb jij (verzender) deze ook niet meer, dan kan de Servicedesk een nieuw wachtwoord voor toekomstige berichten forceren. Neem hiervoor contact op met de Servicedesk. Kan de ontvanger de PDF bijlage niet openen dan ontbreekt het mogelijk aan een geschikte PDF-reader. Deze is gratis verkrijgbaar van Adobe* en is hier te vinden (klik). *Voor het installeren zijn mogelijk beheerdersrechten nodig op uw computer Deze handleiding is zowel intern als extern te raadplegen op (dus ook voor ontvangers buiten de GGD Zeeland).. Auteur: Arnoud Koning IPM - bedrijfsbureau - GGD Zeeland 5