INFORMATIEBEHEERDER (M/V) Afdeling: Centraal Databeheer Graad: adjunct van de directeur (A1) Standplaats: Graaf de Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel FUNCTIECONTEXT Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) staat in voor een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan ook een brede entiteit die op vele milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en -coördinatie, vergunningsverlening, handhaving, wetenschappelijk onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwoorden die in de werking sterk naar voren komen. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieu- en natuurproblematiek. Je komt terecht binnen de afdeling Centraal Databeheer (ACD) van het departement LNE. Deze afdeling staat in voor de interne ICT-dienstverlening aan de overige afdelingen van het departement en via het MMIS-project ook aan de andere entiteiten van het beleidsdomein. De afdeling Centraal Databeheer is een jonge en kleine dynamische afdeling in volle expansie. Naast 20 interne personen, wordt er permanent beroep gedaan op een 20-tal externe medewerkers. Dit vooral voor de ontwikkeling van nieuwe toepassingen en het onderhoud van bestaande toepassingen. DOEL VAN DE FUNCTIE Je coördineert het document- en archiefbeheer binnen het Departement LNE en staat de informatiebeheerders binnen elke afdeling en dienst bij. Je bewaakt daarbij de samenhang met andere aspecten van organisatiebeheersing. Je waakt over de uitvoer van het beleid en ondersteunt het departement daarin. Je bent het eerste aanspreekpunt en je detecteert noden en knelpunten op het vlak van document- en archiefbeheer. Uiteraard help je mee om oplossingen uit te werken. Je zorgt voor een efficiënt documentbeheer binnen het departement door procedures op te stellen of bij te werken. Je stroomlijnt de informatiehuishouding en zorgt onder meer voor gecontroleerde archiefoverdrachten, zowel voor digitale als analoge documenten. Je neemt een coördinerende rol op ten aanzien van de agentschappen van het beleidsdomein LNE. Je helpt hen bij de uitbouw van een archiefbeleid en zorgt voor optimale benutting van synergiën.
Je vertegenwoordigt het beleidsdomein LNE, als beleidsdomeinarchivaris, in de Stuurgroep Strategisch Archief, waaraan alle andere beleidsdomeinen van de VO deelnemen. Je zorgt ervoor dat de behoeften van LNE worden meegenomen in de ontwikkeling van nieuwe beleidslijnen en instrumenten. Voorbeelden van taken die je zou uitvoeren of projecten waarin je de rol van coördinator of van inhoudelijk expert zou kunnen opnemen: - Opstellen van het archiefbeheersplan - actualiseren en in de praktijk toepassen van het archiefbeheersplan - bewaken van de correcte uitvoer van het beleid inzake toegangsrechten in het documentbeheersysteem van het departement - coördineren van het beheer van de archiefruimtes van het departement en de agentschappen van het beleidsdomein LNE. RESULTAATGEBIEDEN Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen (*) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,
3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, IT-programma s, databanken, concepten voor financieel beheer 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie
6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten 7. PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden 8. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 9. BELEIDSVOORBEREIDING Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie Je brengt de belangrijkste informatie en informatienoden van het departement in kaart teneinde het informatiebeheersplan van het departement vorm te kunnen geven Je overlegt met de informatiebeheerders van andere entiteiten om een strategie te bepalen voor ons beleidsdomein en departement Je bereid de Stuurgroep Strategisch Archief voor en verdedigt er de belangen van het departement en beleidsdomein. Je doet voorstellen voor het informatie-,document- en archiefbeleid van het departement op de directieraad.
10. OPTIMALISATIE VAN DE DIENSTVERLENING Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is Je brengt de processen in kaart die verband houden met informatie- document- en archiefbeheer Je helpt de informatiebeheerders van het departement bij het implementeren en optimaliseren van deze processen Je stelt een referentiekader en sjablonen op voor Informatie-, document- en archiefbeheer en documenteert die op de WIKI van het departement 11. COÖRDINEREN / KENNISDELEN Begeleidt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Je organiseert maandelijks het overleg met de informatiebeheerders van het departement en zit dit overleg voor Je documenteert de relevante informatie over informatie- en archiefbeheer op de WIKI van het departement Je neemt deel aan de Stuurgroep Strategisch Archief en koppelt terug naar de informatiebeheerders van de afdelingen en van de agentschappen van LNE. Je bereid de Stuurgroep Strategisch Archief voor in overleg met de informatiebeheerders van LNE 12. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: melden van lekken (water, olie, ) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, verwarmings- en airconditioninginstallaties,...), melden als onderaannemers die werken uitvoeren (schilderen, wanden verplaatsen, ) hun afval niet verwijderen, vrijhouden van de gangen (geen kasten, ) zodat evacuatie bij brand veilig kan verlopen, Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: sluiten van deuren, uitdoen van lichten en uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, fax, copiermachines, koffiezet, ) bij het verlaten van de werkplek, vergaderzalen, archiefruimten ; geen radiatoren of convectoren bedekken; geen bijzetradiatoren en mobiele airco s gebruiken (dit is verboden tenzij speciaal toegestaan); waar mogelijk trap gebruiken i.p.v. de lift; het gebruik van (warm) water in keukentjes/sanitair beperken; het gebruik van papier beperken: geen overbodige kopies maken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken, recto-verso kopiëren en waar mogelijk geen omslagen gebruiken voor verzending van interne documenten; kantoormaterialen (mappen, ) hergebruiken alvorens nieuw aan te kopen; Milieuvriendelijk verplaatsen: bij verplaatsingen zoveel mogelijk het STOP-principe toepassen: eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte
kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk kiezen voor carpooling met collega s bij gebruik van (dienst)wagens; Correct sorteren van afval: vergaderzalen netjes achterlaten, correct sorteren van afval (papier, restafval, PMD, ) op de werkplek/keukentjes, TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt inzicht in de actuele methodologie van document- en archiefbeheer Je bent vertrouwd met digitale archivering Je hebt functionele kennis van informatiebeheersystemen (zoals Enterprise Content Management (ECM)-systemen (met focus op Document en Records Management)) Je bent vertrouwd met projectmatig werken PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend Verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant
Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is IV. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten - Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen - Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens
- Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Visie (conceptueel denken) = De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan Netwerken = Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en deze aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. II. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn - Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor - Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang - Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen - Gaat actief op zoek naar collega s uit andere afdelingen voor informatie, expertise - Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ) - Legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun) Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden
Organisatiesensitiviteit = Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid = Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan