Versie: 2007.12.26
1. SURTIS SURTIS is een ERP-softwarepakket dat speciaal ontwikkeld is voor poederlakkerijen, rekeninghoudend met de zeer specifieke kenmerken van deze sector. De integratie van beelden van de te bewerken producten is een zeer belangrijke toegevoegde waarde. SURTIS staat voor SURface Treatment Information System, en beheert de orderintake met uitgebreide parametrische artikelinformatie, prijzenstructuur, productieplanning productiesturing op basis van productiebonnen (met eveneens de integratie van de tekeningen), en verzendingen/facturatie van de productieopdrachten in de wereld van lakbedrijven (en mits de extra uitbreidingen eveneens voor anodisatiebedrijven). Er is een basisstructuur ontwikkeld welke naargelang de bedrijfsactiviteiten kan ingevuld worden. Zo kan geopteerd worden voor de opvolging van consignatiestock, er kan eventueel gewerkt worden met eigen voorraad waarbij een onderscheid kan gemaakt worden naar afgewerkte voorraad of basismateriaal. SURTIS draait volledig onder Windows en maakt gebruik van de Windows standaards. Een belangrijk kenmerk is de Print Manager. Deze laat onder andere toe om op een zeer eenvoudige manier de printopdrachten naar andere printers te sturen, alsook het aantal copijen aan te passen. Voor de exploitatie van SURTIS is de export naar MS Excel van alle af te drukken informatie een duidelijke meerwaarde. Alle informatie op lijsten, wordt dus in dit formaat ter beschikking gesteld. De beveiliging wordt geregeld via de userid en paswoorden, en dit per dossier (er zijn dus meerdere dossiers mogelijk). De menustructuur kan per gebruiker gedefinieerd worden. Hierna wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste sterken punten van SURTIS. Versie: 2007.12.26 ATA IT 1/10
2. Basisversie SURTIS 2.1. Menu module Parametrisatie van menustructuur Security levels Mulit-logon Multi-dossier 2.2. Basisgegevens module Artikels (artikelnummer, tekening, profielen, stuks, platen, andere) Categorie Bewerking Meerprijs (%, bedrag, korting - algemeen of per klant) Prijscombinatie (klant, artikelnummer, project, categorie, bewerking, ) Klanten Controletabellen 2.3. Werkbon module Aanmaak van werkbon Versie "zetwerk" (verwerking geplooide platen) Aanmaak en afdruk (integratie van tekeningen) Onderhoud op werkbon Uitgestelde afdruk van werkbons Lijst lopende werkbons Raadplegen lopende werkbons via verschillende toegangen Versie: 2007.12.26 ATA IT 2/10
Afmelden productie via werkbonnummer Afmelden productie via 'chassis' Onderhoud wachtbestand afgemelde productie Automatische aanmaak van werkbon via ontvangen bestanden van klanten (inkomende EDI) Overzicht van beschadigingen Dagrapport (overzicht + lijst van afmeldingen m2 per dag, per kleur, type, beschrijv ing) Overzicht van aangemaakt backorders gedurende een bepaalde periode (bv. dag) 2.4. Verzendnota module Aanmaak en afdruk Lay-out definitie van verzendnota's per klant Uitgestelde afdruk van verzendnota's (selectie op klantnummer, werkbon, ) Onderhoud wachtbestand verzendnota's Afdruk van inhoudslijsten met tekeningen Raadplegen van verzendnota's via verschillende toegangen Overzicht van niet-gefactureerde verzendnota's Automatische aanmaak van bestanden met verzendnotagegevens (uitgaande EDI) 2.5. Facturatie module Groeperen van verzendnota's op één factuur, bepaald per klant Lay-out definitie van facturen per klant Rechtstreekse factuuringave Onderhoud facturatiegegevens Herafdruk van facturen 2.6. Statistieken module Overzetten van factuurgegevens naar statistiekbestanden Raadplegen van bewerkingsstatistieken Raadplegen van statistieken via verschillende ingangen Verwijderen van statistieken Lijsten (cumul - ABC - ) Overzicht beschadigingen 2.7. Planning module Volgorde definitie van bewerkingen per datum Opladen van niet-geplande werkbons vanuit m2 Onderhoud planninggegevens Overzicht planning per dag, per bewerking (per werkbon, of in detail) Aanmaak van productie etiketten Lijst van werkbons per productielijn Automatisch afmelden van planning via afmelden werkbon Versie: 2007.12.26 ATA IT 3/10
2.8. Voorraad grondstoffen module Beheer van voorraad grondstoffen Onderscheid fysische en gereserveerde voorraad Manuele voorraadbewegingen of fysische voorraad Bestelvoorstel t.o.v. drempelvoorraad Raadplegen van historiek van voorraadbewegingen 2.9. Financiële opvolging module Via een tussenbestand export van facturatiegegevens, dat door een boekhoudpakket verder kan verwerkt worden (opmerking: boekhoudpakket door u te bepalen. De lay-out wordt ons ter beschikking gesteld. ATA IT voorzien dus in aanmaak van deze gegeven s, niet voor het doorboek programma) Belangrijk SURTIS is specifiek en alleen ontwikkeld voor deze bedrijfsactiviteiten. SURTIS is niet afgeleid van een ander softwarepakket, waardoor onnodige administratieve overhead totaal vermeden wordt. SURTIS bestaat reeds meer dan twee jaar en is dus uiterst stabiele software. Versie: 2007.12.26 ATA IT 4/10
3. EXTRA modules SURTIS 3.1. uitgebreide planning (per lijn / per dag) Er is een uitgebreide planningsmodule voorzien. Deze laat toe voor een lijn te plannen over een periode en/of voor een bepaalde datum de planning op de verschillende lijnen beheren. Er wordt steeds een overzicht gegeven van de geplande m2 en aantal; de details van de werkbons kunnen vanuit de planning opgevraagd worden. Het is eveneens voorzien om nog niet geplande werkbons te selecteren op basis van een aantal kenmerken en deze in de planning in te laden. Plannen via het scannen van de barcode op een werkbon kan ook. 3.2. Uitpak van artikels (controle op aantal en kwaliteit) Deze module laat toe om de resultaten te verwerken van de controle op de aangeleverde producten door de klanten. Eventuele afkeur of ontbrekende aantallen worden op geslagen in SURTIS voor verdere verwerking, en de klant kan hiervan op de hoogte gesteld worden (via de module Afwijkingen). De orders krijgen dan een andere status, en komen in aanmerking om gepland te worden (enkel de aantallen die door deze ingangscontrole geraakt zijn - dus de juiste aantallen - worden op de werkbons afgedrukt, waardoor tijdsverlies door zoeken naar iets dat er niet is, kan vermeden worden). Deze module is specifiek ontworpen om gebruikt te worden in de fabriek: eenvoud EN bedienbaar via scanners en touchscreen. 3.3. Inpak van artikels (controle op aantal en kwaliteit / doorsturen naar wachtbestand of backorder aanmaken) Deze module laat toe om de resultaten te verwerken van het lakwerk: OK / afkeur en gelakt / afkeur en backorder. De redencode is volledig geparametriseerd, waardoor een bedrijfseigen opvolgen en reporting kan opgesteld worden (alsook de sturing van de afhandeling). De afkeur wordt opgeslagen in SURTIS voor verdere verwerking, en de klant kan hiervan op de hoogte gesteld worden (via de module Afwijkingen). De andere resultaten worden in het wachtbestand in SURTIS geplaatst. Deze module is specifiek ontworpen om gebruikt te worden in de fabriek: eenvoud EN bedienbaar via scanners en touchscreen. Het voordel van deze module is dat de afmelding van de productie 24/24 uur kan gebeuren door de mensen van de vloer. De administratieve medewerkers moeten deze gegevens niet meer invoeren, maar kunnen op basis van de gegevens in het wachtbestand verzendnota's aanmaken. (Ze behouden natuurlijk de flexibiliteit om het wachtbestand aan te passen vooraleer een zendnota te maken.) 3.4. Voorraad centraal magazijn (beheer van de voorraad van o.a. poeder, maar ook andere producten - bv.: chemicaliën, schoenen, ) Deze module laat toe om de voorraad en verbruiken per tijdseenheid (per lijn - per klant) op te volgen. De problematiek van materiaal recuperatie is eveneens voorzien. Er is eveneens een voorraadwaardering voorzien. Versie: 2007.12.26 ATA IT 5/10
3.5. Afwijkingen opvolging en reporting Deze module laat toe om via 'redencodes' aftkeur op te volgen. Deze afkeur kan zowel betrekking hebben op bruut materiaal, te weinig, als slecht gelakt, geblutst gelakt, en de aantallen. Deze informatie wordt verzameld per werkbon en kan terug gebruikt worden om op de verzendnota vermeld te worden. Een aparte management rapportering is voorzien, alsook export naar Excel. 3.6. Simulatie poederverbruik Per poeder kan aangegeven worden hoeveel m2 er met 1kg kan gespoten worden. Op basis van dit getal zal voor de geplande werkbons, per kleur (per dag) een overzicht gemaakt worden van de berekende hoeveelheid poeder met daarnaast de voorraad van dit poeder. Indien er meer nodig is dan beschikbaar, wordt dit extra aangeduid met een kleur. Dit kan eveneens voor alle nog niet geplande werkbons, of een combinatie van beide. Het is eveneens mogelijk om in plaats van per dag een overzicht te bekomen, dit te laten sommeren voor een andere periode. 3.7. Leverdatum berekenen in functie van klant De leverdatum wordt in SURTIS berekend in functie van een parameter welke bij een poeder wordt gedefinieerd. (De leverdatum op een werkbon kan manueel aangepast worden, bv.: in geval van prio's.) Deze aanpassing omvat de mogelijkheid om per klant een aantal dagen te definiëren, en op basis hiervan de leverdatum te laten berekenen (bij werkboncreatie). 3.8. Verpakkingsinstructies koppelen aan artikels en tonen op inpak De verpakkingsinstructies worden in een formaat ter beschikking gesteld dat via een standaard viewer kan getoond worden (bv.: pdf, tiff, ). Er wordt één formaat afgesproken. De referentie naar dit document kan opgenomen worden op artikelniveau en eventueel klant/artikel. Bij de inpak kan de verpakkingsinstructie opgeroepen en getoond worden per werkbonlijn. Er zijn meerdere types van documenten voorzien voor latere toepassingen. (bv.: de technische fiche, dxf-formaat, ) 3.9. Koppelen van ingescande informatie aan een werkbonlijn Voor geplooid plaatwerk is het interessant de tekeningen van de klant mee te geven op de werkbon (als extra blad). In SURTIS wordt overal een extra toets ingebouwd om deze gescande documenten te tonen. Deze documenten volgen de volledige stroom (werkbon, planning, Wachtbestand, verzendnota, factuur, statistiek). (opmerking: deze ingescande documenten vervangen niet de tekening die op de werkbon wordt afgedrukt. Deze moet blijven voldoen aan de vooropgestelde kenmerken.) Versie: 2007.12.26 ATA IT 6/10
4. EXTRA uitbreidingen op SURTIS 4.1. Surtis-WEB Opvraagmogelijkheid voor klanten wat de status is van lopende opdrachten via het internet. Op geregelde tijdstippen (automatisch bv.: om de 4 uur) wordt een extractie gemaakt van de lopende werkbons uit de betrokken databases. Deze informatie wordt volledig transparant naar een webserver gestuurd. Deze webserver detecteert automatisch dat deze bestanden zijn binnengekomen en zal na enkele controles deze informatie inladen in de web-databank. De toegang via het internet tot de applicatie wordt beveiligd met een userid (=klantnummer) en een paswoord. Telkens een user het systeem gebruikt en informatie download wordt dit gelogged. De gegevens welke betrekking hebben op de klant, kunnen via een dynamisch op te bouwen query (7 op 7 / 24 op 24) door de klant zelf geselecteerd worden (niet alleen de velden, maar ook de records). Er is eveneens een sorteervolgorde instelbaar. De geselecteerde info wordt op het scherm geplaatst en kan via een standaard internet browser bekeken worden (gelijk waar er een internetaansluiting is). Het is voorzien om deze gegevens te downloaden in een Excel formatted file, of af te printen. De voorwaarde is dat op de PC van de klant Excel en Word geïnstalleerd is. Volgende statussen kunnen voorkomen: OR: PL: WS: SH: IN: Order is opgenomen in het systeem Order is opgenomen in de planning Wacht op verzending Op verzending Op factuur 4.2. Software uitbreidingen op maat van klant Vermits SURTIS een ontwikkeling is van ATA IT, kunnen wij eveneens uitbreidingen en/of wijzigingen doorvoeren specifiek voor uw bedrijf. We denken hier aan rendementsberekeningen per lij, per klant, orderbevestigingen per mail en/of per fax, terugkoppeling uit boekhoudpakket in verband met kredietlimieten, Als voorbeelden kunne wij volgende aanpassingen vermelden: Afdruk specifieke barcode onderaan op het eerste blad van de werkbon Reservatie werkbon nummer door ingave klantnummer Lay-out wijziging afdruk werkbon Opstartkost van 50 euro indien orderbedrag minder dan 650 euro is Staffelprijs voor poeder toepasbaar per werkbon Versie: 2007.12.26 ATA IT 7/10
STAFFELPRIJS Ondergrens Poeder Ordertotaal RAL 3002 RAL 5008 Bovengrens Ordertotaal 20 60 A 80 120 B 140 160 C 20 120 D 140 200 E 220 300 F Prijs WERKBON VERKOOP POEDER Poeder Aantal Gerekende Eenheidsprijs (kg) Eenheidsprijs RAL 3002 20 A C RAL 5008 120 D E TOTAAL 140 BOM (Bill of Material): Onderhoud Poeder: Eindproduct Basisproduct x kg % afval Pigment 1 y kg % afval Pigment 2 z kg % afval Materiaal: Eindproduct n stuks Basisproduct m stuks Aanmaak werkbon op basis van BOM en interne werkbon Stockaanpassing verkopen materiaal (poeder/dakgoothaken, ) bij inboeken werkbon op basis van BOM Detailrapporten verbruiken (basis rapportering is aanwezig) Aanmaak verzendnota per klantreferentie (instelbaar per klant) Tijdsregistratie manuren Personeelsbestand: onderhoud Uursoort: onderhoud Handeling/Bewerking: Onderhoud Code (100, 200, 920, stralen, ) Supplement per uur voor interne nacalculatie ( /h) Supplement per uur voor facturatie Extra parameters: Onderhoud A: Verhoging patronale bijdrage B: Shiftcorrectie van 7,5 naar 8 uur C: Overuur + Zaterdagpercentage D: Weekenduurpercentage X: Premie voor Stralen + Metaliseren Y: Premie voor bijspuiten Historiek: Onderhoud Import bestand tijdsregistratie PersoneelsID Afdeling (tekst) Versie: 2007.12.26 ATA IT 8/10
Werkbonnummer Datum Aantal uren Uursoort Handeling/Bewerking Machine Rapportering Lijst per klant, per werkbonnummer met: - Werkbonnummer, klant, aantal manuren, loonkost, kostprijs grondstof, totaal, facturatiebedrag, netto, gemiddelde (netto/manuren) - Werkbonnummer, klant, aantal manuren, loonkost, kostprijs grondstof, totaal, facturatiebedrag, netto, aantal machine-uren, gemiddelde (netto/mach.uren) - Tijdsregistratie machine-uren Registratieprogramma via scanning barcodes Afhankelijk van de foutcode zal de vorige registratie van deze gebruiker worden afgesloten, in pauze gezet worden of gewoon doorlopen. Historiek: Onderhoud Fout/Panne: Onderhoud Rapportering Lijst met werkbon, poedercode, personeelsid, startdatum, starttijd, eindtijd, foutcode, verbruik in verhouding tot gepresteerde tijd Facturatie Extra facturatie handeling uit tijdsregistratie bij aanmaak factuur op basis van werkbon Wijzigen aantal, oppervlakte, eenheidsprijs op vereenvoudigde manier Versie: 2007.12.26 ATA IT 9/10
5. Prijszetting SURTIS wordt aangeboden voor een vaste prijs tot en met 5 gebruikers. Voor extra gebruikers wordt een licentiebedrag voorzien. Er kan geopteerd worden voor een onderhoudscontract - helpdesk (na drie maanden waarborg na installatie): 15% op licentieprijs. U beslist zelf dit onderhoudscontract te nemen of niet. Indien niet, kunnen gewenste interventies aan de standaard dagprijzen en opstartkost uitgevoerd worden, echter zonder responsietijd waarborg. SURTIS maakt gebruik van een Progress database. Dit betekent dat op elke PC een Progress client dient geïnstalleerd te worden, samen met een Progress Database licentie op de server. Hardware kan door ATA IT aangeboden en geconfigureerd worden. Voor informatie: ATA IT bvba Dorp 37 2861 O.L.V.-Waver Tel.: 015/75 30 58 info@atait.com www.atait.com Versie: 2007.12.26 ATA IT 10/10