Handleiding Digitale Handtekening Osiris Docent Uitgebreid Auteur: Jessica Huf Versie: 0.1 1
Inhoudsopgave Resultaten invoeren en Elektronisch Ondertekenen pag. 3 Resultaten Klaarzetten voor Ondertekening pag. 7 Correcties pag. 10 Belangrijke Informatie (Over de functies Opslaan en Handmatig Ondertekenen) pag. 14 2
Resultateninvoer Kies voor Resultaten en geef je aan voor welk collegejaar je resultaten in gaat voeren. Vervolgens verschijnen alle cursussen waar je als docent aan gekoppeld bent. Zoek je de cursus op waarvoor je resultaten in gaat voeren. - Selecteer de juiste cursus en bijbehorende toets. - Voer het resultaat en de datum in (stap 3) voor de juiste studenten 3
- Kies voor Resultaten Bevestigen (stap 4). De volgende melding verschijnt: Klik op OK. Via de stap Resultaten Bevestigen worden niet alleen de resultaten opgeslagen, maar wordt ook zichtbaar welke resultaten je hebt ingevoerd. Let op! De resultaten zijn nu opgeslagen, maar nog niet bevestigd! Kies vervolgens voor Elektronisch ondertekenen. Een veld waarin je je wachtwoord moet geven, verschijnt: 4
Door je wachtwoord hier in te voeren en te kiezen voor Ondertekenen, heb je niet alleen de resultaten goedgekeurd en ondertekend, maar stel je het resultaat ook vast. Let op! Zodra je kiest voor Ondertekenen, wordt het DIRECT ondertekend! De resultaten hebben nu de status OK: In het veld dat volgt, zie je wat je hebt ondertekend en vastgesteld, hoeveel resultaten het betreft, hoeveel eventuele correcties er zijn, de datum waarop je het hebt gedaan en de status. Kies voor OK. 5
Na het ondertekenen zie je de resultaten met bijbehorende informatie onder de tab Bevestigde resultaten: 6
Resultaten klaarzetten voor ondertekening Als je de resultaten nog niet meteen gaat ondertekenen (dus de resultaten moeten nog even de status concept houden), omdat er bijvoorbeeld nog sprake is van een inzagetermijn, moet je ze in ieder geval wel klaar zetten voor ondertekening. Op deze manier zorg je er zelf voor dat je het resultaat niet vergeet. Het selecteren van de cursus met bijbehorende toets en het invoeren van het resultaat verloopt op dezelfde manier. (Zie Resultatenivoer, pag.2) Als je kiest voor Resultaten Bevestigen, zie je dat je naast Elektronisch ondertekenen, ook kan kiezen voor Klaarzetten voor ondertekening. Klik daarop. De volgende melding verschijnt: Het resultaat is nu klaar gezet. Als je uiteindelijk alle resultaten hebt ingevoerd, bevestigd en klaar gezet voor ondertekening, kan je ze in 1 keer allemaal ondertekenen of uitloggen. De resultaten zijn in concept zichtbaar bij de student en in de Back Office. 7
Als je later weer inlogt (of tussendoor van tab wisselt), verschijnt in onder Afspraken / Actiepunten in het rood Ondertekenen in beeld en weet je dat je nog resultaten hebt staan die ondertekend moeten worden. Als de inzagetermijn voorbij is, log je in en klik je op. De resultaten die je eerder hebt ingevoerd en klaar gezet, verschijnen in beeld. klaar gezet voor ondertekening Je kan alle cursussen die je gaat verzenden, aanvinken en in één keer ondertekenen door te kiezen voor Elektronisch ondertekenen. Mocht je er één vergeten, of later willen versturen, dan herinnert Osiris je daar aan door op dat moment tabbladen te tonen met Selecteer Cursus en Resultaten ondertekenen, in het veld waar het cursusoverzicht staat. (Het gele tabblad is actief) Voorwaarde is wel dat je hem hebt. 8
Deze tabbladen zijn alleen zichtbaar als je nog resultaten hebt staan, die verstuurd moeten worden. Als je in de tussentijd uitlogt en later weer inlogt, krijg je de melding zoals hierboven beschreven. 9
Correcties Stel, je hebt resultaten ingevoerd, maar er moet een correctie plaatsvinden. Er zijn twee scenario s: Scenario 1: De resultaten zijn al ondertekend en hebben de status definitief. Scenario 2: De resultaten zijn klaar gezet en hebben nog de status concept. Ad. 1. Nadat je de resultaten hebt vastgesteld, is het resultaat definitief en kan je het zelf niet meer wijzigen. Dan kan het alleen nog maar gewijzigd worden in de Back Office. Het beleid is dat Studentzaken alleen maar vastgestelde resultaten wijzigt op verzoek van de Examencommissie. Daar moet jij als docent dan ook je verzoek indienen. Nadat een resultaat in de Backoffice is gewijzigd, wordt het opnieuw ter ondertekening aangeboden aan de docent. Alles wat vanuit de Backoffice binnen komt, ziet er net zo uit als resultaten die zijn klaar gezet. Het zijn allemaal resultaten die een actie verlangen van de verantwoordelijke docent. Om te zien wat er aangeboden wordt vanuit de Backoffice, moet je klikken op Ondertekenen. Vervolgens wordt getoond wat er nog ondertekend moet worden en wie het heeft verstuurd. 10
Als je op het ballonnetje met de i klikt, wordt er een nieuw venster geopend waarin staat welke resultaten het precies betreft. Controleer of de wijziging correct is, vink de code aan en kies voor Klaarzetten of Ondertekenen. 11
Ad. 2. De resultaten zijn nog niet vast gesteld en zodoende kan je ze zelf nog wijzigen. Zoek de juiste cursus, bijbehorende toets en student op: Klik op Corrigeer en wijzig het resultaat. Kies vervolgens voor Resultaten Bevestigen. Kies vervolgens voor Klaarzetten of Ondertekenen. Indien er gekozen wordt voor Ondertekenen, verschijnt het inlogscherm weer en kunnen de gewijzigde resultaten vastgesteld worden zoals beschreven op pag. 5. Indien er gekozen wordt voor Klaarzetten, wordt er een extra regel opgeteld bij vast te stellen resultaten: 12
Kies voor Ondertekenen indien op het moment dat de resultaten vastgesteld gaan worden. De correctie is toegevoegd aan het overzicht: Voor details klik je op het ballonnetje met de i : Controleer de correctie, sluit het veld met de details. Vervolgens moeten alle te ondertekenen cursuscodes worden aangevinkt (ook de invoer zonder correcties!) en kunnen ze in 1 keer worden ondertekend. Alle resultaten, inclusief de correctie zijn nu ondertekend en hebben de status definitief. 13
Belangrijke Informatie: 1. Als je het resultaat hebt opgeslagen via Opslaan, maar daarna niet kiest voor Resultaten bevestigen, krijg je de volgende vraag: Als je kiest voor Ja, kom je terecht in het veld waar je kan kiezen voor Elektronisch ondertekenen of Klaarzetten voor ondertekening. Als je kiest voor Nee, kom je weer terug bij het overzicht cursussen. Als je de cursus weer opzoekt, zie dat het cijfer nog wel bij de toets staat. De student kan het cijfer ook al zien, maar in concept en alleen op het dossieroverzicht. Zolang je het resultaat niet bevestigt, blijft het in concept staan. Studentzaken zal het cijfer in concept zien staan, maar is niet bij machte om het ter ondertekening (en ter herinnering) aan te bieden, omdat het resultaat is ingevoerd in Osiris Docent. Gebruik Opslaan alleen als je resultaten aan het invoeren bent en even van je werkplek af moet. De knop is bedoeld voor het tussentijds opslaan van je inspanningen, maar vormt geen stap in het stappenplan. Er wordt door Opslaan geen herinnering gecreëerd in de vorm van een rode regel bij het inloggen. Gebruik deze knop dus alleen als je het invoeren van resultaten tussendoor moet onderbreken! 2. De knop Handmatig Ondertekenen geeft een pdf met daarop een controlegetal. In de oude situatie moest deze pdf naar Studentzaken, zodat zij de resultaten konden vaststellen. Met de komst van de digitale handtekening is het voor Studentzaken onmogelijk geworden om resultaten vast te stellen. Deze knop heeft dus geen functie meer!!! Vooralsnog is het niet mogelijk de knop te verwijderen uit Osiris Docent. 14