Hoofdstuk V GOEDEREN INLEIDING OVERHEIDSOPDRACHTEN BEHEER EN BESCHIKKING VAN GOEDEREN WERKEN AAN GEBOUWEN PREMIES EN SUBSIEDIES SCHENKINGEN, LEGATEN EN STICHTINGEN 2. OVERHEIDSOPDRACHTEN 504. De kerkfabriek is een publieke rechtspersoon en als dusdanig bij het uitvoeren van al haar opdrachten van werken, leveringen en diensten onderworpen aan de wet op de overheidsopdrachten. A. ALGEMENE BEGINSELEN IN ZAKE OVERHEIDSOPDRACHTEN Begrip overheidsopdracht 505. Een overheidsopdracht is een schriftelijke overeenkomst gesloten door een aanbestedende overheid (publiekrechtelijke persoon) met als doel de verwezenlijking van een aanneming van werken, leveringen of diensten, en dit onder de voorwaarden gesteld in de wet betreffende overheidsopdrachten en haar uitvoeringsbesluiten. Een overheidsopdracht bestaat uit al de handelingen die worden verricht, zowel de handelingen die de toekenning van een werk, levering of dienst voorafgaan, als de handelingen die in de geschreven overeenkomst met de aannemer of leverancier worden bepaald. Regelgeving inzake overheidsopdrachten 506. De regelgeving vindt men in: - de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - het K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; - het K.B. van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. 507 Deze regelgeving heeft tot doel aan de ganse publieke sector een eenvormige regeling voor het gunnen en uitvoeren van opdrachten op te leggen in overeenstemming met de Europese richtlijnen. De regels waarborgen een eerlijke concurrentie en vermijden dat opdrachten worden toegewezen op grond van subjectieve criteria. Ze waarborgen tevens de regelmatigheid van een opdracht en zorgen voor een gezond beheer en goed gebruik van overheidsgeld. Soorten overheidsopdrachten 508. De wetgever onderscheidt drie soorten overheidsopdrachten.
1. Werken Een opdracht van werken is een overeenkomst die gesloten wordt met rechtspersonen of natuurlijke personen. Deze opdracht heeft betrekking op activiteiten uit de algemene bouwnijverheid zoals: slopingswerken, burgerlijke bouw en utiliteitsbouw, water-, spoor- en wegenbouw, cultuurtechnische werken, afwerking, herstel of verbouwing van gebouwen. Het voorwerp van de opdracht kan betrekking hebben op afzonderlijke werkzaamheden of op een werk in zijn geheel. 2. Leveringen Een opdracht van levering is een overeenkomst die gesloten wordt met als doel gebruik te maken van een roerend goed. Het kan gaan om koop, aanneming, huur of leasing, zodat het feit of men de eigendom van deze goederen verwerft of niet, irrelevant is. 3. Diensten Een opdracht van diensten is elke overeenkomst die betrekking heeft op het presteren van diensten. Dit kunnen ondermeer zijn: onderhoudsdiensten, schoonmaak, bankverrichtingen en verzekering, ontwerpen. Basisbeginselen i.v.m. overheidsopdrachten 509. De wetgever bepaalt ook de basisvereisten waaraan een overheidsopdracht dient te beantwoorden. 1. Gunning na mededinging Een overheidsopdracht kan slechts gegund worden na mededinging. Onder mededinging wordt verstaan het bieden van gelijke kansen aan ieder belangstellende om de opdracht te mogen uitvoeren. Zoals verder zal blijken kan deze mededinging op verschillende wijzen (openbaar, beperkt, via onderhandelingen) en op diverse schaal georganiseerd worden (louter nationaal of ook Europees). 2. Keuze van de gunningsprocedure Overheidsopdrachten kunnen worden gegund bij aanbesteding, bij offerteaanvraag of bij onderhandelingsprocedure. De aanbestedende overheid kan in principe kiezen tussen de aanbesteding en offerteaanvraag. De onderhandelingsprocedure daarentegen is slecht mogelijk in de gevallen die limitatief in de wet zijn beschreven. 3. Algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) De bijlage algemene aannemingsvoorwaarden bestaat uit een hele lijst van bepalingen die dienen nageleefd te worden gedurende de uitvoering van overheidsopdrachten. Een gedetailleerde bespreking hiervan is binnen dit vademecum voor kerkfabrieken niet aangewezen. Wanneer de kerkfabriek een concreet dossier in behandeling heeft, is het aangewezen om voor dit aspect professionele hulp in te roepen (bijvoorbeeld een architect). Van een aantal van de algemene aannemingsvoorwaarden kan slechts afgeweken worden wanneer er in het bestek een formeel gemotiveerde afwijking is opgenomen. Voor het overige kan het volgende gesteld worden: - voor de bedragen boven de 22.000 (excl. BTW) zijn de AAV integraal van toepassing; - voor de bedragen tussen 5.000 en 22.000 (excl. BTW) zijn de fundamentele bepalingen van de AAV van toepassing, tenzij het bestek een gemotiveerde afwijking bevat;
- voor de bedragen onder de 5.500 (excl. BTW) zijn de AAV niet van toepassing. 4. De publiciteit De nieuwe wetgeving inzake overheidsopdrachten huldigt het principe van de publiciteit. Behalve indien er kan gegund worden via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande publiciteit, moet elke opdracht worden bekendgemaakt. B. WIJZE WAAROP OVERHEIDSOPDRACHTEN WORDEN GEGUND 510. Om een opdracht te gunnen bestaan er zes mogelijke gunningswijzen: - de onderhandelingsprocedure met bekendmaking; - de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; - de openbare aanbesteding; - de beperkte aanbesteding; - de algemene offerteaanvraag; - de beperkte offerteaanvraag. Onderhandelingsprocedure 511. In de onderhandelingsprocedure kunnen we twee vormen onderscheiden. 1. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Bij een onderhandelingsprocedure wordt onderhandeld op basis van de offertes die door de verschillende inschrijvers in een eerste stadium ingediend werden.een overheidsopdracht geschiedt bij onderhandelingsprocedure wanneer de aanbestedende overheid meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners van haar keuze raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meerdere van hen. De onderhandelingsprocedure is slechts toegestaan in de gevallen die uitdrukkelijk in de wet beschreven zijn. Zo is de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking o.m. toegestaan indien het gunningsbedrag van werken 67.000 (excl. BTW) niet overschrijdt, alsook in geval van dringende noodzakelijkheid (K.B. van 8 januari 1996, art. 120). Zelfs in de gevallen waarin geen voorafgaande bekendmaking is verplicht, is het raadplegen van meerdere inschrijvers, ongeacht het bedrag, steeds van toepassing. Is de aanbestedende overheid van mening dat dit onmogelijk is, dan moet deze onmogelijkheid formeel gemotiveerd worden. Het aantal potentiële inschrijvers dat men moet raadplegen, wordt bepaald door de aard van de opdracht en de grootte van het bedrag. Een redelijke concurrentie moet mogelijk zijn. De uitnodiging van drie potentiële geschikte inschrijvers is een minimum. Men kan over ieder element van de opdracht onderhandelen behalve over deze die het bestuur vooraf heeft vastgelegd. Het is niet noodzakelijk dat de aanbestedende overheid over drie ingediende offertes beschikt, ze moet wel kunnen bewijzen dat de mededinging in voldoende mate gespeeld heeft. 2. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking De wet voorziet in bepaalde uitzonderlijke gevallen dat boven de voormelde bedragen kan gebruik gemaakt worden van de onderhandelingsprocedure, mits bekendmaking (wet van 24 december 1993, art. 17 3). 3. Aanvaarde factuur Indien het bedrag lager is dan 5.500 (excl. BTW), kan een opdracht via
onderhandelingsprocedure eveneens tot stand komen op basis van een aanvaarde factuur, na voorafgaande prijsvergelijking van drie prijzen. Openbare of beperkte aanbesteding 512. De procedure bij aanbesteding berust op slechts één enkel criterium, dat zonder onderscheid van toepassing is op zowel de openbare als de beperkte aanbestedeing. 1. De prijs is het enige criterium Bij een aanbesteding moet de aanbestedende overheid tussen de ingediende offertes kiezen op basis van slechts één criterium, nl. de prijs. Wil men bijgevolg de gewenste kwaliteit voor de laagste prijs, dan moet het bestek zeer nauwkeurig het verwachte resultaat beschrijven. Bij een openbare aanbesteding krijgt iedere belangstellende de kans een offerte in te dienen. Bij een beperkte aanbesteding daarentegen doet de aanbestedende overheid vooraf een beroep tot kandidatuurstelling om te weten wie geïnteresseerd is om een offerte in te dienen. Uit de binnengekomen kandidaturen maakt de aanbestedende overheid eerst een selectie. Enkel de geselecteerden ontvangen dan een bestek met het verzoek om binnen een bepaalde periode een offerte in te dienen. De wet bepaalt dus dat bij de beperkte aanbesteding of beperkte offerteaanvraag (zie verder) de opdracht eerst moet bekendgemaakt worden. Men kan dus niet meer vrij de potentiële inschrijvers uitnodigen met het verzoek een offerte in te dienen. Deze verplichting geldt ongeacht het geraamde bedrag van de opdracht. 2. Procedure bij een openbare aanbesteding De geïnteresseerde inschrijvers worden opgeroepen (via publicatie in het Bulletin der Aanbestedingen en eventueel in bepaalde vakbladen) om een offerte in te dienen. Een inschrijver kan uitgesloten worden op basis van uitsluitingsgronden (o.a. faillissement, beroepsfout, niet in orde zijn met de sociale zekerheid). De inschrijvers worden getoetst aan de minimum kwalitatieve selectievoorwaarden. Al de offertes van de inschrijvers die aan deze voorwaarden voldoen, moeten onderzocht worden op hun regelmatigheid. De toewijzing gaat naar de inschrijver met de laagste regelmatige offerte. 3. Procedure bij een beperkte aanbesteding: Vooreerst wordt een algemene oproep gedaan tot geïnteresseerden om hun kandidatuur voor de uitvoering van de opdracht kenbaar te maken (in het Bulletin der Aanbestedingen en eventueel in andere vakbladen). De ontvangen kandidaturen worden onderzocht op hun betrouwbaarheid (uitsluitingsgronden). Vervolgens wordt een selectie gemaakt van die firma s die over voldoende financiële middelen en technische bekwaamheid beschikken, en dit op basis van de selectiecriteria die in de aankondiging gepubliceerd werden. De aanbestedende overheid kan iedereen selecteren die aan de minimum selectiecriteria voldoet, maar zij kan ook enkel de meest geschikte kandidaten selecteren voor zover er minstens vijf kandidaten uitgekozen worden. Enkel deze geselecteerden ontvangen een bestek met het verzoek binnen een bepaalde periode een offerte in te dienen. Al de binnengekomen offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. De toewijzing gebeurt aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte indiende. Algemene of beperkte offerteaanvraag
513. In tegenstelling met wat geldt voor de aanbesteding, zijn er bij een offerteaanvraag meerdere criteria die gelden bij de gunning. 1. De prijs is slechts één van de gunningscriteria Bij een offerteaanvraag moet de aanbestedende overheid kiezen voor de meest voordelige offerte, en dit aan de hand van vooraf kenbaar gemaakte gunningscriteria. De prijs zal bijna altijd één van de gunningscriteria zijn, maar daarnaast kunnen ook nog andere criteria in aanmerking worden genomen, die veeleer betrekking hebben op de kwaliteit of de creativiteit van het aanbod en/of de snelheid van uitvoering van de opdracht. Bij een offerteaanvraag moet de gunning gebeuren aan de inschrijver die de voordeligste - regelmatige - offerte heeft ingediend. Het voordelig karakter wordt beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria die in het bestek of in de aankondiging van de opdracht vermeld staan. Gunningscriteria zijn de criteria die gebruikt worden om de intrinsieke waarde van de offerte te beoordelen. Bij een opdracht van werken is de offerteaanvraag geschikt indien men voor de technische oplossing of bepaalde andere aspecten van een opdracht beroep wenst te doen op de kennis van de inschrijver. Bij een opdracht voor diensten zullen de bestekbepalingen eerder een probleem beschrijven waarbij aan de inschrijvers gevraagd wordt een oplossing voor te stellen. Bij een opdracht van leveringen kunnen behalve de prijs, de technische kwaliteit, de duurzaamheid en dergelijke meer een rol spelen in de beoordeling van de offertes. 2. Procedure bij algemene en beperkte offerteaanvraag De procedure bij een algemene offerteaanvraag loopt parallel met de procedure van een openbare aanbesteding; de procedure bij een beperkte offerteaanvraag is analoog aan deze van een beperkte aanbesteding. Forfaitair karakter van de gunningen 514. Een opdracht kan op verschillende wijzen gegund worden. 1. Gunning van een opdracht op basis van een globale prijs In dat geval wordt in het bestek voor het geheel van de beschreven prestaties éé n totaalprijs gevraagd. Door het forfaitair karakter draagt de aannemer het risico. Hij staat in voor de technische uitvoering, de feitelijke duur en omvang van de opdracht en de loon- en prijsevolutie tijdens de uitvoering van de opdracht. Het bestek kan ook samengesteld worden uit verschillende posten, die ieder forfaitair zijn. 2. Gunning van een opdracht op basis van een prijslijst In dat geval zijn de eenheidsprijzen, en niet de hoeveelheden, forfaitair. De hoeveelheden worden geraamd en worden als vermoedelijke hoeveelheden opgegeven. Al de binnengekomen offertes worden onderzocht op hun regelmatigheid. De toewijzing gebeurt aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte indiende. 3. Gunning van een gemengde opdracht De gemengde opdracht betreft een combinatie van forfaitaire posten en posten volgens prijslijst. In elk van deze drie gevallen is het mogelijk voor de loon- en prijsevolutie een prijsherzieningsformule in het bestek op te nemen. Betaling van de opdrachten
515. De betaling van een opdracht is slechts mogelijk na verstrekte en aanvaarde dienst. Betalingen kunnen dus slechts plaatsvinden nadat de overeengekomen prestaties geleverd werden en, wat de uitgevoerde hoeveelheden betreft, aanvaard. Betaling van voorschotten is dus in principe niet mogelijk.