Aanbestedingsdocument Europese openbare aanbesteding Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Afdeling Werken in het Westen Datum: 25-09-2015 Kenmerk: 2015/40050 Status: Definitief Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 1 van 39
Inhoud Inhoud... 2 Begripsomschrijvingen... 5 1 Inleiding... 8 1.1 Werken in het Westen... 8 1.2 Ontwikkelingen de afgelopen jaren... 8 1.3 Doelstellingen werken in het westen... 9 1.4 Doelstelling van de opdracht... 14 1.5 Beschrijving per pijler... 14 1.6 Aanbesteding nieuwe Website... 21 1.7 Opdrachtgever... 21 1.8 Opdrachtnemer... 22 1.9 Aanbestedingsprocedure en motivatie van de keuze van de procedure... 22 1.10 Omvang van de opdracht... 22 1.11 Duur van de Overeenkomst / soort Overeenkomst... 23 2 Juridisch kader / voorwaarden voor deelneming... 24 2.1 Auteursrecht... 24 2.2 Communicatie... 24 2.3 Concerngarantie... 24 2.4 Contactpersonen van de Inschrijver... 24 2.5 Door de Inschrijver verstrekte informatie... 24 2.6 Duurzaamheid... 24 2.7 Geldigheid van de Inschrijving... 24 2.8 Inkoopvoorwaarden en concept Raamovereenkomst/Overeenkomst... 25 2.9 Instemming... 25 2.10 Intellectueel eigendom... 25 2.11 Kostenvergoeding... 25 2.12 Mededinging/ Fair Play... 25 2.13 Ontbreken van informatie... 25 2.14 Onvolkomenheden... 25 2.15 Opbouw van de Inschrijving... 26 2.16 Overgang rechten en plichten bij nieuwe organisatie... 26 2.17 Rechtsgeldige ondertekening... 26 Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 2 van 39
2.18 Tijdelijke of definitieve stopzetting... 26 2.19 Varianten... 26 2.20 Vertrouwelijkheid... 26 2.21 Voorbehoud... 26 2.22 Gecombineerde Inschrijving... 27 2.23 SROI... 28 3 Aanbestedingsproces... 28 3.1 Globale planning... 28 3.2 Inwinnen informatie / Nota van Inlichtingen... 29 3.3 Inschrijving na Nota van Inlichtingen... 29 3.4 Tijd en plaats en wijze van indiening van de Inschrijving... 29 3.5 Opening van de Inschrijvingen... 30 3.6 Gunningsvoornemen... 30 3.7 Geschillen... 30 3.8 Klachtenregeling... 31 4 Beoordelingsprocedure... 31 4.1 Beoordelingsfases... 31 4.2 Inschrijvingsvoorwaarden en vormvereisten... 32 4.3 Eigen Verklaring... 32 4.4 Uitsluitingsgronden... 33 4.5 Geschiktheidseisen... 34 4.6 Minimumeisen... 34 4.7 Gunningscriterium... 35 5 Wijze van beoordelen... 36 5.1 Algemeen... 36 5.1 Beoordeling gunningscriterium Prijs... 36 5.2 Beoordeling gunningscriterium Kwaliteit... 39 5.3 Berekening tussenscore per Inschrijver... 39 5.4 Beoordeling gunningscriterium Presentatie... 39 5.5 Totaalbeoordeling Prijs + Kwaliteit (EMVI)... 39 Bijlagen (deze zijn niet opgenomen in het Aanbestedingsdocument, maar separaat bijgesloten): Bijlage I Checklist onderdelen Inschrijving Bijlage II Eigen Verklaring Bijlage III Invulformulier referentieopdracht Bijlage IV Programma van Eisen Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 3 van 39
Bijlage V Bijlage VI Bijlage VII Bijlage VIII Bijlage IX Bijlage X Gunningscriteria Concept Overeenkomst Algemene Inkoopvoorwaarden leveringen en diensten gemeente Alphen aan den Rijn Prijsformulier Concept Communicatieplan Concept Bewerkersovereenkomst Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 4 van 39
Begripsomschrijvingen In aanvulling op de begripsbepalingen genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet zijn de volgende begrippen in dit document gehanteerd en als volgt gedefinieerd: Aanbesteder Aanbestedingsdocument Aanbestedingswet Algemene voorwaarden Bijlage Combinant Combinatie De Gemeente Diensten Eigen Verklaring EMVI Europese procedure Externe Kandidaat Gebrek Gedragsverklaring Gids Proportionaliteit De gemeente Alphen aan den Rijn. Het onderhavige document, inclusief de Bijlagen, waarin de opdracht, de Specificaties, de Aanbesteder en de te volgen aanbestedingsprocedure worden toegelicht. Aanbestedingswet 2012 (AW). Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Alphen aan den Rijn d.d. 26 maart 2013. Een bijlage bij het aanbestedingsdocument. Een onderneming die deelneemt in een Combinatie. Eén of meer ondernemingen die gezamenlijk een Inschrijving doen. Het is de verantwoordelijkheid van alle Combinanten zelf zich ervan te vergewissen dat de vorming van een Combinatie niet in strijd is met het mededingingsrecht. Alle Combinanten zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht. Waar in dit document gesproken wordt over de Gemeente, wordt hiermee bedoeld de Gemeente Alphen aan den Rijn, dan wel een medewerker van de Gemeente. De door Opdrachtnemer te verrichten, werken, te leveren diensten of producten, zoals overeengekomen in de Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. De eigen verklaring waarin Inschrijver aangeeft: a. of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn; b. of hij voldoet aan de in de aankondiging of in het aanbestedingsdocument gestelde geschiktheidseisen; c. of hij voldoet of zal voldoen aan de technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen; d. of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria. De voor deze aanbesteding toepasselijke Eigen verklaring is opgenomen als Bijlage II. Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Een aanbesteding voor het verlenen van opdrachten als bedoeld in artikel 2.1 Aanbestedingswet. Een ieder die gebruik maakt van één of meerdere diensten van Werken in het Westen, niet zijnde de eigen medewerkers. Bijvoorbeeld een sollicitant op een vacature. Het niet volledig voldoen van het Werk, de producten en/of Diensten aan de in de Overeenkomst overeengekomen eisen, wensen en specificaties, dan wel het anderszins niet naar behoren functioneren van het werk, de producten en/ of diensten. Gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Een verklaring van de minister van Veiligheid en Justitie als bedoeld in artikel 4.1 AW dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon blijkt dat er geen bezwaren bestaan in verband met de Inschrijving op een aanbestedingsprocedure. De GVA kan aangevraagd worden via www.justis.nl. Gids tot stand gekomen in het kader van het flankerend beleid bij de Aanbestedingswet. Bij het aanbesteden van opdrachten moeten aanbestedende diensten het beginsel van Proportionaliteit in acht nemen. De Gids Proportionaliteit geeft hier invulling aan. Met het Aanbestedingsbesluit is de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 5 van 39
Hoofdaannemer Inlichtingenronde Inschrijving Inschrijver Interne Kandidaat Nota van Inlichtingen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. De Inschrijver die een opdracht door Aanbesteder gegund heeft gekregen naar aanleiding van de onderhavige (Europese) aanbestedingsprocedure en waarmee vervolgens een Overeenkomst is gesloten. De periode waarin Inschrijvers de gelegenheid hebben hun vragen over het aanbestedingsdocument in te dienen op TenderNed (www.tenderned.nl). Een door een Inschrijver rechtsgeldig ingediende Inschrijving naar aanleiding van het door opdrachtgever beschikbaar gestelde aanbestedingsdocument en de Nota( s) van inlichtingen. Een onderneming of een Combinatie die een Inschrijving indient of overweegt een Inschrijving in te dienen naar aanleiding van het Aanbestedingsdocument en de Nota( s) van inlichtingen. Medewerker van één van de deelnemende gemeenten van Werken in het Westen, die van één of meerdere diensten van Werken in het Westen gebruik maakt. Eén of meer documenten die door Aanbesteder aan Inschrijvers ter beschikking worden gesteld. Deze documenten vormen de antwoorden op de door Inschrijvers per e-mail binnen de daarvoor gestelde termijn, gestelde vragen over het aanbestedingsdocument. Onderaannemer Na goedkeuring van Opdrachtgever door Opdrachtnemer ingeschakelde onderneming die onder de verantwoordelijkheid van Opdrachtnemer delen van de diensten uitvoert. De Inschrijver geeft bij zijn inschrijving op (in de Eigen Verklaring) welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is aan derden in onderaanneming te geven en welke Onderaannemers hij voorstelt. Opleverdatum opdracht Fatale termijn waarbinnen de diensten tot genoegen van Opdrachtgever opgeleverd moet zijn door Opdrachtnemer om te voorkomen dat sprake is van een Gebrek. Het in het aanbestedingsdocument en de Overeenkomst gevraagde van Opdrachtnemer. Opdrachtgever De gemeente Alphen aan den Rijn namens de gemeentesecretarissen / algemeen directeuren van de aan Werken in het Westen deelnemende organisaties. Opdrachtnemer Overeenkomst Partijen Prijsformulier PvE Specificaties SROI Website De Inschrijver die een opdracht door Aanbesteder gegund heeft gekregen naar aanleiding van de onderhavige aanbesteding en waarmee vervolgens een Overeenkomst is afgesloten. De Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer met het doel gedurende de daarin bepaalde periode de voorwaarden inzake de opdracht en de verstrekking van mogelijk nadere overeenkomsten vast te leggen. De Overeenkomst is bijgevoegd als Bijlage VI van het Aanbestedingsdocument. Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk. Het formulier waarop de Inschrijver de tarieven voor alle gevraagde onderdelen heeft ingevuld. Programma van Eisen. Functionele en technische eisen, waaronder het bestek, die door Opdrachtgever gesteld worden aan de uitvoering van de opdracht door Opdrachtnemer. Functionele en technische eisen die door Opdrachtgever gesteld worden aan de uitvoering van de opdracht door Opdrachtnemer. Social Return On Investment. Een investering van de Gemeente moet naast het gewone rendement ook een concrete sociale winst (return) opleveren. Het totaal aan gevraagde online interfaces in deze aanbesteding, die onderdeel uitmaken van de scope, geëiste specificaties en de door inschrijvers geboden oplossing. Waar specifiek de front-end van de oplossing wordt bedoeld, blijkt dit uit de tekst. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 6 van 39
Werkgeversservicepunt Samenwerking tussen Opdrachtgever en de Gemeenschappelijke Regeling SWA waarbinnen voor belanghebbenden banen en werkervaringsplaatsen worden gevonden. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 7 van 39
1 Inleiding 1.1 Werken in het Westen Werken in het Westen is een regionaal samenwerkingsverband van 21 gemeenten en gelieerde organisaties op het gebied van recruitment, opleidingen, ontwikkeling en mobiliteit. Het samenwerkingsverband is in 2009 ontstaan in de Amstel Rijn regio en in 2011 uitgebreid met de Holland Rijnland regio, onder een eigen projectcoördinatie en aansturing. Vanaf 1 januari 2015 zijn de krachten van beide regio s gebundeld onder één projectcoördinatie en aansturing. Per 1 juli 2015 bestaat de samenwerking uit de volgende organisaties: Gemeente Amstelveen Gemeente Nieuwkoop Gemeente Alphen aan den Rijn Gemeente Noordwijk Gemeente De Ronde Venen Gemeente Noordwijkerhout Gemeente Diemen Gemeente Oegstgeest Gemeente Hillegom Gemeente Ouder-Amstel Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland SSC Servicepunt 71 Gemeente Kaag en Braassem Gemeente Teylingen Gemeente Katwijk Gemeente Uithoorn Gemeente Leiden Werkorganisatie Duivenvoorden (tot 31-12-2015) Gemeente Leiderdorp Gemeente Zoeterwoude Gemeente Lisse Gemeente Gouda Het gezamenlijk aantal Fte s in deze organisaties is ca. 6200. 1.2 Ontwikkelingen de afgelopen jaren 1.2.1 Gestage uitbreiding dienstverlening sinds 2009 In 2009 is een online arbeidsmarktplatform aangeschaft (www.werkeninhetwesten.nl) om invulling te geven aan de toenmalige ambities: 1. De bevordering van de invulling van vacatures bij de deelnemende gemeenten; 2. Het stimuleren van de interne arbeidsmarkt voor de medewerkers van de deelnemende gemeenten; 3. Het positief beïnvloeden van het werkgeversimago. In de jaren daarna is de dienstverlening uitgebreid met o.a. regionale opleidingen, e-learning, talentontwikkeling en loopbaanadvies. Uitbreiding van diensten bleek echter niet altijd mogelijk of gewenst binnen de bestaande Website. Als gevolg hiervan zijn diverse diensten naast elkaar gepositioneerd (onder andere via www.talentinhetwesten.nl en www.werkeninhetwestenacademie.nl ), zijn doelgroepen derhalve met verschillende online omgevingen geconfronteerd en is beheer en onderhoud toegenomen. 1.2.2 Ontwikkeling arbeidsmarkt Tussen 2009 en nu is de arbeidsmarkt sterk veranderd. Onder andere gedreven door laagconjunctuur zijn de wervingsbehoefte van overheden en vrijwillige mobiliteit van medewerkers gedaald. Tevens is een sterke verschuiving binnen domeinen zichtbaar bij gemeenten; van het fysieke naar het sociale domein. De verwachting is echter dat de arbeidsmarkt aantrekt en weer een sterkere behoefte ontstaat bij overheden om de beste interne en externe kandidaten aan zich te binden. Hierdoor ontstaat opnieuw de behoefte van individuele organisaties om zich te profileren op de arbeidsmarkt. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 8 van 39
Verder groeit het besef dat loopbaanregie bij de werknemer hoort te liggen. Werkgevers- en werknemersorganisaties spelen hier reeds op in. Ook is een sterke toename van flexibele arbeid waarneembaar en wordt de roep om een meer open en transparante arbeidsmarkt luider. 1.2.3 Online werken Tussen 2009 en nu is de manier waarop we van het internet gebruik maken veranderd. Het gebruik van social media is toegenomen en ingeburgerd. Ook is een toename van mobile devices en tablet PC s zichtbaar. In plaats van een Website te bezoeken om voor ons relevante informatie te vinden, installeren we een app. Vacatures worden niet meer exclusief op de eigen Website van een organisatie gepubliceerd maar via oplossingen als LinkedIn bij specifieke doelgroepen onder de aandacht gebracht. De huidige Websites van Werken in het Westen sluiten niet meer aan bij deze ontwikkelingen. De sites zijn ingericht op het bezoek van de browserversie van de Websites zelf en koppelingen met social media zijn beperkt. 1.3 Doelstellingen werken in het westen Zie pagina 10 t/m 13 van dit Aanbestedingsdocument. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 9 van 39
Strategische doelstellingen 2016 e.v. Het is in het belang van organisaties en medewerkers dat medewerkers goed opgeleid, mobiel en inzetbaar blijven. Het verhoogt het werkplezier en de productiviteit van medewerkers en veroorzaakt de nodige beweging in de organisaties. Medewerkers die actief aan hun loopbaan werken, maken een organisatie tevens wendbaarder wanneer vanuit politieke, maatschappelijke en autonome ontwikkeling, beweging geen keuze maar noodzaak is. Deelnemende organisaties aan Werken in het Westen werken hier samen aan. Door niet te concurreren maar samen te werken, worden we samen sterker. Wat we individueel niet altijd efficiënt kunnen bereiken, lukt ons samen wel. Boeien en binden binnen de regio Waar de arbeidsmarkt binnen de gemeentelijke overheid nog weinig in beweging is, willen we regionaal veroorzaken dat onze medewerkers mobiel en inzetbaar blijven. Hierbij streven we ernaar dat onze medewerkers geboeid en gebonden blijven binnen de organisaties van Werken in het Westen. Onze medewerkers stromen niet per definitie uit naar andere werkgevers in de publieke- of private sector. Om dit te bereiken bieden we onze medewerkers alle ruimte om zich te ontplooien. We creëren een veilige omgeving, waarbinnen het vanzelfsprekend is dat men zich regionaal oriënteert op de loopbaan en persoonlijke en professionele ontwikkeling. De investering die we hierin doen betaalt uit aan zowel de kant van de werknemer als de organisaties; de werknemer is mobiel en inzetbaar en blijft behouden voor de regio. Samen werven buiten de regio Waar benodigde kennis en kunde binnen de regio niet aanwezig is, treden we gezamenlijk naar buiten om de juiste medewerkers aan te trekken. Hiertoe maken we in ieder geval gebruik van een gezamenlijk online arbeidsmarktplatform. Met dit platform stralen we ook naar de externe arbeidsmarkt uit dat we een regio zijn waar je kansen kunt pakken. Werken in een organisatie van Werken in het Westen staat gelijk aan werken in de regio. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 10 van 39
Onze doelstellingen bereiken we via zes pijlers: Ik blijf leren en ontmoet daarbij collega s uit de regio! 1. Opleiden We bieden medewerkers opleidingen die zich focussen op persoonlijke en professionele vaardigheden. Hierdoor houden we de inzetbaarheid van onze medewerkers op een hoog niveau. Ik wil graag doorgroeien. Wat zijn jouw ambities? 2. Ontwikkelen We bieden medewerkers middelen en ruimte voor de eigen ontwikkeling. Hiermee beogen we dat het voor onze medewerkers vanzelfsprekend is om na te blijven denken over de eigen loopbaan, hier invulling aan te geven en dit bespreekbaar te maken. Ik mag een project bij een andere gemeente doen! 3. Uitwisselen Medewerkers mogen bij andere organisaties projecten en klussen doen en we nemen eventuele drempels hiervoor weg. Hiermee beogen we dat medewerkers en organisaties van elkaar leren en dat de inzetbaarheid, ontwikkeling en het werkplezier van onze medewerkers wordt verhoogd. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 11 van 39
Kan ik je helpen? 4. Begeleiden We bieden professionele ondersteuning aan medewerkers die stappen willen zetten in hun loopbaan. Hiermee vergroten we de kans dat een medewerker zich succesvol ontwikkelt of mobiel wordt. 5. Mobiliseren We maken beschikbaar werk voor de regio inzichtelijk. We nemen drempels weg om regionaal te solliciteren en over te stappen. Hierdoor vergroten we de kans dat een medewerker succesvol mobiel wordt en voor de regio behouden blijft. Ik ga bij een andere gemeente in de regio werken! Ik wil daar ook werken! 6. Werven We stralen naar de externe arbeidsmarkt uit dat we een regio zijn waar je kansen kunt pakken. Het aanbod dat we onze eigen medewerkers doen, is er ook voor hen die ons iets te bieden hebben. Werken bij één organisatie van Werken in het Westen staat gelijk aan werken in de regio. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 12 van 39
Tactische doestellingen in 2016 De genoemde pijlers kennen in de afgelopen jaren diverse successen en uitdagingen. Daar waar medewerkers of werkzoekenden een intrinsieke behoefte hebben aan de dienstverlening en producten, is de afname en het effect naar verwachting (Opleiden, Werven). Het succes van de andere pijlers (Ontwikkelen, Uitwisselen, Begeleiden, Mobiliseren) is sterker afhankelijk van de gepleegde inzet en de communicatie. De beschikbare capaciteit voor de verschillende pijlers wordt door opdrachtgevers per jaar bepaald. Het succes is hier dus deels van afhankelijk. (Zo weten we bijvoorbeeld dat Uitwisseling succesvol is als capaciteit beschikbaar is om tijdelijke opdrachten te acquireren en te matchen). In de communicatie over de verschillende pijlers kan, grotendeels onafhankelijk van de beschikbare capaciteit, winst behaald worden door hier een structureler karakter aan te geven en slimme manieren toe te passen om onze medewerkers regelmatig en op de juiste manier te bereiken. Hier kunnen we dus ook nu al een aantal doelstellingen aan koppelen voor 2016: o o o Werken in het Westen heeft eind 2016 een naamsbekendheid bij 50% van onze medewerkers; Van onze medewerkers is eind 2016, 25% (online) geregistreerd als kandidaat voor één of meerdere pijlers; Van onze medewerkers heeft eind 2016, 10% actief gebruik gemaakt van het aanbod onder één of meerdere pijlers. Toekomstige ontwikkelingen en doelstellingen De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt gaan ook niet aan de deelnemende organisaties van Werken in het Westen voorbij. De oplopende gemiddelde leeftijd van medewerkers, het gebrek aan instroom van jongeren, flexibilisering van de arbeidsmarkt; het zijn een aantal thema s waar we de komende jaren op zullen moeten anticiperen. Het ligt voor de hand dat we ook hierin samen optrekken, vanuit eerder genoemde motivatie. Werken in het Westen zoekt hierbij de partners die kennis en ervaring in kunnen brengen om onze eigen visie en doelstellingen aan te scherpen. Hierbij verliezen we niet uit het oog dat de reeds bestaande oplossingen wellicht al een antwoord bieden op de vragen die op ons af komen, maar we staan wel open voor nieuwe ontwikkelingen en blijven kritisch op ons eigen handelen. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 13 van 39
1.4 Doelstelling van de opdracht Opdrachtgever heeft in relatie tot deze aanbesteding, de doelstelling voor Werken in het Westen als volgt omschreven: Verwerf en implementeer een online arbeidsmarktplatform (Website) voor Werken in het Westen, welke voldoet aan de laatste eisen en wensen op gebied van recruitment, ontwikkeling, mobiliteit en technologie. De verwerving is middels deze aanbesteding gestart en Opdrachtgever zoekt hiervoor een Opdrachtnemer die in staat is om nadere invulling te geven aan de doelstellingen zoals beschreven in dit document. 1.5 Beschrijving per pijler Zoals hier boven beschreven, realiseert Werken in het Westen haar ambitie langs een zestal pijlers. Onderstaande paragrafen beschrijven de huidige situatie en de gewenste situatie vanaf 2016 per pijler. 1.5.1 Pijler 1: Opleiden Huidige situatie De opleidingsagenda voor Werken in het Westen wordt zoveel mogelijk voorafgaand aan het nieuwe kalenderjaar gevuld door de opleidingscoördinator. Behoeftepeiling bij deelnemers geschied per e- mail via de HRM contactpersonen. De opbrengst hiervan is beperkt. De opleidingscoördinator vult de agenda autonoom aan met aanbod uit de markt, in de verwachting dat deze aansluit bij de behoefte van de medewerkers in de regio. Het karakter van de opleidingen is voornamelijk gericht op algemene professionele vaardigheden en ontwikkeling. (Recent onderzoek laat zien dat het aanbod over het algemeen aansluit bij de behoefte van medewerkers van gemeenten). De opleidingsagenda wordt vervolgens op de Website www.werkeninhetwesten.nl gepubliceerd. Promotie geschiedt door benadering per e-mail (door de opleidingscoördinator) van de HRM contactpersonen bij deelnemende organisaties, in de verwachting dat dit intern bij de deelnemende organisaties wordt doorgezet. Het zicht hierop ontbreekt. Een deel van de opleidingen word op deze manier gevuld met deelnemers. Door het jaar heen worden echter ook veel opleidingen uitgesteld/afgezegd omdat het aantal deelnemers achterblijft bij het minimaal benodigde aantal. Aftersales bij opleidingen, bijvoorbeeld voor evaluatie, is niet geautomatiseerd mogelijk. Regionale trainers Voor een aantal opleidingen maakt Werken in het Westen gebruik van zelf opgeleide regionale trainers. De trainingen die door hen worden geboden maken onderdeel uit van de hele opleidingsagenda. De regionale trainers komen ook regelmatig bij elkaar voor intervisie. De opleidingscoördinator organiseert dit. Cijfers over 2014 Het aantal gepubliceerde opleidingen in 2014 was 45. Het absoluut aantal deelnemers was 301. Dit komt neer op een gemiddelde deelname van 6,7 per opleiding. De tijdsinvestering van de opleidingscoördinator betrof ca. 500 uur. Dit is ruim 11 uur per opleiding. In absolute zin is het resultaat positief, echter de geïnvesteerde tijd staat niet in verhouding tot het aantal opleidingen en deelnemers. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 14 van 39
Gewenste situatie De benodigde tijd voor de coördinator per opleiding wordt verlaagd en de gemiddelde deelname per opleiding verhoogd. Hiervoor maken we gebruik van de online mogelijkheden van de Website van Werken in het Westen en daarop beschikbare informatie. Het opleidingsaanbod kan desgewenst met behulp van verschillende media aangekondigd worden. De doelgroep (interne kandidaten) wordt actief en rechtstreeks benaderd met het beschikbare aanbod. Bijvoorbeeld met behulp van het e-mail adres dat men achterlaat in het profiel en/of met inzet van social media. De Website van Werken in het Westen biedt bij voorkeur mogelijkheden om een opleiding te beoordelen en evalueren. Dit vormt input voor de opleidingscoördinator om een gerichte keuze te maken in het toekomstige aanbod van opleidingen. HR contactpersonen van de deelnemende organisaties voelen zich medeverantwoordelijk voor het succes van de opleidingenkalender. We komen tevens in contact met medewerkers van deelnemende organisaties die zelf een opleiding willen/kunnen verzorgen. Samenvatting gewenste situatie: - Tijdsbesparing voor de opleidingscoördinator(en); - Hogere vullingsgraad van opleidingen door effectieve online communicatie; - Input van doelgroep op kwaliteit van en wensen ten aanzien van opleidingen; - Verhoogde betrokkenheid HR contactpersonen en eigen trainers. 1.5.2 Pijler 2: Ontwikkelen Huidige situatie Deelnemende organisaties aan Werken in het Westen bieden de eigen medewerkers gezamenlijk middelen/diensten om aan de persoonlijke en professionele ontwikkeling te werken. Dit bestaat uit een aantal onderdelen: eportfolio Middels de Website www.talentinhetwesten.nl wordt medewerkers de mogelijkheid geboden om een eportfolio aan te maken en te publiceren. Doelstelling hierachter is (vanuit opdrachtgeversperspectief) een kandidatenbank op te bouwen met uitgebreidere informatie over kandidaten voor mobiliteit en ontwikkeling. Voor de kandidaten biedt het de mogelijkheid om zich te presenteren bij een zelfgekozen doelgroep, met meer dan alleen de CV. Onder andere kunnen bestanden worden gedeeld ter onderbouwing van het CV en testresultaten ter onderbouwing van persoonskenmerken en professionele vaardigheden. Het eportfolio kent momenteel een sluimerend bestaan door gebrek aan communicatie en actieve toepassing door de deelnemende organisaties van Werken in het Westen. Er is geen incentive voor medewerkers om ook daadwerkelijk een eportfolio aan te maken, omdat er vervolgens niets of weinig mee gedaan wordt. De actieve inzet van de in het eportfolio opgenomen gegevens kan zeker worden versterkt. Loopbaan- en persoonlijkheidstests Op www.talentinhetwesten.nl wordt een aantal tests aangeboden aan medewerkers. Deze tests richten zich hoofdzakelijk op persoonlijke en professionele kenmerken van de afnemer van de tests. Doelstelling van dit aanbod is het verkrijgen van zelfinzicht bij medewerkers, het aanzetten tot nadenken over de eigen professionele en persoonlijke kenmerken en op ongedwongen wijze aan te sporen tot ontwikkeling. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 15 van 39
Cijfers Op 1 juli 2015 hebben 574 medewerkers zich geregistreerd op www.talentinhetwesten.nl. De mate waarin het eportfolio gevuld is, is niet bekend. Het aantal nieuwe registraties per maand blijkt sterk afhankelijk van de mate van communicatie. Wel is zichtbaar dat terugkerend bezoek minder afhankelijk is van communicatie. Gewenste situatie De focus op ontwikkeling van de medewerker blijft belangrijk, echter de inzet van digitale middelen wordt beperkt tot het noodzakelijke. Een e-portfolio kan hier eventueel bij helpen maar wordt niet als leidend hulpmiddel ingezet. Het afnemen van geboden middelen wordt opgevoerd door directe communicatie naar de doelgroep. Verder laten wij ons inspireren door de mogelijkheden die daarnaast in de markt geboden worden en passen het aanbod aan naar behoefte. Het gewenste resultaat is dat medewerkers blijvend over hun eigen ontwikkeling nadenken en desgewenst actief stappen zetten. Loopbaan- en persoonlijkheidstests De loopbaan- en persoonlijkheidstests blijven onderdeel uitmaken van de pijler Ontwikkelen. Het aanbod is laagdrempelig en een selectie van toepasbare tests wordt in overleg met betrokken en leverancier(s) aangeboden. Daarnaast wordt een select aanbod van relevante aanbieders binnen de sector gepresenteerd. Hierin zijn de instrumenten van het A&O Fonds Gemeenten in ieder geval relevant. Het afnemen van de loopbaantests wordt middels actieve online communicatie bij de interne kandidaten gestimuleerd. Waar van toepassing in combinatie met opvolging door een loopbaanadviseur (zie pijler 4) of een opleiding/training (zie pijler 1). Op deze manier wordt zelfonderzoek in directe verbinding gebracht met actieve loopbaanstappen. Samenvatting gewenste situatie: - Focus op ontwikkeling door inzet van online communicatie; - E-Portfolio niet als leidend hulpmiddel; - Aanbod van loopbaan- en persoonlijkheidstests; - Sterkere koppeling met Pijler 1: Opleiden en Pijler 4: Loopbaanadvies. 1.5.3 Pijler 3: Uitwisselen Huidige situatie Er is binnen Werken in het Westen geïnvesteerd in intergemeentelijke uitwisseling op basis van projecten/klussen. Dit heeft o.a. geleid tot de mogelijkheid om het aanbod van projecten op de Website te presenteren. Nog belangrijker is dat er uitvoerige kennis en ervaring is opgedaan met de wijze waarop uitwisseling tot stand komt. Het belangrijkste inzicht is dat investeren nodig blijft om uitwisseling te veroorzaken. De manier die we kennen om dit te bewerkstelligen is door toegewezen functionarissen actief projecten en klussen te laten acquireren bij aangesloten organisaties en door medewerkers, managers en HR professionals actief te informeren en interesseren voor uitwisseling. Eerder gedane tijdsinvestering van ca. 1200 uur op jaarbasis heeft geresulteerd in ca. 50 projecten en klussen, waarop ca. 20 medewerkers zijn geplaatst. Bij het wegvallen van deze tijdsinvestering was het resultaat aan de opdrachtenkant (en daarmee de gemaakte matches) nihil. Gewenste situatie Medewerkers, managers en HR professionals zijn beter bekend met de mogelijkheden van regionale uitwisseling. De opgedane kennis en ervaring is openbaar beschikbaar voor de doelgroepen. De primaire doelgroep (de interne kandidaten) is bekend met de mogelijkheid om tijdelijk elders een Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 16 van 39
opdracht te vervullen en ziet dit als één van de kansen om zich professioneel te ontwikkelen. Daarbij hebben interne kandidaten de mogelijkheid om actief kenbaar te maken dat zij interesse hebben in (of beschikbaar zijn voor) tijdelijke opdrachten in de regio. Voor managers en HR professionals is het een vanzelfsprekendheid dat, wanneer tijdelijke opdrachten beschikbaar zijn, deze (ook of eerst) aangeboden worden aan de deelnemende organisaties van Werken in het Westen. Hierbij realiseren we ons dat efficiënter omgegaan kan worden met beschikbare tijd en middelen door gerichte online communicatie naar de doelgroepen. De doelgroep wordt efficiënter bereikt met behulp van online communicatie. Samenvatting gewenste situatie: - Doelgroepen zijn beter bekend met de mogelijkheden voor regionale uitwisseling; - Geïnteresseerde interne kandidaten kunnen zich kenbaar maken op de Website; - Managers en HR professionals delen tijdelijk werk vanzelfsprekend met Werken in het Westen; - Gerichte doelgroep benadering met behulp van online communicatie. 1.5.4 Pijler 4: Begeleiden Huidige situatie Werken in het Westen heeft in de eigen gelederen een team van regionale loopbaanadviseurs. Het aanbod voor loopbaanadvies wordt via www.talentinhetwesten.nl gepresenteerd aan de medewerkers. Medewerkers kunnen bij behoefte aan loopbaanadvies vrijblijvend één van de loopbaanadviseurs benaderen. Mocht dit tot een adviestraject leiden, kan de medewerker deze afnemen bij een adviseur naar keuze. De processen rond loopbaanadvies worden ook gefaciliteerd op www.talentinhetwesten.nl. Het biedt digitale ondersteuning bij het adviestraject: de adviseur kan het eportfolio van de kandidaat inzien, afspraken en verslagen vastleggen, etc. Het regionale karakter van loopbaanadvies heeft tot op heden beperkt effect. Er wordt wel gebruik gemaakt van het advies, maar nog hoofdzakelijk bij de adviseur(s) in de eigen organisatie. Eén van de mogelijke oorzaken zoeken we in de beperkte mate van directe communicatie naar de medewerkers, over de mogelijkheden voor loopbaanadvies. Cijfers Het aantal loopbaanadviestrajecten dat is afgenomen bij de regionale loopbaanadviseurs was in de afgelopen zes maanden ca. 10 Gewenste situatie Loopbaanadvies blijven we regionaal aanbieden en de bekendheid met de mogelijkheden bij medewerkers wordt verhoogd door actieve communicatie naar de doelgroep (eigen medewerkers). Medewerkers kennen de mogelijkheden en de randvoorwaarden voor loopbaanadvies en ervaren geen onnodige drempels om dit advies af te nemen. Het streven is om in 2016 ten minste 50 loopbaanadviestrajecten te faciliteren. De digitale ondersteuning van deze processen vindt niet noodzakelijkerwijs via een online toepassing plaats; gebleken is dat de loopbaanadviseurs en kandidaten hier geen behoefte aan hebben. Samenvatting gewenste situatie: - Actieve promotie van de mogelijkheden tot loopbaanadvies; - Toename van het aantal afgenomen advies trajecten; - Digitale ondersteuning via de Website vervalt. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 17 van 39
1.5.5 Pijler 5: Mobiliseren Huidige situatie Interne mobiliteit wordt onder de vlag van Werken in het Westen gestimuleerd. Het gaat zowel om mobiliteit binnen de eigen organisatie als regionaal. Regionale interne arbeidsmarkt Gericht op de doelstellingen van Werken in het Westen is het convenant Regionale Interne Arbeidsmarkt afgesloten met een deel van de deelnemende organisaties. Dit houdt in dat medewerkers van deze organisaties ook bij andere deelnemers dezelfde voorrangspositie hebben als in de eigen organisatie (behandeling als interne kandidaat bij vacatures), ten opzichte van externe kandidaten. Doordat in de regio niet elke organisatie hier dezelfde zienswijze op heeft geldt de Regionale Interne Arbeidsmarkt niet voor alle deelnemende organisaties. Organisaties die nu deelnemen zijn: - Gemeente Alphen aan den Rijn - Gemeente Amstelveen - Gemeente Diemen - Gemeente De Ronde Venen - Gemeente Kaag en Braassem - Gemeente Lisse - Gemeente Nieuwkoop - Gemeente Noordwijkerhout - Gemeente Ouder Amstel - Gemeente Teylingen - Gemeente Uithoorn - Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland De keuzes die gemaakt worden door individuele organisaties worden gefaciliteerd op www.werkeninhetwesten.nl. (Regionaal) intern aanbod is niet zichtbaar voor externe werkzoekenden en kandidaten uit organisaties die het convenant niet hebben ondertekend. Wijzigingen in deelnemende organisaties aan de Regionale Interne Arbeidsmarkt zijn echter lastig door te voeren en kosten tijd en geld. Cijfers De huidige toepassingen laten het nauwelijks toe gedegen informatie te vergaren over de interne (regionale) mobiliteit. Desondanks kunnen we de regionale mobiliteit momenteel als beperkt bestempelen. Gewenste situatie Regionale interne arbeidsmarkt De regionale interne arbeidsmarkt blijft een belangrijk uitgangspunt voor Werken in het Westen en er zal energie gestoken blijven worden in deelname door alle organisaties binnen Werken in het Westen. De systematiek blijft in de recruitmentprocessen gehandhaafd en gefaciliteerd op de Website. Wijzigingen in de regionale interne arbeidsmarkt zijn echter eenvoudig toe te passen door HR professionals zelf of een daartoe aangewezen beheerder. Online communicatie biedt interne kandidaten inzicht in de mogelijkheden en de Website biedt ruimte voor content hierover. Specifiek voor de (regionale) interne arbeidsmarkt wordt een oplossing ontwikkeld om de vacatures geautomatiseerd op intranetten te kunnen presenteren. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 18 van 39
Samenvatting gewenste situatie: - Interne arbeidsmarkt blijft gehandhaafd; - De toepassing van de Regionale Interne Arbeidsmarkt op de Website wordt vereenvoudigd; - Overige interne schillen worden eveneens eenvoudig gefaciliteerd; - Online communicatie vergroot de bekendheid onder interne kandidaten; - Vacatures worden geautomatiseerd op intranetten gepresenteerd. 1.5.6 Pijler 6: Werven Huidige situatie Werving van personeel vindt plaats middels het publiceren van vacatures op www.werkeninhetwesten.nl, voor zowel interne kandidaten en externe kandidaten. Deelnemende organisaties maken bij een vacature de keuze om eerst in de eigen organisatie, regionaal of direct extern te werven en de Website voorziet in dit onderscheid. Stages maken onderdeel uit van het wervingsproces, werving van personeel op inhuurbasis loopt niet via de Website van Werken in het Westen. Bereik vacatures Het bereik van de vacatures die gepubliceerd worden op de Website, beperkt zich tot de Website zelf, evt. gemeentebanen.nl (los abonnement) en de plaatsen waar de HR medewerker vervolgens handmatig de vacature ook publiceert (intranet, soms externe Websites). De meest voor de hand liggende manier voor intern en extern werkzoekenden is dus om zelf naar www.werkeninhetwesten.nl te gaan en daar het aanbod te bekijken. Wanneer een werkzoekende een account aanmaakt op de Website is er tevens de mogelijkheid van jobmail. Al met al is het bereik dus beperkt tot actieve bezoekers van de Website, eventueel uitgebreid door handmatig publiceren van vacatures op andere plekken. In de huidige arbeidsmarkt levert dit meestal wel een behoorlijk aantal sollicitaties op maar het aanbod aan sollicitanten is vaak (te) breed. Processen De ondersteuning van de processen rond werving (en selectie) worden gefaciliteerd op de Website www.werkeninhetwesten.nl. De HR professional is in staat om middels een back-end toepassing de vacatures te plaatsen, reacties hierop in te zien, sollicitanten af te wijzen en te selecteren, Cv s en brieven uit te printen, archiveren, etc. Deze processen kunnen echter efficiënter; bulkgewijze afwijzing is niet mogelijk, evenals het per mail doorsturen van cv s en motivatie. Bulkprint van cv s en motivatie werkt niet naar wens. Actieve werving De huidige Website biedt HR professionals de mogelijkheid om op basis van een vacature, gericht te zoeken naar kandidaten die zich hebben geregistreerd op www.werkeninhetwesten.nl. Het gebruik van deze mogelijkheid is echter beperkt. We herkennen hierin twee oorzaken: 1) HR professionals zijn onvoldoende vertrouwd met het actief benaderen van kandidaten (het maakt geen onderdeel uit van de werkprocessen en/of de noodzaak is er niet). 2) De andere oorzaak is gelegen in een vrij ruime matching tussen kandidaten en vacature in de huidige oplossing. Een gerichte zoekactie in de geregistreerde kandidaten levert een te ruime selectie op. Arbeidsmarktcommunicatie De breed geaccepteerde aanname is dat de populariteit van gemeenten als werkgever (in ieder geval in woord) laag is bij externe werkzoekenden. De huidige situatie op de arbeidsmarkt veroorzaakt echter dat vacatures over het algemeen snel ingevuld worden. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 19 van 39
In toenemende mate komen we tot het inzicht dat arbeidsmarktcommunicatie weer een belangrijke rol gaat spelen. De Website www.werkeninhetwesten.nl biedt ruimte voor individuele organisaties om zich te presenteren. De plaats die dit heeft en de invulling die hieraan gegeven wordt zijn echter niet optimaal. Op de Website komt onvoldoende naar voren dat Werken in het Westen een verzameling van 21 individuele werkgevers is. De informatie over de werkgevers is beperkt of gedateerd en de presentatie is niet uitnodigend. Cijfers 2014 In 2014 werden de volgende aantallen vacatures gepubliceerd via www.werkeninhetwesten.nl Q1: 67 vacatures Q2: 65 vacatures Q3: 61 vacatures Q4: 91 vacateres <invullen> Gewenste situatie De Opdrachtgevers gaan ervan uit dat de arbeidsmarkt de komende jaren zal aantrekken en zien dit in sommige gevallen nu al gebeuren. Dit vraagt een gerichtere manier van werven. Wanneer het aanbod van werk groot is zal de werkzoekende minder geneigd zijn om naar een specifieke Website te gaan om daar een profiel achter te laten of vacatures te zoeken. Het kan zelfs relevant worden om bepaalde doelgroepen te bereiken, die niet actief op zoek zijn naar een andere baan of functie, om zodoende de beste kandidaten aan te trekken. Te denken valt aan bepaalde leeftijdscategorieën en functiegroepen. Bereik vacatures Vanuit deze gedachte is het nodig om het bereik van de vacatures te vergroten en beter te richten. Online werven en selecteren blijft hierin het belangrijkste middel. Als kandidaten niet meer actief naar de Website van Werken in het Westen gaan, zullen we de beschikbare vacatures dus onder de aandacht moeten brengen op plaatsen waar de doelgroep zich regelmatig online bevindt. Hierbij maken we gebruik van de nieuwste online technieken en toepassingen. Uitgangspunt is dat de processen hiervoor vooral geautomatiseerd verlopen en op basis van open standaarden voor bestands- en gegevensuitwisseling. Belangrijk is wel dat de Website van Werken in het Westen de bron blijft van de vacatures. Alle sollicitanten worden naar de Website van Werken in het Westen geleid. Wanneer de publicatie van de vacature eindigt op de Website van Werken in het Westen, is deze ook niet meer zichtbaar op plekken waar deze automatisch ook is gepubliceerd en/of gesloten moeten zijn voor vacatures. Betreffende de sollicitaties op opengestelde vacatures, beperken we ons niet per definitie tot schriftelijke reacties. We houden graag de mogelijkheid open om reacties via andere media te kunnen beoordelen binnen de geboden processen. Processen Voor HR professionals en managers is efficiënt werven en selecteren een must. De totale afhandeltermijn hangt bij voorkeur in beperkte mate af van het aantal sollicitanten. Bulkgewijze afwijzing en archivering helpen hierbij, evenals het volledig digitaal af kunnen handelen van de selectie door een sollicitatiecommissie. Door vooraf aangegeven criteria direct bij sollicitatie te toetsen, veroorzaken we dat het selectieproces wordt versneld en vereenvoudigd. Het noodzakelijke beheer voor deze processen wordt zoveel mogelijk geminimaliseerd. Managementinformatie is eenvoudig op te roepen en te verspreiden. Actieve werving Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 20 van 39
De mate waarin actieve werving en selectie opgenomen gaat worden in de werkprocessen door HR professionals, is nu niet te zeggen. Wel is het de wens om deze processen zo goed mogelijk te faciliteren via de Website van Werken in het Westen. Dit houdt enerzijds in dat kandidaten verleid worden om op de Website een profiel aan te maken of anderszins hun gegevens kenbaar maken (proactief of n.a.v. een sollicitatie) en anderzijds dat de zoekfunctionaliteiten voor de HR professional optimaal functioneren. Uit een zo groot mogelijk aanbod willen we zo gericht mogelijk passende kandidaten kunnen benaderen. Samenvatting gewenste situatie: - Het online bereik van vacatures wordt vergroot door middel van de nieuwste toepassingen en technieken. - Werven en selecteren wordt efficiënter door een in hoge mate geautomatiseerd proces - Beheer en het vergaren van management informatie is eenvoudig en efficiënt. - Matching en actieve werving is geoptimaliseerd door middel van goede zoekmogelijkheden en door nuttig gebruik te maken van de profielen van geregistreerde kandidaten. 1.6 Aanbesteding nieuwe Website De hierboven geschetste situatie en ontwikkelingen heeft Opdrachtgever doen besluiten om een nieuwe Website aan te schaffen die voldoet aan de hedendaagse behoeften van medewerkers, werkzoekenden en HR professionals. Hiertoe is een Europese aanbestedingsprocedure gestart. De deelnemende organisaties van Werken in het Westen zien een gedeelde Website als een zeer belangrijke uitingsvorm voor de doelstellingen en het gericht aanbieden van de diensten om deze doelstellingen te bereiken. Deze functie hebben de verschillende online omgevingen in het verleden vervuld en dit zal in de toekomst zo blijven. Daarom zoekt Opdrachtgever naar een partner die hier de komende jaren een belangrijke bijdrage aan kan leveren. De wens is om hierin zoveel mogelijk gezamenlijk een route voor te bepalen. De afgelopen jaren is veel ervaring opgedaan met de bestaande werkwijzen. Wat goed is wil Opdrachtgever behouden en wat beter kan, wil Opdrachtgever oplossen. Dit vertaalt zich in deze aanbesteding naar een aantal minimale eisen die gesteld worden aan de nieuwe Website, nader omschreven in het Programma van Eisen (Bijlage IV). Heel basaal gaat het om het voldoende faciliteren van reeds opgebouwde dienstverlening en processen; soms gaat het om specifieke functionaliteiten die we nu missen of verbeterd willen zien. Verder geeft deze aanbesteding vooral ruimte voor inbreng van de Opdrachtnemer om gezamenlijk tot de beste oplossing te komen. We laten ons graag inspireren door de visie, ervaring en kennis van de opdrachtnemer om tot een oplossing te komen die de huidige en toekomstige doelstellingen helpt te realiseren. 1.7 Opdrachtgever Gemeente Alphen aan den Rijn treedt namens de deelnemende organisaties (zie paragraaf 1.1) op als aanbestedende dienst (hierna te noemen Aanbesteder). Aanbesteder wordt in het Aanbestedingsdocument, of de Bijlagen daarvan, ook wel aangeduid als Opdrachtgever in de hoedanigheid van contractpartij na het sluiten van de overeenkomst met de Opdrachtnemer. Voor meer informatie omtrent Gemeente Alphen aan den Rijn verwijzen wij u naar de Website www.alphenaandenrijn.nl. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 21 van 39
1.8 Opdrachtnemer Voor het realiseren van de doelstellingen zoekt de Opdrachtgever een Opdrachtnemer die hieraan niet alleen als leverancier, maar ook als partner, bijdraagt. De intentie is te komen tot een gedegen samenwerking, waarbij Opdrachtgever en Opdrachtnemer voortdurend aansturen op het optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening en van de bedrijfsvoering. Kenmerken die Opdrachtgever hieronder verstaan zijn onder andere: Een gedegen visie op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en de gevolgen hiervan voor overheid en specifiek gemeenten als werkgever; Het delen van de nieuwste inzichten in technologische ontwikkelingen met Opdrachtgever; Het leggen van relaties tussen deze ontwikkelingen en de geboden dienstverlening. Het continu optimaliseren van de dienstverlening in overleg met Opdrachtgever op basis van de relevante ontwikkelingen. 1.9 Aanbestedingsprocedure en motivatie van de keuze van de procedure Deze aanbesteding betreft een (Europese) openbare procedure conform de Aanbestedingswet 2012. Aanbesteder verzoekt de partijen die geïnteresseerd zijn in deze opdracht een Inschrijving te doen en daarmee mee te dingen naar gunning van de opdracht. Er is vastgesteld dat de te verwachten totaalsom van de aan te besteden behoefte boven de Europese drempel van 207.000,= (levering/dienst) zal liggen. Het aantal te verwachten potentiële leveranciers is beheersbaar. Op basis hiervan en conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Aanbesteder is ervoor gekozen om een Europese openbare procedure op te starten. Eén opdracht De werkzaamheden met betrekking tot een online arbeidsplatform zijn aan te merken als één gelijksoortige opdracht. Om deze reden is de opdracht dan ook als één geheel samengesteld. Binnen deze aanbesteding wordt niet gekozen voor een perceelindeling, omdat er sprake is van één gelijksoortige opdracht en MKB-ondernemers voldoende kans hebben om in te schrijven voor deze opdracht. Wijze van beoordelen De wijze van beoordeling vindt plaats op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving ( EMVI), waarbij we de verhouding Prijs-Kwaliteit in een verhouding van 30% - 70% beoordelen. 1.10 Omvang van de opdracht 1.10.1 Budget Opdrachtgever heeft voor het realiseren van de scope, een budget beschikbaar gesteld dat is gemaximeerd op: Ontwikkeling Eenmalig 40.000,- Beheer en onderhoud Jaarlijks 75.000,- Dit maximale budget geld als plafondprijs in deze aanbestedingsprocedure. Inschrijvingen met een inschrijfprijs boven het maximale budget voor ontwikkeling en/of het maximale budget voor beheer en onderhoud worden uitgesloten van deelname. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 22 van 39
De wijze waarop het jaarlijkse beheer- en onderhoudsbudget wordt besteed is onderdeel van de gunningscriteria in deze aanbesteding. Opdrachtgever overweegt om gedurende de contractperiode (een deel van) het verschil tussen het beschikbare budget voor beheer en onderhoud en uw geboden prijs, te investeren in de doorontwikkeling van de oplossing. Aanleiding hiervoor kan zijn, door Opdrachtnemer gedane verbetervoorstellen of aanvullende wensen vanuit de Opdrachtgever. Ook de door u gehanteerde uurtarieven voor de verschillende rollen vormen daarom een gunningscriterium. 1.10.2 Deelnemende organisaties De oplossing wordt verworven voor organisaties die per 1 januari 2016 deelnemen aan het samenwerkingsverband Werken in het Westen. Een overzicht van deelnemende organisaties is terug te vinden in paragraaf 1.1. Met het oog op politieke, wettelijke, economische, budgettaire, bestuurlijke of organisatorische ontwikkelingen en de hiermee samenhangende krimp of groei van de deelnemende organisaties, dan wel de posities van de deelnemende gemeenten of taakstellingen is het mogelijk dat de dienstverlening en/of het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband Werken in het Westen kunnen wijzigen. 1.10.3 Scope De opdracht bestaat uit het realiseren van een Website (front-end), back-end toepassing, database en Content Management Systeem (CMS) welke gezamenlijk de producten en diensten van Werken in het Westen aanbieden aan diverse doelgroepen. Vereiste functionaliteiten zijn nader omschreven in het Programma van Eisen en de gunningscriteria. 1.10.4 Optioneel aanbod buiten scope Opdrachtgever houdt de mogelijkheid open om gedurende de looptijd van de overeenkomst, voor alle of een beperkt aantal deelnemers aan Werken in het Westen, de dienstverlening uit te breiden met: - Digitale registratie van Van Werk Naar Werk-trajecten (VWNW); - Marktplaats voor externe inhuur. Of en in welke mate Opdrachtgever hiervan gebruik wenst te maken, staat op dit moment niet vast. Derhalve zijn geen eisen opgenomen ten aanzien van deze functionaliteiten. Inschrijver kan zijn toegevoegde waarde en mogelijkheden op deze twee aspecten kenbaar maken bij de beschrijving van de gunningscriteria. 1.11 Duur van de Overeenkomst / soort Overeenkomst Aanbesteder is voornemens een Overeenkomst af te sluiten met één (1) Opdrachtnemer voor de duur van twee (2) jaar met de optie om de Overeenkomst eenzijdig vanuit de Opdrachtgever met drie (3) maal één jaar te verlengen onder gelijkblijvende voorwaarden. Het derde (3 e ) en laatste optiejaar dient eenzijdig vanuit de Opdrachtgever per 3 maanden opgezegd te kunnen worden. De besluitvorming ten aanzien van het verlengen van de Overeenkomst geschiedt op basis van kritische prestatie indicatoren zoals vermeld in de Overeenkomst, behorende bij dit Aanbestedingsdocument. Opdrachtgever zal uiterlijk zes (6) maanden voor afloop van de Overeenkomst schriftelijk uitsluitsel geven aangaande de verlenging. Uitzondering hierop vormt het derde (3 e ) optiejaar: hiervoor geldt dat uiterlijk één (1) maand voor afloop van elke verlenging met drie (3) maanden, uitsluitsel gegeven wordt aangaande de verlenging. Projectnaam: Online arbeidsmarktplatform (Website) Werken in het Westen Pagina 23 van 39