STAD WAREGEM ZOEKT TALENT IN GALOP:

STAD WAREGEM ZOEKT TALENT IN GALOP: Beleidscoördinator PR en Communicatie Bibliotheek INFORMATIEBUNDEL Wie zijn we? - p2 Wat verwachten we? p3 Wat bieden we? p8 Hoe selecteren we? p10 Hoe solliciteer je? p12

WIE ZIJN WE? Waregem is een jonge, veilige, dynamische stad met een bovenlokale functie, waar zowel de Waregemnaar als de bezoeker zich goed moet voelen. Waregem wil zich profileren als een bruisende, zorgende, ondernemende en vooral leefbare stad waar het goed is om te wonen, te werken, te leven en waarvoor het bestuur de nodige initiatieven ontwikkelt. Deze visie is ons uitgangspunt en om dit te realiseren zijn we op zoek naar enthousiaste, dynamische medewerkers. Mensen die waarden als klantvriendelijkheid, respect en collegialiteit hoog in het vaandel dragen. Wil jij meewerken om dit mooi stadsverhaal verder te schrijven er ervoor te zorgen dat het goed is om in Waregem te wonen, te leven en te werken? Voel jij je aangesproken? Lees dan verder in deze bundel en kom alles te weten over onze vacante functie voor: BELEIDSCOÖRDINATOR PR EN COMMINICATIE BIBLIOTHEEK (niveau B4-B5) Schepencollege Stad Waregem Infobundel 2

Wat verwachten we? FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Beleidscoördinator PR en Communicatie Bibliotheek 1. Identificatiegegevens Functietitel Werktitel Dienst Niveau Graad Beleidscoördinator PR en communicatie bibliotheek Beleidscoördinator PR en communicatie bibliotheek Bibliotheek B4 B4-B5 2. Positionering in organogram Rapporteert aan / onder leiding van Geeft leiding aan Bibliothecaris medewerkers bibliotheek 3. Doel van de functie Instaan voor de PR, communicatie (externe en interne) en marketing van de bibliotheek ten einde de bevolking te informeren en met het oog op goed geïnformeerde en betrokken medewerkers en verantwoordelijken zodat een optimale bibliotheekwerking gegarandeerd wordt. 4. Takenpakket Instaan voor de PR, externe communicatie en marketing van de bibliotheek ten einde de bevolking te informeren over de dienstverlening, het aanbod en de evenementen georganiseerd door de bibliotheek. Dit omvat onder meer volgende taken: o Uitwerken van acties inzake publiciteit, voorlichting, informatie en communicatie in samenwerking met de stafcoördinatoren o Onderhouden van contacten met de pers en de informatiedienst van de stad o Verzorgen van externe communicatie (bv. ontwerpen, opmaken en onderhouden van folders, flyers, persberichten, (e)-nieuwsbrieven, website en sociale media) Uitwerken van beleidsvoorstellen en adviezen met het oog op een kwaliteitsvolle voorbereiding en bijsturing van het beleid in samenwerking met de bibliothecaris. Dit omvat onder meer volgende taken: o Verzamelen en analyseren van beleidsinformatie o Herkennen en analyseren van relevante signalen uit het werkveld o Proactief inspelen op vragen, behoeften, ontwikkelingen, trends,... o Vertalen van strategie en beleid naar concrete acties en doelstellingen (bv. actieplannen, doelgroepenwerking, ) Infobundel 3

o o o Opmaken van beleidsvoorbereidende dossiers en nota s (bv. beleidsplannen) Evalueren van de dienstverlening en formuleren van voorstellen ter verbetering Opvolgen van de reglementering die van toepassing voor de bibliotheek Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers en verantwoordelijken goed geïnformeerd en betrokken zijn. Dit omvat onder meer volgende taken: o Organiseren van een werkoverleg binnen de dienst of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of opdracht o Ervoor zorgen dat iedere (project)medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren. o Rapporteren (aan de bibliothecaris/diensthoofd bibliotheek) in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van de projecten, activiteiten,... o Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen,... o Vervanging bibliothecaris in geval van afwezigheid Onthalen, informeren en helpen van burgers/externen met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening in de bibliotheek. Dit omvat onder meer volgende taken: o Onthalen van burgers/externen op een vriendelijke en gepaste manier (bv. onthaalprocedure nieuwe klanten bij inschrijving, inzetbaar bij allerhande groepsonthaal, inzetbaar bij de uitleenadministratie) o Geven van correcte informatie en/of doorverwijzen indien nodig (bv. inlichtingenwerk) o Uitleg geven omtrent een procedure (bv. bepalen van vergoedingen van verloren gegane en beschadigde materialen volgens vastgestelde richtlijnen) o Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures o Opvolgen van informatie die burgers/externen opvragen o Klanten wegwijs maken en adviseren o Toezicht houden op de uitleenadministratie Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de bibliotheek beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers. Dit omvat onder meer volgende taken: o Instaan voor de periodieke functioneringsgesprekken en evaluaties van de medewerkers in overleg met de bibliothecaris (diensthoofd bibliotheek) o Coördineren van de taakverdeling binnen de dienst (bv. opmaken dienstroosters in samenspraak met de bibliothecaris/diensthoofd bibliotheek, adviseren over verloven en afwezigheden) o Medewerkers coachen, begeleiden en bijsturen in hun dagelijkse werking o Opvolgen van de opleidingsschema s van de medewerkers en opleidingen suggereren in functie van de functionele loopbaan Polyvalent meewerken aan eenvoudige opdrachten bij andere teams in functie van de continuïteit van de dienstverlening van de dienst of afdeling. Infobundel 4

5. Vaktechnische competenties Let wel! De competenties en het niveau zoals ze hier omschreven zijn, is wat we verwachten van medewerkers die ingewerkt zijn in de organisatie en de job reeds geruime tijd uitoefenen. Wat verwacht wordt bij indiensttreding is in deze bundel omschreven bij het onderdeel selectieprocedure. Wetgeving Gemeentedecreet specifiek voor de functie Bibliotheekwetgeving Vakkennis Trends en ontwikkelingen in de bibliotheeksector Ontwikkelingen in online en offline communicatietechnieken Bibliotheeksector, literatuur, muziek, film Bronnen, databanken, zoekmachines internet Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Opmaak beslissingen notulering voor CBS en GR Computerkennis MS Office toepassingen Software eigen aan de organisatie Software eigen aan de bibliotheek Grafische software Kennisniveau Grondig Goed Basis 6. Gedragscompetenties Ondernemen Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken Probleemoplossend werken Onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden Kan een probleem of situatie beoordelen, inschatten en herleiden tot de essentie Bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten Betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem/ de situatie Infobundel 5

Resultaatgericht werken Legt de lat hoog en stelt zichzelf uitdagende doelen Zoekt naar de meest optimale werkmethoden Zet door bij tegenslag of problemen Spreekt anderen aan om de doelen te bereiken Leidinggeven Zorgt voor een goede werkverdeling en duidelijke prioriteiten Geeft duidelijke feedback en stuurt bij indien nodig Legt uit hoe en waarom taken uitgevoerd worden Voorkomt conflicten of helpt ze op te lossen Zorgt voor een goede samenwerking en sfeer in het team Zorgt dat afspraken en concrete doelstellingen nageleefd worden Flexibiliteit Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Is snel inzetbaar, ook op andere (aangrenzende) vakgebieden Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Samenwerken Leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na Helpt anderen en stelt zich positief op Deelt informatie en kennis met anderen Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep, gaat respectvol om met anderen Stimuleert anderen om informatie of ideeën met elkaar te delen Klantgerichtheid Is vriendelijk Blijft kalm en geduldig Besteedt zorg aan eigen voorkomen Is hulpvaardig, maar steeds in lijn met regels of afspraken Beantwoordt vragen of klachten op een beleefde en respectvolle manier Leeft zich in de situatie van klanten Speelt in op vragen van klanten en houdt zich aan de regels of afspraken Denkt spontaan mee met de klant Zoekt naar oplossingen bij problemen Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Ziet en/of zoekt kansen om de klantentevredenheid te verhogen Speelt in op signalen vanuit klanten en doet voorstellen naar structurele acties Anticipeert op zaken in functie van een optimale dienstverlening of werking van de afdeling of de organisatie Stimuleert anderen om klantgericht te werken Infobundel 6

Schriftelijk communiceren Schrijft foutloos Schrijft helder en beknopt Hanteert een correct taalgebruik Schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, informatief, ) Past taalgebruik aan de doelgroep aan Schrijft teksten die een uithangbord zijn voor de organisatie wat betreft stijl, taal en vormgeving Maakt een correcte en leesbare synthese van een complexe situatie Stelt boodschappen aantrekkelijk voor (layout, gebruik van visueel materiaal, sprekende voorbeelden, ) Maakt gebruikt van relevante en overtuigende argumenten die inspelen op de doelgroep Zelfontwikkeling Kent eigen sterktes en zwaktes Wil leren in werksituaties, zoekt kansen voor eigen ontwikkeling Past nieuw opgedane inzichten en vaardigheden in de praktijk toe Leert uit eigen ervaring of fouten Leert van ervaren collega s Loyaal zijn Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Is bereid zich extra in te spannen voor de organisatie Stelt het organisatiebelang voorop Draagt bij aan de gewenste organisatiecultuur Integriteit Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten Gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige of vertrouwelijke informatie Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is Toont voorbeeldgedrag in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid Infobundel 7

Wat bieden we? Onze troeven - een statutaire functie als beleidscoördinator PR en communicatie bibliotheek B4-B5 - ervaring kan in rekening gebracht worden voor anciënniteiten op volgende manier: Meerekenbare ervaring: In openbare sector In privé of als zelfstandige Geldelijke anciënniteit onbeperkt max. 10 jaar mits relevantie Schaalanciënniteit onbeperkt mits relevantie max. 10 jaar mits relevantie - interessante verlofregeling min. 30 max. 35 dagen jaarlijkse vakantie - andere voordelen : maaltijdcheques van 6,25, gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, fietsvergoeding (0,20 /km) - een werfreserve voor de periode van 3 jaar Infobundel 8

Salarisschaal B4-B5 Brutomaandlonen (aan huidige index) Trap B4 B5 0 2.673,97 2.868,31 1 2.781,19 2.988,94 2 2.781,19 2.988,94 3 2.895,12 3.116,28 4 2.895,12 3.116,28 5 3.002,35 3.236,91 6 3.002,35 3.236,91 7 3.116,28 3.357,54 8 3.116,28 3.357,54 9 3.223,50 3.484,87 10 3.223,50 3.484,87 11 3.330,73 3.605,50 12 3.330,73 3.605,50 13 3.444,66 3.726,13 14 3.444,66 3.726,13 15 3.551,88 3.853,46 16 3.551,88 3.853,46 17 3.659,11 3.974,09 18 3.659,11 3.974,09 19 3.773,04 4.094,72 20 3.773,04 4.094,72 21 3.880,27 4.222,05 22 3.880,27 4.222,05 23 3.987,49 4.356,08 Na een gunstig evaluatieresultaat en 9 jaar schaalanciënniteit wordt doorgestroomd van B4 naar B5. Infobundel 9

Hoe selecteren we? Wat zijn de voorwaarden? - je bezit minstens een bachelordiploma - je beschikt over minstens 2 jaar functierelevante ervaring - je bent in het bezit van een rijbewijs B - je bent onderdaan van een EU-lidstaat - je hebt voldoende kennis van de Nederlandse taal - een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. - de burgerlijke en politieke rechten genieten. - lichamelijk geschikt zijn (controle door arbeidsgeneesheer) - slagen in de selectieprocedure. Kandidaten die ten onrechte aan het examen deelnemen kunnen later in géén geval aangesteld worden. Hoe werkt de selectieprocedure? Kandidaturen kunnen ingediend worden tot en met 29 april 2016, de selectieprocedure is voorzien voor mei 2016. De selectieprocedure bestaat uit verschillende onderdelen waarbij enkele vaktechnische en gedragscompetenties worden afgetoetst. Elk onderdeel is eliminerend wat betekent dat enkel kandidaten die slaagden in een bepaald onderdeel uitgenodigd worden voor een volgend onderdeel. Afhankelijk van het aantal kandidaten kan de volgorde van de selectiefases hier verder vermeld, anders georganiseerd worden. De kandidaten moeten telkens de helft van de punten behalen of geschikt bevonden worden om te kunnen deelnemen aan de volgende selectieronde. In totaal moeten de kandidaten 60% behalen op de selectieproeven om geslaagd te zijn in het examen. De selectieproef resulteert in een bindende rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores. Infobundel 10

Fase 1: Screening op basis van CV Na het afsluiten van de inschrijvingen worden de kandidaturen afgetoetst aan de aanwervingsvoorwaarden. Enkel kandidaten die daaraan voldoen kunnen deelnemen aan verdere selectieproeven. In geval van onduidelijkheid over de relevantie van de gevraagde ervaring kan een gesprek georganiseerd worden waarbij deze verder kan toegelicht worden. Dit om de ervaring beter in te schatten en de kandidatuur correct te beoordelen. Fase 2 (optioneel): Schriftelijke preselectieproef In geval van een groot aantal kandidaturen kan er een schriftelijke preselectie georganiseerd worden. Daarbij worden dan volgende zaken bevraagd: 1. Kennis Informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook) 2. Verbale intelligentie en taalvaardigheid 3. Logisch redeneervermogen en logisch denken 4. Kennis Gemeentedecreet Deze wordt beperkt tot volgende hoofdstukken: Titel II, Hoofdstuk I, afdeling III: de bevoegdheden van de gemeenteraad Titel II, Hoofdstuk II, afdeling III: de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen Titel II, Hoofdstuk V: de gemeentelijke diensten (te raadplegen via www.binnenland.vlaanderen.be/decreet/gemeentedecreet) 5. Kennis van bestuurlijke organisatie stad Waregem De kandidaten moeten 60% behalen op deze preselectieproef om door te gaan naar de volgende ronde. Fase 3: Schriftelijk examen De vaktechnische competenties worden getest aan de hand van een of meerdere opdrachten of cases die zich in de praktijk van deze functie kunnen voordoen. Volgende vaktechnische competenties kunnen daarbij getest worden: Wetgeving Gemeentedecreet specifiek voor de functie Kennisniveau Grondig Goed Basis Infobundel 11

Vakkennis Trends en ontwikkelingen in de bibliotheeksector Ontwikkelingen in online en offline communicatietechnieken Bronnen, databanken, zoekmachines internet Computerkennis MS Office toepassingen Grafische software Kennisniveau Grondig Goed Basis De kandidaten worden tijdig geïnformeerd over de specifieke kennis die moet gekend zijn voor het examen. Fase 4: Psychotechnische proeven Aan de hand van psychotechnische proeven en een selectie-interview, uitgevoerd door een extern selectiedeskundige en lid van de jury, worden de vastgestelde gedragscompetenties getest. Het resultaat van de psychotechnische proeven geeft een beoordeling geschikt of niet geschikt voor de functie van beleidscoördinator PR en communicatie bibliotheek op basis van de gestelde gedragscompetenties. Deze proeven zijn bijgevolg eliminerend. Fase 5: Mondeling examen Eventueel terugkoppeling naar het schriftelijk luik voor eventuele verdere toelichting. Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals zijn/haar motivatie en interesse voor het beleidsdomein. Infobundel 12

Hoe solliciteer je? Bezorg een motivatiebrief en uitgebreid CV mét functietoelichting. Op basis van deze toelichting wordt de relevantie van uw ervaring beoordeeld. Voeg een kopie van het vereiste diploma toe Stuur alles op naar: College van burgemeester en schepenen, Gemeenteplein 2, 8790 Waregem Of mail naar: vacatures@waregem.be Of bezorg persoonlijk in de stadswinkel De inschrijvingen sluiten af op 29 april 2016. Daarna wordt u op de hoogte gebracht of uw kandidatuur al dan niet wordt weerhouden. Te laat ingediende kandidaturen komen niet in aanmerking. De stad Waregem hanteert gelijke kansen voor alle kandidaten, ongeacht geslacht of afkomst. Meer info? Stadsbestuur Waregem - Personeelsdienst Sofie Denoulet stafmedewerker personeel en HR Gemeenteplein 2 8790 Waregem Tel 056 62 12 19 Fax 056 62 12 23 E-mail: vacatures@waregem.be Infobundel 13