SPTOOLS SHAREPOINT CONNECTOR - 1/6
Inhoudsopgave 1. SPTOOLS... 3 WAT KAN HET?... 3 Document Browser...3 Document Bundels...3 Consistente Data Quality...3 SharePoint workflows en document goedkeuring...3 VOORDELEN SPTOOLS SHAREPOINT TYPO3 CONNECTOR... 4 SPTOOLS SHAREPOINT CONNECTOR TECHNISCH... 4 Applicatieopbouw SPTools...4 SPTOOLSFLEX... 4 SPTOOLSCORE... 5 MOSS, WSS & TYPO3...5 SPTOOLSCORE (DE SHAREPOINT CONNECTOR LAAG VAN DE MODULE)... 5 10 KEER VRAAG EN ANTWOORD... 5 WAT KOST HET?... 6 AFSPRAAK?... 6 2/6
1. SPTools Wat kan het? <afbeelding> Documenten: SPTools ontsluit realtime de documenten (waaronder Word, Powerpoint & Excel) van alle SharePoint versies naar TYPO3, zodat elk document in SharePoint ook aanwezig is in TYPO3. Als een document in TYPO3 gebruikt wordt/is, dan wordt deze automatisch geupdate als het brondocument in Sharepoint geupdate wordt. Afbeeldingen: SPTools zorgt ervoor dat uw beeldbank bron SharePoint kan zijn doordat het alle beeldformaten als PSD, JPEG, TIFF etc realtime koppelt naar TYPO3. Events & Trainingen: De events/ Trainingen worden door SPTools gekoppeld naar TYPO3. Nieuws & Content: Het nieuws & content zoals bestaat in SharePoint wordt gesynchroniseerd met TYPO3 Document Browser Met de TYPO3 SPTools MediaBrowser kunt u binnen TYPO3 browsen naar uw documenten, afbeeldingen zoals aanwezig op uw Microsoft Office SharePoint Server. De handmatige kopieerslag van bestanden is niet nodig meer. Het systeem SPTools houdt tevens de bron automatisch up2date in de online TYPO3 gebruikte versie, zodat u altijd de juiste afbeelding/ file heeft staan op uw intranet/ extranet of website. Document Bundels Microsoft SharePoint biedt aan verschillende soorten bestanden te beheren als een "document bundle". Hierdoor kunnen design templates, zoals bijvoorbeeld bij Adobe Illustrator of Microsoft PowerPoint, samen met bepaalde lettertypen worden beheerd. Dit is vooral nuttig wanneer een ander bureau is gedelegeerd voor het creëren van een presentatie. Het agentschap kan dan eenvoudigweg het volledige sjabloon downloaden van de TYPO3 website. Afhankelijk van de behoeften, kan het volledige bestand worden gedownload of alleen lettertypen. Als vereenvoudiging van de procedure, zijn de gevraagde bestanden gecomprimeerd tot een ZIPbestand voor downloaden. Consistente Data Quality De documenten die worden beheerd in SharePoint-omgeving en gekoppeld zijn via deze module naar de TYPO3 website worden bijgewerkt en voorzien van een nieuw versienummer in Microsoft Office. Wanneer u wijzigingen in Word of PowerPoint maakt, worden de bijgewerkte bestanden automatisch uitgevoerd in het SharePoint-systeem op het intranet. Met de hulp van SharePoint Connector kan het bijgewerkte en opgeslagen document beschikbaar worden gemaakt voor download op de TYPO3 website. Vraag voor exacte werking de handleiding/ demo aan. SharePoint workflows en document goedkeuring Het onderhoud van document rechtstreeks in SharePoint biedt diverse voordelen. Bijvoorbeeld goedkeuringsprocedures voor een geautomatiseerd SharePoint workfl ow kunnen worden gedefinieerd. Rollbased auteur / hoofdredacteur workflow, inclusief versiebeheer zorgt voor hoge kwaliteit van de tekst. De goedgekeurde documenten kunnen toegankelijk worden gemaakt in de TYPO3 omgeving voor externe collega's met een login bescherming. 3/6
Voordelen SPTools SharePoint TYPO3 connector De combinatie van TYPO3 & SharePoint levert de volgende situatie op: Het centraal bijhouden van informatie (documenten, afbeeldingen, nieuws, content) voorkomt onnodige redundantie Documenten & afbeeldingen worden altijd up2date getoond, want worden automatisch bijgewerkt met de hernieuwde versie, zonder inspanning en dus arbeidsuren! Nieuws is automatisch geüpdatet op het intranet/ website De bidirectionele informatiestroom vergemakkelijkt een betere samenwerking met het team en de klant Maar ook: Zorgt ervoor dat het aantal licentie van SharePoint beperkt kan blijven, door view & edit mogelijkheden van TYPO3 Versnelt het uitrollen van maatwerk toepassingen als Intranet/ Extranet/ Projectsites en/of webportals, daar TYPO3 sneller & goedkoper te ontwikkelen is (zonder licentiekosten). Efficiënt informatie management verlaagt de exploitatiekosten SPTools SharePoint connector Technisch Applicatieopbouw SPTools De Connector SPTools bestaat uit 2 onderdelen: 1. SptoolsFlex 2. SPToolsCore SPtoolsFlex Dit is de TYPO3 kant van de applicatie en is Open Source, dus gratis en gewoon te downloaden. Deze module zorgt ervoor dat de SharePoint bestanden, afbeeldingen, Events en content in het TYPO3 CMS aanwezig is en hier gebruikt kan worden. Deze module zorgt er tevens voor dat de data, die aanwezig is vanuit SharePoint gekoppeld kan worden aan de gewenste TYPO3 onderdelen als bijvoorbeeld de TYPO3 nieuwsmodule: TT News of de TYPO3 bestanden module DAM Module, maar heeft ook functionaliteiten op lijstjes met documenten te tonen binnen TYPO3 & te synchroniseren met de lijsten/ data aanwezig in SharePoint. Mogelijkheden TYPO3 SPToolsFlex: Mogelijkheid om lijsten uit SharePoint te tonen Aanbieden van enkele download van Bestand, Afbeelding (welke gesynchroniseerd wordt met SharePoint) Multiple downloads van baskets en / of folders Afbeelding conversie en verkleinen Integratie van SharePoint toegangsrechten Integratie van SharePoint Workflows Integratie van SharePoint Versioning SharePoint Bijlagen kunnen gebruiken Integratie van Flexibele Response formulieren om gebruikersaanvragen op te slaan in SharePoint-lijsten Fulltext Search 4/6
Eigenschappen SPToolsFlex Synchronisatie van web beelden Real-time meta data in de repository browser (bijvoorbeeld status, zoekwoorden, beschrijving enz.) Synchronisatie van een SharePoint-lijst In kaart brengen van SharePoint-lijsten en velden over TYPO3 lijsten en velden SPToolsCore SharePoint Connector SPToolsCore is het Closed Source stuk van deze applicatie en is niet gratis. Deze applicatie bestaat uit gecompileerde PHP. Het verzorgt de uitwisseling van gegevens gegevens met Microsoft Office SharePoint Server. MOSS, WSS & TYPO3 WSS: Microsoft Windows SharePoint Services: WSS is een web-applicatie die functies biedt voor informatie-uitwisseling binnen een team. WSS is gratis beschikbaar voor gebruikers van Windows Server 2003. MOSS: Microsoft Office SharePoint Server. MOSS is gebaseerd op de WSS en kent uitbreidingen op de functionaliteit. TYPO3: TYPO3 is een open PHP framework voor het creëren van websites. SPToolsCore (De SharePoint Connector laag van de module) De SPToolsCore applicatie (de applicatie die de functies van Microsoft SharePoint aanbiedt op uw TYPO3 website) vereist WSS Versie 3. SharePoint Connector Frontend kenmerken: 10 keer vraag en antwoord 1. Kan TYPO3 en SharePoint gecombineerd worden? De SharePoint Connector kan de inhoud van verschillende SharePoint lijsten direct binnen TYPO3 plaatsen. Ja, TYPO3 en SharePoint zijn dus prima te combineren! Gebruik ieder systeem voor zijn kracht is dan ook ons motto. 2. Zou u graag uw cursus- en evenementdata uit SharePoint publiceren op uw TYPO3 applicatie/ site/ intranet of extranet? Dit kan met deze SPTools connector icm met de TYPO3 module. Nieuws, events worden realtime op uw TYPO3 website geplaatst. 3. Wilt u het nieuws en informatie vanuit SharePoint delen met uw klanten en zakelijke partners en publiceren op uw TYPO3 website/ intranet of extranet? Met deze SharePoint Connector worden actuele nieuwtjes die zijn bijgewerkt binnen de SharePoint omgeving eenvoudig doorgeplaatst naar uw TYPO3 website. 4. Wilt u uw foto's beheren met SharePoint en ook enkele van deze op uw internet site plaatsen & automatisch up2date laten zijn? De SharePoint Connector helpt ook om tijd te besparen met het beheren van meta data van beelden. Beelden worden gecentraliseerd beheerd en kunnen worden opgehaald in TYPO3. 5/6
5. Wilt u presentaties en documentatie uit SharePoint plaatsen op uw internet pagina's? Presentatie en inhoud kan middels de SPTools automatisch getoond worden op uw TYPO3 applicatie. Hetzelfde geldt voor Office-bestanden en afbeeldingen. Office-bestanden zijn zo beschikbaar voor download via de TYPO3 website terwijl deze worden bijgehouden in SharePoint. 6. Wilt u een geïntegreerde database zonder duplicaties? Met de SharePoint Connector zijn dubbele vermeldingen in SharePoint en TYPO3 slechts geschiedenis. 7. Publiceert u actuele versies van specifieke documenten voor download op uw internet site? De SharePoint Connector integratie is eenvoudig en consistent zolang u maar de versie en type van uw SharePoint en TYPO3 omgeving weet. 8. Kan ik meerdere SharePoint koppelen? Ja, dat kan! SPTools kan standaard tot 10 sharepoint applicaties koppelen. Meerdere kan, maar op aanvraag. 9. Welke versies SharePoint worden ondersteund? Alle gangbare SharePoint worden ondersteund en zijn uitvoering getest en breed in gebruik 10. Wilt u de SharePoint Connector proberen zonder enige verplichting? Maak een vrijblijvende afspraak voor een demonstratie aan via Rotterdam@drecomm.nl of 010-4668638. Wat kost het? Module Licentie Benodigde uren voor intragratie/ configuratie SptoolsFlex Geen Na inventarisatie SPToolsCore 1ste jaar: 6000,- Na inventarisatie Daaropvolgende jaren (per jaar): 1000,- Afspraak? Maak een vrijblijvende afspraak voor een demonstratie aan via: Rotterdam Groningen 010-4668638 050-577582 Rotterdam@drecomm.nl Groningen@drecomm.nl Amersfoort 033-8870552 amersfoort@drecomm.nl Vestiging Rotterdam Walenburgerweg 46 a/b 3033 AD Rotterdam Vestiging groningen Hoendiep 208 9745 ED Groningen (Hoogkerk) Vestiging Amersfoort Bergstraat 25 3811 NE Amersfoort 6/6