Plan van aanpak uitwerking kaderstellende spelregels verbonden partijen Griffier, K. Millenaar Cluster Advies, A. de Boer 23 december 2015
Inhoudsopgave 1. Aanleiding 1 2. Concretisering 2 3. Invoering in de gemeente Geertruidenberg 4 Bijlage I Verbonden partijen in de gemeente Geertruidenberg 5 Bijlage II Format zienswijze begroting verbonden partij 6
1 1. Aanleiding Medio 2014 is in de regio West Brabant het initiatief genomen om de nota Verbonden Partijen te actualiseren vanuit de breed gevoelde behoefte om als gemeenten meer controle en sturing te kunnen uitoefenen op de verschillende samenwerkingsverbanden. Deze noodzaak van actualisatie werd verder versterkt door de op 1 januari 2015 in werking getreden aanpassingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen en de BBV voorschriften. Ook de aanbevelingen uit het onderzoek van de Rekenkamer West-Brabant over de gemeenschappelijke regelingen gaven aanleiding tot opstelling van een aangepaste nota. Inmiddels is de kaderstellende nota door alle gemeenten in West Brabant vastgesteld (de gemeenteraad van Geertruidenberg heeft op 2 juli 2015 hierover een besluit genomen). De nota voorziet in een zestal kaderstellende spelregels, te weten: 1. Bij het aangaan van een verbonden partij leggen de deelnemers nadrukkelijk vast hoe de informatievoorziening (frequentie, vorm en inhoud) dient te verlopen en welke evaluatiemomenten er zijn. 2. Er dient een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang te worden gebracht, die het mogelijk maakt verantwoording af te leggen en die de raad in positie brengt om (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad zelf dienen hierin hun verantwoordelijkheid te nemen. 3. Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen, waarbij één bepaalde gemeente per verbonden partij de leiding neemt. 4. Jaarlijks in november sturen deelnemers van de verbonden partij richtlijnen aan de verbonden partij waarop de beleidsmatige en financiële kaders gebaseerd dienen te worden. In de kaderbrief geeft de gemeenschappelijke regeling op hoofdlijnen de uitgangspunten voor de begroting aan. Voor NV s en BV s gelden uiteraard de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek (BW). 5. De ontwerpbegroting wordt uiterlijk 15 april door de gemeenschappelijke regeling naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de gemeenschappelijke regeling te zijn ontvangen. 6. Vierjaarlijks is de gemeenschappelijke regeling verplicht om een meerjarenbeleidsplan op te stellen. Het meerjarenbeleidsplan, die bij aanvang van een nieuwe raadsperiode wordt opgesteld, is samen met de jaarrekening de basis om de resultaten van de gemeenschappelijke regelingen over een periode van vier jaar te evalueren. Om deze spelregels concreter te maken en om handvaten aan gemeenten te geven hoe om te gaan met begrotingen van de diverse verbonden partijen, heeft de griffierskring West Brabant deze kaderstellende spelregels nader uitgewerkt met als doel enerzijds te komen tot een eenduidige (ambtelijke en bestuurlijke) voorbereiding en anderzijds te komen tot een eenduidige besluitvorming binnen de regio West Brabant. In deze notitie wordt ingegaan op deze concretisering en wordt aangegeven hoe dit in de gemeente Geertruidenberg vorm gegeven wordt.
2 2. Concretisering Het college bereidt de kaders voor de verbonden partijen voor en verwerkt deze vervolgens in de programmabegroting. Het voorbereiden van deze kaders gebeurt zoveel mogelijk regionaal (dmv de ambtelijk contactfunctionarissen en de verantwoordelijke portefeuillehouders), waarbij een bepaalde gemeente per verbonden partij de leiding neemt. Uiteraard moeten inhoudelijke verschillen per deelnemende gemeenten mogelijk zijn, echter zoveel mogelijk zal moeten worden getracht eensluidende kaders op te stellen. De gemeenteraad stelt vervolgens de kaders voor de verbonden partijen vast. Bij de door deze partijen daarna ingediende begrotingen dient wel duidelijk te zijn welke beleidskeuzes door de verbonden partij zijn gemaakt en welke relatie deze hebben met de eerder vastgestelde kaders. Dit betekent dat er een eenduidige format hiervoor aanwezig moet zijn, zodat de gemeenteraad gefundeerde besluiten hierover kan nemen. Omdat meerdere gemeenten aangesloten zijn bij de verbonden partijen is het ook zaak dat tussen de diverse gemeenten eenduidigheid is over standpuntbepaling ten aanzien van de begrotingen van deze verbonden partijen. Om als gemeenteraad een goed oordeel te kunnen geven op de begroting van een verbonden partij, zal deze de kaders toelichten (dmv gezamenlijke informatiebijeenkomsten in de regio). Ten behoeve van een gedegen voorbereiding door de gemeenteraad voor de besluitvorming zullen verbonden partijen hun zienswijze op de vastgestelde kaders presenteren aan de gemeenteraad (door middel van gezamenlijke informatie-avonden). In de tijd weggezet, betekent dit het volgende Uiterlijk 1 juli Oktober November Uiterlijk 1 februari Februari/maart Uiterlijk 15 april Uiterlijk 3e wk mei eerste week juni voor 1 juli Conceptkaders (t+2) ambtelijk en bestuurlijk regionaal voorbereid Vaststellen kaders door gemeenteraad (bij gemeentebegroting) Kaders communiceren met Verbonden Partijen Verbonden Partijen sturen Kaderbrieven (t+1) aan gemeenteraad Gezamenlijke informatie-avonden tbv toelichting kaders Aanlevering begrotingsstukken (t+1) bij de gemeenteraden Standpuntbepaling college over begrotingsstukken (regionaal afgestemd) Zo nodig gezamenlijke informatie-avonden Besluitvorming begrotingen in gemeenteraad Gevolgen voor de ambtelijke organisatie De ambtelijke voorbereiding ten aanzien van een Verbonden partij vindt op drie momenten plaats. Ten eerste, de (regionale) voorbereiding van de beleidskaders (mei/juni), ten tweede de (regionale) beoordeling van de Kaderbrief van de verbonden partij (februari/maart) en ten derde de (regionale) voorbereiding ten aanzien van de standpuntbepaling ten behoeve van de begroting van de Verbonden partij (april/mei). Gevolgen voor college Het college zal op een drietal momenten (regionaal voorbereide) besluiten dienen te nemen ten aanzien van een Verbonden partij. Ten eerste eind juni ten aanzien van de beleidskaders, ten tweede ten aanzien de oordeelsvorming over de Kaderbrief van de verbonden Partij (februari/maart) en tenslotte ten aanzien van de begroting van een Verbonden partij (mei/juni).
3 Om besluitvorming regionaal afgestemd mogelijk te maken hebben de griffiers van West- Brabant een format ontwikkeld ten behoeve van het opstellen van een zienswijze op de begroting van een verbonden partij. Dit format (zie bijlage II) telt een viertal hoofdelementen: Wat is er terechtgekomen van de vorige zienswijzen Is voldaan aan de procedurele voorschriften; Wat zijn de beleidsontwikkelingen en hoe verhouden deze zich tot de aangegeven beleidskaders; Voldoet de begroting aan de financiële aandachtspunten. Gevolgen voor de raad Voor de gemeenteraad geldt eveneens een drietal besluitvormingsmomenten, namelijk besluitvorming in oktober over de beleidskaders voor de Verbonden partij, in maart oordeelsvorming over de Kaderbrief van de Verbonden partij en in juni over de begroting van de Verbonden partij (zienswijze). Ook bij de besluitvorming ten aanzien van de beleidstukken van de Verbonden partijen geldt voor de gemeenteraden dat dit zoveel mogelijk op regionaal niveau wordt voorbereid. Hierbij doen de griffiers het voorstel om door middel van een aantal regionaal georganiseerde informatie-avonden gezamenlijke oordeelsvorming mogelijk te maken (zowel wat betreft de Kaderbrieven als de begrotingen van de Verbonden partijen). Daarnaast wordt voorgesteld om op termijn een digitaal informatiepunt in te richten, waarin alle informatie over de verbonden partijen is verzameld en waarbinnen raadsleden van de diverse gemeenten standpunten over de Verbonden partijen kunnen uitwisselen. Inmiddels heeft zich een Denktank gevormd waarin diverse raadsleden vanuit de Regio West Brabant zitting hebbeng enomen en waar de begrotingen van verbonden partijen regionaal worden voorbereid. Bovenstaande kan als volgt in de tijd worden weergegeven: 1. Beleidskaders Verbonden Partij t+2 1.1 ambtelijke voorbereiding 1.2 voorbereiding college 1.3 besluitvorming raad 1.4 toesturen kaders aan Verbonden partij 2. Kaderbrief Verbonden partij t+1 2.1 toesturen kaderbrief aan gemeente 2.2 ambtelijke voorbereiding 2.3 oordeelsvorming college 2.4 toelichting Kaderbrieven/oordeelsvorming raad 3. begroting (t+1) Verbonden partij 3.1 aanleveren begrotingsstukken 3.2 ambtelijke voorbereiding 3.3 voorbereiding college 3.4 toelichting begrotingen 3.5 besluitvorming raad (zienswijze) ja fe ma ap me jn jl au se ok no de voorbereidende werkzaamheden gemeente actie verbonden partij besluitvorming gemeenteraad
3. Invoering in de gemeente Geertruidenberg 4 De gemeente kent een aantal verbonden partijen (zie bijlage I). Elk van deze Verbonden partijen heeft een contactambtenaar en een verantwoordelijk portefeuillehouder. Daarnaast worden de begrotingen van de Verbonden partijen regionaal voorbereid door de financieel beleidsambtenaren van de deelnemende gemeenten. Ook vanuit de interne controle worden op het regionale niveau de diverse begrotingen van de verbonden partijen besproken en tenslotte is er een regionaal juridisch overleg waarin de verbonden partijen eveneens frequent onderwerp van gesprek zijn. Om er voor te zorgen dat binnen het ambtelijke apparaat afstemming (zowel inhoudelijk, financieel, juridisch als op het gebied van interne controle) is ten aanzien van de wijze waarop de kaderstellende spelregels worden gehanteerd en er afstemming plaatsvindt tussen ambtelijke organisatie, college en raad, is het zaak de kaderstellende spelregels en de tijdsplanning die hieraan gekoppeld is te communiceren door middel van een aantal informatiebijeenkomsten. Uiteindelijk met het doel de ambtelijke advisering over de kaders van de Verbonden partijen en de zienswijzen over begroting overeen te laten stemmen met de uitgangspunten die de gemeenteraad hieromtrent heeft vastgesteld. Hierbij dient gebruik gemaakt te worden van het format tbv de zienswijzen. Ook over dit format zal gecommuniceerd moeten worden.
5 Bijlage I Verbonden partijen in de gemeente Geertruidenberg Regeling Regio West- Brabant regeling Veiligheidsregio Midden en West-Brabant regeling Nazorg gesloten stortplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen Wethouder Contactfunctionaris W. van Hees A. de Boer W. van Hees J. Smetsers K.J.H.A. van Oort L. van Oeveren A.H.M. de Jongh B. van Helvoirt regeling Openbare Gezondheidszorg West- Brabant A.H.M. de Jongh B. van Helvoirt regeling Regionale Ambulancevoorziening Brabant Midden-West-Noord H.P.L. van den Kieboom J. Rademacher regeling WAVA Regionale Omgevingsdienst W. van Hees P. van den Bos Midden- en West-Brabant H.P.L. van den Kieboom J. Verkooijen regeling Regionaal Bureau Leerplicht Deelnemingen Portefeuillehouder NV Intergas A.H.M. de Jongh J. Vissers NV Brabant Water A.H.M. de Jongh J. Vissers BNG A.H.M. de Jongh J. Vissers Inkoopbureau West-Brabant W. van Hees A. de Boer
6 Bijlage II Format zienswijzen begroting verbonden partij regeling: <naam> 1 Wat heeft de GR gedaan met de vorige zienswijze? (Op welke onderdelen is tegemoetgekomen aan de zienswijzen en op welke onderdelen niet en waarom?) Reactie: 2 Zijn de jaarstukken tijdig ingediend door de GR bij de gemeente? (Tijdig is: kaderbrief voor 1 februari; ontwerpbegroting y+1 en jaarrekening y-1 voor 15 april. Zo nee, maak hierover dan een opmerking in de zienswijze. Idem, indien de geboden tijd voor het indienen van een zienswijze (t/m 30 juni) onvoldoende is.) Reactie: 3 Inhoudelijke aandachtspunten, beleidsontwikkelingen e.d. Hoofdpunten (ontleend aan de kadernota Verbonden partijen West-Brabant): - (Nieuwe) beleidsontwikkelingen, speerpunten en/of beleidsdoelen - Inzet van capaciteit - Te bereiken effecten/effectindicatoren - Andere relevante opmerkingen N.B. relateer dit ook aan de gemeentelijke aandachtspunten, o.a. opgenomen in de paragraaf verbonden partijen in de gemeentebegroting. Reactie:
4 Financiële aandachtspunten Hoofdpunten (ontleend aan de kadernota Verbonden partijen West-Brabant): - Jaarlijkse indexering van loon- en prijsontwikkeling - Wordt voldoende invulling gegeven aan een eventuele opdracht tot algemene ombuiging en bezuinigingen van een bepaalde omvang? - Algemene en bestemmingsreserve - Risico s en de beheersing ervan - Andere relevante opmerkingen N.B. relateer dit ook aan de gemeentelijke aandachtspunten, o.a. opgenomen in de paragraaf verbonden partijen in de gemeentebegroting. Reactie: 5 Financieel overzicht Vul onderstaande tabel in. Neem in het raadsvoorstel met alle zienswijzen een totaal financieel overzicht van alle GR en op. <naam GR> Begroting Resultaat Begroting Ontwerpbegroting y-1 y-1 y y+1 Totaal GR Bijdrage gemeente A 6 Overige aandachtspunten (Indien de zienswijze regionaal is voorbereid, is hier ook ruimte voor lokale aandachtspunten.) Reactie:...
7 De zienswijze Gelet op bovenstaande aandachtspunten, wordt de volgende zienswijze voorgesteld. (Deze tekst wordt opgenomen in het raadsbesluit.) 1. Opmerking over wel/niet tijdige ontvangst van de stukken e.d. Algemeen: De raad gaat er vanuit dat het bestuur de in de Nota verbonden partijen afgesproken termijnen in acht neemt. Concreet: kaderbrief voor 1 februari; ontwerpbegroting en (ontwerp)jaarrekening voor 15 april; termijn voor het indienen van zienswijzen t/m 30 juni. 2. Enz. 3. Tenslotte: de raad gaat er vanuit dat het bestuur de begroting vaststelt met inachtneming van deze zienswijze en dat de raad hierover wordt geïnformeerd, met daarbij een verantwoording aan welke onderdelen van zijn zienswijze is tegemoetgekomen en aan welke onderdelen niet en waarom.