Auteurs Laatst gewijzigd Licentie Webadres Mar Gagestein ; Theo Broeren 15 July 2011 CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie http://maken.wikiwijs.nl/31985 Dit lesmateriaal is gemaakt met Wikiwijs Maken van Kennisnet. Wikiwijs Maken is een onderdeel van Wikiwijsleermiddelenplein, hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt, vergelijkt, maakt en deelt.
Inhoudsopgave Inleiding Eindopdracht Inbox berichten lezen bijlagen nieuw bericht Doen Niet doen Inbox inrichten Werkwijze Lees je e-mail op vaste momenten Handel je mail meteen af Stel prioriteiten Afwezig, maak afspraken Opties Agenda en contactpersonen Bronnen Over dit lesmateriaal Pagina 1
Inleiding Zadkine Voor het lezen van e-mail en het bijhouden van je agenda kun je thuis en op het werk Microsoft Outlook gebruiken. Er is ook een handige webversie van Microsoft Outlook beschikbaar die we noemen. Ideaal als je snel en eenvoudig je e-mail wilt lezen met Internet Explorer of een andere browser. Inhoud In dit arrangement worden de verschillende opties van de webmail behandeld. Het arrangement, webmail, valt onder het onderdeel Instrumentele Vaardigheden van de leerlijn Docent ecompetent. Leerdoel Als je dit arrangement gevolgd hebt dan kun je de mailvoorziening zonder problemen gebruiken. SBU 8 uur Auteur Theo Broeren, Zadkine juli 2011 Op dit werk rust een Creative Commons CC By licentie. Lees hier de voorwaarden.? Pagina 2
Eindopdracht Eindopdracht - Richt je mailbox in volgens de richtlijnen zoals weergegeven in het onderdeel Inbox - Reageer op een correcte manier op onderstaande mail. In jouw mail geef je aan welke fouten Marilene in haar mailtje gemaakt heeft. Aan: alle 2000 collega's van Zadkine Beste ex-collega's, Na mijn vertrek per 1 april bij Zadkine wil ik jullie langs deze weg allemaal in 1 keer vaarwel zeggen. Tussen al deze namen zitten voor mij veel bekenden, met excuses aan de onbekenden. Ik ben voor met mijn eigen taalbureau begonnen. Wie mij nog een keer wil benaderen, kan mij vinden onder de cc. Zo heb ik ook in 1 keer al jullie Zadkine adressen, als ik nog eens iemand terug wil vinden. Rest mij nog te zeggen dat ik na 26 jaar echt een goed afscheid gehad heb bij Zadkine! Het ga jullie goed, groet, Marilene P.S.: Deze mogelijkheid heb ik dankzij een mail met de teskt 'Het is test voor de groep allezadkiners. Mijn excuses voor het ongemak.' Pagina 3
Inbox Via de mappenweergave links in beeld kunt u snel wisselen tussen Postvak IN, Verzonden items en andere mappen. U kunt items zelfs slepen en neerzetten, zodat u gelezen berichten uit het Postvak IN kunt verslepen naar een andere map. Rechts in beeld ziet u de inhoud van de gekozen map. Mochten niet al uw mappen zichtbaar zijn, dan kunt u ervoor kiezen om de knoppenbalk onderaan de mappenweergave tijdelijk te verkleinen. Door te klikken op de stippellijn bovenaan de knoppenbalk kunt u de knoppenbalk vergroten of verkleinen. Via rechtsklikken op een bepaalde map is het mogelijk een nieuwe (sub)map te maken. berichten lezen Nieuwe berichten lezen Klik op de map Postvak IN Dubbelklik op het nog ongeopende bericht Klik op het kruisje rechts boven in de titelbalk van het bericht om het bericht weer te sluiten Klik op de knop Verwijder om het bericht naar de map Verwijderde items te verplaatsen bijlagen Bijlagen toevoegen aan een bericht Volg dezelfde stappen als hierboven Klik voordat u het bericht gaat verzenden op de knop Bijlagen Klik op de knop Browse om het bestand te zoeken Selecteer het juiste bestand en kies de optie Open Klik op de knop Bijvoegen op het bestand aan het bericht te koppelen Klik op de knop Sluiten Pagina 4
Klik op de knop (Verzenden) nieuw bericht Nieuw bericht aanmaken Klik op de map Postvak IN Klik vanaf de werkbalk op de knop Nieuw Typ in het vak Aan de naam van de ontvanger OF Klik op de knop Aan en selecteer de juiste adreslijst. Vul in de achternaam van de ontvanger in het vak Weergavenaam en klik op de knop Zoeken. Selecteer de juiste naam, klik op de knop Aan en vervolgens op de knop Sluiten De naam van de ontvanger wordt ingevuld in het vak Aan Typ in het vak Onderwerp het onderwerp Typ de tekst in het berichtvak Klik op de knop (Verzenden) Pagina 5
Doen Situaties waarin je e-mail beter niet kunt gebruiken Je kunt je mail beter niet gebruiken als je: Doen Een meningsverschil hebt Vertrouwelijke informatie wilt uitwisselen Slecht nieuws hebt In een situatie zit waar een probleem bestaat of dreigt te ontstaan Op het allerlaatste moment een vergadering of afspraak wilt afzeggen Veel vragen hebt Een vraag hebt waar je met spoed een antwoord op wilt hebben Een vervelend bericht hebt. Let op formulering en spelling Wees voorzichtig met ironie, sarcasme en humor Voorkom spellingsfouten: lees je e-mail voor verzenden goed door en gebruik de spellingcontrole Wees helder en to-the point Zet in de onderwerpregel wat je van de ontvanger verwacht en wanneer Begin je e-mail met je boodschap gevolgd door een toelichting Behandel één onderwerp per e-mail Behandel je meer onderwerpen per e-mail, nummer de onderwerpen dan Houd je e-mail kort en zakelijk Gebruik eventueel een powermail. Ga weloverwogen met bijlagen om Schrijf altijd een begeleidende tekst bij een bijlage: leg hierin, in het kort, uit wat het doel van de bijlage is en wat je van de ontvanger verwacht. Vergeet de bijlage niet mee te sturen: leer jezelf aan eerst de bijlage te selecteren, daarna stel je de begeleidende mail op Vraag je af of het noodzakelijk is om de bijlage toe te voegen of dat alleen een link voldoende is Voorzie de bijlage van een duidelijke naam Controleer bijlagen altijd op grootte en virussen Beperk het gebruik van cc Gebruik cc alleen als het echt nodig is voor de ontvanger. Let op correcte adressering Controleer altijd of je je e-mail aan de juiste perso(o)n(en) adresseert Gebruik een korte elektronische handtekening, Noteer in je ondertekening in ieder geval je naam en E-mailadres (Opties / Berichten / E-mailhandtekening) Externe e-mails worden altijd, automatisch, voorzien van een disclaimer Pagina 6
Niet doen Zet de ontvanger niet op het verkeerde been Verstuur nooit een e-mail zonder het onderwerp in de onderwerpregel aan te geven Verzend ook nooit een e-mail zonder je naam te vermelden Schrijf geen zinnen in hoofdletters Verschuil je nooit achter een e-mail Verzend geen vertrouwelijke informatie Verzend geen vertrouwelijke informatie of privé-informatie over collega s Stuur e-mailadressen niet open en bloot mee als je een bericht verstuurt naar meerdere externe contacten Wees niet te gemakzuchtig Stuur niet voor ieder wissewasje een e-mail Verstuur niet een e-mail aan een heel team als je niet precies weet aan wie je het bericht moet richten Verstuur niet al te gemakkelijk cc tjes Gebruik e-mail niet voor niet-zakelijke mail Doe niet mee aan kettingbrieven of ander grappen Pagina 7
Inbox inrichten Richt je INbox in Om meer controle te krijgen over je inkomende mail, is het belangrijk dat je eerst de huidige mail in je Postvak IN opruimt. Een opgeruimde Postvak IN zorgt voor rust in je hoofd. Als je een lege Postvak IN hebt, zie je alleen de nieuwe berichten binnenkomen en staan de andere berichten op de plek waar ze thuishoren. Maak mappen aan in de Postvak IN waarin je ingekomen en verzonden berichten onderbrengt. Dit kan op onderwerp zijn, maar ook op klant of actie. Een handige methode om je mappen te rangschikken is door cijfers voor de naam van de map te zetten, bijvoorbeeld: 01 SLB 02 Schrijfopdrachten 11 12 03 Contact werkveld 04 Nog af te handelen/ To do 05 In afwachting (voor mails waar je een antwoord op wilt) 06 Cc 07 Nieuwsbrieven 08 Archief Bpv bezoeken 09 10 Zorgoverleg 09 10 Overleg team 09 10 09 Privé Door de mappen te nummeren, kun je zelf de belangrijkheid van je mappen bepalen. De taken die op dit moment prioriteit hebben, komen dus bovenaan. Je kunt binnen een map ook submappen maken. Andere ordeningen zijn natuurlijk ook mogelijk. Nu je mappen hebt aangemaakt, kun je de mails in je Postvak IN stuk voor stuk in de juiste map plaatsen. Daarnaast kun je ook een filter instellen waardoor bepaalde e-mails rechtstreeks in de juiste map terechtkomen. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de map Cc of Ongewenst/spam. Hiervoor moet je in Opties van de webmail in het onderdeel Regels een aantal regels aanmaken. Bijv. mail van een bepaald adres moet altijd in een bepaalde map geplaatst worden. Gebruik de helpfunctie van de webmail als je regels aan wilt gaan maken. Overigens is het verstandig om bijlagen die voor langere tijd bewaard moeten blijven, zoals conceptteksten en definitieve nota s, of grote bestanden los van de begeleidende mail te archiveren. Bijvoorbeeld op het netwerk in een archiefmap. De bijlage moet dan eerst gedownload worden voordat deze opgeslagen kan worden. Opdracht: Maak mappen aan in je Postvak IN, volg bovenstaande richtlijn. Verwerk vervolgens alle mail die in je Inbox staat. Pagina 8
Werkwijze Lees je e-mail op vaste momenten Zet je e-mailmelder uit. Zo wordt je niet constant verleid om toch nog even je mail te checken. Deze melder is uit te zetten in het onderdeel Opties / Berichten / Berichtenopties. Vaak open je een bericht om vervolgens er achter te komen dat je op dat moment geen tijd hebt om de mail te beantwoorden. De meeste mensen zijn nieuwsgierig en lezen alle binnenkomende e-mails het liefst meteen. Zo kan het gebeuren dat we e-mail gemiddeld vier keer lezen voordat hij daadwerkelijk wordt afgehandeld. Het mag duidelijk zijn dat dit zonde van de tijd is. Het antwoord is simpel: Lees je mail maximaal drie momenten per dag: s ochtends bij binnenkomst, vroeg in de middag en nog een keer in de loop van de middag. Handel je mail meteen af Handel direct Leer jezelf aan dat je bij het openen van een mail direct bepaalt wat je met de e-mail doet. Dit houdt in dat je een bericht: verwijdert als je er niets mee kunt archiveert als er geen actie voor jou aan vastzit. beantwoordt als er een reactie van je wordt verwacht (en het vervolgens verwijdert of archiveert in de juiste map). in de map Nog af te handelen of In afwachting plaatst als je op dat moment de mail nog niet kunt verwerken. Hou je Postvak IN leeg!!!!!!!!! Stel prioriteiten Pagina 9
Spoed!!! Hoge prioriteit, lees je in onderwerpregel van een mail. Het is belangrijk dat je bepaalt of je tijd hebt om aan het verzoek gehoor te geven. Stel jezelf de vraag of de snelheid van de reactie belangrijker is dan de kwaliteit van je antwoord. Laat je in ieder geval niet opjutten. Lukt het je niet om op tijd te reageren, laat dit dan aan de afzender weten. Behandel de urgente mail zo vroeg mogelijk op de dag. Bewaar de niet-urgente mail, in de map Nog af te handelen voor een later moment. Als je uit een tekst niet eenvoudig kunt opmaken wat de verzender van je verlangt, stuur deze dan retour en vraag om een toelichting. Ga niet gissen naar wat de verzender van je verlangt. Dat kost onnodig veel tijd en wellicht zit je er wel helemaal naast. Afwezig, maak afspraken Na de vakantie is een Postvak IN vaak volgestroomd. Je kunt hier zelf wat aan doen. Schakel bij afwezigheid de afwezigheidsmelder (Opties / Wizard afwezigheid) in en vermeldt hierin wanneer je weer terug bent en tot welke collega men zich in dringende gevallen kan wenden. Pagina 10
Opties Een aantal handige opties en instellingen vindt u onder de knop Opties in uw knoppenbalk. Een paar voorbeelden: De afwezigheidsassistent (voor als u afwezig bent of met vakantie gaat) Berichtenopties (bijv. het aantal getoonde items per pagina, het instellen van een geluidssignaal bij nieuwe berichten en het invoegen van een automatische handtekening). De ingestelde handtekening op het werk, is niet beschikbaar via webmail. Leesvenster opties Opties voor spellingscontrole Agendaopties Datum- en tijdnotaties Herinneringsopties? Opdracht: - Maak een handtekening aan - Zet de e-mailmelder uit - Zorg dat de spellingscontrole aan staat Pagina 11
Agenda en contactpersonen Een nieuwe afspraak maken Klik vanaf de werkbalk op de knop Nieuw. Vul in het onderwerp in het vak Onderwerp Vul in de gewenste locatie van de afspraak in het vak Locatie Voeg eventuele bijlagen in middels de knop Bijlagen Kies de juiste begin- en eindtijd Schakel desgewenst het vakje Herinnering uit Kies de juiste tijdsweergave (Bezet, Voorlopig of Niet aanwezig) De optie Vrij wordt niet als aparte kleur getoond als u de beschikbaarheid van anderen gaat bekijken. Typ eventuele extra informatie met betrekking tot de afspraak in het vrije vak. Klik op de knop Opslaan en sluiten? Vergadering plannen Volg dezelfde stappen als hierboven maar voordat u op de knop Opslaan en sluiten klikt: Klik op de knop Deelnemers uitnodigen Klik op de knop Vereist of Optioneel Zoek vanuit de juiste adreslijst degene die u uit wilt nodigen voor de vergadering Om de beschikbaarheid van de genodigden te bekijken, klik op het tabblad Beschikbaarheid Heirmee kunt u zien of de genodigden op de door u geplande tijdstip een andere afspraak hebben staan. Om de uitnodiging te versturen klikt u op de knop Verzenden Alle uitgenodigden ontvangen een e-mailbericht van de vergadering en kunnen vervolgens via e-mail uw uitnodiging voor de vergadering accepteren of weigeren. Contactpersonen Klik op de map Contactpersonen om bestaande contactpersonen te benaderen of nieuwe aan te maken. Vanaf werken de meeste functies van de agenda zoals u dat gewend bent met Outlook 2003. Pagina 12
Bronnen - Pagina 13
Over dit lesmateriaal Colofon Auteurs Mar Gagestein ; Theo Broeren Laatst gewijzigd 15 July 2011 om 15:44 Licentie Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederlands licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om: het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden. Meer informatie over de CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie Aanvullende informatie over dit lesmateriaal Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar: Leerniveau MBO, Niveau 2: Basisberoepsopleiding; Volwasseneneducatie, Niveau 1; MBO, Niveau 3: Vakopleiding; Volwasseneneducatie, Niveau 4; MBO, Niveau 4: Middenkaderopleiding; MBO, Niveau 1: Assistentenopleiding; Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie; Volwasseneneducatie, Niveau 3; Volwasseneneducatie, Niveau 2; Eindgebruiker leraar Moeilijkheidsgraad gemiddeld Pagina 14