portimagazine september 2012 BRIO4YOU

portimagazine september 2012 BRIO4YOU

3 Editoriaal 4 BRIO4YOU MyBroker: de ipad-applicatie van Portima nu beschikbaar! 6 Klantenzone Ook wij willen onze klanten de mogelijkheid bieden om snel online de nodige informatie te kunnen raadplegen 8 BRIO4YOU v9.5 Overzicht van de laatste nieuwigheden 10 BRIO4YOU Portima tot uw dienst 12 E-Marketing E-marketing: Een andere manier om het vertrouwen van uw klanten te winnen Question Time Stuur ons het juiste antwoord door op de volgende vraag en win 2 bioscooptickets. We geven in totaal 25 x 2 tickets weg, dus aarzel niet en waag uw kans! Vraag : Welke uitspraak is de juiste? Mogelijke oplossingen: a) MyBroker is enkel beschikbaar voor eindklanten. b) MyBroker is enkel beschikbaar voor makelaars. c) MyBroker is beschikbaar zowel voor eindklanten als voor makelaars. Vul het antwoord online in op www.brio4you.be/nl/questiontime.html De winnaars worden persoonlijk op de hoogte gebracht. 13 Elektronische facturatie Zoomit: het is begonnen! 14 BRIO4YOU in cijfers Bedankt voor uw vertrouwen! 15 Tips & Tricks Wist u dat.. PortiMagazine BRIO4YOU is een magazine van Portima Verantwoordelijke uitgever: Claude Rapoport Coördinatie: Valérie Dechamps Realisatie: www.mindsetting.be Heeft u vragen of opmerkingen over een artikel in verband met onze diensten? Bel dan onze Infoline op het nummer 02/661.44.64. U kunt dit magazine ook bekijken en downloaden via onze website: www.brio4you.be PortiMagazine BRIO4YOU in uw mailbox? Als u PortiMagazine BRIO4YOU in elektronische vorm in uw mailbox wenst te ontvangen, kunt u uw e-mailadres doorgeven op onze website www.brio4you.be of op BEN via http://ben.portima.be

3 Editoriaal Beste makelaar, Onze klanten zijn elke dag actief op het internet en de groeiende interesse in de ipad is een fenomeen binnen onze maatschappij. Grijp uw kans! Download MyBroker in de App Store op uw ipad en toon het aan uw klanten Zoals de film, die getoond werd tijdens MOVIE4YOU en op onze website, het voorstelde zal u werkelijk uw papieren dossiers kunnen achterlaten en met uw klanten samen hun dossiers bekijken op een interactief scherm. In dit nummer vindt u meer informatie over MyBroker, de Klantenzone en over de andere nieuwigheden in het BRIO4YOU-gamma zoals het formulier van aangiftes van schadegevallen en automatische selecties en rapporten. Het ligt ons nauw aan het hart uw leven te vergemakkelijken en u te helpen om deze technologieën te gebruiken. Veel leesplezier, Claude Rapoport Gedelegeerd Bestuurder

4 BRIO4YOU MyBroker: de ipad-applicatie van Portima nu beschikbaar! We hadden het al aangekondigd, maar de app is nu beschikbaar! U kunt onze nieuwe toepassing, MyBroker vanaf heden gratis downloaden.. Goed nieuws wat betreft het mobiele aanbod van PortiLink! Met deze applicatie, die speciaal ontwikkeld is voor de ipad, kunt u uw gegevens van uw klanten overal meenemen. Gedaan met hun dossiers af te drukken voor u bij hen langsgaat: u kunt ze rechtstreeks tonen op uw ipad. Dankzij een zoekfunctie kunt u makkelijk het volledige dossier van elk van uw klanten terugvinden. De toepassing is niet alleen ecologisch, maar ook intuïtief, handig en u wint er kostbare tijd mee! Momenteel is de applicatie enkel beschikbaar op de ipad, maar tegen het einde van het jaar zal de app compatibel zijn met de andere tablets. Wij zullen u hiervan uiteraard op de hoogte houden. Hoe MyBroker verkrijgen? Als u de contracten van uw klanten graag op uw ipad wilt raadplegen en tonen, dan kan dit erg makkelijk. Het enige waar u over moet beschikken is een beveiligde verbinding van Portima. Dit is nodig omdat MyBroker een professionele applicatie is waarmee u toegang heeft tot al uw klanten, zonder enige beperking. U moet dus een WIFI PortiLink-verbinding (beschikbaar bij een PortiLink Easy of Professional) hebben op kantoor of een 3G PortiLink Mobile Everywhere-connectie om bij uw klanten verbinding te kunnen maken. Voor de rest volstaat het gewoon om de applicatie gratis te downloaden in de App Store om te profiteren van de maximale mobiliteit die onze nieuwe toepassing u biedt. Omdat wij u willen aanmoedigen te kiezen voor meer mobiliteit bovenop MyBroker, hebben wij met onze partner het mobiele aanbod van PortiLink heronderhandeld. Zo kunt u vanaf heden een WIFIverbinding aanvragen bij uw PortiLink Easy- of Professional-product. Bovendien wordt de prijs van de 3G PortiLink Mobile Everywhere vanaf 1 oktober verlaagd naar 30 EUR BTW incl. of 25 EUR BTW exc. per maand! Een belangrijke prijsverlaging zodat u in alle comfort MyBroker kunt ontdekken. Voor meer informatie over onze WIFIen Mobile Everywhere-verbindingen, surf naar www.portilink.be.

5 Bied uw klanten de klantversie van MyBroker aan! Beschikt u over een website? Hebt u de functie Klantenzone al geactiveerd en een deel van uw klanten online toegang gegeven tot hun gegevens? Aarzel dan niet om hen voor te stellen de klantversie van MyBroker te downloaden! Het is in feite niets anders dan een ipad-versie van de Klantenzone (binnenkort eveneens beschikbaar op de andere tablets). De klanten met toegang kunnen dan de gegevens van hun contracten en schadegevallen raadplegen op hun ipad, en zelfs hun contracten en andere documenten (in pdf-formaat) als u ze daar toegang toe hebt gegeven. Zo kunnen ze waar én wanneer ze maar willen hun verzekeringsdossiers consulteren! U kunt ze zelfs, als u dat wenst, een overzicht tonen met alle acties die u heeft ondernomen in hun schadedossiers. Uw klanten kunnen u overigens via hun ipad op de hoogte brengen van een adreswijziging, een geboorte of eender welke verandering van hun gegevens, via een formulier dat u vervolgens onmiddellijk in uw BRIO4YOU-beheerpakket kan behandelen. Kortom, de klantversie van MyBroker is een nieuwe dienst die u uw klanten gratis kunt aanbieden en waarmee u de relatie met uw klanten verder kunt versterken! Uw klanten zijn geïnteresseerd? Om MyBroker te raadplegen hebben uw klanten op hun ipad een eenvoudige internetverbinding met WIFI of 3G nodig. Omdat zij enkel hun eigen gegevens kunnen raadplegen volstaat een authenticatie met een e-mailadres en paswoord om de toegang tot hun persoonlijke gegevens te beveiligen. De enige voorwaarde om MyBroker te kunnen gebruiken is dat ze al toegang hebben gevraagd op uw site. Vervolgens volstaat het dat ze de applicatie downloaden in de App Store om toegang te hebben tot hun gegevens! Eenvoudig, niet? Om alles te weten over hoe de applicatie MyBroker functioneert en wat de mogelijkheden zijn, kunt u de video op de Hulp nodig met...de installatie en het gebruik van MyBroker (makelaarsversie)? U kunt vanaf heden een nieuwe opleiding volgen: MyBroker op ipad en de Klantenzone op PC. Deze is gratis tot 31 december 2012! Aarzel niet om u ervoor in te schrijven via de site www.brio4you.be, tabblad Opleidingen....de Klantenzone op uw site te lanceren? Bestel vanaf vandaag een specifieke coaching over dit onderwerp. Onze coach komt ter plaatste om samen met u de Klantenzone in te stellen op uw site. Hij toont u hoe u toegangsaanvragen van klanten moet behandelen, hoe formulieren te gebruiken, enz. Om u in te schrijven, surf naar www.brio4you.be, tabblad COACH4YOU. home-pagina van www.brio4you.be raadplegen. Of scan de QR-code hiernaast om rechtstreeks naar de App Store te gaan en MyBroker te downloaden.

6 Interview De Klantenzone Ook wij willen onze klanten de mogelijkheid bieden om snel online de nodige informatie te kunnen raadplegen De Klantenzone is een van de tools die dit jaar bij Portima in de schijnwerpers staan. Sinds de lancering is het aantal makelaars dat met de Klantenzone werkt alsmaar meer gegroeid. Hierdoor kunnen hun eindklanten alvast hun verzekeringsdossiers online raadplegen. Maar wat drijft makelaars tot het werken met deze tool? We gingen poolshoogte nemen bij het Verzekeringskantoor Rossignol in Ternat. Yves Rossignol, de kantoorverantwoordelijke, is een fervente gebruiker van de Klantenzone vanaf het prille begin. Je moet mee zijn en kunnen concurreren met de banken. Mensen werken nu eenmaal 9-to-5 en als ze s avonds thuiskomen, willen ze u onmiddellijk kunnen bereiken, vertelt hij. Dankzij de Klantenzone kunnen klanten hun makelaar 24 uur op 24 eenvoudig een bericht sturen dat rechtstreeks in BRIO belandt. Iedereen gaat voor alles eerst op het internet een kijkje nemen en de maatschappij evolueert hierin verder. Ook wij willen onze klanten de mogelijkheid bieden om snel online de nodige informatie te kunnen raadplegen. vervolgt hij. Een gestage groei Naast snel en doeltreffend communiceren is het raadplegen van contracten en schadegevallen ook één van de handige mogelijkheden van de applicatie. Maar vooraleer men de Klantenzone ter beschikking kan stellen, moet men uiteraard een website hebben, met een knop of link naar de Klantenzone. Rossignol creëerde zijn website in samenwerking met Webassur. Hij koos om onder andere met de maatschappijcatalogus te werken, zodat hij volop gebruik kon maken van de banners, logo s, pdf-en en minisites die de maatschappijen ter beschikking stellen. Om zijn klanten te informeren dat zij via deze link hun eigen klantendossiers kunnen raadplegen heeft Yves Rossignol hen een e-mail gestuurd. Yves Rossignol: De respons was initieel laag, maar inmiddels hebben toch 54 klanten toegang tot de Klantenzone. De langzame start heeft er echter voor gezorgd dat ik op mijn eigen tempo de gegevens van de klanten heb kunnen verifiëren en alle overbodige documenten heb kunnen schrappen. Yves preciseert bovendien dat de groep van gebruikers tegen alle verwachtingen in zeer verscheiden is en men kan bijvoorbeeld niet zeggen dat alleen jongere klanten geïnteresseerd zijn. Meer nog, gaat Yves verder, ouderen

7 "Je moet mee zijn en kunnen concurreren met de banken." zullen juist nieuwsgierig zijn naar deze nieuwe technologieën en het fijne ervan willen weten. Terwijl jongeren en mensen van middelbare leeftijd eerder alleen uit noodzaak omdat ze overdag werken- en door tijdsgebrek toegang tot hun klantenzone willen hebben. De Klantenzone op punt stellen was eenvoudig, maar de eerste versie was volgens hem niet echt overzichtelijk en er waren te weinig kleurschakeringen. Maar omdat Yves vanaf het begin in de toekomst en de mogelijkheden van de Klantenzone geloofde was hij een van de vroege gebruikers. Iemand moest het voortouw nemen ook al stond het project nog in zijn kinderschoenen. De huidige versie daarentegen is een hele vooruitgang, ik heb écht alle mogelijkheden, zoals schadegevallen, formulieren en verbonden documenten geactiveerd, aldus Yves. Hij merkt eveneens op dat het uiterst handig is dat men met één e-mailadres toegang kan krijgen tot meerdere dossiers (zie kader). Dat belooft voor de toekomst De alsmaar sneller op elkaar volgende verbeteringen en bijkomende functionaliteiten maken dat ze bij Verzekeringskantoor Rossignol erg opgetogen zijn over de toekomst van de Klantenzone. Yves heeft vooral hoge verwachtingen van de ipad-versie van de Klantenzone, die vanaf september beschikbaar is: Deze versie moet hét werkinstrument voor de makelaar worden. Het gebruik ervan zal vooral professioneler overkomen. Men kan in deze tijd niet met papieren dossiers blijven werken. Alles zal evolueren naar digitaal en papierloos. Ook wat betreft de toekomstige evolutie van de tool ziet hij niets dan voordelen; ter plaatse gaan bij een schadegeval, fotograferen en foto s onmiddellijk in het juiste dossier toevoegen, een factuur inlezen, Om maar enkele voorbeelden te noemen van mogelijke toekomstige opties. Best in september na de release van de ipadversie, toch nog eens mijn klanten informeren over de Klantenzone! besluit Yves. Bedankt voor het interview! BRIO4YOU versie 9.0 Bij de laatste update van de BRIO4YOUbeheerpakketten werd de praktische functie, dat men met één e-mailadres meerdere dossiers kan openen in de Klantenzone, toegevoegd. Zo kan bijvoorbeeld de directeur van een KMO met één e-mailadres zowel zijn persoonlijke verzekeringsdossiers raadplegen als die van zijn bedrijf. Hij ziet beide dossiers in één Klantenzone en kan op zijn scherm vlot van dossier wisselen. Bovendien zit er geen limiet op het aantal dossiers dat men met één e-mailadres kan raadplegen. En het omgekeerde is ook mogelijk! Men kan namelijk één dossier met een onbeperkt aantal e-mailadressen raadplegen. Bijgevolg kan zowel een boekhouder als de directeur met hun eigen adres het verzekeringsdossier van een onderneming consulteren.

8 BRIO4YOU v9.5 Overzicht van de laatste nieuwigheden Eind november 2012, zal versie 9.5 van BRIO4YOU in productie gaan. Bovenop een reeks aanvragen die rechtstreeks van de Users Clubs BRIO en BRIOplus komen, zorgt deze versie ervoor dat BRIO4YOU compatibel wordt met de evoluties op de markt. Maar de belangrijkste nieuwigheden betreffen de drie grote thema s, die de rode draad vormden in de ontwikkelingen van dit jaar: de Klantenzone, de verhoging van uw productiviteit en de dematerialisatie. Nieuw, vanaf september! Eind september 2012, krijgt de Klantenzone er een nieuwe functionaliteit bij: uw klanten zullen rechtstreeks een eenvoudig schadegeval kunnen aangeven en u een document (foto, scan van, enz.) in bijlage kunnen toesturen Deze aangifte belandt onmiddellijk in BRIO4YOU waar u ze verder kunt behandelen. Het bijlagedocument dat uw klant u eventueel heeft toegestuurd, kan u vervolgens automatisch integreren in het klantendossier. Deze nieuwe mogelijkheid draagt bij tot het versterken van uw relatie met uw klanten en vermindert bovendien de tijd die u nodig heeft om het schadedossier te verwerken. De Klantenzone: om het klantenvertrouwen te vergroten Zoals u al weet, is het mogelijk om op uw website een Klantenzone te creëren. Dankzij deze zone kunnen de klanten die u toegang hebt gegeven, hun gegevens en verzekeringsdocumenten (die u selecteert) raadplegen. Ze kunnen u eveneens eenvoudig informatie of een gegevenswijziging doorgeven met behulp van formulieren. Die informatie integreert u indien gewenst vervolgens gemakkelijk in uw BRIO4YOU-beheerpakket. Versie 9.5 van BRIO4YOU voorziet in een uitbreiding van de mogelijkheden binnen de Klantenzone: Als u dat wenst, zal u uw klanten aanvullingen kunnen tonen die u zelf hebt gekozen. Tot voor kort verschenen deze velden alleen bij de personaliseerbare synthese die u kunt afprinten voor uw klanten. Voortaan kunt u ervoor kiezen dat deze velden ook zichtbaar zijn in de Klantenzone. U geeft zo meer uitgebreide informatie aan uw klanten. De laatste nieuwigheid in de Klantenzone betreft de authenticatie van uw klanten met de elektronische identiteitskaart. Ze hoeven zich niet meer te identificeren met een e-mailadres en paswoord. Het volstaat dat ze hun e-id en hun PIN-code invoeren om toegang te krijgen; een veiligere identificatie dan die met login en paswoord! Geautomatiseerde rapporten om uw productiviteit te verhogen De evolutie van de klantenportefeuille opvolgen is een cruciaal element voor iedere kantoorverantwoordelijke BRIO en BRIOplus bieden u, wat dit betreft, de mogelijkheid zeer specifieke selecties te maken om uw portefeuille op te volgen. Door de veelheid aan gegevens in uw beheerpakket en de eindeloze selectiemogelijkheden, kan een selectie creëren veel tijd in beslag nemen; tijd waarover u misschien niet beschikt. Daarom hebben wij een werkgroep opgericht voor het opstellen van een lijst van interessante selecties (zoals bijvoorbeeld de evolutie van het zakencijfer en het aantal nieuwe zaken per maand). Het doel: Portima ontwikkelt deze selecties en u laat ze automatisch uitvoeren op regelmatig terugkerende tijdstippen. Gedaan met tijdverlies door manipulaties: u ontvangt de resultaten rechtstreeks in BRIO en BRIOplus en u hoeft niets anders te doen dan ze te raadplegen!

9 De dematerialisatie wordt voortgezet... Met PLWplus kunt u gemakkelijk uw kantoor papierloos beheren, met talloze mogelijkheden. In versie 9.5 breiden de functionaliteiten verder uit en wordt er een nieuwe tool toegevoegd. U zult namelijk in één keer alle documenten (e-mails, gescande documenten, enz.) aan één bepaald dossier kunnen toewijzen. U hoeft ze niet langer één per één toe te wijzen, maar u kunt ze wel nog elk apart een beschrijving geven of er een agendamelding aan toevoegen. Nuttig en handig, met deze tool zal u zeker kostbare tijd winnen! Opkuis en archivering van uw database De jaren gaan voorbij en de gegevens en contracten in uw beheerpakket stapelen zich op. Om de veelheid aan informatie te kunnen sorteren, wordt de tool voor opkuis en archivering in BRIO4YOU constant verbeterd. Met versie 9.5 van BRIO4YOU kunt u bijvoorbeeld risico-objecten die niet meer verzekerd zijn, automatisch deactiveren. Een programma speurt alle risico-objecten op die niet meer verbonden zijn aan een contract, vervolgens kan u, als u dat wenst, verdergaan met de deactivatie van deze objecten. Deze functionaliteit is eveneens een aanwinst in het kader van de informatie die u wilt tonen aan uw klanten in de Klantenzone, aangezien de risico-objecten die niet gedeactiveerd zijn zichtbaar blijven voor de klanten. Om nog meer compatibel te zijn met de evoluties op de markt Internet Explorer 9 en 10 Alle nodige ontwikkelingen zijn gerealiseerd om de BRIO4YOUbeheerpaketten compatibel te maken met de laatste nieuwe versies van Internet Explorer. U kunt dus zonder problemen werken met versie 9 en 10 van Internet Explorer. SEPA De bankdomicilieringen in BRIO en BRIOplus zijn aangepast om conform te zijn met de standaarden vastgesteld door SEPA, in het kader van de harmonisatie van domicilieringen in Europa. Ter herinnering, dankzij deze harmonisatie is het even gemakkelijk om een domiciliëring in euro in Europa uit te voeren als in België. Momenteel blijft de oude domiciliëring naast de nieuwe bestaan, maar vanaf 1 februari 2014 zal de nieuwe domiciliëring de oude volledig vervangen. Aangezien niet meer de banken maar de schuldeisers met de nieuwe regeling de domicilieringen zullen beheren, is het met BRIO en BRIOplus bovendien mogelijk om zelf de domiciliëringsmandaten te beheren Hypothecaire leningen Op aanvraag van makelaars die een betere opvolging van de contracten inzake hypothecaire leningen wensen zijn enkele velden toegevoegd aan het scherm. U beschikt zo over preciezere informatie in BRIO4YOU terzake, waardoor u uw contracten optimaal en professioneler kunt beheren.

10 BRIO4YOU Portima tot uw dienst Natuurlijk, bij uw aanschaf van BRIO4YOU biedt Portima u gratis twee halve dagen opleiding aan, om goed te starten met uw beheerpakket. In totaal zijn er niet minder dan 17 opleidingen (13 voor het gedeelte verzekeringen en 4 voor boekhouding) die wij u voorstellen om de functionaliteiten in uw beheerpakket grondiger te leren kennen. Onze opleidingen hebben talloze voordelen: Decentralisatie: al onze opleidingen zijn gedecentraliseerd. U kunt dus dicht bij huis opleidingen volgen en tijdverlies door het verkeer vermijden. Uniek thema: tijdens elke opleiding focust men zich op één specifiek thema. Zo kunt u een functionaliteit grondig leren kennen en de opleidingen kiezen geheel in functie van uw noden. Uw beheerpakket verrijkt zich elk jaar meer en meer: nieuwe functionaliteiten, uitbreidingen, verbeteringen Ons doel is duidelijk: u de tools aanbieden aangepast aan de noden van de hedendaagse maatschappij, zodat u het hoofd kan bieden aan de concurrentie, die alsmaar sterker wordt. Maar deze ontwikkelingen op zich volstaan niet, want om het beste te halen uit uw beheerpakket is ook een goede kennis van de mogelijkheden onontbeerlijk. Dit is onze uitdaging en de reden waarom Portima een reeks diensten ter beschikking stelt aan iedereen met één enkel doel: u helpen uw BRIO4YOU-beheerpakket beter te kunnen hanteren om zo uw productiviteit te verhogen! Opleidingen die constant evolueren, voor een snel en gemakkelijk leerproces Uw BRIO4YOU-beheerpakket evolueert? Onze opleidingen ook! Bovenop de releasenota die u gedetailleerd de nieuwigheden in elke versie uitlegt, is elke belangrijke nieuwe functionaliteit onmiddellijk het onderwerp van een opleiding met als doel u deze functionaliteit zo snel mogelijk aan te leren. Zo stellen wij bijvoorbeeld, met de lancering van de applicatie MyBroker, u alvast een nieuwe opleiding voor: MyBroker, de Klantenzone op de ipad. Ons aanbod aan opleidingen omvat altijd een complete waaier van de belangrijkste functionaliteiten van uw beheerpakket, zelfs de meest recente kan u er vinden! Om u bovendien aan te moedigen alle nieuwe functionaliteiten te leren, organiseren wij regelmatig acties zodat u gratis een of andere opleiding kunt volgen (zie kader). Korte duur: op een enkele uitzondering na duren al onze opleidingen maar een halve dag. Zo kunt u zich beter organiseren en bent u niet verplicht een volledige dag te reserveren voor uw opleiding. Gratis opleidingen Profiteer nog van de laatste weken van onze actie! Tot eind december bieden wij u onderstaande opleidingen gratis aan: Uw kantoor zonder papier met de module PLW(plus) MyBroker op ipad en de Klantenzone op PC Aarzel niet om u in te schrijven op www.brio4you.be, tabblad 'opleiding'!

11 Verschillende niveaus: van sommige functionaliteiten zijn er meerdere opleidingen die enkel verschillen in graad van verdieping. U kunt dus kiezen voor het niveau (basis of geavanceerd) dat u wilt volgen in functie van voorgaande kennis van de functionaliteit. Accreditatie: al onze opleidingen zijn geaccrediteerd. Voor elke opleiding in BRIO4YOU krijgt u drie punten in het kader van voortgezette vorming. Flexibiliteit: U kiest niet alleen zelf of u al dan niet een opleiding wenst te volgen, maar vooral ook wie in uw kantoor welke opleiding volgt, waar en wanneer. Geheel in functie van wat u het best past! Om te zien welke opleidingen allemaal beschikbaar zijn en om u ervoor in te schrijven, consulteer onze site BRIO4YOU (www.brio4you.be), tabblad opleiding. Coachings om je productiviteit een boost te geven Kunnen jongleren met alle functionaliteiten van BRIO4YOU zorgt ervoor dat u kostbare tijd wint en een hoger rendement behaalt. Daarom lanceerde Portima twee jaar geleden COACH4YOU. Dit heeft als doel het gebruik van functionaliteiten, die niet optimaal aangewend worden, te perfectioneren om u vervolgens tips te kunnen geven over hoe de functionaliteit nog beter te hanteren. Nieuw: de specifieke coaching! Vanaf september presenteren wij een nieuwe vorm van coaching: de specifieke coaching. Zoals de naam aangeeft, zal deze coaching focussen op één specifieke functionaliteit. U kunt een specifieke coaching aanvragen voor de volgende vier thema s: de Klantenzone, PLW/PLWplus, Briefwisseling en E-marketing. Meer dan bij een gewone opleiding heeft een Hoe bereikt u ons Brokers Contact Center? Onze dienst is bereikbaar alle werkdagen van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. Voor BRIOstartup, BRIOclassic en BRIO: Tel.: 02/404 44 22 Fax : 02/404 40 13 E-mail : help.brio@portima.com coaching als objectief u te helpen procedures uit te werken om gemakkelijker te werken met de gekozen functionaliteit. Toegepast en gebaseerd op uw eigen werkmethode, zal deze coaching u toelaten een nieuwe functionaliteit aan te leren of optimaal te gebruiken. COACH4YOU: een blijvende waarde Een algemene coaching blijft vanzelfsprekend ook nog mogelijk. Het principe ervan is eenvoudig: een coach analyseert op uw vraag het gebruik van BRIO4YOU in uw kantoor. Met deze analyse komt de coach langs bij u op kantoor, waar hij met u de werkwijze van u en uw medewerkers bespreekt. Vervolgens geeft de coach gepersonaliseerde suggesties over hoe BRIO4YOU efficiënter kan aangewend worden in uw kantoor. Nadien analyseren we het gebruik van BRIO4YOU nogmaals, om te zien of het invoeren van de suggesties vruchten heeft afgeworpen. En er mag gezegd worden dat deze dienst erg gewaardeerd wordt. Al meer dan 250 makelaars hebben er beroep op gedaan en de reacties zijn unaniem: dankzij de coaching ontdekt u veel over het functioneren van uw beheerpakketten en hoe uw productiviteit verder verhogen. Om meer te weten te komen over coachings (specifiek en algemeen) en om er aan te vragen, surf naar onze site www.brio4you.be, sectie COACH4YOU. Voor BRIOplus: Tel.: 02/404 40 00 Fax : 02/404 40 13 E-mail : help.brioplus@portima.com Ons Brokers Contact Center gratis tot uw dienst U heeft een probleem met uw beheerpakket? Een foutmelding verschijnt en u weet niet hoe u verder moet? Aarzel dan niet om beroep te doen op ons Brokers Contact Center. Onze ploeg van experts staat u gratis ter beschikking om uw probleem zo snel mogelijk op te lossen. En dat zijn geen loze woorden! Al sinds enkele jaren gaan wij concrete en duidelijke engagementen aan. Zo engageren wij ons om 80% van jullie oproepen binnen de 30 seconden te beantwoorden. Verder engageren wij ons om voor 80% van al uw vragen een antwoord te formuleren binnen de 2 uur en voor 90% binnen de 4 uur. Deze engagementen worden permanent gemeten, en indien nodig nemen we maatregelen, om u de best mogelijke dienstverlening te waarborgen. Onze resultaten zijn uiterst positief: sinds begin dit jaar hebben wij deze twee objectieven niet alleen gehaald, maar zelfs overstegen: wij hebben 94% van uw oproepen binnen de 30 seconden beantwoord; en 90% van jullie vragen opgelost binnen twee uur en 93% binnen vier uur. U vindt onze engagementen terug op BEN (http://ben.portima.be), waar we elke maand onze resultaten publiceren. Aarzel niet om ze te consulteren.

12 E-Marketing E-marketing: Een andere manier om het vertrouwen van uw klanten te winnen Het is een feit: om uw zaak te kunnen uitbreiden, moet u het vertrouwen winnen van klanten en er nieuwe weten aan te trekken. Om u te helpen met deze twee uitdagingen heeft Portima tools voor u, gegroepeerd in BRIO4YOU onder de naam E-marketing. Dankzij deze tools zal u erin slagen de relatie met uw huidige en potentiële klanten nog meer te versterken.laten we een blik werpen op de mogelijkheden van E-marketing in BRIO4YOU. E-marketing samengevat Uw klanten segmenteren: kinderspel Een massa-e-mail of een newsletter versturen, enkele muisklikken volstaan E-marketing is een verzamelnaam voor alle mogelijke acties die u kunt ondernemen om een dienst of product via de media of een digitaal communicatiekanaal te promoten. De voordelen van e-marketing zijn talrijk: U kunt er doelgericht en gepersonaliseerd mee communiceren, hierdoor zullen de ontvangers zich aangesproken voelen en worden ze aangezet tot het lezen van uw berichten. Als u uw klanten regelmatig nieuwsbrieven verstuurt, dan onderhoudt u uw relatie met hen. U kunt hen eveneens toelaten deze berichten aan anderen te laten lezen. Kortom, u bevestigt nogmaals uw relatie met uw klanten en indirect creëert u prospecten. U kunt de statistieken van uw mailing opvragen: Wie heeft de mail gelezen? Welk onderwerp interesseerde hen het meest? Enz. Met deze kennis kunt u nog doelgerichter communiceren. Voor men van start gaat is het van primordiaal belang dat u de klanten kent waaruit uw database is opgebouwd: Wie zijn uw belangrijkste klanten? Welke contracten hebben zij? Voor wat zijn ze nog niet verzekerd? Samengevat: wat kunt u voorstellen aan wie en wat is het profiel van elk van uw klanten? Het is duidelijk, van zo gauw u hierop het antwoord kent, houdt niets u tegen een uiterst doelgerichte service te bieden aan uw klanten. Naast de mogelijkheid uw klanten zelf te segmenteren in uw beheerpakket, bevatten BRIO en BRIOplus de functionaliteit Selectie en rapport, die toelaat zeer precies te bepalen wat uw doelgroep is in functie van uw criteria. Kan u maar weinig tijd wijden aan dit werk? Neem dan een kijkje in de bibliotheek van selecties binnen BRIO en BRIOplus: deze omvat tientallen vooropgestelde selecties, u moet niets meer doen dan ze uitvoeren om het resultaat te kunnen gebruiken. Portima heeft de tools Addemar en Brokermail geïntegreerd in BRIO en BRIOplus. Met deze tools kunt u gemakkelijk een elektronische mailing sturen naar uw doelgroep, zonder risico om op een zwarte lijst te belanden. De mailings daarna opvolgen is eveneens zeer makkelijk: een statistische tool toont u wie uw bericht heeft gelezen en welke onderwerpen ze aangeklikt hebben. Voor u rest er niets anders dan conclusies trekken. En wat als u nog niet alle e-mailadressen hebt van uw klanten? U kunt ze altijd een mailing per post sturen. En omdat zo een mailing opvolgen niet gemakkelijk is hebben wij in BRIO(plus) een link gecreëerd tussen de agenda en de selectiemodule. Zo kunt u elke keer als u een selectie uitvoert, een agendamelding plaatsen in het dossier van de bestemmelingen. Zo weet u perfect welke berichten u naar welke klanten hebt gestuurd en wanneer u ze hebt verstuurd. Als de ontvanger van een bericht reageert, moet u enkel nog de agendamelding sluiten. Het is goedkoop: door e-mails te versturen bespaart u druk- en verzendingskosten. Zin om de e-marketingtools beter te leren gebruiken? Er zijn opleidingen en specifieke coachings georganiseerd rond dit thema. Aarzel niet om u in te schrijven en surf naar www.brio4you.be.

13 Elektronische facturatie Zoomit: het is begonnen! Uw vervaldagberichten versturen op elektronische wijze, is vanaf nu mogelijk met BRIO of BRIOplus en Zoomit! De eerste testfase van enkele makelaars is overtuigend. Als u zelf uw boekhouding doet, verhindert niets u nog om uw facturen ecologisch te versturen! Zoals u al weet, met Zoomit kunt u uw facturen op elektronische wijze versturen. De voordelen ervan zijn talrijk: U vermindert de taken en administratieve kosten die u heeft met het versturen van uw vervaldagberichten. De verzending is sneller. Dankzij de op voorhand ingevulde overschrijving, zijn er geen fouten meer met bedragen of gestructureerde mededelingen. De berichten geraken niet meer verloren. Ze worden dus sneller betaald. Kort samengevat, uw facturatie beheren zal aanzienlijk vergemakkelijkt worden. En daarbovenop is het ook nog eens voordelig voor het milieu want u bespaart op papier, enveloppen, postzegels Voor uw klanten is het eveneens erg handig: één klik en het is betaald. Geen enkele extra ingave is nodig en ze kunnen achteraf eenvoudig alle facturen terugvinden die u verstuurd hebt. Een vlotte overgang U bent geïnteresseerd in elektronische facturatie maar u wilt eerst eens zien hoe het in zijn werk gaat? Dat is geen probleem, met BRIO en BRIOplus, kunt u bepalen voor welke klanten u elektronische facturatie wenst. U bent dus niet verplicht om voor alle klanten die keuze te maken. We raden u overigens aan om in het begin te kiezen voor een simultane verzending, dit wil zeggen per post en tegelijkertijd met Zoomit. Uw klant ontvangt zo tegelijkertijd zijn factuur per post en met Zoomit. Hij kan dan kiezen hoe hij zijn facturen ontvangt. Na het versturen van uw vervaldagbericht met Zoomit, ontvangt u 2 bestanden. Het eerste is een ontvangstbevestiging, dat u informeert dat de klant uw factuur goed heeft ontvangen, en als het geval zich voordoet de reden waarom de klant de factuur niet ontvangen heeft. Het tweede bestand informeert u of uw klanten ervoor gekozen hebben om ze op elektronische wijze te blijven ontvangen. Hierdoor zal de facturatiewijze geparametreerd worden in BRIO of BRIOplus. Als de klant niet gereageerd heeft blijft uw beheerpakket de simultane verzending toepassen. Geïnteresseerd? Om meer te weten over de werking van Zoomit, aarzel niet om France Desmet, Product Manager van BRIO4YOU te contacteren via het e-mailadres france.desmet@portima.com.

14 BRIO4YOU in cijfers Bedankt voor uw vertrouwen! U bent met meer en meer om te kiezen voor een beheerpakket BRIO4YOU. Bovendien kennen zowel de oude als de nieuwe functionaliteiten die we u ter beschikking stellen een groot succes. Een blik op enkele cijfers U bent vandaag met meer dan 2.400 kantoren, ofwel 7.000 gebruikers om te werken met een product uit het BRIO4YOUgamma. Dit betekent een algemene groei van 10% in 2011. BRIOplus kent een nog grotere stijging in gebruikersaantal. Al de gerealiseerde ontwikkelingen, in het kader van de evolutie van de BRIO4YOUbeheerpakketten, hebben als doel u te helpen uw productiviteit te verhogen. Zo was de eerste missie van Portima het helpen vermijden van dubbele ingaven. Dit betekende tijdwinst en het voorkomen van fouten. De integratie van antwoordrecords - wat de dubbele ingave vermijdt - is dus van primordiaal belang. En dat heeft u goed begrepen, want er worden meer dan 50.000 antwoordrecords verwerkt per week, of met andere woorden meer dan 10.000 per dag! Onder de geavanceerde functionaliteiten, genieten de PLW- en PLWplus-modules uw voorkeur. Terwijl de PLW-module ervoor zorgt dat u papierloos uw kantoor kunt beheren, gaat de PLWplus-module met meer doorgedreven functionaliteiten nog veel verder in het papierloos maken van uw kantoor. Meer dan 1.000 kantoren opteren voor deze modules en uploaden maandelijks meer dan 800.000 documenten. Dit betekent dat u met minder en minder bent om zich te begeven naar een papieren archiefkast om een vraag van een klant te beantwoorden. De modules bieden dan ook een aantal significante voordelen: elk geüpload document is onmiddellijk beschikbaar voor alle medewerkers in uw kantoor. U beschikt altijd over de meest recente informatie, u wint tijd en plaats en het is ecologisch. Deze resultaten zijn een teken van uw vertrouwen en moedigen ons aan om op de ingeslagen weg verder te gaan.

15 Tips & Tricks Wist u dat...... u meerdere risicoobjecten in één keer kunt toevoegen aan een contract? 1 Om de manuele ingave van contracten te vereenvoudigen, kunt u meerdere risicoobjecten in één keer toevoegen aan uw contract. 2 In creatie of wijziging van een contract gaat u naar het tabblad Waarborgen en klikt u vervolgens op de knop 'Meerdere risico-objecten toevoegen'. 1 Er verschijnt een venster met het overzicht van de actieve risico-objecten van de verzekeringsnemer. U kunt het overzicht uitbreiden naar de objecten van de familie, van een groep e.d. Vink de toe te voegen objecten aan en klik op 'Opslaan'. 2 Vink vervolgens de waarborg(en) aan die voor elk van deze objecten van toepassing is (zijn) en bevestig door op 'OK' te klikken.

Uw klantendossiers op tablet VANAF 20 S E P T E M B E R dankzij de nieuwe applicatie van Portima! Met MyBroker, de door Portima ontwikkelde applicatie voor tablet, consulteert u de dossiers van al uw klanten waar u zich ook bevindt! Gebruiksvriendelijk en ecologisch, MyBroker biedt u maximale mobiliteit! Download deze revolutionaire toepassing gratis in de App Store of ontdek MyBroker op www.mybroker.be.