Key2Financiën digitialiseren facturen Scannen, herkennen en E-Factureren

Key2Financiën digitialiseren facturen Scannen, herkennen en E-Factureren

Versie: 1.4 Datum: 22 maart 2012 Auteur: Antoine van de Kamp Afdeling: Financiële systemen Key2Financiën digitialiseren facturen 1

Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Centric Melodies 4 3 E-Factureren, een groeiscenario 5 3.1 E-Factureren, een definitie 5 3.2 Van scannen, herkennen naar E-factureren 5 3.3 Goede afspraken vooraf 7 4 Architectuur 8 4.1 De Digipoort 9 5 Scenario s 11 5.1 Factuur in PDF via de mailbox, handmatige verwerking 11 5.2 Factuur in PDF via de mailbox, automatische verwerking 11 5.3 Factuur in XML-bericht via de Digipoort 11 5.4 Factuur als e-dienst 12 5.5 Factuurstromen 12 5.6 Gebruik Conductor (Midoffice) 14 6 People, planet, profit 15 Copyright 2012, Centric Holding Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Centric Holding. Key2Financiën digitialiseren facturen 2

1 Inleiding Het verwerken van facturen van leveranciers is een arbeidsintensief en daarom een duur proces. Dit geldt voor het bedrijfsleven en zeker ook voor de overheid. Een proces waarin verbeterslagen gemaakt zijn, maar waar ook nog stappen gemaakt kunnen worden. Het meest optimale is een directe elektronische uitwisseling van inkoopopdrachten, afleverbonnen en facturen tussen de geautomatiseerde systemen van de overheid en de leverancier zonder tussenkomst van gebruikers. Het mag duidelijk zijn dat het zover nog niet is. Toch zijn er meerdere mogelijkheden om stappen richting dit optimum te zetten. Hierbij kan gedacht worden aan: Het scannen van inkomende papieren facturen; Het herkennen van de meest relevante gegevens op een factuur; Het ontvangen van de facturen via de mail of de Digipoort; Het verwerken van een geheel gestructureerd factuurbericht. Key2Financiën biedt al deze mogelijkheden waarbij de klant een keuze kan maken uit meerdere scenario s of een combinatie hiervan. Vanuit de centrale overheid wordt gestimuleerd om over te gaan op E-Factureren. De doelstelling is om eind 2014 80% van de facturen elektronisch te ontvangen. Wat onder een E-Factuur wordt verstaan wordt verschillend over gedacht. Een factuur in PDF-formaat via de mail verstuurd wordt vaak al als een E-factuur gezien. Met deze vorm kunnen al voordelen gehaald worden, omdat het arbeidsintensieve proces van scannen overgeslagen wordt. Het meest efficiente is het ontvangen van facturen in een gestructueerd standaard formaat. De factuur wordt dan automatisch vastgelegd in Key2Financiën. Menselijk invoeren van de factuur behoort daarmee tot het verleden en is zeer betrouwbaar. Ook is duidelijk dat niet alle leveranciers in staat zijn om elektronische facturen, in welke vorm dan ook, te sturen. We gaan er vanuit dat voorlopig de papieren factuur nog een belangrijke stroom blijft. Toch kunnen ook bij papieren facturen voordelen gehaald worden door het scannen, herkennen (OCR) en digitaal coderen en fiatteren te gebruiken. Oplossingen die nu al beschikbaar zijn en ook door veel van onze klanten worden toegepast. Bij twee gemeenten loopt momenteel een pilot voor E-factureren. Bij een gemeente wordt de functionaliteit geimplementeerd, waarbij een UBL 2.0 (XML) factuur via de Digipoort volledig automatisch in Key2Financiën wordt vastgelegd, inclusief data. Het handmatig invoeren van de factuur behoort hiermee tot het verleden. Bij een andere gemeente wordt functionaliteit geimplementeerd, waarbij een PDF factuur automatisch vanuit de email geïmporteerd wordt in Key2Financiën. Wij verwachten beide pilots eind kwartaal 3/begin kwartaal 4 succesvol af te ronden. In deze whitepaper willen we het onderwerp elektronische facturen verder uitwerken, zodat u een goede afweging kunt maken welke oplossingen u kunt gebruiken. Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze notitie neem dan contact op met de productmanager Antoine van de Kamp of de product accountmanager Gertjan van Lokven. Key2Financiën digitialiseren facturen 3

2 Centric Melodies Centric Melodies is de innovatieve overheidsarchitectuur van Centric, waarmee gemeenten de komende jaren invulling kunnen geven aan hun beleid. De architectuur kent drie lagen, passend binnen het referentiemodel van EGEM en binnen de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur): frontoffice (geel), midoffice (blauw) en backoffice (groen). In het frontoffice vindt het contact met burgers en bedrijven plaats, via internet, informatiezuilen, post, telefoon of aan de fysieke balie. Het frontoffice is een flexibele laag, die steeds uitgebreid kan worden met nieuwe diensten voor burger en bedrijf. In het midoffice speelt de Conductor een centrale rol in het orkestreren en routeren van (aan)vragen en de antwoorden hierop. De Conductor zorgt voor een correcte doorverwijzing van berichten van en naar het backoffice en het frontoffice, en de verschillende partners in de keten. In het backoffice vindt de verdere inhoudelijke afhandeling van de aanvragen plaats. Datadistributie en synchronisatie zorgen voor kwaliteitsbewaking van de gegevens. Key2Financiën is één van de applicaties die onderdeel zijn van Melodies. Deze architectuur is ook voor elektronisch factureren van belang. Klanten die beschikken over een midoffice willen deze ook inzetten voor het ontvangen van E-facturen waardoor een aflevering van de factuur in Key2Financiën gegarandeerd kan worden. Logius werkt momenteel aan een e-formulier voor leveranciers die nog geen software hebben die e-facturen ondersteunt in gestructureerde vorm. Key2Financiën digitialiseren facturen 4

3 E-Factureren, een groeiscenario 3.1 E-Factureren, een definitie Wat exact onder E-factureren wordt verstaan is afhankelijk vanuit welke rol men hiernaar kijkt: de leverancier, de burger, de crediteuren- of de debiteurenadministratie van een organisatie. Binnen Key2Financiën wordt de term factuur gebruikt voor de rekening van de leverancier naar de overheidsorganisatie en de term nota voor een rekening van uw organisatie naar de burger of bedrijfsleven. Definities: Een factuur is een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten die voldoet aan de voorgeschreven vereisten. 1 Elektronisch factureren is het aanbieden van facturen via internet. Een elektronische factuur kent meerdere vormen: 1. Gestructureerd bericht in XML-formaat 2. Elektronisch document in bijvoorbeeld PDF- of TIF-formaat 3. Factuur ingegeven via een website en aangeleverd als gestructureerd bericht. 4. Factuur in een gangbaar importformaat (spreadsheet, tekstbestand) De komende jaren blijft de overheid ook nog facturen op papier ontvangen, omdat nog niet elke leverancier deze in elektronisch formaat kan aanleveren. Met scannen en herkennen (OCR) kan een papieren factuur omgezet worden in een E-Factuur en vervolgens als E-Factuur verwerkt worden. Het aantal leveranciers dat een factuur als een gestructureerd bericht (in UBL 2.0 of HR-XMLformaat) kan aanleveren is nog beperkt, alhoewel het aantal groeit. 3.2 Van scannen, herkennen naar E-factureren Van scannen,. Veel overheden zijn op dit moment bezig met het proces van scannen, herkennen en digitale afhandeling van inkomende facturen. Deze stap biedt al belangrijke voordelen voor een organisatie. Het niet meer kwijt raken van facturen, het te allen tijden en alle plaatsen kunnen opvragen van de factuur, het kunnen volgen van de factuur in de organisatie levert forse tijdwinst op. 1 Bron: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/glos/glos-06.html Key2Financiën digitialiseren facturen 5

.. herkennen.. Daarbij zijn ook een aantal organisaties bezig met het herkennen van facturen, het zogenoemde Optical Character Recognition (OCR). Met OCR kunnen van de gescande factuur automatisch gegevens gehaald worden zoals de crediteur, banknummer, bedragen, etc. OCR levert met name voordeel voor de financiële administratie waar de registratie van de factuur versneld wordt doordat veel of alle gegevens van de factuur reeds herkend zijn. Het proces van scannen, herkennen en digitale factuurafhandeling is weergegeven in het volgende schema: Leveranciers Medewerkers Financiën Scannen Herkennen (OCR) Registratie en routing factuur Factuurcontrole Betalen Inkoop Verplichting Factuurafhandeling Budgethouders naar E-factureren. Goed beschouwd is het scannen en herkennen van facturen een opstap naar de elektronische uitwisseling van factuurgegevens tussen leverancier en afnemer. De meeste leveranciers gebruiken geautomatiseerde systemen voor het vervaardigen van facturen en moet het dus mogelijk zijn om de gestructureerde factuurgegevens via elektronische weg beschikbaar te stellen aan de afnemer. Handmatige handelingen aan de kant van de afnemer om de factuur te registreren worden dan beperkt tot het controleren en betaalbaar stellen van de factuur. Met elektronisch factureren is het mogelijk om een aantal processtappen automatisch uit te voeren of mogelijk geheel over te slaan. In onderstaand schema is de meest optimale procesgang weergegeven. Key2Financiën digitialiseren facturen 6

Leveranciers Elektronische factuur Medewerkers Financiën Inlezen en vertalen Registratie en routing factuur Factuurcontrole Betalen Inkoop Verplichting Budgethouders 3.3 Goede afspraken vooraf Door aan de voorkant voor de levering van goederen en diensten goede afspraken met de leverancier te maken wordt het mogelijk om de factuur snel goed te keuren en betaalbaar te stellen. Hier is duidelijk een win-win-situatie. De leverancier krijgt sneller zijn geld en de afnemer heeft duidelijk minder handelingen en dus een kostenbesparing. Goede afspraken vooraf zijn mogelijk door een goed inkoopsysteem, waarbij op een eenduidige wijze opdrachten voor levering van diensten en goederen gegeven wordt. De budgethouder legt een inkoopopdracht vast waarbij al aangegeven wordt ten laste van welk budget (grootboeknummer, project, kostensoort en/of taak) de kosten afgeboekt moeten worden. Door het verplicht bij de factuur vermelden van de referentie naar de inkoopopdracht is het mogelijk om een automatische koppeling te leggen tussen inkoopopdracht en factuur. Het coderen en controleren door de budgethouder is dan niet meer noodzakelijk. Een eventuele controle door de administratie kan dan volstaan. Key2Financiën digitialiseren facturen 7

4 Architectuur De architectuur voor het ontvangen en verwerken van facturen moet voldoende waarborgen bieden om de verschillende vormen van papieren en elektronische facturen naast elkaar op een eenduidige wijze te verwerken. Daarnaast is ook voldoende flexibiliteit voor u van belang om beperkt met elektronische facturen te beginnen en vervolgens stapsgewijs door te groeien naar een geheel automatische verwerking van facturen. De totale architectuur voor het verwerken van facturen in Key2Financiën is weergegeven in het volgende schema: Key2Financiën digitialiseren facturen 8

Een belangrijke stroom blijft voorlopig nog de papieren facturen. Deze facturen worden met behulp van scannen, herkennen (OCR), registreren en verwerken in Key2Financiën geboekt en betaalbaar gesteld. Deze functionaliteit wordt door veel klanten gebruikt en staat bekend als digitale factuurafhandeling. Voor elektronische factuurdocumenten (PDF) via de e-mail geldt dat na het uitpakken het document in een specifieke map wordt geplaatst waarna een medewerker de stappen herkennen (OCR) en registreren uitvoert. Het verwerken van het document is bestaande functionaliteit in Key2Financiën en wordt in dit document niet verder uitgewerkt. Het uiteindelijke doel is om facturen in gestructureerde vorm via de Digipoort te ontvangen. Hiermee kan een geheel automatisch proces van uitpakken, vertalen, inlezen en verwerken doorlopen worden. Naast het aanleveren van een factuur via de Digipoort is het ook mogelijk om een factuur via de website in te geven. Dit kanaal kan met name interessant zijn voor de kleinere leveranciers die niet altijd over een geautomatiseerd systeem beschikken. Gestructureerde factuurberichten en facturen die via een website ingevoerd worden kunnen zonder menselijke handeling (dus geheel automatisch) uitgepakt, vertaald en ingelezen worden. Logius, de beheerder van de Digipoort, is momenteel bezig met de ontwikkeling van een e-formulier voor e-facturen. Alle factuurberichten worden in een document management systeem (DMS) opgeslagen voor het kunnen raadplegen tijdens het verwerkingsproces en voor latere controles. Voor factuurberichten in XML-formaat kan voor het tonen van het XML-bericht gebruik gemaakt worden van een XMLviewer, zodat u de factuur altijd in leesbaar en uniform formaat raadpleegt. 4.1 De Digipoort De standaard architectuur voor het uitwisselen van berichten tussen het bedrijfsleven en de overheid is de Digipoort 2. Digipoort is hét elektronische postkantoor van de overheid voor bedrijven. Het verzorgt de gemeenschappelijke infrastructuur voor het berichtenverkeer tussen bedrijven enerzijds en overheden anderzijds. Een bedrijf stuurt een envelop met adresgegevens (elektronisch bericht), waaraan documenten kunnen worden toegevoegd naar Digipoort. Digipoort sorteert de documenten uit het bericht, voert validaties uit en kijkt voor welke overheidsinstelling ze bestemd zijn. Daarna levert Digipoort het bericht met de juiste documenten af bij de juiste ontvangers. Van iedere verstuurde envelop wordt bekeken of de afzender wel bekend en 2 http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digipoort/productinformatie/ Key2Financiën digitialiseren facturen 9

geautoriseerd is voor het versturen van gegevens naar de ontvanger. Authenticatie en beveiliging zijn daarom belangrijke aspecten van Digipoort. De Digipoort ondersteunt twee berichtstandaarden, UBL 2.0 en HR-XML. De 'Universal Business Language' (UBL) bestaat uit een XML-bibliotheek met bedrijfsdocumenten (zoals inkooporders en facturen). HR-XML wordt gebruikt in de uitzendbranche. Key2Financiën digitialiseren facturen 10

5 Scenario s 5.1 Factuur in PDF via de mailbox, handmatige verwerking In dit scenario verstuurt de leverancier een factuur in PDF-formaat naar een e-mailbox van de overheidsorganisatie (bv. fin@gemeente.nl). De e-mailbox wordt handmatig uitgelezen en de PDFberichten worden in een werkmap op een fileserver (file share) gezet. Daaruit verwerkt DIS Key2Financiën (handmatig of met een importmodule) de facturen zodat deze in Key2Financiën geregistreerd wordt. Via OCR herkenning worden gegevens op de factuur herkent en automatisch vastgelegd in Registreren facturen. Het belangrijkste voordeel is dat het scanproces overgeslagen wordt. Daarnaast kan de klant naar de leveranciers melden dat elektronische facturen ontvangen kunnen worden. 5.2 Factuur in PDF via de mailbox, automatische verwerking Ook in dit scenario verstuurt de leverancier een factuur in PDF naar een e-mailbox van de overheidsorganisatie (bv. fin@gemeente.nl). De e-mailbox wordt nu niet handmatig maar door de Midoffice uitgelezen en zet de PDF-berichten in een werkmap. Daaruit verwerkt DIS Key2Financiën de facturen zodat deze in Key2Financiën geregistreerd kunnen worden. Via OCR herkenning worden gegevens op de factuur herkent en automatisch vastgelegd in Registreren facturen. 5.3 Factuur in XML-bericht via de Digipoort In dit scenario wordt de factuur niet naar een e-mailbox verstuurd, maar wordt deze door de leverancier naar de overheidsorganisatie verzonden via de Digipoort. De Digikoppeling zorgt ervoor dat de facturen uit de Digipoort worden gelezen. De E-factuur orkestratie verstuurt vervolgens de factuur naar de backoffice Key2Financiën. Het koppelvlak aan de kant van Key2Financiën registreert de data uit het gestructureerde bericht automatisch in Key2Financiën. Handmatig registreren van een factuur behoort hiermee tot het verleden. Het factuurbericht wordt vastgelegd in het DMS. Key2Financiën digitialiseren facturen 11

5.4 Factuur als e-dienst Met dit scenario kunt u uw leveranciers, die niet in staat zijn om facturen als gestructureerde berichten aan te bieden, de service bieden om direct de factuur via een e-dienst in te voeren. Het voordeel van dit scenario is dat de leverancier direct kan refereren aan een bestelling (verplichting) en daarmee snel en eenvoudig de factuur kan invoeren. Momenteel is Logius bezig om hiervoor een uniforme oplossing te bieden. Via een invulformulier wordt het voor de leverancier mogelijk om een gestructureerde XML-bericht via de Digipoort te versturen. 5.5 Factuurstromen Bovenstaande paragrafen maken duidelijk dat facturen op verschillende manieren uw organisatie kunnen bereiken. Key2Financiën digitialiseren facturen 12

Vanzelfsprekend maakt u goede afspraken met uw leverancier over de aanlevering van facturen en uw voorkeur. Echter, niet alle leveranciers kunnen facturen in hetzelfde formaat versturen. Zo zijn nog niet alle leveranciers aangesloten op de Digipoort om gestructureerde factuurberichten aan te leveren. Daarom ondersteunt Centric alle scenario s uit de voorgaande paragrafen. De wijze van ontvangst van een factuur hoeft daarom geen belemmering te zijn in de keuze van uw leveranciers. In onderstaand schema ziet u de verschillende manieren van ontvangst van een factuur met de verwerking hiervan in Key2Financiën. U ziet voor elke methode waar het start in het factuurproces Key2Financiën. Horizontaal staan de verschillende ontvangstmethoden van een factuur. Daaronder staat trapsgewijs het factuurproces: van scannen, herkennen tot E-factureren. Van links naar rechts ziet u: De papieren factuur die ontvangen wordt via de post. Deze vorm is het meest arbeidsintensief en doorloopt veel stappen in het factuurproces, dat begint met het handmatig scannen. De factuur die ontvangen wordt in PDF formaat, dus in een elektronische vorm. Bij deze vorm hoeft de factuur niet meer gescand te worden, maar doorloopt verder wel het hele factuurproces. De kostenbesparing ligt bij het niet meer handmatig hoeven scannen. Key2Financiën digitialiseren facturen 13

Via OCR herkenning worden de gegevens van de factuur automatisch vastgelegd in Registreren facturen. De ontvangst van een gestructureerd XML bericht. In deze vorm worden de gegevens in het XML bericht direct automatisch vastgelgd in Registreren facturen. Is in de factuur ook het verplichtingnummer opgenomen dan worden bij codering direct de bijbehorende facuurregels vastgelegd. Ook de in ontwikkeling zijnde e-dienst die door Logius wordt ontwikkeld valt in dezelfde categorie. De ontvangst van een gestructureerd XML bericht inclusief verplichtingnummer of factuurregels. Deze vorm is gelijk met de voorgaande methode, met dien verstande dat hierbij het verplichtingnummer is opgenomen. Indien in de module Inkoop is aangegeven dat de levering geschied is en het factuurbedrag is gelijk is aan de inkoop bestelling, dan kan de factuur direct betaalbaar gesteld worden. 5.6 Gebruik Conductor (Midoffice) De conductor (midoffice) zorgt ervoor dat een bericht automatisch van de frontoffice (Digipoort via ebms koppeling) veilig en betrouwbaar naar de backoffice (Key2Financiën via koppelvlak) gestuurd wordt. Het voordeel van het gebruik van een midoffice is dat het zaakgericht werken volledig ondersteunt. De berichten worden aangeboden aan een zakensysteem, documentenmagazijn, document managementsysteem en uw klantcontactcentrum. Mocht u (nog) geen beschikking hebben over een midoffice dan kunt u toch gebruik maken van e- factureren. Centric biedt u dan een Digikoppeling-Gateway aan. Hiermee heeft u wel alle voordelen die het e-factureren u biedt. Een opslag in een zakensysteem, documentenmagazijn, document managementsysteem of klantcontactcentrum is echter niet mogelijk. U kunt dit als een groeipad zien naar een midoffice. De Digikoppeling-gateway is geen midoffice maar heeft wel onderdelen, waardoor bij aanschaf al elementen in huis zijn voor een midoffice. Zowel de conductor (midoffice) als de digikoppeling-gateway zijn eenvoudig uit te breiden met ondersteuning van bijvoorbeeld de WABO (Omgevingsloket online), terugmelding (Digimelding), basisregistraties (Digilevering). Het koppelvlak van Key2Financiën is een open standaard. Mocht u gebruik maken van een midoffice van een leverancier anders dan Centric, dan kan die leverancier aansluiten op het koppelvlak. De specificaties van het koppelvlak worden dan door Centric beschikbaar gesteld. Key2Financiën digitialiseren facturen 14

6 People, planet, profit De wereld staat voor grote uitdagingen als het gaat om omgaan met schaarse hulpbronnen, tegengaan van klimaatveranderingen en creëren van ontwikkelingskansen voor iedereen. Maatschappelijk bewustzijn en verantwoordelijkheidsgevoel zijn in die wereld voorwaarden voor succes. Succes dat niet langer gelijk is aan groei, winst en status, maar vooral te maken heeft met stabiliteit, duurzaamheid en maatschappelijke toegevoegde waarde. Iedere organisatie van enige omvang en invloed zou die gedachte inmiddels uit moeten dragen. Centric heeft maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog op de agenda staan en streeft naar een optimale balans tussen people, planet en profit. Doordat e-factureren een vervanging is van papier, is er een direct voordeel voor het milieu. Naast de reductie van papier wordt er niet langer energie verspild aan het distribueren, bewaren en verwijderen van papieren facturen. Op basis van het aantal facturen dat alleen al in Europa wordt uitgewisseld, is de schatting dat er 762.383 ton papier (bijna 13 miljoen bomen) zou worden bespaard als deze facturen elektronisch zouden worden verstuurd. Tevens zou er genoeg brandstof worden bespaard om 381.000 huizen gedurende één jaar van energie te voorzien en ruim 1,8 miljoen kubieke meter ruimte voor stortplaatsen. In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), kan ook uw organisatie de ecologische voetafdruk verkleinen. Het elektronisch verzenden van facturen draagt 100% bij aan deze doelstelling. Key2Financiën digitialiseren facturen 15