Regionale uitvoeringsdiensten Samen onderweg naar een betere samenwerking

Transcriptie

1 Regionale uitvoeringsdiensten Samen onderweg naar een betere samenwerking

2 Versie: 1.0 Datum: 16 augustus 2011 Auteur: Niels van der Kolk Afdeling: Belasting & Vastgoed 1

3 Inhoudsopgave 1 Regionale uitvoeringsdiensten Waarom regionale uitvoeringsdiensten? 3 2 Drie modellen Het centrale model Het decentrale model Het netcentrisch model 6 3 De toekomstverwachting Flexibiliteit vereist Een model kiezen: een groeipad Financieel aantrekkelijk Uitbreiding van de mogelijkheden 8 4 Waarom Centric? 10 Copyright 2011, Centric Holding Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Centric Holding. 2

4 1 Regionale uitvoeringsdiensten Op dit moment zijn verschillende organisaties bezig met het oprichten van regionale uitvoeringsdiensten (RUD's). De eerste RUD's zijn inmiddels gevormd. Centric volgt de ontwikkelingen op de voet en zet haar expertise in om uitvoeringsdiensten te ondersteunen. In dit artikel gaan we kort in op de aanleiding van het oprichten van de RUD's. Daarna bespreken wij de drie mogelijke verschijningsvormen van deze RUD's en de gevolgen van deze verschijningsvormen voor uw ICT-infrastructuur. Ten slotte geven wij onze visie op de regionale uitvoeringsdiensten. 1.1 Waarom regionale uitvoeringsdiensten? De belangrijkste reden voor het oprichten van regionale uitvoeringsdiensten is de verbetering van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Expertise op Wabo- en milieugebied is schaars of duur. Hierdoor hebben niet alle organisaties deze expertise zelf in huis. Daarom is regionale samenwerking wenselijk. Op dit moment zijn ongeveer 500 instanties betrokken bij omgevingsregels, toezicht en handhaving. De samenwerking tussen de verschillende instanties verloopt moeizaam. De komst van de RUD's moet deze samenwerking verbeteren. Deze samenwerking voor vergunningverlening, toezicht en handhaving is niet nieuw. Verschillende gemeenten hebben bijvoorbeeld al taken belegd bij een milieudienst. Met de komst van de regionale uitvoeringsdiensten krijgt deze regionale samenwerking een wettelijke impuls. 3

5 2 Drie modellen Het aansluiten bij regionale uitvoeringsdiensten heeft grote consequenties voor uw organisatie en voor uw ICT-infrastructuur. In bijna alle situaties zal de RUD een aantal taken van gemeenten, provincies en waterschappen overnemen, terwijl een deel van de taken bij de organisaties achterblijven. Zo zal bijvoorbeeld een gemeente bij een aanvraag voor een omgevingsvergunning zelf het bouwaspect behandelen, terwijl de RUD het milieuaspect behandeld. De minister heeft aan provincies gevraagd om een leidende rol te nemen bij de oprichting van RUD's. Doordat er niet één model vanuit het ministerie van Milieu en Infrastructuur wordt opgelegd, ontstaan de uitvoeringsdiensten in verschillende vormen. Er ontstaan voor de ICTinfrastructuur drie hoofdvormen: Het centrale model Het decentrale model Het netcentrisch model Het centrale model In het centrale model werken de regionale uitvoeringsdienst en alle aangesloten organisaties centraal met hetzelfde systeem. Gemeente RUD Provincie Waterschap Het voordeel van het centrale model is dat informatie één keer wordt opgeslagen. Alle organisaties gebruiken de actuele gegevens. Er is geen synchronisatie nodig. Met regionale autorisatie zorgt u dat organisaties alleen toegang hebben tot gegevens uit hun verzorgingsgebied. De RUD behoudt het overzicht over het volledige verzorgingsgebied. 1 Gebaseerd op het boek van Ben van Lier Luhmann ontmoet the matrix, zie ook het proefschrift. 4

6 De RUD houdt eenvoudig het overzicht, doordat de gegevens van het hele verzorgingsgebied in een database beschikbaar zijn. Hierdoor kan de RUD bijvoorbeeld eenvoudig rapportages over het volledige verzorgingsgebied maken. Een nadeel van het centrale model is dat de gegevens van de verschillende organisaties moeten worden samengevoegd in één systeem. Dit betekent een uitgebreid implementatietraject met meerdere conversies. Het centrale model is niet nieuw. Verschillende milieudiensten gebruiken nu al Centric-software met het centrale model om de gegevens van alle aangesloten gemeenten te beheren. 2.2 Het decentrale model In het decentrale model behoudt elke organisatie zijn eigen systeem. De regionale uitvoeringsdienst werkt in de systemen van de verschillende organisaties. Gemeente RUD Provincie Waterschap Een voordeel van het decentrale model is dat dit model direct is in te voeren. De gemeenten geven de medewerkers van de regionale uitvoeringsdienst toegang tot hun systeem. De medewerkers van de RUD kunnen direct aan de slag. Voor het decentrale model is geen nieuwe software nodig en zijn er geen conversies nodig. Een nadeel van het decentrale model is dat de gegevens van alle aangesloten organisaties los staan. Hiermee wordt het lastig om het overzicht te houden over het gehele verzorgingsgebied van de regionale uitvoeringsdienst. Ook zullen verschillende organisaties verschillende softwarepakketten gebruiken. In dit geval moeten medewerkers van de uitvoeringsdienst met verschillende systemen leren werken. 5

7 2.3 Het netcentrisch model In het netcentrisch model gebruikt de regionale uitvoeringsdienst een eigen systeem. Alle aangesloten organisaties behouden hun eigen systeem. De verschillende systemen wisselen gegevens uit op basis van open standaarden, zodat alle organisaties beschikken over de actuele gegevens en gegevens slechts één keer worden uitgevraagd. Gemeenten hebben bijvoorbeeld alleen gegevens uit hun verzorgingsgebied en de uitvoeringsdienst heeft gegevens van alle aangesloten organisaties. Wanneer een aangesloten organisatie of de uitvoeringsdienst een mutatie doorvoert, worden de wijzigingen automatisch uitgewisseld. Gemeente RUD Provincie Waterschap Een voordeel van het netcentrisch model is dat iedere organisatie autonoom blijft. Zij kunnen bestaande oplossingen blijven gebruiken of gefaseerd vervangen. Bestaande koppelingen binnen die organisaties met bijvoorbeeld het zakensysteem of het documentmanagementsysteem blijven werken. Het uitwisselen van gegevens verloopt via berichtenverkeer op basis van open standaarden, waardoor er geen conversies nodig zijn. In deze opzet kunnen samenwerkingen tussen organisaties eenvoudig worden opgezet en gewijzigd. Het is een flexibele manier van werken en ook de wijzigingen voor de medewerkers blijven beperkt. Met dit model beperk je grote veranderingstrajecten en onzekerheid. Om gegevens uit te wisselen tussen de verschillende systemen, is er een standaard uitwisselingsformaat nodig. Alleen met een standaard uitwisselingsformaat weet u zeker dat u alle systemen aan elkaar kunt koppelen en dat u werkelijk autonoom blijft. Centric werkt op dit moment samen met andere partijen aan een open standaard. Wij pleiten ervoor dat deze open standaard een landelijke standaard wordt. 6

8 3 De toekomstverwachting Wij verwachten dat de regionale uitvoeringsdiensten ontstaan in alle drie de vormen. Daarnaast ontstaan er ook tussenvormen. Zo zullen er organisaties binnen een regio zijn die alle Wabo-taken bij de RUD onderbrengen. Deze organisaties werken bijvoorbeeld via het centrale model. Andere organisaties binnen hetzelfde verzorgingsgebied, zullen slechts een deel van hun taken bij de RUD onderbrengen. Deze organisaties gaan dan werken volgens het netcentrisch model. Centric levert voor vergunningen, toezicht en handhaven Key2Vergunningen. Door de flexibele opzet, de zelf in te richten workflow en de servicelaag voor koppelingen, ondersteunt Key2Vergunningen alle verschijningsvormen. Wij verwachten dat de meeste organisaties uiteindelijk naar het centrale model toegroeien, maar op korte termijn biedt een netcentrische aanpak de grootste kans op succes. 3.1 Flexibiliteit vereist Verschillende organisaties hebben verschillende behoeftes. Elke organisatie heeft eigen eisen aan bijvoorbeeld brieven en toetsing. Daarbij komt dat de ene organisatie slechts een deel van haar taken bij de RUD onderbrengt (basispakket), terwijl de andere organisatie al haar Wabo-taken bij de RUD onderbrengt. Door deze verscheidenheid aan taken en door de verschillende eisen, moet de RUD flexibel zijn. De regionale uitvoeringsdienst moet zowel flexibel zijn in de taken die zij ondersteunt, als in de procedures die zij uitvoert. Een RUD kan alleen werken met een systeem die deze flexibiliteit ondersteund. Zo moeten er voor elke organisatie bijvoorbeeld andere briefsjablonen worden gebruikt. Ook moeten specifieke wensen en eisen uit het werkproces gewoon door de workflow worden ondersteund. Door de schaalbaarheid en flexibiliteit van Key2Vergunningen, is Key2Vergunningen de ideale oplossing voor elke uitvoeringsdienst. 3.2 Een model kiezen: een groeipad Welk ICT-model voor u het beste is, hangt af van het samenwerkingsmodel waar u zich bij aansluit en de taken die u onderbrengt bij de RUD. Organisaties gaan steeds intensiever met de RUD samenwerken en brengen steeds meer taken onder bij de RUD. Wellicht komt het zelfs zo ver dat uiteindelijk de RUD zoveel taken overneemt dat een centraal model het meest effectief is. We zijn echter ook reëel: Het is onwaarschijnlijk dat alle organisaties in 2013 al klaar zijn voor een volledig centraal model. Op dit moment hebben gemeenten, provincies en milieudiensten hun eigen oplossing. Veel organisaties hebben met de komst van de Wabo geïnvesteerd in ICT. Vanzelfsprekend wilt u deze investering behouden en wilt u deze investering gebruiken als basis voor uw RUD-oplossing. Bij ons is dat mogelijk. Daarom ondersteunen onze oplossingen alle uitvoeringsvormen van de RUD. Om zoveel mogelijk rendement te halen uit uw investeringen, adviseren wij om te beginnen met het netcentrisch model. Zo haalt u het maximale uit bijvoorbeeld bestaande Wabo-investeringen en voorkomt u grote verandertrajecten in uw organisatie. Met slechts één koppelvlak werkt u direct volledig geautomatiseerd samen met de regionale uitvoeringsdienst en andere partners. Door het 7

9 gebruik van standaarden maakt het niet uit welke software u gebruikt. U werkt dan samen met de RUD zonder dat er grote investeringen nodig zijn. Binnen het netcentrisch model heeft de RUD toegang tot alle relevante gegevens. Hiermee kan de RUD al zijn taken uitvoeren. Ook brengt u eenvoudig extra taken onder bij de RUD. De RUD hoeft alleen een paar extra gegevens uit te wisselen. Niet voor niets adviseren het IPO en het ICTU allebei het netcentrisch model. Vanuit dit model is het eenvoudig mogelijk door te groeien naar het centrale model. 3.3 Financieel aantrekkelijk Wanneer u kiest voor een bepaald model, wilt u natuurlijk zo min mogelijk kosten voor de implementatie. Als u voor onze oplossingen kiest dan hoeft u geen extra licenties af te nemen. U kunt uw bestaande licenties, of delen daarvan, inbrengen in uw RUD-situatie. De licenties of delen van de licenties zijn overdraagbaar. De investeringen die u al hebt gemaakt, blijven behouden. 3.4 Uitbreiding van de mogelijkheden Om de verschillende modellen nog beter te ondersteunen, breiden wij onze applicaties op korte termijn uit met nieuwe mogelijkheden. Hieronder noemen wij twee actuele voorbeelden: Om gegevens tussen verschillende systemen uit te wisselen, moet er een open uitwisselingsformaat komen. Wij werken actief mee met de landelijke initiatieven om deze open standaard te realiseren. Samen met andere partijen pleiten wij ervoor dat deze open standaard als landelijke standaard wordt geadopteerd. Ook ontwikkelen wij een portal om informatie uit alle aangesloten systemen binnen de RUD eenvoudig te raadplegen. U krijgt hiermee overzicht over de lopende zaken binnen het hele verzorgingsgebied en kunt eenvoudig rapporten maken. De portal baseren wij op een standaard uitwisselingsformaat. De eerste demonstratieversie is beschikbaar, kijk op voor een voorbeeld. 8

10 Figuur 1 Voorbeeld portal Als laatste noemen wij de mogelijkheden van onze huidige oplossing. Hierin is het nu al mogelijk conform het centrale model regionale autorisatie in te regelen. Met deze regionale autorisatie kunnen verschillende organisaties in één oplossing werken terwijl ze alleen toegang hebben tot hun eigen gegevens. Met onze oplossing kan de RUD bepalen welke organisaties inzicht hebben in welk deel van het verzorgingsgebied. De RUD kan zelf inzicht houden in alle gegevens van de aangesloten organisaties. 9

11 4 Waarom Centric? Centric is klaar voor de regionale uitvoeringsdiensten. Of u nu een gemeente, provincie, waterschap, RUD of andere partner bent. Met onze oplossingen ondersteunen wij elke organisatie in elke verschijningsvorm. Wij bewijzen dit al vele jaren met onze oplossingen voor vergunningen, toezicht en handhaven. Stuk voor stuk oplossingen die uiteenlopende organisaties ondersteunen bij hun taken. Centric is een leverancier met een rijke historie, veel kennis en een gegarandeerde continuïteit. Als totaalleverancier ondersteunen wij u bij complexe vraagstukken zoals de integratie met basisregistraties, integratie met documentmanagementsystemen, koppelingen met het Omgevingsloket online, zaakgericht werken, samenwerking met de RUD s en het volledig automatiseren van de uitvoeringsdienst zelf. De toenemende bezuinigingen en de aankomende vergrijzing zorgen voor nieuwe uitdagingen binnen alle organisaties. Wij kunnen u volledig ontzorgen met bijvoorbeeld ons rekencentrum voor cloud computing of itv.loket. Daarnaast profiteert u van onze samenwerking met Oranjewoud en XCent voor bijvoorbeeld advies en personele capaciteit. Heeft u nog vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op via (0182) of info.pss@centric.eu. 10