Handleiding TimeTell App TimeTell versie 8 TIMETELL BV www.timetell.nl Balen van Andelplein 2 2273 KH, Voorburg 070-3114811 info@timetell.nl Helpdesk 070-3114810 helpdesk@timetell.nl
Inhoudsopgave 1. Introductie TimeTell 8 App... 3 1.1. De App instellen voor gebruik... 4 1.2. Het Hoofdmenu... 5 1.3. De weekstaat beheren en uren boeken... 5 1.3.1. Boek uren... 5 1.3.2. De weekstaat... 6 1.4. Weekstaten goedkeuren... 8 2. Verlof & Ziekte... 9 2.1. Saldi raadplegen... 9 2.2. Vakantieplanning... 10 2.3. Verlof aanvraag... 11 2.4. Ziek melden... 12 3. Agenda... 13 3.1. Persoonlijke agenda... 13 3.2. Beschikbaarheid en Medewerker agenda s... 14 3.2.1. Beschikbaarheid agenda... 14 3.2.2. Medewerkers agenda... 15 3.2.3. Aanmaken agendapunten... 15 3.2.4. Afspraken bekijken en bewerken... 16 4. Declaraties... 17 4.1. Een nieuwe declaratie toevoegen... 17 4.2. Declaratie per type... 19 4.2.1. Onkosten... 19 4.2.2. Afstand... 20 4.2.3. Toelage... 22 4.3. Persoonlijke declaratie ter goedkeuring aanbieden (indienen)... 23 Handleiding TimeTell App 2/23 Versie 8, 19 oktober 2016
1. Introductie TimeTell 8 App Met de TimeTell App brengen we TimeTell dichter bij de eindgebruiker. De meeste mensen zijn tegenwoordig in het bezit van een smartphone, waardoor de drempel om ook buiten kantoor met TimeTell te werken is weggenomen. De TimeTell App is beschikbaar voor zowel Android als ios en biedt veel functionaliteiten die voor de eindgebruiker belangrijk zijn. De gebruiker kan zijn gehele tijdregistratie met de App via de smartphone afhandelen. Daarnaast biedt de App, indien de betreffende modules worden afgenomen, ook functionaliteiten als een agenda, verlof & ziekte registratie en een onkostendeclaratie functionaliteit. De App kan kosteloos worden gedownload via de Apple Store en Google Play Store en maakt integraal onderdeel uit van de TimeTell omgeving. Registraties worden online gesynchroniseerd met de TimeTell software zodat het niet uitmaakt welk medium wordt gebruikt: De PC, tablet of smartphone. Iedereen heeft dezelfde informatie en is altijd up-to-date. Deze handleiding is bedoeld voor ios gebruikers van de TimeTell App. De in dit document gebruikte schermafbeeldingen zijn gebaseerd op gebruik van de App op een iphone 5s. Gebruikt u een device met een groter scherm, zoals een tablet, dan kan de interface soms iets afwijken doordat er meer ruimte is voor de diverse knoppen. De werking van de App blijft echter ten alle tijden hetzelfde. App module Om met de TimeTell App te kunnen werken is de App module nodig. Nadat men de TimeTell App heeft gedownload en zich bij TimeTell aanmeldt, heeft de gebruiker dezelfde rechten als in de reguliere TimeTell omgeving. Met andere woorden, voor managers zijn doorgaans meer functies binnen de App beschikbaar dan voor medewerkers zoals bijvoorbeeld: mutatierecht in de agenda of het accorderen van weekstaten. Let op: De beschikbare functionaliteiten in de App zijn naast de beschikbare modules ook afhankelijk van de autorisatie die men in TimeTell heeft. Handleiding TimeTell App 3/23 Versie 8, 19 oktober 2016
1.1. De App instellen voor gebruik Om met de TimeTell App te kunnen werken moet u beschikken over de TimeTell App en moeten een aantal zaken worden ingesteld in de app en op de server. Deze handleiding is functioneel van aard en behandeld uitsluitend de werking van de TimeTell App. De technische zaken zoals de web service en proxy installatie op de server staan beschreven in de handleiding Technische Opzet. Technische voorwaarden: De TimeTell 8 App werkt alleen met TimeTell versie 8, voor versie 7 is de TimeTell 7 App beschikbaar; De TimeTell 8 App werkt met IOS 8.0 of hoger (voor de declaratie functionaliteit IOS 9.0) De eerste keer dat u de App start zal het instellingenscherm direct openen. De volgende gegevens zijn benodigd om verbinding te kunnen maken met de TimeTell omgeving binnen uw organisatie: Gebruikersnaam Wachtwoord Adres van de TimeTell server binnen uw organisatie Deze gegevens kunt u opvragen bij de TimeTell beheerder van uw organisatie. Gebruikersnaam Wachtwoord Serveradres Heeft u de bovenstaande gegevens ingevuld dan kunt u deze opslaan en wordt er verbinding gemaakt met uw TimeTell omgeving. Het instellen van de App hoeft slechts eenmalig te gebeuren, hierna zal de TimeTell app automatisch inloggen bij het opstarten. De andere instellingen in dit scherm regelen het gedrag binnen de app. Zo kun je bij het invullen van schermen automatisch doorspringen naar het volgende veld. Verder kun je berichten delen naar andere apps in HTML formaat als dat nodig is (bv. naar Outlook of WhatsApp). Voor de rittenregistratie kun je de exacte route bij laten houden via GPS. In de agenda kun je zorgen dat afspraken de medewerker plankleur als achtergrondkleur krijgen en je kan zorgen dat de datum vandaag automatisch in beeld komt. Tenslotte kun je aangeven hoeveel medewerkers je tegelijkertijd wil zien in het vakantieplanning scherm. Handleiding TimeTell App 4/23 Versie 8, 19 oktober 2016
1.2. Het Hoofdmenu In de App kunt u alle onderdelen benaderen via het uitklapbare hoofdmenu aan de linkerkant van het scherm. Dit scherm kan daarmee worden gezien als het hoofdscherm van de App. De opties die in dit menu zijn aangegeven worden in de volgende paragrafen in meer detail beschreven. Eigen agenda Agenda collega s Uren boeken Weekoverzicht Aanwezigheidsregistratie Buiten kantoor aanmelden Afwezigheid registreren Beschikbaarheid Verlof registreren Verlofsaldi bekijken Vakantieplanning inzien Ziekmelding Instellingen 1.3. De weekstaat beheren en uren boeken In de App kunt u uw weekstaat beheren via de Weekstaat- en Boek Uren opties in het uitklapbare hoofdmenu. De weekstaat is de plek binnen TimeTell waar de diverse boekingen per week worden geregistreerd en opgeslagen. Of het nu gaat om urenboekingen, verlofboekingen, ziekmeldingen of onkostendeclaraties alles wordt uiteindelijk verantwoord in de weekstaat van een medewerker. 1.3.1. Boek uren Om een nieuwe boeking te creëren tikt u op het plus icoontje rechts bovenin de weekstaat (zie paragraaf 1.3.2) of kiest u voor de Boek Uren optie in het hoofdmenu. Hierbij opent een scherm waar u de boeking gegevens kunt invullen en eventueel ook onkosten kunt toevoegen of aanvullende informatie bij de boeking kunt geven. Door in het scherm naar links en rechts te swipen of door de titels boeking, info en onkosten aan te tikken kunt u de diverse invoerschermen bereiken. Handleiding TimeTell App 5/23 Versie 8, 19 oktober 2016
Hier kunnen uren worden geboekt op activiteiten, projecten en klanten. 1.3.2. De weekstaat Met de weekstaat optie kunt u uw persoonlijke weekstaat inzien en bewerken indien u hiertoe geautoriseerd bent. De boekingen in de weekstaat worden per dag weergeven in de vorm van een lijst. Met de pijl- en kalenderknoppen onderaan het scherm kunt u door de verschillende weken heen bladeren. Door op een boeking te tikken kunt u deze bekijken of bewerken. Via de weekstaat zijn geboekte uren inzichtelijk. Door de weken bladeren. Tik op een boeking in een weekstaat om deze te wijzigen of te kopiëren. Kloktijden inzien/bewerken. Status van deze week instellen. Onderaan het scherm is er ook een knop die mogelijkheden biedt voor het kopiëren van de huidige boekingsgegevens in een nieuwe boeking. Door in de weekstaat op het klokicoon onderaan in het scherm te tikken opent het kloktijden scherm (indien zodanig geconfigureerd). Hier kan men kloktijden voor de geopende weekstaat toevoegen, inzien en bewerken. Handleiding TimeTell App 6/23 Versie 8, 19 oktober 2016
Kloktijden inzien/toevoegen en bewerken Door in de weekstaat rechtsonder op de weekstatus- knop te tikken opent een menu, waarmee mende huidige weekstaat in kan voeren zoals hieronder is weergegeven. Het verwijderen van een boeking in de weekstaat gebeurt door in de weekstaat een boekingsregel naar links te verslepen. Hierbij verschijnt er een verwijder-knop. Door hierop te tikken zal de boeking verwijderd worden. De status ingevoerd kan worden gezien als een elektronische handtekening van de van de gebruiker. Swipe regel naar links om te verwijderen. Handleiding TimeTell App 7/23 Versie 8, 19 oktober 2016
1.4. Weekstaten goedkeuren In de app kunt u weekstaten van uw medewerkers goedkeuren/afkeuren via de Weekstaten optie in het uitklapbare hoofdmenu onder het kopje Goedkeuren. U komt vervolgens in een overzichtslijst van nog goed te keuren weken van de diverse medewerkers (binnen de TimeTell client ook wel de wekenlijst genoemd). Voorbeeld van een wekenlijst met nog goed te keuren weekstaten. De wekenlijst bevat een overzicht van alle weekstaten van de geselecteerde medewerkers die nog op goedkeuring wachten. Door op één van deze weekstaten te tikken kunt u deze openen en inzien (bewerken van weekstaten vanuit dit scherm is niet mogelijk). Door onderaan op de Selecteren knop te tikken opent de Goedkeuren/Afkeuren modus. In deze modus kunt u weekstaten selecteren en deze in één keer goed- of afkeuren door op de nieuw verschenen knoppen onderaan het scherm te tikken. Massaal goed-/afkeuren van weekstaten is ook mogelijk. Handleiding TimeTell App 8/23 Versie 8, 19 oktober 2016
2. Verlof & Ziekte Deze paragraaf beschrijft de functionaliteiten van de Verlof & Ziekte module binnen de App. Indien uw autorisatie het toestaat, kunt u via de app uw verlofsaldi raadplegen, een vakantieplanning opvragen, verlof boeken en uzelf of een collega ziekmelden. 2.1. Saldi raadplegen Om uw actuele saldi te raadplegen kiest u voor de menu optie: Saldi. Het saldi wordt bijgewerkt wanneer het verlof ook daadwerkelijk in de weekstaat geboekt is. Meestal is daar eerst goedkeuring en verwerking van het verlof voor nodig, afhankelijk van de instellingen in het configuratieprofiel. De menu optie Saldi geeft inzicht in de verschillende verlofpotjes. Door in de rechter afbeelding hierboven op een saldosoort (verlofpotje) te klikken komt u in een nieuw scherm waarin u meer informatie krijgt te zien over de geldigheid van de betreffende saldoregel. Handleiding TimeTell App 9/23 Versie 8, 19 oktober 2016
2.2. Vakantieplanning Om de vakantieplanning te raadplegen kiest u binnen de categorie Verlof voor de menu optie Vakantie planning. De menu optie Vakantieplanning geeft een overzicht van alle geboekte vakanties van de geselecteerde medewerkers. Belangrijke knoppen binnen de vakantieplanning. Met de knop kunt u de medewerkers selecteren en met de kalender en bladerknoppen onderin kunt u de periode kiezen. De vakantieplanning wordt weergegeven in verschillende kleuren die de status van het verlof aangeven. Hieronder vindt u de betekenis van die kleuren: Groen: goedgekeurd verlof Geel: aangevraagd verlof Olijf kleurig: optioneel verlof Handleiding TimeTell App 10/23 Versie 8, 19 oktober 2016
2.3. Verlof aanvraag Via de optie Verlof aanvraag kan een aanvraag tot verlof worden gedaan. In het scherm dat volgt dienen een aantal zaken te worden ingegeven waaronder uiteraard de start- en einddatum van het verlof maar tevens kiest men hier het soort verlof (verlofpotje) en de methode van verwerking, bijvoorbeeld: volgens rooster, uren op dagen etc. Via verlof aanvraag kan verlof worden geboekt. Een aanvraag kan in optie worden gezet. Door het vinkje bij Optie aan te zetten kan een verlof aanvraag in optie gezet worden. Deze aanvraag wordt in dat geval nog niet direct bij een leidinggevende ter accordering voorgelegd, maar de periode wordt wel weergegeven in de vakantieplanning Handleiding TimeTell App 11/23 Versie 8, 19 oktober 2016
2.4. Ziek melden Om een medewerker ziek te melden kiest u voor de menu optie Ziek melden. Hier kunt u een medewerker ziek melden. Na de melding heeft u de mogelijkheid om een mail te versturen naar de afdeling of manager. Binnen de ziekmelding zelf kan worden gekozen uit een aantal redenen van ziekte. Daarnaast is er een informatieveld beschikbaar voor een eventuele toelichting. Handleiding TimeTell App 12/23 Versie 8, 19 oktober 2016
3. Agenda Met de agenda functionaliteit kunnen binnen de app kunnen alle werkzaamheden per dag worden gepland. Deze werkzaamheden kunnen worden gekoppeld aan: Activiteiten Projecten Klanten Medewerkers Organisatiedelen De agendagegevens kunt u op meerdere manieren ophalen en tonen. 3.1. Persoonlijke agenda De persoonlijke agenda bevat alle persoonlijke agendapunten van de ingelogde medewerker in de vorm van een lijst. Met de pijltjes en kalender-knop onderaan het scherm kan men door de weken bladeren. Met de + knop rechtsboven in het scherm kan men een nieuw agendapunt aanmaken. De huidige dag wordt aangegeven met een blauwe tekst en een donkere achtergrond in de dagkop. Afspraak toevoegen. Met deze optie kunt u de afspraak omzetten in een urenboeking. Huidige dag Door de weken bladeren. Open een afspraak in de agenda om deze te wijzigen of te kopiëren. Handleiding TimeTell App 13/23 Versie 8, 19 oktober 2016
3.2. Beschikbaarheid en Medewerker agenda s De beschikbaarheid- en medewerkers agenda hebben dezelfde indeling als de persoonlijke agenda, met de mogelijkheid om met de pijlen onderaan het scherm of het kalendericoontje te wisselen tussen de verschillende weken. Binnen de agenda s krijgt iedere medewerker een eigen kleur wat de overzichtelijkheid ten goede komt. 3.2.1. Beschikbaarheid agenda Het grootste verschil tussen de beschikbaarheid agenda en de medewerker agenda is dat bij de beschikbaarheid agenda geen nieuwe afspraken kunnen worden ingepland voor een medewerker. Deze agenda is dus read-only en kan daarmee eenvoudig beschikbaar worden gesteld aan de meeste medewerkers. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een medewerker de beschikbaarheid van de hele afdeling mag zien, maar alleen de agenda van het eigen team mag bewerken. Geeft inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers. In dit scherm kan niets gemuteerd worden. Selecteren van medewerkers. Omdat in dit scherm niet gemuteerd kan worden, kunt u hier meestal meer medewerkers kiezen dan bij de medewerker agenda. Standaard zijn er geen medewerkers geselecteerd in de Medewerkers- of Beschikbaarheid agenda. Door rechtsboven op het medewerker icoontje te tikken opent het medewerker selectie menu. Hier kunt u de medewerkers selecteren en opslaan die in de agenda getoond moeten worden. Als u in TimeTell favoriete medewerker agenda s heeft aangemaakt dan zijn deze ook als vooraf ingestelde selecties beschikbaar boven de medewerker lijst. Handleiding TimeTell App 14/23 Versie 8, 19 oktober 2016
3.2.2. Medewerkers agenda Waar de beschikbaarheid agenda slechts read only is kan de medewerkers agenda wel worden bewerkt. Zo kunnen er afspraken worden toegevoegd en gemuteerd Daarnaast kunnen er favoriete agenda s worden aangemaakt zodat men niet altijd in de volledige lijst van medewerkers hoeft te zoeken. Afspraak toevoegen. Medewerkers selecteren. Open een afspraak om deze te muteren. Selecteren van medewerkers. Favoriete weergaven uit TimeTell zijn hier beschikbaar. Door de weken bladeren. 3.2.3. Aanmaken agendapunten Door op het + icoontje rechtsboven in een agenda te tikken kunt u een afspraak aanmaken. Hierbij opent een scherm waar verschillende invulvelden voor een agendapunt zichtbaar zijn. Deze velden komen overeen en hebben dezelfde functies als de velden die u wellicht kent uit de TimeTell Windows- en Web client. Invullen van een nieuw agendapunt. Handleiding TimeTell App 15/23 Versie 8, 19 oktober 2016
3.2.4. Afspraken bekijken en bewerken Door op een afspraak te tikken opent het afspraak-details scherm. Het afspraak-details scherm biedt informatie over de afspraak zelf, de klant en de locatie van de klant die met de afspraak verbonden is. Bovenin dit scherm zijn de diverse tabbladen (Afspraak, Klant en Kaart) te selecteren. Ook kunnen met de Wijzig of Kopiëren knop onderaan het Afspraak-detail scherm de afspraakgegevens gewijzigd of gekopieerd worden in een nieuwe afspraak. Binnen de TimeTell app is het mogelijk om een link met google maps weer te geven, waarin u in één oogopslag kunt zien waar de klant gevestigd is en wat de afstand is van uw locatie tot de klant. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor uw kostendeclaraties. Handleiding TimeTell App 16/23 Versie 8, 19 oktober 2016
4. Declaraties Het is ook mogelijk om declaraties toe te voegen via de App. De verwerking hiervan verloopt gelijk aan de werking in de TimeTell Client, maar de schermen zijn iets anders opgebouwd. In de App zijn de volgende menu-opties beschikbaar: Met de start/einde rit optie kan een rit worden vastgelegd die wordt opgeslagen in de rittenlijst. Deze kan vervolgens gebruikt worden in een declaratie. Als bij de instellingen Route via GPS is aangezet dan wordt de exacte route bijgehouden. 4.1. Een nieuwe declaratie toevoegen Om een declaratie toe te voegen kiest u voor het menu-item Declaraties/Declaratie toevoegen: Er wordt een nieuwe declaratieregel toegevoegd aan een bestaande of nieuwe declaratieset. Bij een nieuwe declaratieset kan afhankelijk van de configuratie worden gevraagd of het een projectdeclaratie betreft. Handleiding TimeTell App 17/23 Versie 8, 19 oktober 2016
In het declaratieregel scherm moet eerst een datum en declaratiesoort worden opgegeven. In het veld datum wordt standaard de datum van vandaag gebruikt. Bij een projectdeclaratie moet deze binnen de geldigheidsperiode van het project vallen. De getoonde declaratiesoorten zijn geldig voor de gebruiker op de gekozen declaratiedatum: De keuze voor Klant en Organisatie is afhankelijk van de instellingen in het configuratie- en autorisatieprofiel. De gegevens die vervolgens ingevuld kunnen worden zijn afhankelijk van het type declaratiesoort: Handleiding TimeTell App 18/23 Versie 8, 19 oktober 2016
4.2. Declaratie per type 4.2.1. Onkosten Hier ziet u een voorbeeld van een declaratiesoort Reis- en verblijfkosten/taxi met als type onkosten: Bijlagen: Bij een onkostendeclaratie kan een bijlage worden toegevoegd met een afbeelding of PDF van een bon of factuur, zodat de kosten ook verantwoord zijn. Die bijlage kan direct worden gefotografeerd of gekozen worden vanaf opslag op de telefoon of in de cloud: Handleiding TimeTell App 19/23 Versie 8, 19 oktober 2016
4.2.2. Afstand Bij een declaratiesoort met type afstand kan aangegeven worden welke kilometers zijn gereisd ten behoeve van woon/werkverkeer. Men kan een vertrek- en eindpunt aangeven, waarna het systeem automatisch de afstand berekend. Je kan de berekende afstand eventueel nog zelf aanpassen. Handleiding TimeTell App 20/23 Versie 8, 19 oktober 2016
Met de knop kan vervolgens de route worden geopend in Google Maps: Ook is het mogelijk om een vooraf vastgelegde rit in te voegen, door te klikken op de regel Vertrekpunt (1) en vervolgens op de navigatieknop te klikken (2) : Navigatie vanuit IoS Met de menu-opties start rit/einde rit kunt u in real-time de gereden route vastleggen. De opgeslagen ritten zijn ook benaderbaar via de menuoptie rittenlijst. Via de optie Woon-werk verkeer aftrekken kan men aangeven of het standaard aantal kilometers van huis naar kantoor van de totale afstand moet worden afgetrokken. Tot slot kan met de optie retour worden aangegeven of het aantal kilometers voor zowel een heen- als een terugreis moet worden berekend. Handleiding TimeTell App 21/23 Versie 8, 19 oktober 2016
4.2.3. Toelage Bij een declaratiesoort van het type Toelage kan het aantal diensten x tarief aangegeven worden. Het tarief is hierbij reeds bepaald in de instellingen van de declaratiesoort. Handleiding TimeTell App 22/23 Versie 8, 19 oktober 2016
4.3. Persoonlijke declaratie ter goedkeuring aanbieden (indienen) Wanneer alle declaratieregels zijn ingevoerd en de declaratieset compleet is, kan de set worden ingediend. Kies in het menu Declaratiesets, selecteer de betreffende set en kies de optie Declaratieset indienen: De manager kan dan de declaratie goedkeuren. In het geval van een projectdeclaratie zal een projectleider de projectdeclaraties goedkeuren. Handleiding TimeTell App 23/23 Versie 8, 19 oktober 2016