Gebruikersbeheer EDEX- import Systeeminstellingen Handleiding Onlineklas Systeembeheer Versie 1.1
Handleiding Onlineklas is een uitgave van Uitgeverij Onlineklas. De handleiding is bestemd voor het gebruik van Onlineklas. Uitgeverij Onlineklas Bezoekadres Hexelseweg 95, 7645 AN Hoge Hexel Helpdesk T: 0546 55 65 05 (alleen tijdens kantooruren). E: helpdesk@onlineklas.nl W: http://www.onlineklas.nl 2016 Onlineklas. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname, Internet, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Het kopiëren van delen ten behoeve van het gebruik van Onlineklas door docenten is onbeperkt toegestaan. Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst besteedde zorg, kan noch de redactie noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in de uitgave en/of op de bijbehorende software kunnen voorkomen. p a g i n a 2
Inhoud 1 Installatie... 4 1.1 Systeemeisen... 4 1.2 Activiteiten... 4 1.2.1 Toegangscode - snelkoppeling... 4 1.2.2 Leerlingen... 4 1.2.3 Leerkrachtmodule... 4 2 Leerkrachtmodule (systeembeheerder)... 5 2.1 Aanmelden... 5 2.2 Homepage... 5 3 Administrator... 6 3.1 EDEX XML import... 7 3.2 Schoolgegevens... 10 3.3 Licenties... 11 4 Gebruikers... 12 4.1 Toevoegen... 13 4.2 Toegangspassen en inloggegevens... 14 5 Uitleenpassen... 16 5.1 Uitleenpassen per groep... 17 5.2 Uitleenpas per leerling... 17 6 Aanpassen homepage leerlingmodule... 19 p a g i n a 3
1 Installatie 1.1 Systeemeisen De minimale systeemvereisten zijn: Toegang tot het Internet Internet Browser (zoals Google Chrome, Internet Explorer, Safari) PDF reader Onlineklas is speciaal ontwikkeld voor het gebruik op een tablet. Voor gebruik op tablet wordt Google Chrome als Internet Browser geadviseerd. Onlineklas werkt met alle Internet browsers die HTML 5 ondersteunen op zowel laptop/desktop als tablet. Bij oudere Internet Browsers wordt geadviseerd om up te graden om alle opmaak elementen in Onlineklas correct te tonen. Als u websites van derden gebruikt in Onlineklas dan is het mogelijk dat een website niet altijd correct wordt weergegeven op een tablet. Deze websites zijn niet tablet vriendelijk en gebruiken vaak flash dat niet ondersteunt wordt op een ipad. Er zijn diverse apps beschikbaar die dit mogelijk maken zoals Photon Browser, Puffin, Skyfire Browser en iswifter Browser. Deze browsers draaien dan de achterliggende Flash-code van sites op de eigen servers en sturen het resultaat door naar de ipad. 1.2 Activiteiten 1.2.1 Toegangscode - snelkoppeling Nadat u een abonnement heeft afgesloten op één van onze programma s in Onlineklas, ontvangt u een e-mail met de toegangscodes voor Onlineklas. In de toegangsmail staat een snelkoppeling van Onlineklas vermeldt waarmee de school automatisch wordt aangemeld in Onlineklas. Leerlingen kunnen daarna op basis van hun groep en naam inloggen in Onlineklas. Ook kunt u via de leerkrachtmodule gebruikerspassen uitdraaien zodat de leerlingen zelf thuis kunnen inloggen. Op elke pas staat een unieke code zodat de leerling direct kan inloggen en zijn/haar omgeving ziet verschijnen. 1.2.2 Leerlingen In Onlineklas is een aparte gebruikersbeheer module beschikbaar waarmee u uw Onlineklas gebruikers kunt beheren en kunt aanmaken. Uw leerlingen kunnen hun gemaakte opdrachten in de OneDrive opslaan en hun gevonden informatie (zoals websites, afbeeldingen, etc.) onder hun eigen favorieten opslaan. 1.2.3 Leerkrachtmodule De leerkrachtmodule is een uitgebreide beheermodule waarin de leerlingen aangemaakt kunnen worden via import van EDEX XML of handmatig. Daarnaast bevat het allerlei rapportages zoals voortgang en resultaten van gemaakte toetsen. Tevens bevat de leerkrachtmodule een lesmaker waarmee u allerlei soorten lessen kunt maken zoals multiplechoice (meerkeuzevragen), gaten in de tekst, woordhuzzelaar of groeperen. Elke school of instelling ontvangt een aparte systeembeheer code voor de leerkrachtmodule. p a g i n a 4
2 Leerkrachtmodule (systeembeheerder) 2.1 Aanmelden H a n d l e i d i n g O n l i n e k l a s Als u de leerkrachtmodule van Onlineklas opstart dan wordt de aanmeldpagina van Onlineklas leerkrachtmodule getoond. De toegangscodes voor de systeembeheerder staan in uw activeringsmail. Alleen met deze codes heeft u toegang tot systeembeheerders functies zoals het importeren van EDEX-bestanden. Een gebruiker met profiel leerkracht kan ook aanmelden in de leerkrachtmodule maar heeft geen toegang tot het onderdeel Administrator en ziet alleen zijn/haar eigen groep. De leerkrachtmodule draait op de website: http://leerkracht.onlineklas.nl. Figuur 1: Aanmeldscherm Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik daarna op de knop Inloggen. Als u gebruik maakt van de snelkoppeling dan wordt het bovenstaande scherm overgeslagen. 2.2 Homepage Nadat u bent aangemeld krijgt u de homepage te zien. De homepage heeft standaard de volgende onderdelen (zie Figuur 2): Menubalk (bovenaan): een balk met menukeuze pictogrammen afhankelijk van de gekozen functionaliteit Navigatiedeel: afhankelijk van uw rechten kunt u naar de diverse onderdelen navigeren zoals onderdeel Administrator voor alle systeembeheerderfuncties zoals import EDEX-bestanden. Contentscherm: toont de informatie van het gekozen onderdeel. Dit kan een overzichtslijst zijn maar ook een invoer- of wijzigscherm. p a g i n a 5
Figuur 2: Hoofdscherm onderdelen Voor een uitgebreide werking van de leerkrachtmodule kunt u de leerkrachthandleiding raadplegen. In deze handleiding komen alleen specifieke systeembeheerfuncties aanbod. 3 Administrator Het onderdeel administrator bevat de volgende functies: EDEX-bestanden inlezen: Importeren van uw EDEX XML-bestand Schoolgegevens: inzien en aanpassen van uw contactgegevens en het systeembeheerder wachtwoord Licenties: overzicht van uw licenties p a g i n a 6
3.1 EDEX XML import Figuur 3: EDEX XML import In uw leerling administratiesysteem kunt u uw leerling/leerkracht gegevens exporteren naar het EDEX XML formaat. Via de leerkracht module van Onlineklas kunt u het EDEX XML-bestand importeren. Voor ieder nieuw schooljaar, dus bij het aanpassen van de klassen moet u opnieuw een Edex XML-bestand invoeren! De historie van de leerling verhuist dan mee. Selecteer de Bladeren knop en het Bestand selecteren scherm verschijnt. Hiermee kunt u het EDEX-bestand selecteren. Let op: Selecteer alleen het XML-bestand. Dit bestand heeft de extensie.xml Figuur 4: Bestand selecteren scherm Na bestandsselectie selecteert u de knop Openen. Omdat het enkele minuten kan duren, ziet u hiervan een melding op het scherm. p a g i n a 7
Figuur 5: Bestand inlezen melding Na controle van uw EDEX XML-bestand verschijnt het resultaat op het scherm. Figuur 6: EDEX groepen U kunt de schoolgegevens die in uw EDEX staan controleren. Standaard staan alle groepen aan. U kunt er ook voor kiezen om één of enkele groepen te importeren. Als u het aankruisvakje uitvinkt (geen vinkje), dan wordt de desbetreffende groep niet geïmporteerd. p a g i n a 8
Figuur 7: Voorbeeld van een aantal uitgevinkte groepen Daarna selecteert u de knop Naar stap 2 in de menubalk. Figuur 8: Naar stap 2 knop Op het scherm wordt de informatie van gebruikers getoond die u wilt importeren. U kunt hierin nog zoeken naar bepaalde gebruikers. U kunt ook nog bij gebruikers het vinkje uitzetten zodat deze gebruikers niet geïmporteerd worden. p a g i n a 9
Figuur 9: Overzicht van gebruikers die geïmporteerd gaan worden Selecteer de knop Opslaan in de menubalk. Vervolgens krijgt u informatie te zien wat u heeft geïmporteerd zoals aantal gebruikers en groepen. Figuur 10: Overzicht van gebruikers die geïmporteerd zijn 3.2 Schoolgegevens Het scherm schoolgegevens toont o.a. uw NAW-gegevens en contactpersoon informatie. p a g i n a 10
Figuur 11: Schoolgegevens overzicht (informatie is verwijderd i.v.m. privacy) Selecteer de knop Wijzigen en u kunt de contactinformatie en het wachtwoord aanpassen. Figuur 12: Wijzigscherm schoolgegevens Selecteer de knop Opslaan in de menubalk om uw aangepaste informatie te bewaren. 3.3 Licenties Het overzicht toont uw licenties. U kunt hierin zoeken op productnaam, abonnementsduur, startdatum en status. p a g i n a 11
Figuur 13: Wijzigscherm schoolgegevens 4 Gebruikers Als systeembeheerder kunt u ook handmatig gebruikers toevoegen i.p.v. EDEX XML import. Een leerkracht mag alleen gebruikers wijzigen of blokkeren. Figuur 14: Gebruikersbeheer (hoofdmenu) p a g i n a 12
4.1 Toevoegen Nadat u op de Toevoegen knop heeft geklikt in de hoofdbalk wordt het toevoegscherm getoond. Om een gebruiker toe te voegen dient u minimaal de voornaam, de achternaam en het geslacht in te voeren. Indien u veel gebruikers wilt invoeren, adviseren wij u om de EDEX XML import (zie handleiding Onlineklas Systeembeheer) te gebruiken. Het selecteren van een groep gaat via een lijstvenster. Indien er een groep ontbreekt, dan kunt u via de menukeuze Groepen een extra groep erbij aanmaken. Figuur 15: Gebruiker toevoegen De volgende gebruikersinformatie kunt u invullen: Groep: Selecteer de juiste groepsnaam. U kunt via onderdeel Groepen andere groepen erbij aanmaken. Gebruikerstype: Selecteer de juiste gebruikerstype. Hiermee bepaalt u ook de rechten van de gebruiker. Een leerling heeft de minste rechten (geen toegang tot leerkracht module en mag alleen eigen favorieten aanmaken). De optie onbekend krijgt dezelfde rechten als leerling (met de minste rechten). Geslacht: Selecteer het juiste geslacht (meisje, jongen of onbekend). Indien de optie meisje of jongen wordt geselecteerd dan wordt automatisch het juiste pictogram getoond als er geen avatar is aangemaakt. Dit veld is vereist. Voorletters: Vul hier de voorletters in. Voornaam: Vul hier de voornaam of roepnaam van de gebruiker in. Tussenvoegsel: Vul hier de tussenvoegsel (van/de, etc.) van de gebruiker in. Achternaam: Vul de achternaam van de gebruiker in. Geboortedatum: Vul hier de geboortedatum in. Als u klikt in het invoervak dan verschijnt er automatisch een kalender control waarmee u de datum kunt selecteren. U kunt het ook intypen. p a g i n a 13
Instroomdatum: De datum waarop de gebruiker instroomt. Uitstroomdatum: De datum waarop de gebruiker van school afgaat. E-mail: Vul hier het e-mail adres van de gebruiker in. Dit e-mail adres wordt standaard ingevuld bij de mail template om de thuis inloggegevens naar de leerling te sturen. Een alternatieve optie is om leerlingen een thuislogin pas mee te geven (zie paragraaf 4.2). Nadat u alles heeft ingevoerd, klikt u op de knop Opslaan in de menubalk. Figuur 16: Opslaan 4.2 Toegangspassen en inloggegevens De gebruikers kunnen ook thuis inloggen in Onlineklas. U kunt per leerling een mail sturen door elke leerling aan te klikken en te mailen. Er is ook een alternatief. U maakt gebruik van Toegangspassen of Inloggegevens. Dit gaat per groep. Let op: Selecteer eerst een groep anders worden deze opties niet in de menubalk getoond! p a g i n a 14
Figuur 17: Groepsoverzicht scherm Selecteer de knop Toegangspassen. Er verschijnt een melding dat het bestand wordt aangemaakt: Daarna verschijnt de melding of u het wilt openen of wilt opslaan. p a g i n a 15
Figuur 18: Toegangspassen (wachtwoord is uit het voorbeeld weggehaald) U kunt dit overzicht afdrukken en distribueren aan uw leerlingen. Als u had gekozen voor Inloggegevens dan krijgt u een overzicht van alle gebruikers met hun gebruikersnamen en wachtwoorden. Ook ziet u wanneer ze voor het laatst zijn aangemeld en hoe vaak. Figuur 19: Inloggegevens overzicht (wachtwoorden zijn uit het voorbeeld weggehaald) 5 Uitleenpassen Als er gebruikt wordt gemaakt van de bibliotheek module dan kunt u ook een bibliotheekpas uitdraaien. De leerkracht module bevat verschillende opties om uitleenpassen aan te maken. Er zijn lijsten met barcodes per groep maar ook passen per leerling. Waarvoor u kiest is afhankelijk hoe u uitleenadministratie is ingericht. Het is mogelijk om uitleenpassen te bestellen maar u kunt via deze optie ook een etiket uitdraaien via de Dymo Labelwriter. p a g i n a 16
5.1 Uitleenpassen per groep Om uitleenpassen per groep uit te draaien, selecteert u de menukeuze Groepen. Daarna selecteert u een groep waarvoor u uitleenpassen wilt maken. U kunt uitleenpassen voor één groep maar ook voor alle groepen aanmaken (gesorteerd per groep). Op het moment dat de menukeuze Groepen geselecteerd wordt, verandert bovenin de balk de menukeuzen. Selecteer barcodelijst voor een overzicht van barcodes per groep om uit te lenen. Als er geen groeps is geselecteerd, dan kan in 1x een lijst voor alle groepen worden aangemaakt. De lijst ziet er als volgt uit: 5.2 Uitleenpas per leerling Klik op de knop Bibliotheekpas in de menubalk. Een melding verschijnt dat de pas wordt aangemaakt. Afhankelijk van de browser kan onderin de melding verschijnen of u de pdf wilt openen of opslaan. Selecteer de knop Openen. p a g i n a 17
Nadat de pas wordt getoond, selecteert u de Printer knop. Let op of de Printerinstellingen goed staan. Er wordt een etiket als voorbeeld getoond. Dit is afhankelijk van het gekozen etiket overzicht. Druk op de knop Afdrukken. p a g i n a 18
Een voorbeeld van een bibliotheekpas: 6 Aanpassen homepage leerlingmodule De homepage kan op maat per groep worden ingesteld. Omdat dit per groep instelbaar is, kan elke leerkracht het tegelmenu voor zijn/haar eigen groep aanpassen. De leerlingmodule bevat een tegelnavigatie structuur (Windows 8 look-and-feel). Selecteer Tegelmenu Homepage nadat een groep is geselecteerd en daarna de knop Wijzigen. De leerkracht kan social media aanpassen (wel of geen twitter) maar ook welke tegels wel of niet getoond mogen worden. Voor uitgebreide informatie raadpleeg de Onlineklas leerkracht handleiding. p a g i n a 19